Pentti Suominen (sähköposti:

Transkriptio

1 ULKOASIAINMINISTERIÖ Hallintopalvelut HAL-50 Vesa Leino TARJOUSPYYNTÖ HELM MÄÄRÄAIKA: Tarjoukset klo mennessä Viite Pyyntö osallistumishakemuksille Asia Ulkoasiainministeriön Materiaalikuljetukset HANKINTAYKSIKKÖ 1.1. Nimi, osoite ja yhteyspiste(et) Ulkoasiainministeriön Virastopalveluyksikkö pyytää tarjouksia koskien materiaalikuljetuksia, eli rahtipalveluita keskiraskaalla sekä raskaalla kalustolla, jotka sisältävät tarvittaessa myös tavaran pakkaamista ja purkamista ajalla Kaikki tähän tarjoukseen liittyvät asiakirjat, ilmoitukset yms. on ollakseen virallisia osoitettava asiakkaalle käyttäen seuraavia yhteystietoja: Yhteyshenkilö ulkoasiainministeriössä Pentti Suominen (sähköposti: Tarjoaja voi pyytää lisätietoja sähköpostitse yllä mainitulta henkilöltä. Kysymykset pyydetään toimittamaan asiakkaalle yllämainitulle henkilölle siten, että "subject"-kentässä lukee Ulkoasiainministeriön Materiaalikuljetukset ". Kysymyksiä voi esittää saakka. Vastaukset sähköpostitse esitettyihin kysymyksiin toimitetaan kysyjästä riippumatta kaikille samansisältöisesti. Puhelimitse esitettyihin kysymyksiin ei voida vastata, vaan hankinnasta kiinnostuneiden tulee esittää kysymyksensä edellä esitetyllä tavalla. Kaikilla hankinnasta kiinnostuneilla on oikeus saada esitetyt kysymykset ja niihin annetut vastaukset ennen tarjouksen jättämistä, pyytämällä ne hankinnan yhteyshenkilöltä. Ulkoasiainministeriö korostaa, että kaikki tarjousten tekemiseen ja sen toimittamiseen liittyvät kustannukset samoin kuin kaikki mahdollisista myöhemmistä neuvotteluista ja arvioinnista tarjoajalle koituvat kustannukset jäävät kokonaisuudessaan tarjoajan kannettavaksi eikä näistä kustannuksista voida esittää mitään vaatimuksia ulkoasiainministeriölle. Postiosoite PL VALTIONEUVOSTO Katajanokanlaituri 4 A Vaihde +358-(0) Telefax +358-(0)

2 2(7) 2. HANKINNAN KOHDE 2.1. Hankinnan lyhyt kuvaus 2.2. Optio eli lisähankintamahdollisuus 3. HANKINTAMENETTELY 3.1. Osatarjoukset 3.2. Alihankinta Palvelu kattaa raskaan rahdin ja keskiraskaalla sekä raskaalla kalustolla tehtävät muutot koko Suomen alueella, lisäksi tarvittaessa tavaran pakkaamista ja purkamista. Tarjoaja toteuttaa palvelun itse tai alihankintaverkostoa hyväksikäyttäen siten kuin Asiakas määrittelee kappaleessa 3.2. Raskas rahti on pääsääntöisesti materiaalia ja aineistoa, joka kuljetetaan messuille / seminaareihin / koulutus- / tiedotustilaisuuksiin, mutta saattaa koskea myös kuljetuksia mm. lentokentille, satamiin tai rautatie-asemille tai näiltä paikoilta noutoja. Kuljetukset tapahtuvat pääsääntöisesti Pääkaupunkiseudulla, mutta osin myös ulkoasiainministeriön muiden toimipisteiden välillä, jollainen Helsingin lisäksi on kiinteänä myös Kouvolassa ja Rovaniemellä. Hankinnan kokonaismäärän osalta ulkoasiainministeriö ei sitoudu vähimmäistilausmäärään, mutta arvio sopimuskauden aikana tehtävistä materiaalikuljetuksista on euroa (ilman alv). Hankintaan sisältyy myös