Palautekooste (1. vaihe): JHS 136 Menettelytavat JHS-työssä

Transkriptio

1 Palautekooste (1. vaihe): JHS 136 Menettelytavat JHS-työssä Organisaatio 7 - Yksityishenkilö - Espoon kaupunki - Liikennevirasto - Pyhärannan kunta - Kuopion kaupunki - Väestörekisterikeskus - Maaseutuvirasto - Oulun kaupunki - Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Palkeet - opetus- ja kulttuuriministeriö - Verohallinto - Pellon kunta - Kansallisarkisto - Sosiaali- ja terveysministeriö - Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori - Työ- ja elinkienoministeriö - Suomen Kuntaliitto 2. Yhteyshenkilön tiedot 7 3. Yleiskommentit 3 - Suositukseen voisi lisätä visualisointeja prosesseista ja toimintaan liittyvistä organisaatiorakenteista. - Suositus- ja standardointijärjestelmää olisi kehitettävä nykyisestä liittyen sote- ja maakuntauudistukseen. Standardit pitäisi ottaa uudistuksessa nk.vahvan valtionohjuaksen työkaluksi. Esimerkkinä voidaan käyttää Tanskan Medcom-mallia. Prosessien uudistaminen ja nopeuttaminen olisi tarpeen. Voitaisiin miettiä soveltuvatko ketterät menetelmät ja modernien info-kanariern käyttö JHS-toimintaan. - JHS-suosituksen ja standardin muodostusprosessi on hyvä, erityisesti lausuntokierrokset prosessissa. Standardiksi aiottuun suositukseen tulisi lisätä päivämäärä, josta lähtien standardi voidaan liittää esimerkiksi kilpailutuksessa vaadittaviin ominaisuuksiin. Suosituksia yritetään nyt tulkita luonnosvaiheessa sekä julkishallinnon toimijan että it-toimittajan näkökulmasta mahdollisimman varhain, että ominaisuudet saataisiin tehtyä ennen luonnoksen hyväksymistä. Erityisesti viime aikoina varsin tärkeitäkin suositusluonnoksia on jätetty pöydälle, eikä jatkokäsittelyaikaa ole määritelty. Suosituksen tulkinnalle ja tekniselle toteutukselle tulisi jättää joku tietty aika (laajuudesta riippuen esim. 0,5-1 vuosi), jotta voidaan luottaa hyväksyttyyn suositukseen ja tehdä muutoksia sen mukaisesti. Siis hyväksymispvm ja käyttöönottopvm ,5-1 vuosi. - OK - Suositusjärjestelmä ja esitetty toimintatapa on "ok" ja tukee julkisen hallinnon tietohallintojen toimintaa. Tietohallintolain ja yhteentoimivuuden näkökulmasta tulisi mennä määrämuotoisempaan standardointitoimintaa, jossa on siihen resursoituja osaajia ja ammattilaisia. Työryhmätyöskentely omien toimien ohessa ei ole tehokasta ja tätä tulisi jatkossa kehittää kestävämpään suuntaan, esimerkiksi alueuudistuksen ja siihen liittyvien tietohallintorakenteiden pystyttämisessä. Suosituksista on päästävä standardeihin eli tämä on tavoiteltava muutos jatkossa. - JHS-työn menettelytapoja täsmentäminen ja selkeyttäminen on perusteltu ja tarpeellinen toimenpide. - JHS-suositusten vaikuttavuus julkishallintoon on suuri, sillä ne tukevat ja yhdenmukaistavat kehittämistyötä eri organisaatioissa. Mielestämme JHS-työssä onkin keskeistä varmistaa työhön liittyvä resursointi, työn tekemiseen tarvittava rahoitus sekä työssä tarvittava riittävä osaaminen. Noiden edellä mainittujen asioiden pitää olla kunnossa, jotta työn tulokset ovat riittävän laadukkaita, työskentely onnistuu suunnitellussa aikataulussa ja tulokset saadaan sovitusti käyttöön. - Varsin kattavasti koottu paketti. - Nykyinen JHS-menettely on raskas ja hidassoutuinen. JHS 136 -luonnos ei sisällä konkreettisia uudistuksia toimintatatapojen keventämiseksi ja virtaviivaistamiseksi. Organisaatiomalli on selkeä, joskin toimijoita on paljon (JUHTA, asiantuntijajaosto, JHS-työryhmät, asiantuntijaryhmät). Monet käsittelyt eri portailla taannee kuitenkin laajan perspektiivin kehitettävään kohteeseen?

