Hankehallinnoinnin ehdot ja ohjeet. Maakunnan kehittämisrahan myöntäminen, maksatus ja valvonta

Transkriptio

1 Hankehallinnoinnin ehdot ja ohjeet Maakunnan kehittämisrahan myöntäminen, maksatus ja valvonta Hämeen maakuntahallitus

2 Hankehallinnoinnin ehdot ja ohjeet: Maakunnan kehittämisrahan myöntäminen, maksatus ja valvonta - Hyväksytty Hämeen maakuntahallituksessa Tällä päätöksellä on korvattu Hämeen maakuntahallituksen hyväksymät alueiden kehittämistoimenpiteiden rahoituksen käytössä noudatettavat yleiset ehdot. Maakunnan kehittämisrahasta säädetään laissa eräiden työ- ja elinkeinoministeriön hallinnonalan ohjelmien ja hankkeiden rahoittamisesta (1652/2009) sekä valtioneuvoston asetuksessa (1695/2009). - Uutta ohjetta sovelletaan jälkeen hyväksyttyihin hankkeisiin ja soveltuvin osin käynnissä oleviin aiemmin hyväksyttyihin hankkeisiin. - Ohje on voimassa toistaiseksi. 2 (15)

3 Sisällysluettelo 1. Maakunnan kehittämisraha Ohjeen soveltamisala Säädösperusta Hakemus- ja päätöstietojen julkisuus Hankkeiden toteuttaminen ja toteutumisen seuranta Hankkeen toteutusaika Yhteyshenkilö Ohjausryhmä Talouden seuranta Väli- ja loppuraportti Muutokset hanke- ja rahoitussuunnitelmaan Tiedottaminen Hankkeeseen liittyvän aineiston säilyttäminen Maksatukset Maksatushakemus Maksatushakemuksen liitteet Hankkeen hyväksyttävät, tukikelpoiset kustannukset Tukikelpoiset kustannukset kustannuslajeittain Henkilöstökustannukset Ostopalvelut Matkakustannukset Kone- ja laitehankinnat Vuokrakustannukset Toimistokulut Muut kustannukset Laskennalliset kustannukset ja luontoissuoritukset Arvonlisävero Ennakon maksaminen Hankintamenettelyt Tulot Myönnetyn tuen käytön valvonta ja tarkastus Tuen takaisinperintä tai palauttaminen Hämeen liiton yhteyshenkilöt Liitelomakkeet (15)

4 1. Maakunnan kehittämisraha Maakunnan kehittämisraha on valtion talousarviossa alueiden kehittämiseen tarkoitettu kansallinen määräraha. Sitä voidaan osoittaa mm. koheesio- ja kilpailukykyohjelmaan ja osaamiskeskusohjelmiin, ulkomaisiin yhteistyöhankkeisiin sekä alueiden elinkeinotoiminnan kehittämiseen. Yleisesti maakunnan kehittämisrahaa käytetään maakuntaohjelman toimintalinjojen mukaisen määräaikaisten kehittämishankkeiden toteuttamiseen Ohjeen soveltamisala Tätä ohjetta sovelletaan Hämeen liiton myöntäessä maakunnan kehittämisrahasta tukea kansallisin varoin toteutettaviin toimenpiteisiin. Tukea voidaan myöntää määräaikaisiin, suunnitelmiin perustuviin kehittämishankkeisiin, joissa käyttöomaisuuden osuus ei ole merkittävä Säädösperusta Maakunnan kehittämisrahasta säädetään laissa eräiden työ- ja elinkeinoministeriön hallinnonalan ohjelmien ja hankkeiden rahoittamisesta (1652/2009). Lain säädöksiä täydentää valtioneuvoston asetus (1695/2009), ns. rahoitusasetus. Valtion varoista myönnettävien tukien myöntämisessä, käyttämisessä, maksamisessa ja käytön valvonnassa on lisäksi aina noudatettava valtionavustuslain (688/2001) määräyksiä, jollei laissa tai asetuksessa toisin säädetä Hakemus- ja päätöstietojen julkisuus Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) koskee valtion ja kuntien viranomaisia. Lain mukaan viranomaiselle toimitetut asiakirjat (esim. hakemukset) ja viranomaisen laatimat asiakirjat (kuten päätökset) ovat julkisia. Poikkeuksena julkisuudesta ovat liikesalaisuuteen tai yksityisyyden suojaan liittyvät asiat. Salassa pidettävistä asiakirjoista saa tiedon vain asianosainen. Edellä mainittujen pääsääntöjen mukaisesti hakemus tulee julkiseksi, kun se on merkitty saapuneeksi viranomaiselle. Päätös on julkinen heti, kun se on tehty. Maksatushakemuksen ja -päätöksen osalta noudatetaan em. periaatteita. Hankkeen tuottamat raportit ovat julkisia, kun ne on toimitettu viranomaiselle. Tarkastusraportti on julkinen, kun sen oikeellisuus on varmistettu viranomaisessa tai sen osalta on kuultu hankkeen toteuttajaa. 2. Hankkeiden toteuttaminen ja toteutumisen seuranta Hakemuksessa esitetyt tiedot hakijasta ja hankkeesta ovat Hämeen liiton ja työ- ja elinkeinoministeriön käytettävissä hankkeen toteutumisen seurantaa varten. Hämeen liitolla on oikeus käyttää ja julkaista hanketta toteutettaessa syntyneitä tutkimuksia ja selvityksiä. 4 (15)