kuljetus varastotilaan ja pois, johon liittyen tarjoajan käytössä tulee olla trukki. Ulkoasiainministeriö valmistelee asiakirjavarastointia pääkaupunkiseudulle tai Etelä-Suomeen, jossa kapasiteetti on noin noin lavaa ja tarjoajan tulee hoitaa tähän liittyvät kuljetukset. Ajoneuvona käytetään pääsääntöisesti isoa muuttoautoa, jonka kuljetuskapasiteetti on 40 m3 tai enemmän. Ulkoasiainministeriö voi omasta aloitteestaan tapauskohtaisesti esittää tarjoajalle myös pienemmän ajoneuvon käyttöä. Sopimukseen ei sisälly lisähankintamahdollisuuksia. Rajoitettu menettely, joka ylittää kansallisen kynnysarvon, mutta alittaa EU-kynnysarvon. Sovelletaan lakia julkisista hankinnoista ja tilaajavastuulakia. Sopimusehtona JYSE 2009 Palvelut. Sopimus ei ole jaettavissa osiin. Alihankinta on sallittu, mutta ketjutus kielletty. Tarjoajan tulee tarjouksessaan eritellä, mikä osuus hankinnasta toteutetaan alihankintana. Tarjoajan tulee omalla ja välittömän alihankkijansa toimesta toteuttaa palvelu. Tarjoajan alihankkijalla ei ole oikeutta käyttää edelleen alihankkijoita.

3 3(7) 3.3. Vaihtoehtoiset tarjoukset Eri vaihtoehtoja ei hyväksytä. 4. TARJOAJAN SOVELTUVUUTTA KOSKEVAT VAATIMUKSET 4.1. Rahoitukselliset ja taloudelliseen tilanteeseen liittyvät vaatimukset 4.2. Tekninen suorituskyky: 4.3. Tarjouksen sisältö 5. TARJOUSTEN VALINTAKRITEERIT Tarjoaja vakuuttaa, että osallistumishakemusvaiheessa ilmoitetut vähimmäisvaatimukset täyttyvät edelleen. Tarjoaja antaa todistukset pyydettäessä. Tarjoaja vakuuttaa, että osallistumishakemusvaiheessa ilmoitetut vähimmäisvaatimukset täyttyvät edelleen. Tarjoaja antaa todistukset pyydettäessä. 1. Tarjoajan yhteystiedot ja mahdollinen tarjoajan esittely (jota ei vertailla). Yhteystiedoissa tulee olla sähköpostiosoite, johon tieto hankintapäätöksestä annetaan sähköisesti. 2. Vastaukset tarjoajan soveltuvuutta koskeviin vaatimuksiin. 3. Vastaukset valintakriteereihin 4. Hinta siten kuin tarjouspyynnön kohdassa 7.1. on pyydetty Tarjouksen vertailuperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Ensimmäiseksi, jokainen vertailtava vaatimus pisteytetään ja tarjoajan pisteet lasketaan yhteen. Jokaisen tarjoajan saamat pisteet jaetaan parhaat pisteet saaneen tarjoajan pisteillä ja kerrotaan teknisten vaatimusten painoarvolla, jolloin tuloksi tulee vertailuarvo. Laskukaava: Tarjoajan pisteet / parhaan tarjoajan pisteet x painoarvo = teknisten pisteiden vertailuarvo Toiseksi, hintapisteet lasketaan siten, että alimman hinnan ilmoittaneen tarjoajan hinta jaetaan jokaisen tarjoajan ilmoittamalla hinnalla ja kerrotaan hinnan painoarvolla, jolloin tuloksi tulee vertailuarvo. Laskukaava: alin hinta / tarjoajan ilmoittama hinta x painoarvo = hinnan vertailuarvo Kolmanneksi, jokaisen tarjoajan saama teknisten pisteiden vertailuarvo ja hinnan painoarvo lasketaan yhteen. Näiden lukujen summa on lopullinen hankintapäätöksen peruste ja parhaat pisteet saanut tarjoaja valitaan sopimuskumppaniksi. Laskukaava: teknisten pisteiden vertailuarvo + hinnan vertailuarvo = hankintapäätöksen peruste A) Tekninen tarjous (painotus 40 %) Vastuuhenkilö ja työnjohtotehtävissä olevat ovat toistaiseksi voimassa olevassa työsuhteessa, määräaikaisuuden ollessa

