VTJkyselyn hallintapalvelut. Käyttäjän ohje VTJkyselyn hallintapalveluihin. Vain kunnan sisäiseen käyttöön

Transkriptio

1 VTJkyselyn hallintapalvelut Käyttäjän ohje VTJkyselyn hallintapalveluihin Vain kunnan sisäiseen käyttöön

2 KÄYTTÄJÄN OHJE 2 (31) Sisällysluettelo 1 VTJ-ylläpidon käyttöehdot Johdanto Vastuukäyttäjä (täydet hallintapalveluoikeudet) Pääkäyttäjä (rajatut hallintapalveluoikeudet) Organisaatio Rooli Ylläpitoroolien hyväksymisprosessi Kirjautuminen ja käyttäjien hallinta Kirjautuminen palveluun Ensimmäinen kirjautuminen VTJkyselyn hallintapalveluihin Kirjautuminen organisaatiokortilla Palvelun etusivu Uuden käyttäjän esittäminen Käyttäjäesityksen asiakashyväksyminen Käyttäjän hyväksyminen Väestörekisterikeskuksessa ja käyttäjätunnuksen välittäminen Käyttöoikeuden päättäminen Tilapäinen estäminen VTJ-ylläpidon käyttöoikeuksien muutokset Käyttäjän käyttöoikeusroolin vaihtaminen toiseen Käyttäjän yksikön vaihtaminen samassa organisaatiossa Uuden roolin määrittely Organisaatioiden hallinta Perustiedot Organisaation kaikkien käyttäjien hakeminen Roolien tuotteet Yhteyshenkilö Roolit Yhteystiedot Ongelmat kirjautumisessa Häiriöt ja muut käytön ongelmat Palaute Ratkaisuja ongelmatilanteisiin... 31

3 KÄYTTÄJÄN OHJE 3 (31) VTJKYSELYN HALLINTAPALVELUT VTJ-ylläpidolla tarkoitetaan tässä ohjeessa VTJ-ylläpitokäyttöliittymää. 1 VTJ-ylläpidon käyttöehdot Henkilöiden, jotka ovat saaneet henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan väestötietojärjestelmän ylläpitoa varten, tulee noudattaa seuraavia ohjeita. Käyttäjä saa käyttää väestötietojärjestelmän tietoja vain Väestörekisterikeskuksen ja kunnan VTJ-ylläpitoa varten solmimassa rekisterinpitäjäsopimuksessa tai rakennustietojen ilmoittamisluvassa mainittuihin työ- ja virkatehtäviin. Kaikessa tietojen käsittelyssä tulee noudattaa huolellisuutta ja hyvää tietojenkäsittelytapaa. Tietojen käyttö tai katselu käyttäjän henkilökohtaisiin tarkoituksiin on ehdottomasti kielletty. Väestötietojärjestelmän tiedot eivät ole julkisia, eikä tietoja saa luovuttaa sivullisille. Käyttäjä saa tallentaa VTJ-ylläpitokäyttöliittymässä olevista tiedosta oman organisaationsa rekistereihin ainoastaan sellaiset tiedot, joiden tallentamiseen käyttäjällä on lain nojalla oikeus. Tietoja käytettäessä on kiinnitettävä erityistä huomiota henkilötietolain (523/1999) säännöksiin. Väestörekisterikeskus valvoo VTJ-ylläpidon tietojen käyttöä. Jokaisesta tehdystä toimenpiteestä tallentuu käyttäjän käyttäjätunnus, ajankohta (päiväys ja kellonaika) sekä tieto siitä mitä tietoja on käsitelty. Väestötietojärjestelmän ylläpitoon liittyvän valvonnan seurauksena rekisterihallinnon viranomainen voi käyttöoikeuksien väärinkäytöksen havaittuaan antaa käyttäjälle huomautuksen. Merkittävässä väärinkäytöstapauksessa voidaan väärinkäytökseen syyllistyneen käyttäjän käyttöoikeutta rajoittaa tai käyttöoikeus katkaista. Merkintä käyttöoikeuden katkaisemisesta tehdään myös käyttäjärekisteriin. Mikäli väärinkäytös on ollut niin vakava, etteivät hallinnolliset toimenpiteet ole riittäviä väärinkäytöksen seuraamuksena, tehdään asiasta rikosilmoitus. Päätelaitteet, joilta tehdään rakennushanke-, rakennus ja huoneistotietojen sähköistä ilmoittamista tai VTJ-ylläpitoa väestötietojärjestelmään tulee sijaita Kunnan hallinnassa olevissa tiloissa. Väestötietojärjestelmän etäkäyttö Kunnan tilojen ulkopuolella on kielletty. Käyttäjän on välittömästi yhtäjaksoisen työskentelyn päätyttyä kirjauduttava ulos VTJylläpidosta ja varmistuttava palveluun liittyvien selainikkunoiden sulkemisesta työasemalla sekä tarvittaessa huolehdittava selaimen välimuistin tyhjentämisestä. VTJ-ylläpitoa saavat käyttää vain ne henkilöt, joille on myönnetty käyttöön oikeuttava henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Käyttäjätunnus ja salasana ovat käyttäjän vastuulla, eikä niitä saa antaa muiden tietoon. Käyttäjä on vastuussa niistä vahingoista, jotka aiheutuvat käyttäjätunnuksen ja salasanan tai asiointikortin PIN-koodin paljastumisesta muille henkilöille käyttäjän huolimattomuudesta johtuen.

