JHS XXX Kehittämisprojektien ohjaus ja hallinta julkisessa hallinnossa

Transkriptio

1 JHS XXX Kehittämisprojektien ohjaus ja julkisessa hallinnossa /14

2 SISÄLLYSLUETTELO 1 HANKKEEN LÄHTÖKOHDAT Hankkeen perustamisen tausta Hankkeen tavoitteet Hankkeen sidosryhmät Hankkeen edellytykset 5 2 HANKKEEN KUVAUS Suosituksen aihe Soveltamisala Suhde muihin suosituksiin Avoimuusperusteet Hankkeen sisältö ja rajaukset Hankkeen lopputulokset Dokumentit ja materiaalit Työvälineet ja -menetelmät 9 3 HANKKEEN ORGANISAATIO Hankkeen koordinointi JHS-työryhmä 9 4 MENETELMÄT JA MALLIT 10 5 HANKEMENETTELY JA HANKKEESSA NOUDATETTAVAT KÄYTÄNNÖT Vastuut ja valtuudet Seuranta ja raportointi Muutosmenettely 12 6 HYVÄKSYMISMENETTELY Työryhmän päätöksenteko Palautteen kerääminen ja huomioiminen Suosituksen hyväksyminen Suosituksen julkaiseminen ja tiedottaminen 13 7 HANKKEEN RISKIT /14

3 8 LAADUNVALVONTA 13 Version Versio Päivä Muutos Tekijä Tila Hyväksymispäivä Jaakko Timperi alustava Jaakko Timperi Tommi Oikarisen kommentit huomioitu Lisätty kohdemäärittelyn tarkennus Tommi Oikarinen Pieniä stilisointeja Tommi Oikarinen Kohtia 2.3 ja 4 sekä liitettä 2 päivitetty kommenttien perusteella Jaakko Timperi Kappaletta 1.1. stilisoitu. Kohtaa 2 päivitetty kuvien perusteella Tommi Oikarinen Viimeistelty JHS-jaoston käsittelyä varten Suvi Pietikäinen JHS-jaoston käsittelyyn Suvi Pietikäinen Hyväksytty JHSjaostossa /14

