Tuoteryhmäkohtainen sitoutuneisuus LIITE nro 1 Tarjouspyyntö koskee seuraavien laitosten hankintoja LIITE nro 2

Transkriptio

1 TARJOUSPYYNTÖ LEIPOMOTUOTTEET mahdollinen optio 1v + 1v Kajaanin kaupunki/kajaanin Mamselli liikelaitos pyytää tarjouksia Kainuun kuntien hankintarenkaan puolesta hankittavista tuoreista leipätuotteista sekä muista leipomo- ja konditoriatuotteista. Sopimus tullaan solmimaan ajalle Sopimusta voidaan molemminpuolisella sopimuksella jatkaa saakka. Päätös option käytöstä tehdään erikseen. Option käyttämisestä ilmoitetaan noin kuusi (6) kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. Osatarjoukset paikkakuntakohtaisesti otetaan huomioon. 1. Yhteisöt ja laitokset joille tarjotaan Seuraavat yhteisöt ovat sitoutuneet hyväksymään yhdessä tämän leipomotuotteissa tarjouspyynnön nojalla kokonaistaloudellisesti edullisimmat tarjoukset: 1. Hyrynsalmen kunta 2. Kainuun ev. lut. seurakunnat 3. Kainuun maakunta -kuntayhtymä 4. Kajaanin kaupunki 5. Kuhmon kaupunki 6. Paltamon kunta 7. Ristijärven vanhainkotisäätiö 8. Sotkamon kunta 9. Suomussalmen kunta 10. Vaala (osin) Tuoteryhmäkohtainen sitoutuneisuus LIITE nro 1 Tarjouspyyntö koskee seuraavien laitosten hankintoja LIITE nro 2 2. Tuoteryhmä, josta tarjous pyydetään 1. Tuoreet leipätuotteet sekä muut leipomo- ja konditoriatuotteet 3. Sopimuskausi Tarjousta pyydetään hankintakaudelle Sopimusta voidaan molemminpuolisella sopimuksella jatkaa saakka. 4. Tarjousmuoto ja -sisältö Tarjous tulee ehdottomasti antaa sekä sähköisessä muodossa että kirjallisesti. Yksinomaan kirjallisesti tehtyä tarjousta emme käsittele.

2 2 Ohjekirje LIITE nro 3 Tarjoajan on suositeltavaa tarjota kaikkia edustamiaan tuoteryhmän tuotteita, koska puuttuva tuote hinnoitellaan vertailussa kalleimman tarjouksen mukaan. Jokaisesta tarjotusta tuotteesta on annettava ATK-numero ja mahdollinen EAN-koodi. Tarjouksessa on ehdottomasti mainittava tuotteen valmistaja tai valmistusmaa. Jos tarjottu tuote on ulkomainen, tarjouksessa tulee olla myös vastaava suomalainen tuote, jos sellainen on saatavissa. 5. Tarjouksen hinnoittelumuoto a) Varsinainen tarjous Hinnat on ehdottomasti annettava arvonlisäverottomana nettohintana tarjouspyynnössä ilmoitettua yksikköä kohti, /kg. Poikkeuksena ovat pasteijat, piirakat ja sämpylät, joista ilmoitetaan sekä kpl hinnat, /kpl että /kg. Nettohintasarakkeeseen saa tehdä vain hintamerkinnän seuraavasti: eurot ja sentit kahden desimaalin tarkkuudella erotettuna ehdottomasti pilkulla. Hintasolu ei saa sisältää tarjoajan itse tekemiä kaavoja. Jos nettohinta ( /kg ja /kpl) ei ole pyydetyssä muodossa, käytetään tarjouksia verrattaessa saatujen tarjousten kalleinta hintaa. b) Harvemmin tilattavat tuotteet Tarjouslomakkeella ei ole yksilöity harvemmin tilattavia tuotteita. Tarjouksen mukana tulee olla tilauskirja tms. tukkuhintatiedoin. Tarjouksessa tulee ilmoittaa alennusprosentit (%), jotka toimittaja antaa kaikista tavararyhmään kuuluvien yksilöimättömien tuotteiden tukkuhinnoista. c) Vaihtoehtoiset tarjoukset Sähköisessä muodossa olevassa tarjouslomakkeistossa (Leipomotuotteet Liite 5) on tilaa tarjouksen täydentämistä ja vaihtoehtoisten tuotteiden tarjoamista varten. Myös vaihtoehtoisten tuotteiden tulee olla laadukkaita ja ammattikäyttöön soveltuvia. Tuotetäydennyksiä ei oteta vertailussa huomioon. 6. Hintasidonnaisuus/mahdolliset hintojen korotukset Tarjous tulee jättää kiinteähintaisena. Tarjottujen hintojen on oltava voimassa välisenä aikana tapahtuvien toimitusten osalta. Tarjoajan on pyydettävä hankintarenkaan hyväksyntää mahdollisille hinnankorotuksille koskien jälkeisiä toimituksia. Ensimmäisen sopimusvuoden jälkeen Toimittaja voi ehdottaa hintojen muuttamista vain Toimittajasta itsestään riippumattomista olennaisista muutoksia vastaavasti. Toimittajan on ilmoitettava tilaajalle hintojen muuttamisesta kirjallisesti vähintään