2 Toisaalta suositusluonnoksesta välittyy kokonaisuutena se mistä JHS-järjestelmää usein kritisoidaan: hitaus ja kankeus, ja se että pitkälle viety työ voidaan keskeyttää ja menee tavallaan hukkaan. Suositusteksti itsessään on selkeä. Olisi hienoa, jos sähköisen asioinnin rinnalle saataisiin myös sähköinen arkistointi tekstiin. Ruotsinkielisiä käännöksiä on aivan liian vähän, joten sitä kohtaa voisi terävöittää siihen suuntaan, että suositukset pääosin julkaistaan molemmilla kotimaisilla kielillä ja tarvittaessa myös englanniksi. Kehittämisehdotukset: Työryhmien työskentelyä tulisi seurata tarkemmin, jotta suositusten laatiminen ei pitkittyisi turhaan ja määräajat ylittyisi useaan kertaan. JHS-asiantuntijajaostolla tulisi olla laajemmat valtuudet vaikuttaa tähän. Jatkoaikaa työryhmätyöskentelylle tulisi saada vain hyvin perustellusta syystä ja tulisi voida harkita myös työryhmän vetäjän vaihtamista tai työryhmän kokoonpanon muuttamista, mikäli tulosta ei synny kohtuuajassa. JHS-työn sähköisiä työkaluja tulisi kehittää. Nyt käytännössä kommentoinnit ja jakelut tapahtuvat sähköpostitse, koska kaikilla JHS-työskentelyyn osallistuvilla organisaatioilla ei esim. ole vaivatonta pääsyä vyvi-verkkoon (tietoturvaongelmat). - Suositus on selkeä ja tarpeellinen. Se tekee JHS-suosistusten laadintaprosessista läpinäkyvää ja kuvaa hyvin tavoiteltavan prosessin. Prosessin etenemistä ja JHS-järjestelmän organisaatiorakennetta voisi olla hyvä kuvata jonain yksinkertaisina kaaviokuvina suosituksen luettavuuden parantamiseksi. - Palaute JHS 136 Menettelytavat JHS-työssä -päivitysluonnos (Dnro 807/00.04/2016) Viite: Palautepyyntö: JHS 136 Menettelytavat JHS-työssä -suositusluonnos, 1. kierros Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta (JUHTA) on pyytänyt Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtorilta palautetta suosituksen päivitysluonnoksesta JHS 136 Menettelytavat JHS-työssä. Suositus määrittelee menettelytavat julkisen hallinnon suositusten laatimiseksi sekä sen, millä tavoin ja kenelle JHS-työstä on tiedotettava, miten suositusluonnos hyväksytetään ja missä muodossa valmis JHS-suositus julkaistaan. Valtorin näkemyksen mukaan suositusluonnos on selkeästi laadittu ja tuo esille JHS-työhön osallistuvien toimijoiden roolit ja julkisen hallinnon suositusten laadinta- ja hyväksymismenettelyt. Pääosin suositusluonnoksessa olevat päivitykset ovat luonteeltaan lähinnä teknisiä (ryhmien nimimuutos, palauteaikamuutos, palautteenannon luokitusmuutos) ja sellaisenaan hyväksyttävissä. Valtorin näkemyksen mukaan suosituksessa tulisi erityisesti kiinnittää huomiota (palautekierroksen osalta) myös asiakirjahallinnon ja arkistotoimen vaatimuksiin asianhallinnan ja asiakirjallisten tietojen hallintaan siten, että tietoaineistojen hallinta voidaan toteuttaa tietojen koko elinkaaren ajan hyvän hallinnon ja hyvän tiedonhallintatavan periaatteita ja tavoitteita noudattaen. Tarkemmat huomiot on esitetty alla JUHTAn pyytämällä suositusluonnoksen otsikoinnin mukaisella jaottelulla. - Pidämme ehdotettua suositusta kannatettavana. Kaksivaiheinen, avoin pallautekierros on toivottu ja kannatettava. Samoin se, että toisen palautekierroksen yhteydessä palautekoosteen lisäksi julkaistaan/on käytettävissä myös ao palautekoosteen mukaiset muutokset vietyinä myös itse suositusluonnokseen. Tämä mahdollistaa entistä paremmin hahmottamaan kommentointien vaikutukset valmisteilla olevaan suositukseen ja helpottaa mahdollisten kommenttien antamista vielä toisella palautekierroksella. Myös JUHTAn rooli suosituksen hyväksyjänä tai takaisin valmisteluun palauttajana on kannatettava. JUHTA käsittely mahdollistaa vielä tässä vaiheessa vaikuttamisen suosituksen sisältöön yms. - JHS-suositusjärjestelmän vaikuttavuutta lisäisi suuresti se, että valmisteluprosessista saataisiin mahdollisimman läpinäkyvä ja nopea. Huomiota tulisi kiinnittää jatkuvaan palautteenantomahdollisuuteen koko valmisteluprosessin aikana.