4 1 Hankkeen lähtökohdat JHS-suositusten tavoitteena on edistää sähköistä asiointia sekä tietojen ja rekistereiden yhteiskäyttöä julkishallinnossa. JHS-suosituksen kohteena on yleensä koko julkinen hallinto. 1.1 Hankkeen perustamisen tausta Julkishallinnon nykyisten tai uusien toimintamallien, järjestelmien ja palveluiden kehittämisellä tulisi tähdätä organisaation (liike)toiminnan ja strategiassa määriteltyjen tavoitteiden saavuttamiseen. Kehittäminen tehdään yleisimmin projekteina, joiden tulisi perustua ja saada valtuutuksensa toiminnan tavoitteista. Vaatimuksen täyttäminen vaatii, että projekteja johdetaan, ohjataan ja hallitaan siten, että ne saavuttavat kulloinkin niille asetetut tavoitteet aikataulussa, budjetissa ja vaaditulla laatutasolla. Hankkeen taustalla on julkisen hallinnon kehittämishankkeiden ja projektien ohjaukselle ja hallinnalle asetettujen vaatimusten tiedostaminen, ohjaukseen ja an liittyvien hyvien käytäntöjen osaamisen lisääminen sekä edellä mainittuja tarpeita tukevien menetelmien käyttö julkisen hallinnon organisaatioiden kehittämistoiminnassa. Hankkeelle on liittymäkohdat aikaisempiin suosituksiin ICT-palveluiden kehittämisestä, jotka luovat suositeltavat käytännöt kehittämiskohteiden tunnistamiseksi sekä kohteelle asetettavien vaatimusten määrittelemiseksi kohteen hankintaa ja toteutusta varten. Suositus kehittämisprojektien ohjauksesta ja hallinnasta luo julkisen hallinnon kehittäjille hyvän hallintotavan mukaiset käytännöt johtaa, ohjata ja hallita palveluiden kehittämisvaiheessa tunnistettujen tavoitteiden ja hyötyjen toteutumista erilaisissa kehittämisprojekteissa. 1.2 Hankkeen tavoitteet Kehittämisprojektien ohjaus ja julkisessa hallinnossa hankkeen tavoitteena on luoda JHS-suositus hyvän hallintotavan asettamista vaatimuksista kehittämisprojektien ohjaukselle ja hallinnalle sekä kuvaus niiden toteuttamiseen liittyvistä hyvistä käytännöistä. Suosituksessa kuvataan myös menetelmät apuvälineeksi ohjauksen ja hallinnan toteuttamiseksi kehittämistoimintaa toteuttavissa organisaatioissa. 1.3 Hankkeen sidosryhmät JUHTA Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta. Neuvottelukunta toimii valtiovarainministeriön yhteydessä ja sen toimialana on valtion ja kuntien tietohallintoyhteistyön suunnittelu ja tietohallintoyhteistyöhön liittyvien periaatteellisesti tärkeiden kysymysten käsittely. JUHTA luo yhtenäisiä valtionhallinnon ja kunnallishallinnon tietotekniikan, tietohallinnon ja sähköisten asiointipalvelujen kehittämislinjoja. JUHTAn tehtäviin edelleen kuuluu julkisen hallinnon tietotekniikan edistäminen ja sen käyttöä koskevien standardien ja hallinnollisten periaatteiden määrittelyä. Tätä tarkoitusta varten on perustettu JHS-järjestelmä. JUHTA vahvistaa JHSsuositukset. JHS-jaosto JUHTAn alaisuudessa toimiva, JHS-työtä ohjaava ryhmä. Jaosto käsittelee aloitteet JHS-työn käynnistämiseksi, varmistaa, että kaikki intressitahot tulevat kuulluiksi JHS-työn aikana ja tekee aloitteita sekä asettaa työryhmiä myös itse. JHS-jaosto käsittelee kaikki JHS-suositukset ennen kuin ne viedään JUHTAn hyväksyttäväksi. Lisäksi jaosto ohjaa JHS-valmistelutyötä ja seuraa hankkeiden etenemistä. Jaoston sihteeri ja jäsenet voivat myös osallistua suositustyöryhmiin. JHS-työryhmä JHS-työryhmän jäsenet yhteystietoineen on kuvattu kappaleessa 3.2 JHS-työryhmä. Muut sidosryhmät Julkisen hallinnon organisaatiot Valtion IT-arviointitoiminta /14