4 KÄYTTÄJÄN OHJE 4 (31) Jos käyttäjä epäilee, että käyttäjätunnus tai salasana on saattanut joutua ulkopuolisten tietoon, niin hänen tulee ilmoittaa asiasta välittömästi oman organisaationsa VTJ-kyselyn hallintapalveluiden pää- tai vastuukäyttäjälle. VTJ-ylläpidon käyttäjän tulee ilmoittaa oman organisaationsa VTJkyselyn hallintapalveluiden pää- tai vastuukäyttäjälle välittömästi seuraavista muutoksista: eroamisesta palveluksesta, siirtymisestä toisiin tehtäviin, nimen muutoksesta, pitkäaikaisesta poissaolosta tai käyttötarpeen lakkaamisesta. Käyttäjästä tallennetaan VTJkyselyn hallintapalveluiden asiakas- ja käyttäjärekisteriin etuja sukunimi, henkilötunnus, käyttäjätunnus, yhteystiedot, käyttöoikeudet VTJ-ylläpitoon ja organisaatio. Jos käyttäjätunnusta ei ole käytetty 12 kuukauden aikana, voidaan se sulkea ilman erillistä ilmoitusta. 2 Johdanto VTJkyselyn hallintapalveluilla ylläpidetään järjestelmän organisaatio- ja käyttäjätietoja mm. VTJ-ylläpitoa varten. Hallintapalveluroolin haltijat, eli vastuu- ja pääkäyttäjät, voivat esittää uusille VTJ-ylläpidon käyttäjille käyttöoikeuksia. Hallintapalvelurooleja haetaan lomakkeella kirjallisesti Väestörekisterikeskuksesta. Käyttöoikeudet VTJ-ylläpidon käyttäjille haetaan suoraan VTJkyselyn hallintapalveluiden kautta. 2.1 Vastuukäyttäjä (täydet hallintapalveluoikeudet) Jokaisella VTJ-ylläpidon asiakasorganisaatiolla tulee olla erikseen nimetty vastuukäyttäjä. Vastuukäyttäjällä on päävastuu oman organisaationsa VTJ-ylläpidon käytöstä. Vastuukäyttäjän tehtävät: Seurata ja valvoa oman organisaationsa VTJ-ylläpidon käyttöä sekä huolehtia siitä, että käyttöoikeuksia haetaan vain virka- tai työtehtävien mukaisiin rooleihin. Tehdä organisaation käyttäjäkohtaiset hakemukset ja päivittää käyttäjätietojen muutokset hallintapalveluiden kautta järjestelmään. Vastuukäyttäjällä on velvollisuus huolehtia siitä, että tarpeettomat käyttäjätunnukset poistetaan viipymättä ja käyttäjätiedot ovat VTJkyselyn hallintapalveluissa ajan tasalla. Jos organisaatiolla on pääkäyttäjä, niin vastuukäyttäjä hyväksyy pääkäyttäjän tekemät käyttöoikeushakemukset Toimittaa käyttäjätunnukset uusille VTJ-ylläpidon käyttäjille.

5 KÄYTTÄJÄN OHJE 5 (31) Organisaatiossa on hyvä olla kaksi hallintapalveluiden vastuukäyttäjää, jotta käyttöoikeuksia voidaan saattaa voimaan myös lomien, sijaisuuksien tai muiden poissaolojen aikana. Vastuukäyttäjän oikeuksiin ei automaattisesti kuulu VTJ-ylläpidon tallennus- tai selailuoikeuksia. Vastuukäyttäjän tulee esittää itselleen ylläpitoroolia rakennus- ja huoneistotietojen tallentamiseen tai selailuun väestötietojärjestelmästä. (ks. luku 3). 2.2 Pääkäyttäjä (rajatut hallintapalveluoikeudet) Suurissa organisaatioissa on mahdollista, että hallintapalvelutehtäviä hoitaa myös erillinen pääkäyttäjä. Pääkäyttäjän ja vastuukäyttäjän tehtävät ja oikeudet ovat muutoin yhtenevät, mutta pääkäyttäjä voi ainoastaan tehdä esityksiä uusista VTJ-ylläpidon käyttäjistä ja käyttöoikeusrooleista, jotka vastuukäyttäjän tulee vielä erikseen asiakashyväksyä ennen kuin Väestörekisterikeskus saattaa käyttöoikeudet voimaan. Pääkäyttäjä ei siis voi toimia vastuukäyttäjän sijaisena. Erillistä pääkäyttäjää suositellaan organisaatioihin, joissa halutaan käyttää esittelijä hyväksyjä -menettelyä tai organisaatioihin, joilla on useita käyttäjiä tai yksiköitä. Tällöin vastuukäyttäjän ei tarvitse tuntea kaikkien VTJ-ylläpidon käyttäjien tehtäviä, vaan osa tästä vastuusta voidaan siirtää pääkäyttäjälle. Pääkäyttäjän tehtävät: Tehdä organisaation käyttäjäkohtaiset hakemukset vastuukäyttäjän hyväksyttäväksi ja päivittää käyttäjätietojen muutokset hallintapalveluiden kautta järjestelmään. Pääkäyttäjällä on velvollisuus huolehtia siitä, että tarpeettomat käyttäjätunnukset poistetaan viipymättä ja käyttäjätiedot ovat VTJkyselyn hallintapalveluissa ajan tasalla. Pääkäyttäjä huolehtii siitä, että käyttöoikeuksia haetaan vain virka- ja työtehtävien mukaisiin rooleihin. Toimittaa käyttäjätunnukset uusille käyttäjille. Pääkäyttäjän oikeuksiin ei automaattisesti kuulu VTJ-ylläpidon tallennus- tai selailuoikeuksia. Pääkäyttäjän tulee esittää itselleen ylläpitoroolia rakennus- ja huoneistotietojen tallentamiseen tai selailuun väestötietojärjestelmästä. (ks. luku 3.3 Uuden käyttäjän esittäminen.) 2.3 Organisaatio Organisaatio on Väestörekisterikeskuksen asiakas, jonka kanssa on tehty rekisterinpitäjäsopimus,rakennustietojen lupapäätös tai joka tarvitsee VTJ-ylläpitoa ( VTJ-ylläpitokäyttöliittymää) RHR-virheraporttien käsittelyyn, ja jonka tiedot on tallennettu

