JHS 179 Kokonaisarkkitehtuurin suunnittelu ja kehittäminen Liite 9. Tiedonhallinta ja tietoarkkitehtuurityö

Transkriptio

1 JHS 179 Kokonaisarkkitehtuurin suunnittelu ja kehittäminen Liite 9. Tiedonhallinta ja tietoarkkitehtuurityö Versio: Luonnos palautekierrosta varten Julkaistu: Voimassaoloaika: toistaiseksi Sisällys 1 Johdanto Tiedonhallinnan osa-alueita ja prosesseja Tiedonhallintaa ohjaava lainsäädäntö ja periaatteet Tiedonhallinnan prosessit Tiedon hankinta ja tuottaminen Tiedon organisointi Tiedon säilyttäminen Tiedon jakaminen ja julkaiseminen Tiedon hyödyntäminen Tiedonhallinta ja tietoarkkitehtuurin suunnittelu Tunnista ja kartoita Selvitä tiedon tarpeet Kartoita tietovirrat Ryhmittele tietosisällöt Muodosta käsitemalli Määrittele tietovastuut ja -roolit Laadi tietoarkkitehtuurikuvaukset JHS 179 -suosituksen mukaisesti Noudata semanttisen yhteentoimivuuden menetelmää Käytä tietoarkkitehtuurin kuvauksia kaikessa tieto- ja ja tietojärjestelmien suunnittelussa Tiedonhallinta on osa tietojohtamista Tiedonhallinnan suunnittelu Esimerkkejä tietoarkkitehtuurityöstä Sosiaalihuollon valtakunnallinen tietoarkkitehtuurityö Tietoarkkitehtuurityö verohallinnossa Turun kaupungin tietoarkkitehtuurin kuvaus /24

2 1 Johdanto Tässä dokumentissa kuvataan yleisellä tasolla tiedonhallintaa julkisen hallinnon näkökulmasta ja miten se tulee ottaa huomioon tietoarkkitehtuurin suunnittelussa. Tietoarkkitehtuuri organisaation tietoja ja tietovarantoja koskevine kuvauksineen muodostaa organisaation tiedonhallinnan rakenteen ja perustan. Tiedonhallinta kattaa myös tietokäytännöt ja on osa tietojohtamista 1. Julkishallinnon toiminta perustuu tietoon ja on suurelta osin tietojen käsittelyä. Eri tietojärjestelmissä olevaa, julkisin varoin kerättyä tietoa tulee voida käyttää kustannustehokkaasti eri tarkoituksiin päätöksenteossa, palveluissa ja hallinnollisissa prosesseissa. Tällöin tiedosta muodostuu yhteiskäyttöistä pääomaa, jonka arvo ja vaikuttavuus kasvaa jaettaessa. Viranomaiset tarvitsevat toistensa tietoja. Päällekkäisten tietojen ylläpito ei ole suositeltavaa eikä kustannustehokasta. Julkisten tietojen tulee olla mahdollisimman laajasti yritysten, kansalaisten, tieteen, tutkimuksen ja oppimisen käytössä. Myös kansalaisen mahdollisuus omien tietojen hallintaan ja tietoihin liittyvä itsemääräämisoikeus on otettava huomioon. Näiden tavoitteiden toteutuminen edellyttää luotettavia, laadukkaita ja yhteentoimivia tietoja, sujuvia tietoprosesseja ja johdonmukaista, kokonaisuuden huomioon ottavaa tietojohtamista ja tehokasta tiedonhallintaa. Tiedonhallinnalla tarkoitetaan toimenpiteitä, menetelmiä ja käytäntöjä, jotka mahdollistavat tietojen löytämisen, käsittelyn ja hyödyntämisen tietojen elinkaaren ajan riippumatta niiden muodosta. Silloin kun tiedot eivät ole julkisia, on tietojen käsittelyssä huolehdittava tietosuojasta ja tietoturvallisuudesta. 2 Tiedonhallinnan osa-alueita ja prosesseja Julkisen hallinnon tehtävät ja tavoitteet perustuvat lainsäädäntöön. Myös tiedonhallintaa sääntelevät useat lait. Tietojohtamisen avulla kehitetään organisaatioiden tiedonhallinnan kokonaisuutta, prosesseja, osaalueita, menetelmiä ja käytäntöjä, jotta organisaatio voi hoitaa tehtävänsä ja palvelunsa mahdollisimman tehokkaasti. Tiedonhallinnan prosessien kautta muodostuu tietopohja kansalaisten, yritysten, päätöksenteon, hallinnon ja yhteiskunnan hyödynnettäväksi. Tietoa jaettaessa sen arvo kasvaa. Digitaalisessa ympäristössä tietoa jaetaan, yhdistellään ja hyödynnetään lähes kaikissa prosessin vaiheissa ja organisaation tietopääoma rakentuu kaiken aikaa. Hallinnon prosesseissa liikkuva tieto on monirakenteista: asiakirjatietoa, rekisteritietoa, julkaisuja, kuvia, esitysaineistoja, tutkimuksia jne. Hankituista ja tuotetuista tiedoista muodostetaan tiedonhallinnan prosessien kautta tietoa eri tarkoituksiin, strategista ja taktista tietoa johtamiseen, operatiivista tietoa palveluihin ja hallintoon. Seuraavassa kuvassa on jäsennetty tiedonhallinnan kokonaisuutta, osa-alueita ja prosesseja (ks. kuva 1). 1 Julkisessa hallinnossa ei juuri käytetä termiä tietojohtaminen, mutta tietojohtamisen elementtejä on löydettävissä: esimerkkeinä erilaisten tietoprosessien ja tiedonhallinnan osa-alueiden kehittäminen tai osaamisen kehittäminen. Tietojohtamisen jalkautumista julkiseen hallintoon on hidastanut sen monialaisuus: tietojohtaminen kuuluu niin henkilöstö-, tieto- kuin yleishallinnollekin. Tietojohtamisen osa-alue on myös tiedolla johtaminen eli tiedon hyödyntäminen johtamisen tukena, ks. esim. luvussa 7.3. esitelty Turun kaupungin tiedolla johtamisen malli. Tietojohtaminen pitää sisällään sekä tiedolla johtamisen että tiedonhallinnan. 2/24