5 Johtaminen Seuranta Johtaminen Seuranta Johtaminen Seuranta Johtaminen Seuranta Valtion ja kuntien arkkitehtuurien kehittämishankkeet 1.4 Hankkeen edellytykset Hankkeen onnistumisen edellytyksenä on saada työhön mukaan keskeiset julkisen hallinnon kehittämisestä vastaavat organisaatiot ja hankkeet. Hankkeen edellytyksenä on, että kaikki työryhmän jäsenet ovat käytettävissä sovitun ajanjakson ja osallistuvat aktiivisesti JHS-työryhmätyöhön. 2 Hankkeen kuvaus 2.1 Suosituksen aihe Hyvän hallintotavan vaatimukset julkisen hallinnon kehittämisprojektien ohjauksessa ja hallinnassa: Suositus määrittää ja kuvaa yleiset vaatimukset hyvän hallintotavan toteuttamisesta erilaisissa julkisen hallinnon kehittämisprojekteissa. Suositus määrittää kehittämisprojektien johtamisessa, ohjauksessa, seurannassa sekä hallinnassa ja kehittämisen onnistumisen arvioinnissa suositeltavat toiminnan vaatimustasot, sekä niihin liittyvän ohjeistuksen julkisen hallinnon organisaatioiden vastuulliselle kehittämistoiminnalle. Suosituksessa otetaan kantaa mitä asioita kehittämistoiminnan ohjauksessa ja hallinnassa tulee huomioida julkisessa hallinnossa, sekä miten ohjaus ja on suositeltavaa toteuttaa riittävän informaation tuottamiseksi johtamisen, ohjauksen ja hallinnan eri tasoille ja siitä vastuussa oleville rooleille. Suosituksessa kuvataan hyvän hallintotavan vaatimukset kehittämistoiminnan eri vaiheille toiminnan ohjaukseen liittyvien tasojen kautta sekä kuvataan tasojen väliset yleiset riippuvuussuhteet, jotka sitovat yhteen myös suosituksen liitteenä olevat menetelmäkuvaukset. Hyvän hallintotavan vaatimus Vaatimukset kehittämistoiminnalle Tavoitteiden asettaminen Kehittämisen rahoitus Kehittämisen resursointi Ohjelma Projektisalkku Projekti Ohjelman tavoitteiden johtaminen Ohjaus Projektisalkun tavoitteiden asettaminen Projektisalkun rahoituksen johtaminen Projektisalkun resurssien johtaminen Projektin tavoitteiden asettaminen Projektin rahoituksen johtaminen Projektin resurssien johtaminen Tulosvastuu Tavoitteiden saavuttaminen Ohjelman tavoitteiden Hallinta Projektisalkun tavoitteiden Projektin tavoitteiden Budjetissa pysyminen Aikataulussa pysyminen Ohjelman rahoituksen Ohjelman resurssien Projektisalkuin rahoituksen Projektisalkun resurssien Projektin rahoituksen Projektin resurssien Ohjelmajohtamisen ja hallinnan menetelmät Projektisalkun johtamisen ja hallinnan menetelmät Projektin johtamisen ja hallinnan menetelmät Esimerkki: Tulosvastuun vaatimukset projektien ohjaukselle ja hallinnalle Suosituksen avulla julkisen hallinnon organisaatioille luodaan ohjeistus, jolla kehittämistoiminnan (projektit) johtamisesta, ohjauksesta ja varsinaisesta kehitystyöstä on mahdollista luoda organisaatioiden tavoitteiden toteutumista tukevia toimintamalleja, joiden avulla toiminnan tuloksellisuus, tehokkuus ja johdonmukaisuus sekä tulosvastuullisuus on mahdollista varmistaa /14

