SELVITYKSEN ANTAMINEN YHTYMÄKOKOUKSELLE TARKASTUSLAUTAKUNNAN ANTAMISTA SUOSITUKSISTA

Transkriptio

1 Hallitus Yhtymäkokous SELVITYKSEN ANTAMINEN YHTYMÄKOKOUKSELLE TARKASTUSLAUTAKUNNAN ANTAMISTA SUOSITUKSISTA 1324/ /2015 Hallitus 43 Esittelijä Toimitusjohtaja Raimo Inkinen Valmistelija Hallintojohtaja Matti Hilli, p Tarkastuslautakunta teki vuoden 2013 arviointikertomuksessa yh ty mä kokouk sel le ehdotukset suosituksiksi HSY:n hallitukselle. Yhtymäkokous päät ti kokouksessaan merkitä tiedoksi tarkastuslautakunnan ar vioin ti ker to muk sen HSY:n vuoden 2013 toiminnasta ja taloudesta sekä lä het tää sen tiedoksi ja toimenpiteitä varten HSY:n hallitukselle ja kehottaa hal li tus ta antamaan yhtymäkokoukselle selvityksen niistä toimenpiteistä, joi hin tarkastuslautakunnan suositusten perusteella on ryhdytty. Selvitys suoritetuista toimenpiteistä on koosteena päätösesityksessä. Ehdotus (RI) Hallitus päättää antaa yhtymäkokouselle seuraavan selvityksen niistä toimen pi teis tä, joihin tarkastuslautakunnan suositusten perusteella on ryh dytty: 1. Tarkastuslautakunta suosittaa, että HSY:n johtamistoiminnassa kiin ni te tään erityisesti huomiota toimenpiteisiin, jotka kohdistuvat työ hy vin voin nin ke hit tä mi seen ja sitä koskevaan ohjeistukseen sekä hen ki lös tö re surs sien oi ke aan käyttöön ja varahenkilöjärjestelmän kehit tä mi seen ja että stra te gi set tavoitteet asetetaan selkeämmin suhtees sa henkilöstöresursseihin. Työhyvinvoinnin edistäminen on sisällytetty johdon tuloskortteihin. Työhyvinvointiohjelma on laadittu vuosille Ohjelma tarkistetaan ja päivitetään tarpeellisilta osiltaan vuosittain. Ohjelma on käsitelty esimiespäivillä. Se ohjaa myös työhyvinvointia edis tävää työtä sekä osaltaan esimiesten koulutusta ja valmennusta. Työhyvinvointiohjelma liittää työhyvinvoinnin edistämisen HSY:n stra te giaan ja sen tavoitteisiin. Ohjelman teossa on osallistettu myös yk si kön pääl liköi tä ja muita linjaesimiehiä pyytäen heiltä kommentteja ja näkemyksiä ohjel maan sen valmisteluvaiheessa. Esimiesten ja yksikönpäälliköiden osallis ta mi nen on näkynyt muutoinkin heille järjestettyjen päivien yhteydessä, työ tur val li suus lain mukaisen riskienarviointiohjelman kehittämistyössä sekä ar vioin ti pro ses sin valmistelussa ja etenemisessä kohti toteutusta. Tähän tee maan liittyvät koulutukset yksikönpäälliköille käynnistyvät toukokuussa ja esi mie hil le syyskuussa. Työhyvinvointiohjelma ja HSY:n strategia on toimitettu hen ki lös tö tut ki muksen tekijöille (kysely syksyllä 2015) ja työhyvinvoinnin osa-alueet (työ hy vin-