6 KÄYTTÄJÄN OHJE 6 (31) järjestelmän käyttäjärekisteriin. Kaikki järjestelmän käyttäjät kuuluvat yhteen tai useampaan organisaatioon. Organisaatio voi olla yksitasoinen tai sillä voi olla useita tasoja, kullakin tasolla voi olla oma hallintapalvelukäyttäjänsä tai yksi hallintapalvelukäyttäjä voi hallinnoida kaikkia organisaation tasoja. Jokaisella organisaatiotasolla on oma asiakasnumeronsa. 2.4 Rooli Käyttäjien käyttöoikeudet järjestelmään määritellään roolien avulla. Roolit jaetaan hallintapalvelu- ja ylläpitorooleihin. Hallintapalvelurooleja ovat vastuukäyttäjän ja pääkäyttäjän roolit, joilla hallinnoidaan käyttäjiä ja organisaatioita. Ylläpitorooleja ovat ylläpito-,selaaja- ja raporttiselaajarooli. Eri rooleilla on erilaiset tiedon tallennus-, haku- ja selausoikeudet. Ylläpitoroolilla on oikeudet RHR-raportteihin sekä selausoikeus VTJ:n rakennus- ja rakennushanke tietoihin oman kuntansa osalta. Käyttäjällä on myös tallennusoikeudet VTJ-ylläpitoon. Selaajaroolilla on oikeudet RHR-raportteihin sekä selausoikeus VTJ:n rakennus- ja rakennushanke tietoihin oman kuntansa osalta. Käyttäjällä ei ole tallennusoikeuksia VTJylläpitoon. Raporttiselaajaroolilla on oikeudet RHR-raportteihin oman kuntansa osalta. Käyttäjällä ei ole tallennusoikeuksia VTJ-ylläpitoon eikä selausoikeutta VTJ:n rakennus- ja rakennushanke tietoihin Organisaatiolle myönnetyt roolit ja niihin kuuluvat tietonäytöt on VTJkyselyn hallintapalveluiden organisaatio-tiedoissa (ks. luku 4.3 Roolit). Hallintapalvelurooleja on haettava Väestörekisterikeskukselta erillisellä lomakkeella, ylläpitorooleja haetaan käyttäjille suoraan sovelluksessa.

7 KÄYTTÄJÄN OHJE 7 (31) 2.5 Ylläpitoroolien hyväksymisprosessi Ylläpitoroolien haku- ja hyväksymisprosessi tapahtuu kokonaan VTJkyselyn hallintapalveluissa. Organisaatio, jossa on vain vastuukäyttäjä 1. Vastuukäyttäjä esittää ja asiakashyväksyy uuden VTJ-ylläpidon käyttäjän VTJkyselyn hallintapalveluissa. 2. Väestörekisterikeskus hyväksyy käyttäjäesityksen. 3. VTJkyselyn hallintapalvelut lähettää salasanan uudelle käyttäjälle sähköpostitse. 4. Vastuukäyttäjä noutaa uuden käyttäjätunnuksen VTJkyselyn hallintapalvelusta. 5. Vastuukäyttäjä toimittaa käyttäjätunnuksen uudelle VTJ-ylläpidon käyttäjälle. 6. VTJ-ylläpito on uuden käyttäjän käytettävissä.

8 KÄYTTÄJÄN OHJE 8 (31) Organisaatio, jossa on vastuu- ja pääkäyttäjä Vastuukäyttäjä Pääkäyttäjä VTJkyselyn hallintapalvelut 4 Väestörekisterikeskus VTJ-ylläpidon käyttäjä 8 VTJ-ylläpito 1. Pääkäyttäjä esittää uutta VTJ-ylläpidon käyttäjää VTJkyselyn hallintapalveluissa. 2. Pääkäyttäjä ilmoittaa vastuukäyttäjälle uudesta VTJ-ylläpidon käyttäjäesityksestä. 3. Vastuukäyttäjä asiakashyväksyy uuden käyttäjäesityksen. 4. Väestörekisterikeskus hyväksyy uuden käyttäjäesityksen. 5. VTJkyselyn hallintapalvelut lähettää uudelle VTJ-ylläpidon käyttäjälle salasanan sähköpostitse.

9 KÄYTTÄJÄN OHJE 9 (31) 6. Pääkäyttäjä noutaa uuden käyttäjän käyttäjätunnuksen VTJkyselyn hallintapalveluista. 7. Pääkäyttäjä toimittaa käyttäjätunnuksen uudelle VTJ-ylläpidon käyttäjälle. 8. VTJ-ylläpito on uuden käyttäjän käytettävissä. VTJkyselyn hallintapalveluiden käyttäjähallinta ei lähetä hallintapalvelukäyttäjille ilmoituksia uusista käyttäjistä tai käyttöoikeuksien muutoksista. Mikäli organisaatiolla on erillinen pääkäyttäjä, joka tekee käyttäjäesitykset, tulee pääkäyttäjän ilmoittaa vastuukäyttäjälle uusien VTJ-ylläpidon käyttäjien lisäämisestä tai käyttöoikeuksia muutoksista, jotta vastuukäyttäjä voi asiakashyväksyä pääkäyttäjän tekemät rooliesitykset. 3 Kirjautuminen ja käyttäjien hallinta 3.1 Kirjautuminen palveluun VTJkyselyn hallintapalveluihin kirjaudutaan käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Palvelun kirjautumissivu on osoitteessa Klikkaa Siirry VTJkyselyyn.

10 KÄYTTÄJÄN OHJE 10 (31) Käyttäjätunnus-kenttään syötetään henkilökohtainen käyttäjätunnus ja Salasana-kenttään syötetään ensimmäisen kirjautumiskerran salasana. Hallintapalvelukäyttäjät saavat käyttäjätunnuksensa hyväksytyn lupahakemuksen yhteydessä. Salasana on toimitettu käyttäjän sähköpostiin kahdessa osassa. Kirjautumisikkunan yläreunasta voidaan vaihtaa palvelun käyttökieli Ensimmäinen kirjautuminen VTJkyselyn hallintapalveluihin Lue käyttöehdot ja merkitse Hyväksyn käyttöehdot-kenttä, jos hyväksyt käyttöehdot. Tarkista, että henkilötunnus ja sähköpostiosoite ovat oikein.