6 Vaatimukset Asiantuntemus / osaaminen Integraation Projektin hallinnan vaiheet Johtaminen Kohteen/ laajuuden Tulosvastuu Aikataulun Toteutuksen seuranta Tilivelvollisuus Kustannusten Avoimuus Laadun Henkilöresurssien Esisuunnittelu Suunnittelu Toteutus Päättäminen Vastuun selkeys Viestinnän Tehokkuus Riskien Hankintojen / sopimusten Esimerkki: Hyvän hallintotavan vaatimusten toteuttaminen projektinhallinnan osa-alueittain ja niiden rooli hallinnan eri vaiheissa. Suosituksen liitteet: Projektin- ja projektisalkun menetelmä Kehittämishankkeiden onnistuminen ja niiden vastaaminen organisaatioiden tavoitteisiin vaatii niiden toteutukselta suunnitelmallisuutta ja riittävän hyvää reagointikykyä kehittämisympäristössä tapahtuviin muutoksiin. Projektin- ja projektisalkunmenetelmien, -mallien ja työvälineiden lisääntyvä käyttö osoittavat suoraan, että projektinhallinnan osaamisella, prosesseilla, työvälineillä ja tekniikoilla on merkittävä vaikutus kehittämistyön onnistumiseen. Kehittämisprojektien ohjauksen ja hallinnan vaatimusten toteuttamisen helpottamiseksi suositus kuvaa myös menetelmät projektien ja projektisalkkujen a varten. Kuvattavat ohjaus- ja menetelmät perustuvat olemassa oleviin kansainvälisiin standardeihin, joista suosituksen liitteeksi kuvataan julkishallinnolle sopiva laajuus. Projektisalkunmenetelmän ja välineiden kautta organisaatioiden on mahdollista luoda näkymä omiin kehittämisprojekteihin ja niiden toteutukseen kehittämisen elinkaaren aikana. Hyvän projektisalkunhallinnan avulla organisaatio pystyy tarkastelemaan kehittämishankkeitaan kokonaisuutena, seuraamaan projektiensa tavoitteenmukaisuutta, linkittämään toisistaan riippuvuussuhteessa olevat projektit sekä sijoittamaan käytettävissä olevat resurssit tehokkaasti eri kehittämiskohteisiin. Projektin- ja projektisalkunmenetelmän avulla organisaatioille on mahdollista luoda itselleen käytännöt omien tavoitteiden saavuttamiseksi kehittämistyöllä ja niiden toteutumisen varmistamiseksi eri kehittämiskohteissa käytettävissä olevilla resursseilla. Projektinmenetelmän avulla organisaatioiden kehittäjille pystytään muodostamaan systemaattinen ja läpinäkyvä tapa ohjata ja hallita kehittämisprojekteja. Hyviin käytäntöihin perustuva projektinmenetelmä tarjoaa apuvälineitä kehittämiskohteiden suunnitteluun, seurantaan ja riskien an sekä projektin tavoitteiden ja toteutuksen hallittuun muuttamiseen, kun muutoksia työn aikana tapahtuu. Hankkeen toteutus: Suosituksen toteutuksen ensimmäisessä vaiheessa määritellään suosituksessa käytettävät määritys hyvälle hallintotavalle ja päätetään mitä niistä painotetaan suosituksessa. Käsitemäärittelyn jälkeen määritellään ja kuvataan hyvän hallintotavan vaatimukset kehittämistoiminnan johtamiselle, ohjaukselle sekä hallinnalle joita vielä tarkennetaan yleisimpien ohjaus- ja malleihin sopiviksi, jotta vaatimus voidaan konkretisoida tekemisen tasolle /14

7 Käynnistys ja organisointi Käsitemäärittely Hyvä hallintotapa Vaatimusten kuvaaminen Vaatimukset ohjelmien johtamiselle ja hallinnalle Menetelmien kuvaaminen Ohjelma johtaminen ja Vaatimukset projektisalkun johtamiselle ja hallinnalle Projektisalkun johtaminen ja Vaatimukset projektien johtamiselle ja hallinnalle Projektin johtaminen ja Viimeistely Lausuntokierros ja viimeistely Vaatimusten ja niiden toteuttamiseen liittyvien käytäntöjen jälkeen kuvataan julkishallinnon käyttöön perusmenetelmät ohjelmien, projektisalkkujen ja projektien a varten, jotka implementoimalla osaksi kehittämistyötään organisaatiot voivat varmistaa riittävän informaation muodostumisen projektien johtamista, ohjausta ja a varten. 2.2 Soveltamisala Suosituksen kohderyhmiä ovat: julkisen hallinnon organisaatioiden johto julkisen hallinnon toiminnan ja prosessien kehittäjät julkisen hallinnon tietojärjestelmien kehittäjät järjestelmäkehityshankkeiden vetäjät ja asiantuntijat. 2.3 Suhde muihin suosituksiin Suositus on jatkoa seuraaville suosituksille: JHS 171 ICT-palvelujen kehittäminen: Kehittämiskohteiden tunnistaminen JHS 172 ICT-palvelujen kehittäminen: Esiselvitys JHS 173 ICT-palvelujen kehittäminen: Vaatimusmäärittely Suositus linkittyy seuraavien suositusten kanssa osaksi laajempaa kehittämisen mallia: JHS xxx Kokonaisarkkitehtuurin suunnittelu Myös mahdollisesti myöhemmin hankkeistettava suositus kokonaisarkkitehtuurin mallista liittyy olennaisesti tähän suositukseen. 2.4 Avoimuusperusteet Työ on julkista ja siitä tiedotetaan aktiivisesti JHS-järjestelmän viestintäkanavia käyttäen /14

