Maistraattien kokonaisarkkitehtuuri Versio 1.0

Transkriptio

1 Versio Itä-Suomen aluehallintovirasto Maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikkö Aluehallintovirasto 2016 Yhteystiedot: Antti Lahtela

2 2 (70) Sisällysluettelo 1 Johdanto Maistraattiorganisaatio Maistraattien kokonaisarkkitehtuuri Maistraattien strategia Toiminta-ajatus ja arvot Muuttuva toimintaympäristö Strategiakartta Strategian toimeenpano-ohjelma: Galaksi-hanke Arkkitehtuurin visio ja arkkitehtuuriperiaatteet Ohjaavat lait ja säädökset Liiketoimintamallit Sidosarkkitehtuurit Rajaukset Standardisalkku Kehittämisvaatimukset ja tavoitteet Kyvykkyydet Toimijat Toimijoiden välinen vuorovaikutus Toiminnan palvelut ja prosessit Käsitemalli ja käsitteet Loogiset tietovarannot ja päätietoryhmät Tietojärjestelmäpalvelut ja tietojärjestelmäkartta Tietojärjestelmäarkkitehtuuri ja tietojärjestelmäsalkku Tietojärjestelmien välinen vuorovaikutus Arkkitehtuurin kerrosnäkymä palveluiden tuottamisessa Toimeenpanon kuvaus ja tavoitetila Maistraattien toiminta- ja ohjausmalli Kehittämisprosessi, hankehallinta ja hankesalkku Kehittämisen tiekartta Kehittämispaketit Tavoitetila Kokonaisarkkitehtuurin hallinta Yhteenveto... 70

3 3 (70) 1 Johdanto Tämän dokumentin tarkoituksena on kuvata maistraattien kokonaisarkkitehtuuri strategiakaudelle (hallituskausi). Kokonaisarkkitehtuuri on tarkoitettu maistraattien päälliköille ja henkilökunnalle, maistraattien sidosryhmille sekä maistraattien ohjauksesta, kehittämisestä ja valvonnasta vastaaville tahoille. Arkkitehtuurityötä säätelee laki julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta ( /634), jonka tarkoituksena on tehostaa julkisen hallinnon toimintaa sekä parantaa julkisia palveluja ja niiden saatavuutta säätämällä julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta ja tietojärjestelmien yhteentoimivuuden edistämisestä ja varmistamisesta. Maistraattien kokonaisarkkitehtuuri on osa julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuuria ja kokonaisarkkitehtuurityö on jatkuvaa. Maistraattien kokonaisarkkitehtuuria on tehty osana maistraattien asiakaslähtöistä toiminnan kehittämistä (Galaksi-hanke). Galaksi-hanke kokoaan yhteen maistraattien strategiassa ( mainitut maistraattien toiminnan ja palvelujen sähköistämiseen ja asiakaslähtöiseen toiminnan kehittämiseen liittyvät tavoitteet, toimenpiteet, hankkeet ja projektit. Maistraattien kokonaisarkkitehtuurin tarkoituksena yleisesti on toimia työkaluna maistraattien strategian johtamisessa sekä toiminnan kehittämisessä. Galaksi-hankkeessa kokonaisarkkitehtuurin tehtävänä on ohjata toiminnan kehittämistä kohti määriteltyä tavoitetta, kuvata maistraattien strategiakauden kokonaisarkkitehtuuri käyttäen JHS 179 suositusta, varmistaa syntyvien ratkaisujen ja toteutusten yhteentoimivuus sekä valvoa, että hankkeen toimenpiteet ovat maistraattien kokonaisarkkitehtuuriperiaatteiden mukaiset. 2 Maistraattiorganisaatio Maistraatit ovat osa valtion paikallishallintoa. Maistraatit vastaavat alueensa väestötietojärjestelmästä, holhousasioista sekä valtakunnallisesta kuluttajaneuvonnasta. Maistraattien muita tehtäviä ovat mm. avioliiton esteiden tutkinta, nimenmuutosasiat ja perukirjojen osakasluetteloiden vahvistaminen. Maistraatin henkikirjoittaja suorittaa siviilivihkimiset ja hän toimii myös julkisena notaarina ja kaupanvahvistajana. Suomessa on 9 maistraattia. Ahvenanmaalla tehtäviä hoitaa Ahvenanmaan valtionvirasto. Maistraattiorganisaatio 2017 on esitelty kuvassa 1. Valtiovarainministeriö vastaa maistraattien strategisesta ohjauksesta ja Itä-Suomen aluehallintoviraston maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikkö vastaa puolestaan maistraattien valtakunnallisten toimintojen kehittämisestä, tulosohjauksesta sekä valvonnasta. Maistraattien vastuualueiden toiminnallisesta ohjauksesta sekä kehittämisestä vastaavat Kilpailu- ja kuluttajavirasto, Maa- ja metsätalousministeriö, Väestörekisterikeskus ja Oikeusministeriö. Maistraattien vastuualueita ovat: Henkilö-, perhe- ja perintöoikeudelliset palvelut, todistajapalvelut sekä vihkiminen ja parisuhteen rekisteröinti. Holhoustoimen edunvalvontapalvelut.

4 4 (70) Maistraattien kuluttajaneuvontapalvelut on sijoitettu maistraattikohtaisesti toiseen edellä mainituista vastuualueista. Valtiovarainministeriön asettaman maistraattien ohjausryhmän tehtävänä on maistraattien toimintaan liittyvien laaja-alaisten kehittämishankkeiden ohjaus ja seuranta sekä eri hallinnonaloille kuuluvien toimintojen yhteensovittamista koskevien asioiden käsittely. Lisäksi ohjausryhmä käsittelee maistraattien strategia-asiakirjan, maistraattien kanssa käytävien tulosneuvottelujen pohjaksi laadittavan strategisen tulossopimuksen rakenteen sekä maistraattien toimintamenomomenttia koskevan kehys- ja talousarvioesityksen. Maistraattiorganisaatio on muuttumassa lähivuosina osana valtion aluehallinnon rakenneuudistusta. Tarkemmat linjaukset ja päätökset organisaatiomuutoksesta saadaan myöhemmin ja niiden vaikutukset kokonaisarkkitehtuuriin huomioidaan. Kuva 1. Maistraattiorganisaatio 2017.

5 5 (70) 3 Maistraattien kokonaisarkkitehtuuri Maistraattien kokonaisarkkitehtuurityön tärkeimpänä ohjaavana dokumenttina on maistraattien strategia ja työtä on tehty osana Galaksi-hanketta (tarkemmin kappaleessa Strategian toimeenpano-ohjelma: Galaksi-hanke). Kokonaisarkkitehtuurityö perustuu JHS 179 suositukseen, joka on ns. julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurimenetelmä. JHS 179 sisältää yhtenäisen suunnittelumenetelmän, sisällön ja kuvausten viitekehyksen sekä yhtenäiset kuvaustavat ja -mallit julkisen hallinnon organisaatioiden kokonaisarkkitehtuurin kehittämiseen kehittämisen eri vaiheissa. JHS 179:n mukaan kokonaisarkkitehtuuri on kokonaisvaltainen lähestymistapa organisaation toiminnan ja sen rakenteiden hallinnoimiseksi ja kehittämiseksi. Kokonaisarkkitehtuuri koostuu määritelmistä, suunnitelmista, kuvauksista, toimintatavoista, menetelmistä, ohjeista, kehityshankkeista ja -projekteista. Kokonaisarkkitehtuurityö on osa organisaation strategiatyötä, johtamisprosessia sekä talouden ja toiminnan suunnittelua. 3.1 Maistraattien strategia Maistraattien strategia sisältää toimintaympäristön muutoksista ja pääministeri Juha Sipilän hallituksen ohjelmasta johdetut strategiset tavoitteet vuosille. Strategia on maistraatteja ohjaavien tahojen ja maistraattien yhteinen näkemys siitä, miten valtakunnalliset tavoitteet sovelletaan maistraattien toimintaan. Strategia on rakennettu maistraatteja ohjaavien ministeriöiden ja keskushallinnon virastojen, Itä-Suomen aluehallintoviraston maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikön sekä maistraattien päälliköiden yhteistyönä. Myös henkilöstön mielipide on ollut tärkeä strategian sisällön valmistelussa. Strategian valmistelua on ohjannut maistraattien ohjausryhmä, joka hyväksyi toimintasuunnitelman osaltaan pitämässään kokouksessa. Strategia tuli voimaan ja on voimassa hallituskauden Toiminta-ajatus ja arvot Maistraattien arvot ja toiminta-ajatus on kuvattu maistraattien strategiatyön yhteydessä. Ne luovat osaltaan pohjan maistraattien tavoitetilalle ja sitä myöden kokonaisarkkitehtuurityön tavoitetilalle. Maistraattien toiminta-ajatus ja arvot on esitetty kuvassa 2.

6 6 (70) Kuva 2. Maistraattien toiminta-ajatus ja arvot Muuttuva toimintaympäristö Tulevina vuosina maistraattien toimintaympäristössä tapahtuu merkittäviä muutoksia (kuva 3). Asiakkaiden tarpeet ja odotukset maistraattien palveluja kohtaan ovat murroksessa Asiakkaat haluavat entistä enemmän vaikuttaa itseään koskevien palveluiden sisältöön ja niiden toteutustapaan. Maistraateilta toivotaan myös entistä monipuolisempia asiointikanavia ja asiakkaat ovat valmiita käyttämään enemmän sähköisiä palveluja, joita voi käyttää ajasta ja paikasta riippumatta. Digitalisaatiolla pyritään vastaamaan asiakkaiden muuttuneisiin tarpeisiin. Digitalisaatio tulee vaikuttamaan myös maistraattien toiminnan ja palvelutuotannon uudistamiseen. Samalla koko maistraattien palvelumalli ja palveluverkosto tulevat muuttumaan. Maistraatit ottavat asiakaspalvelussa vuoden 2016 alusta alkaen asteittain käyttöön sähköisen toimintaympäristön. Digitalisaatio tulee tehostamaan palvelujen tuottamista asiakkaille ja vapauttaa resursseja vaativaan asiantuntijatyöhön ja asiakkaiden henkilökohtaiseen kohtaamiseen. Palveluiden helppo saatavuus on varmistettava myös niille asiakkaille, jotka eivät ole tottuneet tai jotka eivät kykene käyttämään sähköisiä palveluita tai joiden asia edellyttää henkilökohtaista asiointia maistraatin toimipisteessä. Valtion aluehallinnon rakenneuudistuksen seurauksena maistraattiorganisaatioon kohdistuu lähivuosina muutoksia perustuen pääministeri Juha Sipilän hallitusohjelmaan. Hallitusohjelmassa todetaan: Valtion aluehallinnon ja maakuntahallinnon yhteensovituksesta tehdään erikseen päätös, jolla yksinkertaistetaan julkisen aluehallinnon järjestämistä (valtio, alueet, kunnat). Ensisijaisena ratkaisuna on hallituksen linjauksen mukaan toimintojen keskittäminen tehtäviltään ja toimivallaltaan selkeille itsehallintoalueille.

7 7 (70) Valtiovarainministeriö kehittää lisäksi julkisen hallinnon yhteistä asiakaspalvelua. Yhteisiä asiakaspalvelupisteitä hyödynnetään käyntiasioinnin turvaamisessa, kun maistraattien omaa toimipisteverkkoa supistetaan. Maistraateilla on paineita tuottaa palvelut yhä tehokkaammin Tiukkenevan taloustilanteen vuoksi myös julkisen sektorin tuottavuutta on parannettava. Maistraattien on ratkaistava, millaisilla toimintamalleilla ja rakenteilla pystytään tuottamaan tarpeelliset palvelut kansalaisille laadukkaasti ja kustannustehokkaasti käytössä olevilla taloudellisilla resursseilla. Holhoustoimen asiakasmäärät tulevat kasvamaan suurten ikäluokkien ikääntyessä. Maistraattien on pystyttävä tarjoamaan palveluita ilman, että asiakkaan tarvitsee tulla hoitamaan asiansa paikan päälle maistraatin tiloihin. Sähköisistä palveluista on rakennettava helppokäyttöisiä. Maistraattien haasteena on myös osaamisen jakaminen ja kehittäminen henkilöstön ikääntyessä ja eläköityessä. Kansainvälistymisen myötä ulkomaalaisille tarjottavien palveluiden kysyntä kasvaa ja maistraattien yhteistoiminta ulkomaisten viranomaisten kanssa tulee lisääntymään. Kuva 3. Maistraattien toimintaympäristön muutokset esitettynä suhteessa sekä vaikutuksen ajankohtaan että vaikutuksen suuruuteen.

8 8 (70) Maistraattien lähtötilan vahvuudet ja heikkoudet (kuva 4) Maistraattien keskeinen vahvuus on osaava ja asiantunteva henkilöstö. Vahvuuksia ovat myös palveluiden asiakaslähtöinen toteuttaminen. Nykyinen organisaatiomalli on mahdollistanut resurssien joustavan kohdentamisen maistraatin sisällä. Sähköisen asioinnin kehittäminen on edennyt hitaasti julkishallinnossa. Maistraattien osalta aikaisempien strategiakausien sähköistä asiointia tukevat hankkeet ovat jääneet osittain toteuttamatta tai siirtyneet vuosilla eteenpäin. Strategian keskeisenä haasteena on sähköisen asioinnin ja digitalisaation toteutuminen maistraattien palveluissa. Palvelujen tuottamisen toimintamalleja on kehitetty yhtenäisten prosessien suuntaan resursseja yhteisesti hyödyntäen. Työ on kuitenkin kesken ja osaltaan tulee myös kytkeytymään tuleviin rakenneuudistuksiin. Myös johtamiskulttuuria on kehitetty ja sen kehittämistä tullaan jatkamaan. Kuva 4. Lähtötilan vahvuudet ja heikkoudet.