3 Tiedonhallinnan osa-alueita ja prosesseja Tietojohtaminen, tiedon käsitteet Hallinnon tiedot Asiakirjatietoa, rekisteritietoa, toimintaympäristötietoa, monimuotoista, monirakenteista tietoa Tiedon muodostamisen prosessi Data informaatio tieto (tietämys) ymmärrys Tietopaäoman muodostus Tiedonhallinnan prosesseja Hankinta Haku Tuottaminen Organisointi Jalostaminen Säilytys Julkaiseminen Jakaminen Sosiaalinen tiedonmuodostus Tiedonhallinnan osa-alueita Asianhallinta Ydintietojen hallinta Avoimen tiedon hallinta Metatietojen hallinta Prosessin hallinta, tiedon ohjaus Palvelut henkilöille ja järjestelmille Tiedon hyödyntäminen Strategista, taktista, operatiivista tietoa Päätöksentekoon, palveluihin, hallintoon Kansalaisille, yrityksille, tutkijoille, laajasti yhteiskuntaan Yhteiset tekniset ja toiminnalliset tukipalvelut 1 Kuva 1. Tiedonhallinnan osa-alueita. Tiedonhallinnan osa-alueita ovat mm. seuraavissa kohdissa kuvatut alueet. Asianhallinta Asianhallinnalla tarkoitetaan organisaation toimintaprosesseihin sisältyvien ja niissä käsiteltävien asioiden ja asiakirjojen suunnitelmallista ja yhdenmukaista käsittelyä niiden koko elinkaaren ajan. Asianhallinnan avulla viranomainen toteuttaa asiankäsittelyn julkisuutta sekä muita julkisuusperiaatteen ja lainsäädännön asiankäsittelyä koskevia vaatimuksia. Asianhallinta koostuu asiankäsittelyyn liittyvistä vaiheista ja niissä tehtävien toimenpiteiden kokonaisuuden hallinnasta vireille tulosta asioiden valmisteluun, asian päättämiseen, julkaisemiseen ja määräaikaiseen tai pysyvään säilytykseen saakka. Asianhallinta tukee ja tehostaa viranomaisten asiankäsittelyprosesseja ja sen avulla voidaan todeta asian tila prosessin eri vaiheissa. Asiakirjatiedot dokumentoivat organisaation tehtäviä ja siten takaavat toiminnan jatkuvuuden ja jäljitettävyyden. Siksi niiden todistusvoima on kyettävä varmistamaan. Todistusvoimaisuuden varmistamiseksi asiakirjatietojen käsittelyyn ja hallintaan liittyy erityisvaatimuksia, jotka viranomaisympäristössä on määritelty lainsäädännössä. Näitä ovat tietojen laadun varmistaminen (alkuperäisyys, eheys, luotettavuus ja käytettävyys), julkisuuden ja salassapidon toteuttaminen, säilytys ja hävittäminen. Arkistolaitos on antanut määräyksen (AL 9815/ /2008) sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittelystä, hallinnasta ja säilyttämisestä (SÄHKE2-normi, ). Tiedonohjaus, sähköinen arkistonmuodostussuunnitelma eams, asioiden ja asiakirjatietojen käsittelyprosessi, metatietomallit ja siirtorakenteet ovat asianhallintaan liittyvien metatietojen hallinnan välineitä. Mitä enemmän julkisessa hallinnossa käytetään asioiden valmistelussa ryhmätyöskentelyn ja sosiaalisen median välineitä, sitä monimuotoisempaa aineistoa on pystyttävä hallitsemaan hyvän tiedonhallintatavan mukaisesti. Se, mikä ennen oli asiakirjaksi helposti tunnistettava paperinen dokumentti, voi olla eri tietojärjestelmien pohjalta muodostettu tietokooste, viranomaisen Power Point -esitys, sähköinen viesti, blogikirjoitus tai Twitterpäivitys. 3/24

4 Ydintietojen hallinta Ydintiedoksi (Master Data) luokitellaan tieto, jota käytetään useassa käyttökohteessa samanlaisena tai jota useampi prosessi tai toiminto tarvitsee. Ydintieto on pysyväisluonteista tietoa, joka kuvaa tietokokonaisuuksia, joista on tai joista tulisi olla yhtenäinen käsitys koko organisaatiossa tai yhteistyötä tekevien organisaatioiden kesken. Ydintieto on avaintietoa organisaation toiminnalle. Yleisesti organisaation ydintiedoksi on yrityksissä tunnistettu tuote-, henkilöstö-, materiaali- tai toimittajatieto. Ydintiedon hallinta (Master Data Management) on toiminto ja prosessi, joka hallinnoi, korjaa ja ylläpitää toiminnan edellyttämän ydintiedon. Tehtävänä on huolehtia riittävästä ydintiedon laadusta, jotta raportointi ja seuranta olisivat uskottavia ja yksikäsitteisiä. Julkishallinnossa on tarvetta ydintietojen hallintaan. Ydintietojen hallinnan kehittämistyötä on tehty organisaatiokohtaisesti sekä valtionhallinnossa että kuntasektorilla, mm. Tampereella ja Turussa, sosiaali- ja terveysministeriössä ja työ- ja elinkeinoministeriössä. Perusrekisterit ja perustietovarannot sisältävät yhteiskunnan perusyksikköjä, kuten väestöä, yrityksiä ja yhteisöjä, rakennuksia ja kiinteistöjä koskevia tietoja, jotka ovat yhteiskunnan toiminnan ja toimivuuden kannalta ydintietoja. Julkisen hallinnon tietohallinnon ohjausta koskevassa laissa (2011/634) mainitaan tietojärjestelmät, joiden tietoja viranomaisten tulee pyrkiä käyttämään. Näitä ovat väestötietojärjestelmä, yhdistysrekisteri, kaupparekisteri, säätiörekisteri, kiinteistötietojärjestelmä, yritys- ja yhteisötietojärjestelmä, sekä maastotietoja koskeva tietojärjestelmä. Selvitysten pohjalta näyttää siltä, että koko julkisen hallinnon organisaatioiden välisen ydintiedon hallinnan kohteiksi soveltuvat myös pysyvät, yhteiset tunnukset ja koodistot. Lisätietoja mm.: MDM-esiselvitys, MDM-viitearkkitehtuuri kuntien ydintiedon hallintaan, PerustA. Perustietovarantojen viitearkkitehtuuri 1.0, Avoimen tiedon hallinta Avoimella tiedolla tarkoitetaan tietoa, joka on julkisesti saatavilla maksutta, koneluettavassa muodossa ja avoimin käyttöehdoin. Avoin data on digitalisaation raaka-ainetta, josta voidaan tehdä uusia palvelusovelluksia ja visualisoida tietoa eri tarkoituksiin. Julkisen sektorin hallussa olevien tietojen uudelleenkäytöstä annetun ns. PSI (Public Sector Information) - direktiivin (Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi 2013/37/EU) pääperiaate on, että julkisia tietoja tulee voida käyttää uudelleen kaupallisiin ja muihin tarkoituksiin. Tietojen tulee olla saatavilla, ja jos mahdollista, yhdessä niitä koskevien metatietojen kanssa. Avoimen tiedon hallintaa kuuluu avoimen tiedon tuotannon tai datan avaamisen prosessi, johon sisältyvät käyttäjien tarpeiden ja avattavien tietovarantojen kartoittamisen, arvioinnin, valmistelun (laatu, metatiedot ym.), seurannan ja kehittämisen vaiheet (ks. Avoimen datan opas, Prosessiin sisältyy avaamisen hyötyjen ja riskien analysointi. Kun kartoitetaan, mitä tietovarantoja viranomaisella on hallussaan, mitä tietoja ne sisältävät, mitkä tiedoista ovat julkisia, mihin liittyy käyttörajoituksia, mitkä ovat jo avattuja, avattavissa olevia tai salassa pidettäviä, 4/24