8 2.5 Hankkeen sisältö ja rajaukset Hankkeeseen sisältyy JHS-suositusta varten tehtävä dokumentointi, työryhmän kokous- ja työpöytätyöskentely sekä teknisen kirjoittajan/editorin työtehtävät. 2.6 Hankkeen lopputulokset Dokumentit ja materiaalit Hankkeen tuotoksena syntyvät seuraavat dokumentit: Dokumentit ja materiaalit Dokumentin tarkoitus 1 Hankkeen 1.1 Hankesuunnitelma Hankesuunnitelma sisältää JHS-suositushankkeen aikataulun ja työsuunnitelman. Liitteenä ovat viestintäsuunnitelma ja käyttöönotto- ja ylläpitosuunnitelma 1.2 Hankean liittyvien projektikokousten muistiot Hankehallinnan projektikokouksista työryhmän vetäjän ja hankekoordinaattorin (ja JHS sihteerin) välillä pidetään muistioita tarpeen mukaan. 2 JHS-työ 2.1 JHS-suositus JHS suositusdokumentti. 2.2 Työryhmän muistiot Muistiot sisältävät mm. työryhmän kokouksissa käsitellyt ja päätetyt asiat sekä raportoinnin hankkeen etenemisestä. 2.3 Käyttöönotto- ja ylläpitosuunnitelma Sisältää mm. tiedon tarvittavista käyttöönottoon ja ylläpitoon liittyvistä vastuutahoista. 3 Palautekierros 3.1 Palautelomake JHS-dokumentista annetaan palautetta web-lomakkeella Webropol sovelluksen avulla. 3.2 Palauteyhteenveto Palauteyhteenveto dokumentti sisältää palautteena saadut kommentit yhteen dokumenttiin koottuna. 4 Viestintä ja tiedotus 4.1 Viestintäsuunnitelma Viestintäsuunnitelma sisältää tiedot viestinnän aikatauluista, vastuista ja käytettävistä välineistä (wwwsivut, uutiskirje, tiedote jne.) 4.2 JHS suosituksen omat sivut Kullekin JHS-suositus -hankkeelle luodaan omat sivut JHSsuositukset sivustolle. 4.3 Tiedotteet JHS-hankkeen tilanteesta ja aikataulusta tehtävä tiedote joka julkaistaan joko hankkeen omilla sivuilla tai etusivulla. 4.4 JHS-uutiskirjeet Mm. julkaistuista ja tekeillä olevista JHS-suosituksista tehty uutiskirje, joka lähetetään sähköpostilla jakelulistalla oleviin osoitteisiin. Kaikki voivat liittyä jakelulistalle /14

9 2.6.2 Työvälineet ja -menetelmät JHS-työryhmän käyttöön avataan tarvittaessa oma työtila KuntaIT:n Wiki-sivustoilla. Työryhmän jäsenille luodaan tunnukset työtilaan. Kaikki JHS-suositusta varten kerätty materiaali ja dokumentin eri versiot säilytetään ja jaetaan kyseisen työtilan kautta. JHS-suosituksen kokoamistyön aikana suosituksen tilasta ja aikatauluista kerrotaan suosituksen omilla sivuilla ( Palautekierros toteutetaan Webropol sovelluksen avulla. Kootut palautteet käsitellään työryhmässä. 3 Hankkeen organisaatio 3.1 Hankkeen koordinointi JHS-sihteeri Hankkeen koordinointi Pekka Niemi JHS-koordinaattori Suvi Pietikäinen pekka.niemi(at)vm.fi suvi.pietikainen(at)netum.fi 3.2 JHS-työryhmä JHS-työryhmä Työryhmän vetäjä Tommi Oikarinen, KuntaIT tommi.oikarinen(at)vm.fi Työryhmän editori Jaakko Timperi, Netum Oy jaakko.timperi(at)netum.fi Työryhmän jäsenet Asiantuntijat /14