9 9 (70) Strategiakartta Maistraattien strategiakartassa (kuva 5) on kuvattu maistraattien visio ja strategiset tavoitteet vuoteen 2025 asti sekä tulostavoitteet strategiakaudelle. Kuva 5. Maistraattien strategiakartta. Strategian toimeenpano ja strategiset tavoitteet Kuvissa 6, 7 ja 8 on esitelty maistraattien strategian tavoitteiden oleellisimmat toimenpiteet. Toimenpiteet on kuvattu tarkemmin (mm. konkreettiset toimenpiteet, aikataulut ja vastuut) erilliseen strategian toimeenpanosuunnitelmaan.

10 10 (70) Kuva 6. Yhteiskunnalliset vaikuttavuustavoitteet. Kuva 7. Toiminnallinen tuloksellisuus.

11 11 (70) Kuva 8. Voimavarat Strategian toimeenpano-ohjelma: Galaksi-hanke Galaksi-hankkeen ydintavoitteena on tarjota maistraattien asiakkaille asiakasta arvostava ja positiivinen asiakaskokemus kehittämällä maistraattien toimintaa asiakaslähtöisesti ja moniulotteisesti. Hanke kokoaa yhteen maistraattien strategiassa mainitut asiakaslähtöisen toiminnan kehittämisen hankkeet, projektit ja toimenpiteet yhden kokonaisuuden alle. Vision mukaisesti tavoitteena on vuorovaikutteisesti palveleva digitaalinen maistraatti. Tavoite saavutetaan kehittämällä asiakaslähtöisesti yhdenmukaisia palveluprosesseja, palveluita ja palvelukanavia sekä vähentämällä asiakkaan hallinnollista taakkaa. Hankkeen tavoitteet: Uudistetaan palvelurakenteita monikanavaisiksi ja toimintatapoja asiakaslähtöisiksi. o Asiakkuuksien tunnistaminen ja asiakkaiden osallistaminen palvelujen kehittämiseen. o Maistraattien palvelukanavien uudistaminen (sähköiset palvelut, käyntiasiointi, yhteinen asiakaspalvelu, etäpalvelut, puhelinpalvelut). Digitalisoidaan palveluja ja toimintaa. o Asiakaslähtöisten sähköisten palvelujen toteuttaminen (sähköisten palvelujen voimakas lisääminen).

12 12 (70) o Toiminnan digitalisointi (käsittelyprosessien automatisointi ja yhtenäistäminen). o Valtionhallinnon yhteisten uusien ICT-ratkaisujen käyttöönotto. Kehitetään tietojohtamista. o Monipuolinen tiedon hyödyntäminen toiminnan suunnittelussa ja päätöksenteossa. o Kustannustehokkuuden ja asiakaslähtöisen toiminnan kehittäminen. Uudistetaan maistraattien toimintatapoja. o Toimiminen valtakunnallisten yhtenäisten prosessien ja tulkintakäytäntöjen mukaisesti. o Valtakunnallisten työjonojen hyödyntäminen. o Tietopalvelun ja rekisteröinnin keskittäminen. o Asiakaspalveluosaamisen kehittäminen. Hanke on asetettu koko nelivuotiselle strategiakaudelle ja hanke muodostuu neljästä osakokonaisuudesta: Asiakkuudet, asiakaskokemus, palvelukanavat ja palvelumuotoilu. Palvelujen ja toiminnan digitalisointi. Tieto johtamisen ja kehittämisen tueksi. Toimintatapojen uudistaminen. Galaksi-hankkeessa keskitytään toteuttamaan maistraateille yhtenäiset linjaukset ja ratkaisut asiakaspalvelun tuottamiseen ja niiden tarjoamiseen niin, että sähköisen palvelukanavan käyttäminen olisi houkuttelevin ja helpoin vaihtoehto asiointiin. Koska myös jatkossa maistraattien tulee tarjota mahdollisuus perinteiseen asiointiin, toteutetaan ratkaisut niin, että käsittelyprosessi toimii virastoissa pääosin digitaalisesti. Kuvassa 9 on kuvattu hankkeen toimenpiteet osakokonaisuuksittain.

13 13 (70) Kuva 9. Maistraattien Galaksi-hankkeeseen liittyvät toimenpiteet strategiakaudella. Galaksi-hanke ja maistraattien kokonaisarkkitehtuuri Maistraattien kokonaisarkkitehtuurityötä tehdään osana Galaksi-hanketta (kuva 10). Kokonaisarkkitehtuurin tehtävät Galaksi-hankkeessa ovat: Kokonaisarkkitehtuurin organisointi ja hallintamallin rakentaminen. Maistraattien kokonaisarkkitehtuurin vision sekä periaatteiden määritys. Maistraattien kokonaisarkkitehtuurin kuvaaminen strategiakaudelle käyttäen JHS 179 suositusta. Toiminnan kehittämisen ohjaus Galaksi-hankkeessa. Yhteentoimivuuden varmistaminen.

14 14 (70) Kuva 10. Maistraattien kokonaisarkkitehtuuri ja Galaksi-hanke. Kuvassa 11 on esitetty kokonaisarkkitehtuurityön organisointi, henkilöt ja vastuut osana Galaksi-hanketta. Varsinaista arkkitehtuurityötä tekee eri asiantuntijoista koottu ns. KA-ryhmä, joka raportoi arkkitehtuurityöstä hankkeen johtoryhmälle sekä maistraattien päällikkökokoukselle ja maistraattien ohjausryhmälle. Kuva 11. Maistraattien kokonaisarkkitehtuurityön organisointi osana Galaksi-hanketta.

15 15 (70) 3.2 Arkkitehtuurin visio ja arkkitehtuuriperiaatteet Maistraattien kokonaisarkkitehtuurin visio on: Kokonaisarkkitehtuuri osana maistraattien strategian johtamista ja toiminnan kehittämistä. Arkkitehtuuriperiaatteet muodostavat organisaation rakenteiden kehittämisen ja hallinnan perusteet. Ne sisältävät kehittämistä ohjaavia tavoitteita, linjauksia, viitekehyksiä, sääntöjä, mutta joskus myös kieltoja. Maistraattien arkkitehtuuriperiaatteet on johdettu pitkälti julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurin periaatteista ja ne ovat: Yleiset periaatteet. o Periaatteita on noudatettava. o Teemme toiminnasta ja kehittämisestä läpinäkyvää. o Pidämme arkkitehtuurin yksinkertaisena ja kevyenä. Toiminta. o Suunnittelemme arkkitehtuurin strategialähtöisesti. o Yhdenmukaistamme toimintamallit ja kehitämme toimintamallia asiakaslähtöisesti. Tieto. o Tieto on yhteiskäyttöistä pääomaa. o Nimeämme tietovarannolle vastuutahon. o Huomioimme tietoturvallisuuden tiedon koko elinkaaren ajan. Tietojärjestelmät. o Kehitämme tai hankimme tietojärjestelmiä toimintalähtöisesti. o Vältämme päällekkäisiä ratkaisuja. o Varmistamme yhteentoimivuuden. o Teemme tietojärjestelmistä käyttäjäystävällisiä. o Minimoimme toimittajariippuvuuden. Teknologia. o Yhtenäistämme teknologia-arkkitehtuurin. o Käytämme vakaita teknologioita. Tietoturva.

16 16 (70) 3.3 Ohjaavat lait ja säädökset o Huolehdimme tietoturvasta osana toimintaa. o Varaudumme poikkeustilanteisiin. Lait ja säädökset muodostavat perustan maistraattien toiminnalle. Maistraattien toimintaa sekä arkkitehtuuria ohjaavat lait ja säädökset ovat: Rekisterihallintoasetus /248 Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999; JulkL) ja muu julkisuutta ja salassapitoa koskeva lainsäädäntö Asetus viranomaistoiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta (1030/1999; JulkA) Rekisterihallintolaki 166/1996 Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003; SähkAsL) Laki vahvasta sähköisestä tunnistamisesta ja sähköisistä allekirjoituksista (617/2009; SähkAllekirjL) Henkilökorttilaki (829/1999) Perustuslaki (731/1999), erit. perusoikeudet Hallintolaki (434/2003; HL) Laki säädettyjen määräaikain laskemisesta (150/1930) Asetus valtion virastojen aukiolosta (332/1994) Valtionhallinnon tietoturvallisuusasetus (681/2010) Henkilötietolaki (523/1999; HeTiL) ja henkilötietojen käsittelyä viranomaisten toiminnassa koskeva erityislainsäädäntö Hallintolainkäyttölaki (586/1996) Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004) Sähköisen viestinnän tietosuojalaki (516/2004) Arkistolainsäädäntö, erit. arkistolaki (831/1994) ja arkistolaitoksen määräykset Kielilainsäädäntö, erit. kielilaki (423/2003) ja saamen kielilaki (1086/2003) Valtion maksuperustelaki (150/1992)

17 17 (70) Valtioneuvoston asetus väestötietojärjestelmästä /128 Kuluttajansuojalaki /38 Valtiovarainministeriön asetus toimivaltaisista maistraateista ja toimivaltaisesta aluehallintovirastosta eräissä maistraatin ja aluehallintoviraston tehtävissä (1430/2015) Valtion virkamieslaki /750 Valtion virkamiesasetus /971 Laki kuolleeksi julistamisesta 127/2005 Laki holhoustoimesta 442/1999 Laki edunvalvontavaltuutuksesta 648/2007 Laki vihkimisoikeudesta 571/2008 Laki maistraattien eräistä henkilörekistereistä 57/2005 Laki väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista 661/2009 Laki kuluttajaneuvonnasta 800/2008 Laki Kilpailu- ja kuluttajavirastosta Henkilötietolaki 523/1999 Nimilaki 694/1985 Isyyslaki 11/2015 Avioliittolaki 694/1985 Kotikuntalaki 201/1994 Uskonnonvapauslaki 453/2003 Laki lapsen huollosta ja tapaamisoikeudesta 361/1983 Kansalaisuuslaki 359/2003 Valtioneuvoston asetus kansalaisuudesta /799 Vaalilaki 714/1998 Laki transseksuaalin sukupuolen vahvistamisesta 563/2002

18 18 (70) Laki julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta 634/2011 Laki rekisteröidystä parisuhteesta /950 Nimiasetus /254 Avioliittoasetus /820 Perintökaari /40 Ulkomaalaislaki /301 Laki julkisesta notaarista /287 Laki kaupanvahvistajista /573 Valtioneuvoston asetus kaupanvahvistajista /734 Valtioneuvoston asetus edunvalvontavaltuutuksesta /942 Oikeusministeriön asetus tietojen merkitsemisestä holhousasioiden rekisteriin /238 Lahjanlupauslaki /625 Ulosottokaari /705 Maakaari /540 Asetus syntymän ja kuoleman rekisteröinnistä 824/1970 Laki perintöasioista annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen soveltamisesta 682/ Liiketoimintamallit Maistraattien lähtötilan liiketoimintamallit on kuvattu kuvassa 12, 13, 14 ja 15 (rekisteröinti- ja vahvistamispalvelut, holhoustoimen palvelut, todistajapalvelut ja kuluttajaneuvonta). Liiketoimintamallissa on kuvattu lyhyesti ja selkeästi, mitä maistraatti tekee ja miten se tavoittaa ja kohtaa asiakkaansa. Se kuvaa myös, miten maistraatti luo ja toimittaa asiakkaille tuotteita tai palveluita antamansa palvelu/arvolupauksen mukaisesti. Kuvassa 16 on kuvattuna kokonaisarkkitehtuurin tavoitetilan liiketoimintamalli, digitaaliset palvelut. Tavoitetilassa tarkoituksena on muodostaa maistraateille yksi liiketoimintamalli, joka kattaa kaikki maistraatin toiminnot ja osapuolet maistraattien vision mukaisesti.

19 19 (70) Liiketoimintamalli: Rekisteröinti- ja vahvistamispalvelut Palvelut Asiakkaat Palvelujen sijainti/saatavuus (palvelumallit) Henkilöoikeudelliset palvelut Yksityishenkilö Sähköinen asiointi Toimijoiden vuorovaikutus - avainkumppanit Toimijoiden vuorovaikutus: Rekisteröinti- ja vahvistamispalvelut Ohjaavat viranomaiset Valtiovarainministeriö Perhe- ja perintöoikeudelliset palvelut Uskonnollinen yhdyskunta Käyntiasiointi ja asiointipisteet Suomessa Väestörekisterikeskus Maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikkö Vihkiminen ja parisuhteen rekisteröinti Tietopalvelun asiakas Suomen edustustot ulkomailla Kunta Väestörekisterikeskus Muut viranomaiset (henkilötunnus: poliisi, vero ja Migri) Seurakunta Oikeusministeriö Maahanmuuttovirasto Käräjäoikeus Liiketoiminnan kyvykkyydet Arvolupaus: Luotettava sekä nopea henkilötietojen rekisteröinti ja vahvistaminen. Tietojen rekisteröinti Tietojen vahvistaminen Tietopalvelu Tietohuolto Yhteiset toimintaa tukevat kyvykkyydet Ohjaus Tuki Kuva 12. Rekisteröinti- ja vahvistamispalvelut.