5 voidaan hyödyntää tietoarkkitehtuurityössä tehtyjä tietovarantojen kuvauksia. Metatiedot tietoaineistoista julkaistaan kansallisissa ja kansainvälisissä katalogeissa ja dataportaaleissa. Julkisen hallinnon suositus JHS 189 Avoimen tietoaineiston käyttölupa suosittelee käytettäväksi Creative Commons Nimeä 4.0 -käyttölupaa avointen tietoaineistojen käyttölupana. Metatietojen hallinta Metatiedon avulla voidaan kuvailla laajuudeltaan erikokoisia kohteita, niiden sisältöä, hallinnollisia ja teknisiä ominaisuuksia ja rakennetta yksittäisistä sisältöyksiköistä kokonaisiin tietovarantoihin. Metatietoa käytetään muun muassa todisteena tehdyistä toimenpiteistä, tiedon haussa, tallentamisessa, yhdistämisessä, sähköisten aineistojen pitkäaikaissäilytyksen tukena sekä työnkulun ohjauksessa. Metatiedon käyttäjiä voivat olla sekä ihmiset että koneet. Järjestelmiin tallennetun metatiedon pohjana ovat metatietomääritykset (metatietoformaatit tai metatietoskeemat), joiden tulisi perustua kansainvälisiin ja kansallisiin standardeihin ja suosituksiin. Metatietojen hallinnalla tarkoitetaan suunnitelmallista ja yhdenmukaista metatietomääritysten sekä sanastojen, ontologioiden, luokitusten koodistojen ja tunnusten käyttöä tietojärjestelmissä ja tietojen ja tietovarantojen sisältöjen kuvailua metatietojen avulla. Laadukkaat metatiedot ovat edellytys julkisen hallinnon tietojen semanttiselle yhteentoimivuudelle ja tehokkaalle hyödyntämiselle. Laki julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta ( /634) edellyttää julkisen hallinnon yhteisiä kuvauksia ja määrityksiä yhteentoimivuuden toteuttamiseksi. Tietojen monirakenteisuus ilmenee siinä, että erityyppisillä tietoyksiköillä ja -varannoilla on omia metatietomäärityksiä. Esimerkkejä ovat yleiskäyttöinen Dublin Core ( avointen tietoaineistojen kuvailussa ja dataportaaleissa käytettävä DCAT (Data Catalog Vocabulary) ja kirjastojen MARC 21( Prosessin hallinta ja tiedonohjaus Tiedonohjauksen avulla on mahdollista ohjata ja automatisoida metatietojen määräytymistä ja asiakirjatietojen käsittelyä ja hallintaa tietojärjestelmässä. Tiedonohjaus pohjautuu sähköiseen tiedonohjaussuunnitelmaan (TOS), jossa kuvataan organisaation tehtävät, tehtävien käsittelyvaiheet ja asiakirjatyypit, sekä niiden oletusmetatiedot ja säilytysajat. Tiedonohjaussuunnitelmat ovat tietojärjestelmien taustalle laadittavia metatietomäärityksiä.valmiit oletusmetatiedot ja määritellyt prosessinkulut parantavat tietojärjestelmien käytettävyyttä. Tiedonohjaussuunnitelmia laaditaan ja päivitetään erityisesti, kun siirrytään sähköisiin käsittelyprosesseihin, kun tietojärjestelmiin halutaan toteuttaa asiakirjatietojen hallinnan automaattinen ohjaus ja kun organisaatio haluaa tietojärjestelmiensä täyttävän asiakirjatiedon laatuvaatimukset (SFS-ISO 15489/1). Tiedonohjaussuunnitelman rakennetta koskevassa suosituksessa (JHS 191 Tiedonohjaussuunnitelman rakenne) määritellään julkisessa hallinnossa laadittavien tiedonohjaussuunnitelmien rakenne. Tavoitteena on yhdenmukaistaa julkisessa hallinnossa laadittavia tiedonohjaussuunnitelmia, niissä käytettäviä metatietoja sekä niiden arvojoukkoja. Suosituksessa määriteltävä tiedonohjaussuunnitelman rakenne ja sen pakolliset metatiedot täyttävät arkistolaitoksen SÄHKE2-normin vaatimukset. Palvelut henkilöille ja järjestelmille Ihmisten kannalta ensisijaisia ovat asioinnissa tai työssä tarvittavat palvelut: tietojärjestelmät, rekisterit, asiointi- ja hakupalvelut. Mitä paremmiksi käytettävyydeltään nämä järjestelmät ja palvelut esimerkiksi palvelumuotoilun kautta saadaan, sitä helpommin ihmiset pystyvät itsenäisesti käyttämään järjestelmiä ja 5/24

6 hoitamaan asioita niiden avulla. Tietopalvelut ja tietotuotteet ovat tällöin sulautettuina digitaalisiin palveluihin ja niiden ominaisuuksiin. Henkilöille suunnattuja tietopalveluja tarvitaan tällöin lähinnä neuvontaan, koulutukseen ja vaativien tietokoosteiden tuottamiseen. Tiedonhallinnan ja palvelujen kehittämisen tukena on julkishallinnon yhteisiä, toimiala- ja organisaatiokohtaisia palveluja, kuten portaaleja ja metatietopalveluja. Sanastot ja ontologiat ovat tarjolla yleiseen käyttöön kansallisessa Finto-ontologiapalvelussa, TSK Sanastokeskus ry:n termipankissa sekä valtioneuvoston termipankki Valterissa ja Tieteen termipankissa. Avoimen tiedon ja yhteentoimivuuden palvelu Avoindata.fi tarjoaa avointen tietoaineistojen lisäksi yhteentoimivuuden kuvauksia ja ohjeita. Yhteiset tekniset ja toiminnalliset tukipalvelut Tiedonhallinnan prosesseja tukevat julkisen hallinnon ja eri toimialojen yhteiset tekniset ja toiminnalliset tukipalvelut. Tiedonhallinnan näkökulmasta tavoitteena on, että tiedot ja niiden metatiedot ovat teknisten ratkaisujen ja organisaatiorakenteiden muuttuessa siirrettävissä järjestelmästä toiseen ja käytettävissä erilaisten käyttöliittymien kautta erilaisissa sovelluksissa. 3 Tiedonhallintaa ohjaava lainsäädäntö ja periaatteet Viranomaisella on lainsäädäntöön perustuva toimivalta ja vastuu tehtävien hoitamiseen omalla toimialallaan. Tietojen käsittelyssä on otettava huomioon tiedon elinkaari ja useita siihen liittyviä lakeja, kuten esimerkiksi henkilötietolaki ja julkisuuslaki. Julkisuuslaissa on säädetty viranomaisten velvollisuus noudattaa toiminnassaan hyvää tiedonhallintatapaa. Siihen kuuluvat huolehtiminen asiakirjojen ja tietojärjestelmien sekä niihin sisältyvien tietojen saatavuudesta, ajantasaisuudesta, käytettävyydestä, tietoturvallisuudesta ja eheydestä, harmonisoinnista ja muista tietojen laatuun vaikuttavista tekijöistä. Keskeisiä tiedonhallintaa koko tiedon elinkaaren sääteleviä lakeja ja ohjeistuksia ovat: henkilötietolaki /523 - keväällä 2016 voimaan tulevasta tietosuoja-asetuksesta seuraa henkilötietolain uudelleenarviointi tekijänoikeuslaki /404 hallintolaki /434 laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta /621 laki julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta /634 laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa /13 arkistolaki /831 tietoyhteiskuntakaari /917 laki kansainvälisistä tietoturvallisuusvelvoitteista /588 valtioneuvoston asetus tietoturvallisuudesta valtionhallinnossa /681 laki tietoturvallisuuden arviointilaitoksista /1405 valmiuslaki 29.12/2011/1552 erityislainsäädäntö arkistolaitoksen määräykset (mm. SÄHKE2) - Tietosuojavaltuutetun sivut - JHS-suositukset - VAHTI-ohjeet - Avoimen datan opas: - Tietokortit tiedon avaamisesta 6/24

