RAAHEN KAUPUNGIN SISÄISEN VALVONNAN OHJEET

Transkriptio

1 RAAHEN KAUPUNGIN SISÄISEN VALVONNAN OHJEET Hyväksytty Raahen kaupunginhallitus Voimaantulo Yleistä sisäisen valvonnan sisällöstä Sisäinen tarkkailu Laissa ei ole tarkemmin määritelty sisäisen valvonnan käsitettä. Johtamiseen on käytännössä kuitenkin aina olennaisena osana liitetty sisäinen valvonta. Sisäinen valvonta on johtamisen apuväline, jonka järjestämisestä vastaa hallintosäännön mukaan kaupunginhallitus. Sisäinen valvonta on sitä osaa johtamisesta, jolla riskejä tunnistetaan, ennaltaehkäistään ja hallitaan. Sisäisellä valvonnalla tarkoitetaan kaikkia niitä toimenpiteitä ja menetelmiä, joilla pyritään toiminnan tuloksellisuuden ylläpitämiseen, edistämiseen ja parantamiseen - toiminnan jatkuvuuden turvaamiseen - kirjanpidon ja muiden informaatiojärjestelmien luotettavuuden varmistamiseen - erehdysten, virheiden ja väärinkäytösten ennaltaehkäisyyn ja toteamiseen - varojen huolellisen ja taloudellisen hoidon turvaamiseen Sisäinen valvonta jakaantuu - sisäiseen tarkkailuun, - luottamushenkilöiden suorittamaan seurantaan ja - sisäiseen tarkastukseen Sisäinen tarkkailu on jatkuvaa toimintaan liittyvien työvaiheiden tai erillisten toimenpiteiden ja varojen käytön valvontaa. Sitä eivät suorita erityiset valvontaelimet. Sisäisellä tarkkailulla varmistetaan, että tehtävät hoidetaan oikeaan aikaan aiotulla, hyväksytyllä tavalla ja tehtävään osoitettujen voimavarojen puitteissa. Se on yleistä rationaalista toimintaa suunnittelun, päätöksenteon, toimeenpanon ja valvonnan muodostamassa toimintaketjussa ja kuuluu luonnollisena osana palvelujen järjestämiseen ja muuhun toimintaan.

2 Sisäinen tarkkailu on johtamisen osa, mikä kuuluu jokaisen johtovastuussa olevan perustehtäviin. Sisäisen tarkkailun menetelmiä ovat: - raportointi, tulosten seuranta - hyväksymisvaltuudet - työhönottopolitiikka - henkilökunnan työajan suunnittelu ja toteutumisen tarkkailu - koulutus - tehtävien jako - vastuujako - mekaaniset apuvälineet - tulojen tarkkailu - menojen tarkkailu - omaisuuden tarkkailu - työajan tarkkailu - työkulkukaaviot ja tehtäväkuvaukset - tulolähteiden kartoittaminen ja tulonodotusten rekisteröinti - sisäinen laskentatoimi Luottamushenkilöiden suorittama seuranta Sisäinen tarkastus Seuranta on luottamushenkilöille kuuluva osa sisäistä valvontaa. Seurannan tehtävä on raportointivelvoitteen asettaminen organisaation esimiehille. Olennaista seurannassa on tehtyjen päätösten ja raporteissa kuvattujen tulosten vertailu, sisäisen tarkkailun toteutumisen seuranta ja hyvän hallintotavan vaaliminen. Sisäinen tarkastus on sisäisen valvonnan näkyvä osa; se on aktiivista, systemaattista ja julkista toimintaa. Sisäinen tarkastus tehdään toimivan johdon johdolla ja alaisuudessa. Se on tarkastustarkoituksessa tehtyä valvontaa. Tarkastuksen kohde tietää suorituksensa olevan arvioinnin kohteena. Sisäisen tarkastuksen raportoinnin luonne on analysoiva ja toteava, mutta se ei kuitenkaan estä antamasta suosituksia todettujen heikkouksien ja puutteiden korjaamiseksi Vastuu sisäisestä valvonnasta Sisäinen valvonta on osa operatiivista johtamista. Sen järjestämisestä vastaavat kaupunginhallitus ja kaupunginjohtaja. Palvelukeskusten johtajat vastaavat, että palvelukeskusten sisäinen valvonta on riittävästi järjestetty ja hoidettu. Erityisesti palvelukeskusten johtajien on järjestettävä tuloksellisuuden (toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden) seurantaa palveleva ja sisäisen tarkkailun kannalta tarkoituksenmukainen tiedonkulku ja raportointi.