20 20 (70) Liiketoimintamalli: Holhoustoimen palvelut Palvelut Asiakkaat Palvelujen sijainti/saatavuus (palvelumallit) Holhoustoimen edunvalvontapalvelut Edunvalvoja Sähköinen asiointi Toimijoiden vuorovaikutus - avainkumppanit Toimijoiden vuorovaikutus: Holhoustoimen palvelut Ohjaavat viranomaiset Valtiovarainministeriö Päämies Käyntiasiointi ja asiointipisteet Suomessa Oikeusaputoimisto Maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikkö Valtuuttaja Väestörekisterikeskus Oikeusministeriö Valtuutettu Tietopalvelun asiakas Käräjäoikeus Edunvalvonnan vireillepanija Kansaneläkelaitos Liiketoiminnan kyvykkyydet Arvolupaus: Yhtäläinen ja oikeudenmukainen edunvalvonta kaikille edunvalvontaa tarvitseville. Edunvalvonnan tarpeen selvittäminen Edunvalvonnan järjestäminen Edunvalvonnan valvonta Tietojen rekisteröinti Yhteiset toimintaa tukevat kyvykkyydet Ohjaus Tietopalvelu Tietohuolto Tuki Kuva 13. Holhoustoimen palvelut.

21 21 (70) Liiketoimintamalli: Todistajapalvelut Palvelut Asiakkaat Palvelujen sijainti/saatavuus (palvelumallit) Todistajapalvelut Yksityinen henkilö Käyntiasiointi ja asiointipisteet Suomessa Toimijoiden vuorovaikutus avainkumppanit Toimijoiden vuorovaikutus: Todistajapalvelut Ohjaavat viranomaiset Valtiovarainministeriö Yritys Ulkoasiainministeriö Maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikkö Yhteisö Maanmittauslaitos Oikeusministeriö Yhdistys Maa- ja metsätalousministeriö Liiketoiminnan kyvykkyydet Arvolupaus: Laadukkaat todistajapalvelut. Todistaminen Kaupanvahvistus Yhteiset toimintaa tukevat kyvykkyydet Ohjaus Tuki Kuva 14. Todistajapalvelut.

22 22 (70) Liiketoimintamalli: Kuluttajaneuvonta Palvelut Asiakkaat Palvelujen sijainti/saatavuus (palvelumallit) Kuluttajaneuvontapalvelut Kuluttaja Sähköinen asiointi Toimijoiden vuorovaikutus avainkumppanit Toimijoiden vuorovaikutus: Kuluttajaneuvonta Ohjaavat viranomaiset Valtiovarainministeriö Elinkeinonharjoittaja Kilpailu- ja kuluttajavirasto Maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikkö Euroopan kuluttajakeskus Kilpailu- ja kuluttajavirasto Kuluttajariitalautakunta Liiketoiminnan kyvykkyydet Arvolupaus: Kuluttajaneuvonnassa asiakas saa kuluttajaoikeusneuvojan asiantuntevaa neuvontaa ja sovittelua kuluttajaoikeudellisen ongelmansa ratkaisemiseksi. Neuvonta Valistus Sovittelu Yhteiset toimintaa tukevat kyvykkyydet Ohjaus Tuki Kuva 15. Kuluttajaneuvonta.

23 23 (70) Liiketoimintamalli: Digitaaliset palvelut Palvelut Asiakkaat Palvelujen sijainti/saatavuus (palvelumallit) Holhoustoimen edunvalvontapalvelut Edunvalvoja Yksityishenkilö Digitaaliset palvelut / sähköinen asiointi Toimijoiden vuorovaikutus - avainkumppanit Toimijoiden vuorovaikutus: Digitaaliset palvelut Ohjaavat viranomaiset Valtiovarainministeriö Henkilöoikeudelliset palvelut Päämies Uskonnollinen yhdyskunta Itsepalvelu Oikeusaputoimisto Maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikkö Perhe- ja perintöoikeudelliset palvelut Valtuuttaja Yritys Käyntiasiointi ja asiointipisteet Suomessa Väestörekisterikeskus Väestörekisterikeskus Vihkiminen ja parisuhteen rekisteröinti Todistajapalvelut Valtuutettu Tietopalvelun asiakas Yhdistys Kuluttaja Suomen edustustot ulkomailla Käräjäoikeus Kansaneläkelaitos Oikeusministeriö Maa- ja metsätalousministeriö Edunvalvonnan vireillepanija Kuluttajaneuvontapalvelut Elinkeinonharjoittaja Kunta Kilpailu- ja kuluttajavirasto Yhteisö Liiketoiminnan kyvykkyydet Arvolupaus: Yhtäläiset ja oikeudenmukaiset digitaaliset palvelut kaikille maistraatin asiakkaille. Tietojen rekisteröinti Tietojen vahvistaminen Tietopalvelu Tietohuolto Neuvonta Valistus Edunvalvonnan tarpeen selvittäminen Edunvalvonnan järjestäminen Yhteiset toimintaa tukevat kyvykkyydet Ohjaus Edunvalvonnan valvonta Todistaminen Kaupanvahvistus Sovittelu Tuki Kuva 16. Digitaaliset palvelut.

24 24 (70) 3.5 Sidosarkkitehtuurit Maistraattien kokonaisarkkitehtuuriin liittyy myös muita arkkitehtuurikuvauksia, jotka asettavat vaatimuksia ja joilla on vaikutusta suunniteltavana olevalle arkkitehtuurille. Maistraattien sidosarkkitehtuureja ovat: Hallitusohjelma ( Julkisen hallinnon yhteinen kokonaisarkkitehtuuri ( Sähköisen asioinnin viitearkkitehtuuri ( Julkisen hallinnon arkkitehtuuriperiaatteet ( Julkisen hallinnon tietoarkkitehtuuri ( Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurin rakenne ja hallinta ( JHS-suositukset ( o Varsinkin JHS 179: Kokonaisarkkitehtuurin suunnittelu ja kehittäminen. VAHTI-ohjeistus ( Kansallinen palveluarkkitehtuuri ( Avoin tieto ( Tietohallinnon ohjaus ( Digitalisaatio julkisessa hallinnossa ( Julkisen hallinnon ICT:n hyödyntämisen strategia ( Julkisen hallinnon asiakkuusstrategia ( Sidosryhmien ja ohjaavien organisaatioiden kokonaisarkkitehtuurityöt (eri lähteitä). 3.6 Rajaukset Maistraattien kokonaisarkkitehtuurin rajaukset asettaa Galaksi-hanke, jonka osana kokonaisarkkitehtuurityötä tehdään. Kokonaisarkkitehtuurin rajaukset ovat: Galaksi-hanke. o Maistraattien kokonaisarkkitehtuurityötä tehdään osana Galaksi-hanketta, jonka johtoryhmä toimii samalla myös kokonaisarkkitehtuurin ohjausryhmänä. Kokonaisarkkitehtuurin tehtävät on kirjattu Galaksi-hankkeen hankesuunnitelmaan.

25 25 (70) Tavoitetilan kuvaaminen. 3.7 Standardisalkku JHS 179. o Maistraattien kokonaisarkkitehtuurityössä pyritään kuvaamaan strategiakauden tavoitetilaa. o Maistraattien kokonaisarkkitehtuuri kuvataan käyttäen JHS 179 suositusta. Maistraattien strategia. o Maistraattien kokonaisarkkitehtuuri perustuu maistraattien strategiaan. Maistraattien käyttämät standardit perustuvat pitkälti julkisen hallinnon yhteiseen standardisalkkuun (JHS 181). Suositus on tarkoitettu sovellettavaksi julkisen hallinnon tietohallinnon kehittämisessä, erityisesti tietojärjestelmien ja niiden välisen yhteentoimivuuden kehittämisessä. Lisäksi maistraattien tietoturvallisuuden hallinnassa pyritään noudattamaan ISO/IEC standardia. 3.8 Kehittämisvaatimukset ja tavoitteet Kehittämisvaatimukset ja tavoitteet maistraattien strategiakauden tavoitetilalle on määritelty maistraattien strategiassa. Tavoitteet on konkretisoitu tarkemmin maistraattien strategian toimeenpanosuunnitelmassa. Maistraattien kehittämisvaatimukset on esitelty taulukossa 1. Taulukko 1. Maistraattien kehittämisvaatimukset ja tavoitteet. Tavoite Vaatimuksen/kehitystarpeen kuvaus Varmistamme asiakkaiden oikeusturvan toteutumisen. Asiakas saa tilanteeseensa sopivat palvelut sujuvasti. Asiakkaiden oikeusturva toteutuu toimiessamme valtakunnallisesti yhtenäisten prosessien ja tulkintakäytäntöjen mukaisesti. Meille on tärkeää turvata myös alueellinen ja kielellinen yhdenvertaisuus. Selkeytämme prosessien kehittämisen toimintamallia painottaen asiakasnäkökulmaa. Tarjoamme palveluja eri kanavien kautta asiakkaan tarpeet huomioiden ja asiointia ohjaten. Kehittämisen painopisteenä on palvelujen ja toiminnan digitalisointi. Haluamme vahvistaa myös asiakkaiden osallistumista palvelujen kehittämiseen. Asiakas asioi maistraatin kanssa ensisijaisesti verkossa. Sähköisten palvelujen

26 26 (70) lisäksi asiointi on mahdollista muun muassa puhelimitse, videoyhteydellä sekä käyntiasiointina maistraatissa tai julkisen hallinnon yhteisissä asiakaspalvelupisteissä. Vähennämme asiakkaan hallinnollista taakkaa parantamalla palvelujen saatavuutta ja helppokäyttöisyyttä. Teemme yhteistyötä eri viranomaisten kesken ja edistämme asiakkaalta kysyttyjen tietojen sähköistä siirtämistä viranomaisten välillä. Helpotamme asiakkaiden arkea myös edistämällä turhan sääntelyn purkamista. Julkaisemme maistraateille kertyvää tilastotietoa asiakkaille hyödynnettäväksi. Organisoimme toimintamme asiakaslähtöisesti. Toteutamme organisaatiouudistuksen hallitusohjelman ja sen perusteella asetettavan hankkeen linjausten mukaisesti. Parannamme työn tuottavuutta ja nopeutamme prosesseja automatisoimalla tietojen siirtymistä suoraan tietojärjestelmiin asiakkaan itsepalveluna. Maistraattien omaa toimipisteverkkoa supistetaan strategiakaudella. Käyntiasioinnin turvaamisessa hyödynnämme julkisen hallinnon yhteisiä asiakaspalvelupisteitä. Parannamme toimintamme laatua. Kehitämme osaamistamme ammattimaisen johtamisen tuella. Vahvistamme henkistä ja fyysistä työkykyä sekä osallistavaa työkulttuuria. Vakiinnutamme CAF -itsearviointimallin osaksi maistraattien kokonaisvaltaista laadunarviointia ja kehittämistä. Otamme käyttöön johdon tietojärjestelmän toiminnan ja talouden suunnittelun ja seurannan tueksi. Myös riskienhallinta vakiinnutetaan osaksi maistraatin toimintaa. Tunnistamme ja kartoitamme maistraattien ydinosaamisalueet. Kehitämme henkilöstön osaamista monipuolisesti ja pitkäjänteisesti painottaen erityisesti asiakaspalveluosaamista. Henkilöstön liikkuvuus ja henkilökierto vahvistavat osaamispääomaamme. Johtaminen on ammattimaista ja osallistavaa. Edistämme henkilöstön hyvinvointia ja työn imua yhdessä kokeilemalla oppien. Kehitämme työyhteisöä ja työtapoja jatkuvasti. Varmistamme, että terveellinen ja turvallinen työympäristö tukee hyvinvointia.

27 27 (70) Järjestämme toimintamme tuottavasti ja taloudellisesti. Suuntaamme resursseja joustavasti ja tehokkaasti sekä toiminnan että asiakkaiden tarpeiden mukaisesti. Hyödynnämme valtionhallinnon yhteisiä palveluja ja toimintamalleja. Toiminnan kehittämisessä käytämme kokonaisarkkitehtuuria. Etsimme yhteisiä tilaratkaisuja muiden valtion toimijoiden kanssa ja siirrymme asteittain monitilaympäristöihin. Tilaratkaisuissa huomioimme valtion kokonaisedun. 3.9 Kyvykkyydet Maistraattien kyvykkyyksien tehtävänä on toimia tarkoituksenmukaisella tavalla osaalueella, ja hyödyntää osaamistaan sekä resurssejaan, jotta asetetut tavoitteet saavutetaan. Kyvykkyydet on kuvattu kyvykkyyskartassa (kuva 17). Maistraattien kyvykkyydet koostuvat liiketoiminnan kyvykkyyksistä sekä liiketoimintaa tukevista kyvykkyyksistä. Sekä yksityisten että julkisen hallinnon organisaatioiden kyvykkyys koostuu neljästä osakokonaisuudesta, joita ovat toimintamallit ja prosessit, henkilöstö ja osaaminen, tiedot ja järjestelmät sekä käytettävät teknologiat.

