Työhallinnon itse toteuttamat ESR-hankkeet. - Opas hyödynnettäväksi

Transkriptio

1 Työhallinnon itse toteuttamat ESR-hankkeet - Opas hyödynnettäväksi

2 TYÖHALLINNON ITSE TOTEUTTAMAT ESR-HANKKEET Opas hyödynnettäväksi Työministeriö Euroopan sosiaalirahasto

3 Päätoimittaja - Editor-in-Chief Eeva-Liisa Koivuneva Toimitussihteeri - Editor Sari Eskola Toimituksen osoite - Address Työministeriö - Ministry of Labour PL - P.o.Box VALTIONEUVOSTO Puh. - tel. (09) tai (10/2004 lähtien) ISBN Taitto ja kannen kuva: Innocorp Oy Paino: Oy Edita Ab, Helsinki 2004

4 Saatesanat ESR-ohjelmatyöstä saatujen kokemusten perusteella työhallinnolla on hyvät valmiudet toteuttaa ESR-osarahoitteisia projekteja. Projekteissa kehitettyjen uusien toimintatapojen ja hyvien käytäntöjen valtavirtaistaminen osaksi kansallista toimintaa toteutuu tehokkaasti, kun toteuttajana on viranomainen, joka vastaa myös työpolitiikan kansallisen toiminnan kehittämisestä ja toimeenpanosta. Työhallinnon itse toteuttamat ESR-hankkeet -oppaassa käsitellään työhallinnon itse toteuttamia ESR-hankkeita ja sen tarkoituksena on antaa suuntaviivoja työhallinnon itse toteuttamille hankkeille suunnittelun, toimeenpanon ja hallinnoinnin näkökulmasta. Opas pyrkii olemaan mahdollisimman käytännönläheinen ja ohjeistukseen viitataan tarpeen mukaan. Oppaan liitteenä on myös työhallinnon säädöspohjainen viitekehys ESRhankkeille. Oppaan tekemisestä vastasi ylitarkastaja Päivi Laatikainen. Tarkoituksena on, että opas olisi hyödynnettävissä ja antaisi konkreettisia työkaluja ESRosarahoitteisten projektien suunnitteluun ja toimeenpanoon työhallinnossa. Helsingissä elokuussa 2004 Eeva-Liisa Koivuneva 3

5 4

6 5

7 1 Työhallinto ESR-projektien toteuttajana Euroopan sosiaalirahaston ESR-ohjelmatyöstä saatujen kokemusten ja tulosten perusteella työvoima- ja elinkeinokeskuksilla, työministeriöllä ja työvoimatoimistoilla on hyvät valmiudet ESR- osarahoitteisten projektien toteuttajiksi. Hankkeissa kehitettävien uusien toimintatapojen ja hyvien käytäntöjen valtavirtaistaminen kansalliseen toimintaan toteutuu tehokkaasti, kun hankkeiden toteutusvastuu on viranomaisella, joka vastaa myös työpolitiikan kansallisen toiminnan kehittämisestä ja toimeenpanosta. Hankkeet, jotka tukevat Euroopan unionin työllisyysstrategian tavoitteita ja/ tai edistävät ja tukevat työhallinnon kansallisten ja alueellisten strategioiden toteutumista, soveltuvat parhaiten itse toteutettaviksi ESR-osarahoitteisiksi hankkeiksi. Työhallinnolla on kokemusta toimijana muiden toteuttamissa hankkeissa. TE-keskukset ovat olleet Suomen EU-jäsenyyden ja siis koko ohjelmatyön ajan keskeisiä ESR-osarahoitteisten hankkeiden valitsijoita ja rahoittajia. Työvoimatoimistojen rooli työttömiin kohdentuvien hankkeiden toteutuksessa on keskeinen. Ilman niiden aktiivista panosta työttömiin kohdentuvilla hankkeilla ei ole yleensä menestymismahdollisuuksia. Työvoimatoimistot ovat myös avainasemassa projekteissa kehitettyjen hyvien toimintatapojen käyttöönotossa ja levittämisessä kansalliseen toimintaan. Projektit voivat osaltaan edistää työllisyyttä yleisellä tasolla. Projektiin osallistuvien henkilöiden kannalta työvoimatoimiston aktiivisuus tukee projekteissa käynnistyneiden kehittämisprosessien jatkumista ja työllistymisen edellytysten parantumista. Osaamista työhallinnolla on erityisesti aktiivisen työvoimapolitiikan piiriin kuuluvissa hankkeissa. Viime ohjelmakaudella vähiten ohjelmien toimeenpanoon liittyviä ongelmia ilmeni tavoiteohjelmissa 3 ja 6, joissa hankkeiden toteutus tapahtui pääasiassa aktiivisen työvoimapolitiikan toimin. Tavallisimmin projekteissa johtamis- ja vetovastuu on ollut työhallinnon ulkopuolisella organisaatiolla, mutta vastuu projektin toimenpiteiden toteuttamisesta, kuten työvoimapoliittisen koulutuksen hankinnasta ja opiskelijoiden valinnasta tai tukityöhön osoittamisesta, on työhallinnolla. TE-keskusten työvoimaosastot ovat vastanneet koulutushankinnoista ja työvoimatoimistot opiskelijoiden valinnasta koulutuksiin ja projektiin osallistujien osoittamisesta tukityöhön ja työharjoitteluun. Euroopan unioni edellyttää jäsenmaiden tehostavan rakennerahasto-ohjelmien toimenpanoa. Tehokkuutta mitataan ja siihen kannustetaan ns. N + 2 säännöllä. Sen mukaan tavoiteohjelmien ja yhteisöaloiteohjelma EQUAL:n vuosikehyksen suuruisen rahoituksen tulee toteutua toimenpidekokonaisuustasolla myöntövaltuusvuoden ja kahden seuraavan kalenterivuoden kuluessa. Tämän tavoitteen saavuttaminen edellyttää niin hankkeen toteuttajan kuin rahoittajankin tehokkuutta koko hankkeen elinkaaren ajan. Työhallinnon itse toteuttamilla hankkeilla arvioidaan olevan positiivista vaikutusta N + 2 säännön toteutumiseen, koska hallinnolla on hyvät edellytykset substanssin tuntemuksen ja kohderyhmän saavutettavuuden pohjalta käynnistää hankkeet nopeasti ja toteuttaa ne tehokkaasti hyödyntämällä alueellista kumppanuusverkostoa ja osaamista sekä aktiivisen työvoimapolitiikan työkaluja. 6

