Elisa Ring 2.0. Loppukäyttäjä

Transkriptio

1 Elisa Ring 2.0 Loppukäyttäjä Kirjautuminen palveluun Puheposti Ring käyttöliittymä Asiakaspalvelijan (agentin) ohje Sovelluspuhelimen käyttöohje (ohjelmistopuhelin) Multimobile käyttöohje Ring valikko Koska sovellusta kehitetään jatkuvasti, pidättää Elisa Oy oikeudet muutoksiin. Palvelussa saattaa myös olla toiminteita tai ominaisuuksia, joita ei ole esitelty tässä materiaalissa.

2 Elisa Oyj Elisa Ring 2 (57) Sisällysluettelo 1 Johdanto Elisa Ring palvelun salasanat Palvelun käyttöliittymien osoitteet ja salasanan uusiminen/vaihtaminen Käytettävät laitteet ja selaimet Ring palvelun erikoisnumerot Pikavalinnat Ring palvelun sisäiset palvelunumerot/lyhytnumerot Ring käyttöliittymä Ring-käyttöliittymän tärkeimmät painikkeet Käyttöliittymän ilmoitukset käyttäjille Ring käyttöliittymän kaksi pääsivua toiminteineen Käyttöliittymän keskeiset toiminteet Tilatieto, kalenteri ja näytettävä numero Ryhmät Puhelut Puheposti Viestit Yhteystiedot Saapuvien puheluiden säännöt Saapuvien puheluiden määritykset Kuinka asetan säännön (esimerkki) Poissaolopalvelu Erityiskontaktilista Sovellukset Asetukset Puheluasetukset... 31

3 Elisa Oyj Elisa Ring 3 (57) Käyttäjätiedot Kieli /Salasana Puhelut Puhelun soittaminen Ring käyttöliittymällä Puheluun vastaaminen Puhelun yhdistäminen Puhelun yhdistäminen välipuhelun kautta Muut puhelunhallinta toiminteet Asennettava Ring-käyttöliittymä ja ohjelmistopuhelin Elisa Ring Puheposti (vastaaja) Hyvä tietää puhepostista Puhepostiin soittaminen ja viestien kuuntelu Puhepostin tervehdyksen nauhoittaminen Puhepostin toimintonäppäimet Puhepostit sähköpostiin Puhepostin salasana Ring valikko Elisa Ring Valikon rakenne Elisa Ring Valikon käyttö Puheluntallennus Liitteet Valikon kaaviokuva... 56

4 Elisa Oyj Elisa Ring 4 (57) 1 Johdanto Tämä opas on tarkoitettu Elisa Ring palvelun käyttäjille opastamaan Ring palvelun käytössä. Opas käsittelee Ring liittymäkäyttäjää sekä soveltuvin osin Ring kevytliittymäkäyttäjää. Loppukäyttäjät käyttävät palveluitaan valituilla päätelaitteilla ja tässä oppaassa kuvattujen käyttöliittymien avulla. Huom: Kevytliittymäkäyttäjällä on palveluista käytössä puheposti ja Asiakaspalvelusarjoihin kirjautuminen ohjausnumeron kautta. Kevytliittymä käyttäjä voi soittaa maksuttomia sisäpuheluita ja hänen päätelaitteensa tilatieto näkyy välittäjille ja työtovereille. Kevytliittymäkäyttäjän mahdolliset soitonsiirrot ja muut määritykset tekee organisaation pääkäyttäjä YA-verkkopalvelun (Oma Elisa) kautta. Elisa Ring palvelun tuki ja ohjeet löytyvät kokonaisuudessaan osoitteesta: Elisa Ring palvelun salasanat Elisa Ring -palvelun toimituksen yhteydessä käyttäjälle toimitetaan palvelun käyttäjätunnus ja salasana erillisillä tekstiviesteillä. Mikäli et ole saanut tunnuksia, olethan yhteydessä organisaatiosi pääkäyttäjään/puhelinyhteyshenkilöön. Huom: Jos käytössäsi on joku muu päätelaite kuin matkapuhelin, niin salasanan toimittaminen ja vaihtaminen tapahtuu organisaation puhelinyhteyshenkilön toimesta YA-verkkopalvelussa. Ring palvelun käyttäjätunnukset ovat oletuksena muotoa: etu.sukunimi@organisaatio.fi Mikäli käyttäjällä ei ole sähköpostiosoitetta, oletustunnus on muotoa vaihdenimi-#, jossa # on käyttäjän vaihteen alanumero. Tunnuksena voi käyttää myös muotoja #@vaihdenimi tai liittymän yritysnumeroa. Mikäli organisaationne on valinnut muun kuin oletusmuodon, otathan tarvittaessa yhteyttä organisaationne pääkäyttäjään/puhelinyhteyshenkilöön.

5 Elisa Oyj Elisa Ring 5 (57) 1.2 Palvelun käyttöliittymien osoitteet ja salasanan uusiminen/vaihtaminen 1 Kirjoita Internet selaimen osoiteriville osoite: (katso Kuva 1). VIHJE: Hakukoneet löytävät sivuston esimerkiksi hakutekijöillä Ring + salasana Kuva Kirjoita matkapuhelinnumerosi "Matkapuhelinnumero" -kenttään ja valitse > Lähetä (katso Kuva 2)., tässä voit käyttää vain matkapuhelinnumeroa, eli palvelu ei toimi lankanumerolla 3 Sivusto palauttaa listan palvelun käyttämistä käyttöliittymien osoitteista, sekä linkin jonka kautta palvelun asennettavat ohjelmistot voit ladata. 4 Mikäli haluat uusia myös salasanasi valitse > Lähetä kertakäyttösalasana 5 Kirjoita tekstiviestissä oleva varmenne "Kertakäyttösalasana" -kenttään. 6 Kirjoita haluamasi salasana kohtaan Uusi Ring-salasana ja valitse > Aseta Ring salasana. Huom. salasana saa sisältää vain numeroita ja salasanan pituus pitää olla 6-20 merkkiä. Kuva 2. Vaihda tai tilaa salasana

6 Elisa Oyj Elisa Ring 6 (57) Huom1. Mikäli yrität luoda salasanan matkapuhelinliittymälle, jolla ei ole Elisa Ring palvelua tai kirjoittamalla lankanumeron kenttään, saat virheilmoituksen "Matkapuhelimeesi ei ole kytketty Ring palveluita". Huom2: On mahdollista lukita tunnukset liian monella virheellisellä yrityksellä, jolloin et voi itse palauttaa salasanaasi. Mikäli näin tapahtuu, ota yhteyttä organisaationne pääkäyttäjään/puhelinyhteyshenkilöön. Pääkäyttäjä voi palauttaa tunnukset YA-verkkopalvelun kautta. 1.3 Käytettävät laitteet ja selaimet Ring käyttöliittymä perustuu moderniin HTML5-teknologiaan ja Internet-selaimen käyttöön. HTML5 tarjoaa sovelluksen kaltaisen käyttökokemuksen ja mahdollistaa käytön erilaisissa laitteissa työasemista, älypuhelimiin ja tablet-laitteisiin käyttöjärjestelmäriippumattomasti. Käyttöliittymän käyttökokemukseen vaikuttaa laitteen näytön koko, mutta itse käyttöliittymä on toiminnoiltaan sama kaikilla laitteilla. Palvelua voit käyttää seuraavilla Internet-selaimilla 1. Google Chrome (kolme uusinta versiota) 2. Mozilla Firefox (kolme uusinta versiota) 3. Microsoft Internet Explorer 10 tai uudempi 4. Apple Safari 7.0 tai uudempi 5. Myös muut HTLM5:ttä tukevat selaimet ovat mahdollisia, mutta emme optimoi emmekä testaa niitä erikseen palvelun kanssa Voit käyttää Ring-käyttöliittymää myös asennettavalla Windows-sovelluksella, joka hyödyntää työaseman oletusselainta. Asennettava versio on tarkoitettu Windows 7 ja 8 -työasemille ja käyttö edellyttää Microsoftin Internet Explorer 10 tai uudempaa selainta. Asennettavaa versiota käytetään kun käytössäsi on sovelluspuhelin (ohjelmistopuhelin). Myös muut käyttäjät voivat halutessaan käyttää asennettavaa versiota. Sovelluksen asentaminen ei edellytä erityisoikeuksia työasemaan, mutta selvitäthän organisaationne asennusohjeistuksen ennen asentamista.

7 Elisa Oyj Elisa Ring 7 (57) 2 Ring palvelun erikoisnumerot 2.1 Pikavalinnat Voit hallita puheluitasi käyttöliittymien lisäksi myös puhelukohtaisesti. Valitsemalla puhelinnumeron eteen jonkin alla mainituista valinnoista, voit muuttaa näytettävää numeroasi. Valinta Vaikutus *770 valittavan numeron eteen salaa soittava numero *771 valittavan numeron eteen näytä matkapuhelinnumeroa *772 valittavan numeron eteen näytä yritysnumeroa *773 valittavan numeron eteen näytä vaihteen kutsunumeroa Valinta tehdään muodossa 0xy (esim. * ) 2.2 Ring palvelun sisäiset palvelunumerot/lyhytnumerot Käytössäsi olevat lyhytvalinnat palveluihin soittamiseen tai palveluiden hallintaan Numero Käyttötarkoitus 777 Puheposti (vastaaja) Elisa Puhelinneuvottelun lyhytnumero, voit soittaa helposti omaan neuvottelunumeroosi, mikäli sinulle on sellainen aktivoituna Puhepostin hallinta, voit käyttää numeroa mm. sarjan puhepostin hallintaan Voit kirjautua Asiakaspalvelusarjaan (sisään/ulos) soittamalla tähän numeroon, mikäli olet jonkin Asiakaspalvelusarjan jäsen Voit soittaa vaihteen päänumeroon/vaihteen kutsuun Voit soittaa vaihteen aikapalveluun ("neitiaika"), joka kertoo päivän ja kellonajan.

