3 _^Liittotoimikunnan on ilmoitettava yhdistysrekisteriin sääntömuutokset, liiton nimenkirjoittajat sekä muut asiaankuuluvat

Transkriptio

1 SUOMEN SOSIALIDEMOKRAATTISEN OPISKELIJANUORISON KESKUSLIITTO RY SONK TALOUDENHOIDON OHJESÄÄNTÖ I LUKU Yleistä 1 Suomen Sosialidemokraattisen Opiskelijanuorison Keskusliitto 'ry :n, josta tässä ohjesäännössä käytetään nimeä liitto, taloudenhoidossa ja kirjanpidossa on noudatettava yhdistyslain, kirjanpitolain, Opetusministeriön ohjeiden, liiton sääntöjen lisäksi tämän ohjesäännön määräyksiä. 2 ^ Liiton sääntöjen mukaan liiton päättävänä elimenä on liittokokous. Liiton toimeenpanevana elimenä ja lainmukaisena hallituksena toimii liittotoimikunta. Liittotoimikunta vastaa liiton omaisuudesta ja liiton taloudenhoidon johtamisesta sekä valvoo liiton taloudenhoidosta huolehtivien henkilöiden toimintaa. Liittotoimikunnan työvaliokunta voi pakottavissa tapauksissa taloudenhoitajan esityksestä ratkaista taloudenhoitoon liittyviä asioita ohjesäännöstä poiketen. Tällaisesta ratkaisusta on tehtävä perusteltu ilmoitus lähinnä seuraavalle liittotoimikunnan kokoukselle. 3 _^Liittotoimikunnan on ilmoitettava yhdistysrekisteriin sääntömuutokset, liiton nimenkirjoittajat sekä muut asiaankuuluvat seikat. A 5 Liiton^puolesta kantaa ja vastaa liittotoimikunta. Liiton säännöissä mainitut nimenkirjoittajat allekirjoittavat liittoa koskevat sopimukset ja muut asiakirjat. Liiton puolesta annettavan allekirjoituksen tulee, jotta se olisi liittoa sitova, sisältää Suomen Sosialidemokraattisen Opiskelijanuorison Keskusliitto ryn täydellisen nimen ja allekirjoittajien omakätisen nimikirjoituksen. _ Liiton jäsenyhteisöistä pitää liittotoimikunnan määräämä henkilö joko sidottuna kirjana tai irtokortistona olevaa luetteloa. Kulleki.n jäsenyhteisölle on annettava oma juokseva numeronsa siinä järjestyksessä, missä ne on hyväksytty liiton jäseniksi. 6 Liiton toiminta rahoitetaan liittomaksuilla, toiminnan tuotoilla sekä saatavilla avustuksilla ja lahjoituksilla, _ Liitolla on oikeus vastaanottaa jälkisäädöksiä ja lahjoituksia, omistaa ja hallita irtainta ja kiinteää omaisuutta ja kerätä asianmukaisella luvalla varoja tarkoituksensa toteuttamiseksi. 7 Liiton sääntöjen mukaan piirijärjestöt suorittava alais tensa jäsenjärjestöjen yhteenlasketun henkilöjäsenmäärän perusteella varsinaista ja ylinmääräistä liittomaksua. ^^Liittomaksun suuruuden sekä tilitystavan ja ajan päättää varsinainen liittokokous.