10 4 Menetelmät ja mallit Projektin ja projektisalkun menetelmän kehittäminen toteutetaan erillisenä JHS-suositushankkeena ja sen toteuttamiseen kootaan työryhmä julkishallinnon ja asiantuntijayritysten edustajista. Projektin ja projektisalkunmenetelmä kytketään johonkin olemassa olevaan standardiin viitekehykseen, joka lokalisoidaan vastaamaan Suomen julkishallinnon tarpeita. Menetelmäsuositus sisältää varsinaisen menetelmäkuvauksen (malli, prosessit, roolit ja tehtävät) lisäksi menetelmän käytössä tarvittavat kuvauspohjat. 5 Hankemenettely ja hankkeessa noudatettavat käytännöt Hankesuunnitelmaan tehdyt muutokset kirjataan aina hankesuunnitelman muutoshistoriaan. Hankkeen seuranta- ja hallinnolliset asiat käsitellään säännöllisissä kokouksissa hankekoordinaattorin ja JHS-sihteerin välillä. Hankkeen edistymisen pohjana on tämä suunnitelma. Suunnitelmaa päivitetään ja muutetaan, kun hankkeessa on muutoksista yhteisesti sovittu. Hankekoordinaattori päivittää hankesuunnitelman. Hankkeen toteutuksesta vastaa JHS-työryhmä. 5.1 Vastuut ja valtuudet Rooli JHS-sihteeri Tehtävät ja vastuut Nimetä hankkeelle vetäjä hankekoordinaattorin ehdotusten perusteella. Raportoida kuukausitasolla JHS-jaostolle ja JUHTAlle hankkeiden toteutuneista työmääristä, kustannuksista sekä tilanteesta. Huolehtia suositusta koskevasta tiedotuksesta ja julkaisemisesta JHS koordinaattorin kanssa. Järjestää toimipisteestään tai muualta neuvottelutilat yhteistilaisuuksille yhdessä JHS-koordinaattorin kanssa Organisoida ja ohjata JHS-työryhmän yhteistyötä hankkeen vetäjän ja JHS-koordinaattorin kanssa. Hankesuunnitelman tarkistaminen ja hyväksyminen yhteisesti sovitun aikataulun mukaisesti. Mahdollisten kolmansien osapuolien resursointi ja. Toimia aktiivisesti ja ratkaisukeskeisesti pyrkien varmistamaan hankkeen tavoitteiden saavuttaminen. Rooli Hankekoordinaattori Tehtävät ja vastuut Etsiä ja varata alustavasti tarvittavat tekniset kirjoittajat ja itsenäiset asiantuntijat ja sopia kirjoittajasta tai asiantuntijasta JHS-sihteerin kanssa /14

11 Raportoida kuukausitasolla JHS-sihteerille hankkeen toteutuneista työmääristä, kustannuksista sekä tilanteesta. Huolehtia suositusta koskevasta tiedotuksesta ja julkaisemisesta JHSsihteerin ohjauksessa Organisoida ja ohjata JHS-työryhmän yhteistyötä hankkeen vetäjän ja JHS-sihteerin kanssa. Raivata tarvittaessa aikaa asiantuntijoiden kalenterista, jotta hanke voidaan viedä läpi sovitussa aikataulussa. Järjestää toimipisteestään tai muualta neuvottelutilat yhteistilaisuuksille JHS-sihteerin apuna. Mahdollisten kolmansien osapuolien resursointi ja. Toimia aktiivisesti ja ratkaisukeskeisesti pyrkien varmistamaan hankkeen tavoitteiden saavuttaminen. Rooli Työryhmän vetäjä Tehtävät ja vastuut Organisoida ja ohjata yhteistyötä JHS-työryhmässä Käydä läpi hankesuunnitelma sekä hankkeeseen liittyvät vaiheet (mm. työryhmävaihe, palautekierros, julkaisu) yhdessä työryhmän jäsenten kanssa. Osallistua aktiivisesti työpajoihin ja mahdollisiin asiantuntijoiden haastatteluihin. Toteuttaa sovitun mukaisesti työpajoissa sovitut kotiläksyt (esim. tiedon keruu tms.). Dokumenttien tarkistaminen ja hyväksyminen yhteisesti sovitun aikataulun mukaisesti. Toimia aktiivisesti ja ratkaisukeskeisesti pyrkien varmistamaan hankkeen tavoitteiden saavuttaminen. Rooli Työryhmän jäsen Tehtävät ja vastuut Osallistua aktiivisesti työpajoihin ja mahdollisiin asiantuntijoiden haastatteluihin. Toteuttaa sovitun mukaisesti työpajoissa sovitut kotiläksyt (esim. tiedon keruu tms.). Avoimuus ja kommunikointi tarvittavien henkilöiden kanssa. Toimia aktiivisesti ja ratkaisukeskeisesti pyrkien varmistamaan hankkeen tavoitteiden saavuttaminen. Rooli Tekninen Tehtävät ja vastuut Tuottaa sovittu JHS-dokumentaatio sekä muut JHS:n laatimiseen liittyvät /14