4 4(7) kyseessä, niin määräaikaisuuden peruste on perhevapaisiin liittyvä, opintovapaa tai sairaslomasijaisuus (10 pistettä). Yksi tai useampi vastuuhenkilö tai työnjohtotehtävässä oleva on määräaikaisessa työsuhteessa, jonka peruste on muu kuin perhevapaisiin liittyvä, opintovapaa tai sairaslomasijaisuus (0 pistettä). Mikäli Tarjoajan on ilmoittanut täyttävänsä 10 pisteen edellytyksen, mutta asiakas toteaa tarjoajan käyttävän kalenterivuoden aikana yhden kerran muuta henkilöstöä kuin mitä on ilmoittanut, niin tarjoaja suorittaa ulkoasiainministeriölle 2.000,00 euron (ilman alv) korvauksen sopimusrikkomuksesta. Tämä sopimusrikkomus voidaan velvoittaa maksettavaksi toistuvasti ehtojen täyttyessä usein. Kuljettajatehtävissä olevat ovat toistaiseksi voimassa olevassa työsuhteessa, määräaikaisuuden ollessa kyseessä, niin määräaikaisuuden peruste on perhevapaisiin liittyvä, opintovapaa tai sairaslomasijaisuus (10 pistettä). Yksi tai useampi kuljettatehtävissä oleva on määräaikaisessa työsuhteessa, jonka peruste on muu kuin perhevapaisiin liittyvä, opintovapaa tai sairaslomasijaisuus (0 pistettä). Mikäli Tarjoaja on ilmoittanut täyttävänsä 10 pisteen edellytyksen, mutta asiakas toteaa tarjoajan käyttävän kalenterivuoden aikana yhden kerran muuta henkilöstöä kuin mitä on ilmoittanut, niin tarjoaja suorittaa ulkoasiainministeriölle 2.000,00 euron (ilman alv) korvauksen sopimusrikkomuksesta. Tämä sopimusrikkomus voidaan velvoittaa maksettavaksi toistuvasti ehtojen täyttyessä usein. Sijaisjärjestely. Tarjoaja osoittaa luotettavasti, että vastuuhenkilön tai työnjohtotehtävissä olevan vaihtumisen yhteydessä Tarjoajan omasta henkilöstöstä on järjestettävissä sijainen (5 pistettä), mikäli vastuuhenkilön tai työnjohtotehtävissä olevan vaihtumisen yhteydessä Tarjoaja tarjoaa sijaisen alihankkijan toimesta (3 pistettä), mikäli sijaisjärjestely tapahtuu muulla tavalla (0 pistettä). Vasteaika tilaukselle. Arkisin klo välisenä aikana tehdyissä tilauksissa kuljetustyö aloitetaan seuraavan kahden arkipäivän kuluessa (5 pistettä). Arkisin klo välisenä aikana tehdyissä tilauksissa kuljetustyö aloitetaan kolmantena arkipäivänä tilauksesta (2 pistettä). Arkisin klo välisenä aikana tehdyissä tilauksissa kuljetustyö aloitetaan neljäntenä arkipäivänä tilauksesta (0 pistettä). Mikäli Tarjoaja myöhästyy ilmoittamistaan vasteajoista kalenterikuukauden aikana kolme kertaa, niin Tarjoaja suorittaa ulkoasiainministeriölle euron (ilman alv) korvauksen sopimusrikkomuksesta. Tämä sopimusrikkomus voidaan velvoittaa maksettavaksi toistuvasti ehtojen täyttyessä usein. Tarjoaja on sitoutunut energiatehokkuuteen. Todennetaan siten, että tarjoaja on liittynyt tavarakuljetusten ja logistiikan energiatehokkuussopimukseen ja/tai joukkoliikenteen