8 Tämän oppaan tarkoituksena on antaa suuntaviivat työhallinnon itse toteuttamille hankkeille suunnittelun, toimeenpanon ja hallinnoinnin näkökulmasta. Työhallinnon itse toteuttamia hankkeita koskevat samat säännökset ja ohjeistus kuin muutakin ESR-osarahoitteista toimintaa. Ohjeistukseen viitataan tarpeen mukaan. Viittaukset eivät kuitenkaan ole tyhjentäviä. Pysyviä vaikutuksia työhallinnon itse toteuttamilla projekteilla Projektien tavoitteena on kehittää uusia toimintatapoja ja menetelmiä sekä luoda kumppanuutta ja verkostoja, jotka jäävät elämään vielä projektirahoituksen päätyttyäkin. Projektin aikana kehitettävien hyvien toimintatapojen ja yhteistyöverkostojen jatkuvuutta voidaan tukea sitomalla yhteistyökumppanit projektiin jo suunnitteluvaiheessa. Ratkaisujen etsiminen tasavertaisessa suhteessa yhteisiin ongelmiin on hyvä perusta projektille ja luo yhteishenkeä ja sitoutuneisuutta projektin toteuttamiselle ja saavutettujen hyvien toimintatapojen jatkamiselle ja edelleen kehittämiselle. Alusta asti tulisi pyrkiä varmistamaan, että hankkeessa kehitettävät hyvät käytännöt ja yhteistyömallit perustuvat rakenteisiin ja toimijoihin, jotka ovat olemassa vielä projektin päätyttyä. Tulisi myös etukäteen suunnitella, miten projektissa tuotetut hyvät käytännöt määritellään ja levitetään ja kuka on vastuussa niiden käyttöön ottamisessa ja valtavirtaistamisesta. Tulisi myös pyrkiä aktiiviseen vuoropuheluun kansallisesti ja muissa ESR-ohjelmissa rahoitettavien projektien ja yhteisöaloitteen EQUAL-teematyön samoin kuin esim. artikla 6-projektien kanssa. Kumppanuuden ja yhteistyön avulla voi myös vähentää työhallinnon itse toteuttamiin hankkeisiin mahdollisesti kohdistuvia epäilyksiä. Avoimuus, toiminnan läpinäkyvyys ja aktiivinen yhteistyökumppanien hakeminen ja vuoropuhelu tukevat tavoitteiden saavuttamista. Työviranomaisen itse toteuttamien hankkeiden toimintaperiaatteet tulisi selvittää yhteistyökumppaneille ja palvelujen tuottajille. Jotta kouluttajat ja muut mahdolliset palvelutuottajat voivat määritellä tavoittelemansa roolin projektissa, tulee hankintalainsäädännön vaikutukset tehdä selväksi jo projektisuunnittelun alkuvaiheessa. Hankinnat toteutetaan julkisia hankintoja koskevan lainsäädännön mukaisesti, ja työvoimapoliittisen koulutuksen hankintaan sovelletaan lisäksi sitä koskevaa erityislainsäädäntöä ja ohjeistusta. Hankintalainsäädännön noudattamista sekä hankebyrokratian vähentämistä ja hallinnollisten resurssien säästämistä voidaan edistää esim. sateenvarjohankkeilla. Niissä hankkeen toteuttajaorganisaatio huolehtii keskitetysti kohderyhmää palvelevien koulutus- ja kehittämistoimien hankinnasta hankintasäännösten ja -ohjeiden mukaisesti. Tämä malli sopii työhallinnon itse toteuttamien hankkeiden toimeenpanoon. 7

9 TE-keskuksessa voidaan toteuttaa työvoima- ja yritysosaston yhteishankkeita kuten yritysten henkilöstön kehittämishankkeita. Yhteishankkeessa on suositeltavaa tehdä sopimus osastojen vastuista keskuksen sisällä. Projektin toiminta suunnitellaan yhteistyössä, mutta hallinnointi hoidetaan kummankin hallinnonalan omissa järjestelmissä. Projektihakemuksen allekirjoittavat kummankin osaston edustajat, ja päätöksen tekee keskuksen johtaja tai muu työjärjestyksen ja taloussäännön mukainen virkamies. Rahoituspäätökset tehdään erikseen kummallakin hallinnonalalla. Keskuksessa voi olla myös erillinen hankeyksikkö, joka huolehtii koordinoinnista. Suunniteltaessa työhallinnon menettelytapoja itse toteutettavissa ESR-hankkeissa voidaan hyödyntää tehokkaaksi havaittua kauppa- ja teollisuusministeriön toimintamallia, jossa rahoittaja kilpailuttaa suunnitellut koulutuskokonaisuudet ja konsulttipalvelut. 8