8 Elisa Oyj Elisa Ring 8 (57) 3 Ring käyttöliittymä Voit käyttää Ring-käyttöliittymää selaimella tai asennettavalla Windowssovelluksella. Voit kirjautua käyttöliittymään millä tahansa päätelaitteella, jossa on tuettu selain ja internet-yhteys. Voit olla kirjautuneena myös monelta eri päätelaitteelta samanaikaisesti. Käyttöliittymä sopeutuu erilaisiin näytön kokoihin automaattisesti, riippuen siitä käytätkö palvelua työasemalla, älypuhelimella tai tabletlaitteella. Käyttöliittymässä voit mm. Hallita omia tilatietojasi Muokata palvelun sisäistä kalenteria Käyttää sisäistä yhteystietohakemistoa (puhelinluettelo) Tarkastella omaa viestintähistoriaasi (puhelut, pikaviestit, käyttöliittymästä lähetyt tekstiviestit) Hallita omia soitonsiirtojasi ja muita saapuvien puheluiden ohjauksia Käyttää ohjelmistopuhelinta (lisämaksullinen optio, käytettävissä vain asennettavassa sovelluksessa) Hallita omaa kirjautumistilaa Asiakaspalvelusarjoihin (lisämaksullinen optio, käytössä vain asiakaspalvelijoilla) Ring käyttöliittymäsi päänäkymät 1. Käyttöliittymän etusivu sisältää tilatietoon ja kalenteriin, viestintään ja kontakteihin liittyvät toiminnallisuudet 2. Valikon alta löydät puhelunohjauksiin liittyvät asetukset, palvelun asetukset, pikalinkit valikoituihin kontaktitietoihin, sekä linkit erillissovelluksiin. Erillissovellukset näkyvät henkilöille, joille on määritelty puhelunvälittäjän tai asiakaspalvelupäällikön rooli. 3. Asetusten hallinnan kautta muutat päätelaitteen asetuksia, kuten koputusta, määrittelet mikä päätelaite hälyttää ja mitä numeroa näytetään soitettaessa. Tätä kautta voit asettaa näytettävät oletusnumerot eri tilatiedoille, jolloin tilatiedon muuttaminen riittää määrittämään näytettäväksi halutun numeron.

9 Elisa Oyj Elisa Ring 9 (57) 3.1 Ring-käyttöliittymän tärkeimmät painikkeet Oheisessa taulukossa voit tutustua käyttöliittymäsi tärkeimpiin ja usein toistuviin valintoihin ja informaatio-kuvakkeisiin. Painikkeen kuvake Toiminto Kuvake kertoo sinulle, että ohjelmistopuhelin on aktivoitu käyttöliittymään (voit kuitenkin asettaa päätelaitteen hylkäämään puhelut - kts. Puheluasetukset). Kuvaketta klikkaamalla pääset kaupunkivalintaan, jonka mukaan hätäpuhelut ohjataan lähimpään hätäkeskukseen kotimaassa. Kaupunkivalinta kysytään aina kun kirjaudut käyttöliittymääsi, jossa ohjelmistopuhelin on käytössä. Käyttöliittymä ohjaa matkapuhelinta, klikkaamalla kuvaketta pääset Puheluasetuksiin Valikkopainike, painikkeen kautta pääset valikkoon, jossa hallitaan mm. saapuvien puheluiden sääntöjä sekä Puheluasetuksia Pääset palaamaan aloitussivulle tai edelliselle sivulle Info-painike, painikkeen alta löydät kuvauksen sivun tärkeimmistä toiminteista tai muun opastuksen, sekä linkityksen palvelun käyttöohjesivulle Sivun otsikossa olevan nuolen alta pääset muuttamaan/lisäämään kyseisen sivun määrityksiä tai asetuksia Sininen pallo, jonka sisällä on jokin numero, ilmoittaa sinulle, että kyseisessä kohdassa on kuuntelemattomia puheposteja, vastaamattomia puheluita tai lukemattomia viestejä Valinnan alla asetuksia ja/tai valintoja esimerkiksi puhepostiviestiin tai puheluun liittyen Toiminteen aktivointivalinta - päällä Toiminteen aktivointivalinta - pois päältä Muokkaa / kirjoita/lisää

10 Elisa Oyj Elisa Ring 10 (57) 3.2 Käyttöliittymän ilmoitukset käyttäjille Sinulle ilmoitetaan tärkeitä muistutuksia punaisessa tai vihreässä palkissa. Palkkia klikkaamalla pääsee asiaa koskevaan hallintasivuun. Huom: Huomioithan, että käyttöliittymä on selainteknologiaa, joten tilan muutos ei välttämättä päivity aina aivan reaaliajassa käyttöliittymän näytölle - varsinkaan hitaamman verkkoyhteyden kanssa. Mikäli haluat nopeuttaa päivittymistä päivitä selainnäkymä tai käy toisella käyttöliittymän välilehdellä. Ilmoitus Puhelimesi ei ole verkossa Agentti kirjautunut ulos Älä häiritse Nykyiset puhelut Kaikki puhelut on käännetty Ei yhteyttä palvelimeen Mitä ilmoitus tarkoittaa Puhelimesi on pois päältä, verkkokuuluvuuden ulkopuolella tai puhelin ei löydä verkkoa. Mikäli puhelimesi pitäisi olla verkossa, sinun kannattaa käynnistää puhelimesi uudelleen. Et ole kirjautunut mihinkään asiakaspalvelusarjaan, jossa olet jäsenenä. Olet laittanut "Älä häiritse"-tilan päälle Puheluasetuksista, sinulle ei voida soittaa sisäeikä ulkopuheluita. Henkilöt jotka olet lisännyt VIP-listalle ohjataan kuitenkin suoraan puhepostiisi. Pääset palkin kautta käynnissä olevaan puheluun, mikäli olet poistunut puhelunäkymästä. Mikäli olet siirtänyt kaikki puhelusi kaikissa tilanteissa soitonsiirrolla, sinulle ilmoitetaan tästä. Käyttöliittymä ei jostakin syystä saa yhteyttä Ring palveluun, tarkista ensimmäiseksi verkkoyhteytesi toimivuus.

11 Elisa Oyj Elisa Ring 11 (57) 3.3 Ring käyttöliittymän kaksi pääsivua toiminteineen Linkki sivun pikaohjeeseen, pääset myös palvelun täydellisiin käyttöohjeisiin Voit hallita tilatietoa ja kalenteria (klikkaa kuvaa), sekä muuttaa näytettävää numeroa (klikkaa numeroa) Voit valita haluamasi viestintäkanavan Puhelut ja puheluhistoria Puheposti Viestit (pikaviestintä ja tekstiviestit) Näet kyseisen välilehden kontaktit Ohjelmistopuhelin käytössä. Voi olla myös matkapuhelimen kuva Avaa valikko, pääset puheluiden sääntöihin ja palveluasetuksiin Ryhmät ja sarjat, näkyvät kun olet sarjan jäsen Kirjautuminen Sarjojen tila Voit hakea henkilöitä Voit katsella eri ryhmiin lisättyjä henkilöitä eri välilehdillä Sulje valikko Sovellukset välilehti näkyy puhelunvälittäjille ja Asiakaspalvelupäälliköille. Sisältää sovelluksia palveluiden hallintaan ja pääsyn raportointiin Kirjaudu ulos palvelusta Sinulla on jokin aktiivinen sääntö Pääset pikalinkeillä edellisen sivun valituille välilehdille Voit muuttaa puhelimen asetuksia, päätelaitevalintaa, näytettävä numeroa jne.