3 4. Anna arviosi seuraavista suositusluonnokseen liittyvistä väitteistä asteikolla 1-5 (5 = samaa mieltä, 1 = eri mieltä) 6 5. Suositusluonnoksen hyväksyminen 7 6. Vastustusperusteet Ei vastauksia.

4 7. Muutosehdotukset kappaleeseen 1. Johdanto - Laadintaprosessin voisi visualisoida?...julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunnan (JUHTA)... - Olisi hyödyllistä tietää, miksi suositusta nyt halutaan päivittää ja mitkä ovat keskeiset muutokset verrattuna edelliseen. 8. Muutosehdotukset kappaleeseen 2. Soveltamisala Vastaajien määrä: 2 - Puhutaan dokumenteista, mutta voisiko JHS-suosituksia ajatella julkaistavan myös rakenteisena tietona? 9. Muutosehdotukset kappaleeseen 3. Viittaukset - Viittaaminen IETF:n dokumentaatioon (RFC 2119) ei tuo lisäarvoa ja on siten turha ja tulee poistaa. Viitatun dokumentin sisältö on tarkoitettu dokumentin mukaan käytettäväksi osana RFC:tä indikoimaan vaatimuksen tasoa Internet yhteisössä osan Internetin parhaita käytäntöjä. Viitatussa dokumentissa ei edes määritetä tai kuvata, mitä RFC tarkoittaa. Viitatun dokumentin sijaan vastaava tietosisältö tulee kuvata tässä suosituksessa ja siten kansallistaa ja kohdentaa viitteen termit kiinteäksi osaksi JHS-menettelyä. 10. Muutosehdotukset kappaleeseen 4. Termit ja lyhenteet - Asiantuntijajaosto/Organisaatiohierarkia? Intressitaho sanastoon ja listausta intressitahoista? JHTS-kohtaan korjauksia ja lisäyksiä:...hallinnon suositus... (Korjaus: standardi =julkisen hallinnon tietohallinnon standardi (JHTS), vrt. kohta 5.4; JHS-suositus, joka on muutettu VM:n päätöksellä standardiksi.)...tietohallinnon standardiksi (Lisäys (vrty. kohta 5): Niistä puolestaan voidaan valtioneuvoston antamalla asetuksella tehdä, tietohallintolaissa mainituin rajauksin, julkisen hallinnon viranomaisia velvoittavia. ) tekninen eritelmä-kohtaan lisäys: (Lisäys (vrt. kohta 5):Teknisistä eritelmistä voidaan tietohallintolain nojalla ja siinä määritellyin rajoituksin tehdä valtiovarainministeriön päätöksellä julkisen hallinnon tietohallinnon standardeja.) - Voisiko sähköpostiin perustuvan JHS-jakelulistan tilallle ajatella modernimpaa viestintävälinettä? - Termiluetteloon on valittu pääsääntöisesti keskeiset suoraan suositukseen liittyvät termit. Luettelossa voi olla myös hyvien käytäntöjen kuvaukset samaan tapaan kuin tekninen eritelmä. Vastaavasti termi tietohallintolaki on turha, sillä siihen ei viitata kertaakaan dokumentissa eikä se ole suositukseen suoraan liittyvä termi. 11. Muutosehdotukset kappaleeseen 5. Julkisen hallinnon suositukset ja standardit - Lisäys:...julkisen hallinnon tietohallinnon standardeja (JHTS). - Tässä kappaleessa voisi olla hyödyllistä kuvata kaaviona JHS-järjestelmässä tuotettavien dokumenttien suhde ja hierarkia sekä näiden suhde tietohallinnon standardeihin ja valtioneuvoston asetukseen. 12. Muutosehdotukset kappaleeseen 5.1 JHS-suosituksen rakenne - JHS-suosituksen rakenne Tämän suosituksen rakenne eli sisällysluettelo ei ole yhdenmukainen kohdan 5.1 listauksen kanssa. Pitäisikö olla?