28 28 (70) Liiketoimintaa tukevat kyvykkyydet Ohjaus Johtaminen Palvelujen hallinta ja toiminnan kehittäminen Asiakkuuksien hallinta Liiketoiminnan kyvykkyydet Yhteiskunnan tietohuolto Tietohuolto Tietopalvelu Oikeusturvan varmistaminen Tietojen rekisteröinti Tietojen vahvistaminen Edunvalvonnan tarpeen selvittäminen Edunvalvonnan järjestäminen Edunvalvonnan valvonta Todistaminen Kaupanvahvistus Neuvonta Valistus Sovittelu Liiketoimintaa tukevat kyvykkyydet Tuki Taloushallinto Resurssienhallinta Sidosryhmäsuhteiden hallinta ja verkostotoiminta Hankintojen hallinta ICT-hallinto Toimitilojen ja materiaalin hallinta Ympäristöasioiden hallinta Sisäinen valvonta ja riskienhallinta Asiakaspalvelu Kuva 17. Maistraattien kyvykkyyskartta Toimijat Toimijoilla tarkoitetaan maistraattien toimintaan liittyviä palveluiden tuottajia, ohjaavia tahoja, asiakkaita ja sidosryhmiä. Maistraattien eri toimijat rooleittain on esitelty taulukossa 2. Taulukko 2. Maistraatin toimijat. Rooli Toimija Asiakas Yksityinen henkilö Uskonnollinen yhdyskunta Tietopalvelun asiakas

29 29 (70) Edunvalvoja Päämies Valtuuttaja Valtuutettu Edunvalvonnan vireillepanija Yritys Yhteisö Yhdistys Kuluttaja Elinkeinonharjoittaja Palveluiden sidosryhmä Kunta Seurakunta Maahanmuuttovirasto Käräjäoikeus Poliisi Verohallinto Kansaneläkelaitos Terveyden- ja hyvinvoinnin laitos Rikosseuraamuslaitos Eläketurvakeskus Vakuutusyhtiö Pankki Lääkäri Ulosottoviranomainen Oikeusaputoimisto

30 30 (70) Ulkoasiainministeriö Maanmittauslaitos Kiinteistövälittäjä Euroopan kuluttajakeskus Kuluttajariitalautakunta Hallinto- ja tukipalveluiden sidosryhmä Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Ely-keskusten ja TE-toimistojen kehittämis- ja hallintokeskus Valtiokonttori Aluehallintovirastojen hallinto- ja kehittämispalvelut Palveluntuottajasidosryhmä Yksityiset palveluntuottajat Ohjauksen sidosryhmä Valtiovarainministeriö Maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikkö Maa- ja metsätalousministeriö Oikeusministeriö Ohjauksen + palveluiden sidosryhmä Väestörekisterikeskus Kilpailu- ja kuluttajavirasto 3.11 Toimijoiden välinen vuorovaikutus Toimijoiden välisen vuorovaikutuksen kuvaukseen on koottu eri toimijoiden väliset keskeiset tiedonvaihtotarpeet perustuen maistraattien liiketoimintamalleihin. Kuvaus toimii ylemmän tason näkymänä maistraatteja ympäröivän toimintaympäristön vuorovaikutukseen. Kuviin on kuvattu eri liiketoimintamallien toimijat ja heidän vuorovaikutus. Kuvassa 22 on kuvattu maistraattien sisäisen hallinnon ja tukipalveluiden välinen vuorovaikutus.

31 31 (70) Asiakkaat Sidosryhmät Yksityishenkilö Uskonnollinen yhdyskunta Tietopalvelun asiakas Sidosryhmät Väestörekisterikeskus Kunta Henkilötietojen rekisteröinti Rakennus-, kiinteistöja huoneistotiedot, huoltajuuspäätökset ja isyysasiat, vaaliasiat Vihkimisoikeuden rekisteröinti Rekisteröinnit ja vahvistamiset Otteet Henkilötunnukset Henkilötietojen korjaaminen Verohallinto Kansaneläkelaitos Seurakunta Vihkimistiedot ja lapsen tiedot Syntymään ja kuolemaan liittyvät kysymykset, isyysasiat Terveyden- ja hyvinvoinnin laitos Ulkomaalaisten rekisteröinti ja lausunnot Huoltajuuspäätökset, avioerot, adoptiot Henkilötunnukset ulkomaalaisille vangeille Henkilötunnukset Maahanmuuttovirasto Rikosseuraamuslaitos Käräjäoikeus Henkilötunnukset Toiminnallinen ohjaus Toiminnallinen ohjaus Strateginen ohjaus Tulosohjaus Eläketurvakeskus Poliisi Oikeusministeriö Väestörekisterikeskus Valtiovarainministeriö Maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikkö Ohjaavat viranomaiset Kuva 18. Toimijoiden vuorovaikutus: rekisteröinti- ja vahvistamispalvelut.

32 32 (70) Asiakkaat Valtuuttaja Valtuutettu Edunvalvoja Päämies Tietopalvelun asiakas Sidosryhmät Vakuutusyhtiö Edunvalvontavaltuutuksen vahvistus Edunvalvontavaltuutuksen vahvistus Edunvalvonnan ohjaustiedot, edunvalvontaoikeuksien vahvistaminen ja peruminen Edunvalvonnan alkaminen, valvonta ja päättyminen Holhousrekisteriote Sidosryhmät Kunta Alaikäisen vakuutuskorvaus Edunvalvontailmoitus ja edunvalvontatiedot Pankki Omaisuustiedot Henkilötiedot ja edunvalvontatiedot Väestörekisterikeskus Lääkäri Lääkärinlausunto Ilmoitus alaikäisestä velallisesta, tietopyyntö edunvalvojaksi sopivasta henkilöstä Ulosottoviranomainen Kansaneläkelaitos Etuustiedot Omaisuustiedot, verotiedot ja perukirja Toiminnallinen ohjaus Strateginen ohjaus Tulosohjaus Yleisen edunvalvojan nimeäminen Väärinkäytösilmoitus ja katoamisilmoitus Oikeusaputoimisto Verohallinto Oikeusministeriö Ohjaavat viranomaiset Valtiovarainministeriö Maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikkö Edunvalvojan määräämishakemus Poliisi Käräjäoikeus Kuva 19. Toimijoiden vuorovaikutus: holhoustoimen palvelut. Asiakkaat Yksityishenkilö Yritys Yhteisö Yhdistys Sidosryhmät Todistukset, protestit Todistukset Todistukset Todistukset, arpajaisten valvonta Ulkoasiainministeriö Asiakirjojen laillistukset Maanmittauslaitos Kaupanvahvistuksen ilmoittaminen Kaupanvahvistus Kiinteistövälittäjä Toiminnallinen ohjaus Strateginen ohjaus Toiminnallinen ohjaus Tulosohjaus Maa- ja metsätalousministeriö Oikeusministeriö Valtiovarainministeriö Maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikkö Ohjaavat viranomaiset Kuva 20. Toimijoiden vuorovaikutus: todistajapalvelut.

33 33 (70) Asiakkaat Kuluttaja Elinkeinonharjoittaja Sidosryhmät Kilpailu- ja kuluttajavirasto Ohjeistus, neuvonta Neuvonta, valistus, sovittelu Neuvonta, valistus, sovittelu Euroopan kuluttajakeskus Ohjeistus, neuvonta Kuluttajariitalautakunta Riitojen käsittely Toiminnallinen ohjaus Strateginen ohjaus Tulosohjaus Kilpailu- ja kuluttajavirasto Valtiovarainministeriö Maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikkö Ohjaavat viranomaiset Kuva 21. Toimijoiden vuorovaikutus: kuluttajaneuvonta. Sidosryhmät Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus ELY-keskusten sekä TEtoimistojen kehittämis- ja hallintokeskus ICT- ja perustietotekniikkapalvelut Talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut ICT-kehittämispalvelut Valtiokonttori Talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut Aluehallintovirastojen hallinto- ja kehittämispalvelut Yksityiset palveluntuottajat Talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut Konsultointi- ja kehittämispalvelut Strateginen ohjaus Valtiovarainministeriö Ohjaavat viranomaiset Tulosohjaus Maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikkö Kuva 22. Toimijoiden vuorovaikutus: hallinto- ja tukipalvelut.

34 34 (70) 3.12 Toiminnan palvelut ja prosessit Maistraattien tärkein tehtävä on tuottaa asiakkailleen palveluja. Tuotettavat palvelut määräytyvät pitkälti lakisääteisesti. Maistraattien palvelu/prosessihierarkia on kuvattu kuvassa 23. Prosessien kuvaamiseen on sovellettu JHS 152 suositusta. Kuva 23. Maistraattien palvelu/prosessihierarkia. Ydinprosessit Maistraattien prosessikartta (kuva 24) antaa yhdellä silmäyksellä kokonaiskuvan palvelujen tuottamiseen liittyvistä prosesseista. Prosessikarttaan on kuvattu maistraattien toiminnan kannalta tärkeimmät prosessit (ydinprosessit), tukiprosessit, toiminnan ohjaus sekä prossien syötteet ja tuotokset. Maistraattien ydinprosessit ovat: Yhteiskunnan tietohuoltopalvelut o Järjestyneen yhteiskunnan varmistaminen ja yhteiskäyttöisen tiedon saatavuuden varmistaminen eri asiakkaiden tarpeisiin ylläpitämällä rekistereitä, käsittelemällä ja luovuttamalla tietoa varmistamalla tietosuojan. Oikeusturvapalvelut

35 35 (70) o Asiakkaiden perusoikeuksien turvaaminen suomalaisessa yhteiskunnassa maistraattien tehtäväksi säädetyissä oikeudellisissa palveluissa. Kuva 24. Maistraattien prosessikartta. Palvelukokonaisuudet ja palvelut Maistraattien ydinprosessit sisältävät palvelukokonaisuuksia, joiden sisällä sijaitsevat palvelut. Maistraattien palvelukokonaisuudet ja niiden sisältämät palvelut on kuvattu kuvassa 25. Palvelukokonaisuuksia ovat: Tietohuolto o Tietohuoltopalveluilla varmistetaan maistraattien ylläpitämien rekistereiden tiedon ajantasaisuus ja oikeellisuus. Rekisteripoimintojen, virhelistojen ja tietojen tarkastuksen avulla havaitut virheet korjataan ja vanhentuneet tiedot saatetaan ajan tasalle Tietopalvelu o Tietoja luovutetaan yrityksille, yhteisöille ja yksittäisille kansalaisille laeissa mainittujen käyttötarkoitusten mukaisesti. Maistraatit antavat otteita ja todistuksia väestötietojärjestelmästä sekä hallussaan olevista historia-asiakirjoista. Lisäksi maistraatit voivat antaa ajantasaisia tietoja

36 36 (70) esim. suoramarkkinointia, markkina- ja mielipidetutkimusta, henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten väestötietojärjestelmästä. Asukastietopalveluissa väestötietojärjestelmästä välitetään yksittäisiä henkilö- ja rakennustietoja asunto- ja kiinteistöosakeyhtiöille tai niistä vastaaville yrityksille ja yhteisöille. o Holhousasioiden rekisteristä annetaan muun muassa todistuksia, joista käy ilmi, onko henkilölle määrätty edunvalvoja tai onko hänen toimintakelpoisuuttaan rajoitettu. Maistraatit luovuttavat tietoja myös avioehtoja lahjoitusasioiden rekisteristä sekä avoliittoasioiden rekisteristä. Henkilöoikeudelliset palvelut o Maistraatit ylläpitävät yhdessä Väestörekisterikeskuksen kanssa valtakunnallista väestötietojärjestelmää, joka sisältää tietoja henkilöistä, rakennuksista, huoneistoista ja kiinteistöistä. Maistraattien henkilöoikeudellisten palvelujen avulla ylläpidetään väestötietojärjestelmän tietoja. Maistraatit käsittelevät henkilötietoihin liittyviä ilmoituksia ja hakemuksia sekä rekisteröivät henkilötietoja väestötietojärjestelmään. Väestötietojärjestelmään rekisteröidään esimerkiksi lapsen syntymä ja nimet, ulkomaalaiset, nimenmuutokset, siviilisäädyn muutokset, osoitteen muutokset, kuolintiedot ja muut henkilötietomuutokset. Perhe- ja perintöoikeudelliset palvelut o Maistraatit tarjoavat perhe- ja perintöoikeudellisia palveluita. Palveluihin kuuluvat muun muassa perukirjan osakastietojen vahvistamiset, isyyden tunnustamisen vahvistamiset ja avioehtosopimusten, osituskirjojen ja lahjailmoitusten rekisteröinnit. Holhoustoimen edunvalvontapalvelut o Maistraatit ovat holhousviranomaisia. Tehtävänä on huolehtia siitä, että henkilö, joka ei itse pysty hoitamaan taloudellisia asioitaan voi saada edunvalvojan. Maistraattien holhoustoimen edunvalvontapalveluihin kuuluu myös edunvalvojien toiminnan valvonta. Maistraatit ylläpitävät valtakunnallista holhousasioiden rekisteriä. Todistajapalvelut o Maistraatit antavat todistajapalveluina julkisen notaarin- ja kaupanvahvistajapalveluja. Julkisten notaarien tehtäviin kuuluvat muun muassa allekirjoitusten ja asiakirjajäljennösten oikeaksi todistaminen. Maistraateista saa myös apostille-todistuksia, joilla laillistetaan ulkomaille meneviä asiakirjoja. Vihkiminen ja parisuhteen rekisteröinti