7 - Julkisessa hallinnossa tiedonhallintaa ohjaavia tavoitteita ja periaatteita ovat mm.: julkisten tietojen saatavuus ja uudelleen käytön mahdollistaminen - edellyttää kattavaa ja standardinmukaista metatietojen käyttöä ja metatietojen yhteentoimivuutta - edellyttää keskeisten tietojen ja ja käsitteiden tunnistamista - lisäksi tarvitaan tietojen säilyttämiseen ja hävittämiseen liittyvää ohjeistusta ja säilytysaikojen tunnistamista ja määrittelyä. tietojen käytettävyys, käyttäjänäkökulman huomioon ottaminen, esteettömyys ja saavutettavuus - edellyttää palveluiden ja tuotteiden helppoa lähestyttävyyttä - W3C-ohjeet, SADE-ohjelman esteettömyysohjeet ja toimintamalli - suuressa määrin ihmisoikeus- ja yhdenvertaisuuskysymys. tietosuoja - liittyy henkilötietojen suojaamiseen ja yksityisyyden suojaan - koskee ihmisen oikeutta saada tietoa itseä koskevista tiedoista rekisterinpitäjältä - keväällä 2016 voimaan tuleva tietosuoja-asetus - ks. suosituksen luku 9 Tietoturvallisuus. tietojen eheyden, luotettavuuden ja laadun varmistaminen ja ylläpito koko tiedon elinkaaren ajan - edellyttää tietovastuullisen määrittämistä, kattavaa tietojohtamista, muutosten hallintaa ja jäljitettävyyttä, suunnitelmallista arkistointia (määräaikainen ja pysyvä säilytys, hallittu hävittäminen) - tietojen eheys liittyy myös tietoturvallisuuteen (ks. suosituksen luku 9 Tietoturvallisuus). tietoturvallisuus - edellyttää riittävää varautumista ja jatkuvuutta - edellyttää hallittua menetelmää, jolla voidaan turvata, että tiedot ovat käytettävissä tarvittaessa eikä yksityisyydensuojaa loukata. - teknisten edellytysten lisäksi edellyttää kattavia tietoturvan huomioivia toimintatapoja koko organisaatiossa - suositustekstissä luku 9 käsittelee tietoturvallisuutta ja sen hallintaa KA-työssä. yhteentoimivuus - tiedon hallinnan menetelmillä voidaan tukea tietosisältöjen yhteentoimivuutta ja sitä kautta myös tietojen yhteismitallisuutta ja vertailtavuutta. - yhteentoimivuusmenenetelmää noudattamalla (Ks. suosituksen liite 8 Semanttisen yhteentoimivuuden viitekehys) mahdollistetaan tietojen siirtäminen organisaatioiden ja järjestelmien välillä niin, ettei tiedon merkitys muutu. 4 Tiedonhallinnan prosessit Tiedonhallinnan prosesseja voidaan jäsentää eri tavoin. Tässä kuvattuja tiedonhallinnan prosesseja ovat tiedon hankinta ja tuottaminen, organisointi, säilyttäminen (ml. tarpeettoman tiedon hävittäminen), tiedon jakaminen ja julkaiseminen sekä hyödyntäminen. Nämä prosessit voivat kukin sisältää erilaisia alaprosesseja. 4.1 Tiedon hankinta ja tuottaminen Julkisen hallinnon organisaatiot keräävät, tuottavat ja ylläpitävät monimuotoista ja monirakenteista tietoa. Tietoja kertyy ja tuotetaan osana hallinnollisia prosesseja, joita ovat erilaiset hakemus-, lupa-, valmistelu- ja päätöksentekoprosessit. Tiedon tuottamiseen kuuluu tietojen luominen, hankinta, haku ja keräämimen, kokoaminen ja ylläpito. Tuottamisprosessin alkuvaiheessa on sovittava menettelytavoista, joissa suunnitellaan tiedon kokoaminen ja ylläpito. Tähän sisältyy päätös siitä, miten tiedon kokoaminen ja ylläpito 7/24