12 Elisa Oyj Elisa Ring 12 (57) 3.4 Käyttöliittymän keskeiset toiminteet Tilatieto, kalenteri ja näytettävä numero Pääset muuttamaan tilatietoasi ja Ring kalenterimerkintöjäsi klikkaamalla käyttöliittymän kuvaketta (kuvakkeessa näkyy valokuvasi, mikäli organisaationne on lisännyt/linkittänyt käyttäjien kuvat palveluun). Klikkaa kuvaa, jolloin avautuu kalenteri- /tilatietojen hallintanäkymä. Kuvan vieressä näet kyseisessä tilatiedossa soittaessasi vastaanottajalle näkyvän numeron. Puhelinnumeroa klikkaamalla pääset numeronnäyttöasetuksiin, jossa voit muuttaa näyttämääsi numeroa joko käsin tai muokata tilatietoihin kiinnitettyjä näyttöasetuksia. Voit myös piilottaa numerosi kokonaan tai tilapäisesti. Tilatiedot Sinulla on käytettävissä yhdeksän (9) kappaletta vakioituja tilatietoja, joita näytät työtovereille ja vaihteenhoitajille. Tämän lisäksi palvelu näyttää muille käyttäjille päätelaitteesi tilatietoa (vapaa, varattu, hälyttää, pois verkosta, älä häiritse). Tilatietoja käyttämällä hallitset omaa tavoitettavuuttasi sekä työ-/vapaa-aikaasi. Käyttäjän asettama Tilatieto Väri Työ Työ Työ Työ Työ Työ Yksityinen Yksityinen Yksityinen Tavoitettavissa (oletustila) Varattu Asiakas Koulutus Työmatka Lounas Poissa Loma Sairas

13 Elisa Oyj Elisa Ring 13 (57) Puhelimen automaattisten tilatietojen lisäksi voit asettaa "Älä häiritse"- tilan päälle Puheluasetuksissa. Älä häiritse -tila näkyy soittajalle siten, että mahdollinen puhelu hylätään. Sinulle ei siis pysty soittamaan mikäli laitat "Älä häiritse" - tilan päälle. Mikäli olet kuitenkin lisännyt soittajan VIP-listallesi, puhelu ohjataan puhepostiisi. Päätelaitteen tilatieto Käyttöliittymässä näkyy työtovereille Puhelin Puhelin Puhelin Puhelin Puhelin Puhelin Vapaa Hälyttää Varattu Puhelin ei ole verkossa Älä häiritse Kaikki puhelut siirretty Kalenteri Elisa Ring kalenteri ei ole perinteinen kalenterinäkymä, vaan toiminta perustuu siihen, että valitset haluamasi: Tilatiedon Valitset onko tilasi voimassa välittömästi vai myöhemmin Liität tilatietoon alku- ja loppuajan (riippuen edellisestä valinnasta mahdollisesti vain loppumisajan). Voit asettaa kesto-ajan nopeasti myös eri mittaisten pikavalintojen avulla, jolloin tilatieto aktivoituu esimerkiksi tunniksi eteenpäin valitusta hetkestä Lisäät mahdollisesti tapahtumalle vain sinulle näkyvän kuvauksen/otsikon Lisäät muille Ring-käyttäjille näkyvän lisätiedon /kuvauksen sekä päätät onko kyseessä kertaluonteinen merkintä vai säännöllisesti toistuva. Säännöllisesti toistuvassa merkinnässä voit valita viikonpäivät jolloin tila toistuu automaattisesti samaan aikaan. Säännöllisesti toistuvilla merkinnöillä voit laatia itsellesi mm. päiväkalenterin, joka aktivoi poissatilan työaikojen ulkopuolella.

14 Elisa Oyj Elisa Ring 14 (57) Ajastamasi tilatiedot näkyvät asettamisen jälkeen listana "Agenda" -otsikon alla käyttöliittymässä (katso vasemmanpuoleinen kuva alla). Voit muokata merkintääsi klikkaamalla sitä ja tekemällä haluamasi muutokset tai poistaa merkinnän kokonaan otsikon nuolen kautta (kts. oikeanpuoleinen kuva yllä). Vihje: Voit tehdä itsellesi viikkokalenterin joka ohjaa automaattisesti päivän aikana näytettävää numeroasi ja tavoitettavuuttasi. Esim. Poissa arkisin 00:00-07:59 ja 16:00-23:59 sekä Poissa lauantai ja sunnuntai 00:00-23:59. Voit näin ohjata automaattisesti poissa tilassa työnumeroosi saapuvat puhelut esim. vaihteeseen, kun vielä liität poissa tilaasi soitonsiirron (Katso saapuvien puheluiden säännöt). Huom: Tilatietoa voidaan muuttaa myös erillisen integraatiopalvelun kautta, jolloin osa tai kaikki tilatiedon muutoksista tulevat erillisestä järjestelmästä (kuten kulunvalvonta, Exchange kalenteri tai Microsoft LYNC). Organisaationne tietohallinto, pääkäyttäjät tai puhelinyhteyshenkilöt informoivat sinua, mikäli Ring-palvelussanne on käytettävissä on jokin integraatio. Ulkoisen integraation osalta on hyvä huomioida, että integraation kautta tuleva päättymätön merkintä (ei loppuaikaa), ohittaa Ring käyttöliittymässä mahdollisesti tekemäsi määräaikaisen merkinnän.

15 Elisa Oyj Elisa Ring 15 (57) Näytettävän numeron asetukset Voit linkittää tilatietoosi näytettävän numeron. Voit muuttamalla tilatietoasi, joko käsin, kalenteriohjatusti tai integraation kautta, muuttaa yhdellä merkinnällä myös näytettävää numeroa. Näytettävän numeron asetuksiin pääsee myös valikon Asetukset -valinnan kautta. Halutessasi voit myös piilottaa numeron näkymisen kokonaan. ja Saapuvien puheluiden säännöt Ring palvelun keskeisiä ajatuksia on, että voit liittää tilatietoosi, ei vain näytettävän numeron asetuksen, mutta myös saapuvien puheluiden säännöt. Tällöin voit ohjata esimerkiksi soitonsiirron avulla puhelusi vaihteeseen tai sijaiselle kun olet poissa. Teet säännön kerran (ja muokkaat tarvittaessa) ja sääntö aktivoituu käyttöön tilatietoa vaihtamalla helposti ja nopeasti. Katso tarkemmin kohta 3.5 saapuvien puheluiden säännöt.

16 Elisa Oyj Elisa Ring 16 (57) Ryhmät Mikäli olet Asiakaspalvelusarjan tai Vastausryhmän jäsen, sinulla näkyy käyttöliittymässä etusivulla Ryhmien kuvake Klikkaamalla kuvaketta pääset Asiakaspalvelusarjan kirjautumiseen, sekä näet sarjaan liittyvää tietoa jonokoosta sekä kirjautuneiden ja tauolla olevien työtovereiden määrästä. Voit kirjautua joko kaikkiin sarjoihin tai valita sarjakohtaisesti liukukytkimellä mihin sarjaan haluat liittyä. Kytkimen sininen pohja tarkoittaa, että olet kytkeytynyt sarjaan. Mikäli pohja näkyy harmaana, että olet kytkeytynyt pois sarjasta. Klikkaamalla halutun sarjan nimeä, näet yksityiskohtaisemmat tiedot sarjasta, käyttäjistä, sarjan tilasta sekä tärkeimmistä sarjan asetuksista. Kuvassa näkyvä kalenteri näyttää kyseiseen asiakaspalvelusarjaan linkitettyä sarjan aukiolokalenteria.

17 Elisa Oyj Elisa Ring 17 (57) Vastausryhmät Mikäli olet jäsenenä jossakin Vastausryhmässä, näet myös ne ryhmät joihin kuulut. Niihin kirjautumista hallitaan aktiivisen tilatiedon perusteella. Sinulle ohjataan vastausryhmän kautta puheluita, ellet ole asettanut itseäsi "Poissa", "Loma" tai "Sairas" tilaan. Organisaationne pääkäyttäjä/puhelinyhteyshenkilö hallitsee käyttäjien sarjoihin kuulumista YA verkkopalvelun kautta. Huom. Tilatieto voidaan asettaa myös erillisen integraation kautta, mikäli organisaatiolla on lisäpalvelu käytössä. Huom2. Mikäli olet Ring kevytliittymäkäyttäjä pääset pois sarjasta sulkemalla puhelimesi tai pääkäyttäjä kirjaa sinut ulos YA verkkopalvelun kautta Puhelut Puhelut-painikkeen alta aukeaa Numeronvalinta -näkymä ja toisella välilehdellä puheluhistoria-näkymä: Kaikki puhelut. Sininen pallo kertoo kuinka monta vastaamatonta puhelua sinulla on. Pallo poistuu, kun olet käynyt tarkastelemassa puheluhistoriaasi. Numeronvalitsimen kautta voit soittaa normaalisti puheluita. Voit hakea henkilöitä sekä numeron että nimen perusteella, hakukentän perässä olevalla nuolella saat näkyviin kaikki hakutekijään osuvat henkilöt ja muut kontaktit Katso tarkemmin kohta 3.9 Puhelut Puheposti Puheposti valinnan kautta voit kuunnella ja käsitellä saapuneita puhepostejasi, sekä soittaa suoraan puhepostin jättäjälle klikkaamalla soittajan nimeä tai numeroa. Sininen pallo numerolla ilmoittaa kuuntelemattomien puhepostien määrän.

18 Elisa Oyj Elisa Ring 18 (57) Klikkaamalla nimeä tai numeroa, sinulle avautuu oheisenlainen näkymä Pääset myös sisäisen soittajan tietoihin nuolinäppäimen alla olevassa valinnassa Käyttäjätiedot, missä voit mm. valita muita yhteydenottokanavia soittajalle tai tarkastella soittajan sen hetkistä ja seuraavaa alkavaa tilatietoa.