37 37 (70) o Maistraattien vihkijät suorittavat siviilivihkimisiä ja parisuhteen rekisteröintejä. Maistraattien toimivaltaan kuuluu myös vihkimisoikeuden myöntäminen. Kuluttajaneuvontapalvelut o Kuluttajaneuvontapalvelun tuottaminen kuuluu maistraattien tehtäviin. Kuluttajaneuvonnassa annetaan kuluttajalle ja elinkeinonharjoittajalle tietoja ja neuvontaa kuluttajalle merkittävistä asioista ja kuluttajan oikeudellisesta asemasta. Ydinprosessi: Yhteiskunnan tietohuoltopalvelut Tietohuolto Maistraattien ylläpitämien rekistereiden tiedon ajantasaisuuden ja oikeellisuuden varmistaminen Tietopalvelu Tietopalvelusopimukset Asukastietopalvelu Massatietopalvelu Järjestelmien suora käyttö Järjestelmien/rekistereiden välinen tietopalvelu Tulosteet, otteet, todistukset, tilastot ja kopiot maistraattien käytössä olevista rekistereistä ja asiakirjoista Itsepalvelu Ydinprosessi: Oikeusturvapalvelut Henkilöoikeudelliset palvelut Henkilötietojen rekisteröinti Nimiasiat Sukupuolen vahvistaminen Kotikunta- ja osoiteasiat Kiinteistö-, rakennus- ja huoneistoasiat Muut henkilöön liittyvien tietojen muutosasiat Tietojenluovutuskiellot Vaalit Perhe- ja perintöoikeudelliset palvelut Avioehto- ja lahjoitusasiat Perintöasiat Avoliittoasiat Isyysasiat Holhoustoimen edunvalvontapalvelut Alaikäisen lakimääräinen edunvalvonta Edunvalvonta: määrääminen, muuttaminen, lakkaaminen Edunvalvontavaltuutus Lupavalvonta ja muut suostumukset Muut valvontaan kuuluvat asiat Kansainväliset valvonta-asiat Tilivalvonta-asiat Maistraatin holhousviranomaisena käsittelemät kanteluasiat Todistajapalvelut Julkisen notaarin palvelut Kaupanvahvistajan palvelut Vihkiminen ja parisuhteen rekisteröinti Avioliitto, parisuhde ja vihkiminen Vihkimisoikeus Kuluttajaneuvontapalvelut Ristiriitatilanteiden ennaltaehkäisy Kuluttajan ja/tai elinkeinonharjoittajan neuvonta Sovittelu ristiriitatilanteissa Koulutus Kuluttajavalistus Kuva 25. Maistraattien palvelukokonaisuudet ja palvelut. Prosessit Maistraattien prosessit käsittävät tehtäviä, joilla maistraatti tuottaa palvelunsa. Maistraattien prosessit, ja se mihin palveluihin ja palvelukokonaisuuksiin ne liittyvät, on listattu taulukkoon 3.

38 38 (70) Taulukko 3. Maistraattien oikeusturvapalveluiden prosessit. Palvelukokonaisuus Palvelu Prosessi Holhoustoimen edunvalvontapalvelut Alaikäisen lakimääräinen edunvalvonta Alaikäisen edunvalvonnan rekisteröinti holhousasioiden rekisteriin Alaikäistä ulosottovelallista koskeva ilmoitus Alaikäisen edunvalvonnan poistaminen holhousasioiden rekisteristä Holhoustoimen edunvalvontapalvelut Edunvalvonta: määrääminen, muuttaminen, lakkaaminen Edunvalvojan määrääminen Edunvalvojan tehtävän tai määräyksen voimassaoloajan muuttaminen (15 ) Edunvalvojan sijaisen määrääminen Edunvalvojan määrääminen valtuutetun tehtäviin (edunvalvontavaltuutuslaki 21 ) Edunvalvojan vapauttaminen tehtävästään ( ) (Sisältää myös Edunvalvojan tehtävän jatkaminen, kun edunvalvoja vapautettu tehtävästään) Edunvalvojan tehtävän määrääminen lakkaamaan (17 ) Toimintakelpoisuuden rajoittaminen (Sisältää myös Vajaavaltaiseksi julistaminen) Toimintakelpoisuuden rajoituksen tai voimassaoloajan muuttaminen Toimintakelpoisuuden rajoituksen poistaminen (Sisältää

39 39 (70) myös Vajaavaltaisuuden purkaminen) Lausunto tuomioistuimelle eimaistraatissa-vireillä olevassa edunvalvonta-asiassa Holhoustoimen edunvalvontapalvelut Edunvalvontavaltuutus Edunvalvontavaltuutuksen vahvistaminen Edunvalvontavaltuutuksen peruutuksen vahvistaminen Edunvalvontavaltuutuksen lakkaaminen valtuutetun ilmoituksen johdosta Holhoustoimen edunvalvontapalvelut Lupavalvonta ja muut suostumukset Holhoustoimilain mukaiset luvat ja oikeustoimen jälkikäteinen hyväksyminen o Kiinteän omaisuuden ja maanvuokra- tai muun vastaavan käyttöoikeuden luovuttaminen tai hankkiminen o Omaisuuden panttaaminen o Kiinteän omaisuuden tai maanvuokra- tai muun vastaavan käyttöoikeuden luovuttaminen toisen käytettäväksi o Lainan ottaminen tai toisen velasta vastuuseen sitoutuminen o Elinkeinon harjoittaminen päämiehen lukuun

40 40 (70) o Avoimen tai kommandiittiyhtiön perustaminen tai yhtiöön liittyminen o Perinnöstä luopuminen tai päämiehen perintöosan luovuttaminen o Sopimus kuolinpesän yhteishallinnosta o Ositus, omaisuuden erottelu tai perinnönjako o Huoneiston hallintaan oikeuttavien osakkeiden tai osuuksien luovuttaminen tai hankkiminen o Päämiehen asunnon luovuttaminen toisen käytettäväksi o Metsä- tai maa-ainesten myyminen o Sijoituskohteiden tai yhteisöosuuksien hankkiminen o Päämiehen rahavarojen lainaksi antaminen Omaisuudenhoitosuunnitelmaa koskevat asiat Suostumus estotilin avaamiseen Suostumus varojen nostoon estotililtä (53.2 ) Edunvalvojalle annettava suostumus vajaavaltaisen

41 41 (70) työansioiden haltuun ottamiseksi Holhoustoimen edunvalvontapalvelut Muut valvontaan kuuluvat asiat Edunvalvojien välisen erimielisyyden ratkaiseminen Edunvalvonnan valvonnan siirto toiseen maistraattiin Holhoustoimen edunvalvontapalvelut Kansainväliset valvonta-asiat Edunvalvonnan valvonnan lopettaminen tai järjestäminen osittain Suomessa Päätös edunvalvojan valvonnan järjestämisestä 41.2 (46a ) Edunvalvojalle tai edunvalvontavaltuutetulle annettava todistus ulkomailla käytettäväksi Holhoustoimen edunvalvontapalvelut Tilivalvonta-asiat Omaisuusluettelon määräajan pidentäminen Vuositilin määräajan pidentäminen Päätös siitä, että tilikausi voi olla muu kuin kalenterivuosi Ensimmäisten tilikausien yhdistäminen Tilikauden pidentäminen Tilikautta koskevan päätöksen muutos Tilivelvollisuudesta vapauttaminen Yleispiirteisen tilin antamista koskeva päätös Pakkokeinoasiat

42 42 (70) Holhoustoimen edunvalvontapalvelut Maistraatin holhousviranomaisena käsittelemät kanteluasiat Kantelu maistraatille edunvalvojan toiminnasta Holhoustoimen edunvalvontapalvelut Henkilöoikeudelliset palvelut Tietopalvelu (holhous) Holhousasioiden rekisteristä annettavat tiedot Henkilötietojen rekisteröinti Syntymän rekisteröinti Kuolleeksi julistaminen Kuoleman rekisteröinti Kansalaisuuden rekisteröinti Ilmoitus Suomen kansalaisuuden säilyttämisestä v. Lapsen tietojen rekisteröinti Adoption rekisteröinti Huoltosopimusten ja -päätösten rekisteröinti Huostaanoton rekisteröinti Uskontokunnasta eroaminen ja liittyminen Henkilön ilmoittamat tiedot Avioliiton tai parisuhteen rekisteröinti Avioeron tai parisuhteen eron rekisteröinti Ulkomaalaisen rekisteröinti Hautausilmoitukset (asetus kuolemansyyn selvittämisestä 22 a ) Henkilöoikeudelliset palvelut Nimiasiat Sukunimen muuttaminen hakemuksella

43 43 (70) Sukunimen muuttaminen ilmoituksella Etunimen muuttaminen hakemuksella Etunimen muuttaminen ilmoituksella Lapsen sukunimen muuttaminen isän sukunimeksi lapsen kuoleman jälkeen Henkilöoikeudelliset palvelut Henkilöoikeudelliset palvelut Sukupuolen vahvistaminen Transseksuaalin sukupuolen vahvistaminen Kotikunta- ja osoiteasiat Muuttoilmoitukset / maastamuuttoilmoitukset Kotikuntamerkintää koskeva hallintopäätös Kotikuntaa, asuinpaikkaa ja väestökirjanpitokuntaa koskevien tietojen korjaukset ja oikaisuvaatimukset Henkilöoikeudelliset palvelut Kiinteistö-, rakennus- ja huoneistoasiat Kiinteistö-, rakennus- ja huoneistoasioiden rekisteröinti Henkilöoikeudelliset palvelut Muut henkilöön liittyvien tietojen korjaukset ja oikaisut Oikaisuvaatimukset ja niihin annetut päätökset Muutoksenhakuun liittyvät lausunnot Kirkollisen väestörekisteritiedon oikaisu Henkilöoikeudelliset palvelut Tietojenluovutuskiellot Tietojenluovutusta koskevien kieltojen ja muiden kieltopäätösten rekisteröinti Turvakielto Muuttoesto

44 44 (70) Henkilöoikeudelliset palvelut Vaalit Oikaisuvaatimus äänioikeusrekisteriin (VL 24 ) Viranomaisen itseoikaisu äänioikeusrekisteriin (VL 26 ) Äänioikeusrekisteriin ilmoittautuminen (EU-vaalit) Henkilöoikeudelliset palvelut Perhe- ja perintöoikeudelliset palvelut Tietopalvelu (VTJ) Väestötietojärjestelmästä annettavat tiedot Avioehto- ja lahjoitusasiat Avioehtosopimuksen rekisteröinti Osituskirjan rekisteröinti Aviovarallisuutta koskevan sopimuksen rekisteröinti (AL 135 mukaisen sopimuksen rekisteröinti) Avio-oikeuden yksipuolisen poistamisilmoituksen rekisteröinti (AL 34 ) Lahjailmoituksen rekisteröinti Perhe- ja perintöoikeudelliset palvelut Perintöasiat Perinnöstä luopuminen Perukirjan osakastietojen vahvistaminen Eurooppalainen perintötodistus o Eurooppalaisen perintötodistuksen hakemus o Oikeaksi todistetun todistusjäljennöksen hakemus o Eurooppalaisen perintötodistuksen todis-

45 45 (70) tusjäljennöksen voimassaoloajan pidentäminen o Eurooppalaisen perintötodistuksen oikaisu o Eurooppalaisen perintötodistuksen muuttaminen tai peruuttaminen o Eurooppalaisen perintötodistuksen oikeusvaikutusten keskeyttäminen Perhe- ja perintöoikeudelliset palvelut Avoliittoasiat Omaisuuden erottelukirjan rekisteröinti Hyvitystä koskevan sopimuksen tai muun asiakirjan rekisteröinti Perhe- ja perintöoikeudelliset palvelut Isyysasiat Isyyden tunnustamisen vahvistaminen Isyyden kumoaminen Perhe- ja perintöoikeudelliset palvelut Tietopalvelu (AVLA) Avioehto- ja lahjoitusasioiden rekisteristä annettavat tiedot Todistajapalvelut Julkisen notaarin palvelut Tallelokeron avaaminen ja sulkeminen Arvontojen valvominen Muu julkisen notaarin todistus tai toimenpide Protestit Apostille Ansioluettelon todistaminen

46 46 (70) Allekirjoituksen oikeaksi todistaminen Asiakirjajäljennöksen oikeaksi todistaminen Todistus asiakirjojen sisällyksestä Elossaolotodistus Kompetenssitodistus Todistus Suomen lain sisällöstä Täysivaraisuustodistus Isyyden tunnustamisen ja hyväksymisen vastaanotto Todistajapalvelut Kaupanvahvistajan palvelut Kaupanvahvistus Vihkiminen ja parisuhteen rekisteröinti Avioliitto, parisuhde ja vihkiminen Esteiden tutkinta Vihkimis- ja parisuhteen rekisteröintitoimitus Vihkiminen ja parisuhteen rekisteröinti Vihkimisoikeus Vihkimisoikeuden myöntäminen Vihkimisoikeuden rekisteröinti Huomautus vihkimisoikeudesta Vihkimisoikeuden peruuttaminen Vihkiminen ja parisuhteen rekisteröinti Tietopalvelu (vihkimisoikeudet) Vihkimisoikeusrekisteristä annettavat tiedot Kuluttajaneuvontapalvelut Kuluttajaneuvonta-asiat Ristiriitatilanteiden ennaltaehkäisy Kuluttajan ja/tai elinkeinonharjoittajan neuvonta