5 2.1. Hankkeen toteutusaika Hankkeen toimenpiteet ja niiden kustannukset ovat hyväksyttäviä Hämeen liiton rahoituspäätökseen kirjatun hankkeen keston ajalta. Tukea voidaan myöntää vain tuen hakemisen jälkeen syntyneisiin kustannuksiin. Mikäli hanke käynnistetään ennen rahoituspäätöksen saamista, tapahtuu se hakijan omalla riskillä. Hanke on käynnistettävä viimeistään kahden kuukauden kuluessa rahoituspäätöksen päivämäärästä lukien. Muussa tapauksessa tuensaaja on velvollinen ilmoittamaan Hämeen liitolle hankkeen peruuntumisesta tai hankkeen uudesta aloittamisajankohdasta Yhteyshenkilö Hämeen liitto nimeää rahoituspäätöksessä hankkeelle yhteyshenkilön, joka seuraa hankkeen suunnitelman mukaista toteutumista. - Hankkeen toteuttajan on pidettävä yhteyshenkilö ajan tasalla hankkeen etenemisestä. - Yhteyshenkilölle on toimitettava hankkeeseen liittyvä olennainen materiaali kuten ohjausryhmän kokouskutsut, pöytäkirjat, hankkeen väliraportit ja muut tulokset. - Yhteyshenkilö on oikeutettu osallistumaan ohjausryhmän kokouksiin ja hankkeen tapahtumiin. - Yhteyshenkilö arvioi hankkeen päättyessä sen tulokset ja vaikuttavuuden Ohjausryhmä Hankkeelle tulee nimetä ohjausryhmä. Ohjausryhmän asettaminen hankkeelle on tuen maksamisen ehto. Ohjausryhmään tulee kuulua riittävä määrä asiantuntijoita. Ohjausryhmän kokouksiin kutsutaan myös Hämeen liiton nimeämä yhteyshenkilö. Liiton edustaja ei ole ohjausryhmän päätöksentekoon osallistuva jäsen vaan läsnäolo- ja puheoikeuden omaava asiantuntija, joka osaltaan huolehtii tiedonkulusta hankkeen ja rahoittajan välillä. Asiantuntijana hän voi antaa ryhmässä neuvoja esimerkiksi menettelytavoista. Ohjausryhmän kokouksissa käsiteltäviä hankkeen toteuttamiseen liittyviä asioita ovat mm. - hankesuunnitelman tavoitteiden ja toiminnan toteutumisen tilanne - hankkeen toiminnan itsearviointi - hankkeen etenemisen kokonaisarviointi, mahdollisten muutostarpeiden ja ongelmakohtien tunnistaminen sekä tarvittavien korjaavien toimenpiteiden osoittaminen - hankeen toteuttajaorganisaatiolle tarvittaessa tehtävät ehdotukset hankesuunnitelman muuttamiseksi (toteuttaja tekee varsinaisen muutosesityksen rahoittajalle) - seurantatiedot - vaikuttavuus ja tuloksellisuus sekä tulosten hyödyntäminen - hyvien käytäntöjen levittäminen - tiedottaminen (tiedostussuunnitelma ja sen toteutuminen) - väli- ja loppuraportit - rahoitussuunnitelman toteutuminen ja maksatuksen eteneminen. 5 (15)