19 Elisa Oyj Elisa Ring 19 (57) Viestit Viestit painikkeen alla löydät pikaviestinnän sekä tekstiviestin lähettämistoiminteet. Numero sinisessä pallossa kertoo vastaamattomien pikaviestien määrän. Voit joko jatkaa olemassa olevaa vanhaa keskustelua tai aloittaa kokonaan uuden keskustelun valitsemalla otsikosta Lisää-painikkeen kautta uuden henkilön, ja kirjoittamalla haluamasi viestin Yhteystiedot Ring palvelu sisältää käyttäjistä laajat tiedot, mikäli ne on tallennettu palveluun. Mitä suurempi organisaatio sitä tärkeämpää on kattavat tiedot työtovereista ja toiminnoista. Työtovereita ja toimintoja voit hakea vapaahaun kautta käytännössä kaikilla puhelinluettelossa olevilla hakutekijöillä alkaen nimestä, numerosta ja tittelistä toimenkuviin. Haku käynnistyy välittömästi kun syötät yhdenkin merkin hakukenttään, rajaten hakutuloksen kokoa uusien merkkien myötä. Haku ei myöskään edellytä että syötettävä merkki on sanan alussa.

20 Elisa Oyj Elisa Ring 20 (57) Käyttäjätiedot välilehdillä Palvelun käyttäjätietojen välilehdillä on ryhmitelty käyttäjiä eri kriteerien mukaan, jolloin voit tarkastella ja hakea yhteystietoja myös niiden kautta. Erityisesti suosikit välilehti on käytännöllinen, lisäämällä sille lähimmät työtoverit näet nopeasti heidän tilatietonsa, kun tulee tarvetta tavoitella heitä. Muita kontakteja voit aina hakea vapaahaun kautta. Huom. mikäli näkymässä on kymmeniä tai jopa satoja kontakteja, tilatiedon näkymistä on rajoitettu. Tilatieto saattaa olla pidempään näkyvissä, mutta sitä ei päivitetä jatkuvasti. Myös tästä syystä on hyvä valita lähimmät työtoverit suosikeihin ja hakea muita käyttäjiä vapaahaun kautta. Tällöin käytettävissä on mahdollisimman ajantasainen tieto. Pääset Suosikkeihin, VIP-listaan ja Estolistaan myös Valikon kautta. Valikossa oleva linkki aukaisee valitun listan etusivulle ja estolistan tapauksessa siirtää sinut estolistojen hallintasivulle.

21 Elisa Oyj Elisa Ring 21 (57) Välilehti Kaikki Osastot Suosikit Ryhmät Henkilökohtainen hakemisto Palvelut Jaettu yhteystieto Pikavalinnat Työntekijät VIP Sisältö Näet kaikki käyttäjät, niin organisaatioosi kuuluvat kuten omatkin kontaktisi Näet listauksen sisäiseen hakemistoon lisätyistä osastoista, osastoa klikkaamalla pääset hierarkiassa alaspäin aina käyttäjiin asti Henkilöt jotka olet merkinnyt suosikeiksi henkilön yhteystietokortilla Näet listauksen palvelussa olevista Asiakaspalvelusarjoista ja Vastausryhmistä Näet ja voit hallita henkilökohtaiseen hakemistoosi lisäämiäsi kontakteja. Tähän tallennetaan myös asennettavassa versiossa Outlook-integraation kautta tuodut kontaktisi (kts. ohjelmistopuhelin) Näet palvelussa olevat sisäiset palvelunumerot, kuten sarjaan kirjautuminen sekä puheposti Näet ulkoiset yhteystiedot, jotka puhelunvälittäjät ovat lisänneet palveluun. Tiedot näkyvät kaikille käyttäjille. Tietoja voi olla max tietuetta. Näet palveluun lisätyt pikavalintanumerot / lyhytnumerot valikoituihin ulkoisiin numeroihin Näet kaikki organisaation työntekijät hakemistossa Näet oman VIP-listasi, johon olet lisännyt joko sisäisiä tai ulkoisia kontakteja. Henkilö merkitään VIP-listalle, kuten suosikitkin, henkilön yhteystietokortilla

22 Elisa Oyj Elisa Ring 22 (57) 3.5 Saapuvien puheluiden säännöt Saapuvien puheluiden säännöt on tarkoitettu erilaisiin tilanteisiin hallita käyttäjälle saapuvia puheluita aina jonotuksesta takaisinsoittoon. Jokainen sääntö ei sellaisenaan ole välttämättä sopiva kaikille käyttäjille, mutta jokainen voi valita niistä itselleen työnkuvaansa sopivimman tai sopivimmat. Säännöt ovat muutoin vapaasti käytettävissä paitsi Assistenttipalvelu ja Poissaolopalvelu, jotka ovat lisämaksullisia lisäpalveluita. Elisa Ring käyttöliittymän saapuvien puheluiden säännöt noudattavat yhteneväistä rakennetta ja logiikkaa, jotta eri palveluiden käyttö olisi mahdollisimman helppoa. Joitakin eroavaisuuksia löytyy silloin kuin säännön luonne sitä edellyttää. Palvelu Soitonsiirrot Assistentti Puhepostisäännöt Kuvaus Soitonsiirrot (kutsunsiirrot) ovat perustoiminnallisuuksia, jolla voit siirtää puhelusi halutuissa tilanteissa toiselle käyttäjälle tai mahdollisesti johonkin yhteiseen palvelunumeroon. Tyypillinen käyttötapaus soitonsiirrolle on, kun haluat ohjata työnumerosi esim. vaihteeseen tai Asiakaspalveluun silloin kun et ole töissä. Assistenttipalvelussa ohjaat puhelusi assistentillesi tai työtoverille, siten että jonkin tai kaikkien numeroidesi puhelut hälyttävät assistentilla. Voit myös haaroittaa puhelun asetuksissa siten, että se soi teillä molemmilla yhtä aikaa. Puhepostisäännöt ovat soitonsiirtojen lailla perustoiminnallisuuksia. Voit päättää mitkä puhelut ja missä tilanteissa haluat ohjata puhepostiisi. Ring tarjoaa useita tapoja hallita puhepostiviestejä ja niiden ohjauksia

23 Elisa Oyj Elisa Ring 23 (57) Poissaolopalvelu Puhelun jonotus Soittajan valinta Takaisinsoitto Poissaolopalvelu on tarkoitettu poissaolotilanteisiin, joissa et halua ohjata puheluitasi jatkuvalla soitonsiirrolla esim. sijaiselle. Poissaolopalvelu tarjoaa sinulle mahdollisuuden kontrolloida saapuvia puheluita, mutta antaa harkintavaltaa myös soittajalle päättää haluaako tavoittaa sinut poissaolostasi huolimatta. Ring palvelu mahdollistaa kahden (2) puhelun jonottamisen esimerkiksi tapauksissa, joissa puheluita tulee melko paljon ja puheluiden kesto on kuitenkin lyhyehkö. Tällöin soittajan ei tarvitse aina soittaa uudelleen, vaan voi odottaa hetken jonossa, kunnes vapaudut edellisestä puhelusta. Jonotukseen voidaan liittää koputus (kts. Asetukset) Soittajan valinnan yleisin käyttötarkoitus on poissaolopalvelun yhteydessä lisäsuodatuksena saapuville puheluille. Mikäli soittaja haluaa tehdä valinnan, että puhelu yhdistyy sinulle poissaolostasi huolimatta, voit ohjata soittajan puhelun vielä soittajan valintaan. Soittaja kertoo nimensä palvelulle ja palvelu tiedustelee haluatko ottaa puhelun vastaan vai et. Palvelua voidaan käyttää myös itsenäisenä. Takaisinsoitto toiminnallisuus on jossakin määrin vaihtoehto jonotukselle. Voit asettaa itsellesi haluamillesi vastaamattomille puheluille takaisinsoiton, kun edellinen puhelusi päättyy.

24 Elisa Oyj Elisa Ring 24 (57) Saapuvien puheluiden määritykset Saapuvien puheluiden sääntöjen määritykset Otsikko Lisää vapaamuotoinen kuvaus, max 70 merkkiä Suodata soittotyypin mukaan Voit valita mille puheluille tai soittajille sääntöä sovelletaan. Puhelutilan perusteella Missä tilanteessa haluat sääntöä käyttää Kohde Mihin haluat puhelun ohjata, kotinumeroosi (henkilökohtaiseen numeroosi), matkapuhelimeesi tai muualle, kuten sijaiselle Lisäasetukset > Vain tietyille soittajille Valitse sovelletaanko sääntöä vain jollekin soittajille, erota numerot puolipilkulla (;)

25 Elisa Oyj Elisa Ring 25 (57) Soitetun numeron perusteella Mihin numeroosi soitettaessa sääntöä noudatetaan (alanumero vain sisäpuheluissa) Tilatiedon perusteella Missä aktiivisessa tilatiedossa haluat sääntöä käyttää. Sääntö aktivoituu asettamalla tilatieto päälle Edellä mainittujen määritysten lisäksi osassa saapuvien puheluiden ohjauksia on myös erillinen asetus, joka vaikuttaa määrityksen taustalla. Pääset tällaisen säännön otsikossa muuttamaan asetustasi.

26 Elisa Oyj Elisa Ring 26 (57) Kuinka asetan säännön (esimerkki) Samat periaatteet sopivat muihinkin sääntöihin, vaikka määritykset ja asetukset vaihtelevat hiukan riippuen säännöstä. Kannattaa tutustua ja kokeilla eri sääntöjä, vain siten löydät itsellesi sopivimmat säännöt ja niiden ohjaukset. 1. Valitse haluamasi sääntö listasta 2. Mikäli sääntöön liittyy jokin asetus, valitse otsikon nuolesta ja avaa Asetukset. Tee asetuksissa haluamasi valinnat ja valitse Tallenna. Tämän jälkeen olet valmis tekemään varsinaisen puhelun ohjaus säännön

27 Elisa Oyj Elisa Ring 27 (57) 3. Voit aloittaa uuden säännön luomisen joko valitsemalla (jälleen) otsikosta nuolen alaspäin ja valitsemalla + lisää tai suoraan näkymästä + lisää 4. "+Lisää" -painikkeista aukeaa varsinainen määritysten tekemisen näkymä, voit valita haluamasi määritykset kuten kuvattu kohdassa 3.5. Valintojen tekemisen jälkeen valitse aina Tallenna yläpalkissa (tai voit valita peruuta, jos et haluakaan luoda sääntöä).