10 Työhallinnon itse toteuttamien projektien ominaispiirteitä Projektin hallinto- ja talous perustetaan projekti-organisaatio ja määritellään sen asema organisaation hallinto- ja valvontajärjestelmän kuvauksessa, työjärjestyksessä, taloussäännössä. Vastuut määritellään ja dokumentoidaan projektille nimetään toteuttajaorganisaation sisällä vastuuhenkilö, joka toimii projektipäällikön esimiehenä ja jolle projekti raportoi toiminnastaan hankkeen tulee profiloitua erillisenä toteuttajaorganisaation normaalista toiminnasta päätös- ja maksatusprosesseissa noudatetaan tehtävien eriyttämisen periaatteita työvoimakoulutushankinnoissa noudatetaan työministeriön ohjeistusta palvelu ja muut hankinnat toteutetaan julkisia hankintoja koskevien säädösten mukaan ja kilpailuttamista vaaditaan myös alihankkijoilta huolehditaan projektin toiminnan läpinäkyvyydestä ja avoimuudesta sen kaikissa prosesseissa kiinnitetään huomiota sukupuolinäkökulman valtavirtaistamiseen projektin kaikissa vaiheissa Tiedottaminen aktiivisella tiedottamisella ESRtiedottamisen periaatteiden mukaisesti tehdään projekti tunnetuksi toimintaympäristössä kerrotaan hyvistä käytännöistä ja edistetään niiden valtavirtaistamista projektin omista arviointimekanismeista projektin aikana huolehditaan Projektin päättäminen huolehditaan projektin talousprosessien tarkastamisesta ja sulkemisesta laaditaan loppuraportti Hakeminen ja valinta hakeminen ja valinta toteutetaan samoin läpi näkyvien kriteerein kuin muissakin ESR-hankkeissa. Kriteerit ja niiden toteutuminen arvioidaan vertailemalla suhteessa muihin huolehditaan tarkkaan tehtävien eriyttämisestä, niin että hakijavirkamiehet eivät osallistu päätöksentekoon Projektipäätöksen tekeminen rahoittava viranomainen tekee tarvittavat päätökset ja resurssiallokoinnit roolinsa mukaan rahoittaja määrää projektille valvojan, joka valvoo rahoittajan etua ja voi osallistua ohjausryhmän toimintaan, mutta ei ole sen jäsen päätös- ja maksatusprosessien eriyttäminen on otettava huomioon jo tässä vaiheessa. Projektin toimeenpanovaihe parhaat tulokset saavutetaan, jos projektilla etsitään ratkaisuja toteuttajatahon aitoihin kehittämistarpeisiin eli toimitaan projektin omista janäkökulmasta huolehditaan kumppanuuden toteutumisesta mm. ohjausryhmän jäsen valinnoilla Ideasta projektiksi määritellään projektin omistajuus: hankkeen toteuttaja on TE-keskus, työvoimatoimisto tai työministeriö tunnistetaan kehittämistarve arvioidaan projektin tavoite suhteessa työllisyysstrategioihin alueellisesti tai paikallisesti keskeiset kumppanit kutsutaan mukaan hankkeen suunnitteluun määritellään projektin tavoitteet ja tehdään suunnitelma niiden valtavirtaistamisesta* arvioidaan projektin vaikutuksia tasa-arvon edistämisen näkökulmasta huomioidaan jo suunnitteluvaiheessa sukupuolinäkökulma *) Sukupuolinäkökulman valtavirtaistamisella tarkoitetaan poliittisten ja hallintoprosessien uudelleen organisoimista, parantamista, kehittämistä ja arviointia niin, että sukupuolten tasa-arvo- pyrkimys sisällytetään kaikkeen politiikkaan ja hallintotoimiin kaikilla tasoilla ja kaikissa vaiheissa niiden toimijoiden toimesta, jotka normaalisti kyseisiä toimintoja harjoittavat. (Kansallinen asiantuntija Riitta Kangasharju, DG Employment; puheenvuoro Tasa-arvosta lisäarvoa alueiden hyvinvointiin seminaarissa ) 9

11 2 Kilpailuttamalla laatua Työministeriö on antanut ohjeen Euroopan sosiaalirahaston osarahoittamien hankkeiden valinnasta ja kilpailuttamisesta työhallinnossa ( , 1479/0551/ 2003TM). Omissa hankkeissa hankintasäädösten noudattaminen on erittäin tärkeää, jotta luottamus hankerahoituksen läpinäkyvyyteen säilyy. Julkisia hankintoja koskevista säädöksistä löytyy tietoa osoitteesta ( markkinat ja kuluttajat/julkiset hankinnat ). Työhallinnon hankkeissa keskeinen kilpailutettava palvelu on työvoimapoliittinen aikuiskoulutus, josta säädetään laissa julkisesta työvoimapalvelusta (1295/2002) ja asetuksessa työvoimapoliittisen aikuiskoulutuksen hankintaehdoista ja opiskelijavalinnasta (1334/ 2002). Työministeriön kansalliseen toimintaan antamaa työvoimapoliittista koulutuksesta koskevaa ohjeistusta noudatetaan myös ESR- projektien toimeenpanossa. Kilpailuttamalla projektissa järjestettävä työvoimakoulutus ja muut ostopalvelut annetaan koulutusorganisaatioille ja muille palveluiden tuottajille mahdollisuus osallistua tasavertaisesti projektien toteutukseen parhaalla osaamisalueellaan ja selkein pelisäännöin. Kilpailuttamisen avulla löydetään myös oikea hintataso. Yksilöidyt tarjouspyynnöt mahdollistavat vertailukelpoisten tarjousten saamisen ja selkeyttävät hankintapäätösten tekemistä. Todellisen kilpailutilanteen ja toiminnan läpinäkyvyyden varmistamiseksi tulee työvoimakoulutuksen ja muiden ostopalveluiden hankinnan perustua avoimeen kilpailuun. Oman maakunnan palvelutuottajia ei voi asettaa muualla toimivien edelle, vaan valintakriteereiden perusteella kokonaistaloudellisesti edullisin tuote tai palvelu hankitaan. Palvelujen hankinnassa tavoitellaan laadukkaita tarjouksia todellisissa kilpailutilanteissa tiedottamalla tarjouspyynnöistä riittävän laajasti. On muistettava, että ilman hankintalainsäädännön noudattamista projektin maksatuksissa noudatetaan toteutuneiden kustannusten periaatetta. 10