6 Hankkeen toteuttamista, sisältöä ja rahoitusta koskevat muutostarpeet käsitellään ohjausryhmässä pääsääntöisesti ennen kuin niitä koskeva hakemus toimitetaan tuen myöntäneelle viranomaiselle. Hämeen liitto päättää hankesuunnitelman muutoksesta hankkeen toteuttajan hakemuksesta Talouden seuranta - Hankkeessa tulee seurata kumulatiivisesti sekä kustannusarvion että rahoitussuunnitelman toteutumista. - Hankkeelle tulee perustaa oma kustannuspaikka, johon projektin menot, tulot ja rahoitukset kirjataan. - Tilipuitteet/kustannuslajit tulisi saada mahdollisimman hyvin vastaamaan rahoituspäätöksen ja maksatushakemuksen jaottelua, jotta kirjanpidosta saa pääkirjan raportin ilman suurta lisätyötä. Kustannuslajien ja tilien sisältö tulee pitää samanlaisena koko projektin toteutusajan. - Tuensaajan kirjanpidon ulkopuolella syntyvistä kustannuksista kootaan tiedot hyväksytyn kustannusarvion ja rahoitussuunnitelman mukaisella jaottelulla. - Myös yhteishankkeissa jokaisella osatoteuttajalla tulee olla hankkeelle oma kustannuspaikka kirjanpidossa Väli- ja loppuraportti Hankkeen tulokset raportoidaan jokaisen maksatushakemuksen yhteydessä toimitettavalla maksatuskautta koskevalla vapaamuotoisella väliraportilla. Raportointi kuuluu tuensaajan velvollisuuksiin ja se on myönnettyjen tukien maksatuksen edellytys. Väliraportin tulee sisältää vähintään seuraavat tiedot: - kuvaus hankkeen tavoitteista ja keskeisistä toiminnoista sekä hankkeen edistyminen maksatuskaudella - hankkeen organisaatio ja keskeiset yhteistyötahot - selvitys hankkeen toteutuneesta rahoituksesta ja kustannuksista - hankkeen tähänastiset tulokset - allekirjoitus ja päiväys. Viimeisen maksatuksen edellytyksenä on, että Hämeen liitolle on toimitettu vapaamuotoinen loppuraportti, joka sisältää selvityksen hankkeen toteuttamisesta ja varojen käytöstä sekä rahoituksen toteutumisesta rahoituspäätöksen ehtojen mukaisesti. Loppuraportin tulee sisältää vähintään seuraavat tiedot: - kuvaus hankkeen tavoitteista ja keskeisistä toiminnoista - hankkeen organisaatio ja keskeiset yhteistyötahot - selvitys hankkeen toteutuneesta rahoituksesta ja kustannuksista - hankkeen tulokset ja vaikuttavuus - hankkeen tulosten hyödyntäminen jatkossa - ilmoitus hankkeeseen liittyvän aineiston säilytyspaikasta - allekirjoitus ja päiväys. 6 (15)

7 2.6. Muutokset hanke- ja rahoitussuunnitelmaan Mikäli hankkeen toteutuksen yhteydessä on tarvetta tarkistaa hankkeen hyväksyttyä toteuttamissuunnitelmaa ja/tai kustannusarviota ja rahoitussuunnitelmaa tai jatkaa toteutusaikaa, tulee muutosta hakea kirjallisesti Hämeen liitolta. Muutoksista tulee neuvotella etukäteen hankkeen yhteyshenkilön kanssa ja kaikki muutosesitykset tulee hyväksyä hankkeen ohjausryhmässä. Rahoittajaviranomainen voi myöntää hankkeelle jatkoaikaa perustelluista syistä. Jatkoaikaa tulee hakea kirjallisesti ennen hankkeen päättymisajankohtaa. Jatkoaikaa voidaan myöntää kerrallaan enintään 6 kk ja yhteensä enintään 12 kk Tiedottaminen Tiedottamisen tarkoitus on kertoa hankkeen tuloksista ja levittää hyviä käytäntöjä. Hyvä hankesuunnitelma sisältää myös tiedotussuunnitelman. Hankkeen tiedottamisessa on mainittava hankkeen rahoittaminen Hämeen liiton myöntämällä maakunnan kehittämisrahalla ja käytettävä Hämeen liiton logoa Hankkeeseen liittyvän aineiston säilyttäminen Maakunnan kehittämisrahahankkeiden osalta noudatetaan kirjanpitolain säilytysvelvollisuutta koskevia säädöksiä. Säilyttämisvelvollisuus koskee kaikkea hankkeeseen liittyvää aineistoa, mm. hakemusasiakirjoja, päätöksiä, ohjausryhmän pöytäkirjoja, väli- ja loppuraportteja, kirjanpitoaineistoa tositteineen, maksatushakemuksia ym. 3. Maksatukset Tuen maksaminen edellyttää, että hanke toteutetaan esitetyn hankesuunnitelman mukaisesti ja hakemuksessa esitetty kokonaisrahoitus toteutuu Maksatushakemus Tuen maksamista on haettava Hämeen liitolta maksatushakemuslomakkeella. Tuki maksetaan takautuvasti toteutuneiden, hyväksyttävien kustannusten ja rahoituspäätöksessä määrätyn tukiprosentin perusteella. Maksatusta haetaan kolme kertaa vuodessa, ellei rahoittavan viranomaisen kanssa ole etukäteen sovittu muusta aikataulusta. Maksatusjaksot ovat , ja Maksatushakemus liitteineen on toimitettava Hämeen liittoon kahden kuukauden kuluessa maksatusjakson päättymisestä. Maksatushakemuksen allekirjoittaa organisaation virallisen nimenkirjoitusoikeuden omaava henkilö. Viimeinen maksatushakemus tulee jättää neljän kuukauden kuluessa hankkeen toteutusajan päättymisestä. Viimeiselle maksatushakemukselle ei voida myöntää jatkoaikaa. Myöhästyneenä saapuneen maksatushakemuksen perusteella maksatusta ei voida suorittaa, vaan viranomainen joutuu tekemään kielteisen maksatuspäätöksen. 7 (15)