11 KÄYTTÄJÄN OHJE 11 (31) Valitse turvakysymys ja syötä siihen vastaus. Turvakysymystä tarvitaan, mikäli käyttäjä unohtaa salasanansa ja se täytyy vapauttaa. Vahvista tiedot Hyväksy-painikkeella. Ensimmäisen VTJkyselyn hallintapalveluiden kirjautumisen yhteydessä käyttäjän tulee myös vaihtaa salasana. Syötä ensin nykyinen salasana ja sen jälkeen valitsemasi uusi salasana ja vahvista se. Salasanan tulee olla vähintään kahdeksan merkkiä pitkä ja sen tulee sisältää vähintään kolme elementtiä neljästä: isot kirjaimet, pienet kirjaimet, numerot ja erikoismerkit. Salasana ei saa sisältää osia omasta nimestä tai käyttäjätunnuksesta. Tämän jälkeen paina Vaihda Kirjautuminen organisaatiokortilla VTJkyselyn hallintapalveluihin ja VTJ-ylläpitoon voi kirjautua myös organisaatiokortilla, joka sisältää Väestörekisterikeskuksen myöntämän organisaatiovarmenteen. Oikeus korttikirjautumiseen myönnetään koko organisaatiolle ja siitä on sovittava erikseen Väestörekisterikeskuksen kanssa. 3.2 Palvelun etusivu VTJkyselyyn kirjautumisen jälkeen avautuu palvelun etusivu. Etusivun vasemmassa reunapalkissa on Hallintapalvelut-linkki, josta klikkaamalla päästään VTJkyselyn hallintapalveluihin.

12 KÄYTTÄJÄN OHJE 12 (31) Hallintapalvelut: VTJ-ylläpidon käyttäjien ja organisaatioiden hallinnointiin VTJkyselyn hallintapalveluiden käyttäjien hallinta-toiminnon kautta kunnan vastuukäyttäjä ja pääkäyttäjä voivat selata oman organisaationsa käyttäjätietoja, tehdä uusia käyttäjäehdotuksia ja käyttäjien roolien muutosehdotuksia, päivittää käyttäjätietoja ja päättää käyttöoikeuksia. Käyttäjien hallinnan toiminnoilla vastuukäyttäjä ja pääkäyttäjä voivat ehdottaa myös itselleen roolia, jolla pääsee ylläpitämään ja/tai selaamaan väestötietojärjestelmässä olevia rakennus ja huoneistotietoja. Raporttiselaajan roolia tarvitaan RHR-virheraporttien noutamiseen VTJylläpidosta (VTJ-ylläpitokäyttöliittymästä). Oikeus rooliin tulee kuitenkin voimaan vasta, kun Väestörekisterikeskus on hyväksynyt sen. Palvelusta kirjaudutaan ulos aina etusivun Kirjaudu ulos painikkeen kautta. Pelkkä selaimen sulkeminen saattaa jättää yhteyden auki. 3.3 Uuden käyttäjän esittäminen Mikäli organisaatiolla on erillinen hallintapalveluiden pääkäyttäjä, ovat tehtävät uuden VTJ-ylläpidon käyttäjän lisäämiseksi tässä kappaleesta pääkäyttäjän vastuulla ja vastuukäyttäjän tehtävät alkavat vasta kappaleessa 3.4. Jos erillistä pääkäyttäjää ei ole, vastaa vastuukäyttäjä kokonaan tässä kuvatusta uuden VTJ-ylläpidon käyttäjän

13 KÄYTTÄJÄN OHJE 13 (31) esitysprosessista. Kaikkien vastuukäyttäjien on kuitenkin hyvä perehtyä VTJ-ylläpidon käyttäjän esitysprosessiin, vaikka se olisikin pääkäyttäjän vastuulla. Jos vastuukäyttäjä tai pääkäyttäjä haluaa ehdottaa itselleen ylläpitoroolia, hänen on haettava omat käyttäjätietonsa ja noudatettava tässä kuvattua roolin lisäämismenettelyä. Valitse ensin Hallintapalvelut uuden käyttäjän lisäämiseksi VTJ-ylläpitoon. Valitse seuraavaksi Käyttäjien hallinta. Valinnan jälkeen avautuu hakusivu Ennen kuin voi syöttää uuden käyttäjän tiedot, tulee käyttäjän tietoja etsiä VTJkyselyn hallintapalveluista. Tällä varmistetaan, että käyttäjää ei syötetä kahdesti samaan organisaatioon. Voit hakea käyttäjää syöttämällä etu- ja sukunimen, henkilötunnuksen tai käyttäjätunnuksen.

14 KÄYTTÄJÄN OHJE 14 (31) 1. Syötä hakutiedot 2. Paina Hae -painiketta. Jos painat pelkkää Hae -painiketta syöttämättä hakuehtoja, VTJkyselyn hallintapalvelut hakee kaikki oman organisaatiosi käyttäjät. Asettamalla hakuehdoksi kenttään Roolin tila Päättynyt, voit hakea käyttäjät, joiden roolin voimassaolo on päättynyt. Silloin voit lisätä käyttäjälle uuden roolin, eikä käyttäjän perustietoja tarvitse syöttää uudelleen. Hakutulokset näkyvät sivun alareunassa. Vasta haun jälkeen sivulle aukeaa Lisää uusi käyttäjä -painike. 3. Valitse Lisää uusi käyttäjä ja pääset syöttämään uuden VTJ-ylläpidon käyttäjän perustiedot. Jos käyttäjä löytyy organisaatiosta ennestään, voit valita käyttäjän hakutulosten ohessa näkyvästä Valitse -linkistä Syötä uudesta käyttäjästä Perustiedot -välilehdelle seuraavat tiedot: Etunimi Sukunimi Henkilötunnus Sähköpostiosoite (vain henkilökohtainen työsähköposti) Kieli (suomi/ruotsi) Paina Tallenna -painiketta, kun tiedot on syötetty. Käyttäjän tila on nyt Esitetty. Käyttäjätunnus -kenttä on vielä tyhjä.

15 KÄYTTÄJÄN OHJE 15 (31) 2. Valitse Roolit organisaatiossa -välilehti. Roolin lisääminen käyttäjälle tapahtuu seuraavasti: Valitse Lisää rooli organisaatiossa painike. Tämän jälkeen valitse organisaatio, johon käyttäjä lisätään. Oletuksena on vastuukäyttäjän tai pääkäyttäjän oma organisaatio. Mikäli uusi käyttäjä lisätään oletusorganisaatioon, paina Jatka -painiketta. Jos hallintapalvelukäyttäjällä on oikeus useiden organisaatioiden tietoihin ja käyttäjä halutaan liittää johonkin alaorganisaatioon, syötä halutun organisaation asiakasnumero kenttään, ja valitse Jatka. Mikäli haluttu asiakasnumero ei ole tiedossa, valitse Tyhjennä ja Hae. Avautuvaan hakuikkunaan syötetään organisaation nimi tai asiakasnumero ja valitaan oikea organisaatio.