2 voin ti mal li) otetaan huomioon henkilöstötutkimuksen raportoinnissa. Esimies päi vil lä opastetaan kyselyn tulosten hyödyntämiseen. Työhyvinvointiohjelma on saatavana pdf-muodossa osoitteesta mail 2. Tarkastuslautakunta suosittaa HSY:n ja PSV:n hallituksille, että ne jat ka vat aktiivista toimintaansa raakaveden laatuun kohdistuvien riskien tunnistamiseksi ja torjumiseksi. Tiukentuvan lainsäädännön mukai set raakaveden laadun seurantaa ja siihen kohdistuvien riskien tun nis ta mis ta koskevat vaatimukset on pyrittävä täyttämään mi ni mita so ylittäen. Vantaanjoen ja Hiidenveden suojelutyön ohella tulee pyr kiä vaikuttamaan Päijänteen eteläosan vesiensuojeluun; erityisesti tur ve tuo tan non haittojen minimointiin. Pääkaupunkiseudun Vesi Oy:n tilaamana tehtiin kesällä 2014 raakaveden han kin taan käytetyllä Päijänteen osa-alueella, Asikkalanselällä, ve den ot tolu van perusteella määritellyn tutkimusohjelman mukainen raa ka ve si tut kimus. Tutkimus osoittaa, että Asikkalanselän vesi on luokassa hy vä laa tuinen. Kasviplanktonin määrän (biomassan märkäpaino ja a-klorofylli) suhteen veden laatu raakavesikäyttöön on erinomainen. Puun ja los tus teol li suuden päästämien orgaanisten klooriyhdisteiden, trihalometaanin ja kloo ri feno lien pitoisuudet ovat nykyisin alle määritysrajan. Raakaveden laatuun vai kut ta vat kuitenkin puunjalostusteollisuudesta peräisin olevat natrium ja sul fiit ti. Koko Päijänteen alueella on orgaanisen aineen määrä kasvanut, mi kä johtuu lisääntyneestä valunnasta maalta lumettomina syksyinä ja talvi na. Asikkalanselän valuma-alueelta huuhtoutuva humus huonontaa raaka ve den käyttöarvoa, koska humuspitoisuuden noustessa ve den puh dis tuspro ses sin kustannukset kasvavat. Vuosittaisten tutkimusten vertailu osoittaa, että Asikkalanselän veden laatu on saavuttanut melko vakaan tilan, johon ei ole odotettavissa merkittävää laa dun heikkenemistä, ellei kuormitustilanteessa esimerkiksi säätilojen lisään ty neen äärevöitymisen takia tapahdu olennaisia muutoksia. Päijänteen alueen raakavesitutkimus 2014 on saatavana pdf-muodossa osoit tees ta: Raakaveden varavedenottamo sijaitsee Vantaanjoen Pitkäkoskella. Veden laa dun yleistarkkailusta sekä velvoitetarkkailutehtävistä vastaa Van taanjoen ja Helsingin seudun vesiensuojeluyhdistys, jonka jäsen HSY on. Turve- ja savimaiden kautta virtaavan joen veden käyttöarvoa alentavat Päijän teen veteen verrattuna sen humuspitoisuus ja savisameus. Myös eko logi nen tila on selvästi Päijännettä heikompi: tila on alajuoksun osalta tyy dyttä vä; hyväksi luokitellaan ainoastaan jokien ylimmät osat sekä erin omai siksi ainoastaan eräät ylänköjärvet. Ekologinen tila on kuitenkin selvästi paran tu mas sa; sen kannalta keskeistä on kokonaisfosforimäärän alen ta minen puhdistamojen ohijuoksutuksia ja pumppaamojen ohivuotoja vä hen tämäl lä sekä maatalouden vesistönsuojelua parantamalla.

