Asianhallinnan tavoitteiden asettaminen, kehityskohteet ja yhteistyön merkitys

Transkriptio

1 Asianhallinnan tavoitteiden asettaminen, kehityskohteet ja yhteistyön merkitys Pekka Kantola, Kuntatalo , Kuusamon kaupunki

2 2014, Kuusamon kaupunki

3 Visio 2021 Näkökulmat ja menestystekijät Kaikkien aikojen Kuusamo. Elinvoimainen edelläkävijä ja moniarvoinen Pohjolan luontopääkaupunki.* Kuusamo on rajoja ylittävä, omatoimisten ja yritteliäiden ihmisten vieraanvarainen alueensa keskus. Innostus ja rohkeus ovat yhteistyön perustana - täällä asiat tehdään vähän eri tavalla. Hyvä elämä kukoistaa kansainvälisessä ja luovassa ympäristössä. Kuusamon menestyminen perustuu toimiviin palveluihin, ympärivuotiseen matkailuun, puhtaan luonnon ja sen raaka-aineiden kestävään käyttöön. * Hyvinvointi Aktiivinen ja hyvinvoiva kuusamolainen Tasapainoinen väestörakenne Suvaitsevainen ja hyväksyvä ilmapiiri Toimivat yhteisöt ja palvelut Elinvoima Kuusamo maineen hallinta Yrittäjyys ja työllisyyden nostaminen Kestävä ja monipuolinen puhtaan luonnon ja luonnonvarojen hyödyntäminen Kehittyvä kaupunki Kansainvälinen, kilpailukykyinen ja verkostoitunut seutukeskus Kaupunkikonsernin talouden tasapaino ja ohjaus Osaaminen ja koulutus Uusiutuva ja innovatiivinen palvelukaupunki Hyvät yhteydet ja kehittyvä toiminta-ympäristö Muutosjohtaminen ja tuottava henkilöstö 2014, Kuusamon kaupunki

4 Online Kuusamon ja Laajakaistan kehityspolku ASIAKKAAT: kuntalaiset, osa-aikakuusamolaiset, matkailijat, yritykset, matkailu- ja maaseutuyritykset, yhteisöt Asiakas-, hallinto- ja tukipalvelujen sähköistäminen Sähköinen ilmoijautuminen Tulevaisuuden koulu Sähköiset oppimisympäristöt Kotona asumisen tukeminen: Hyvinvoin'TV, mobiili ko'hoito, turvapalvelut Verkkosivusto ja sosiaalinen media OnLine Kuusamo kehijämissuunnitelma Sähköiset yo -kirjoitukset Palvelujen sähköistäminen Omat terveysxedot Sähköiset lupa- ja neuvontapalvelut Lähiruokatuotannon toiminnanohjaus Palvelujen tarpeet Omahoitopalvelut ja etäterveydenhuolto Yritysten sähköiset yhteistyöympäristöt Matkailupalvelujen sähköiset markkinapaikat Hoivapalvelujen toiminnanohjaus Liikkuvat Etätyön puijeet laajakaistapalvelut Sähköiset osallistumisympäristöt HoivatuoJajien laajakaistapalvelut Vapaa-ajan asuntojen laajakaistapalvelut Taajamien laajakaistapalvelut: Kiinteät liijymät Sivukylien Taajamien kuituverkot ja Kyläkaistapilo^ laajakaistapalvelut 4G/LTE/2X G/+1/2 Yhtenä painopisteenä kaupungin asianhallinnan Sähköiset kokousympäristöt kehijäminen Sähköiset asiakaspalvelut LähiruokalogisXikka Hajakaista siirtoverkot VIRTUAALISET JA SÄHKÖISET Kotona asumisen palvelut, Tulevaisuuden koulu, Kokous- ja osallistumisympäristöt, asiakaspalvelut ja hallinto vuonna 2021 OnLine Kuusamo Laajakaista nopeus / PeiJoaste >10Mb, 97% ja >5Mb/92% Kuituverkot Laajakaista palvelujen ja infrastruktuurin kehijäjät 5G?/ 2014 Kaupungin toiminnan kehijämiskohteita 2015 Julkisen ja yksityisen sektorin yhteiset toimenpiteet 2016 MarkkinaehtoisesX kehijyvät laajakaistapalvelut 2017