12 3 Työhallinnon itse toteuttamat hankkeet Omat hankkeet suhteessa muihin Työhallinnon yksiköiden itse toteuttamia hankkeita koskevat samat säännöt ja vaatimukset kuin muiden toteuttajien hankkeita. Avoimessa projektihaussa oman hallinnon hankehakemukset ovat samalla viivalla kuin ulkopuolistenkin. Valintavaiheessa on huolehdittava riippumattoman arvioinnin toteutumisesta myös työhallinnon omien hanke-esitysten osalta. Tätä voidaan edistää, esimerkiksi siten, että valintaryhmässä on myös työhallinnon ulkopuolisia jäseniä. Rahoittajan ja samalla toteuttajan roolissa toimiessaan tiliviraston tulee erityisesti varmistaa päätöksenteko- ja maksatusprosessin tehtävien eriyttäminen organisaatiossaan. Projektihakemuksen allekirjoittaja ei voi toimia esittelijänä, päätöksentekijänä tai maksujen hyväksyjänä hallinnon itse toteuttaman hankkeen päätöksenteko- ja maksatusprosesseissa. Projektin toteuttajan roolissa tiliviraston tulee huolehtia siitä, että projektin hallintoa ja taloutta organisoitaessa hyvän hallinnon vaatimukset täyttyvät. Projektin varojen käytön valvojana tulee myös olla eri taho kuin toteuttajana. ESR-projektien hallinnointiin ja muuhun toimeenpanoon liittyvää keskeistä ohjeistusta on rakennerahasto-ohjelmien täydennysosissa. ESR-projektien toimeenpanon ohjeistuskansion ohjeet viranomaisille koskevat myös työhallinnon itse toteuttamia hankkeita. Projektit työhallinnon palveluksessa -oppaassa on ohjeita työhallinnon projektityyppiseen työskentelyyn. Hyödyllistä ohjeistusta projektien toimeenpanoon löytyy osoitteesta Resurssien varaaminen itse toteutettaviin hankkeisiin Työhallinnolla on mahdollisuus varata ESR -rahoitusta hallinnon itse toteuttamiin projekteihin. Menettely on kuvattu Suomen tavoite 3 -ohjelma-asiakirjan täydennysosassa. Equalyhteisöaloiteohjelman osalta sen täydennysosassa kuvattua hakumenettelyä sovelletaan myös itse toteutettaviin hankkeisiin. Tavoite 1- ja 2 -ohjelmien ohjelma-asiakirjoissa tai niiden täydennysosissa ei ole erikseen kuvattu rahoituksen varaamista rahoittajan itse toteuttamiin hankkeisiin. Niissä todetaan, että Euroopan sosiaalirahaston osalta sovelletaan hallinnoinnissa ja toimeenpanossa soveltuvien osin samoja menettelytapoja kuin tavoite 3 -ohjelma-asiakirjassa ja sen täydennyksessä on määritelty. Alueohjelmissa toteutettavat työhallinnon itse toteuttamat hankkeet valitaan ja hyväksytään samalla tavoin kuin muutkin niissä toteutettavat hankkeet. Maakunnan yhteistyöryhmän käsittely toteutetaan samalla tavoin kuin muissakin hankkeissa. Tavoite 3 -ohjelman täydennysosan mukaan lopullisena edunsaajana toimiva viranomainen, esimerkiksi TE-keskus, voi tehdä päätöksen käyttää ESR-osarahoitusta itse toteuttamaan- 11