12 kirjoittaja/ editori dokumentit yhteistyössä muiden työryhmän jäsenten kanssa. Noudattaa JHS-suosituksen kirjoittamiseen annettuja ohjeita ja kirjoittaa suositus oikealle dokumenttipohjalle oikein muotoiluin. Osallistua aktiivisesti työpajoihin ja mahdollisiin asiantuntijoiden haastatteluihin. Raportoida kuukausitasolla hankekoordinaattorille hankkeen tilanteesta ja aikataulusta sekä työmääristä. Toimia avoimesti ja kommunikoida riittävästi tarvittavien henkilöiden kanssa. Toimia aktiivisesti ja ratkaisukeskeisesti pyrkien varmistamaan hankkeen tavoitteiden saavuttaminen. Tekninen kirjoittaja/editori voi toimia myös työryhmän vetäjänä. 5.2 Seuranta ja raportointi Hankkeen toteutuneita työmääriä ja kustannuksia sekä hankkeen etenemistä seurataan kuukausitasolla. JHS-työryhmän vetäjä raportoi JHS-hankekoordinaattorille hankkeen etenemisestä jokaisen kuukauden viidenteen päivään mennessä (kts. erillinen hankeraportointi pohja). o o Työryhmän kokousten lukumäärä Hankkeen tilannekatsaus (missä vaiheessa mennään, aikataulu ja mahdolliset ongelmat) JHS-hankekoordinaattori koostaa kaikista hankkeista yhteisen raportin JHS-sihteerille jokaisen kuukauden viidenteen päivään mennessä. Tekninen kirjoittaja/editori laatii kokousmuistion viiden arkipäivän kuluessa kokouksesta. Työryhmän vetäjä tarkistaa muistion, jonka jälkeen se toimitetaan työryhmälle, JHS-sihteerille ja hankekoordinaattorille. Muistiot julkaistaan myös hankkeen verkkosivulla. Hankekoordinaattori pitää yllä hankkeen verkkosivua. 5.3 Muutosmenettely Tässä hankkeessa tuotettavaan JHS-dokumenttiin tehtävät muutokset tehdään palautekierroksen jälkeen JHS-työryhmässä (kts. kohta Palautteen kerääminen ja huomioiminen). 6 Hyväksymismenettely JHS-suosituksen hyväksymismenettely (palautekierros, suositusluonnoksen käsittely) on kuvattu JHS 136 Menettelytavat JHS-työssä -suosituksessa. Seuraavissa kappaleissa on kuvattu lyhyt yhteenveto menettelytavoista. 6.1 Työryhmän päätöksenteko Työryhmän päätöksenteko perustuu konsensukseen, jolla tarkoitetaan sitä, että merkittävä osa työryhmän jäsenistä tukee päätöstä Palautteen kerääminen ja huomioiminen JHS-jaosto sopii suositusta laativan JHS-työryhmän/yksittäisen asiantuntijan kanssa palautteen keräämisestä. Palautetta pyydetään ministeriöiltä, keskeisiltä valtion virastoilta ja laitoksilta, Kuntaliitolta ja tapauskohtaisesti valituilta palautteenantajilta /14