3 3. Tarkastuslautakunta suosittaa, että yhteistyötä naapurikunnissa toi mi vien vesihuoltolaitosten kanssa edelleen kehitetään. Vesihuoltolaitosten välillä on perinteisesti ollut yhteistyötä veden toi mit ta mises sa, jätevesien siirrossa ja puhdistuksessa erityisesti toiminta-alueiden (kun tien) raja-alueilla. Lisäksi on sovittu yhteistyöstä poikkeamatilanteissa, ku ten veden toimittamisesta naapurikuntaan pitkäaikaisen putkirikon tai laite häi riön sattuessa. HSY:n ja kehyskuntien kesken on käyty myös keskusteluja yhteistyön syven tä mi ses tä. Metropolilainsäädäntöä koskeva hanke sisälsi eräissä vaiheis saan ehdotuksen vesihuoltolaitosten yhdistämisestä 14 kunnan alu eella. Tästä seurasi, ettei keskusteluja yhteistyöstä ollut tarkoituksenmukaista jat kaa ennen kuin metropoliratkaisua koskevan lainsäädäntötyön jat ku minen tai raukeaminen oli selvinnyt. 4. Tarkastuslautakunta suosittaa, että HSY:ssä kootaan yhteen do kument tiin harmaan talouden torjuntaohjeet. Käytännössä erityislakien so vel ta mi ses sa voidaan kohdata haastavia tulkintatilanteita. Esi miesten ja muun asianomaisen henkilöstön on tunnettava harmaata ta loutta koskevan lainsäädännön soveltamiskäytännöt saamastaan ju ri dises ta pohjakoulutuksesta riippumatta. Siten erillisen ohjeistuksen laa ti mi sel la on toimintaa parantava ja tehostava vaikutus. HSY päivitti joulukuussa 2013 hankintaohjeensa. Päivityksessä oh jeis tetaan tarkastamaan valitun toimittajan tilaajavastuuvelvoitteiden täyttyminen. En nen uuden hankintasopimuksen allekirjoittamista on tarkastettava si vuston kautta, että toimittaja täyttää kaikki sen toimin nal le asetetut vaateet. HSY lähettää kuukausittain verottajalle ra ken nutta jan tiedottamisvelvoiteraportin. Näistä menettelytavoista on tiedotettu niin intranet-sivustolla (Hessu), esimiespäivillä kuin myös HSY:n tulosalueiden ja toimialojen joh to ryh mien kokouksissa. Materiaalipalvelut antaa myös tapauskohtaista neu von taa ja tukea harmaan talouden torjumisessa. 5. Tarkastuslautakunta muistuttaa, että kaikilla pääkaupunkiseudun asuk kail la ei ole mahdollisuutta tai osaamista asioida täysin säh köises sä ympäristössä. Näiden kuntalaisten tarpeet on kuitenkin otet tava huomioon sähköisen asioinnin edistämisessä tarjoamalla vaih toeh toi sia tapoja asiakaspalvelun tavoittamiseksi. HSY:n tulisi toiminnassaan hyödyntää entistä paremmin asiakastyytyväisyyskyselyn tuloksia, esimerkiksi kierrätyspisteiden sijoittelussa. HSY:n strategiassa ja siten myös asiakaspalvelun kehittämishankkeissa on aina mukana sähköisen asioinnin kehittämisen lisäksi myös kokonaisnäkökulma, jossa henkilökohtainen palvelu on mukana. Asiointia kehitetään jatkuvasti kummastakin näkökulmasta, eikä tarkoituksena ole ohjata kaikkia asiakkaita verkkoon asioimaan. HSY:n asiakaspalvelukeskus on perustettu vastaanottamaan asiakkaiden kontakteja ja tarjoamaan palveluita, myös tulevaisuudessa. Kierrätyspisteiden sijainnissa ovat kaupunkien maankäytöstä päättävät viranomaiset avainasemassa ja useimmiten maanomistukseen ja

4 liikenneratkaisuihin liittyvät kysymykset asettavat puitteet sijoituspäätöksille. Asukkaiden mielipiteet pyritään ottamaan huomioon niin pitkälle, kun se teknisten edellytysten ja käytettävissä olevien määrärahojen puitteissa on mahdollista. 