47 47 (70) Sovittelu ristiriitatilanteissa Koulutus Kuluttajavalistus 3.13 Käsitemalli ja käsitteet Maistraattien käsitemallissa (kuva 26) kuvataan toiminnan keskeiset käsitteet ja käsitteiden väliset loogiset suhteet palvelun näkökulmasta. Käsitemalli soveltuu yleisesti maistraattien palvelutapahtumiin. Käsitemallin käsitteet: Palvelu o Organisoidun toiminnan tuloksena syntyvä aineeton hyödyke tarpeiden tyydyttämiseksi. Asiakas o Organisaatio tai henkilö, joka vastaanottaa palvelun. Säädös o Säädös on julkista valtaa käyttävän elimen antama yksipuolinen velvoittava tahdonilmaisu eli määräys. Asiointikanava o Tapa tai väline, jolla asiointiin liittyvä kommunikointi kahden osapuolen välillä tapahtuu. Viranomainen o Toimielin, jolla on julkiseen tehtävään liittyvää itsenäistä toimivaltaa. Sidosryhmä o Yksilö, ryhmä tai organisaatio, jolla on jokin intressi järjestelmän suhteen tai vaatimuksia järjestelmälle tai johon järjestelmä vaikuttaa elinkaarensa aikana. Prosessi o Joukko toisiinsa liittyviä toistuvia toimintoja, joiden avulla syötteet muutetaan tuotoksiksi. Tieto

48 48 (70) o Suomen kielessä tiedolla voidaan tarkoittaa dataa, informaatiota tai oppimisen ja kokemuksen kautta muodostuvaa tietämystä. Tietojärjestelmä o Järjestelmä jonkin yhtenäisen, pysyväisluonteisen tietojenkäsittelykokonaisuuden suorittamiseen. Kyvykkyydet o Kyky toimia tarkoituksenmukaisella tavalla tietyllä osa-alueella, ja hyödyntää osaamistaan sekä resurssejaan, jotta tavoitteet saavutetaan. o Sekä yksityisten että julkisen hallinnon organisaatioiden kyvykkyys koostuu kolmesta osakokonaisuudesta, joita ovat toimintamallit ja prosessit, henkilöstö ja osaaminen sekä tiedot ja järjestelmät. Asiakas - Yksityinen henkilö - Yhteisö - Yhdistys - Yritys - Elinkeinonharjoittaja - Julkinen sektori - Uskonnollinen yhdyskunta - Muu rekisteröidyn tiedon hyödyntäjä Käyttää Säädös - Rekisterihallintolaki - Hallintolaki - Laki holhoustoimesta -... Määrää Palvelu - Alaikäisen lakimääräinen edunvalvonta - Nimiasiat - Perintöasiat -... Tarjotaan Asiointikanava - Sähköinen palvelu - Käyntiasiointi Ohjaa, tukee ja osallistuu Tuottaa Sidosryhmä - Väestörekisterikeskus - Kunta - KELA -... Prosessi - Edunvalvojan määrääminen - Sukunimen muuttaminen hakemuksella - Avioehtosopimuksen rekisteröinti -... Käyttää - Henkilötiedot - Holhoustiedot - Asioiden tiedot -... Tieto Suorittaa Realisoi Realisoi Käsittelee - Henkilöstö - Roolit - Osaaminen -... Viranomainen Realisoi Kyvykkyydet - Edunvalvonnan tarpeen selvittäminen, järjestäminen ja valvonta - Tietojen rekisteröinti ja vahvistaminen -... Realisoi Tietojärjestelmä - Asianhallinta - Rekisteri - Teknologia -... Kuva 26. Maistraattien käsitemalli. Maistraattien käyttämät käsitteet pohjautuvat yhteisesti käytettäviin sanastopalveluihin: JHS-sanasto (julkisen hallinnon yhteiset ydinkäsitteet). YSA (Yleinen suomalainen asiasanasto).

49 49 (70) YSO (Yleinen suomalainen ontologia) ja eri alojen erikoisontologiat. TEPA-termipankki (mm. JHS-suosituksissa käytetyt termit ja käsitteet). Lisäksi maistraattien käyttämiä muita käsitteistöjä ovat: Valtionhallinnon tietoturvakäsitteistö. Valtion laskentatoimen sanasto. Väestökirjahallinnon sanasto. Rekisterihallinnon sanasto 2005 Suomi - Ruotsi Englanti Loogiset tietovarannot ja päätietoryhmät Maistraattien käsittelemä tieto on jaettu päätietoryhmiin tietojärjestelmien näkökulmasta. Päätietoryhmät ovat substanssitoiminnan kannalta niitä tietoja, joita maistraatti käyttää palveluidensa tuottamiseen tai mitä maistraatti rekisteröi eri tietojärjestelmiin. Esim. asianhallintajärjestelmässä käytettävät asioiden tiedot sisältää mm. asiakastietoa ja palvelun tietoja. Päätietoryhmien jäsentelystä voidaan edetä loogisten tietovarantojen koostamiseen ja kuvaamiseen. Looginen tietovaranto kattaa toiminnan tarpeista kootun ja yhteisesti hallinnoidun joukon tietoja tai tietoaineistoja, jotka ovat olennaisia toiminnassa ja palveluissa. Looginen tietovaranto sisältää usein useiden tietojärjestelmien tietokantoja tai rekistereitä. Maistraattien loogiset tietovarannot ja niiden sisältämät päätietoryhmän on esitelty taulukossa 4. Lisäksi taulukossa on omana sarakkeena tietojärjestelmät, joissa ko. tietoryhmää fyysisesti käsitellään. Taulukko 4. Maistraattien loogiset tietovarannot ja päätietoryhmät. Looginen tietovaranto Päätietoryhmä Tietojärjestelmä Asianhallinnan tietovaranto Asioiden tiedot Henkilötiedot Asianhallintajärjestelmä Väestötietojärjestelmä Holhousasioiden tietovaranto Holhoustiedot Henkilötiedot Holhousasioiden rekisteri Väestötietojärjestelmä Asioiden tiedot Asianhallintajärjestelmä Avioehto- ja lahjoitusasioiden tietovaranto Avioehto- ja lahjoitusasioiden tiedot Avioehto- ja lahjoitusasioiden rekisteri Henkilötiedot Väestötietojärjestelmä

50 50 (70) Asioiden tiedot Asianhallintajärjestelmä Vihkimisoikeuksien tietovaranto Vihkimisoikeuksien tiedot Henkilötiedot Asioiden tiedot Vihkimisoikeusrekisteri Väestötietojärjestelmä Asianhallintajärjestelmä Kuluttajaneuvonnan tietovaranto Kuluttajaneuvonnan tiedot Kuluttajaneuvonnan asianhallintajärjestelmä Henkilötietojen tietovaranto Henkilötiedot Väestötietojärjestelmä Kiinteistö, rakennus- ja huoneistotietojen tietovaranto Kiinteistö, rakennusja huoneistotiedot Väestötietojärjestelmä Hallinto- ja tukipalveluiden tietovaranto Talous- ja henkilötiedot Talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmä Matka- ja kulutiedot Työaikatiedot Tilaustiedot Työntekijätiedot Matka- ja kulunhallintajärjestelmä Työajanseuranta Tilaustenhallinnan kokonaispalvelu Tilahallinnan tiedot Työnantajan henkilöstötietojärjestelmä Hallinnon tilahallinnan tietojärjestelmä 3.15 Tietojärjestelmäpalvelut ja tietojärjestelmäkartta Maistraattien tietojärjestelmäpalvelut (kuva 27) käsittää mm. käyttöliittymän sisältäviä loppukäyttäjäpalveluita sekä rajapinnan sisältäviä integraatiopalveluita. Maistraattien tietojärjestelmäkartassa (kuva 28) on kuvattu tietojärjestelmäpalveluiden sisältämät maistraattien käyttämät tietojärjestelmät lähtötilan ja tavoitetilan osalta.

51 51 (70) Kuva 27. Maistraattien tietojärjestelmäpalvelut. Olemassa oleva ja käytössä tavoitetilassa Olemassa oleva lähtötilassa, mutta poistuva Korvaava Uusi tavoitetilassa Verkkopalvelut Verkkomaistraatti Maistraatti.fi Kansalaisen asiointitili iposti Sähköinen ajanvaraus (SAVA) Yhteinen sähköinen ajanvaraus Lomake.fi Suomi.fipalvelutietovaranto (KaPA) Suomi.fipalvelunäkymät (KaPA) Suomi.fiviestinvälitys (KaPA) Suomi.fiasiointivaltuudet (KaPA) Elisa OC - palvelukanavat Suomi.fi Suomi.fitunnistaminen (KaPA) Sähköinen tunnistautuminen ja maksaminen (VETUMA) Suomi.fimaksaminen (KaPA) Asianhallintapalvelut Rekisteripalvelut Kuluttajaneuvonnan asianhallinta (KUTI) Yhteispalvelun apudiaari Asiakaspalvelun tiketöintijärjestelmä Avioehto- ja lahjoitusasioiden rekisteri (AVLA) Vihkimisoikeusrekisteri (VIRE) Avoliittoasioiden rekisteri (AVO) MAISAasianhallinta Asiakaspalvelujärjestelmä (ASTI) erekisteri MERLIN-rekisterit Holhousasioiden rekisteri (HOLLE) MERLINasianhallinta USPAasianhallintajärjestelmä Edunvalvontatietovaranto Kuva 28. Maistraattien tietojärjestelmäkartta.

52 52 (70) Olemassa oleva ja käytössä tavoitetilassa Olemassa oleva lähtötilassa, mutta poistuva Korvaava Uusi tavoitetilassa Tietopalvelut Rajapintapalvelut Verkkomaistraatti Kauppalehti tietopalvelut Valtion yhteinen integraatiopalvelu (VIA) KEHAn integraatioalusta (KEHA BizTalk) Suomen asiakastieto Suomi.fipalveluväylä (KaPA) Hallinto- ja tukipalvelut Maistraattien intranet (Mintra) Matka- ja kulunhallintajärjestelmä (M2) Virkamiehen tunnistuksen luottamusverkosto (Virtu) Valtion yhteinen viestintäratkaisu (VyVi) Työasemat: Valtti Yhteystietopalvelu (Helpnet) Valtion kassajärjestelmä (VAKAVA) Työajanseuranta (Työteho) Tilaustenhallinnan kokonaispalvelu (Tilha) Työasemat: AHTi Henkilö- ja yhteystiedot (Heti) Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmä (Kieku) Johdon tietojärjestelmä Valtiolle.fi Carlson Wagonlit Travel (CWT) Työnantajan henkilöstötietojärjestelmä (Tahti) Puhelintietojen hallinta (Elisa Ring) Laiterekisteri (Asset NG) Laskujen käsittely (Rondo) Hallinnon tilahallinnan tietojärjestelmä (HTH) Sidosryhmäpalvelut Väestötietojärjestelmä (VTJ) Kiinteistötietojärjestelmä (KTJ) Äänioikeustietojärjestelmä Vaalitietojärjestelmä Avoimen tiedon ja yhteentoimivuuden palvelu (Avoindata.fi) Ulkomaalaisrekisteri (UMA) Kaupparekisteri-, säätiörekisterija yrityskiinnitysrekisteritiedot (Virre) Euroopan kuluttajakeskus (ECC) Digitoitujen henkilöluetteloiden ja perhelehtien katselu (Digisovellus) Muuttoilmoitus.fi Osoitepalvelu.net Matkustus- ja henkilöasiakirjojen tarkastus (ifado) Luottotietojen tarkastus (eportti) Edunvalvontatiedot (KELA) Kirkon jäsentietojärjestelmä (Kirjuri) Edunvalvontatiedot (Edvard) Edunvalvontatiedot (AIPA) Edunvalvontatiedot (KEVA) Edunvalvontatiedot (Vero) Kuva 28. Maistraattien tietojärjestelmäkartta.

53 53 (70) 3.16 Tietojärjestelmäarkkitehtuuri ja tietojärjestelmäsalkku Sähköinen asiointi, asianhallinta ja arkistointi Maistraattien sähköistä asiointia, asianhallintaa ja arkistointia kehitetään MERP-hankkeessa (Maistraattien tiettyjen sähköisen asioinnin strategian palveluiden toteuttaminen). Hanke sisältää toteutuksen tietyille maistraattien sähköisen asioinnin strategian hankkeille sekä myös maistraattien strategian toimenpiteille. MERP-hankkeen yleisenä tavoitteena on luoda maistraateille sähköisen asioinnin, asianhallinnan ja arkistoinnin palvelut, joilla saavutetaan maistraateille asetetut tuloksellisuus- ja vaikuttavuushyödyt. Lisäksi tavoitteena on toteuttaa hankkeelle asetetut strategiset vaatimukset. MERP-hankkeessa rakennettavat sähköiset palvelut tulevat toimimaan operatiivisena digitalisaatiota tukevina kokonaisuuksina, joilla on merkittävä rooli maistraattien toiminnan kehittämisessä sekä asiankäsittelyn tehostamisessa. MERP-hankkeessa toteutettavien sähköisten palveluiden päätavoitteet: Palvelu yhdessä sähköisen asiointiympäristön kanssa tarjoaa maistraatin asiakkaille mahdollisuuden sujuvaan sähköiseen asiointiin. Palvelu tarjoaa käyttäjille työkalun sujuvaan ja tehokkaaseen sähköiseen asiankäsittelyyn. Palvelu mahdollistaa, että kaikki asiankäsittelyyn liittyvät välivaiheet (mm. lisäselvityspyynnöt, täydennykset, lausuntopyynnöt, lausunnot, kuulemiset) voidaan toteuttaa sähköisesti. Palvelussa on huomioitava, että edelleen osa asiakaspalvelusta tapahtuu paikan päällä asiakaspalvelussa. Lisäksi asiakas voi saattaa asian vireille myös paperilomakkeilla. Palvelu on muuntautumiskykyinen. Palvelu toteuttaa maistraattien toiminnalliset tarpeet. MERP-hankkeen tavoitetilan arkkitehtuuri on esitelty kuvassa 29. Konkreettisina lopputuotoksina hankkeessa toteutetaan MERLIN-asianhallintajärjestelmä maistraattien sähköistä asiankäsittelyä varten, Verkkomaistraatti asiakkaiden verkkopalveluksi sähköistä asiointia varten sekä sähköiset toimintatavat sähköisten palveluiden tuottamiseen. Tarkempi kuvaus arkkitehtuurista löytyy MERP-hankkeen hankesuunnitelmasta sekä järjestelmien omista järjestelmäarkkitehtuurikuvauksista.