5 - Yhtenäisen käsitteistön käyttämiseksi ja ylläpitämiseksi olisi hyvä mainita JHS-käsitteistö TEPA-termipankissa. Kohdassa 5.1 JHS-suosituksen rakenne, on tekstikappaleiden järjestystä muutettu. Termien ja lyhenteiden siirto suosituksen jälkeen ja vastaavasti opastavien nosto suositusta ennen ei nähdäksemme palvele suosituksen sovellettavuutta ja vanha jäsennys olisi parempi, sillä erolla, että viittaukset voisi siirtää varsinaisen suosituksen jälkeen. - Suositusten sisältö on perusteltavissa. Termit ja lyhenteet -osio tulee ohjeistaa siirrettäväksi erilliseen liitteeseen, mikäli niiden määrä kasvaa suureksi (esim. yli sivun). Termeihin tulee kuvata vain sellaisia termejä, jotka liittyvät välittömästi suosituksen tarkoitukseen ja vastaavasti termit, jotka vain tukevat suosituksen sisältöä tulee jättää pois termiluettelosta. Esim. tässä dokumentissa ei ole määritelty termistössä termejä "hyvien käytäntöjen kuvaukset", "asetus" tai "laki", vaikka ne esiintyvät dokumentissa. Näistä "hyvien käytäntöjen kuvaukset" -termi liittyy suoraan tähän suositukseen ja on samalla tasolla tekninen eritelmä -termin kanssa, mutta laki ja asetus ovat vain välillisesti suosituksen kohteeseen liittyviä termejä, eikä niitä tule kuvata termiluettelossa. Termien käännökset (englanti, ruotsi) ovat myös turhia. Mikäli on tarve kääntää termit, tule koko dokumentti kääntää vastaavalle kielelle. 13. Muutosehdotukset kappaleeseen 5.2 Hyvien käytäntöjen kuvaukset 14. Muutosehdotukset kappaleeseen 5.3 Tekniset eritelmät - on tukea asetusvalmistelua --> Lisäys:...tietohallintolakiin liittyvää asetusvalmistelua... saa (may): Onko "saa" paras käännös? vapaaehtoinen (optional): Parempi käännös?: valinnainen, vaihtoehtoinen, vapaavalintainen (ei vapaaehtoinen)? - Miten voidaan konekielisesti tulkita merkityseroja, esim. termien "vapaaehtoinen" tai "suositeltava" välillä? Jos ajatellaan, että JHS-teknisen eritelmän pohjalta voitaisiin koodata jotakin, pitäisi arvojen olla joko/tai. - Teknisen eritelmän määritelmä on hyvin tietojärjestelmäkeskeinen ja rajoittaa siten sen soveltamista laissa (laki julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta, 634/2011) tarkoitetun asetuksen antamiseen. Esim. toisella palautekierroksella oleva JHS 198-suositus ei näkemyksemme mukaan täytä tässä päivitysluonnoksessa tai voimassa olevan JHS 136-suosituksessa kuvatulla ja tarkoitetulla teknisen eritelmän määritelmän tavalla teknisen eritelmän vaatimuksia eikä siten ole luonteeltaan tekninen eritelmä. JHS 198:n sisältö ei kuvaa tietojärjestelmää tai sen osaa tai tietojärjestelmällä käsiteltäviä tietoja. JHS 198 sisällön tarkkuus ei myöskään vastaa tekniseltä eritelmältä vaadittua tasoa. Tähän suositukseen tulee määritellä tekninen eritelmä yleisemmin, jotta se mahdollistaa toteuttaa laajemmin suosituksia, jotka on mahdollista muuttaa julkisen hallinnon tietohallintostandardiksi ja edelleen säätää niistä asetuksella. Teknisessä eritelmässä käytettävät termit (RFC 2119:stä kopioidut) tulee kuvata tarkemmin joko tässä kappaleessa tai termiluettelossa (suosituksen kappale 4). 