28 Elisa Oyj Elisa Ring 28 (57) 5. Tämän jälkeen sääntö on valmis käytettäväksi, voit tehdä uusia sääntöjä välittömästi perään ja liittää niitä mm. muihin tilatietoihin 6. Voit asettaa olemassa olevan säännön päälle tai pois päältä, tai muokata sitä myöhemmin. Pääset säännön perässä olevasta sinisestä ruudusta+nuolesta muokkaamaan tai poistamaan säännön. Liukunäppäimellä voit asettaa säännön päälle tai pois pois päältä. sininen liukunäppäimessä tarkoittaa päällä ja harmaa

29 Elisa Oyj Elisa Ring 29 (57) Poissaolopalvelu Poissaolopalvelusi käyttää sijaisena ensimmäiseksi lisättyä sijaista (käyttäjällä voi olla henkilöstöhakemistossa useita sijaisia). Kun aktiiviseen poissaolopalveluusi soitetaan, soittajalle kerrotaan koska palaat lomalta/poissaololtasi ennen valintojen tarjoamista, ellet ole nauhoittanut henkilökohtaista tervehdystäsi. Voit nauhoittaa henkilökohtaisen tervehdyksen Poissaolopalvelusi asetuksissa. Riippuen tekemistäsi asetuksista soittajalla tarjotaan enimmillään neljää eri vaihtoehtoa, joissa käyttäjän tekemän numerovalinnan pohjalta puhelu ohjataan kohteeseen. Mikäli olet lisännyt käyttäjiä VIP-listallesi, näiden soittajien puhelu ohittaa automaattisesti poissaolopalvelusi. Soittajalle tarjottavat valinnat (riippuen asetuksistasi) 1. Yhdistä puhelu sijaiselle 2. Yhdistä puhelu puhepostiisi 3. Yhdistä puhelu matkapuhelimeesi 4. Yhdistä puhelu vaihteeseen Huom: Voit liittää poissaolopalveluusi myös soittajan valintapalvelun, jolloin soittaja joutuu ilmoittamaan nimensä palvelulle valitessaan vaihtoehdon 3. Tämän jälkeen palvelu soittaa sinulle ja ilmoittaa soittajan nimen. Tämän perusteella voit päättää vastaatko puheluun, vai ohjaat sen mahdollisesti edelleen muualle.

30 Elisa Oyj Elisa Ring 30 (57) 3.6 Erityiskontaktilista Valikon erityiskontaktilista tarjoaa sinulle pikalinkit Suosikkeihisi sekä VIPlistaasi. Erityiskontaktilista mahdollistaa siis sinulle valikosta siirtymisen suoraan haluttuun näkymään palvelun aloitussivulla. Linkki estolistalle avaa Estolistasi hallinnan, missä voit lisätä listalle uusia numeroita ja aktivoida niitä liukukytkimen avulla, sinen kytkimen taustaväri tarkoittaa että asetus on aktiivinen ja harmaa että asetus ei ole käytössä. 3.7 Sovellukset Sovelluksiin pääset valikon niiden käyttämiseen. kautta, mikäli sinulla on riittävät käyttöoikeustasot Sovellukset välilehdellä Asiakaspalvelupäälliköt ja puhelunvälittäjät pääsevät oikeuksiensa mukaan näkemään linkit sovelluksiin, joita heille on tarjolla. Linkit näkyvät

31 Elisa Oyj Elisa Ring 31 (57) sinulle voin, jos sinulle on tilattu tarvittavat roolit. Puhelunvälittäjän linkit näkyvät vain, mikäli puhelunvälitystä tekevälle henkilölle on tilattu palvelun välityslisenssi (Ring palvelu mahdollistaa puheluiden siirtämisen/välittämisen myös ilman välittäjälisenssiä - katso Vaihteenhoitajan erillinen ohje) 3.8 Asetukset Asetuksiin pääset valikon kautta. Asetukset sivu jakautuu kolmeen välilehteen: 1. Puheluasetukset (voit muuttaa päätelaitteesi asetuksia) 2. Käyttäjätiedot (välilehdellä on omat käyttäjätietosi) 3. Kieli / Salasana (voit muuttaa kielivalintaasi ja salasanaasi) Puheluasetukset Pääset muuttamaan ja hallitsemaan päätelaitteisiisi liittyviä asetuksia Puheluasetukset kohdassa Määritykset löytyvät Valikko > Asetukset > Puheluasetukset välilehti

32 Elisa Oyj Elisa Ring 32 (57) Puheluasetukset ja päätelaitteet Älä häiritset (DnD) Älä häiritse on vahva asetus, jos kytket sen päälle liukukytkimellä (päällä > sininen pohja kytkimessä, pois > harmaa pohja kytkimessä) sinulle ei voida soittaa Puheluiden koputus (päällä > sininen pohja kytkimessä, pois > harmaa pohja kytkimessä) Toimintopainikkeet Näytettävä numero Voita muokata näytettävän numeron asetuksia valitsemalla painikkeen, jossa kynän kuva rivin lopussa Puhelimet Voit tehdä testipuhelun ja asettaa kytketäänkö aina ohjelmistopuhelin päälle kirjauduttaessa (ohjelmistopuhelin pitää olla tilattuna). Valitsemalla "poista ohjelmistopuhelin", voit manuaalisesti kytkeä ohjelmistopuhelimen pois päältä/päälle

33 Elisa Oyj Elisa Ring 33 (57) Ip-puhelin Joko IP-puhelin tai Ohjelmistopuhelin. Klikkaamalla otsikkoa pääset muokkaamaan laitteen määrityksiä. Voit mm. viivästää päätelaitteen soimista (jos monta päätelaitetta) ja asettaa laitekohtaisesti koputuksen päälle/pois Matkapuhelin Klikkaamalla otsikkoa pääset muokkaamaan laitteen määrityksiä. Voit mm. viivästää päätelaitteen soimista (jos monta päätelaitetta) ja asettaa laitekohtaisesti koputuksen päälle/pois Multimobile (Rinnakkainen matkapuhelin) Lisäpalveluna toinen matkapuhelin. Voit hallita mm. lähetetäänkö tekstiviestit myös tähän päätelaitteeseen ja kuinka vanhat viestit lähetetään.

34 Elisa Oyj Elisa Ring 34 (57) Puhepostitiedot Voit asettaa miten saat tiedon/ilmoituksen puheposteistasi. Voit valita myös, että puhepostit lähetetään sinulle sähköpostin liitteenä Hakemistotietojen haku ja näyttö Voit asettaa näytetäänkö soittajan- /palvelun nimi puheluhistoriassa, käyttöliittymässä jne. Kaikille puheluille asetus sisältää myös ulkopuhelut (lisämaksullinen ominaisuus) Numeronnäytön asetukset Näytettävän numeron määrityksissä voit hallita ja muuttaa näytettävää numeroasi. Voit piilottaa hetkellisesti tai kokonaan näytettävän numeron kytkemällä liukukytkimestä: Piilota näytettävä numero

35 Elisa Oyj Elisa Ring 35 (57) Voit myös asettaa näytettävän numeron käsinohjaukselle, ellet halua kalenterisi ohjaavaan näytettävää numeroa aktiivisen tilatiedon mukaan. Eri tilatietojen asetuksilla voit määritellä mitä numeroa missäkin tilatiedossa näytetään. Huom: Mikäli sinulle on Ring palvelun Multimobile-palvelu käytössä, voit asettaa näytettäväksi numeroksi myös Multimobileliittymäsi numeron, jolloin sitä näytetään ulospäin riippumatta päätelaitteesta millä soitat. Multimobile Elisa Ring Multimobile on käyttäjän käytössä oleva rinnakkainen matkapuhelinliittymä, jolloin puhelusi soivat myös rinnakkaisessa matkapuhelinlaitteessasi. Voit kuitenkin estää puheluasetuksista päätelaitetta soimasta, kuten minkä tahansa Ring päätelaitteesi kohdalla.

36 Elisa Oyj Elisa Ring 36 (57) Ring 2.0 mahdollistaa päätelaitteiden hälytyksen viivästämisen päätelaitteessa, eli Ring käyttöliittymän kautta voit määritellä missä järjestyksessä päätelaitteet hälyttävät (saman asetuksen voi tehdä myös palvelun IP-puhelinalaliittymille ja ohjelmistopuhelinalaliittymille) Multimobile-liittymään saapuvat puhelut Kun sinulla on puhelu käynnissä jossakin päätelaitteessa, samanaikaisesti tulevat puhelut hälyttävät vain tässä samassa päätelaitteessa. Voit tehdä siirtoasetuksia Elisa Ring käyttöliittymällä ja ne vaikuttavat kaikkiin päätelaitteisiisi. Mikäli soitonsiirroissa on kohteeksi asetettu Elisa Ring palvelun puheposti, myös rinnakkaisliittymästä puhelut siirtyvät puhepostiin asetusten mukaisesti. Multimobile-liittymästä lähtevät puhelut Voit valita normaalisti Ring käyttöliittymällä tai valikkopalvelulla, mitä numeroa haluat näyttää soittaessasi. Valittu numero näkyy riippumatta siitä millä päätelaitteella soitat. Voit valita näytettäväksi numeroksi myös Multimobile-liittymän matkapuhelinnumeron. Liittymän todellinen numero näkyy vastaanottajalle soitettaessa hätänumeroon (112).