13 sa ja/tai alaisensa hallinnon toteuttamaan projektiin. Esimerkkinä muiden rahoittajaviranomaisten omasta hanketoteutuksesta voidaan mainita kauppa- ja teollisuusministeriön hallinnonalan ESR-osarahoitteiset palvelut, jotka rahoittaja suunnittelee ja kilpailuttaa valmiiksi palvelutuotteiksi yrityksiä varten. Työhallinnon itse toteuttamien hankkeiden tulee täyttää ohjelma- ja toimenpidekokonaisuu s kohtaiset sekä ohjelman seurantakomitean määrittelemät mahdolliset muut valintakriteerit kuten muidenkin hankkeiden. Hankehakemus hankekuvauksineen, tavoitteineen, kustannusarvioineen ja rahoitussuunnitelmineen laaditaan hakuohjeiden mukaan. Hankkeiden valintakriteerit määritellään ennen hakua ja hankevalinta tehdään niiden perusteella arvioimalla ja vertailemalla kriteerien täyttyminen. Itse toteutetuilla hankkeilla täydennetään kansallista työvoimapolitiikkaa tavoitteena tuottaa siihen lisäarvoa ja kehittämispanostusta. ESR-rahoituksella ei korvata kansallisin varoin toteutettavia aktiivisen työvoimapolitiikan toimenpiteitä. Työhallinnossa itse toteutettaviksi soveltuvia hankkeita Työhallinnon yksiköt ovat asiantuntijoita julkisten työvoimapalvelujen ja aktiivisen työvoimapolitiikan alaan liittyvissä kehittämistehtävissä. Työhallinnon itse toteuttamien ESR osarahoitteisten hankkeiden suunnittelun lähtökohtana ohjelma-asiakirjojen ohella ovat hallitusohjelma, työhallinnon strategia ja kansallinen työvoimapolitiikka sekä EU:n työllisyysstrategia. Projekteilla voidaan täydentää kansallisen politiikan keinovalikoimaa ja kehittää uusia työkaluja ja toimintatapoja ja yhteistyömuotoja työvoimapalvelujen tehostamiseksi. TE-keskukset ja työvoimatoimistot voivat itse toteuttamillaan hankkeilla etsiä toimintatapoja ja menettelyjä, jotka tukevat niiden alueellisia tai paikallisia kehittämistarpeita. Hallinnon itse toteuttamat hankkeet voivat kohdistua monipuolisesti mm. rakennetyöttömyyden vähentämiseen, työttömien työmarkkina-aseman ja osaamisen parantamiseen, yritysten henkilöstön kehittämiseen, uusien yritysten perustamiseen, uusien toimintamallien ja palvelumallien kehittämiseen sekä ennakointijärjestelmien kehittämiseen. Yritysten henkilöstön kehittämisessä näkökulman tulee olla työvoimapoliittinen. Hankkeilla turvataan olemassaolevia työpaikkoja, edistetään työntekijöiden työssä jaksamista ja osaamista sekä luodaan edellytyksiä nykyistä pidempään työssä jaksamiselle ja pysymiselle sekä edistetään uusien työpaikkojen syntymistä. Yritysten tai työorganisaatioiden lähtökohdista ja kehittämistarpeista edetään räätälöidysti tarvittaviin koulutus- ja kehittämistoimiin. Esimerkkinä tästä ovat ns. täsmä-hankkeet. Yhteistyömahdollisuudet TYKES- ohjelman ja mahdollisten muiden kansallisten ohjelmien kanssa kannattaa ottaa huomioon. Uuden yritystoiminnan syntymistä voidaan tukea kehittämällä yrittäjäksi ryhtymistä suunnitteleville ja alkaville yrittäjille tarkoitettuja neuvontapalveluja ja yrityshautomotoimintaa. Sosiaaliset yritykset ovat uusi yrittämisen muoto Suomessa. Niiden käynnistymistä voidaan 12

14 edistää ESR-hankkeilla. ESR-hankkeet voidaan suunnitella myös kohderyhmän erityistarpeiden mukaan. Esimerkiksi naisille tai maahanmuuttajille voidaan kehittää hankkeita, joissa näiden ryhmien erityistarpeet otetaan huomioon. Yrittäjyyttä ja yrittäjäksi ryhtymistä edistävissä hankkeissa yhteistyö yritysosaston ja alueellisten yritystoimintaa tukevien organisaatioiden kanssa on tärkeää. ESR- hankkeet osallistuvat myös seudullisten yrityspalveluiden kehittämistoimintaan. Työnhakijoille ja työttömille tarkoitetuilla hankkeilla voidaan täydentää ja kehittää työhallinnon palveluvalikoimaa. Projektit voidaan kohdentaa työllistymisen kannalta paikallisesti tai alueellisesti erityisen haasteellisiin kohderyhmiin. Kehittämistoimien tavoitteina voivat olla yksilökohtaisten palvelumallien kehittäminen ja paikallisten tai alueellisten yhteistoimintamallien rakentaminen Rekrytointimenettelyt ja -koulutukset yritysten työvoimatarpeiden ja työnhakijoiden kohtaannon parantamiseksi ovat haasteita, joihin ratkaisuja voidaan etsiä paikallis- ja aluetasolla. Esim. vaihtovalmennushankkeita on toteutettu eri puolilla maata, ja niistä saadut kokemukset voivat olla hyviä lähtökohtia paikallisille ja alueellisille rekrytointihankkeille. Työvoiman palvelu keskusten kehittämisessä ESR:n tarjoamia mahdollisuuksia tulee käyttää jatkossakin monipuolisesti hyväksi. Työhallinnon itse toteuttamilla projekteilla voidaan kehittää työhallinnon palveluja ja toiminta prosesseja. Työvoimaneuvojien jalkautuminen yrityksiin on uusi toimintatapa, jota on kehitetty itse toteutetulla ESR-hankkeella. TE-keskukset ovat mukana monissa kansallisissa kehittämishankkeissa, joita työministeriö rahoittaa. Nämä hankkeet ovat usein pilotteja, joihin voi osallistua vain osa keskuksista. Käynnissä olevasta kehittämistoiminnasta kiinnostuneet, mutta kansallisesti rahoitettujen hankkeiden ulkopuolelle jääneet keskukset voivat suunnitella oman vastaavan toiminnan aloittamista ESR-hankkeena. Näissä tilanteissa keskusten tulee neuvotella suunnitelmastaan sen työministeriön tiimin kanssa, joka vetää kansallisesti rahoitettua kehittämishanketta. Näin voidaan välttää päällekkäisyyttä ja edistää synergiaa eri tavoin rahoitettujen hankkeiden välillä. Esimerkkejä työhallinnon itse toteuttamista ESR-hankkeista kuvataan työministeriön julkaisussa Kätevät ja Pätevät (2004). 13

