NOKIAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 8/ (12) KIRKKONEUVOSTO Kokous Keskiviikko klo Seurakuntakeskus, pieni kokoushuone

Transkriptio

1 NOKIAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 8/ (12) KOKOUSTIEDOT Aika Paikka KÄSITELTÄVÄT ASIAT Keskiviikko klo Seurakuntakeskus, pieni kokoushuone KN 94 KOKOUKSEN AVAUS 3 KN 95 KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS 3 KN 96 PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJAT 3 KN 97 KOKOUKSEN KÄSITTELYJÄRJESTYKSEN VAHVISTAMINEN 3 KN 98 HOITAMATTOMIEN HAUTOJEN KUULUTTAMINEN 4 KN 99 TALOUSARVION VALMISTELU 5 KN 100 TUKITIIMIEN KATSAUKSET 6 KN 101 SISÄISEN VALVONNAN KATSAUS 7 KN 102 VIRANHALTIJAPÄÄTÖKSET 10 KN 103 ILMOITUSASIAT 11 KN 104 OIKAISUVAATIMUSOHJEET JA KOKOUKSEN PÄÄTÖS 12 Puheenjohtaja Timo Uotila

2 NOKIAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 8/ (12) KOKOUSTIEDOT Aika Keskiviikko klo Paikka OSALLISTUJAT Päätöksentekijät Seurakuntakeskus, pieni kokoushuone Uotila Timo, vs. kirkkoherra Hautakoski Kaija Krannila Vuokko Kuoppala Jorma Laurila Seija Pihlajamaa Pirkko Puustinen Erkki Saarinen Seppo Setälä Unto Pohjanen Virpi puheenjohtaja poissa Vuokko Krannilan varajäsen Muut osallistujat Ojala Erjaleena, kirkkovaltuuston varapj Vaittinen Hannele, kirkkovaltuuston pj poissa Pispa Heli, talousjohtaja Laaksonen Tuija, srk-puutarhuri ALLEKIRJOITUKSET Puheenjohtaja Sihteeri Timo Uotila PÖYTÄKIRJAN TARKASTUS Aika ja paikka Nokialla Heli Pispa Allekirjoitukset Jorma Kuoppala Seija Laurila PÖYTÄKIRJA YLEISESTI NÄHTÄVÄNÄ Aika ja paikka Kirkkoherranvirastossa Todistaa Timo Uotila

3 NOKIAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 8/ (12) KN 94 KOKOUKSEN AVAUS Puheenjohtaja piti alkuhartauden ja avasi kokouksen. KN 95 KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS Kokouskutsu on lähetetty kirkkoneuvoston jäsenille Todetaan läsnäolijat. Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. KN 96 PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJAT Valitaan pöytäkirjan tarkastajat. Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Jorma Kuoppala ja Seija Laurila. KN 97 KOKOUKSEN KÄSITTELYJÄRJESTYKSEN VAHVISTAMINEN Hyväksytään kokouksen käsittelyjärjestys. Kokouksen käsittelyjärjestykseksi hyväksyttiin esityslistan mukainen asioiden käsittelyjärjestys.

4 NOKIAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 8/ (12) KN 98 HOITAMATTOMIEN HAUTOJEN KUULUTTAMINEN Haudat on pidettävä hautausmaan arvoa vastaavasti hoidettuina. Haudan hoidosta vastaa hautaoikeuden haltija. Jos haudan hoito on olennaisesti laiminlyöty, kirkkoneuvosto voi velvoittaa hautaoikeuden haltijan kunnostamaan haudan vuoden määräajassa siitä, kun päätös on annettu hänelle tiedoksi. Jollei hän sitä tee, kirkkoneuvosto voi julistaa hautaoikeuden menetetyksi. (KL 17:5 Haudan hoito) Hoitamattomia hautoja seurataan ja kartoitetaan. Hoitamattomien hautojen kuulutusmenettely on jälleen ajankohtaista, koska hoitamattomat haudat mm. vaikeuttavat hautausmaiden hoitoa ja vaikuttavat negatiivisesti hautausmaan yleisilmeeseen. Nyt esitetään kuulutettavaksi Nokian keskustan vanhan hautausmaan hoitamattomat haudat. Seurakuntapuutarhuri on tehnyt listan nyt kuulutettavaksi esitetyistä haudoista ja kertonut hautausmaakatselmuksessa kiinteistö- ja hautaustoimen tukitiimille kuulutusesityksestä. Liite 1 Kuulutettavaksi esitettävät hoitamattomat haudat Ehdotus Seurakuntapuutarhuri ehdottaa - Kirkkoneuvosto päättää, että liitteessä 1 nimetyt haudat kuulutetaan hoitamattomuudesta KL 17 luvun 5 :n mukaan. Kaikille haudanhaltijoille, joille löytyy osoite, lähetetään kirjallisesti tieto kuulutuksesta. Kuulutettaville haudoille asetetaan siitä ilmoittava tiedotekilpi. Kuulutus julkaistaan Aamulehdessä ja Nokian uutisissa sekä seurakunnan nettisivuilla. Ehdotus hyväksyttiin. Muutoksenhaku Tähän päätökseen ei voi hakea muutosta (KL 24:5).