8 Maksatushakemuksen laadintaa varten tarkoitettu lomakepohja liitteineen lähetetään tuensaajalle rahoituspäätöksen yhteydessä. Lomakkeita voi myös pyytää erikseen Hämeen liitosta tai tulostaa liiton kotisivuilta suunnittelu ja kehittäminen ohjelmien toteutus ja hankerahoitus maakunnan kehittämisraha Maksatushakemuksen liitteet - Ensimmäisen maksatushakemuksen liitteenä tulee toimittaa selvitys yleiskustannusten laskentaperusteista. Allekirjoitetusta selvityksestä on vaivattomasti voitava todentaa kustannusten perustuminen kirjanpidosta osoitettaviin kustannuksiin ja se, että kustannuksiin sisältyy varmuudella vain tukikelpoisia eriä. Lisäksi jokaiseen maksatushakemukseen on liitettävä: - Ote suljetun kirjanpidon pääkirjasta allekirjoituksella varmennettuna ja tarvittaessa erillinen kustannuslajien mukainen lajittelu / pääkirjan avain. Pääkirjan otteella tai pääkirjan avaimella on esitettävä hakemusjakson kustannukset, tulot ja rahoitus tositekohtaisesti. Mikäli kustannukset, tulot ja rahoitus todennetaan vain pääkirjan otteella, niiden liittyminen hankesuunnitelman mukaiseen toimintaan avataan pääkirjan selitekentässä (kuka, mitä, missä, milloin ja miten kustannus liittyy hankkeen toteuttamiseen) tai pääkirjan avaimella. Pääkirjan on vastattava maksatushakemuksen tietoja. - Tositejäljennökset kustannuslajeittain pääkirjan otteen tai pääkirjan avaimen mukaisessa järjestyksessä. Tositenumero on kirjoitettava selvästi tositteeseen sekä liitteisiin. Lisäselvitykset näkyviin, jos esim. laskun selitteet eivät ole selkeät. Tositteeseen/kuittijäljennökseen tulee kirjoittaa selvitys siitä, miten kulu liittyy hankkeeseen. Mitä selkeämpi selvitys on, sitä nopeammin maksatushakemuksen käsittely ja tuen maksaminen sujuu. Tositekopiossa tulee näkyä myös hyväksymismerkinnät. Jos lasku on yhteinen tuensaajaorganisaation muun toiminnan kanssa, tulee hankkeen osuus erotella selkeästi. Kokonaiskustannuksen tulee kuitenkin käydä laskusta selkeästi ilmi. Tositteen tulee vastata kysymyksiin: mitä, missä, milloin, kuka, miksi? Erityistä huomiota tulee kiinnittää matkalaskuihin, poistoihin ja yleiskustannuksiin. Esimerkkejä: Ei : Ostettu elintarvikkeita 30 Vaan: Ostettu kahvia ja sämpylöitä xx kokouksen ( ) tarjoilua varten 30, liitteenä osallistujaluettelo. Ei: Helsinki Hotellin lasku, vrk/ 1hh 77 Vaan: Helsinki Hotellin lasku, vrk/ 1hh 77. Projektipäällikkö xx:n osallistuminen työ- ja elinkeinoministeriön xx -seminaariin Helsingissä Yhteenvetotaulukko hankkeen hyväksytystä kustannusarviosta ja rahoitussuunnitelmasta sekä aiemmin toteutuneista ja maksatushakemuksen tarkoittamalta ajalta kertyneistä menoista, tuloista ja rahoituksesta. - Rahoitusosuudet (kuntarahoitus, muu julkinen rahoitus, yksityinen rahoitus) tuloutetaan hankkeen kirjanpitoon kunkin maksatushakemuksen yhteydessä hankkeen toteutuneiden kustannusten ja rahoituspäätöksessä määriteltyjen rahoitusosuuksien mukaisesti. 8 (15)