16 KÄYTTÄJÄN OHJE 16 (31) Pelkän Hae -painikkeen painaminen hakuikkunassa ilman hakuehtoja listaa kaikki käyttäjän hallinnoimat organisaatiot. Valitse niistä haluttu organisaatio ja seuraavaksi valitse Jatka, kuten oletusorganisaation tapauksessa. Kun organisaatio on valittu, valitse käyttäjälle Rooli -alasvetovalikosta haluttu rooli. Pääja vastuukäyttäjän roolit näkyvät alasvetovalikossa, mutta niiden esittäminen ei ole mahdollista. Pää- ja vastuukäyttäjän rooleja haetaan aina kirjallisesti Väestörekisterikeskukselta. Kuhunkin rooliin sisältyvät oikeudet hallintapalvelukäyttäjä voi varmistaa Organisaatioiden hallinta -valikosta organisaation Roolit -välilehdeltä (ks. luku 4.3).

17 KÄYTTÄJÄN OHJE 17 (31) 1. L i s ä ä r o o n Lisää roolin voimassaolon alkupäivä. Päivämäärän vieressä olevasta kuvakkeesta aukeaa kalenteri, josta päivä voidaan valita klikkaamalla. Loppupäivää ei tarvitse antaa, mutta jos haetun käyttäjän työsuhteen päättymispäivä on tiedossa, se voidaan merkitä. 2. Tallenna tiedot. Uuden käyttäjän ja roolin tila on nyt Esitetty. Organisaatioissa, joissa on erillinen pääkäyttäjä, siirtyy vastuu käyttäjän hyväksymisestä tässä vaiheessa pääkäyttäjältä vastuukäyttäjälle.

18 KÄYTTÄJÄN OHJE 18 (31) 3.4 Käyttäjäesityksen asiakashyväksyminen Tähän saakka vastuu- ja pääkäyttäjä ovat voineet molemmat syöttää samat tiedot järjestelmään. Vain vastuukäyttäjä voi asiakashyväksyä rooliehdotuksen ja käyttäjän. Jos erillistä pääkäyttäjää ei ole, avautuu alla kuvattu sivu vastuukäyttäjälle suoraan rooliesityksen tallentamisen jälkeen. 2 1 Tähän tulee Asiakashyväksytty kun vastuukäyttäjä hyväksyy rooliehdotuksen. Valitsemalla Muuta, vastuukäyttäjä pääsee takaisin Käyttäjäroolin lisäys -sivulle ja voi vaihtaa roolia tai aloituspäivää. Valinta Poista, poistaa roolin kokonaan. Jos käyttäjällä on vain yksi rooliehdotus, sitä ei voi poistaa. 1. Valitse Hyväksy rooliehdotus. Hyväksymisen jälkeen roolin tilaksi muuttuu Asiakashyväksytty. 2. Siirry Perustiedot -välilehdelle käyttäjän hyväksymiseksi. Organisaatiossa, joissa on erillinen pääkäyttäjä, vastuukäyttäjän pitää hakea pääkäyttäjän tekemät käyttäjäesitykset käyttäjienhallinasta. Esitettyjen käyttäjien hakemiseksi valitse Hallintapalvelut ja Käyttäjien hallinta 1. Valitse Käyttäjän tila valikosta Esitetty. 2. Valitse Hae. Tehdyt käyttäjäesitykset näkyvät sivun alareunassa.

19 KÄYTTÄJÄN OHJE 19 (31) Valitse hyväksyttävä käyttäjä. Siirry käyttäjätiedoissa Roolit organisaatiossa -välilehdelle ja suorita yllä kuvatun roolin asiakashyväksyminen. Roolin hyväksymisen jälkeen vastuukäyttäjän on palattava Perustiedot välilehdelle Valitse uuden esitetyn käyttäjän Perustiedot -välilehdeltä Toiminnot alasvetovalikosta Hyväksy käyttäjä.

20 KÄYTTÄJÄN OHJE 20 (31) Käyttäjän tilaksi muuttuu Asiakashyväksytty. Nyt käyttäjäesitys on valmis. Käyttäjätunnus -kenttä on vielä tyhjä. Ennen käyttöoikeuden voimaantuloa Väestörekisterikeskus vahvistaa käyttöoikeuden, jolloin käyttäjälle muodostetaan käyttäjätunnus. 3.5 Käyttäjän hyväksyminen Väestörekisterikeskuksessa ja käyttäjätunnuksen välittäminen Vastuukäyttäjän asiakashyväksymät uudet VTJ-ylläpidon käyttäjät hyväksytään Väestörekisterikeskuksessa. Edellisen päivän aikana VTJkyselyn hallintapalveluihin tehdyt käyttöoikeushakemukset tulevat voimaan viimeistään seuraavana arkipäivänä. Käyttäjän hyväksymisen yhteydessä VTJ-ylläpidon käyttäjälle muodostetaan käyttäjätunnus. Käyttöoikeuden voimaantulosta ei lähetetä erillistä ilmoitusta. Kun Väestörekisterikeskus hyväksyy käyttöoikeuden, lähetetään ensimmäisen kirjautumiskerran kertakäyttöinen salasana uudelle käyttäjälle kahdessa erillisessä sähköpostiviestissä. Vastuukäyttäjä ja pääkäyttäjä voivat hakea uuden hyväksytyn käyttäjän käyttäjätunnuksen hakemalla uuden käyttäjän tiedot joko käyttäjän nimellä, henkilötunnuksella, tai listaamalla kaikki organisaation käyttäjät (ks. kappale 3.3). Hakutuloksista valitaan haluttu käyttäjä. Käyttäjän Perustiedot -välilehdellä näkyy hänelle luotu käyttäjätunnus. Hallintapalvelukäyttäjä välittää uudelle VTJ-ylläpidon käyttäjälle käyttäjätunnuksen, VTJylläpidon kirjautumisohjeen joka sisältää käyttöehdot sekä palvelun verkko-osoitteen. Tietoturvasyistä käyttäjätunnus ja salasana toimitetaan käyttäjälle näin kahta eri reittiä.