5 NOKIAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 8/ (12) KN 99 TALOUSARVION VALMISTELU Talousjohtaja esittelee toiminta- ja taloussuunnitelman sekä talousarvion 1. version kirkkoneuvostolle. Verotulot on budjetoitu veroprosentin 1,50 % mukaisesti (KV ). Mikäli seurakunnalla on taseessa alijäämää, talousarvion sekä toiminta- ja taloussuunnitelman hyväksymisen yhteydessä on päätettävä toimenpiteistä, miten taseeseen kertynyt alijäämä katetaan (Kirkkojärjestyksen 15 luvun 1 :n mukainen velvollisuus tasapainottaa talous). Edellisten tilikausien ylijäämä on alkaessa ,72 euroa, joten Kirkkojärjestyksen mukaisia erityisiä toimenpiteitä ei tarvitse esittää. liite 2 liite 3 Talousarvio 2017 tuloslaskelma, luvut (1.versio) Toiminta- ja taloussuunnitelma , tekstit (1.versio) Ehdotus Talousjohtaja ehdottaa 1. Kirkkoneuvosto ottaa kantaa toiminta- ja taloussuunnitelman sekä talousarvion 1. versioon. 2. Kirkkoneuvosto tekee muut talousarvion jatkovalmistelua varten tarvittavat päätökset ja linjaukset. 1. Kirkkoneuvosto otti kantaa toiminta- ja taloussuunnitelman sekä talousarvion 1. versioon, mukaan lukien investointibudjetti. 2. Kirkkoneuvosto teki talousarvion jatkovalmistelua varten seuraavan linjauksen: Vuoden 2017 talousarvio voidaan valmistella lievästi tappiolliseksi, koska talousarvion vuosikate on selvästi positiivinen, investointisuunnitelma on maltillinen ja seurakunta on useiden vuosien ajan tehnyt positiivisen tuloksen. Muutoksenhaku Tähän päätökseen ei voi hakea muutosta (KL 24:5).

6 NOKIAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 8/ (12) KN 100 TUKITIIMIEN KATSAUKSET Kirkkoneuvoston kokouksessa esitellään lyhyet katsaukset tukitiimien kokoontumisista. Kirkkoherra ehdottaa - merkitään tiedoksi tukitiimien muistiot ja kirkkoneuvoston edustajien raportit tukitiimien toiminnasta. Merkittiin tiedoksi kirkkoneuvoston edustajien raportit tukitiimien toiminnasta sekä merkittiin tiedoksi tukitiimien muistiot: - Jumalanpalvelus- ja musiikkityön tukitiimi Jumalanpalvelus- ja musiikkityön tukitiimi Muutoksenhaku Tähän päätökseen ei voi hakea muutosta (KL 24:5).