37 Elisa Oyj Elisa Ring 37 (57) Yritysnumeroon saapuvat palvelunumeroviestit Voit ja sinun tulee määritellä, että yritysnumeroon lähetetyt palveluviestit tulevat vain yhteen matkapuhelimeen, mikäli käytät lankanumeroasi tähän tarkoitukseen. Palveluviestit lähetetään vain matkapuhelimeen (pääliittymä tai multimobileliittymä). Palveluviestit eivät tallennu Ringin viestihistoriaa, koska ne ovat luonteeltaan maksullisia ja henkilökohtaisia (matkalippuja tmv.) Huom: kaikki palveluntarjoajat eivät välttämättä lähetä palveluviestejä lankanumeroihin. Tästä syystä suosittelemme aidon matkapuhelinnumeron käyttämistä palveluiden yhteydessä (esim. lipputilaukset). Matkapuhelinnumeroon saapuvat palvelunumeroviestit Saat viestin aina vain siihen aitoon matkapuhelinnumeroon, johon se on lähetetty, eli viestiä ei kopioida toiseen laitteeseen. Mikäli puhelin on pois päältä, Ring alusta ei lähetä tästä tietoa lähettäjälle, vaan on lähettävän pään vastuulla huolehtia siitä että viesti lähetetään uudelleen. Saapuvat teksti- ja multimediaviestit Tekstiviestit välitetään aina vähintään yhteen päätelaiteeseesi ja voit päättää haluatko viestit myös muihin matkapuhelimiisi. Käytettävissäsi on myös asetus, jolla määrittelet kuinka pitkään toiseen liittymään toimitetaan tekstiviestejä. Palvelun oletusarvo on 10 päivää, jota voit muuttaa puheluasetuksissa (klikkaa haluamaasi päätelaitetta ja muuta asetuksia) Multimediaviestejä ei välitetä Ring palveluun, eli MMS-viestit käyttävät matkapuhelinverkon ja päätelaitteen asetuksia. Tästä johtuen viestejä ei monisteta vaan ne saapuvat aina aitoon matkapuhelinnumeroon johon ne on lähetty. Multimediaviestejä ei voi koskaan lähettää lankanumeroon.

38 Elisa Oyj Elisa Ring 38 (57) Lähtevät tekstiviestit Ring palvelussa on organisaatiotasolla asetus, joka määrittelee mitä numeroa näytetään lähetettävissä tekstiviesteissä ja oletuksena on matkapuhelinnumero. Mikäli haluat näyttää tekstiviesteissä yritysnumeroa, organisaatiollanne tulee olla tilattuna 010-SMS-lisäpalvelu kaikille matkapuhelinkäyttäjille. Jos käytät puheluissasi tällöin 010-numeron näyttöä, myös tekstiviestisi seuraavat tätä asetusta. Matkapuhelimesta palvelunumeroon lähetetyssä tekstiviestissä näytetään aitoa matkapuhelinnumeroasi automaattisesti, jotta mahdolliset paluuviestit päätyvät takaisin päätelaitteeseesi. Ring käyttöliittymästä et voi lähettää palvelunumeroon tekstiviestejä Mikäli normaali tekstiviesti lähetetään näyttäen 010-numeroa ja henkilö vastaa tähän numeroon, paluuviesti tulee myös Ring käyttöliittymään. Lyhyt- ja yritysnumerolla et voi lähettää MMS-viestejä Käyttäjätiedot Käyttäjätiedot välilehdellä voit muokata osaa omista tiedoistasi, pääosa tiedoista tulee keskitetyn ylläpidon kautta. Mikäli niihin tulee tehdä muutoksia, ota yhteyttä organisaationne pääkäyttäjään tai vaihteenhoitajaan. Yleisimmin vaihteenhoitajalla on tarvittavat välityslisenssioikeudet, joilla voidaan muokata organisaation käyttäjätietoja sovellusten kautta. Voit muuttaa omissa käyttäjätiedoissasi 1. Omia henkilökohtaisia numeroita (muita kuin Ring palveluun määritettyjä) 2. Lisätä, poistaa sekä järjestää sijaisiasi (mikäli sinulla on palvelun Poissaolopalvelu -lisäpalvelu käytettävissä, tämän sijaislistan ensimmäinen henkilö on sijaisesi poissaolopalvelussa) Kieli /Salasana Tässä näkymässä voit valita haluamasi kielen, jota haluat käyttää palvelun käyttöliittymissä ja muissa palveluissa. Voit myös vaihtaa palvelun salasanasi, jonka tulee olla vain numeroita sisältäen 6-20 merkkiä. Salasanasi toimii myös puhepostisi salasanana. Tarvitset salasanaa soittaessasi muusta kuin omasta liittymästäsi.

39 Elisa Oyj Elisa Ring 39 (57) 3.9 Puhelut Puhelun soittaminen Ring käyttöliittymällä Puhelut-painikkeen alta aukeaa Numeronvalinta -näkymä ja toisella välilehdellä puheluhistoria-näkymä: Kaikki puhelut. Numeronvalitsimen kautta voit soittaa normaalisti puheluita. Voit hakea henkilöitä sekä numeron että nimen perusteella, hakukentän perässä olevalla nuolella saat näkyviin enemmän hakutekijään osuvia henkilöitä ja muita kontakteja. Henkilöitä voit hakea sekä numeronvalitsimen että tietokoneen näytöllä oikean puoleisessa hakunäkymässä ja listauksessa. Haku toimii siten, että jokainen lisämerkki lisää haun tarkkuutta. Mikäli haluat soittaa puhelun, syötä koko numero ja valitse vihreä puhelunsoittopainike. Vaihtoehtoisesti voit klikata hakutulosta ja puhelu käynnistyy automaattisesti. Oranssilla painikkeella voit poistaa syöttämäsi haku- tai numerovalinnat.

40 Elisa Oyj Elisa Ring 40 (57) Puhelu voidaan käynnistää myös henkilön henkilötietokortilla klikkaamalla henkilön haluttua numerotietoa. Riippuen käytettävästä päätelaitteesta ja/tai sen ominaisuuksista numerovalinta: soittaa puhelun ohjelmistopuhelimella (jos ohjelmistopuhelin käytössä) käynnistää puhelun matkapuhelimella (avaa matkapuhelimen soittonäkymän) tai vaihtoehtoisesti soittaa ns. herätepuhelun matkapuhelimeesi, johon vastattuasi Ring-palvelu soittaa vastaanottajalle ja yhdistää puhelut Puheluhistoriassasi näkyviä puheluita voit suodattaa tai poistaa otsikon valinnan kautta. Voit suodattaa puhelusi vastattuihin tai vastaamattomiin puheluihin, sekä poistaa haluamasi tai kaikki puheluhistoriatiedot. Klikkaamalla soittajan nimeä tai numero voit soittaa suoraan henkilölle. valinnan kautta voit lisätä yhteystiedon henkilökohtaiseen osoitekirjaasi, lisätä numeron estolistalle tai poistaa puhelutiedon Puheluun vastaaminen Voit hallita puheluitasi Ring käyttöliittymällä riippumatta siitä käytätkö puhelinpäätelaitteena matkapuhelinta vai ohjelmistopuhelinta.

41 Elisa Oyj Elisa Ring 41 (57) Käytännön ero päätelaitteiden välillä on, että matkapuhelimeen sinun tulee aina vastata matkapuhelimesta, kun taas ohjelmistopuhelimeen vastataan Ring sovelluksesta. Ohjelmistopuhelimen käytössä näytössä näkyy myös "Vastaa" painike. Kuvassa henkilön matkapuhelin hälyttää ja puhelu näkyy käyttöliittymässä. Siihen ei voi kuitenkaan vastata Ring käyttöliittymästä, koska puhelu hälyttää matkapuhelinlaitteessa. "Siirrä" valinnalla voit kuitenkin siirtää puhelun vastaamatta siihen, "Siirrä kohteeseen ohittaen siirrot "ohittaa mahdolliset siirrot, jotka siirron kohteena olevalla henkilöllä on käytössä ("Siirrä kohteeseen ohittaen siirrot" edellyttää palvelun välittäjälisenssiä)

42 Elisa Oyj Elisa Ring 42 (57) Matkapuhelimesta vastattua puhelua voidaan hallita Ring käyttöliittymän kautta Käyttäjä voi siirtää puhelun mm. työtoverille käyttöliittymän avulla Puhelun yhdistäminen Voit yhdistää puhelun suoraan vastaanottajalle vastaamisen jälkeen painamalla "siirrä"-painiketta ja valitsemalla kenelle puhelun halua siirtää (yhdistää).