3 3 Tulosalueiden esimiesten vastuulla on sisäisen valvonnan järjestäminen ja hoitaminen yksikössään. Tilintarkastajan vastuulla on arvioida ja raportoida, onko sisäinen valvonta järjestetty asianmukaisesti ja toimiiko se. Sisäisessä valvonnassa havaituista puutteista tai muista havainnoista on raportoitava välittömästi kaupunginjohtajalle. 3. Suunnittelu- ja seurantajärjestelmän käyttö valvonnassa Kaupungin strateginen suunnittelu Tuloalueiden ja tulosyksiköiden on sovitettava omat suunnitelmansa kaupungin strategisen suunnittelun mukaisiksi. Talousarvio ja taloussuunnitelma Tulosalueiden ja tulosyksiköiden on laadittava ehdotuksensa talousarvioksi ja taloussuunnitelmaksi kaupunginhallituksen antamien ohjeiden mukaisesti. Ehdotuksen tulee sisältää sekä taloudelliset että toiminnalliset tavoitteet. Tulosaluekohtaisten tavoitteiden asettamisesta neuvotellaan kaupunginjohtajan kanssa ennen niiden asettamista. Kaupunginvaltuuston vahvistettua talousarvion lautakuntien ja viranhaltijoiden tulee vahvistaa tulosalueen ja tulosyksiköiden käyttösuunnitelmat. Samalla tulee asettaa myös tulosyksiköille toiminnalliset tavoitteet, jotka on johdettu valtuuston tulosalueelle asettamista tavoitteista. Jokaiselle tulosyksikölle tulee nimetä vastuuhenkilö. Tuloksellisuuden varmistaminen Toiminnan tuloksellisuuden varmistamisessa erotetaan taloudellisuus, tehokkuus ja vaikuttavuus. Taloudellisuudella ilmaistaan, miten paljon rahamääräisiä voimavaroja tiettyyn toimintaan käytetään (yhteismäärä ja yksikköhinta). Tehokkuudella ilmaistaan palvelutoiminnan tuotoksen tai suoritemäärän ja niiden tuottamiseksi tarvittavan panosmäärän (raharesurssit ja muut esim. henkilöstöresurssit) suhde. Vaikuttavuudella tarkoitetaan sitä, saavutetaanko palvelutoiminnalla juuri ne halutut vaikutukset, joita varten toiminta on käynnistetty. Toiminnan taloudellisen ja toiminnallisen vaikuttavuuden toteamiseksi tulosyksiköiden tulee järjestää riittävä toiminnan kustannuslaskenta. Kustannuslaskennan tulee tuottaa tarvittavat tiedot, jotta yksikön kokonais- ja suoritekohtaisia kustannuksia voidaan vertailla muiden kuntien ja yksityisten vastaavia palveluita tuottavien organisaatioiden kanssa.