15. Muutosehdotukset kappaleeseen 5.4 Julkisen hallinnon tietohallinnon standardit - JHTS:n käsittelyn kuvaus sanallisesti ja visuaalisesti? - Suosituksista on päästävä standardeihin eli tämä on tavoiteltava muutos jatkossa. Voisiko olla kansallisen ICT-palvelukeskuksen tehtävä eli edistää yhteentoimivuutta ja tietointegraatiota? - Tämä kappale tulisi yhdistää kappaleen 6.3 kanssa. Samalla voisi avata JHTS-standardiksi muuttamisen kriteerejä sekä päättämisprosessia. Mikäli Valtiovarainministeriö päättää muuttaa suosituksen (JHS) standardiksi (JHTS) ajatuksena esittää sen

6 perusteella lain (L 634/2011) mukaista asetuksen antamista, tulee suosituksen yksiselitteisyyteen kiinnittää erityistä huomioita. 16. Muutosehdotukset kappaleeseen 6.1 Organisaatio Vastaajien määrä: 4 - Tähän kohtaan visualisointi JHS-organisaatiosta? - Tekstiin maininta, että JHS-jaoston tehtävät siirtyneet JUHTA:n asiantuntijajaostoon JUHTA:n uudelleenorganisoinnin myötä - JHS-organisaation kuvaaminen kaaviona auttaisi sen hahmottamisessa. 17. Muutosehdotukset kappaleeseen Asiantuntijajaosto Vastaajien määrä: 2 - Pitää saada kestävämpi toimintamalli, jossa on avainvalmistelijat (ICT-palvelukeskus?) palkollisina ja nojata vähemmän valmistelussa OTO-resursseihin. 18. Muutosehdotukset kappaleeseen JHS-työryhmät 19. Muutosehdotukset kappaleeseen Asiantuntijaryhmät 20. Muutosehdotukset kappaleeseen 6.2 JHS-työn prosessi Vastaajien määrä: 5 - JHS-prosessin prosessikaavion visualisointi olisi hyvä lisätä. - Prosessin vaiheita pitää yhdistää. Systeemi on nykyisellään monipolvinen ja hidas. Työskentelyn tulisi olla nykyistä tehokkaampaa. Tämä tarkoittaa, että JHS-suosituksia laativilla työryhmillä tulisi olla määräajat, joiden puitteissa suositusten tulisi valmistua. Olisi tärkeää pitää kiinni määräajoista. Työryhmien jäsenten tulisi sitoutua vahvasti työskentelyyn (vrt. edellä kommentti määräaikojen kiinni pitämisestä). Sitoutuminen työskentelyyn on tärkeää huomioida nimitettäessä ja koottaessa jäseniä työryhmiin. - Prosessin kuvaaminen kaaviona olisi hyödyllistä ja selkiyttävää. - Prosessi (kappaleet ) etenee loogisesti ja on kuvattu riittävällä tarkkuudella. Huomioitavaa olisi kuitenkin menettelyyn kuvatun prosessin visualisoimisessa. JHS-työn prosessiin tulisi luettavuuden parantamiseksi liittää JHS 152-suosituksen mukainen prosessikuvaus (vrt. voimassa oleva JHS136, liite 1). Erityisesti prosessissa tulee huomioida palautekierroksen asianhallinnollinen näkökulma. JHS-työn palautekierrokseen liittyvät palaute- ja lausuntopyynnöt tulee lähettää ja vastaanottaa kirjattuina ja rekisteröityinä asioina, jotka käsitellään organisaatioissa sisäisten prosessien mukaisesti työjärjestystä noudattaen. Palautteet annetaan myös näiden käytäntöjen mukaisesti. Usein palautepyynnöissä (kuten tämän JH136 -suositusluonnoksen palautepyynnössä) edellytetään palautteen jättämistä erilliseen verkkopalveluun, joka katkaisee tässä kohtaa asianhallintaprosessin eikä turvaa asiakirjallisen tiedon hallintaan liittyvien vaatimusten täyttymistä. Verkkolomakkeisiin perustuva käytäntö ei myöskään takaa, että palautteen antajan virallisesti lähettämä palaute tulee huomioiduksi etenkin, kun verkkolomakkeen sivuilla erikseen korostetaan, ettei muulla tavalla toimitetut (kirjaamon kautta) palautteet pääse mukaan koosteeseen, joka muodostetaan automaattisesti tietojärjestelmästä. Mikäli tarkoituksena on käyttää verkkolomakkeita palautteiden antamiseen, tulee verkkolomakkeen olla osa sähköistä tiedonohjausta. Jo nyt verkkolomakkeisiin olisi lisättävä kohta diaarinumeron syöttämistä varten. - Toiseen alakohtaan "Hankesuunnitelman laadinta ja työryhmän kokoaminen voisi lisätä, tai tarvittaessa