43 Elisa Oyj Elisa Ring 43 (57) Voit myös hakea henkilöitä suuremmalla näytöllä oikeanpuoleisessa näkymässä. Kun olet löytänyt oikean henkilön ja avannut hänen henkilökorttinsa. Valitse "Siirrä", valinta aktivoi Siirrä painikkeet oikeanpuoleiseen näkymään. Tällöin voit valita myös mihin käyttäjän numeroon puhelun haluat siirtää. Tarvittaessa voit siirtää puhelun myös suoraan henkilön puhepostiin. Tässä näkymässä voit myös tarkastella henkilön Ring kalenterin sisältöä (koko kalenterin näkyminen edellyttää välittäjälisenssiä). Sekä lähettää hänelle viestejä eri kanavia pitkin Puhelun yhdistäminen välipuhelun kautta Voit yhdistää puhelun myös välipuhelun kautta. Vastattuasi puheluun, valitse "Uusi puhelu" ja hae haluamasi henkilö ja soita hänelle. Henkilön vastattua valitse "yhdistä". Mikäli henkilö ei voi tai ei halua vastaanottaa puhelua, varmista että tämä jälkimmäinen puhelu on valittuna tummemmalla pohjalla ja katkaise puhelu. Palaat automaattisesti alkuperäiseen puheluun.

44 Elisa Oyj Elisa Ring 44 (57) Vaihtoehtoisesti käyttäjän tiedot voidaan hakea jälleen oikeanpuoleiseen näkymään sekä soittaa henkilölle klikkaamalla henkilön haluttua numeroa. Minkä jälkeen puhelun voi yhdistää painamalla "yhdistä" -painiketta.

45 Elisa Oyj Elisa Ring 45 (57) Muut puhelunhallinta toiminteet Äänitaajuusvalinnat Painikkeen avulla pääset puhelun aikana äänitaajuusvalintoihin. Äänitaajuusvalinnoilla linjalle voidaan "lähettää" numerovalintaa puhelun aikana. Tyypillinen käyttötarkoitus on puhelinneuvotteluun tai puhepostiin kirjautuminen. Lisää osallistuja Voit lisätä käynnissä olevaan puheluun kolmannen henkilön painamalla puhelun aikana painiketta ja soittamalla lisättävälle henkilölle. Samaan keskusteluun saa maksimissaan kolme (3) henkilöä. Mikäli yhteisen puhelun muodostanut henkilö poistuu puhelusta, puhelu katkeaa kaikilta osallistujilta. Muita osallistujia voidaan poistaa puhelusta käyttöliittymän kautta ja puhelu jatkuu muiden osalta. Huom: Lisää osallistuja -valinnalla, lisäät henkilön suoraan keskusteluun, ilman välipuhelua (Vrt. Muodosta neuvottelu -painike) Muodosta neuvottelu Useasta käynnissä olevasta puhelusta voidaan muodostaa neuvottelu valitsemalla puheluiden käynnissä ollessa: Voit lisätä kolmannen osallistujan puheluun joko valitsemalla "uusi puhelu" - painike ja soittamalla henkilölle tai hakemalla vapaahaun kautta haluamasi henkilön ja soittamalla hänelle klikkaamalla henkilön numeroa. "Muodosta neuvottelu" - painikkeella, voit yhdistää henkilöt samaan puheluun/neuvotteluun.

46 Elisa Oyj Elisa Ring 46 (57) Samaan keskusteluun saa maksimissaan kolme (3) henkilöä. Mikäli yhteisen puhelun muodostanut henkilö poistuu puhelusta, puhelu katkeaa kaikilta osallistujilta. Muita osallistujia voidaan poistaa puhelusta käyttöliittymän kautta ja puhelu jatkuu muiden osalta. Huom: Muodosta neuvottelu toimii välipuhelutyyppisesti, eli ensin soitetaan kolmannelle henkilölle ja sitten liitetään hänet neuvotteluun (Vrt. Lisää osallistuja -painike) Mikäli organisaatiossa on tarvetta neuvotteluille, joihin osallistuu enemmän osanottajia, Ring palveluun voidaan liittää integroitu puhelinneuvottelupalvelu sekä työpöydän jako. Käyttäjille tulee oma neuvottelunumero, johon hän voi kutsua osallistujia. Käyttäjä voi soittaa omaan neuvottelunumeroon helposti Ring palvelun alaliittymästä valitsemalla lyhytnumeron 883. Aloita tallennus Mikäli sinulle on aktivoitu tallennus lisäpalveluna, puheluntallennus voidaan aloittaa oheisella painikkeella. Painike näkyy, mikäli lisäpalvelu on tilattu käyttäjälle YA verkkopalvelun kautta. Tallenteet tallennetaan käyttäjän puhepostiin (vastaajaan) ja ne saadaan lähetettyä sähköpostiin liitteenä Asennettava Ring-käyttöliittymä ja ohjelmistopuhelin Asennettava Ring-käyttöliittymä on tarkoitettu erityisesti ohjelmistopuhelinkäyttäjille, mutta halutessaan myös muut käyttäjät voivat asentaa sen työasemalleen. Ohjelmisto on ladattavissa saman sivun kautta, missä voit uudistaa kadonneen salasanasi ( Asennus ei vaadi adminoikeuksia työasemaasi, mutta tarkistathan oman organisaatiosi asennuskäytännöt ennen asentamista. Ohjelmisto ehdottaa automaattisesti päivitystä, sellaisen tullessa tarjolle.

47 Elisa Oyj Elisa Ring 47 (57) Asennuksen jälkeen työpöydällesi tulee kuvake Käynnistetty sovellus aktivoituu myös Windowsin käynnistyspalkin minikuvakkeisiin samanlaisella logolla. Klikkaamalla kuvaketta hiiren oikealla painikkeella avautuvat asennetun sovelluksen asetukset. Muita asennettavan sovelluksen ohjeita Selainkäyttöliittymään verrattuna asennettava sovelluksen erot on ohjelmistopuhelintuki ja mahdollisuus kopioida Outlook kontaktisi. Outlook-kontaktien integraatio määritellään sovelluksen asetuksissa (Klikkaamalla kuvaketta hiiren oikealla painikkeella). Outlook integraatio on maksuton lisäominaisuus. Kun asennettava sovellus on avoinna, pääset pikavalintanäppäimien listaukseen valitsemalla "p" tai "F1" käyttöliittymän näkymässä. Jotta valinta aktivoituu, sinun tulee klikata hiirellä kerran jossakin tyhjässä kohdassa käyttöliittymää.

48 Elisa Oyj Elisa Ring 48 (57) Käyttöliittymänäkymä tottelee normaaleja selaimen komentoja, sillä sovellus käyttää IE10 ja/tai IE11 -selainta tietojen näyttämiseen. Mikäli sinun tarvitsee joskus päivittää käyttöliittymän sisältö, valitse Ctrl + F5-näppäimistöstäsi. Ohjelmistopuhelin Elisa Ring ohjelmistopuhelin (sovelluspuhelin) on ohjelmallinen puhelin, joka aktivoidaan käyttäjän asennettavaan Windows-sovellukseen. Ohjelmistopuhelin pitää tilata käyttäjän päätelaitteeksi. Käyttääksesi ohjelmistopuhelinta, tarvitset työasemaasi erillisen sankaluurin (kuuloke- ja mikrofoni yhdistelmän). Huom. Mikäli käytät langatonta kuuloke-mikrofonia, muistathan että sen kantama on rajallinen, et voi siis poistua kovin kauaksi työpisteeltäsi, varsinkin jos väliin tulee näköesteitä. Huom. Mikäli työskentelet asiakaspalvelutehtävissä, suosittelemme valitsemaan päätelaitteeksi joko matkapuhelimen tai ohjelmistopuhelimen. Valintaan vaikuttaa kuinka mm. liikkuvaista työsi on. Voit hallita myös matkapuheluita työasemallasi. Vaikka molempia päätelaitteita voi käyttää rinnakkain, puheluiden soiminen samaan aikaan eri päätelaitteissa on omiaan häiritsemään kiireistä asiakaspalvelutyötä. 4 Elisa Ring Puheposti (vastaaja) Puhepostia ei tarvitse ottaa erikseen käyttöön, vaan puhelut ohjautuvat automaattisesti puhepostiisi, jos et ehdi vastata siihen 40 sekunnin kuluessa tai puhelimesi ei ole verkossa. (Mikäli haluat muuttaa näistä soitonsiirtosääntöjä, katso luku Virhe. Viitteen lähdettä ei löytynyt.saapuvien puheluiden säännöt). Puhepostissa on vakiotervehdys, jossa kerrotaan mihin numeroon soittaja on jättämässä viestiä. Henkilökohtaisen nimitervehdyksen tai tervehdyksen voit äänittää soittamalla puhepostiin ja kuuntelemalla ohjeita (katso luku Virhe. Viitteen lähdettä ei löytynyt.puhepostin tervehdyksen nauhoittaminen).