7 NOKIAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 8/ (12) KN 101 SISÄISEN VALVONNAN KATSAUS Sisäinen valvonta on osa johtamista ja riskienhallintaa. Sen tavoitteena on väärinkäytösten, virheiden ja tehottomuuden ennaltaehkäisy ja havaitseminen. Hyvin hoidettu sisäinen valvonta auttaa organisaatiota kohdentamaan resursseja oikein ja saavuttamaan tavoitteet. Sisäisen valvonnan tärkeä tavoite on tarkastaa, että organisaatio tuottaa ja käyttää relevanttia informaatiota päätöksissään ja toiminnoissaan. Relevantin informaation osatekijöitä ovat oikea-aikaisuus, ajankohtaisuus, virheettömyys ja täydellisyys. On huomattava, että yksittäinen menettelytapa ei ole hyödyllinen, jos se on ainoastaan mekaaninen toimenpide ilman aitoa sisällöllistä tarkastusta. Sisäisen valvonnan hyödyllisyys ja toimivuus punnitaan myös siinä, miten havaintoihin reagoidaan ja mitä toimenpiteitä havainnoista seuraa. Kirkkoneuvosto vastaa seurakunnan hallinnosta, taloudenhoidosta ja sisäisestä valvonnasta. Kirkkoherralla ja talousjohtajalla on viranhaltijoina keskeinen asema seurakunnan sisäisessä valvonnassa. Kirkkoneuvoston puheenjohtajana kirkkoherra valvoo kirkkoneuvoston päätösten noudattamista ja laillisuutta. Kirkkoherralla on keskeinen asema erityisesti seurakunnan toiminnan sisäisessä valvonnassa. Talousjohtajalla on keskeinen asema seurakunnan taloudenhoidon sekä hautaus- ja kiinteistötoimen sisäisessä valvonnassa. Sisäisen valvonnan tehtävänä on varmistaa, että seurakunnan toiminta ja hallinto on hoidettu asiallisesti, laadukkaasti ja lainmukaisesti. Tavoitteena on seurakunnan joustava, avoin ja tuloksellinen toiminta ja hallinto. Sisäinen valvonta on osa seurakunnan operatiivista johtamista. Sisäinen valvonta tarkoittaa muun muassa tehtävien, valtuuksien ja vastuiden jakamista, päätöksien tekemistä valvonta- ja raportointitavoista, tietojen ja tietojärjestelmien suojaamista ja omaisuuden turvaamista. Seurakunnan hallinnon ja talouden valvonta järjestetään niin, että ulkoinen valvonta ja sisäinen valvonta yhdessä muodostavat kattavan valvontajärjestelmän. Hyvin hoidettu valvonta lisää toiminnan ennustettavuutta. Johtamis- ja hallintotapojen kehittämistyö on entistä tärkeämpää, kun resurssit tulevaisuudessa vähenevät. Sisäisen valvonnan tavoitteena on taloudellinen toiminta, jotta pääosa resursseista voitaisiin suunnata kirkon perustehtävän toteuttamiseen. Valvonnan tavoitteena on myös estää resurssien menetyksiä, jotka aiheutuvat asioiden huonosta hoidosta, virheistä, väärinkäytöksistä tai tuhlauksesta. Toiminnan seuranta on osa jokapäiväistä johtamista ja esimiestyötä. Seurakunnan kirjanpito on järjestetty siten, että se palvelee toiminnan suunnittelun, seurannan ja arvioinnin tarpeita. Tavanomaista ja määräaikaista seurantaa tapahtuu talouden raportoinnin yhteydessä sekä kirjanpitoraporttien avulla seurakunnan eri toiminta-alueille. Kustannusraportit ovat esimiesten saatavilla kuukausittain. Verotulojen kertymä ja kustannustilanne analysoidaan kuukausittain ja arvioidaan tarve reagoida mahdollisiin poikkeamiin. Talouskatsaus