5 Asianhallinnan kehijäminen (1/2) Kaupunkistrategian yhtenä painopisteenä asiakas-, hallinto- ja tukipalvelujen uudistaminen kokoamalla ja sähköistämällä Online Kuusamo kehijämiskohteiksi kaupungin henkilöstöhallinnon, asianhallinnan ja taloushallinnon prosessien läpikäyn' hyödyntäen kuntasektorin ao. viitearkkitehtuureja TavoiJeet Asianhallinnan prosessien ja 'etojärjestelmien analyysi kuntasektorin asianhallinnan viitearkkitehtuurin luonnoksen mukaan Nyky'lan analyysi ja kehityskohteiden tunnistaminen nykyisessä toimintatavassa ja tuotokset Asianhallinnan prosessien ja 'etojärjestelmien kuvaukset: nyky'la ja tavoite'la kehityskohteineen

6 Asianhallinnan kehijäminen (2/2) Päätökset tavoitelinjauksista, toimeenpanon käynnistämisestä ja jatkotoimenpiteistä KH ; linjaukset toiminnallisista muutoksista ja jatkotoimenpiteiden käynnistämisestä KH ; asianhallinnan uudistamiseen liikyvästä sähköiseen toimintatapaan 6/2017 siirtymisestä, eps yhteistyöstä TOS:n laa'miseksi, 'etojärjestelmän pilotoinnista ja sähköisten kokousympäristöjen toteukamisesta sekä keskitekyjen luokamushenkilöpalvelujen ja kirjaamon toteukamisesta Yhteistyössä systemaa^nen tekeminen ja viitearkkitehtuurin hyödyntäminen korostuu Kaupungin keskushallinnon ja toimialojen välillä Eri kaupunkien ja kuntatoimijoiden välillä

7 Asianhallinnan prosessit Esimerkkejä tekemisestä 2014, Kuusamon kaupunki

8 Asianhallinnan prosessit

9 Asianhallinnan prosessien integraa'o

10 AsiankäsiKelyn prosessien integraa'o

11 3. Valmistelu Kyllä Lähettää lisäselvityksen Vastaanottaa lisäselvityspyynnön Sähköinen asiointi? Ei Lähettää lisäselvityksen Kirjaaja Vastaanottaa lisäselvityksen Vastaanottaa lausunnot Pyytää lisäselvityksiä Valmistelija Ei Tarkastaa saapuneet asiakirjat tai lisäselvitykset Tarvittavat tiedot? Kyllä Valmistelee asian Pyytää lausunnot Tarkistaa lausunnot ja tekee lausuntoyhteenvedon Laatii päätösehdotuksen Asianhallinta Asianhallinta Asianhallinta Tiedonohjaus Lisäselvitys Sähköinen asiointi Tiedonohjaus

12 3. Valmistelu: kehikämiskohteet NykyXla TavoiteXla KehiJämiskohteet ja huomiot Asiakirjat ovat usein paperilla, ne lähetetään toimialan sihteereille, jotka toimikavat ne valmistelijoille. Valmistelun käynnistäminen sähköises'. Ilmoitus uudesta asiasta valmistelijan sähköpos'in. 10. Valmistelun käynnistäminen sähköisesx. AsiankäsiKely järjestelmässä, yhteisen toimintatavan sopiminen ja käyköönoko. Asiaa käsitellään papereilla ja sähköpos'n välityksellä. Sähköinen käsikely asiankäsikelyjärjestelmässä. 11. Asian käsijely sähköisessä muodossa. AsiankäsiKely järjestelmässä, yhteisen toimintatavan sopiminen ja käyköönoko. Valmistelun aikana pyydetään toimenpiteitä muka ei kerrota, keneltä. Määritellään täsmällises' keneltä pyydetään toimenpidekä, toimialalta vai toimielimeltä. 12. PyydeJyjen toimenpiteiden tarkempi määrijely. AsiankäsiKely järjestelmässä, yhteisen toimintatavan sopiminen ja käyköönoko. Asian 'edot eivät ole helpos' saatavilla esim. päätöksen käsikelyssä toimielimissä ja 'edoksiannossa. AsiankäsiKelyn historia ja muut 'edot järjestelmässä saatavilla, kuten valmistelijat, 'edot, asiakirjat, päätökset, 'edoksiannon ja muutoksenhaun 'edot. Valmistelija määrikelee asiaan 'edoksiannon ja muutoksenhaun 'edot. 13. Asian Xedoksiannon ja muutoksenhaun Xetojen määrijely. AsiankäsiKely järjestelmässä, yhteisen toimintatavan sopiminen ja käyköönoko. Salassa pidekävät asiat hallitaan manuaalises' asianhalllintajärjestelmässä Salassa pidekävillä asioilla oma hallintatapa asianhallintajärjestelmässä. 14. Salassa pidejävien asioiden käsijelytavan kehijäminen