7 ohjausryhmän asettaminen asiantuntijalle". 21. Muutosehdotukset kappaleeseen Hanke-ehdotuksen käsittely asiantuntijajaostossa Vastaajien määrä: 4 - Hanke-ehdotusten avoin ja julkinen palautekierros (jo ennen asiantuntijajaostoon viemistä) on hyvä hankkeen valmistelu voidaan keskeyttää jo varhaisessa vaiheessa, mikäli ehdotukselle ei löydy kannatusta - Luvussa todetaan että aloite JHS-suositushankkeeksi voi syntyä useammalla tavalla. Yhtenä tapana todetaan "saadaan aloite JHS-järjestelmän sidosryhmältä". Toivoisimme suosituksessa kuvattavan tarkemmin miten ao sidosryhmä voi aloitteen toimittaa asiantuntijajaostolle esim. ei-henkilöön sidottu asiantuntijajaoton postilaatikko tai muu vastaava - Kohta Saadaan aloite (hanke-ehdotus) JHS-järjestelmän sidosryhmältä" ehdotetaan muutettavaksi muotoon JHS-sihteerille tai asiantuntijajaostolle osoitetaan aloite (hanke-ehdotus) JHS-suositukseksi. 22. Muutosehdotukset kappaleeseen Hankesuunnitelman laadinta ja työryhmän kokoaminen - hankesuunnitelmasta lausuntopyyntö Suomen Standardisoimisyhdistys SFS ry:lle. Lisäys: Tässä olisi hyvä kuvata, miksi SFS:ltä pyydetään lausuntoa, erittely asioista. - Suositusten laadinnassa tulisi kiinnittää huomiota siihen, että työ on selkeästi rajattu ja kohdentuu selkeästi määrättyyn ongelma-alueeseen julkishallinnossa. Suositusten tulee myös selkeästi huomioida myös muut jo valmiit ja valmisteilla olevat suositukset. Valmisteluprosessissa tulisikin varata mahdollisuus siihen, että hankkeita rajataan tai kohdennetaan uudestaan jo hankkeen aikana jos tarve niin vaatii. 23. Muutosehdotukset kappaleeseen Hankkeen käynnistämisen hyväksyminen 24. Muutosehdotukset kappaleeseen Luonnoksen valmistelu - Nyt kommenteilla oleva päivitys JHS 136 suosituksesta ei olennaisilta osin tuo muutosta nykyiseen käytäntöön. Ottaen huomioon sen, että useissa tapauksissa osallistuminen hanketyöskentelyyn tapahtuu henkilöiden muiden töiden ohella ja hankkeet saattavat kestää pitkäänkin, olisi hyvä kiinnittää suosituksessa huomiota siihen, miten hankkeiden läpivientiä ja suunnitelmallisuutta voidaan parantaa. Ehdotamme, että hankkeen käynnistämisen edellytyksenä olisi hyväksyttävissä oleva realistinen projektisuunnitelma ja että suosituksen lisättäisiin alaluku ja väliin jossa työryhmä laatii hyväksyn hankesuunnitelman pohjalta varsinaisen työsuunnitelman, jossa osallistuvien tahojen panos käy selkeästi ilmi. Muutoinkin itse suosituksen valmistelulle olisi syytä antaa paremmat ohjenuorat kuin mitä tässä suosituksessa on esitetty. JHS-numeron antaminen jo valmisteluvaiheessa saattaa aiheuttaa hämmennystä. Valmisteilla oleva suositus voidaan kokea jo valmiiksi suositukseksi. JHS-numeron käyttämättä jättäminen on ok, eikä aiheuttane ongelmaa, koska