9 - Selvitys hankehenkilöstön työajoista ja maksetuista palkoista aina, kun hankkeessa on henkilöstökustannuksia. Selvityksessä vakuutetaan lisäksi, ettei palkkoihin ole saatu muuta julkista tukea. - Kokonaistyöajanseurantalomakkeet kaikista hankkeessa osa-aikaisesti työskentelevistä henkilöistä. Pakollisissa työajanseurannoissa on kerrottava hankkeelle tehty työ ja henkilön kokonaistyöaika päiväkohtaisesti. Henkilöstökustannukset on kohdistettava hankkeelle tehdyn työn mukaisessa suhteessa. - Hankintaselvityslomake tulee täyttää kaikista hankinnoista kumulatiivisesti, jotta kokonaisuus voidaan havaita helposti. Hankinnoista toimitetaan kaikki hankintaasiakirjat hankintaselvityslomakkeen liitteenä (ks. kohta 3.6.). - Selvitys laskennallisista kustannuksista ja luontoissuorituksista mikäli niitä on rahoituspäätöksessä hyväksytty. - Tiivistelmä maksatuskauden toiminnasta (väliraportti, ks. kohta 2.5.). - Laskelma poistoista, mikäli poistomenettelyllä siirtyy kustannuksia hankkeelle. - Selvitys de minimis -tuen kertymisestä, mikäli rahoituspäätöksessä on de minimis -ehto. Selvitys on tehtävä niin, että kullekin taloudellista liiketoimintaa harjoittavalle yksikölle (esim. yritys) kohdentuva tuki on yksilöitävissä. Viimeiseen maksatushakemukseen on lisäksi liitettävä: - Tilintarkastajan lausunto hankkeen koko toteutusajalta. - Loppuraportti hankkeen koko toteutusajalta (ks. kohta 2.5.). Liitelomakkeet on allekirjoitettava tositekopioita lukuun ottamatta. Yhteishankkeissa päätoteuttajan tulee laatia eri osapuolten kirjanpitotiedoista yhdistelmä maksatushakemuksen pohjaksi. Maksatushakemuksen liitteenä tulee tämän lisäksi olla kaikkien osapuolten edellä tarkoitetut kirjanpitoajot. Hämeen liitto tekee yhden maksatuspäätöksen päätoteuttajalle, jonka tehtävänä on tilittää maksettu tuki edelleen rahoitusosuuksien suhteessa muille osapuolille Hankkeen hyväksyttävät, tukikelpoiset kustannukset Pääsääntöisesti tukikelpoisia ovat menot, jotka ovat: - hankkeen rahoituspäätöksessä hyväksyttyjä ja toimet sisältyvät hankesuunnitelmaan - hanketyyppisestä toiminnasta johtuvia (joka eroaa organisaation vakiintuneesta toiminnasta) - rahoituspäätöksessä hyväksyttyyn hankkeen toteutusaikaan kohdistuvia (poikkeuksena hankkeeseen kohdistuvan tilintarkastuksen kustannukset) - tuensaajan tosiasiallisesti maksatuskaudella maksamia, osoitettava pääsääntöisesti tositekopioilla ja pääkirjan otteella - hankkeen toteuttamisen kannalta tarpeellisia ja määrältään kohtuullisia. 9 (15)

10 3.4. Tukikelpoiset kustannukset kustannuslajeittain Henkilöstökustannukset - Tukikelpoisia ovat hankkeeseen tehdystä ja hankkeen edellyttämästä työstä aiheutuvat välittömät ja välilliset lakisääteiset kustannukset: varsinainen palkka lakisääteiset menot, kuten sosiaali- ja eläketurvakustannukset, poissaoloajan palkat lomapalkka- ja lomarahavaraus. - Jos vain osa henkilön työpanoksesta liittyy hankkeeseen, on palkan tukikelpoisuuden ehtona asianmukainen kokonaistyöajanseuranta Ostopalvelut - Ostopalveluilla tarkoitetaan ulkopuolisilta ostettavia palveluja. - Mikäli oma organisaatio tuottaa hankkeelle palveluja, kustannuksina voi esittää vain todelliset kustannukset ilman katetta. - Myös yhteistyökumppaneiden palvelut, joita ei ole kilpailutettu, hyväksytään vain todellisten kustannusten mukaisesti ja laskuttajan pitää pystyä selvittämään, miten kustannukset ovat muodostuneet - Palvelut tulee hankkia edullisella ja tarkoituksenmukaisella tavalla, ulkopuolista toimittajaa tulee käyttää, mikäli se muodostuu edullisemmaksi kuin oma työ - Palvelut, myös koulutus- yms. palvelut, on kilpailutettava! (ks. kohta 3.6.) - Kilpailuttamatta jättäminen on kustannusten hylkäämisen ja/tai takaisinperinnän peruste - Kaikki hankintamenettelyt (sekä pienhankinnat että kilpailutettavat hankinnat) on dokumentoitava selkeästi - Ostopalveluista tehdään aina kirjallinen sopimus - Ketjuttaminen on kielletty (=alihankkijan alihankinnat) Markkinointikustannukset Tukikelpoisia tiedotus- ja markkinointikustannuksia ovat mm. - Tiedotukseen ja markkinointiin liittyvät painatuskulut. Painotuotteiden tulee valmistua projektin toteutusaikana. - Lehti-ilmoitukset, esitteet - Markkinointimateriaali - Messu- ja näyttelykulut - Projektin tulosten levitysseminaarit ja tiedotustapahtumat Vakuutukset Vain toiminnan kannalta välttämättömät vakuutuskustannukset ovat tukikelpoisia. - Mm. laite- ja tilavakuutukset, esim. messuilla tarvittavien koneiden ja laitteiden vakuuttaminen messujen aikana. Muut kulut - Kohtuulliset tarjoilukustannukset, kuten esim. kokouskahvitarjoilu, seminaaripäivän ruokailu (kun kyseessä on koko päivän kestävä tilaisuus), jotka liittyvät oleellisesti ja välittömästi hankkeeseen. - Kohderyhmälle järjestettyjen koulutustilaisuuksien ja kurssien ruokailu ei ole tukikelpoista. 10 (15)