8 organisoidaan eri toimijoiden kesken. Myös tiedon ajantasaisuuden ja laatutason varmistaminen tulee sopia ja vastuuttaa. 4.2 Tiedon organisointi Tiedon organisointi mahdollistaa sen hyödyntämisen eri tarkoituksiin. Organisointiin sisältyy tietojen ja tietoaineistojen nimeäminen, jäsentäminen, luokittelu ja kuvailu sekä käyttöoikeuksien määrittely. Tietoyksiköt ja tietoaineistot nimetään ja niiden sisältö määritellään ja kuvataan. Kuvauksesta tulee käydä ilmi mitä tietoa aineisto sisältää, mikä on sen kattavuus ja laatu (alkuperäisyys, eheys, luotettavuus ja käytettävyys, ajantasaisuus). Tietoaineistot kuvataan metatietojen avulla standardeihin perustuvalla tavalla. Tiedon käyttöoikeudet tulee määritellä. Tieto voi olla julkista tai käyttöoikeuksiltaan rajattua. Tarvittavat käyttöoikeudet määritellään ja dokumentoidaan. Käyttöoikeuteen liittyy myös päätös tiedon käyttämisen maksullisuudesta ja tarvittavista sopimuksista.niissä tapauksissa, joissa tieto on kaikille avointa, suositellaan julkisessa hallinnossa käytettäväksi Creative Commons Nimeä 4.0 -käyttölupaa (JHS 189) Tieto tulisi tarjota muiden prosessien saataville mahdollisimman vähin rajoituksin. Prosessin tuottaman tiedon saatavuutta voi kuitenkin rajoittaa yksityisyyden suoja tms. syyt. Tietoja muokataan ja jalostetaan käyttäjien tarpeisiin yhdistelemällä, analysoimalla ja visualisoimalla tietoja. Tämä edellyttää tietojen yhteentoimivuutta: yhteisiä sanastoja, käsitteitä, metatietomäärityksiä, koodistoja/luokituksia ja tunnuksia ja näiden käyttöä. Tiedon käyttökelpoisuus perustuu sen laatuun. Luotettavuuden varmistamiseksi myös jalostetun tiedon alkuperä ja historia tulee pystyä jäljittämään metatiedoista. Keskeisten käsitteiden määrittely ja harmonisointi julkishallinnon yhteisten sanastojen avulla on olennainen osa tiedon hallintaa. 4.3 Tiedon säilyttäminen Tiedon elinkaari alkaa tiedon laatimisesta tai vastaanottamisesta ja päättyy eri käsittelyvaiheiden jälkeen joko tiedon hävittämiseen sille vahvistetun säilytysajan umpeuduttua tai tiedon pysyvään säilyttämiseen. Sähköisessä muodossa säilytettäviltä asiakirjatiedoilta edellytetään, että niillä tulee olla riittävät metatiedot alkuperäisyyden, eheyden ja käytettävyyden varmistamiseksi ja että asiakirjaformaatit ovat säilytyskelpoisia. 4.4 Tiedon jakaminen ja julkaiseminen Hallinnon avoimuutta ja läpinäkyvyttä koskevat odotukset edellyttävät, että julkisten tietojen jakaminen ja julkaiseminen otetaan huomioon tiedon elinkaaren eri vaiheissa niiden mukaisella tavalla. Tietojen hyvä kuvailu ja standardinmukaiset metatiedot helpottavat tietojen julkaisemista ja jakelua eri kanaviin ja järjestelmiin. Tietoprosesseihin on tullut uusia piirteitä ja tekniikoita, jotka lisäävät tiedon tuottamisen ja jakamisen mahdollisuuksia. Julkaisemisen tavat ja kanavat ovat monipuolistuneet ja hajautuneet. Mielipide- ja näkemystietoa muodostetaan erilaisissa ryhmätyötiloissa ja sosiaalisessa mediassa. Sosiaalisen tiedonmuodostuksen mahdollisuudet ovat laajentuneet. Julkishallinnon tietojen laadusta ja luotettavuudesta huolehtiminen on entistä entistä tärkeämpää ja sen pitäisi perustua kertaalleen tallennettuun ja jatkuvasti ylläpidettävään tietoon. Digitalisaatio on muuttanut tiedon tuotannon ja käytön tapoja, mikä on otettava huomioon hallinnon tietoympäristön kehittämisessä. 4.5 Tiedon hyödyntäminen Tiedonhallinnan menetelmillä luodaan edellytyksiä tietojen saatavuudelle, löydettävyydelle ja käytettävyydelle tiedon elinkaaren eri vaiheissa. Suunnitelmallinen ja standardien mukainen metatietojen ja 8/24

9 yhteentoimivuuden menetelmien käyttö mahdollistaa paremman tietojen löydettävyyden hakukoneiden kautta ja tietojen siirtämisen järjestelmien ja organisaatioiden välillä. Tiedonhallinta luo tietoinfrastruktuuria ja tietopohjaa hallinnon, päätöksenteon, kansalaisten, yritysten, tutkijoiden ja laajasti koko yhteiskunnan käyttöön. Tiedonhallinnan prosessien kautta voidaan monirakenteisista tietoaineistoista muodostaa ja koostaa strategista ja taktista suunnittelua, valmistelua ja päätöksentekoa tukevaa tietoa sekä operatiivista käyttötietoa, jota julkishallinnon palvelut käyttävät. 5 Tiedonhallinta ja tietoarkkitehtuurin suunnittelu Tietoarkkitehtuurin nykytilan kuvauksessa ja tavoitetilan suunnittelussa edetään, kuten suosituksessa on kuvattu luvussa 6 Kokonaisarkkitehtuurimenetelmä. Yleisen suunnitteluprosessin täydentämiseksi tässä luvussa on kuvattu erityisesti tietoarkkitehtuurin kuvaukseen liittyviä elementtejä. Luvussa pyritään myös tarkentamaan kuinka tiedonhallinta tulee huomioida osana tietoarkkitehtuurin suunnittelua. 5.1 Tunnista ja kartoita Ennen kuin aloitat organisaation tai kehitettävän kohteen tietoarkkitehtuurin suunnittelun ja kuvauksen, ota selvää, mikä tieto on organisaatiollesi tai kehittämisen kohteena olevalle toiminnalle tärkeää. Muodosta käsitys siitä, mitä tietoja kehitettävässä kohteessa tarvitaan ja käsitellään. Määrittele mistä puhutaan, kun puhutaan tiedosta. Hyödynnä organisaatiosi ja sidosryhmien toiminta- ja tietoasiantuntemusta kokoamalla riittävän monipuolinen ryhmä työstämään tiedon tarpeita. Ota huomioon asiakas- ja käyttäjänäkökulma. Hyödynnä organisaatiosi tiedonohjaus-, tiedonhallinta- tai arkistonmuodostussuunnitelmaa. Mieti, mitä muita organisaation aineistoja voit käyttää. Esimerkiksi organisaation intranet ja www-sivut voivat olla hyödyksi kokonaiskuvaa muodostettaessa. Selvitä, missä muissa yhteyksissä esimerkiksi organisaation tietovarantoja on kartoitettu. Kuva 2. Julkisen hallinnon tietovarantoja (Julkisen hallinnon tietoarkkitehtuuri 1.0). 9/24