54 54 (70) Kuva 29. Tavoitetilan MERP-arkkitehtuuri. Rekisteriuudistus Maistraatit ylläpitävät eräitä kansallisia henkilörekisterejä: Avioehtoasioiden rekisteri, lahjoitusasioiden rekisteri, avoliittoasioiden rekisteri, holhousasioiden rekisteri ja vihkimisoikeusrekisteri sekä rekisteri Virallisen lehden vuosiluetteloista Lisäksi MERP-hankkeessa toteutetaan uusina rekistereinä erekisteri sähköisiä apostilleja varten sekä edunvalvontatietovaranto Kansallisen palveluarkkitehtuurin Suomi.fi asiointivaltuudet -palvelua varten. Lisäksi avoliittoasioiden rekisterin konversio vanhasta asianhallinnasta uuteen asianhallintaan tehdään MERP-hankkeessa. MERP-hankkeen jatkoprojektina toteutetaan rekisteriuudistus (kuva 30). Maistraattien vanhentuneella tekniikalla erillisjärjestelmänä toteutetut eräajopohjaiset rekisterit eivät tue digitalisoinnin edellyttämää ajantasaista tiedon käsittelyä. Hankkeessa määritellään ja uudistetaan maistraattien rekisterien looginen ja fyysinen toteutus, kytkentä

55 55 (70) maistraattien asianhallintajärjestelmään ja sähköiseen asiointiympäristöön sekä tiedonsiirtomenettelyt sidosryhmien järjestelmiin. Maistraatti MERLINrekisterit Sidosryhmät HOLLE (edunvalvonnat) VRK Muodostaa Muodostaa VIRE (vihkimisoikeudet) Kyselyt VTJ (henkilötiedot) SoSo, päivitys, muutostietopalvelu Muodostaa AVLA (Avioehdot- ja lahjoitukset) Tietopalvelu Asianhallinta Muodostaa Verkkomaistraatti Muodostaa AVO (avoliittoasiat) erekisteri (eapostillet) Kuva 30. Tavoitetilan rekisteriuudistuksen arkkitehtuuri. Johdon tietojärjestelmä Rajapinta Rekisteriuudistus Maistraateilla on lukuisia tietojärjestelmiä, joista kootaan raportointia varten tietoja siten, että tietojärjestelmien tulosteista kootaan manuaalisesti tarvittavat raportit. Johdon raportointia varten toteutetaan johdon tietojärjestelmä (kuva 31), joka mahdollistaa tietovaraston rakentamisen ja tietojen analysoinnin. Johdon tietojärjestelmä on väline, jolla analysoidaan koottua numeerista tietoa maistraattien eri tietojärjestelmistä. Johdon tietojärjestelmä auttaa organisaation johtoa tuottamalla yhteenvetoja, standardoituja, säännöllisiä ja toistuvia raportteja. Raportteja käytetään pääasiassa organisaation toiminnan kontrollointiin. Johdon tietojärjestelmä tukee järjestelmällisiä, selvärakenteisia päätöksiä johdon eri tasoilla.

56 56 (70) Kuva 31. Tavoitetilan johdon tietojärjestelmän arkkitehtuuri. Tietojärjestelmäsalkku Maistraattien tietojärjestelmäsalkku sisältää maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikön omistamat tietojärjestelmät lähtötilassa ja tavoitetilassa. Taulukossa 5 on suppeasti listattuna maistraattien tietojärjestelmät.

57 57 (70) Taulukko 5. Maistraattien tietojärjestelmäsalkku. ID Tietojärjestelmäpalvelu Tietojärjestelmän nimi Kuvaus Tavoitetila MAISA Asianhallintapalvelut Maistraattien asianhallinta- ja diaarijärjestelmä Maistraatin lähtötilan asianhallintajärjestelmä. Sisältää myös AVO-rekisterin avoliittoasioille. Poistuu, MERLIN korvaa. HOLLE Rekisteripalvelut Holhousasioiden rekisteri AVLA Rekisteripalvelut Avioehto- ja lahjoitusasioiden rekisteri VIRE Rekisteripalvelut Vihkimisoikeusrekisteri Holhousasioiden rekisteriin merkitään tietoja edunvalvonnasta ja toimintakelpoisuuden rajoituksesta holhoustoimesta annetun lain (442/1999) 65 ja 66 pykälien nojalla sekä edunvalvontavaltuutuksesta annetun lain 27, 28 ja 49 pykälien nojalla. Avioehtoasioiden rekisteriin talletetaan tietoja avioliittolaissa (234/1929) tarkoitetuista asiakirjoista. Lahjoitusasioiden rekisteriin talletetaan tietoja lahjanlupauslain (625/1947) 6 :ssä tarkoitetuista irtaimen omaisuuden lahjoituksia koskevista ilmoituksista. Vihkimisoikeusrekisteristä säädetään lailla vihkimisoikeudesta (571/2008). Vihkimisoikeusrekisterin tietoja käytetään myönnettyjen vihkimisoikeuksien hallinnointiin ja valvontaan sekä avioliittojen pätevyyden selvittämiseen. Poistuu, MERLIN korvaa (HOLLE, AVLA, VIRE, AVO, erekisteri). Poistuu, MERLIN korvaa (HOLLE, AVLA, VIRE, AVO, erekisteri). Poistuu, MERLIN korvaa (HOLLE, AVLA, VIRE, AVO, erekisteri).

58 58 (70) VM Verkkopalvelut Verkkomaistraatti Maistraattien tavoitetilan verkkopalvelu asiakkaiden sähköistä asiointia varten. Mukana tavoitetilassa. MERLIN Asianhallintapalvelut Maistraattien asianhallintajärjestelmä Maistraattien tavoitetilan asianhallintajärjestelmä. Sisältää myös rekisterit. Mukana tavoitetilassa. JoTi Hallinto- ja tukipalvelut Johdon tietojärjestelmä Johdon tietojärjestelmällä analysoidaan koottua numeerista tietoa maistraattien eri tietojärjestelmistä. Mukana tavoitetilassa Tietojärjestelmien välinen vuorovaikutus Maistraattien tietojärjestelmien väliseen vuorovaikutuskaavion on kuvattu maistraattien prosessien käyttämät tietojärjestelmät ja tietojärjestelmien väliset tietovirrat. Kuvaukset on tehty lähtötilasta ja tavoitetilasta. Tavoitetilassa tavoitteena on lisätä tietojen siirtymistä tietojärjestelmien välillä, jolloin tarvittava tieto liikkuu sähköisesti mm. maistraatista toiselle viranomaiselle. Maistraattien käyttämien tietojärjestelmien välinen vuorovaikutus lähtötilan osalta on kuvattu kuvassa 32. Tavoitetilan osalta vastaava kuvaus löytyy kuvasta 33. Tunnistautuminen VETUMA Henkilötiedot VTJ Verkkomaistraatti Eurooppalaisen perintötodistuksen hakemukset MERLIN Eurooppalainen perintötodistus Tunnistautuminen Suomi.fi/lomake.fi Kansalaisen asiointitili iposti Virtu Tunnistautuminen Tunnistautuminen Sukunimenmuutoshakemukset Sukunimenmuutospäätökset Sukunimenmuutospäätökset Tunnistautuminen M2 Kieku MAISA AVO Työaikatiedot Isyydet ja edunvalvonnat Henkilötiedot Edunvalvonnat Vihkimisoikeudet Avioehdot ja lahjoitukset Maksutiedot Maksutiedot Henkilötiedot HOLLE VIRE AVLA VAKAVA Rondo Edunvalvontatiedot Avoin data Avoin data Avoin data Tietopalvelu Tietopalvelu KELA Maistraatti.fi Kauppalehti tietopalvelut Suomen asiakastieto Työteho Kuva 32. Lähtötilan tietojärjestelmien välinen vuorovaikutus.

59 59 (70) Edvard Suomi.fi asiointivaltuudet AIPA Kirjuri Suomi.fi palvelunäkymät Asiointivaltuudet Linkitys Maksut Suomi.fi tunnistaminen Tunnistautuminen Verkkomaistraatti Avoindata.fi Vuorovaikutus ja tietopalvelu Asioinnit Avoin data Henkilötiedot Edunvalvontatiedot AVO MERLIN VTJ Henkilötiedot Henkilötiedot AVLA Rippikoulutiedot Edunvalvontapäätökset Edunvalvontatiedot Verkkomaksaminen Diaari Edunvalvontatiedot Edunvalvontatiedot USPA VERO KELA Maksutiedot HOLLE VIRE Edunvalvontatiedot KEVA KUTI Elisa OC Raportointi Raportointi Raportointi Raportointi Johdon tietojärjestelmä Maksutiedot erekisteri Tunnistautuminen Tunnistautuminen Tunnistautuminen Virtu Tunnistautuminen Asiakirjojen jakelu Suomi.fi viestinvälitys Tietopalvelu Tietopalvelu Asiakirjojen jakelu iposti Kauppalehti tietopalvelut Suomen asiakastieto Rondo Maksutiedot Kieku Työaikatiedot Työteho M2 Kuva 33. Tavoitetilan tietojärjestelmien välinen vuorovaikutus 3.18 Arkkitehtuurin kerrosnäkymä palveluiden tuottamisessa Arkkitehtuurin kerrosnäkymä (kuva 34) palveluiden tuottamisessa on visuaalinen ja palvelukeskeinen yleiskuvaus maistraattien arkkitehtuurikokonaisuudesta, joka kuvaa, mitkä tietojärjestelmät ja tietojärjestelmäpalvelut tukevat toiminnan prosesseja ja palveluita maistraattien asiakkaille tarjoamien palveluiden tuottamisessa.

60 60 (70) Palvelut Asiakas Holhoustoimen edunvalvontapalvelut Henkilöoikeudelliset palvelut Perhe- ja perintöoikeudelliset palvelut Todistajapalvelut Vihkiminen ja parisuhteen rekisteröinti Kuluttajaneuvontapalvelut Toiminta Vireillepano Valmistelu/käsittely Päätöksenteko/ ratkaisu Toimeenpano/ tiedoksianto Tietojärjestelmäpalvelut Asianhallintapalvelut Verkkopalvelut Rekisteripalvelut Tietopalvelut Rajapintapalvelut Sidosryhmäpalvelut Hallinto- ja tukipalvelut Tietojärjestelmät Verkkomaistraatti KaPA-palvelut KUTI MERLIN-rekisterit VIA Väestötietojärjestelmä Kieku Yhteinen sähköinen ajanvaraus iposti MERLINasianhallinta KEHA BizTalk EV-tiedot (KELA, Vero, Edvard, AIPA) UMA Kuva 34. Arkkitehtuurin kerrosnäkymä palveluiden tuottamisessa. 4 Toimeenpanon kuvaus ja tavoitetila Maistraattien strategian toimeenpano tehdään Galaksi-hankkeessa. Toimeenpanon kuvaukseen on suunniteltu ja kuvattu, miten tavoitteisiin ja tavoitetilaan päästään eli mitä ja miten toteutetaan sekä kuka ohjaa toimeenpanoa. Toimeenpanossa mukana ovat maistraattien toiminta- ja ohjausmalli, kehittämisprosessi, hankkeet ja niiden hallinta sekä kehittämisen tiekartta ja kehittämispaketit. Näiden avulla saadaan kokonaiskuva siitä, kuinka maistraattien strategian toteutetaan Galaksi-hankkeessa. 4.1 Maistraattien toiminta- ja ohjausmalli Maistraattien toiminta- ja ohjausmalliin (kuva 35) on kuvattu mitkä toimijat ohjaavat maistraattien toimintaa ja kuka kehittää maistraattien prosesseja. Valtiovarainministeriö ja maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikkö vastaavat ylätason ohjauksesta kun taas eri virastot osallistuvat substanssiohjaukseen. Maistraattien prosessienkehittämistä vastaavat maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikkö, maistraatti sekä Kilpailu- ja kuluttajavirasto. Prosessienkehittämisen tehtävänä on kehittää maistraattien toimintaa kehittämissuunnitelmien mukaisesti. Kehittämisen etenemistä seurataan maistraattien tulossopimuksilla.