21 KÄYTTÄJÄN OHJE 21 (31) Uusi käyttäjä kirjautuu järjestelmään ja hyväksyy käyttöehdot, tarkistaa omat tietonsa, määrittelee turvakysymyksen salasanan vapautusta varten ja vaihtaa lähetetyn salasanan uuteen. Salasana vanhenee 90 päivän kuluttua, ja käyttäjän on vaihdettava salasanansa määräajoin. Tarkemmat kirjautumisohjeet on kuvattu käyttäjän ohjeessa. Jos kunnalla on käytössään Väestörekisterikeskuksen myöntämä organisaatiokortti, voidaan sitä käyttää kirjautumisessa, mikäli Väestörekisterikeskukselta on haettu lupa korttikirjautumiseen. Kortin kytkemiseksi VTJ-ylläpitoon kirjautumiseen on käyttäjälle oma ohjeensa, jonka Väestörekisterikeskus toimittaa kun organisaatiolle myönnetään lupa korttikirjautumiseen Ensimmäinen kirjautuminen VTJ-ylläpitoon tapahtuu aina salasanalla ja käyttäjätunnuksella. 3.6 Käyttöoikeuden päättäminen Hallintapalvelukäyttäjän velvollisuus on päättää organisaatiossaan niiden käyttäjien käyttöoikeudet, joiden käyttötarve VTJ-ylläpitoon on lakannut. Myös esimerkiksi pidemmän virkavapauden ajaksi käyttäjän käyttöoikeus tulee päättää. Käyttöoikeuden päättämiseksi valitse käyttäjän Perustiedot -välilehdeltä Toiminnot - valikosta Päätä käyttöoikeus ja paina Suorita -painiketta. Syötä avautuvaan ikkunaan käyttöoikeuden päättymispäivämäärä. Päätettävä käyttöoikeus on aina voimassa koko ilmoitetun päättymispäivän ajan. Jos käyttäjäroolilla on erillinen päättymispäivä, esim. määräaikaisen työsuhteen vuoksi, käyttöoikeus päättyy roolin päättyessä.

22 KÄYTTÄJÄN OHJE 22 (31) Jos sama käyttäjä aloittaa uudelleen organisaation palveluksessa ja tarvitsee jälleen oikeuden VTJ-ylläpitoon, hänen tietonsa voidaan hakea syöttämällä käyttäjienhallinnan hakusivulle käyttäjän nimi, henkilötunnus tai käyttäjätunnus ja asettamalla Roolin tila - kenttään hakuehdoksi Päättynyt. Kun käyttäjän tiedot löytyvät, voidaan hänelle tehdä uusi rooliehdotus. Mikäli käyttäjän tietoja ei hakutoiminnolla löydy, voidaan hänet syöttää järjestelmään uutena käyttäjänä Tilapäinen estäminen Hallintapalvelukäyttäjä voi tilapäisesti estää käyttäjän VTJ-ylläpidon käytön esim. jos on syytä epäillä käyttäjätunnuksen tai salasanan joutuneen ulkopuolisen tietoon tai väärinkäytösepäilyn vuoksi. Muihin tilapäisiin käytön keskeytyksiin, kuten lomiin ja vuorotteluvapaisiin toimintoa ei tule käyttää. Käytön estämiseksi valitse Toiminnot -alasvetovalikosta Estä käyttö ja paina Suorita painiketta. Kun käyttö on estetty, käyttäjän tiedot eivät poistu käyttäjärekisteristä, mutta hän ei pääse VTJ-ylläpitoon. Käytön sallimiseksi uudelleen tulee vastuukäyttäjän ottaa yhteyttä Väestörekisterikeskukseen. 3.7 VTJ-ylläpidon käyttöoikeuksien muutokset Käyttäjän ylläpitotarve voi muuttua työtehtävien vaihtuessa tai käyttäjä voi tarvita työtehtävissään useampaa roolia. Käyttäjäroolin muutos etenee samalla tavoin, kuin uuden roolin lisäämisprosessi. Vastuukäyttäjä asiakashyväksyy pääkäyttäjän esittämän uuden roolin, jonka jälkeen Väestörekisterikeskuksen hyväksyntä saattaa muutokset voimaan Käyttäjän käyttöoikeusroolin vaihtaminen toiseen Organisaation vastuukäyttäjä tai pääkäyttäjä hakee käyttäjän, jonka roolia halutaan vaihtaa (ks. luku 3.3.). Käyttäjän tiedoissa Roolit organisaatiossa -välilehdellä näkyvät käyttäjän voimassaolevat roolit. Käyttäjälle lisätään uusi rooli noudattamalla luvussa 3.3 kuvattua menettelyä. Jos vanha rooli muuttuu tarpeettomaksi, se tulee poistaa. Vanhalle roolille voidaan tarvittaessa asettaa päättymispäivä, ettei hyväksymisprosessin aikana synny käyttökatkoa. Väestörekisterikeskus poistaa vanhat roolit automaattisesti, jos käyttäjän organisaatio vaihtuu.

23 KÄYTTÄJÄN OHJE 23 (31) Kuvan esimerkissä käyttäjällä näkyy kaksi roolia, vanha rooli ja lisätty uusi rooli. Voimassaolevan roolin tila on Hyväksytty ja Väestörekisterikeskuksen käsittelyä odottavan Asiakashyväksytty. Vastuukäyttäjän ja pääkäyttäjän työnjako noudattaa tässä samaa rakennetta, kuin uuden käyttäjän hyväksymisessä. Pääkäyttäjä voi ainoastaan esittää uusia rooleja, mutta niiden asiakashyväksyminen edellyttää vastuukäyttäjän hyväksyntää. Jos käyttäjä tarvitsee useampaa ylläpitoroolia yhtä aikaa, tulee vastuukäyttäjän ottaa yhteyttä Väestörekisterikeskukseen Käyttäjän yksikön vaihtaminen samassa organisaatiossa Kun luvansaajaorganisaatiolla on VTJkyselyn hallintapalveluissa eri alaorganisaatioita, voi organisaation ylätason vastuukäyttäjä siirtää VTJ-ylläpidon käyttäjän organisaatioyksiköstä toiseen. Alla esimerkki ylätason vastuukäyttäjän hallinnoimasta organisaatiorakenteesta, organisaatioiden hallinta on kuvattu luvussa 4.