energiatehokkuussopimukseen (10 pistettä), tarjoaja tulee sopimuskaudella vuoden 2013 aikana liittymään tavarakuljetusten ja logistiikan energiatehokkuussopimukseen ja/tai joukkoliikenteen energiatehokkuussopimukseen (3 pistettä). Tarjoaja ei ole eikä liity energiatehokkuussopimukseen (0 pistettä). Pakokaasupäästöt. Tarjoaja osoittaa, että kaikki palvelun tuottamiseen käytettävät ajoneuvot täyttävät EURO V mukaiset vaatimukset. Tarjoajan on toimitettava luettelo kaikista palvelun tuottamiseen käytettävistä ajoneuvoista sekä ajoneuvojen EUROstandarditiedoista. Tarjoajan on myös toimitettava ajoneuvojen tekniset tiedot, joissa päästöstandardit on määritetty (10 pistettä). Mikäli Tarjoajan on ilmoittanut täyttävänsä 10 pisteen edellytyksen,

5 6. HALLINNOLLISET TIEDOT 6.1. Tarjouksen jättäminen 5(7) mutta asiakas toteaa tarjoajan käyttävän kalenterivuoden aikana yhden kerran muuta kalustoa kuin mitä on ilmoittanut, niin tarjoaja suorittaa ulkoasiainministeriölle 2.000,00 euron (ilman alv) korvauksen sopimusrikkomuksesta. Tämä sopimusrikkomus voidaan velvoittaa maksettavaksi toistuvasti ehtojen täyttyessä usein. Luottokelpoisuuden osalta osallistumishakemusvaiheessa määritelty vähimmäisvaatimukset ylittävä taso, eli enemmän kuin taso A Alfa Rating-mittarilla (0-5 pistettä). B) Hintavertailu (painotus 60 %) Hintavertailun kohteena on kokonaishinta, joka tulee ilmoittaa siten, kuin tarjouspyynnön kohdassa 7.1. määritellään. Tarjoajan tulee ilmoittaa palvelun hinta ilman arvonlisäveroa. Tarjous on jätettävä paperilla allekirjoitettuna suljetussa kirjekuoressa yhtenä alkuperäisenä ja yhtenä kopiona (sekä sähköisesti tallennettuna CD:lle tai muistitikulle) osoitteeseen: Ulkoasiainministeriö KIRJAAMO PL Valtioneuvosto Katuosoite: Laivastokatu 22 Tarjous on jätettävä viimeistään klo (GMT+2) Myöhässä saapuneita tarjouksia ei käsitellä. Sekä kuori että tarjous on selkeästi varustettava tarjoajan nimellä sekä viitteellä, jossa hankinnan toteuttava yksikkö on mainittu TARJOUS: Ulkoasiainministeriön Kuriiri- ja materiaalikuljetukset Mikäli allekirjoitetun kirjallisen tarjouksen tai kopioiden tai sähköisesti jätetyn tarjouksen välillä on ristiriitoja, niin ensisijaisena tarjouksena pidetään alkuperäistä kirjallisesti jätettyä allekirjoitettua tarjousta Kieli (kielet), joilla tarjoukset voidaan laatia Tarjoukset tulee laatia suomeksi Vähimmäisaika, joka tarjoajan on pidettävä tarjous voimassa Tarjouksen on oltava voimassa vähintään 60 päivää tarjouksen jättöpäivästä. 7. TÄRKEIMMÄT RAHOITUS- JA MAKSUEHDOT JA/TAI VIITTAUS NIITÄ KOSKEVIIN MÄÄRÄYKSIIN 7.1. Vertailun kohteena oleva hinta Hintatietojen tulee ilmoittaa jaoteltuna seuraavasti:

6 6(7) A. Muuttoauto, iso 40 m3 ja yli (sisältäen kuljettajan ja tarvittavat ajot kaikkine kustannuksineen), arkisin klo (euroa / h) B. Muuttoauto, iso 40 m3 ja yli (sisältäen kuljettajan ja tarvittavat ajot kaikkine kustannuksineen), arkisin klo ja lauantaisin klo (euroa / h) C. Muuttoauto, iso 40 m3 ja yli (sisältäen kuljettajan ja tarvittavat ajot kaikkine kustannuksineen), sunnuntaisin ja pyhäpäivisin (euroa / h) D. Trukki (sisältäen kuljettajan ja tarvittavat ajot kaikkine kustannuksineen), arkisin klo (euroa / h) E. Trukki (sisältäen kuljettajan ja tarvittavat ajot kaikkine kustannuksineen), arkisin klo ja lauantaisin klo (euroa / h) F. Trukki (sisältäen kuljettajan ja tarvittavat ajot kaikkine kustannuksineen), sunnuntaisin ja pyhäpäivisin (euroa / h) G. Työnjohto-/kuljetuskoordinaatiotyö, arkisin klo (euroa / h) H. Työnjohto-/kuljetuskoordinaatiotyö arkisin klo ja lauantaisin klo (euroa / h) I. Työnjohto-/kuljetuskoordinaatiotyö, sunnuntaisin ja pyhäpäivisin (euroa / h) J. Muutto- ja pakkaustehtävissä olevan henkilöstön työ, arkisin klo (euroa / h) K. Muutto- ja pakkaustehtävissä tehtävissä olevan henkilöstön työ arkisin klo ja lauantaisin klo (euroa / h) L. Muutto- ja pakkaustehtävissä tehtävissä olevan henkilöstön työ, sunnuntaisin ja pyhäpäivisin (euroa / h) M. Muut Tarjoajan veloittamat kulut, sisältö määriteltävä Vertailun kohteena oleva hinta = A+A+A+A+A+B+C+D+D+D+E+F+G+G+G+H+I+J+J+J+K+L+M Täyttöohjeena, tarjoajan tulee täyttää hintalomakkeessa arvonlisäveroton tuntihinta sarakkeeseen B, joka on väritetty keltaisella. Tarjousvertailun kohteena oleva hinta on väritetty oranssilla sarakkeeseen C riville Arvonlisävero Hinta tulee ilmoittaa ilman Suomen arvonlisäveroa, ja mikäli tarjoaja on muusta EU-maasta kuin Suomesta, silloin kaikki kauppa on arvonlisäverotonta ja tarjoaja voi veloittaa vain summan, joka ei sisällä arvonlisäveroa. Sillä käännetyn verovelvollisuuden tilanteissa veroa ei suoriteta muihin EU-maihin siinä tilanteessa, kun ostajana on EUjäsenvaltio. Tarjoajan tulee ilmoittaa tarjouksessaan mahdollisten muiden verojen määrän. VAT 0 % DIR2006/112/EC Art 56 reverse charge. Ulkoasiainministeriön ALV-tunniste on FI Maksuehto Maksut suoritetaan tehtyä työtä laskua vastaan jälkikäteen korkeintaan 12 kertaa vuodessa. Maksuehto on 30 pv netto. Viivästyskorko on korkolain mukainen. Ennakkomaksut eivät ole mahdollisia.

7 8. HANKINTA-ASIAKIRJEN JULKISUUS 7(7) Asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan tarjoajan toimittamat, osallistumishakemukset, tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi tai asianosaisjulkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Tarjoajan on merkittävä lähettämäänsä aineistoon selkeästi, mitkä tiedot tarjoaja katsoo kuuluvan liike- tai ammattisalaisuuden piiriin ja erotettava nämä tiedot selvästi muusta aineistosta. Tämän jälkeen hankintayksikkö tekee erillisen päätöksen mahdollisesta salassapidosta. Hintoja ja tarjottujen henkilöiden ansioluetteloita ei pidetä liike- tai ammattisalaisuutena (JulkL 11 ). Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. 9. ALLEKIRJOITUS JA LIITTEET Virastopalvelupäällikkö Seppo Katilainen Liitteet Tarjouspyynnön liitteenä ovat seuraavat asiakirjat: Liite A Palvelukuvaus Liite B JYSE 2009 Palvelut - vakioehdot Liite C Hintalomake