2 8 Liitto-toimikunta valitsee taloudenhoitajan, kirjanpitäjän, kassanhoitajan sekä muut taloudenhoitoon tarvittavat toimihenkilöt. Edellämainittujen henkilöiden tehtävänä on: 1. hoitaa huolellisesti liiton taloutta ja panna täytäntöön liittotoimikunnan ja työvaliokunnan taloudenhoitoa koskevat päätökset, 2. valmistaa liittotoimikunnan ehdotus liiton 3-vuotistaloussuunnitelmaksi, 3. samoin liiton talousarvioksi, 4. tehdä ehdotus liiton tilinpäätökseksi, 5. huolehtia liiton omistamista arvopapereista, 6. antaa maksumääräykset kaikista liiton menoista, sekä hyväksyä tulo- ja menotositteet, 7. huolehtia liiton kirjanpidosta, 8. laatia ja esittää liittotoimikunnalle neljännesvuositaseet ja muut liittotoimikunnan pyytämät liiton taloutta koskevat selonteot, 9. tarkastettava? että liittotoimikunnan ja työvaliokunnan pöytäkirjoissa on liiton muuta toimintaa koskevien päätösten lisäksi todettu talouteen liittyvät tapahtumat kuten palkkausta koskevat asiat, avustukset, lahjoitukset, keräyksien yms. tulokset, lainanotot, rahannostovaltuudet, talousarvion toteutuminen sekä muut huomattavat talouteen liittyvät tapahtumat, 10. tehdä aloitteita taloudenhoidon kehittämiseksi ja 11. toimia muullakin tavoin liiton taloudellisen tilan hyväksi. 2. r * \ 9 Liiton työntekijöiden sisäisestä työnjaosta, työajoista ja muista työsuhteeseen liittyvistä asioista säädetään erikseen liittotoimikunnan vahvistamassa toimisto-ohjesäännössä. II LUKU Talousarvio 10 Liittotoimikunnan on laadittava ja esitettävä liittokokokoukselle vuosittain tarkistettu 3-vuotistaloussuunnitelma seuraavalle kolmivuotiskaudelle. 3-vuotissuunnitelmasta tulee riittävän yksityiskohtaisesti selvitä liiton varsinaisen toiminnan toimintasektoreista koulutus, julkaisu- ja kansainvälisen toiminnan meno- ja tuloennusteet. Lisäksi siitä tulee selvitä palkallisten toimihenkilöiden määrällinen ja palkkatason ennuste samoinkuin liiton toiminnan vaatimien'pitkävaikutteisten menojen ennuste. Varainhankinnan ym. tulojen kehitysennuste tulee perustua varovaisuuteen, huomioiden lisäksi, että liiton taloutta tulee kehittää vakavaraiseen suuntaan.

3 11 Työvaliokunnan tulee vuosittain marraskuun loppuun mennessä valmistella ja esittää liittotoimikunnalle seuraavan vuoden toimintasuunnitelmaan perustuva ehdotus liiton talousarvioksi seuraavaa varainhoitovuotta varten. Talousarviossa on menot ja tulot esitettävä erikseen varsinaisen toiminnan ja varainhankinnan sekä yleisavustusten osalta. Varsinaisen toiminnan tulot ja menot on lisäksi esitettävä toiminnanaloittain kuten esim. koulutus-, julkaisu ja kansainvälinen toiminta sekä keskustoimisto ja hallinto. Talousarvio on laadittava kassa- ja bruttoperiaatetta noudattaen riittävän yksityiskohtaiseksi ja havainnolliseksi. Talousarviosta tulee selvitä mm, odotettavissa olevat avustukset, liittomaksut, lainojen nostot ja takaisinmaksut sekä keräyksillä yms. koottavat varat, samoin kuin se, miten ne käytetään. 12 Liittotoimikunnan on hyvissä ajoin laadittava tuloista ja menoista perusteltu talousarvio ja esitettävä se sääntöjen mukaisesti liittokokouksen vahvistettavaksi. 13 Taloutta on hoidettava säästäväisesti hyväksytyn talousarvion mukaisesti. Työvaliokunnan tulee tehdä liittotoimikunnalle talousarvion muutosehdotus mikäli"liiton toiminta tätä edellyttää. 3 III LUKU Menot, tulot ja varojen hoito 14 Liiton laskut ja muut velvoitteet hyväksyy henkilökohtaisesti nimikirjoituksellaan tai -merkillään taloudenhoitaja tai hänen estyneenä ollessaan työvaliokunnan tähän tehtävään valitsema henkilö. Edustuslaskut hyväksyy puheenjohtaja. Puheenjohtajan ja taloudenhoitajan laskut hyväksyy työvaliokunta tai sen tehtävään valtuuttama henkilö. Laskujen hyväksyjän on tarkistettava? että se on liiton toiminnasta johtuva, sopimuksen mukainen, asiallinen ja hyväksyttävä. Matkakustannusten korvaamisesta säädetään erillisessä liittotoimikunnan hyväksymässä matkustusohjesäännössä. 15 Maksumääräyksen antaa taloudenhoitaja, antajan on tarkastettava ja tutkittava 16 Maks umääräyksen - että velkomus perustuu tehtyihin päätöksiin, tilauksiin tai sopimuksiin - että tositteesta käy riittävän yksityiskohtaisesti selville tavaroiden tai työsuoritusten laatu, paljous, yksikköhinnat sekä mahdolliset alennukset ja että nämä kaikki ovat oikeat. Liiton kassaa hoitaa liittotoimikunnan tehtävään määräämä henkilö. Kassanhoitajan tehtävää ei saa yhdistää taloudenhoitajan tai kirjanpitäjän tehtäviin.