11 Matkakustannukset - Tukikelpoisia ovat hankehenkilöstön hankkeen toteuttamiseen liittyvät matkakustannukset, esim. juna-, linja-auto- ja lentomatkat, kilometrikustannukset, päivärahat ja majoituskustannukset. - Ulkomaanmatkat on hyväksytettävä etukäteen rahoittajalla (matkaraportti matkalaskun liitteeksi). - Ohjausryhmän jäsenten matkakustannukset ohjausryhmän kokouksiin silloin, kun heidän taustayhteisönsä ei maksa niitä. Ohjausryhmän ulkomaan matkakustannukset eivät ole tukikelpoisia. Matkustustapa tulee valita halvimman kulkuneuvon mukaan. Oman auton käyttö tulee aina perustella (kokonaistaloudellisuus, yhteydet, matka-aika). Matkalaskun tulee olla selkeä ja riittävän informatiivinen (matkan kohde, yhteys hankkeeseen, mahdollinen koulutustilaisuuden, seminaarin, messutapahtuman tms. ohjelma liitteeksi). Matkat tulee aina pystyä perustelemaan hankkeen tavoitteista Kone- ja laitehankinnat - Hankinnoissa noudatetaan hankintalakia ja rahoituspäätöksen ehtoja / rahoittajan ohjeita (ks. kohta 3.6.). - Koneet ja laitteet on voitava todentaa mahdollisessa tarkastuksessa. - Kustannukseksi hyväksytään hankintahinta tai vuotuinen suunnitelman mukainen poisto. - Käytettyjen koneiden ja laitteiden hankinnasta on sovittava etukäteen rahoittajan kanssa Vuokrakustannukset Tukikelpoisia vuokrakustannuksia ovat mm: - ulkopuolisilta projektille vuokrattujen tilojen vuokrat - hankkeen henkilöstön työtilavuokrat tuensaajan omissa tiloissa (ks. kohta 3.2. yleiskustannukset) - koulutus- ja kokoustilojen vuokrat - hankkeelle vuokrattujen kalusteiden ja laitteiden vuokrat. Sellaisten yleisten tilojen kustannuksia, joita hanke ei käytä tai tarvitse, ei hyväksytä hankkeen kustannuksiksi Toimistokulut Tukikelpoisia toimistokuluja ovat mm. - Hankkeen tarvitsemat toimistotarvikkeet - Postitus- ja monistuskulut, puhelinkulut - Mikäli hankkeen henkilöstö tekee osa-aikaisesti hankkeen töitä, ovat mm. puhelinkulut hyväksyttävissä vain siltä osin kuin ne aiheutuvat hankkeesta - Monistus- ja postituskustannukset on kohdistettava määrän suhteessa hankkeelle - Välilliset kustannukset (yleiskustannukset), sisäinen laskutus - Oman organisaation hankkeelle kohdistamat laskut esim. atk-laitteiden käytöstä - Taloushallinnosta ja muista sisäisistä palveluista aiheutuvat todelliset kulut 11 (15)