6. Tarkastuslautakunta pitää tärkeänä, että HSY:ssä jatketaan panostuksia henkilöstötutkimuksen 2013 tuloksiin perustuen henkilöstön kehittämistoiveiden täyttämiseksi, kuten koskien erityisesti kehityskeskustelujen laatua, työtehtävien organisointia sekä henkilöstön kuuntelua ja osallistumista. Tarkastuslautakunta puoltaa HSY:n henkilöstöyksikön suunnitelmia kerätä henkilöstöhallinnon hyvät käytännöt keskitetymmin yhden toimintamallin alle otsikolla työhyvinvointisuunnitelma. Tällaisen koosteen laatiminen korostaa entisestään esimiesten kouluttautumisvaatimusta asiassa sekä tiedonkulun läpinäkyvyyttä kuntayhtymän henkilöstön keskuudessa. Kehityskeskustelujen laadun kehittämiseksi annetaan esimiehille koulutusta, ja kokemus kehityskeskustelujen hyödyllisyydestä on lisätty yhdeksi tavoitteeksi strategiaan. Kehityskeskustelujen käymisen astetta seurataan vuosittain. Työhyvinvointiohjelmaa on selostettu kohdassa 1. HSY:n henkilökunnan intranet-sivustolla (Hessu) on sivustokokonaisuus, joka koskee työsuojelua ja työhyvinvoinnin edistämistä. Sen sisältö (väliotsikot) on seuraava: 1. Työhyvinvointi HSY:llä HSY:n työhyvinvointiohjelma HSY:n työhyvinvointimalli Kehityskeskustelut Työsuojeluvastuut ja velvoitteet Työnantajan ja työntekijöiden vastuut ja velvoitteet Yksilön hyvinvointi Henkilöstöedut, työterveyshuolto, työntekijän oma vastuu ja oman tilanteen arviointi Työyhteisön hyvinvointi Toimiva työyhteisö Työyhteisön hyvinvoinnin tilan arviointi Vastuullinen ja asiallinen työkäyttäytyminen sekä häirintään ja epäasialliseen kohteluun puuttuminen Varhainen tuki Toimintamalli työkyvyn ja työssä selviytymisen haasteisiin Henkilöstökysely 2013 Työtapaturmat Työterveyshuollon kustannukset ja Kelakorvaukset 2. Perehdyttäminen ja työsuojelukoulutukset

5 3. Työsuojelun yhteistoiminta Työsuojelutoimikunta, jäsenet ja pöytäkirjat Työsuojelun yhteistoimintahenkilöt ja heidän tehtävänsä Yhteistoimintaa ohjaavat säädökset ja sopimukset 4. Työolojen riskien arviointi (ohjeistus prosessin toteuttamiseksi) Työympäristötekijät Fyysiset kuormitustekijät Henkiset kuormitustekijät Kemialliset ja biologiset altisteet Tapaturmavaarat 5. Tapaturmat Toiminta tapaturman sattuessa Vakuutustodistus ja tapaturmailmoitus Läheltä-piti tilanteet Nolla-tapaturmaa foorumi 6. Henkilönsuojaimet ja suojavaatetus 7. Toimintaohjeita Epäasiallinen kohtelu Poissaolot ja työkykyhaasteet Päihteettömyyden tukeminen Sisäilma-asiat Uhka- ja väkivaltatilanteet Työssä kuormittumisen ennaltaehkäisy ja hallinta Työyhteisön ristiriitatilanteet (materiaali tekemättä) Tulityöt (materiaali tarkistettava) 8. Hyviä käytäntöjä Sisäinen asiakkuus, kohtaaminen ja Asko Näyttöpäätetyön ergonomiaohje, ergonomiaohje myös sähköisten työpöytien käyttöön Sähköpöytien hankintaohje Vesi- ja ympäristöhuollon oppimisympäristöjen turvallisuusopas 2013 Nuoret töissä 9. Viranomaisvalvonta (AVI) Viranomaisen rooli ja tehtävät Työsuojelutarkastukseen valmistautuminen 7. Tarkastuslautakunta pitää tärkeänä, että arviointivuoden 2014 aikana HSY:ssä luodaan asianmukaiset prosessit reagoida nopeasti ja tehokkaasti toimintaympäristössä realisoituviin kielteisiin tapahtumiin.

6 HSY:n valmiussuunnitelmassa on määritelty toiminnan turvaamisen vaatimat toimet poikkeustilanteissa sekä muissa poikkeama- ja häiriötilanteissa. Pääkaupunkiseudun Vesi Oy:n (tytäryhteisö, ylläpitää Päijänne-tunnelia) osuus on esitetty osana HSY:n valmiussuunnitelmaa. Keski-Uudenmaan vesiensuojelun liikelaitoskuntayhtymälle (osakkuusyhteisö, ylläpitää Keski-Uudenmaan kokoojaviemäriä) on laadittu oma valmiussuunnitelma HSY:n valmiussuunnitelman rakennetta ja sisältöä seuraten siten, että valmiussuunnitelmat muodostavat toimivan kokonaisuuden. HSY:lle on laadittu kriisiviestinnän ohjeistus, jonka käyttöä harjoiteltiin johtoryhmän kriisiviestintäsimulaatioissa. Lisäksi viestinnällä on organisoitu jatkuva valmius