4 4 Toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisen raportointi Tulosalueiden ja tulosyksiköiden vastuuhenkilöiden on raportoitava asetetuista toiminnallisista ja taloudellisista tavoitteista sekä muista oleellisista sisäisessä valvonnassa esille tulleista havainnoista palvelukeskuksen johtajalle. Palvelukeskuksen johtajan on raportoitava talousarviossa ja käyttösuunnitelmassa asetetuista toiminnallisista ja taloudellisista tavoitteista sekä muista oleellisista havainnoista ao. toimielimelle. Talous- ja henkilöstöyksikön on annettava kaupunginhallitukselle raportti taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta koko talousarvion osalta ensimmäisen kerran tilanteesta ja sen jälkeen kuukausittain. Kaupunginhallitus antaa neljännesvuosittain raportin kaupunginvaltuustolle talousarvion taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta. Johtamisen valvonnan välineenä Kaupungin johtamisessa on sisäisen valvonnan näkökulma pidettävä koko ajan mielessä. Organisaation rakenteet ja säännöt on luotava sellaisiksi, että sisäinen valvonta toimii. Projektitoimintaan liittyviä erityisohjeita Ulkopuolisen rahoituksen turvin järjestettävien projektien hallinto tulee järjestää asianmukaisesti. Tämä tarkoittaa mm. seuraavia asioita: - projektille on vahvistettava projektisuunnitelma, talousarvio ja vastuuhenkilö, jotka hyväksyy kehittämispäällikkö - projektin kirjanpito on järjestettävä osana kaupungin kirjanpitoa ja sillä on oltava sen mukaiset tositteiden hyväksyjät ym. Projektin saamat tuet on ohjattava kaupungin pankkitilille. - projektille on nimettävä valvoja, jolle projektin vastuuhenkilö raportoi - projektista on tehtävä lopputilitys. Kaupungin nimissä haettavat yli euron erillisavustukset tulee hyväksyttää kehittämispäälliköllä. Samalla tulee osoittaa, miten omarahoitusosuus on tarkoitus kattaa. Omarahoitusosuus on aina määräraha-asia. Kehittämiskeskuksen alaisista projekteista päättää kaupunginhallitus. Liitetiedoissa ohjeistetaan tarkemmin henkilöstöhallinnon, talouden, ja tietojenhallinnan eri toimintoja.

5 Liite Henkilöstöhallinto 2. Viranhaltijapäätökset 3. Palkkojen laskenta Henkilöstöriskien välttämiseksi tulosyksiköiden päälliköiden on huolehdittava varahenkilöjärjestelmästä ja sijaisten määräämisestä. Nimetty sijainen on koulutettava niihin tehtäviin, joiden sijaisuuteen hänen on varauduttava. Ns. vaarallisia työyhdistelmiä on vältettävä. Vaarallisilla työyhdistelmillä tarkoitetaan peräkkäisiä työvaiheita, joissa voi olla väärinkäytön vaara. Palkkaus- ja muut edut määräytyvät asianomaisten työehtosopimusten mukaisesti. Palvelukeskusten johtajat ja henkilöstöpäällikkö vastaavat siitä, että sopimuksia noudatetaan. Harkinnanvaraisia etuja henkilöstölle myönnettäessä on huolehdittava siitä, että henkilöstöä kohdellaan tasapuolisesti. Henkilöstöpäällikkö valvoo henkilöstöasioissa tehtyjen viranhaltijapäätösten oikeellisuutta. Palvelukeskukset ovat velvollisia toimittamaan päätökset tiedoksi henkilöstöpäällikölle. Subdelegoinnin perusteella päätösvallan saaneet henkilöt on myös ilmoitettava henkilöstöpäällikölle. Viranhaltijapäätösten sisäisessä tarkkailussa tulee kiinnittää huomiota mm. seuraaviin asioihin: - onko päätökset kirjattu päätöspöytäkirjaan - onko päätöstä tehtäessä noudatettu hallintolain 10 ja 11 :ssä säädettyjä esteellisyysperiaatteita - onko päätökset tehty toimivallan puitteissa ja riittävästi perusteltu - ovatko päätökset laillisia ja johdon antamien yleisohjeiden mukaisia - ovatko päätökset olleet asianmukaisesti nähtävillä - onko päätökset annettu tiedoksi asianosaisille sekä - onko päätösten tiedoksianto esimiehille ja asianomaiselle toimielimelle järjestetty asianmukaisesti. Palkanmaksun perusteena olevasta päätöksestä tai muusta tositteesta alkuperäinen on toimitettava palkanlaskentaan. Palvelukeskusten johtajat vastaavat myös siitä, että palvelukeskuksen alaisuudessa olevien henkilöiden palkkaluettelot tarkastetaan määräajoin. Tarkkailtavia tietoja ovat uudet henkilöt, lähteneet henkilöt, vertailu peräkkäisiltä kausilta, pankkitilien numeromuutokset, peruspalkkojen alennukset/nousut ja henkilöstörekistereiden oikeellisuus. Palkanlaskennassa on huomioita ns. vaaralliset työyhdistelmät.