15 4 Työhallinnon itse toteuttamien hankkeiden toteuttajat Työvoima- ja elinkeinokeskus Työhallinnon hankkeiden toteuttajana voi olla työministeriö, TE-keskus tai työvoimatoimisto. Keskuksessa hankeorganisaatio voi toimia johtajan alaisuudessa tai työvoimaosastolla. Molemmissa menettelyissä tulee projektin asema ja toimivaltuudet määritellä työjärjestyksessä ja taloussäännössä. Päätöksenteko- ja maksatusprosessien eriyttämisestä ja läpinäkyvyydestä tulee huolehtia. Projektin hakijan/toteuttajan, rahoittajan ja valvojan tehtävät tulee eriyttää niin, ettei toiminta tapahdu saman henkilöryhmän sisällä. Projektipäällikön oikeudet ja velvollisuudet tulee määritellä samoin kuin se, kuka on hänen esimiehensä ja kenelle ja miten projekti raportoi etenemisestään. Viranomaistehtäviä ei voi siirtää työsopimussuhteisten toimihenkilöiden vastuulle, vaan niiden organisoiminen projektissa tulee määritellä jo projektin perustamisvaiheessa. Projektin henkilöstö voidaan palkata määräaikaiseen työ- tai virkasuhteeseen. Työsuhde on ensisijainen vaihtoehto, koska ESR-hankkeessa ei ole kysymys julkisen hallintotehtävän hoitamisesta tai julkisen vallan käyttämisestä. Jos projektiin kuitenkin sisältyy tällaisia elementtejä, tulee myös virkasuhde kysymykseen. Virastossa tulee muistaa vastuu projektin toteutumisesta samalla tavoin kuin ulkopuolisissa projekteissa vastuullinen on se organisaatio, jolle rahoitus on myönnetty. Projektista on vastuussa se, joka on muutenkin vastuussa organisaation toiminnasta eli keskuksen johtaja tai työvoimaosaston osastopäällikkö sen mukaan, miten viraston työjärjestyksessä ja taloussäännössä vastuut on määritelty. TE-keskuksen toteuttaman hankkeen vetovastuu voi olla keskuksessa ja varsinainen toiminta tapahtua työvoimatoimistoissa, jonne sijoitetaan projektin työntekijöitä tai joissa projektityöntekijät käyvät tekemässä projektin erityistehtäviä. Normaalit työvoimapalvelut eivät ole projektitehtäviä, vaan projektin tulee olla erillinen normaalitoiminnasta ja tuottaa jotain uutta. Hankkeessa voidaan kuitenkin luonnollisesti järjestää projektin kohderyhmälle suunnattuja kansallisen lainsäädännön mukaisia työvoimapoliittisia toimenpiteitä. 14

16 Työvoimatoimisto Kun työvoimatoimisto on projektin toteuttaja projektin ja sen henkilöstön suhteen menetellään samoin kuin TE-keskuksen toteuttamissa projekteissa. Projektin ja projektihenkilöstön asema ja tehtävät määritellään työvoimatoimiston työjärjestyksessä ja taloussäännössä. Projektin hallinto- ja talousprosessi tulee määritellä erillisissä menetelmä-/prosessikuvauksissa, joissa on selkeästi jaettu projektin hallintotehtävien (päätöksenteko ja -valmistelu) ja maksutehtävien (menoon sitoutuminen, maksujen asiatarkastus ja hyväksyminen) suorittaminen eri henkilöille. Työvoimatoimiston johtaja on vastuussa toimistonsa toimeenpanemasta projektista. Projektihenkilöstö tekee projektiin liittyviä tehtäviä, ei työvoimatoimiston normaaleja virkatehtäviä. Työministeriö Työministeriö toteuttaa ja rahoittaa lähinnä erilaisiin teemoihin pureutuvia laaja-alaisia kehittämis- ja koordinaatiohankkeita, työhallinnon henkilöstön kehittämishankkeita ja ylialueellisia ns. tuotekehityshankkeita tavoite 3 -ohjelmassa. ESR-tuotekehityshanketoiminta on käynnistynyt työministeriössä vuonna Tuotekehi tyshanke toiminnalla kehitetään malleja, joilla voidaan edistää ESR-hankkeissa kehitettävien hyvien toimintamallien ja menettelyjen hyödyntämistä valtakunnallisesti ja alueellisesti. Niillä myös kehitetään koordinoidusti ESR-hankkeiden laatua ja kytketään ESR-toiminta tukemaan työhallinnon kansallista strategiaa. Kehittämistyöhön osallistuvat työhallinnon lisäksi myös yhteistyökumppanit kuten muut hallinnonalat ja työmarkkinaosapuolet. Tuotekehityshanketyö on aloitettu e-työn, vaihtovalmennuksen ja monikulttuurisuuden puitteissa. Vuoden 2004 aikana käynnistetään tuotekehityshanke yrittäjyyden edistämiseksi. Tuotekehityshankkeita rahoittaa ja hallinnoi toimeenpano-osaston rakennerahastojen toimeenpano- projekti ja niiden toteuttamisesta vastaavat kansalliset tiimit. Kullekin tuotekehityshankkeelle on palkattu projektikoordinaattori, joka työskentelee hanketta toteuttavassa työministeriön tiimissä. Tuotekehityshankkeiden toimintamalli ja tavoitteet on kuvattu työministeriön kirjeessä ( , 900/211/ 2002 TM). Työministeriön itse toteuttamien hankkeiden hallinnoinnin samoin kuin teknisen tuen hallinnoinnin osalta on kiinnitetty erityistä huomiota maksu- ja hallintotehtävien eriyttämiseen. 15