3 kaksi (2) kuukautta ennen mahdollisen hinnanmuutoksen voimaan astumista. Tilaajan niin vaatiessa, Toimittajan on esitettävä Tilaajalle asianmukainen kirjallinen selvitys kustannusten kehityksestä. Hinnanmuutosta on mahdollista esittää yhden kerran kalenterivuodessa Tilausjärjestelmä Tilaukset on voitava tehdä sähköisesti tai faksilla. Tarjoukseen tulee sisältyä tilausaikataulusuunnitelma. Toimittajan on mainittava käytössä oleva tilausjärjestelmä ja sen mahdollinen toimivuus ja laajuus ko. hankintarenkaan laitoksille. 8. Toimitusehto 9. Maksuehto Toimitukset tulee olla tilausten perusteella vapaasti perillä sisätiloihin vietynä yksikkökohtaisen sopimuksen perusteella, pääsääntöisesti klo 9.30 mennessä. Kajaanissa Keittiö Lounatuulen tavaran vastaanoton ja kuorman purkamisen on tapahduttava klo välisenä aikana. Mahdollinen pientoimitusraja ja määrä on ilmoitettava. Mahdollinen kuljetusmaksu ja sen määräytymisperusteet on ilmoitettava erikseen. Muita toimitus- tai laskutuslisiä emme hyväksy. Vain yksikkö- tai tuoteryhmäkohtaisesti sovitut poikkeamat sallitaan. Mahdollisista yksikkökohtaisista poikkeamista edellä mainittuun voidaan sopia erikseen. Lasku laaditaan erikseen jokaiseen toimitusyksikköön ja lähetetään erikseen annettujen ohjeiden mukaisesti kuntakohtaisen ohjeistuksen mukaan. 10. Erityisehdot Maksuehto on 30 pv netto tai 14 pv./. 2 % tavaran vastaanotosta lukien. Laskussa on oltava selvästi näkyvillä tarjotun tuotteen nettohinta /kg tai /kpl (alv 0 %). Tarjottujen tuotteiden tulee olla joka suhteessa ensiluokkaisia ja täyttää viranomaisten edellyttämät hygienia- ja terveydelliset vaatimukset. Tarjottavien tuotteiden ominaisuuksia ja tarjouksessa annettavia tietoja koskevat vaatimukset: 1. Leipomotuotteista tulee ilmoittaa kypsä paino ja suolapitoisuus. 2. Kaikkien pyydettyjen ja tarjottujen leipien suolapitoisuuden yläraja on kypsissä tuotteissa 7 g/kg. Suolapitoisuuden on pysyttävä vakiona koko sopimuskauden. Suolarajan ylitys johtaa sopimuksen raukeamiseen. 3. Tullakseen hyväksytyksi leipomon on tarjottava riittävä valikoima vähäsuolaisia leipomotuotteita. 4. Tarjotut leipomotuotteet eivät saa sisältää säilöntäaineita. 5. Leipomotuotteiden toimitukset jaetaan useammalle toimittajalle 6. Tuore leipä tulee toimittaa yksikköihin klo 9.30 mennessä. 7. Tuoreleipätuotteet oltava tilaajalla kuuden (6) tunnin sisällä valmistuksesta. 11. Laatujärjestelmät ja valvonta