6 6 4. Talousarvion toteuttaminen 5. Menojen suorittaminen Päävastuualueiden, vastuualueiden sekä tulosalueiden ja tulosyksiköiden esimiesten tulee valvoa, että yksikön toiminnat hoidetaan hyväksyttyä talousarviota ja käyttösuunnitelmaa sekä niihin liittyviä toiminnallisia ja taloudellisia tavoitteita noudattaen. Mikäli seuranta osoittaa, että talousarviossa ja käyttösuunnitelmassa ei pysytä tai asetettuja tavoitteita ei saavuteta, tulosalueiden ja tulosyksiköiden esimiesten tulee ryhtyä sopeuttamaan toimintaa siten, että talousarviossa ja käyttösuunnitelmassa pysytään ja tavoitteet saavutetaan. Asiasta on tiedotettava myös kaupunginjohtajalle. Kaupungin menot on suoritettava eräpäivään mennessä. Kassaalennukset on käytettävä hyväksi mahdollisuuksien mukaan. Maksujen on perustuttava asianmukaiseen menotositteeseen. Tositteen tulee vastata kirjanpitolain ja -asetuksen mukaisia vaatimuksia. Tositteesta on käytävä selville vastaanotettu tuotantotekijä. Tosite on tulosyksikössä varustettava vastaanotto-, tarkastus- ja hyväksymismerkinnöillä sekä kirjanpidon tilinumerolla. Vastaanottaja vastaa siitä, että tosite on muodollisesti ja asiallisesti oikea sekä siitä, että tuotantotekijä on vastaanotettu. Hyväksyjä vastaa siitä, että käytettävissä olevia määrärahoja ei ylitetä ja että tosite toimitetaan viipymättä maksatukseen. Hyväksyjä vastaa myös siitä, että hankinnasta on tehty asianmukaiset päätökset. Toimielimen on valtuustokausittain määrättävä ne henkilöt, jotka sen puolesta hyväksyvät tositteet. Vastaanottaja ja hyväksyjä ei saa olla sama henkilö. Hyväksyjien nimikirjoitusnäytteet on toimitettava taloustoimistoon. Laskujen hyväksyminen loma-aikoina on varmistettava. Sisäisiä laskutuksia ja tilioikaisuja koskevissa tositteissa noudatetaan soveltuvin osin edellä selostettuja määräyksiä. 6. Laskutus Kaupungille kuuluvat tulot on laskutettava viipymättä, kuitenkin viimeistään seuraavan kuun 15. päivään mennessä. Laskusta tulee käydä ilmi laskuttajan nimi, laskutettavan nimi, laskun aihe, päiväys, maksuehto, huomautusaika, viivästyskorko ja muut arvonlisäverolaissa määrätyt tiedot. Laskun eräpäivä merkitään siten, että asiakkaalle jää 14 vuorokautta maksuaikaa laskun lähettämisestä. Eräpäivänä on pankkipäivä. Viivästyskorkona peritään korkolain mukainen enimmäiskorko ellei laista, asetuksesta tai muusta määräyksestä muuta johdu. Koska on olemassa eri tyyppisiä laskutuksia, annetaan laskuttajille erilliset laskutusohjeet.