4 Ennen maksun suorittamista on tarkastettava, että laskutoimitukset ovat oikeat, että menotosite on päivätty, että meno on hyväksytty Ja maksumääräys annettu. Suorituksesta on vaadittava kuittaus päiväysmerkintöineen. Liiton omaisuutta ja vakuuksia saa luovuttaa vain asianomaisella luvalla ja kuittausta vastaan. 17 Maksut on yleensä suoritettava pankki- tai postisiirron välityksellä liiton tilejä käyttäen, Saatu kuitti on liitettävä maksun perusteena olevaan alkuperäiseen laskuun tai muuhun asiakirjaan. 18 Otot ja siirrot liiton pankki- ja postisiirtotileiltä o n _työvaliokunnan valtuuttanein kahden henkilön allekirjoitettava. Siirrettäessä rahoja kassasta pankkiin tai muuhun rahalaitokseen liiton tilille taikka niitä tililtä nostettaessa tai siirrettäessä tililtä toiselle on tositteena käytettävä rahalaitoksen antamaa kuittia tai tiliotetta. Rahalaitoksilta saapuneet tiliotteet on viipymättä tarkastettava ja verrattava kirjanpitoon. d. Pankki- ja postisiirtotiliotteet on vuosittain koottava _aika- ja numerojärjestykseen erilliseen kansioon ja säilytettävä kuten tosite. 19 Maksun suorittajalle on annettava juoksevalla tarkastusnumerolla varustettu, maksun saajan allekirjoittama, päivätty kuitti, jossa maksun peruste, määrä ja maksaja on^selvästi ilmoitettu ja johon otetaan maksajan nimikirjoitus. Ellei maksajan nimikirjoitusta ole mahdollista saada,^on kuittiin otettava jonkun toisen läsnäolevan henkilön varmennus. Milloin tarkoituksenmukaisuussyyt niin vaativat, taloudenhoitaja voi kuitenkin määrätä maksujen vastaanottamisessa noudatettavaksi muunkinlaista menettelyä 20 Tilausmaksut ym. tulot on pyrittävä perimään tarkoitusta varten laadittuja, valmiiksitäytettyja pankki- tai postisiirtolomakkeita tahi postiennakkolähetyksiä käyttäen. 21 _ Rahankeräyksiä tms. järjestettäessä on noudatettava niistä annettuja säädöksiä ja ohjeita, sekä aina laadittava riittävästi eritelty tilitys tuloista ja menoista sekä tuloksesta.. 22 Taloudenhoitaja määrää, paljonko varoja saa enintään olla liiton kassassa. Muut varat on välittömästi tollotettava liiton pankki- tai postisiirtotilille tai tilitettävä taloudenhoitajan määräämällä tavalla, # Postiosoituksena, postiennakkona tai tililtäottokorttina saapuvista rahavaroista on liiton sovittava postin kanssa siitä, että tämä jatkuvasti siirtää saapuneet varat liiton postisiirtotilille. Kaikki maksuna saapuvat shekit on viivattava ja talletettava välittömästi liiton pankkitilille käyttämättä niitä maksusuorituksiin. Liiton rahavarat ja arvopaperit on säilytettävä varmassa säilytyspaikassa erillään muista varoista.