12 Muut kustannukset Muihin kustannuksiin kuuluvat yllättävät pienet menot, joita ei voida kohdentaa aiemmin mainittuihin kustannuslajeihin Laskennalliset kustannukset ja luontoissuoritukset Laskennalliset kustannukset ovat tosiasiallisesti maksettuja, mutta eivät näy hankekirjanpidossa. Nämä kustannukset tulee voida todentaa erillisellä selvityksellä, esim. hankkeelle tehdyn työn määrä, jonka ajalta työntekijälle on maksettu omasta työstä normaalia palkkaa, on voitava todentaa. Hankkeen omarahoitusosuus voi muodostua myös vastikkeetta luovutetusta työstä ja tuotantopanoksista eli luontoissuorituksista. Luontoissuorituksen rahallinen arvo ja laskentaperusteet hyväksytään rahoituspäätöksessä. Luontoissuorituksista on pidettävä kirjanpitoa, josta voidaan selvittää luontoissuoritusten rahallinen arvo. Valtion viranomaisilla ja kunnallisilla viranomaisilla ei voi olla luontoissuorituksia. Laskennallisten kustannusten ja luontoissuoritusten arvo voi olla enintään puolet omarahoitusosuudesta Arvonlisävero Arvonlisävero on hankkeen hyväksyttävä kustannus, jos hakija ei saa vähentää sitä omassa verotuksessaan ja se jää tuensaajan lopulliseksi kustannukseksi. Kunnille, kuntayhtymille ja valtion laitoksille alv hyväksytään lopulliseksi kustannukseksi hallinnollisessa toiminnassa (viranomaistoiminnassa) Ennakon maksaminen Hankkeelle voidaan maksaa ennakkoa, mikäli se on välttämätöntä hankkeen toteuttamiselle. Julkisyhteisöille ennakkoa ei makseta. Ennakon suuruus voi olla enintään 30 % hankkeelle myönnetystä tuesta. Ennakkoa haetaan erikseen kirjallisesti ja sen tarve tulee perustella. Ennakkoa voidaan maksaa vain kerran. Maksettu ennakko huomioidaan ensimmäisen varsinaisen maksatushakemuksen vähennyksenä Hankintamenettelyt Julkisista hankinnoista annettua lakia (348/2007) noudatetaan sen soveltamisalaan kuuluvissa hankinnoissa. - Hankinta on aina kilpailutettava tai siitä on tehtävä hintavertailu. - Kaikki hankintamenettelyt dokumentoidaan hankintamuistioon, jossa kerrotaan kuka tarjosi, mitä tarjosi, mihin hintaan, mitä valittiin ja miksi. Muistioon liitetään kaikki hankinta-asiakirjat: mm. tarjouspyynnöt, tarjoukset, hintavertailut ja hankintasopimukset. - Menettelytapa valitaan siten, että sen kustannus ei ole suurempi kuin hyöty. - Tarjouksia on pyydettävä riittävä määrä hankinnan kokoon ja laatuun nähden. - Arvoltaan enintään euron hankinnat kilpailutetaan pyytämällä esim. puhelimitse tai sähköpostilla tarjoukset 3 5 taholta. 12 (15)

13 - Arvoltaan yli euron, mutta alle kansallisen kynnysarvon ( euroa) suuruiset hankinnat kilpailutetaan pyytämällä postitse, sähköpostilla tai faksilla 3 5 taholta kirjallinen tarjous euron suuruiset ja sen ylittävät hankinnat kilpailutetaan hankintalain mukaan. - EU:n kynnysarvon ( euroa) ylittävät hankinnat kilpailutetaan EU:n alueella. Hankinnat on tehtävä mahdollisimman edullisesti. Tarjouksista tulee hyväksyä se, joka on joko halvin tai kokonaistaloudellisesti edullisin. Kokonaistaloudellisuuden arviointiperusteita ovat mm. hinta, toimitusaika, valmistumisaika, käyttökustannukset, laatu, tekniset tukipalvelut, toimintavarmuus, tekniset ansiot, esteettiset ja toiminnalliset ominaisuudet. Kun valintaperusteena on kokonaistaloudellisuus, on tarjouspyynnössä mainittava kaikki ne arviointiperusteet, joita sovelletaan tarjousta hyväksyttäessä. Valintaperusteita ei voi muuttaa kesken tarjousmenettelyn. Hanke voi käyttää myös oman organisaationsa valmiiksi kilpailuttamia voimassaolevia tavara- tai palveluhankintasopimuksia Tulot Rahoitettavien kustannusten määrän selvittämiseksi menoista tulee vähentää rahoitettavaan hankkeeseen kohdistuvat tai liittyvät tulot (osanottajamaksut, pääsylippu-, myynti- ja vuokratulot yms.). 4. Myönnetyn tuen käytön valvonta ja tarkastus Tuen käyttöä valvoo Hämeen liitto, jolla on oikeus suorittaa siihen liittyviä tarkastuksia. Yhteishankkeissa, joissa on useita yhteisvastuullisia osapuolia, liiton tarkastusoikeus ulottuu kaikkien hankkeen toteuttajien kirjanpito- ym. aineistoihin. Valvontaa varten tuensaaja on velvollinen esittämään kaiken kirjanpitoaineiston, muut asiakirjat ja selvitykset sekä tarpeellisen muun aineiston ja muutoinkin avustamaan tarkastuksissa. Hämeen liiton lisäksi tuen käyttöä valvovat työ- ja elinkeinoministeriö, valtiontilintarkastajat sekä valtiontalouden tarkastusvirasto. Tarkastusraportit ovat julkisia asiakirjoja siinä vaiheessa, kun niiden oikeellisuus on varmistettu tai niiden osalta on kuultu tuensaajaa Tuen takaisinperintä tai palauttaminen Myönnetyn tuen maksamisen keskeyttämisestä ja maksetun tuen takaisinperinnästä säädetään laissa eräiden työ- ja elinkeinoministeriön ohjelmien ja hankkeiden rahoittamisesta (1652/2009). Hämeen liiton on päätöksellään määrättävä tuen maksaminen lopetettavaksi sekä jo maksettu tuki takaisinperittäväksi, jos: 1) tuen myöntämistä, maksamista tai valvontaa varten on annettu virheellisiä tai harhaanjohtavia tietoja taikka tietoja on salattu ja virheellisten tai harhaanjohtavien tietojen antamisella tai tietojen salaamisella on ollut vaikutusta rahoituksen saamiseen 13 (15)