10 Kun tunnistat organisaatiosi tietovarantoja, kannattaa aluksi tutustua oheiseen keskeisiä julkisen hallinnon tietovarantoja jäsentävään kuvaan. Selvitä sisältyykö jokin organisaatiosi tietovaranto olemassa oleviin tietovarantoihin vai löytyykö jokin kokonaan uusi tietovaranto, jota vielä ei ole tunnistettu. Kun tunnistat ja kartoitat organisaatiosi tietovarannot, ota riittävän laajasti huomioon tiedon eri lajit ja tietojen monimuotoisuus (esimerkiksi asiakirjatieto, rekisteritieto, toiminta- ja toimintaympäristötieto jne.). Tietovarantojen riittävä kuvailu on edellytys niiden hyödyntämiselle. Esimerkiksi Kansalliseen palveluväylään liittyvät tietovarannot kuvaillaan metatietoja käyttäen palveluväylän liityntäkatalogiin. Julkisen hallinnon avoimet tietoaineistot kuvaillaan avoimen tiedon ja yhteentoimivuuden palveluun Avoindata.fi:hin. 5.2 Selvitä tiedon tarpeet Julkishallinnon organisaatioiden tiedon tarpeet ovat erilaisia riippuen niiden tehtävistä ja prosessista, jota tarkastellaan. Selvitä toiminta-arkkitehtuurin pohjalta, mitä tietoja keskeisissä prosesseissa ja palveluissa tarvitaan, tuotetaan ja siirrellään. Esimerkiksi politiikkatoimien arvioinnissa, verotuksessa, asioinnissa ja tutkimuslaitoksessa käytetään sisällöltään ja muodoltaan erilaisia ja erityyppisiä tietoja. 5.3 Kartoita tietovirrat Kartoita organisaatiosi tietovirrat, erityisesti mitä tietoa organisaatio kerää tai saa ulkopuolelta, mitä tietoa organisaatio tuottaa itse ja mitä tietoa organisaatio jakaa eteenpäin joko määrätyille sidosryhmille tai avoimesti saataville. Kartoita mitä yhteentoimivuuden vaatimuksia eri tietovirtoihin liittyy. Kartoita myös mihin prosesseihin liittyy tiedon manuaalista tarkastamista tai tuottamista ja mitkä osat tiedonhallinnan prosesseista voisi automatisoida. 5.4 Ryhmittele tietosisällöt Organisaation tietoja voi ryhmitellä sisältöjen perusteella päätietoryhmiin ja tietoryhmiin. Käyttötarkoituksen perusteella tietoja voi ryhmitellä strategiseen, taktiseen tai operatiiviseen tietoon. Mieti, mitkä tiedot ovat organisaatiosi ydintietoa. Yleensä ydintieto liittyy organisaatiotietoon, yhteystietoihin, toimijatietoihin jne. Sisällön perusteella tiedot voivat olla esim. henkilötietoa, palvelu- tai tuotetietoa, asiakirjatietoa tai toimintaympäristötietoa. Olennainen ryhmittelyperuste tietojen käsittelyn kannalta on tietojen julkisuus ja suojaustaso. Ryhmittelyt auttavat jäsentämään organisaation tietoja ja helpottavat tietojen käsittelyä eri tarkoituksiin. 5.5 Muodosta käsitemalli Paras keino saada käsitys organisaation tiedoista on muodostaa organisaation käsitteistö ja toimintaa kuvaava yhteinen käsitemalli, jota voi käyttää moneen tarkoitukseen. Sen avulla saa ns. helikopterinäkymän organisaatiosta ja sen toiminnasta. Käsitemallin laadintaa ja merkitystä on käsitelty sekä itse suosituksessa että Yhteentoimivuusmenetelmää koskevassa liitteessä 8 Semanttisen yhteentoimivuuden viitekehys. Käsitemallin avulla voidaan kehittää tietopohjaa päätöksenteon tueksi seuraavan kuvan mukaisesti. 10/24

11 Kuva 3. Tiedonhallinnan kiertokulku ja päätöksenteon tietopohja. 5.6 Määrittele tietovastuut ja -roolit Organisaation tietojen saatavuuden, käytettävyyden, laadun ja ylläpidon varmistamiseksi organisaation tiedot, tietoaineistot ja tietovarannot tulee jakaa tarkoituksenmukaisiksi kokonaisuuksiksi, joille määritellään nimetty tietovastuullinen. Tämä vastaa tietovarannon tietosisällöstä, kehittämisestä, palveluiden tuottamisesta, käyttöehdoista ja niiden saatavuudesta. Tietovastuu on rooli, joka voidaan määritellä organisaatio-, prosessi- ja/tai tehtävätasolla ja se voi vaihdella esimerkiksi prosessista riippuen. Täsmennä tietovastuut organisaation toiminnallisten prosessien pohjalta. Tällöin toiminnallisen prosessin omistajalle voi kuulua luontevasti ohjausvastuu ja esimerkiksi resurssien ohjaus tietosisältöjen laadun parantamiseen. Tarkastele vastuita myös tietoprosessien näkökulmasta. Esimerkiksi Perustietovarantojen viitearkkitehtuurissa on tunnistettu seuraavat tietovarantoihin liittyvät roolit: tietovastuullinen tiedon tuottaja tiedon jatkojalostaja tiedon hyödyntäjä rekisteröity ja omien tietojensa ylläpitäjä. Perustietovarantojen viitearkkitehtuuri v.1.0 (PerustA, Tietovastuut voidaan jakaa kolmeen tyyppiin, joita ovat ohjausvastuu, sisältövastuu ja operatiivinen vastuu (ks. kuva 4 Tietovastuiden kolmijako). 11/24

12 Kuva 4. Tietovastuiden kolmijako Ohjausvastuu Ohjausvastuu on hallinnollista vastuuta tietoprosessista tietojen hankinnasta ja harmonisoinnista niiden säilyttämiseen ja hävittämiseen asti. Ohjausvastuuseen kuuluu myös tietoprosessin käytön valvonta ja seurantaa sekä asianmukaisen ohjeistuksen ja neuvonnan järjestäminen Ohjausvastuu voi olla luonteeltaan: normiohjausta. resurssiohjausta. informaatio-ohjausta (jota voidaan delegoida edelleen sisältövastuullisille). rakenteellista ohjausta. Normiohjaus on lailla, asetuksilla ja alemman tasoisilla säädöksillä toteutettua ohjausta, joka velvoittaa ohjauksen kohdetta toimimaan tietyllä tavalla. Resurssiohjauksessa talousarvioilla ja vastaavilla päätöksillä kohdennetaan voimavaroja eri tarkoituksiin. Informaatio-ohjaus on ohjaustoimintaa, jossa tiedon avulla pyritään vaikuttamaan ohjattavan tahon toimintaan. Rakenteellisessa ohjauksessa organisaatioiden fyysisiä ja tietorakenteita kehitetään toiminnan tarpeiden mukaisesti. Ohjausvastuuseen kuuluu tilata (tilaajarooli) operatiiviselta vastuutaholta tarpeellinen infrastruktuuri ja valvoa sen sopimusten mukaista toimintaa. Ohjausvastuuseen kuuluu lisäksi valtuuttaa ja vastuuttaa sisällön kokonaisuudesta tai koordinoinnista vastaava taho ja mahdollistaa riittävät resurssit vastuun mukaisten tehtävien suorittamiseen Sisältövastuu Sisältövastuulla tarkoitetaan vastuuta tietosisällöistä, kuten tietosisältöjen tuottamisesta, kehittämisestä ja jatkuvasta ylläpidosta tai näiden koordinoinnista sekä standardien, suositusten ja ohjeistusten noudattamisesta. Sisältövastuuseen kuuluu vastuu: sisällön koordinaatiosta ja sisällöllisen kokonaisuuden hallinnasta. metatiedoista ja niissä käytettävistä metatietomäärityksistä ja niiden yhteentoimivuudesta kansallisesti, EU-tasolla ja kansainvälisesti. vastuualueeseen tai prosessiin kuuluvista tiedoista. käytetyistä käsitteistä ja niiden yhteentoimivuudesta tarvittavien järjestelmien kanssa 12/24