5 23 Työvaliokunta päättää pankkitilien ja postisiirtotilien avaamisesta ja lopettamisesta. Työvaliokunnan on annettava valtakirja henkilöille, joilla on oikeus kuitata saapunut arvoposti. Valtuutuksesta on tehtävä merkintä työvaliokunnan pöytäkirjaan. 5. IV LUKU Kirjanpito 24 _ Liiton on pidettävä kahdenkertaista kirjanpitoa kirjanpitolaissa j a_-asetuksessa säädettyjä periaatteita noudattaen ottaen_iisaksi huomioon Opetusministeriön ohjeet seka tämän ohjesäännön erityismääräykset. 25 _ Työvaliokunta määrää taloudenhoitajan esityksestä, mitä tilikirjoja käytetään. 26 _Liiton toiminta jaetaan varsinaiseen toimintaan ja varainhankintaan. Varsinainen toiminta on jaettava toiminnanaloittain huomioonottaen toiminnanalan merkitys ja laajuus suhteessa koko varsinaiseen toimintaan.. _Toiminnanaloiksi on erotettava ainakin koulutus-, julkaisu- ja kansainvälinen toiminta sekä keskustoimisto ja hallinto, 27 Kassakirjaan on päivittäin kirjattava lopullisesti tulot ja menot. Kassanhoitajan on päivittäin tarkastettava onko kassassa jäljellä kassakirjan säästöä osoittava rahamäärä ja viipymättä ilmoitettava taloudenhoitajalle havaituista ylinmääräisistä varoista ja vajauksista. # Rahalaitostilit on täsmättävä kassakirjaan aina saldoilmoituksen saapumispäivänä kuitenkin vähintään kerran kuussa. 28 ^ Kirjanpito on hoidettava huolellisesti ja hyvää kirjanpitotapaa noudattaen. Tilitapahtumat on kirjattava säännöllisesti aikajärjestyksessä. Tilijärjestelmän tulee olla selkeä ja kirjanpidosta saatavien tieto jen ^vertailukelpoisia talousarvioon. Tilien sisältö tulisi jatkuvasti pitää samana. Kirjaukset suoritetaan maksuun perustuen. 29 _ Kalustosta tai muusta irtaimesta käyttöomaisuudesta on pidettävä^luetteloa tai kortistoa, jossa esineiden nimet, tuntomerkit^ kuten koneiden numerot sekä määrät, hankintahinnat on käytävä ilmi. Luetteloon on välittömästi merkittävä vuoden aikana tapahtuvat muutokset.. V LUKU Tilinpäätös 30 Liiton tilit päätetään kalenterivuosittain. Taloudenhoitajan ja kirjanpitäjän on riittävän ajoissa annettava liittotoimikunnalle tarpeellisine tase-erittely:- neen ehdotuksensa liiton tilinpäätökseksi.