14 2) tuen maksamista tai valvontaa varten on kieltäydytty antamasta tarvittavia tietoja, asiakirjoja tai muuta aineistoa taikka tarkastusta suoritettaessa kieltäydytty täyttämästä muita tuensaajalle tarkastuksen suorittamiseksi laissa säädettyjä velvollisuuksia 3) tukea on käytetty muuhun tarkoitukseen kuin se on myönnetty 4) tuensaaja on olennaisesti laiminlyönyt noudattaa rahoituspäätöksessä määrättyjä ehtoja. Hämeen liitto voi päätöksellään määrätä tuen maksamisen lopetettavaksi taikka osittain tai kokonaan takaisinperittäväksi, jos: 1) tuensaaja ei ole noudattanut rahoituspäätöksessä mainittuja ehtoja 2) sellaisen omaisuuden omistus- tai hallintaoikeus, jonka hankkimiseen tuki on myönnetty, on luovutettu ennen kun viisi vuotta on kulunut tuen maksamispäivästä taikka tuensaaja on lopettanut tuen kohteena olleen toiminnan tai supistanut sitä olennaisesti 3) tuensaaja on joutunut ulosottotoimenpiteiden kohteeksi, selvitystilaan, konkurssiin taikka yrityksen saneerauksesta annetussa laissa (47/1993) tarkoitetun saneerausmenettelyn kohteeksi 4) perusrakenteen investointitukena maksetun tuen kohteena olevan toiminnan omistussuhteissa on tapahtunut viiden vuoden aikana tuen maksamispäivästä sellaisia olennaisia muutoksia, jotka vaikuttavat hankkeen luonteeseen tai täytäntöönpanon edellytyksiin taikka hyödyttävät aiheettomasti jotakin yritystä tai julkista yhteisöä 5) tuki tai sen osa on myönnetty tai maksettu väärin perustein. Takaisinperittävää määrää voidaan korottaa enintään 20 prosentilla, mikäli tuensaaja on menetellyt edellä mainitulla tavalla. Mikäli mainittu menettely on ollut törkeää, voidaan takaisinperittävää määrää korottaa enintään 100 prosentilla. Valtionavustuslain 20 :n mukaan tuensaajan on viipymättä palautettava virheellisesti, liikaa tai perusteettomasti saamansa tuki. Tuensaajan on myös palautettava tuki, jota hän ei voi käyttää rahoituspäätöksen mukaisesti (ennakko). Jos tuensaaja ei palauta em. tukea oma-aloitteisesti, se on perittävä takaisin. Valtionavustuslain 24 :n mukaan tuensaajan on maksettava palautettavalle tai takaisin perittävälle määrälle tuen maksupäivästä lukien korkolain (633/1982) 3 :n 2 momentin mukaista vuotuista korkoa lisättynä kolmella prosenttiyksiköllä. Jos takaisin perittävää määrää ei makseta viimeistään sille määrättynä eräpäivänä, sille on maksettava vuotuista viivästyskorkoa korkolain 4 :n 3 momentin mukaisesti (valtionavustuslain 25 ). 5. Hämeen liiton yhteyshenkilöt Rahoitus Ohjelmapäällikkö Osmo Väistö osmo.vaisto@hame.fi Erikoissuunnittelija Arto Saarinen arto.saarinen@hame.fi Neuvotteleva virkamies Hannu Saarinen hannu.saarinen@hame.fi Maksatus Assistentti Pirkko Kiikeri-Kuusela pirkko.kiikeri-kuusela@hame.fi Tarkastaja Katja Koskelin katja.koskelin@hame.fi Yhteyspäällikkö Jouko Ylipaavalniemi jouko.ylipaavalniemi@hame.fi 14 (15)

15 6. Liitelomakkeet - Maksatushakemuslomake - Pääkirjan avain - Kustannuserittely - Palkkaselvityslomake - Selvitys osa-aikaisen hankehenkilöstön palkoista - Lomapalkka- ja lomarahavarausten seurantalomake - Kokonaistyöajanseurantalomake - Hankintaselvityslomake - Hankintamuistio - Selvitys luontoissuorituksista 15 (15)