13 suojaustasojen ja käyttöoikeuksien määrittelystä Operatiivinen vastuu Operatiivinen vastuu käsittää vastuun infrastruktuurin tarjoamisesta tarvittaville palveluille sekä teknisen palvelun kehittämisestä ja ylläpidosta. Operatiivinen vastuu rajoittuu teknisen palvelun tai ratkaisun ja niiden toteuttamiseen käytettyjen välineiden ja työkalujen kehittämiseen ja ylläpitoon. Operatiivinen vastuutaho saa ohjausvastuulliselta tilauksen kehittää ja ylläpitää teknistä palvelua. Sisältövastuullinen tuottaa palveluun sisältöä tai koordinoi hajautettua sisällön tuotantoa. 5.7 Laadi tietoarkkitehtuurikuvaukset JHS 179 -suosituksen mukaisesti Kun sinulla on ymmärrys organisaatiosi tai muun kohteesi toiminnasta ja siinä käsiteltävistä tiedoista, voit aloittaa varsinaisen tietoarkkitehtuurin kuvaamisen JHS 179 -kokonaisarkkitehtuurimenetelmän mukaisesti. Toimi suosituksen mukaisesti ja hyödynnä tietoarkkitehtuurin suunnitteluun annettuja ohjeistuksia ja kuvauspohjia (ks. mm. suosituksen luku 7.3 Tietoarkkitehtuurin kuvaus, liite 10 Integraation ja rajapintojen kuvaus) 5.8 Noudata semanttisen yhteentoimivuuden menetelmää Noudata liitteessä 8 Semanttisen yhteentoimivuuden viitekehys kuvattua menetelmää semanttisen yhteentoimivuuden mahdollistamiseksi. Erityisesti huomioi menetelmän käyttäminen, kun suunnitellaan tiedonsiirtoa ja hyödyntämistä useamman eri organisaation tai tietojärjestelmäkokonaisuuden välillä. Huomioi myös liite 10 Integraation ja rajapintojen kuvaus. 5.9 Käytä tietoarkkitehtuurin kuvauksia kaikessa tieto- ja ja tietojärjestelmien suunnittelussa Hyödynnä tehtyjä tietoarkkitehtuurikuvauksia kaikissa tiedonhallinnan ja tietojärjestelmien kehityshankkeissa. Koosta uudet kuvaukset JHS 179-menetelmän mukaisesti. 6 Tiedonhallinta on osa tietojohtamista Kaikki tehokas toiminta, ei vain tietotyö, edellyttää tietoa, osaamista ja johtamista. Tietojohtaminen painottaa tiedon ja osaamisen roolia organisaatioiden toiminnassa. Suorituskyky syntyy siitä, että organisaatiolla on hallussaan ja sillä on kyky hankkia toiminnan kannalta olennaista tietoa ja, että tietoa osataan käyttää, kehittää ja luoda siitä uutta tietoa ja palveluja. Tietojohtamisella kehitetään järjestelmällisesti organisaation tietoprosesseja ja lisätään tietoresursseja. Tietojohtaminen tukee organisaation ydintoimintaa. Tietojohtamisen käsityksen mukaan tieto muodostuu toiminnan kautta ja rakentuu ihmisten välisessä vuorovaikutuksessa. Kohteena eivät ole vain eksplisiittistä, ilmaistua tietoa sisältävät tietojärjestelmät, vaan lisäksi etenkin implisiittinen, hiljainen tieto, joka voi olla luonteeltaan inhimillistä, toiminnallista ja sosiaalista. Tietojohtaminen koostuu tietoprosesseista (tiedon tuottaminen, organisointi, säilyttäminen, käyttäminen, jakaminen), tietojohtamisen käytännöistä (tiedon strateginen johtaminen, tietotyön mittarit ja arviointikäytännöt, tieto- ja viestintäteknologia jne.) ja organisaation suorituskyvystä (innovatiivisuus, kilpailukyky, taloudellinen tulos). Tiedonhallintaa voidaan pitää osana tietojohtamista. 13/24

14 Kokonaisarkkitehtuuri ja sen osa-alueena tietoarkkitehtuuri tukee tietojohtamista, sillä sen avulla kuvataan ja kehitetään tietojohtamisen keskeisiä alueita, tietovarantoja ja -prosesseja ja voidaan havaita myös niiden puutteita. Hyvällä tiedonhallinnalla on paljon hyötyjä ja ne ulottuvat usealle eri taholle. Tiedon helppo saatavuus ja viranomaisten sujuva tiedonvaihto on julkisen hallinnon tehtävien hoitamisen, laadukkaiden palvelujen ja perusteltujen päätösten edellytys. Tätä varten tarvitaan jatkuvasti ylläpidettävä toiminta- ja käyttäjälähtöisesti suunniteltuun tietoarkkitehtuuriin perustuva tietopohja. Se mahdollistaa myös toiminnan ja sen tulosten jatkuvan seurannan ja muutostarpeiden tunnistamisen. 6.1 Tiedonhallinnan suunnittelu Tiedonhallintaan liittyvää suunnittelua ja raportointia tehdään organisaatioissa eri yhteyksissä. Suurin hyöty koituu johtamiselle ja tiedonhallinnan kehittämiselle, kun hyödynnetään suunnittelutyökaluja hallitusti keskenään. Tämä merkitsee sitä, että tietoarkkitehtuurikuvauksissa otetaan tietosisällöt huomioon tarpeeksi kattavasti ml. asiakirjatiedon näkökulma, tiedonohjaussuunnitelma ja tarvittavat metatietomääritykset ja käsittelysäännöt. Hyvin laaditut tietoarkkitehtuurikuvaukset tuottavat puolestaan tietoa tietotilinpäätökselle, joka on paitsi osa rekisterinpitäjän velvollisuuksia, myös johdon monipuolinen työkalu. Tietotilinpäätöksestä ja sen laadinnasta on ohjeistusta Tietosuojavaltuutetun oppaassa Laadi tietotilinpäätös ( pznvch/laadi_tietotilinpaatos.pdf). Tiedonhallinnan suunnittelu Tietoarkkitehtuurikuvaukset -Tietoryhmät -Loogiset tietovarannot -Tietovirrat -Tiedot prosessit - Tiedot - järjestelmät Tietotilinpäätös tieto -Tietojen laatu ja käytettävyys - Menettelytavat ja periaatteet -tietojen käsittelyssä - Tietojen suojaus - Tietojen käytön valvonta - Kehittämistarpeet ja toimenpiteet Asiakirjatiedon näkökulma -Luokitus -Julkisuus ja salassapito - Rekisteröinti - Säilytysaika - Suojaustasot Tiedonohjaus ja metatietomääritykset -Tiedonohjaussuunnitelma -Sanastot, ontologiat - Koodistot, luokitukset - Muut käsittelsäännöt Kuva 5. Tiedonhallinnan suunnittelu. Tiedonhallinta säästää aikaa ja on siten tuottavuustekijä. Kun tietoa ylläpidetään vain kertaalleen, sen ylläpitokustannukset alenevat ja tietoa voidaan käyttää moneen tarkoitukseen. Jos viranomaisten tiedonhallinta on kunnossa, voidaan rakentaa veroehdotuksen kaltaisia digitaalisia palveluja ja prosesseja, joissa hallinnollinen taakka on mahdollisimman kevyt kansalaisille, yrityksille ja hallinnolle. 7 Esimerkkejä tietoarkkitehtuurityöstä Seuraavissa luvuissa on kuvattu esimerkkejä tietoarkkitehtuurityöstä kolmessa erityyppisessä julkisen 14/24