17 5 Projektin suunnittelu, kustannusarvio ja rahoitus Projektin suunnittelu Työhallinnon itse toteuttamat hankkeet suunnitellaan samalla tavoin kuin muut ESR-hankkeet. Projektisuunnitelmalomakkeella kuvataan projektin tavoitteet, kohderyhmä ja toiminta sekä mitoitetaan toimenpiteet. Projektisuunnitelma/-hakemuslomake täyttöohjeineen löytyy Internetistä osoitteesta Yksilöidyn projektisuunnitelman pohjalta esitetään kustannusarvio ja rahoitussuunnitelma kustannusten peittämiseksi. ESR-tukea voi saada projektihenkilöstön palkkaukseen ja muihin hallinnollisiin kustannuksiin sekä projektiin sisältyvään työvoimakoulutukseen ja työllistämistukiin, ohjaus- ja neuvontapalveluihin ja muihin työvoimapoliittisiin toimenpiteisiin. Opintososiaalisten etuuksien tarve tulee arvioida jo projektihakemusta täytettäessä. ESR-koordinaattorit voivat antaa projektien suunnitteluun teknistä ohjausta ja neuvontaa kuten muillekin hakijaorganisaatioille. ESR-koordinaattorien ja muiden valintapäätösprosessiin osallistuvien virkamiesten osallistumista hallinnon itse toteuttamien hankkeiden valmisteluun pitää arvioida suhteessa siihen, että heidän puolueettomuutensa ja esteellisyytensä päätösvalmistelijoina säilyy ja että jääviysongelmia hakukierroksen hankevalintojen valmistelun suhteen ei synny. Projektin rahoittaminen ja osarahoitussuhteet ESR-osarahoitus kattaa vain osan projektien rahoituksesta. Ohjelma-asiakirjoissa määritellään kussakin toimenpidekokonaisuudessa vaadittava kansallisen julkisen rahoituksen ja yksityisen rahoituksen osuus kokonaiskustannuksista. Valtion osarahoitus ESR-projekteihin voi tulla vain valtion talousarvion ESR-vastinparimomentilta (mom ). Muuta valtion kautta kanavoituvaa rahoitusta ei voida käyttää. Tavallisimmin valtion lisäksi kansallisen julkisen rahoituksen maksajia ovat kunnat tai kunta yhtymät. Osarahoituksellaan nämä toimijat vahvistavat kumppanuutensa projektin toteutukseen. Rahoittajatahot voivat tehdä projektisopimuksen, jossa määritellään kunkin tahon rahoitusosuudet ja vastuut projektin toteutuksessa. Tämä on suositeltava menettely. Koska kunnilta saatava rahoitus vaikuttaa EU:lta saatavaan osuuteen, tulee projektissa huolehtia siitä, että myös kunnan maksama osuus projektin kustannuksista pystytään luotettavasti jäljittämään (audit trail). Valtion talousarvion mukaan työhallinnon ESR-momenteille ei voida ottaa vastaan tuloja, koska ESR ja kansallinen momentti ovat bruttobudjetoituja. Tämän vuoksi kuntien ja muiden 16

18 rahoittajien rahoitusosuuden kanavoiminen projektiin täytyy suunnitella muulla tavoin toteutettavaksi. Projektisuunnitelmassa tai -sopimuksessa voidaan todeta, että kunta vastaa määrätyistä projektin kustannuksista. Se voi esimerkiksi maksaa jonkin projektityöntekijän palkan ottamalla tämän palkkalistoilleen tai maksaa vuokran, jos projektille vuokrataan omat tilat. Projektityöntekijän asemasta ja suhteesta työnantajaan/palkanmaksajaan ja työnjohtosuhteista tulee tehdä sopimus, jossa projektista johtuvat erityisolosuhteet on huomioitu ja työntekijän asema turvattu. Työttömiin kohdistuvissa hankkeissa kunnan rahoitusosuus muodostuu usein pääosin tukityöllistämisestä. Palkatessaan työttömän kunta maksaa tukiosuuden yli menevän osan palkkakustannuksista. Nämä kustannukset lasketaan projektin kunnalliseen osarahoitukseen. Yksityinen rahoitusosuus koostuu yleensä osallistumismaksuista, työnantajan palkkausosuudesta tukityössä ja/tai projektiin osallistuvien yrityksen työntekijöiden palkkauskustannuksista ja muista kuluista projektitoimenpiteisiin osallistumisen aikana. Yksityinen rahoitusosuus voidaan koota osallistumismaksuina siten, että kouluttaja tai konsulttiyritys kerää osallistuvilta yrityksiltä sovitun osuuden toimenpiteen kustannuksista. Osallistujien palkkauskustannukset ja koulutukseen osallistumisesta työnantajalle syntyvät kustannukset voidaan todennettuina hyväksyä osaksi laskennallista yksityistä rahoitusta. Todentaminen tapahtuu niin, että yritykseltä pyydetään allekirjoituksin vahvistettu todistus koulutukseen tai muihin kehittämistoimiin osallistuneiden palkka- ja muista osallistumiskustannuksista (matkat, päivärahat) koulutukseen tai muuhun kehittämistoimeen käytetyltä työajalta. Tiedot annetaan summatietona, kuitenkin niin, että pyydettäessä yksilötason tiedot ovat todennettavissa. Projektipäätöksen tekeminen Projektipäätöksen valmisteluun päästään vasta, kun hanke on täyttänyt etukäteen määritellyt valintakriteerit vertailussa muihin haettuihin hankkeisiin. Pohjana on avoin haku, jossa oma ja ulkopuoliset hakemukset kilpailevat yhdenvertaisesti. Hakemuksista tehdään kirjallinen vertailu, jossa arvioidaan kunkin valintakriteerin täyttyminen eri hakemuksissa. Valintaprosessi tulee kuvata ja dokumentoida, kuten kaikissa projektihauissa. Prosessiin osallistuvien tulee toimia erillään hakemuksen allekirjoittajista ja käsitellä hakemukset objektiivisesti hyvän hallintotavan mukaan. Projektipäätösprosessi on samanlainen kuin muissakin ESR-hankkeissa. TE-keskuksen tulee päätöksen esittely- ja päätösprosessissa huolehtia, että vaatimus hakemus-, päätöksenteko- ja maksuprosessien eriyttämisestä toteutuu. Tiliviraston työjärjestys ja taloussääntö ohjaavat menettelyjä tilivirastoittain. Hankkeiden valinta- päätös- ja maksatusprosessit kuvataan tiliviraston hallinto- ja valvontajärjestelmien kuvauksissa. Jokainen hankkeiden valintaprosessi dokumentoidaan kirjallisesti. Projektiasiakirjojen diarioinnista ja arkistoinnista hallinto- ja maksuviranomaisen määräämän ajanjaksolta tulee huolehtia. Projektin toimenpiteiden ja siinä tehtävien päätösten perusteluiden dokumentointi on erittäin tärkeää hallinnon itse toteuttamissa hankkeissa. 17