24 KÄYTTÄJÄN OHJE 24 (31) Organisaation ylätaso.koko organisaation vastuukäyttäjän rooli on määritelty tänne Alaorganisaatiot. Näiden käyttäjiä organisaation yhteinen ylätason vastuukäyttäjä hallinnoi. Vastuukäyttäjä voi siirtää käyttäjiä alaorganisaatiosta. Jos vastuu- tai pääkäyttäjä on määritelty alaorganisaatiotasolle, hän voi hallinnoida vain yksittäisen alaorganisaation käyttäjiä ja tietoja. Ylätason vastuukäyttäjä voi siirtää käyttäjiä minkä tahansa hallinnoimiensa alaorganisaatioiden välillä. Käyttäjän siirtäminen organisaatiosta toiseen tapahtuu siten, että ensin lisätään käyttäjälle rooli uuteen organisaatioon. Tämän jälkeen poistetaan rooli vanhasta organisaatiosta asettamalla vanhalle roolille päättymispäivä. Ylätason vastuukäyttäjällä on oikeus nähdä kaikki oman organisaationsa ja alaorganisaatioiden käyttäjät. Käyttäjän siirtäminen toiseen organisaatioon aloitetaan valitsemalla siirrettävä käyttäjä. Käyttäjän tiedot löytyvät joko hakemalla suoraan käyttäjän tiedoilla tai listaamalla organisaation kaikki käyttäjät. Valitse siirrettävä käyttäjä ja siirry Roolit organisaatiossa välilehdelle. Organisaatio Asiakasnumero Rooli

25 KÄYTTÄJÄN OHJE 25 (31) Kohdassa Organisaatio, näkyy käyttäjän tämänhetkinen organisaatio. Organisaatio voidaan tunnistaa kohdassa Tunnus näkyvän asiakasnumeron perusteella. Kohdassa Rooli, näkyy käyttäjän voimassaoleva rooli ja roolitunnus. Seuraavaksi lisätään käyttäjälle rooli hänen uudessa yksikössään. Valitse Lisää rooli organisaatiossa. Oletuksena on hallintapalvelukäyttäjän oma organisaatio. Jos haluttu asiakasnumero on tiedossa, syötä se ja valitse Jatka. Muutoin valitse Tyhjennä ja sen jälkeen Hae. Hae avautuvasta ikkunasta haluttu organisaatioyksikkö asiakasnumerolla tai organisaation nimellä. Hae -painike listaa kaikki organisaatiot joihin hallintapalvelukäyttäjällä on hallintaoikeus, jos hakuehtoja ei syötetä. Valitse haluttu organisaatio Valitse -painikkeella

26 KÄYTTÄJÄN OHJE 26 (31) 1. Valitse haluttu rooli alasvetovalikosta 2. Syötä voimassaolon alkupäivä 3. Valitse Tallenna Kuhunkin rooliin sisältyvät tietonäytöt hallintapalvelukäyttäjä voi tarkistaa klikkaamalla roolin nimeä tai organisaation perustiedoista Roolit -välilehdeltä (ks. luku 4.3). 1 2 Käyttäjällä on nyt kaksi roolia, kumpikin eri organisaatioyksikössä. Vanha rooli näkyy tilassa Hyväksytty ja uusi rooli tilassa Esitetty. 1.Vastuukäyttäjä asiakashyväksyy uuden rooliehdotuksen. 2. Aseta vanhalle roolille päättymispäivä valitsemalla Muuta, voit myös poistaa roolin kokonaan, mutta tämä aiheuttaa käyttökatkon ennen kuin Väestörekisterikeskus on hyväksynyt uuden roolin.

27 KÄYTTÄJÄN OHJE 27 (31) Lopputuloksena käyttäjä on siirretty uuteen organisaatioon ja käyttöoikeus entisessä organisaatiossa on päättynyt. Uuden roolin tila on nyt Asiakashyväksytty, kun Väestörekisterikeskus on hyväksynyt uuden rooliehdotuksen, on käyttäjän siirto valmis. Käyttäjätunnus ja salasana säilyvät entisellään. Käyttäjän tulee tietoturvasyistä vaihtaa salasanansa siirtyessään uuteen yksikköön. Jos luvansaaja haluaa muuttaa organisaatiorakennetta siten, että koko organisaation tiedot ovat kytkettynä yhteen, tai luoda uusia alaorganisaatioita tulee vastuukäyttäjän ottaa yhteyttä Väestörekisterikeskukseen Uuden roolin määrittely Kunta voi ehdottaa VRK:lle hyväksyttäväksi uusien roolien lisäämistä sekä jo muodostettujen roolien muuttamista ja poistamista. Roolien muuttamiseksi tai poistamiseksi tulee rekisterinpitäjäsopimuksessa mainitun yhteyshenkilön tai vastuukäyttäjän ottaa yhteyttä Väestörekisterikeskukseen. 4 Organisaatioiden hallinta Hallintapalvelukäyttäjä voi tarkistaa ja päivittää oman organisaationsa tietoja. Kaikkien organisaatiotietojen päivittäminen ei ole sallittua VTJkyselyn hallintapalveluissa, vaan esimerkiksi organisaation nimen muutoksesta tulee ilmoittaa Väestörekisterikeskukselle kirjallisesti tai sähköpostitse. Organisaation tietoihin pääsee klikkaamalla etusivulta Hallintapalvelut -linkkiä

28 KÄYTTÄJÄN OHJE 28 (31) 1. Valitse ensin Organisaatioiden hallinta 2. Syötä hakuehdoksi organisaation nimi tai asiakasnumero 3. Valitse Hae 4.1 Perustiedot 4. Valitse haluttu organisaatio Pelkän Hae -painikkeen painaminen listaa kaikki organisaatiot, joihin käyttäjällä on hallintaoikeus. Jos vastuukäyttäjällä on oikeus laajempaan näkymään organisaatiossa, näkyy Perustiedot -välilehden vasemmassa reunassa organisaation rakenne VTJkyselyn hallintapalveluissa. Muita organisaatioyksiköitä pääsee hallinnoimaan klikkaamalla organisaation nimeä. Sivun yläreunan välilehdillä voidaan siirtyä organisaation eri tietonäyttöjen välillä. Hallintapalvelukäyttäjät voivat muokata tummalla näkyviä organisaation tietoja. Harmaalla näkyviä tietoja ei voi muuttaa. Näiden tietojen muuttamiseksi tulee ottaa yhteyttä Väestörekisterikeskukseen. Tässä näkyy käyttäjän hallinnoiman organisaation rakenne. Organisaatiopuussa näkyvät vain ne yksiköt, joihin käyttäjällä on hallintaoikeus Välilehdillä siirrytään organisaation eri tietonäyttöjen välillä Tästä voi hakea kaikki organisaation käyttäjät ja tarkistaa roolien tuotteet Organisaation kaikkien käyttäjien hakeminen Perustiedot -välilehden yläreunassa olevasta Toiminnot -alasvetovalikosta voidaan hakea suoraan kaikki organisaation käyttäjät valitsemalla Hae organisaation käyttäjät ja klikkaamalla Suorita -painiketta. Haku palauttaa käyttäjät ainoastaan perustiedoissa näkyvän asiakasnumeron osalta. Jos organisaatiolla on useita asiakasnumeroita, tulee käyttäjien haku suorittaa niistä erikseen.