JHS-suositusten luettelossa on jo nyt aukkoja lakkautettujen suositusten kohdalla. Editorien roolia hanketyöskentelyn tukijoina tulee vahvistaa. Hankkeen vetäjä on usein ensikertalainen JHS-työssä, editorilla tai muulla jaoston nimeämällä henkilöllä tulisi olla kokemusta hankkeiden työtavoista ja yhteisistä käytännöistä. Editorien rooli tulee muutenkin olla samankaltainen eri hankkeissa. Myös sihteeristöllä olisi hyvä olla aktiivinen rooli JHS-työn koordinoinninssa. Olisi tärkeää, että ei tehtäisi päällekkäistä työtä muiden tietorakenteita, määrityksiä ym. valmistelevien työryhmien kanssa. Suositusten sisällöllistä yhdenmukaisuutta tulisi kehittää mm. siten että samankaltaiset asiat esitetään eri suosituksissa samalla tavoin, kuten esimerkiksi metatietotaulukot. - Suosituksille voitaisiin aina kiinnittää numeron jo silloin, kun valmistelu aloitetaan. Luonnoksen valmistelun yhteydessä tulisi mainita yhteisen termistön käyttö, jotta eri suosituksissa ei käytettäisi termejä ristiriitaisesti.

8 25. Muutosehdotukset kappaleeseen Palautekierros Vastaajien määrä: 4 - Palautekierrosten pituudet ovat tähän saakka olleet liioitellun mittaiset ja hidastaneet prosessia. Palautekierrosten aikoja on luonnoksessa lyhennetty. 1. palautekierroksen aikaa on lyhennetty kuudesta viikosta neljään viikkoon ja 2. palautekierroksen kolmesta viikosta kahteen viikkoon. Toisaalta palautteen koostamiselle pitää antaa tarpeeksi aikaa palautteen antajille. Ongelma ei ole niinkään palautekierroksen pituus vaan työryhmien työskentelyn pitkittyminen. Palautekierrokseen tulisi voida varautua jo etukäteen siten, että jo hankesuunnitelmavaiheessa olisi selvillä ne tahot, joilta palautetta tullaan pyytämään ja näiltä pyydetään kommentit jo hankesuunnitelmaan siten, että kommentoijat voivat antaa tarvittaessa/mahdollisesti ohjausta jo hankkeen käynnistymisen ja hankkeen aikana. Kommentteja tulee voida prosessin aikana avoimemmin pyytää mahdollisilta intressitahoilta. Palautteiden käsittelyn kannalta webropolilla toteutettava palautekysely on kömpelö. Palautteet pitää viedä excel-taulukkoon niiden läpikäymiseksi, ja tämä on webropolin kanssa äärimmäisen työlästä. Pitää saada palautekierroksiltakin tieto rakenteiseen muotoon ja kaikille työryhmille yhtenäinen työkalu palautteiden käsittelyyn. - Tällä hetkellä on ollut epäselvyyttä toisen palautekierroksen vastaajasta. Ilmeisesti ainakin toisinaan toisen palautekierroksen kyselyt on lähetetty henkilökohtaisesti ensimmäisen kierroksen vastauksen laatineelle henkilölle vaikka vastaus olisi alun perin lähetetty organisaation nimissä. Ehdotamme, että sekä ensimmäisen että toisen kierroksen vastaukset pyydetään samalta taholta eli jos ensimmäisellä kierroksella vastaaja on ollut organisaatio, niin se myös vastaa toisella kierroksella. - Valmistelun avoimuutta voisi lisätä koko valmisteluprosessin aikana, siten että luonnoksen eri versiot olisivat jatkuvasti julkisesti kommentoitavina. Tällöin voisi ehkä luopua kaksivaiheisesta palautekierroksesta tai muuttaa sen ehdolliseksi (esim. toinen kierros vain, jos ensimmäisellä on ehdotettu luonnoksen hylkäämistä). 