61 61 (70) Kuva 35. Maistraattien toiminta- ja ohjausmalli. 4.2 Kehittämisprosessi, hankehallinta ja hankesalkku Maistraattien kehittämistä ja hankehallintaa ohjaa kehittämisprosessi, joka on kuvattu kuvaan 36. Prosessi sisältää vaiheet aina kehittämistarpeen havaitsemisesta hankkeen tuotantoon saattamiselle ja siirtämiselle jatkuvaksi palveluksi. Kaikki kehittäminen on strategian mukaista ja kokonaisarkkitehtuurin ohjaamaa. Maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikön hanketoimisto (MOK PMO) seuraa maistraattien kehittämishankkeita, jotka on lueteltu kehittämisen hankesalkussa taulukossa 6.

62 62 (70) Kuva 36. Kehittämisprosessi ja hankehallinta. Taulukko 6. Maistraattien kehittämisen hankesalkku (tilanne 12/2016). Nro Hanke/projekti Lyhenne Kuvaus 1 Maistraattien asiakaslähtöinen toiminnan kehittäminen GALAKSI Ohjelma, joka yhdistää kaikki maistraattien asiakaslähtöisen toiminnan kehittämistoimenpiteet, hankkeet ja projektit. 2 Maistraattien tiettyjen sähköisen asioinnin strategian palveluiden toteuttaminen MERP Sähköinen asioinnin, asianhallinnan ja arkistoinnin kehittämishanke. Toteutettavat kokonaisuudet MERLIN-asianhallinta ja Verkkomaistraatti.

63 63 (70) 3 Maistraattien kokonaisarkkitehtuuri Muuri Strategian toteuttamisen ja toiminnan johtamisen työkalu. 4 Johdon tietojärjestelmä JoTi Johdon tietojärjestelmän määrittely, hankinta ja käyttöönotto. 5 Avoin data - Maistraattien tuottaman avoimen tiedon julkaisu. 6 Teknologiauudistus T-uudistus Valtorin standardoidun ympäristön käyttöönotto (VALTTI). 7 Maistraattien rekisterien uudistaminen umare Maistraattien omistamien rekisterien kokonaisuudistus (tapahtumapohjaiset automaattiseen tiedonsiirtoon perustuvat rekisterit). 8 Maistraattien tietoturvallisuus: tietoturva, tietosuoja, varautuminen ja kyberturvallisuus MERLIN-TT MERLIN-asianhallintajärjestelmän saattaminen tietoturvan korotetulle tasolle. 9 Verkkopalvelu-uudistus V-uudistus Verkkopalvelujen yhtenäistäminen (Maistraatti.fi, Mintra, Verkkomaistraatti, sähköinen ajanvaraus, SOME). 10 Väestötietojärjestelmän (VTJ) henkilötietojen käsittelyn automatisointi ja tietopalvelu itsepalveluna HETI Väestötietojärjestelmän (VTJ) kokonaisuudistuksen vaihe 2, (pääasiallisena kohteena henkilötiedot, HETIhanke). Maistraattien manuaalitöiden automatisointi ja itsepalvelujen lisääminen. Kansallinen palveluarkkitehtuuri KaPA KaPAn tarjoamat palvelut maistraateille. 12 Maistraattien itsearviointi CAF Maistraattien CAF-itsearvioinnit joka toinen vuosi.

64 64 (70) 13 Maistraattien maksamisratkaisu MaMa Maistraattien tulevaisuuden maksamisratkaisut (Maistraattien siirtäminen täysin sähköiseen maksamiseen. VAKAVA-kassajärjestelmästä luopuminen.) 14 Johdon laskentatoimen kehittäminen JoLa Hankkeen ensisijaisena tavoitteena on rakentaa maistraattien resurssien kohdentamismalli. Hankkeen sivutuotteena syntyvät kustannuslaskenta- ja hinnoittelumallit. 15 Tuottavuusmittaus Tumi Tietotyön suorituskykymittauksen tarkoituksena on seurata tietotyön tekemisen edellytyksien ja tietotyökäytäntöjen tilaa maistraateissa uuden strategiakauden () aikana, ja tukea työympäristön ja työkäytäntöjen jatkuvaa kehittämistä. 16 Toimipisteverkoston supistaminen ToSu Toimipisteverkoston sopeuttaminen. 17 Maistraattien talous- ja henkilöstöhallinnon keskittäminen HalKe Maistraattien talous- ja henkilöshallinnon keskittäminen maistraattiorganisaatiossa sekä joidenkin tehtävien siirtäminen Palkeille. 18 Hankinnasta maksuun -projekti HaMa Hankinnasta maksuun -hankkeen mukainen prosessien kehittäminen (tiliöintikoodit jne.). 19 Sitran työhyvinvointihanke TYHYSIB Lounais-Suomen maistraatin työhyvinvointihanke. Hanke on osa Sitran julkisen sektorin työntekijöiden työhyvinvoinnin edistäminen tulosperusteista palkkiomallia hyödyntäen kokonaisuutta. 20 Osaamisen kehittämisen toimintamalli OSKE Osaamisen kehittämisen toimintamalli sisältää osaamiskartoituksen valmistelun Kiekuun, tavoite- ja kehityskeskustelun ja kehittymissuunnitelman uudistamisen, ammatillisen osaamisen kehittämisen. 21 Maistraattien esimiesarvioinnit 365-arviointi Esimiestyön laadun kehittäminen ja arviointi esimiesarviointien, kehittymissuunnitelmien ja mentoroinnin avulla. 22 Lääkärinlausuntoprojekti LL Tavoitteena on luoda lääkärien käyttöön sähköinen lomake holhousasiassa tarvittavan lääkärinlausuntoa varten. 23 Lainsäädäntöhankkeet Laki Maistraatin erilaiset lainsäädäntöön liittyvät kehittämishankkeet, kuten nimilainsäädännön kehittäminen.

65 65 (70) 24 Yhteisten asiakaspalvelupisteiden tietojärjestelmien uudistamisprojekti ASTI Yhteispalvelu- ja asiointipisteiden yhteiset tietojärjestelmät korvataan uudella järjestelmäkokonaisuudella. Tavoitteena on luoda uusi tietojärjestelmäkokonaisuus, jossa yhdistyvät useat eri toiminnallisuudet. 4.3 Kehittämisen tiekartta Maistraattien Galaksi-hankkeen tiekartta toimii samalla myös maistraattien kehittämisen tiekarttana (kuva 37). Kartan kehittämisaskeleet on kuvattu koko hankkeen elinkaaren ajalle, jota tarkennetaan ja konkretisoidaan vuositasolla tehtävällä suunnitelmalla. Tiekartan kokonaisuudet toteutetaan erillisten kehittämishankkeiden kautta, jotka ovat lueteltu kehittämisen hankesalkussa taulukossa 6. Kuva 37. Galaksi-hankkeen tiekartta. 4.4 Kehittämispaketit Maistraattien kyvykkyyksien kehittämisessä hyödynnetään kehittämispaketteja. Kehittämispaketteihin on kuvattu arkkitehtuurille asetettavat vaatimukset tietyn kyvykkyyden tavoitetilan saavuttamiseksi. Käytännössä kehittämispaketit toteutetaan erilaisissa kehittämishankkeissa. Maistraattien digitalisaation sekä palveluiden kehittämisen kannalta tärkeimmät kehittämispaketit ja niihin liittyvät oleellisimmat hankkeet on kuvattu kuvissa

66 66 (70) Arkkitehtuurinäkökulmat Vaikutus organisaatioon ja palveluihin Vaikutukset tietoon Vaikutukset tietojärjestelmiin Maistraatti Holhoustiedot MERLIN Oikeusaputoimisto Henkilötiedot Verkkomaistraatti Käräjäoikeus Asian tiedot Maistraatti.fi Kehitettävät kyvykkyydet Vaatimus Edunvalvonnan tarpeen selvittäminen, järjestäminen ja valvonta Asiakas saa tilanteeseensa sopivat palvelut sujuvasti Väestörekisterikeskus MAISA Tietopalvelun asiakkaat (mm. KELA ja Vero) HOLLE Holhoustoimen edunvalvontapalvelut Edvard AIPA VTJ Hankkeet MERP umare V-uudistus KaPA LL Laki Kuva 38. Edunvalvonnan kehittämispaketti.

67 67 (70) Arkkitehtuurinäkökulmat Vaikutus organisaatioon ja palveluihin Vaikutukset tietoon Vaikutukset tietojärjestelmiin Maistraatti Holhoustiedot MERLIN Väestörekisterikeskus Henkilötiedot Verkkomaistraatti Käräjäoikeus Asian tiedot Maistraatti.fi Tietopalvelun asiakkaat (mm. KELA ja Vero) MAISA Kehitettävät kyvykkyydet Vaatimus Kunta HOLLE Tietojen rekisteröinti ja vahvistaminen Varmistamme asiakkaiden oikeusturvan toteutumisen Seurakunta AVLA Maahanmuuttovirasto VIRE Holhoustoimen edunvalvontapalvelut AVO Henkilöoikeudelliset palvelut erekisteri Perhe- ja perintöoikeudelliset palvelut VTJ Vihkiminen ja parisuhteen rekisteröinti Hankkeet MERP umare V-uudistus KaPA HETI ASTI Laki Kuva 39. Tietojen rekisteröinnin ja vahvistamisen kehittämispaketti. 4.5 Tavoitetila Maistraattien vision 2025 mukaisesti tavoitteena on vuorovaikutteisesti palveleva digitaalinen maistraatti. Maistraattien tavoitetilan yhteenveto on esitetty kuvassa 40. Tavoitteena on, että maistraattien palvelut asiakkaille sekä tiedonsiirto sidosryhmille ovat pitkälti sähköisiä, hyödyntäen digitalisaation ja automaation mukana tuomia mahdollisuuksia. Tarkoituksena on, että asiakas voisi hoitaa kaiken asiointinsa verkossa.

68 68 (70) Kuva 40. Visio 2025: vuorovaikutteisesti palveleva digitaalinen maistraatti. 5 Kokonaisarkkitehtuurin hallinta Maistraattien kokonaisarkkitehtuurityö on organisoitu osaksi Galaksi-hanketta ja työtä tehdään Galaksi-hankkeen linjausten ja määritysten mukaisesti. Maistraattien kokonaisarkkitehtuuria hallitaan kuvassa 41 esiteltynä prosessina. Sen tehtävänä on pitää huolta kehittämisen johdonmukaisuudesta lähtien toiminnan strategisista tarpeista, arkkitehtuurilinjausten ja menetelmien yhtenäisyydestä sekä kuvata, miten olemassa olevia arkkitehtuurilinjauksia sovelletaan kehittämisprojekteissa ja versionvaihdoissa. Kokonaisarkkitehtuurin hallinta perustuu prosessilähtöiseen menettelyyn, jossa varsinainen arkkitehtuurilinjausten hyödyntäminen ja noudattaminen sekä maistraatin toiminnan ja toimintaa tukevien tietojärjestelmien yhteentoimivuuden edistäminen sijoittuu kiinteästi kehittämishankkeiden hallintaan.

69 69 (70) Kuva 41. Maistraattien kokonaisarkkitehtuurin hallinta. Maistraattien kokonaisarkkitehtuurin hallinnan tarkoituksena on, että kokonaisarkkitehtuuri kiinnitetään maistraattien strategiaan, toimintaan ja kehittämiseen. Lisäksi hallinnan tehtävänä on mm. ohjata arkkitehtuurikuvausten laatimista, tehdä tavoitearkkitehtuurisuosituksia sekä ohjata kokonaisarkkitehtuuria kehittäviä projekteja. Kokonaisarkkitehtuurin hallinta kytkeytyy myös saumattomasti kehittämishankkeisiin, varsinkin niiden suunnitteluun ja hallintaan. Tällä varmistetaan se, että kehittämishankkeissa noudatetaan valtionhallinnon yhteisten linjausten mukaisia arkkitehtuurisuosituksia. Maistraattien kokonaisarkkitehtuurin tiekarttaan (kuva 42) on kuvattu ylätasolla vuosittaiset toimenpiteet kokonaisarkkitehtuurille. Tärkeimpänä tuotoksena saadaan vuosittain päivitetty uusi versio maistraattien kokonaisarkkitehtuurista, joka käytännössä on tämä dokumentaatio.

70 70 (70) Kuva 42. Maistraattien kokonaisarkkitehtuurin tiekartta. 6 Yhteenveto Kokonaisarkkitehtuurilla kuvataan kuinka organisaation elementit, organisaatioyksiköt, ihmiset, toimintaprosessit sekä tietojärjestelmät liittyvät toisiinsa ja toimivat kokonaisuutena. Kokonaisarkkitehtuuri on yksi ohjausväline muiden joukossa, joka tulee kytkeä mukaan organisaation suunnittelu- ja päätöksentekorakenteisiin, toiminnan kehittämiseen ja laatujärjestelmään. Arkkitehtuuripäätökset eivät saa eriytyä muusta toiminnan kehittämiseen liittyvästä päätöksenteosta. Kokonaisarkkitehtuurin tarkoituksena on hallita kokonaisuutta. Maistraattien kokonaisarkkitehtuurin tarkoituksena on antaa kokonaiskuva maistraattiorganisaatiosta nyt ja tulevaisuudessa. Kokonaisarkkitehtuuri kertoo mm. maistraattien toimintaa ohjaavat organisaatiot ja sidosryhmät, maistraattien toiminnan ja palvelut kansalaisille sekä mitä tietoa maistraateissa käsitellään. Tavoitteena arkkitehtuurityössä on julkaista maistraattien kokonaisarkkitehtuurista uusi versio kerran vuodessa strategiakauden ajan. Maistraattien kokonaisarkkitehtuuri julkaistaan avoindata.fi -portaalissa.