6 31 Liittotoimikunnan hyväksyttyä tilinpäätösehdotuksen, kirjoitetaan tasekirjaan tuloslaskelma Ja tase seka luettelo käytetyistä tilikirjoista, Jonka liittotoimikunnan Jäsenet vahvistavat päiväyksin Ja Allekirjoituksin. Liittotoimikunnan on liiton s antojen 19 n mukaan vähintään viikkoa ennen liittokokousta Jätettävä tilit liitteineen tilintarkastajien tarkastettavaksi. Liittotoimikunnan on esitettävä tilinpäätös Ja tilintarkastajien lausunto liittokokoukselle hyväksymistä Ja vahvistamista sekä vastuuvapauden myöntämisestä päättämistä varten. 6 VI LUKU Tilintarkastus 32 Liiton sääntöjen 13 n mukaan valitsee varsinainen liittokokous kaksi esteetöntä Ja pätevää henkilöä tilintarkastajiksi Ja heille henkilökohtaiset varamiehet tarkastamaan kuluvan tilivuoden tilejä Ja hallintoa. Liittotoimikunta nimeää liitolle valvontatilintarkastajaksi tilintarkastajien valitseman henkilön, Joka toimii kunnes uusi valvontatilintarkastaja on valittu. Valvontatilintarkastajan tehtävänä on liiton tilien Ja kirjanpidon Jatkuva valvonta. Suorittamastaan valvonnasta hänen tulee vähintään neljä kertaa vuodessa Jättää kertomus liittotoimikunnalle Ja tilintarkastajille. n 33 Liittotoimikunta on velvollinen antamaan tilintarkastajien käytettäväksi kaiken sen aineiston, Jonka nämä katsovat tarvitsevänsä tarkastuksessa, kuten kirjanpidon tilikirjoineen Ja -kortistoineen, tositeaineiston, pankki-, vakuutus- Ja velkakirjat, pöytäkirjat, Jäsenluettelon Ja toimintakertomukset, säännöt, kirjeenvaihdon, sopimukset, viranomaisten antamat luvat sekä muut asiakirjat, Joilla on merkitystä arvosteltaessa liiton toimintaa. 34 Tilintarkastajien on todettava, että liiton toiminnassa on noudatettu yhdistys- Ja kirjanpitolakia, liiton sääntöjä Ja myös tämän ohjesäännön määräyksiä. 35 Tilintarkastajien tulee perehtyä liittokokousten pöytäkirjoihin Ja todeta, onko niiden päätöksiä noudatettu Ja onko pöytäkirjat asianmukaisesti tarkastettu Ja allekirjoitettu. Heidän tulee perehtyä myös liittotoimikunnan antamaan toimintakertomukseen sekä liittotoimikunnan Ja työvaliokunnan pöytäkirjoihin. 36 _ Tilintarkastajien on todettava, että kaikki liittotoimikunnan Jäsenet ovat allekirjoittaneet tasekirjassa olevat tuloslaskelman Ja taseen. Tuloslaskelma Ja tase on lisäksi varustettava tilintarkastajien allekirjoittamalla todistuksella siitä, onko se laadittu hyvän kirjanpitotavan mukaan.

7 37 Tilintarkastajien on annettava toimittamastaan tarkastuksesta kertomus, jossa on mainittava tilintarkastajien saama käsitys liiton hallinnosta, kirjanpidosta ja taloudellisesta asemasta sekä talousarvion toteuttamisesta. Kertomuksesta tulee käydä selville myös tilintarkastajien kanta tilinpäätöksen vahvistamiseen ja vastuuvapauden myöntämiseen nähden. Kertomuksessa on myös mainittava onko tilinavaus oikein suoritettu, ovatko kassavarat, pankkitalletukset ja -velat yhtäpitävät tilien ja pankkien ilmoitusten kanssa, perustuvatko kirjanpidon viennit asianmukaisesti hyväksyttyihin tositteisiin ja ovatko ne oikein suoritettuja, ovatko arvopaperit yhdistyksen hallussa, ovatko vakuudet kunnossa, onko kirjanpito ja taloudenhoito tarkoituksen mukaisesti järjestetty ja talous huolellisesti hoidettu, onko avustukset käytetty avustusehtojen mukaisesti ja onko tilinpäätös oikein laadittu, jolloin samalla numerollinen vuositulos on mainittava. 7 VII LUKU Erinäisiä määräyksiä 38 Tästä talousohjesäännöstä on liittokokouksessa valituille tilintarkastajille ja muille asianomaisille viipymättä ja todistettavalla tavalla annettava tieto, 39 Tämän ohjesäännön muuttamisesta päättää liittotoimikunta. \ 40 Tämä ohjesääntö astuu voimaan » Hyväksytty liittotoimikunnan kokouksessa