8 NOKIAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 8/ (12) esitetään ja merkitään tiedoksi pääsääntöisesti jokaisessa kirkkoneuvoston ja kirkkovaltuuston kokouksessa. Rahavarat ja arvopaperit tarkastetaan säännöllisesti ja tarkastuksista laaditaan dokumentointi. Vaaralliset työketjut on mahdollisuuksien mukaan eliminoitu tai ne on tiedostettu ja niiden osalta tehdään säännöllisesti tarkastuksia ja vaihdetaan työketjua hoitavia henkilöitä. Maksumääräyksen antaa aina eri henkilö kuin se, joka hoitaa palkkojen, laskujen tai avustusten syöttämisen järjestelmiin. Maksumääräyksen antajat eivät koskaan perusta maksunsaajia tai syötä tapahtumia järjestelmiin. Laskujen hyväkymisoikeudet on tallennettu sähköiseen järjestelmään ja hyväksymisoikeudet tarkastetaan ja päivitetään säännöllisesti. Pankkitilien käyttöoikeutetut tarkastetaan säännöllisesti ja päivitetään tarvittaessa. Luottokorttien käytöstä on laadittu ohjeet, joita jokainen luottokortin haltija sitoutuu noudattamaan kortin saadessaan. Luottokortti palautetaan työnantajalle mitätöitäväksi työ- tai virkasuhteen päättyessä. Kortti voidaan myös toimittaa työnantajan haltuun pitkien virkavapaiden ajaksi. Työntekijöiden toimenkuvat ja tehtävien vaativuudet tarkastetaan vuosittain ja viranhaltijan vaihtuessa tai merkittävien muutosten yhteydessä. Tarkastusta on tehty myös vuonna Nokian seurakunnassa käydään kehityskeskustelut vuosittain. Kehityskeskustelut ja muut kahdensuuntaiset palautejärjestelmät tukevat seurakunnan sisäistä toimintaa ja seurantaa. Jokaiselta työntekijältä vaaditaan työpanoksen suorittamista. Seurakunnassa puututaan tarvittaessa sääntöjen rikkomiseen, asiattomaan käytökseen tai tehottomuuteen. Hyvien johtamisja hallintotapojen sekä sisäisen valvonnan kehittäminen seurakunnassa on esimiesasemassa olevien, luottamushenkilöiden ja henkilöstön yhteinen asia. Kirkkohallituksen antamien ohjeiden mukaan seurakunnan omaisuuden on oltava seurakunnan toimintaa tukevaa tai tuloa tuottavaa. Seurakunnan toimintaan kuulumattoman, tuloa tuottamattoman tai epätarkoituksenmukaisessa käytössä olevan omaisuuden realisointivaihtoehdot tutkitaan. Seurakunta on myynyt lähiaikoina kolme kiinteistöä. Maurin seurakuntatalon myyntiä tai purkamista esitettiin jo vuonna 2011, mutta asian jatkokäsittely jäi odottamaan Elykeskuksen lisäselvityksiä ja päätöstä suojeluasiassa. Saadun päätöksen mukaan Ely-keskus ei suojele asemakaavan ulkopuolella olevaa Maurin seurakuntataloa rakennusperinnön suojelulain nojalla, joten jatkotoimia voidaan valmistella. Kiinteistö- ja hautaustoimen tukitiimi suorittaa säännöllisesti hautausmaakatselmuksia. Viimeisin katselmus on suoritettu Nokian keskustan hautausmaalla. Seurakunta on vakuuttanut omaisuutensa ottaen huomioon oman riskinsietokykynsä. Tilinpäätöksen yhteydessä tehdään omaisuuden inventointi. Omaisuuden hankinnat tehdään hyvän hallintotavan mukaisesti noudattaen lakia julkisista hankinnoista ja seurakunnan hyväksymiä hankintaohjeita ja -valtuuksia. Hankintoja koskevissa viranhaltijapäätöksissä on pääsääntönä se, että hankinnan valmistelija ja päätöksentekijä ovat eri henkilöitä.