7 7. Alitilittäjät Alitilittäjä on viranomainen, jonka tehtäväksi on johtosäännöllä tai kaupunginhallituksen päätöksellä annettu määrättyjen menojen suorittaminen taikka määrättyjen tulojen perintä tahi kummatkin tehtävät. Alitilittäjän on annettava määräajoin taloustoimistolle tilitys kantamistaan tuloista tai suorittamistaan menoista. Alitilittäjä voi käyttää kantamiaan tuloja menojen suorittamiseen vain siinä tapauksessa, että kaupunginhallitus on antanut siihen oikeuden. Kaupungille tulevat rahasuoritukset on ohjattava joko kaupungin rahatileille, jolloin maksaja saa pankilta kuittauksen tai kaupungin kassaan, jolloin kuitiksi tulee kassakoneella kuitattu tosite. Jos alitilittäjälle on annettu oikeus menojen suorittamiseen, sen on pidettävä kassakirjaa tuloistaan ja menoistaan. Kassakirja on päätettävä alitilittäjän antaessa tilityksen taloustoimistolle. Tilitysaika on määritelty alitilitysoikeuden yhteydessä. Kun alitilittäjä ottaa vastaan kaupungille tulevia maksuja, maksajalle on annettava juoksevalla numerolla ja päiväyksellä varustettu kuitti. Kuitista on jäätävä kaupungille tulotositteeksi kaksoiskappale, johon otetaan maksajan allekirjoitus. Numeroiduista tulotositerajoista, tositteiden luovutuksesta ja tilityksistä pidetään luetteloa Hankinnat Tavaroiden ja palvelujen hankinnoissa on noudatettava julkisista hankinnoista annettua lakia (1505/92) sekä kaupunginhallituksen hyväksymää hankintaohjetta. Esimiesten on omalta osaltaan huolehdittava, että hankinnoissa käytetään hyväksi olemassa olevat kilpailumahdollisuudet. Hankinnat saadaan tehdä ilman tarjouskilpailua vain erityisestä syystä. Ennen hankintapäätöksen tekoa on varmistettava, että tarkoitukseen on olemassa määräraha. Hankinnat on keskitettävä hankintatoimeen. Hankinnaksi luetaan myös leasingsopimus. 9. Tietojenkäsittely Viraston, laitoksen tai palvelukeskuksen johtajan ja hänen määräämänsä vastuuhenkilön on varmistettava tietojärjestelmien turvallisuus sekä fyysisen että tietoturvallisuuden osalta. On huolehdittava siitä, että aiemmin mainittujen tietoturvariskien minimointiin liittyvät asiat on hoidettu. 10. Omaisuuden hoito Vastuuhenkilöiden tulee valvoa, että tietojärjestelmien eri sovellutusten käyttöoikeudet ovat asianmukaiset ja käyttöoikeuksista tehdään selkeät päätökset. Irtain käyttöomaisuus on luetteloitava hallituksen hyväksymien ohjeiden mukaisesti.

8 11. Tytär- ja osakkuusyhteisöjen valvonta Käyttöomaisuuden myynnistä päättää valtuuston hyväksymien perusteiden mukaisesti kaupunginhallitus. Suunnitelmapoistojen perusteet hyväksyy valtuusto. Käyttöomaisuuden perusparannusmeno lisätään poistamattomaan hankintamenoon, jollei erilliseen poistosuunnitelmaan ole erityistä syytä. Valtuuston hyväksymien suunnitelmapoistojen perusteiden pohjalta kaupunginhallitus hyväksyy hyödyke- tai hyödykeryhmäkohtaisesti poistosuunnitelmat. Kaupunginhallitus vahvistaa poistolaskennan pohjaksi pienhankintarajan. Konsernivalvonta edellyttää tarvittavien esityslistojen ja pöytäkirjojen saattamista konsernijohdolle tiedoksi sekä laadittavat suunnitelmaasiakirjat ja talous- ja toimintasuunnitelmat on toimitettava konsernijohdolle ennen talousarvion ja taloussuunnitelman tekoa. Konsernin yhtenä tilintarkastajana tulee olla kaupungin tilintarkastaja. 8