19 6 Henkilöstön palkkaaminen projektiin Projektin toteuttaja voi saada tukea projektihenkilöstön palkkaukseen ja muihin projektista aiheutuviin ylimääräisiin kustannuksiin EU:n tukikelpoisuussäännösten mukaisesti. Henkilöstö- ja muut kustannukset eritellään projektisuunnitelmassa. Työhallinnon itse toteuttamien projektien tavoitteena on osaltaan oman toiminnan ja uusien työmenetelmien kehittäminen. Projektin työpaikat täytetään avoimella hakumenettelyllä. Projektin tuottamien hyvien käytäntöjen säilymisen ja normaalikäytäntöön siirtämisen kannalta olisi hyvä sitouttaa toteuttavan yksikön oma henkilöstö vahvasti projektiin. Henkilöstöpoliittisesti suositeltavaa voi olla kannustaa vakituisia työntekijöitä hakeutumaan projektin työntekijöiksi. Näin voidaan varmistaa työhallinnon asiantuntemus projektissa, laajentaa henkilöstön osaamista ja edistää työssä jaksamista tarjoamalla henkilöstölle mahdollisuuksia irrottautua perustehtävistä kehittämistehtäviin. Projektitehtäviin siirtyvien työntekijöiden tilalle tulee palkata sijaiset, koska ESR-rahoitusta käytetään täydentämään olemassa olevaa toimintaa, ei korvaamaan sitä. Projektihenkilön pääsystä tehtäviensä kannalta tarpeellisiin työhallinnon tietojärjestelmiin tulee huolehtia. 18

20 7 Yhteistyö työhallinnon itse toteuttamien hankkeiden toimeenpanossa Kumppanuus- ja yhteistyöhakuisuus on tärkeää TE-keskuksen tai työvoimatoimiston itse toteuttamien hankkeiden suunnitteluvaiheesta lähtien. Projektin luonteen ja kohderyhmän kannalta pohditaan, mitä tahoja kutsutaan mukaan, jotta projektilla olisivat mahdollisimman hyvät onnistumismahdollisuudet. Työmarkkinaosapuolet, saman kohderyhmän kanssa työskentelevät muut viranomaiset ja koulutus- ja kehittämisorganisaatiot ovat keskeisiä yhteistyökumppaneita. Työmarkkinajärjestöjen ohella myös muiden järjestöjen mukaan kutsuminen on usein tärkeää. Kohderyhmänäkökulman huomioon ottamisen varmistamiseksi on kohderyhmän edustus jo hankesuunnitteluvaiheessa hyvä kytkeä projektiin. Kumppaneilta saadaan arvokasta tukea suunnitteluun ja projektin toimeenpanoon. Kumppaneiden roolit määritellään ja tehdään selviksi jo projektin hakuvaiheessa. Projektin tulosten ja mahdollisten tuotteiden hyödyntämisestä tehdään sopimus jo projektisuunnitelman hyväksymisprosessin yhteydessä. Projektin edetessä rooleja voidaan täsmentää ja tarvittaessa muuttaa. Kumppanuus ei ole peruste suorahankinnalle tai kilpailuttamatta jättämiselle. Hankinnat tulee kilpailuttaa muistaen, että koulutus- yms. palveluja tarjoava kumppani on samassa asemassa muiden tarjouksen tekijöiden kanssa. Ohjausryhmä Hallinnon itse toteuttamille hankkeille asetetaan ohjausryhmä. Ohjausryhmän tehtävänä on seurata, ohjata ja tukea hankkeen etenemistä. Suuntaviivat hankkeelle antaa projektipäätökseen liitetty projektisuunnitelma. Ohjausryhmän päätehtävä on seurata ja arvioida hankkeen etenemistä projektisuunnitelman ja siihen sisältyvän rahoitussuunnitelman mukaisesti. Projektin itsearvioinnin tueksi on tuotettu opaskirja, Tiedosta-arvioi-paranna: Itsearviointi ESR-projektien kehittämisen välineenä (Työministeriö 2003), jota tulee hyödyntää ohjausryhmätyöskentelyssä. 19