26. Muutosehdotukset kappaleeseen Luonnoksen käsittely asiantuntijajaostossa Vastaajien määrä: 2 - Palautekoostetaulukko: Vastineen perään kirjataan -sarakkeen tyhjiin kohtiin myös kirjausmalli tai -kuvaus. 27. Muutosehdotukset kappaleeseen Luonnoksen käsittely JUHTAssa Vastaajien määrä: 2 - Viimeinen lause, ei uutta kaksivaiheista palautekierrosta, etenkään tässä kuvatussa tilanteessa jossa se on jo tehty kertaalleen. Yksivaiheinen palautekierros. 28. Muutosehdotukset kappaleeseen Suosituksen julkaiseminen ja tiedottaminen Vastaajien määrä: 5 - julkaistaan JHS-järjestelmän verkkosivuilla,... Lisäys: + Linkki verkkosivulle? - Otettava käyttöön nykyaikaiset tiedotuskanavat. Tiedotusta tärkeistä suosituksista voisi tehdä jo valmisteluprosessin aikana mm. Twirrerissä. Some-kanavia tulisi käyttää aktiivisesti myös suosituksen valmistuttua. Tietoiskut voisivat olla esim. tärkeiden kohtien nostaminen twitteriin. - JHS-suositusten sisällön tulisi olla saatavilla rakenteisessa muodossa, jotta tietosisältö olisi paremmin hyödynnettävissä eri palveluissa (palveluita ja tietojärjestelmiä kehitettäessä). - Kuten kommentissa kohtaan todettiin, suositusnumero voitaisiin kiinnittää jo valmisteluvaiheessa, mutta suosituksen otsikkoa (nimeä) voidaan muokata myöhemminkin. Tämä yksilöisi suosituksen myös silloin, kun sen sanallinen otsikko muuttuu joksikin muuksi. Ehdotetaan lisättäväksi teksti Työryhmät voivat lisäksi hyödyntää haluamiaan viestintä- ja vuorovaikutuskanavia, kuten sosiaalista mediaa omien toiveidensa ja tarpeidensa mukaisesti koko jhs-suosituksen valmistelun ajan. Suosituksista olisi hyvä saada myös ruotsinkieliset versiot, mielellään julkaisemisen yhteydessä tai mahdollisimman pian sen jälkeen.

9 29. Muutosehdotukset kappaleeseen Suosituksen ylläpito ja lakkauttaminen Vastaajien määrä: 4 - on tarjottava kanava... Tähän lisää kanavan linkki (jos vakiokanava on jo olemassa) ja muut tarvittavat tiedot? vanhentunut suositus voidaan lakkauttaa... Suosituksen elinkaaren visualisointi? - Käyttöönotto- ja ylläpitosuunnitelmaan sisältyvät ehdotukset: työryhmän tulee antaa myös ehdotukset käännösversioista. Tämä oli vanhassa JHS 136:ssa, mutta on nyt poistettu päivitysversiosta. Kuka ehdottaa ja päättää suosituksen kääntämisestä uuden JHS-menettelyn mukaan? - Ensimmäinen kappale. Ehdotetaan muotoilua asiantuntijajaosto tarkistaa suosituksen ajantasaisuuden säännöllisin väliajoin, erityisesti niiden ajantasaisuustarkistusaikoina, jhs-sihteerin esityksestä. Tekstissä voisi myös todeta, että jhs-suositus voidaan ottaa uudelleen käsittelyyn myös, mikäli se saa paljon tai toistuvaa palautetta tai korjausehdotuksia jo voimassaoloaikanaan. Tämäkin lisäisi avoimuutta ja vuorovaikutusta, sekä kannustaisi antamaan palautetta jhs-suosituksista. 30. Muutosehdotukset kappaleeseen 6.3 Suosituksen muuttaminen julkisen hallinnon tietohallinnon standardiksi - Valtiovarainministeriö voi tietohallintolain nojalla päättää,... Päätösprosessin voisi kuvata?...ainoastaan valtiovarainministeriön päätöksellä. Päätöksentekoketjun kuvaus? - Standardin muuttaminen asetukseksi jää selittämättä. - Kts. kohta Muutosehdotukset kappaleeseen 7. Avoimuusperiaatteet 32. Muutosehdotukset kappaleeseen 8. Opastavat tiedot