29 KÄYTTÄJÄN OHJE 29 (31) Roolien tuotteet Valitsemalla Toiminnot -valikosta Näytä tietoluvan ja roolin tuotteet ja painamalla Suorita hallintapalveluiden käyttäjä voi tarkastella organisaatiolle myönnettyjä tuotteita, eli tietonäyttöjä. Roolikohtaisten tietonäyttöjen haku on kuvattu luvussa Yhteyshenkilö Yhteyshenkilö -välilehdellä on tiedot organisaation VTJ-ylläpidon yhteyshenkilöstä. Vastuu- ja pääkäyttäjä voivat päivittää yhteyshenkilön tietoja. Yhteyshenkilön ei tarvitse olla sama henkilö, kuin organisaation vastuukäyttäjän. 4.3 Roolit Roolit -välilehdellä näkyvät organisaatiolle sallitut roolit eli käyttöoikeusyhdistelmät, joiden puitteissa hallintapalvelukäyttäjä voi hakea käyttöoikeuksia organisaation käyttäjille. Klikkaamalla Roolitunnusta päästään tarkastelemaan yhteenvetoa kyseisen roolin oikeuksista. Organisaatiolle sallittuja rooleja ylläpidetään Väestörekisterikeskuksessa. Jos rooleihin halutaan muutoksia, ota yhteyttä Väestörekisterikeskukseen

30 KÄYTTÄJÄN OHJE 30 (31) Roolitunnukset 5 Yhteystiedot 5.1 Ongelmat kirjautumisessa Lukkiutuneet salasanat vapautetaan Tieto Oy:n asiakastuessa, puh (avoinna 24h). Salasanan vapauttamiseksi käyttäjällä on oltava käyttäjätunnus tiedossaan ja hänen on vastattava ensimmäisellä kirjautumiskerralla määriteltyyn turvakysymykseen. Jos käyttäjä ei tiedä omaa käyttäjätunnustaan tulee käyttäjän olla yhteydessä oman organisaation vastuukäyttäjään. 5.2 Häiriöt ja muut käytön ongelmat Mahdollisista häiriöistä ja käytön ongelmatilanteista VTJ-ylläpidon tai VTJkyselyn käytössä voi tehdä ilmoituksen Tieto Oy:n asiakastukeen puh tai vrk.sd@tieto.com VTJkyselyn hallintapalveluita tai VTJ-ylläpidon käyttöä koskevissa tiedusteluissa tarvitaan seuraavat tiedot: Käyttäjän nimi Käyttäjätunnus Organisaation nimi Organisaation asiakasnumero Lisäksi: Kuvaus ongelmasta Järjestelmän antamat virheilmoitukset Missä käyttäjäroolissa käyttäjä on ollut kirjautuneena kun ongelma esiintyi

31 KÄYTTÄJÄN OHJE 31 (31) Ongelmatilanteiden ratkaisu onnistuu nopeammin ja helpommin riittävillä tiedoilla. 5.3 Palaute VTJ-ylläpidon hallintapalveluiden käytöstä voi lähettää palautetta osoitteeseen Voit pyytää apua myös organisaatiosi pää- tai vastuukäyttäjältä. 6 Ratkaisuja ongelmatilanteisiin Ongelma Ratkaisu Ongelma Ratkaisu Ongelma Ratkaisu Ongelma Ratkaisu Ongelma Käyttäjä on saanut salasanan sähköpostiinsa, mutta ei käyttäjätunnusta. Tietoturvasyistä käyttäjätunnusta ei toimiteta sähköpostitse. Hallintapalvelukäyttäjän tulee toimittaa käyttäjätunnus uudelle käyttäjälle. Vastuu- tai pääkäyttäjä käy katsomassa uuden käyttäjän käyttäjätunnuksen VTJkyselyn hallintapalveluiden käyttäjienhallinnasta Käyttäjä on unohtanut salasanansa, eikä pääse kirjautumaan. Käyttäjän tulee ottaa henkilökohtaisesti yhteyttä Tieto Oy:n asiakastukeen Kun käyttäjä vastaa oikein vahvistamaansa turvakysymykseen, hänelle lähetetään uusi salasana. Käyttäjän nimi tai sähköpostiosoite on muuttunut VTJkyselyn hallintapalveluissa tarvitaan aina käyttäjän ajantasainen sähköpostiosoite esim. salasanan vapautusta varten. Jos käyttäjän sähköpostiosoite muuttuu nimenmuutoksen tai organisaation nimenmuutoksen seurauksena, vastuu- tai pääkäyttäjä korjaa käyttäjän nimen ja sähköpostiosoitteen käyttäjän perustietoihin. Organisaation käyttäjistä löytyy henkilöitä, jotka eivät enää ole organisaation palveluksessa tai eivät tarvitse VTJ-ylläpitoa työtehtävissään. Vastuu- tai pääkäyttäjä päättää ylimääräisten käyttäjien käyttöoikeuden. Käyttäjän nimi näkyy organisaation käyttäjien listauksessa kahteen kertaan, esim. pääkäyttäjä ja kyselykäyttäjä. Ratkaisu Jos käyttäjällä on useampi rooli VTJkyselyn hallintapalveluissa esitetään jokainen rooli käyttäjälistauksessa omana rivinään, jotta käyttäjän eri roolit voidaan esittää näkymässä