4 Liitteen 4 mukaisesti Poikkeusolot Liitteen 4 mukaisesti. 13. Reklamaatioiden käsittely Liitteen 4 mukaisesti. 14. Ympäristöasiat Liitteen 4 mukaisesti. 15. Seuranta ja raportointi Sopimuksen toimivuutta ja palvelun laatua seurataan tilaajan ja toimittajan välisissä seurantakokouksissa tai raporteista, jotka toimittajan tulee tilaajan pyynnöstä kohtuullisessa määräajassa toimittaa sopimusyhteyshenkilölle. Raportissa tulee ilmetä tiedot pyydetyltä ajalta liitteen 4 mukaisesti. 16. Tarjouksen sisältämät tiedot tai liitteet Liitteen 4 mukaisesti 17. Tarjouksen jättäminen ja voimassaolo Tarjous liitteineen tulee toimittaa viimeistään klo osoitteeseen: Kajaanin Mamselli -liikelaitos, Satamakatu 2 B, Kajaani. Tarjous tulee toimittaa kirjallisesti kahtena kappaleena liitteineen (liitteistä yhdet kappaleet) sekä sähköisessä muodossa osoitteeseen: Kajaanin Mamselli liikelaitos, Satamakatu 2 B, Kajaani, kuoreen tunnus Tarjous: Leipomotuotteet Tarjous on jätettävä kaikilta osin pyydetyssä muodossa, vaadittuine liitteineen ja määräajassa tullakseen hyväksytyksi. Tarjouksen on oltava antajaansa sitova saakka. 18. Vertailu- ja valintaperusteet Tarjoukset verrataan tuoteryhmätasolla. Hintavertailu tehdään /kg, /kpl perusteella. Puuttuvan tuotteen osalta käytetään tarjouksia verrattaessa saatujen tarjousten kalleinta hintaa. Hankintarengas tekee leipomotuotteiden toimitussopimukset useamman toimittajan kanssa. Osatarjoukset voidaan hyväksyä kuntakohtaisesti. Valintaperusteena on edullisin hinta. 19. Tarjouksen hylkääminen Tarjous, joka ei ole tarjouspyynnön mukainen, tullaan hylkäämään. Tarjous ei ole tarjouspyynnön mukainen mm. seuraavissa tapauksissa: - Tarjotut tuotteet tai toimituserät poikkeavat vaaditusta - Tarjouksessa ei ilmene, hyväksyykö tarjoaja vaaditut hankintaehdot ja muut hankintaa

5 koskevat vaatimukset - Tarjouslomakkeisiin on tehty muutoksia ilman hankintarenkaan hyväksyntää - Tarjous ei sisällä vaadittuja tietoja tai liiteasiakirjoja tai se on muuten puutteellinen 5 Emme arvioi puutteellisia tarjouksia. Hankintarengas pidättää perustelluista syistä oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. Hankintarengas ei maksa korvausta tarjouksen tekemisestä. Tarjoaja velvoitetaan seuraamaan aktiivisesti tarjousajan loppuun saakka Kajaanin kaupungin www-sivuilla olevia mahdollisia aiheeseen liittyviä tiedotteita. 20. Hankinnassa noudatettavat asiakirjat Hankinnassa noudatettavat asiakirjat noudattamisjärjestyksessä: Sopimus Hankintapäätös liitteineen Tarjouspyyntö liitteineen Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot, JYSE 2009 Tarjous 21. Hankintapäätös Päätös on nähtävissä alkaen: Päätöksestä ilmoitetaan kirjallisesti kaikille tarjoajille. 22. Erimielisyydet 23. Lisätiedot Mahdolliset erimielisyydet pyritään ratkaisemaan neuvottelemalla. Erimielisyydet, joista ei neuvottelemalla päästä sopimukseen, ratkaistaan Kajaanin käräjäoikeudessa. Lisätietopyynnöt on esitettävä suomen kielellä. Mahdolliset tarjouspyyntöä koskevat kysymykset on esitettävä klo mennessä sähköpostilla osoitteeseen: kajaaninmamselli@kajaani.fi. Vastaukset kysymyksineen ovat saatavissa Kajaanin kaupungin hankintojen osoitteesta klo mennessä. KAJAANIN KAUPUNKI Kajaanin Mamselli Tuija Vuorinen Johtaja Tarjouspyynnön liitteet:

6 6 1. Tuoteryhmäkohtainen sitoutuneisuus 2. Luettelo leipomotuotteidentarjouksen piiriin kuuluvista laitoksista 3. Ohjekirje 4. Tarjoajalle ja tarjoukselle asetetut vähimmäisvaatimukset ja kelpoisuusehdot (palautettava lomake) 5. Excel-taulukko, Leipomotuotteet (palautettava lomake)