kriisiviestintään. Yhtymäkokous vahvisti sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteet. Riskienhallintaprosessin tukena toimii johtoryhmän vahvistama ja vuosittain päivitettävä riskikartta, johon kootaan riskiluvultaan suurinta tunnistettua riskiä. Riskiluku lasketaan riskin vaikutuksen ja todennäköisyyden tulona. Riskikarttaan kirjataan myös jokaisen riskin osalta suunnitellut ja toteutuneet riskienhallinnan toimenpiteet sekä vastuutahot. Riskien hallintatoimenpiteistä päättäminen edellyttää keskeisten riskien todennäköisyyden ja vaikutusten vakavuuden, riskirajojen, riskinottohalukkuuden ja riskinkantokyvyn määrittelyä. HSY:n johdolle järjestettiin kahdentyyppisiä valmiusharjoituksia: Johdon valmiusharjoitus sisälsi poikkeustilanteen johtoryhmätyöskentelyn sekä toimintatapojen ja tiedonsiirron harjoittelua, kuten tilannekuvan muodostaminen ja ylläpito, tilanteen johtaminen sekä sisäinen viestintä ja tiedotus. Kriisiviestintäsimulaatiossa harjoiteltiin viestintää harjoitusta varten luodun, nopeasti muuttuvan tilannekuvan pohjalta. Vesi- ja jätehuollossa sekä ilmanlaadun seurannassa toimiminen poikkeamatilanteessa kuuluu ammatillisen osaamisen perusteisiin ja on tärkeä osa tehtäviin perehdyttämistä. Toimintaa poikkeama- ja onnettomuustilanteissa harjoitellaan vuosittain. 8. Tarkastuslautakunta pitää tärkeänä, että HSY ottaa huomioon tulevien vuosien toiminnan suunnittelussa omavaraisuusastetta nostavien toimenpiteiden tärkeyden sekä vesihuollon (26,0 %) että jätehuollon (14,1 %) toimialoilla. Kuntayhtymän toimintamenoihin tulisi kiinnittää huomioita siten, että turvataan toiminnan tuottavuus ja rahoituksen tasapaino myös investointipäätöksiä tehtäessä. HSY:n uudessa Strategia 2020:ssa on tavoitteena tuottavuuden parantaminen ja tulorahoituksen riittävyyden saavuttaminen siten, että myös investointimenot voidaan kymmenen vuoden ajanjaksoina kattaa tulorahoituksella. Näiden tavoitteiden toteutumista seurataan strategiassa määritellyillä mittareilla. Vuosittaisissa toiminta- ja taloussuunnitelmissa määritetään toimenpiteitä tavoitteisiin pääsemiseksi.

7 Investointiohjelmien laadinnan yhteydessä toimialoilla tehdään pitkän aikavälin talousmallitarkastelut, joissa keskeisenä osana on omavaraisuusasteiden suunnitelmallinen parantaminen. 9. Tarkastuslautakunta suosittaa, että kaupunkilähtöisten investointien talousseurantaa parannetaan kehittämällä raportointi- ja laskutuskäytäntöjä kuntatekniikan puitesopimuksen mukaisilla sopimuksilla. HSY-tasolla on menossa projekti, jossa kehitetään investointien hallintaa kokonaisuutena. Samaan aikaan sopimukset HSY:n ja kaupunkien välillä ovat tarkentuneet ja edelleen tarkentuvat. Kuntatekniikan puitesopimus allekirjoitettiin vuoden 2014 lopussa. Kyseisen sopimuksen toteutumista edistää Kuntatekniikan seurantaryhmä, jossa on edustajat Helsingistä, Espoosta, Vantaalta, Kauniaisista ja HSY:sta. Seurantaryhmän alaisuudessa on valmisteilla seuraavat kuntatekniikan puitesopimusta tarkentavat sopimukset: suunnittelu ja rakennuttaminen, rakentaminen, sammutusvesi sekä hulevesi. Nämä sopimukset tulevat selkeyttämään kaupunkien ja HSY:n välistä työn, vastuiden ja kustannusten jakoa. Yhdistämällä em. sopimukset ja parannettu investointien hallinta päästään tarkastuslautakunnan suosituksen mukaiseen tavoitteeseen. Päätös Yhtymäkokous 3 Hallituksen ehdotus Päätös Hallitus päätti hyväksyä ehdotuksen. Yhtymäkokous päättää merkitä tiedoksi hallituksen selvityksen tarkastuslautakunnan vuoden 2013 arviointikertomuksessa antamiin suosituksiin. Yhtymäkokous päätti hyväksyä ehdotuksen.