13 Palautepyynnöt julkaistaan myös JHS-järjestelmän www-sivuilla ja suositusluonnokset ovat vapaasti kaikkien kommentoitavissa. Palautteen perusteella päivitetty suositusluonnos ja palauteyhteenveto toimitetaan JHS-jaostolle jatkokäsittelyä varten Suosituksen hyväksyminen Suositusluonnos, palauteyhteenveto ja käyttöönotto- ja ylläpitosuunnitelma käsitellään JHSjaostossa. JHS-jaosto päättää suositusluonnoksen käsittelyn jatkotoimenpiteistä. JHS-jaosto toimittaa suositusluonnoksen JUHTAlle hyväksyttäväksi ja tekee JUHTAlle myös esityksen suosituksen voimassaoloajasta. JHS-sihteeri huolehtii siitä, että JHS-ehdotus on valmis vietäväksi JUHTAn käsittelyyn. JUHTAlle toimitetaan lopullinen versio suosituksesta ja käyttöönotto- ja ylläpitosuunnitelma. JUHTA hyväksyy suosituksen sellaisenaan, tai palauttaa sen JHS-jaostolle Suosituksen julkaiseminen ja tiedottaminen Hyväksytylle suositukselle annetaan JHS-numero ja se julkaistaan JHS-järjestelmän www-sivuilla, josta suosituksen teksti on vapaasti haettavissa. Suosituksia ei julkaista paperimuodossa. Julkaisemisesta tiedotetaan eri tiedotuskanavia käyttäen. Tärkeimmät tiedotuskanavat ovat JHSjärjestelmän verkkosivut, joilla julkaistaan kaikki suositukset ja tietoa meneillään olevista hankkeista sekä JHS-jakelulista. 7 Hankkeen riskit No Riskin kuvaus Vastuu- henkilö Toimenpide Sija 1 Henkilöiden tavoitettavuus ja osallistuminen työryhmän kokouksiin 2 Avainhenkilöiden sairastuminen Suvi Pietikäinen, Tommi Oikarinen työryhmän jäsenet Kokoukset sovitaan kaikkien ollessa paikalla ja kaikille sopiviksi ajankohdiksi. Varahenkilöiden käyttö. Riskien seuranta perustuu viikoittaiseen hankkeen tilannearviointiin siitä, onko edetty suunnitellun aikataulun mukaisesti ja saavutettu asetetut tavoitteet. Hankkeen vaikeudet ilmenevät suunniteltujen töiden myöhästymisenä sovituista aikatauluista. JHS-sihteeri ja JHS-koordinaattori käyvät läpi vähintään kerran kuukaudessa projektin eri osien valmistumisasteen ja pyrkivät havaitsemaan ongelmakohdat mahdollisimman nopeasti. 8 Laadunvalvonta Alla on taulukoituna hankkeen laatukriteerit. Taulukossa on myös mainittu laatukriteeriin liittyvä todentamistapa. Prioriteetti Kriteeri Mittari Tavoite Perustelut 1 Hankkeen tehtävät saadaan tehtyä Ovatko tehtävät valmiita ajoissa? Kaikki palautettavat dokumentit ovat /14

14 ajoissa 1 Dokumentointi katselmoidaan 1 Työmäärä-arvioissa pysyminen Tarkistettujen dokumenttien osuus. Tehdyt/suunnitellut tunnit valmiita katselmointiin vähintään kaksi päivää ennen sovittua päivää. Muiden dokumenttien tulee valmistua ajoissa. Työryhmäläiset lukevat ja kommentoivat palautettavat dokumentit Ylityksiä vain muutamissa kohteissa. Kokonaisarvio ei saa ylittyä yli 10% /14