49 Elisa Oyj Elisa Ring 49 (57) 4.1 Hyvä tietää puhepostista Viestejä mahtuu 20 kpl (uusia ja tallennettuja yhteensä) Puhepostin ollessa täynnä, ei uusia viestejä voi enää jättää. Henkilökohtaisen tervehdyksen maksimipituus on 120 sekuntia. Soittajan jättämän viestin pituus on enintään 120 minuuttia (aika koskee myös tallennettuja puheluita, jos puheluntallennuksen lisäpalvelu käytössä). Uusia ja tallennettuja viestejä säilytetään 30 vuorokautta. 4.2 Puhepostiin soittaminen ja viestien kuuntelu Kotimassa ollessasi voit soittaa puhepostiin kaikilla Ring liittymääsi kytketyillä päätelaitteilla lyhytnumerolla 777. Jokaiselle Ring -palvelua käyttävälle organisaatiolle on määritelty oma puhepostin ulkonumero, joka on muotoa Soittamalla tähän numeroon voit käsitellä viestejä myös ulkomailta tai muusta kuin omasta päätelaitteestasi. Saat tiedon tästä organisaatiokohtaisesta numerosta aina myös uudesta puhepostista ilmoittavan tekstiviestin mukana. Kotimaassa omalla matkapuhelimella 1 Viestin tultua puhepostiisi, saat siitä tekstiviestin puhelimeesi 2 Soita numeroon 777 Kotimaassa ja ulkomailla toisella puhelimella 1 Soita organisaatiosi puhepostin ulkonumeroon (kirjaa etukäteen muistiin esim. uusimmasta puheposti-ilmoituksesta tai selvitä puhelinyhteyshenkilöltä) 2 Anna alanumerosi ja paina # 3 Anna salasana ja paina # Ulkomailla omalla puhelimella 1 Viestin tultua saat siitä tekstiviestin puhelimeesi 2 Soita puhepostin ulkonumeroon (katso numero tulleesta puhepostin tekstiviesti-ilmoituksesta tai selvitä puhelinyhteyshenkilöltä) 3 Jos puheposti pyytää sinua näppäilemään oma alanumerosi ja salasanasi, anna ne ohjeiden mukaan. Salasana on sama kuin Ring palvelun kanssa muutenkin käyttämäsi salasana

50 Elisa Oyj Elisa Ring 50 (57) 4.3 Puhepostin tervehdyksen nauhoittaminen Vaihda tervehdyksesi soittamalla puhepostiisi. Vaihtoehdot: Ei nauhoitettua tervehdystä, soittaja kuulee "Tämä on puheposti, jota käyttää numero 050..". Tämä on oletuksena kun Elisa Ring liittymä otetaan käyttöön Nimi tervehdys, soittaja kuulee nimesi ennen kuin puhelu ohjautuu puhepostiin Henkilökohtainen tervehdys, soittaja kuulee nauhoittamasi tervehdyksen ennen kuin puhelu ohjautuu puhepostiin Puhepostin viestin nauhoittaminen 1 Soita puhepostiin lyhtynumerolla 777 (tai katso soitto-ohjeet luku 4.2) 2 Jos sinulla on saapuneita viestejä, kuuntele viestit 3 Valitse päävalikosta Valinta 2 Muuta tervehdystä, kuulet tervehdys valikon. 4 Seuraavaksi valitse haluatko nauhoittaa nimesi tai nauhoittaa henkilökohtaisen tervehdyksen Nauhoita nimesi 1 Valitse valinta 1 Nauhoita nimesi, kuulet nauhoita nimesi valikon 2 Valitse valinta 2 Nauhoita nimesi, nauhoita nimesi ja valitse lopuksi # 3 Voit kuunnella nauhoittamasi nimen valinnalla 1 Kuuntele nimi 4 Lopuksi sulje puhelin tai palaa päävalikkoon valinnalla * Tai nauhoita henkilökohtainen tervehdys 1 Valitse valinta 2 Muuta tervehdys, kuulet muuta tervehdys valikon 2 Valitse valinta 2 Nauhoita tervehdy, nauhoita tervehdy ja valitse lopuksi # 3 Voit kuunnella nauhoittamasi tervehdyksen valinnalla 1 Kuuntele tervehdys 4 Lopuksi sulje puhelin tai palaa päävalikkoon valinnalla *

51 Elisa Oyj Elisa Ring 51 (57) 4.4 Puhepostin toimintonäppäimet Päävalikko Näppäin Toiminto 1 Kuuntele saapuneet viestit 2 Muuta tervehdystä 3 Vaihda salasana * Palaa päävalikkoon 9 Poistu Kuunneltuasi viestin Näppäin Toiminto 1 Kuuntele viesti uudelleen 3 Poista viesti * Palaa päävalikkoon 0 Lisää vaihtoehtoja (tiedot) Muuta tervehdystä Näppäin Toiminto 1 Nauhoita nimesi 2 Muuta tervehdystä Nauhoita nimesi Näppäin Toiminto 1 Kuuntele nimesi 2 Nauhoita nimesi 3 Korvaa nimesi alanumerolla * Palaa päävalikkoon

52 Elisa Oyj Elisa Ring 52 (57) Muuta tervehdystä Näppäin Toiminto 1 Kuuntele tervehdys 2 Nauhoita tervehdys 3 Poista tervehdys * Palaa päävalikkoon 4.5 Puhepostit sähköpostiin Elisa Ring -palvelu mahdollistaa jätettyjen puhepostien ohjaamisen henkilön sähköpostiosoitteeseen. Tällöin puheposteja voidaan kuunnella suoraan tietokoneella. Puhepostinviestien ohjaus asetukset tehdään Elisa Ring käyttöliittymällä. 4.6 Puhepostin salasana Et tarvitse salasanaa, kun soitat puhepostiisi omasta liittymästäsi kotimaassa. Salasanaa tarvitset, jos kuuntelet vastaanotettuja viestejä toisesta puhelimesta tai ulkomailta. Puhepostissa käytetään samaa salasanaa kuin Ring käyttöliittymissä. Huom. Salasanan vaihtaminen Ring puhepostissa vaihtaa myös koko Ring -palvelun salasanan. 5 Ring valikko Graafisen Ring käyttöliittymän lisäksi voit hallita palveluitasi matkapuhelimessa toimivalla tekstipohjaisella valikolla. Valikon avulla voit muuttaa perusasetuksiasi ja tilatietoasi (tavoitettavissa, varattu, asiakas, koulutus jne.). Valikkoa käytetään puhelimella, missä on Elisa Ringiin kytketty matkapuhelinliittymä. Voit aloittaa palvelun käytön valitsemalla matkapuhelimesta koodin *888# ja valitsemalla soita painike. Huom. Soita painike voi olla vihreä luuri tai matkapuhelinmallista riippuen joku muu symboli tai väri.

53 Elisa Oyj Elisa Ring 53 (57) 5.1 Elisa Ring Valikon rakenne Päävalikko *888# Huom. Voit tarkastella valikon kaaviokuvaa tämän dokumentin lopussa. Valinta Toiminto Selitys 1 Tietojen katsominen Omat tiedot, ACD-sarja 2 Asetusten tekeminen Oman palvelun asetukset ja ohjaus 3 Ulkomaanpalvelut Vastapuhelu 0 Paluu päävalikkoon Tietojen katsominen (Valinta 1) Valinta Toiminto Selitys 1 Tietoni Voit tarkistaa omat yhteystiedot sekä sen hetkisen tilatiedon (tavoitettavissa, kokous jne.). 2 Sarjat Voit tarkistaa mihin ACD-sarjaan kuulut ja lisäksi näet sarjan muut jäsenet. 0 Paluu päävalikkoon

54 Elisa Oyj Elisa Ring 54 (57) Asetusten tekeminen päävalikko (Valinta 2) Valinta Toiminto Selitys 1 Tilatieto/Soittava numero Voit muuttaa tilatietoa (kokous, poissa jne..), Voit valita mikä puhelinnumero näkyy soittaessa Voit valita käytetäänkö kalenteriohjausta. Mikäli kalenteriohjaus on käytössä, et voi vaihtaa tilatietoja tai puhelinnumeroa. 2 Soitonsiirrot (kutsunsiirrot) Voit kytkeä siirron päälle/pois 3 Puhepostisiirrot Voit kytkeä siirron päälle/pois 4 Kirjaudu sisään ulos ACDsarjasta 5 Jonotuksen kytkeminen Voit kytkeä jonotuksen päälle/pois 6 Estolista Voit kytkeä estolistan päälle/pois, lisäksi voit lisätä estolistalle puhelinnumeroita. 0 Paluu päävalikkoon

55 Elisa Oyj Elisa Ring 55 (57) Asetusten tekeminen päävalikko (Valinta 3) Valinta Toiminto Selitys 1 Vastasoitto Kirjoita numero johon haluat soittaa. Elisa Ring soittaa käyttäjälle, jonka jälkeen puhelu yhdistetään haluttuun numeroon. Palvelu on käytössä ainoastaan ulkomailla. 5.2 Elisa Ring Valikon käyttö Käynnistä Elisa Ring Valikko seuraavasti: 1 Pääset valikkoon valitsemalla *888# ja painamalla vihreää luuria. Elisa Ring Valikko aukeaa ja saat näkyviisi päävalikon. 2 Voit antaa haluamasi valinnan valitsemalla vastaa ja kirjoita viesti kenttään alivalikon numero ja valitse lähetä viesti/vastaa. 3 Jos haluamasi toiminto vaatii uuden valinnan, kirjoita seuraava vaihtoehto kohdan kaksi ohjeen mukaan. Voit myös valita suoraan haluamasi valinnan mukaisen polun (katso valinnan vaihtoehdot luku 4.1 Elisa Ring Valikon rakenne). Ohessa on esimerkki polun vallinnasta.