13 Tietojärjestelmät Esimerkkejä tekemisestä 2014, Kuusamon kaupunki

14 Asianhallinnan 'etojärjestelmien kehityskohteita Toiminto NykyXla TavoiteXla KehiJämiskohteet ja huomiot Asianhallinta KuntaToimisto Tweb tai vastaava 22. Asianhallintajärjestelmän uusiminen Asiakirjan- ja dokumen'n-hallinta KuntaToimiston LiiKeidenhallinta, verkkolevy, sopimukset: Tdoc Tweb Asiakirjahallinta, Tdoc tai muu dokumen'nhallintajärjestelmä, SineW 23. Sähköisen dokumenxnhallinnan käyjöönojo. Useiden rinnakkaisten dokumen'nhallintajärjestelmien käykö ei ole tehokasta. Arkistoin' Päätökset ja niiden liikeet KuntaToimiston Päätösarkistossa. Manuaalinen arkistoin'. Sähköinen arkistoin'järjestelmä 24. Sähköisen arkistoinnin käyjöönojo. KannaKaa suunnitella onko koko kaupungissa vain yksi sähköinen arkistoin'. Nykyisin talous- ja henkilöstö'etoja arkistoidaan sähköises' Rondossa. Sähköinen arkistoin' edellykää TOS:n mukaisten meta'etojen tallentumista jo vireillepanossa. Tiedonohjaus Tweb Arkki, hankintasopimusten osalta koekäytössä Tweb Arkki tai vastaava 25. Tiedonohjausjärjestelmän käyjöönojo ja integroinx muihin järjestelmiin. TOS määrikely, 'edonohjauksen käyköönoko ja 'edonohjausjärjestelmän integroin' kaikkiin asiakirjallista 'etoa käsikeleviin järjestelmiin (sähköinen asioin', asianhallinta, dokumen'nhallinta, toimialojen järjestelmät, arkistoin'). TOSin määrikely ja TOJin käyköönoko on edellytys asianhallinnan, asiakirjahallinnan ja arkistoinnin sähköistämiselle.

15 Asianhallinnan 'etojärjestelmät - Tavoite'la

16 Tietovirrat - Tavoite'la

17 Etenemissuunnitelma 2014, Kuusamon kaupunki

18 Asianhallinnan kehikäminen KehiJämiskohde AsiankäsiJelyprosessin yhtenäistäminen 2015: AsiankäsiJelyprosessin yhtenäistäminen ja toiminnan muutokset 3. Yhteinen kirjaamistapa 8. Vireilletulevan asian he' kirjaaminen 9. Yhteinen asiankäsikelyprosessi 12. PyydeKyjen toimenpiteiden määrikely 13. Tiedoksiannon ja muutoksenhaun määrikely 15. Viranhal'japäätösten teko järjestelmässä 18. Asianhallinnan käykö omilla tunnuksilla 2016: Sähköisen asianhallinnan edellytykset ja toteujaminen 2017: Sähköiset kokoukset ja päätöksenteko 6 / 2017 Asianhallinnan toiminnan muutokset 1. Neuvontaa verkkosivuille 2. TOS:n määrikely 4. KeskiteKy kirjaaminen 7. Tulevien asiakirjojen skannaus 14. SalassapideKävät asiat 19. Viranhal'japäätökset toimielimille 20. Viranhal'japäätösten julkaiseminen 21. KeskiteKy esityslistojen tuotanto ja luokamushenkilöpalvelu 5. Sähköisen asioinnin laajentaminen 6. Sähköpos'lla tulevien asioiden vien' asianhallintaan 10. Valmistelun käynnistäminen sähköises' 11. Asian käsikely sähköises' 16. Paperiton kokous 17. Sähköinen kokous ja päätöksenteko Asianhallinnan Xetojärjestelmien ja laijeiden muutokset 28. Extranet luokamushenkilöille / kh Tietojärjestelmävaihtoehtojen selvikäminen. 22. Asianhallintajärjestelmän vaihto 23. Dokumen'nhallintajärjestelmä 24. Sähköinen arkistoin' 25. TOJ integroin' 26. Sähköinen asioin' 27. Sähköpos'n integroin' asha 28. Extranet luokamushenkilöille 29. Sähköisen kokouksen ja päätöksenteon ohjelmisto 30. Sähköisen kokouksen ja päätöksenteon vaa'mat laikeet luokamushenkilöille

19 Yhteistyön merkitys ja käytännöt Kansalliset viitearkkitehtuurit organisaa'on sisäisen ja organisaa'oiden välisen yhteistyön apuna Hyödyntämisessä tarvitaan arkkitehtuuri- ja projek'osaamista Tehokkaat kokous- ja yhteistyökäytännöt Kuusamon aloituskokous eps2 yhteinen TOS työ alkoi vuoden 2015 lopussa Asianhallintajärjestelmäpilo'n yhteinen koulutus , Kuusamo, Kajaani, Rovaniemi