9 NOKIAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 8/ (12) Vuonna 2013 käsiteltiin päivitetty tietoturvapolitiikka, käyttäjien tietoturvaohjeet ja salassapitositoumus kirkkoneuvoston ja kirkkovaltuuston kokouksissa sekä henkilöstön kanssa. Tietoturvaohjeet ja salassapitositoumukset käytiin läpi uusien luottamushenkilöiden kanssa keväällä 2015 ja uudet työntekijät perehdytetään tietoturva-asioihin. Henkilökunta ja luottamushenkilöt ovat allekirjoittaneet salassapitositoumukset. Tietoturvaohjeiden ja salassapidon noudattamisen merkitystä korostetaan ja siitä muistutetaan säännöllisesti. Käyttöoikeudet verkkokansioihin tarkistetaan ja päivitetään vuosittain. Tampereen IT-keskus huolehtii teknisestä tietoturvallisuudesta. Diakonia-avustusten myöntämistä koskevat valtuudet on määritelty kirjallisesti. Avustuspäätökset numeroidaan juoksevasti ja raportoidaan kirkkoneuvostolle viranhaltijapäätösten yhteydessä. Seurakunnan sisäisen valvonnan hoitamiseen osallistuu myös ulkopuolinen tarkastaja, joka valitsee osan tarkastuskohteista täysin itsenäisesti ja pistokokeenomaisesti sekä osan kohteista yhdessä johdon kanssa neuvotellen. Lisätietoa sisäisen valvonnan järjestämisestä saa Kirkkohallituksen julkaisemasta oppaasta Hyvien johtamis- ja hallintotapojen sekä sisäisen valvonnan kehittäminen seurakunnassa. Opas löytyy www-sivuilta osoitteesta: Talousjohtaja raportoi kokouksessa vuoden 2016 tarkastushavainnoista. Ehdotus Talousjohtaja ehdottaa - merkitään tiedoksi sisäisen valvonnan katsaus. Merkittiin tiedoksi sisäisen valvonnan katsaus. Kirkkoneuvosto toivoi, että kirkkoneuvostolle raportoidaan jatkossakin säännöllisesti sisäisestä valvonnasta ja tarkastushavainnoista, mielellään kaksi kertaa vuodessa. Muutoksenhaku Tähän päätökseen ei voi hakea muutosta (KL 24:5).

10 NOKIAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 8/ (12) KN 102 VIRANHALTIJAPÄÄTÖKSET Viranhaltija numerot Kirkkoherra 54/2016 Talousjohtaja 42-45/2016 Henkilöstöpäällikkö /2016 Diakonian työalajohtaja Ehdotus Kirkkoherra ehdottaa - merkitään viranhaltijapäätökset tiedoksi. Viranhaltijapäätökset merkittiin tiedoksi. Muutoksenhaku Tähän päätökseen ei voi hakea muutosta (KL 24:5).

11 NOKIAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 8/ (12) KN 103 ILMOITUSASIAT Merkitään tiedoksi ilmoitusasiat Kirkkoneuvoston kokouksia vuonna ke klo 16: budjetti II, vuoden 2016 määrärahamuutokset - lisäksi muut tarpeelliset kokouspäivät Kirkkovaltuuston kokouksia vuonna ke klo 18: budjetti (ja tarvittaessa vero%) - lisäksi muut tarpeelliset kokouspäivät Kirkkohallituksen yleiskirje 11/2016 Reformaation merkkivuosi 2017 Kirkkohallituksen yleiskirje 12/2016 Liity kirkkoon -palvelu uudistuu Kirkon työmarkkinalaitoksen yleiskirje A4/2016 Nimikirjan pitämisvelvollisuus poistui seurakunnilta Työsuojelutarkastus Länsi- ja Sisä-Suomen aluehallintoviraston työsuojelun vastuualue toteuttaa tehostettua työturvallisuuden valvontaa evankelis-luterilaisiin seurakuntiin vuosina Valvonnan keskeisenä tavoitteena on seurakuntien työturvallisuuden hallinnan parantaminen. Seurakuntien työsuojelutarkastukset aloitetaan johdon tarkastuksilla, jossa käsitellään turvallisuusjohtamista mm. seuraavien asioiden kautta: työsuojelun yhteistoiminta, työsuojelun toimintaohjelma, työterveyshuollon toimintasuunnitelma, perehdyttämiskäytännöt, työn vaarojen selvittäminen ja arviointi sekä menettelytavat keskeisten riskien hallintaan. Lisäksi tehdään työpaikkatarkastuksia seurakunnan eri työpaikkoihin. Nokian seurakunnan työsuojelutarkastus on Kirkkohallituksen ja kirkon työmarkkinalaitoksen yleiskirjeet löytyvät www-sivuilta osoitteesta: Ilmoitusasiat merkittiin tiedoksi. Muutoksenhaku Tähän päätökseen ei voi hakea muutosta (KL 24:5).

12 NOKIAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 8/ (12) KN 104 OIKAISUVAATIMUSOHJEET JA KOKOUKSEN PÄÄTÖS Puheenjohtaja antoi muutoksenhakuohjauksen ja päätti kokouksen.