15 hallinnon toimintaympäristössä: sosiaalihuollon valtakunnallisessa tietoarkkitehtuurityössä, valtion virastossa ja kunnassa. 7.1 Sosiaalihuollon valtakunnallinen tietoarkkitehtuurityö Kohdealue Sosiaalihuolto on julkiseen hallintoon kuuluva toimiala, jonka tehtävänä on turvata kansalaisille riittävät sosiaalipalvelut ja muut hyvinvointia edistävät toimenpiteet.sosiaalihuollon järjestäminen on vahvasti lainsäädännössä säädeltyä toimintaa. Järjestämisvastuu on perinteisesti kuulunut Suomessa kuntien tehtäviin, mutta sosiaali- ja terveydenhuollon palvelurakenteen uudistamisen myötä se siirtyy maakuntien tehtäväksi. Miten kokonaisarkkitehtuuri, tiedon hallinta ja johtaminen huomioidaan kohdealueen toiminnassa? Sosiaalihuollon tietoarkkitehtuuri on osa sosiaali- ja terveydenhuollon kansallista kokonaisarkkitehtuuria 2. Sitä on noudatettava organisaatioissa, joissa järjestetään tai tuotetaan julkisia sosiaalipalveluja. Tietoarkkitehtuurin noudattaminen tarkoittaa, että organisaatioiden asiakastietojen käsittely noudattaa sosiaalihuollon käsitemallia ja asiakastiedot muodostetaan kansallisen asiakastietomallin mukaisesti. Sosiaalihuollon kansallinen kokonaisarkkitehtuuri sisältää tietoarkkitehtuurin kuvausten lisäksi muun muassa toiminta-arkkitehtuurikuvauksia. Niiden tarkoitus on yhtenäistää sosiaalialan organisaatioiden tarjoamien palvelujen ja prosessien kuvaamista. Yhtenäisesti kuvatut sosiaalipalvelut ja palveluprosessit mahdollistavat vertailukelpoisen tiedon tuottamisen eri organisaatioiden palvelutarjonnasta. Mistä kohdealueella puhutaan, kun puhutaan tiedosta? Sosiaalihuollon valtakunnallinen tietoarkkitehtuuri keskittyy sosiaalihuollon asiakkuuteen liittyvän henkilötiedon kuvaamiseen. Kyseessä on salassa pidettävä asiakastieto, jota tarvitaan palvelun toteuttamiseen ja tallennetaan sosiaalihuollon asiakasasiakirjoiksi. Asiakastiedon lisäksi sosiaalihuollossa syntyy myös muun muassa taloushallinnon tietoa, jolla on yhteyksiä asiakastietoon. Mihin tarkoitukseen kohdealue tekee tietoarkkitehtuuria? Sosiaalihuollon kansallisen tietoarkkitehtuurin kuvaamisella pyritään yhtenäistämään sosiaalipalveluissa käsiteltävien asiakastietojen sisältöä ja rakennetta valtakunnallisella tasolla. Tavoitteena on, että sosiaalihuollon asiakastiedot ovat tulevaisuudessa semanttisesti ja teknisesti yhteensopivia eri organisaatioissa ja järjestelmissä. Asiakastiedot tallennetaan valtakunnalliseen sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon. Ajantasaiset asiakastiedot ovat siten hyödynnettävissä asiakastyössä riippumatta palvelunantajasta, maantieteellisestä sijainnista tai vuorokauden ajasta. Yhtenevästi määritelty tietoarkkitehtuuri mahdollistaa asiakastiedon jalostamisen ja hyödyntämisen myös johtamisen, palvelujen suunnittelun, tilastoinnin ja tutkimuksen tarpeisiin. Yhdenmukainen asiakastietojen käsittely, keskitetty tietojen säilytys ja valtakunnallinen saatavuus hyödyttävät niin sosiaalihuollon asiakasta kuin ammattilaistakin. Millä tavoin tietoarkkitehtuuri liittyy kohdealueen organisaatioiden toimintaan? Aikaisemmin kukin kunta on lainsäädännön puitteissa voinut hyvin pitkälle itse määritellä, mitä tietoja se kerää ja tallentaa sosiaalihuollon asiakkaista ja asiakkuuksista. Tietojen sisältö ja tallennusmuoto ovat olleet kunta- tai tietojärjestelmäkohtaisia. Tavoitetilassa eri organisaatioissa tallennetut tiedot ovat keskenään yhteensopivia, mikä mahdollistaa joustavan tietojen vaihdon esimerkiksi niissä tilanteissa, joissa asiakas muuttaa toisen palvelunjärjestäjän alueelle tai hakee palveluja useilta eri palvelunjärjestäjiltä. Mitä tietoarkkitehtuurissa kuvataan? Sosiaalihuollon kansalliseen tietoarkkitehtuurin keskeisin ohjaava osa on sosiaalihuollon asiakastietomalli. Lisäksi on kuvattu valtakunnallisessa sähköisessä arkistossa tarvittavat asiakirjojen kuvailutiedot sekä käsitemalli, joka sisältää asianhallintaan ja asiakastietojen käsittelyyn sisältyvät keskeiset käsitteet /24

16 Sosiaalihuollon asiakastietomalli kuvaa sosiaalihuollossa yhtenäisesti hyödynnettävät tietorakenteet asiakasasiakirjoina, tietokomponentteina ja luokituksina sekä kuvaa näiden keskinäisiä suhteita. Sosiaalihuollon asiakasasiakirjoja ovat esimerkiksi viranomaisen laatimat hallintopäätökset ja palvelujen toteuttamista kuvaavat asiakirjat. Asiakasasiakirjoissa hyödynnetään tietokomponentteja, jotka ovat sosiaalihuollon asiakastietomallin semanttisen yhteentoimivuuden perusta. Tietokomponentit on muodostettu käymällä systemaattisesti läpi eri sosiaalialan asiantuntijaryhmissä tunnistetut tietotarpeet. Tarpeiden pohjalta on muodostettu semanttisesti yhtenäisiä, mahdollisimman monikäyttöisiä tietorakenteita. Sosiaalipalvelujen tietosisällöille ei ole olemassa laajasti käytettyjä kansainvälisiä standardeja. Kenen käyttöön tietoarkkitehtuuria tehdään? Tietoarkkitehtuurin kuvaukset on tarkoitettu kaikkien sosiaalihuollon organisaatioiden ja niille ratkaisuja tuottavien tietojärjestelmätoimittajien hyödynnettäväksi. Tietorakenteet jaetaan hyödyntäjille valtakunnallisesti yhtenäisessä muodossa yhden kanavan kautta. Esimerkiksi asiakirjoissa tarvittavia luokituksia on julkaistu sosiaali- ja terveydenhuollon koodistopalvelimella 3. Millä tavoin tietoarkkitehtuuria ja sen kuvauksia hyödynnetään organisaatioiden toiminnassa? Tietoarkkitehtuuria hyödynnetään tietojärjestelmien kautta sosiaalihuollon asiakastietojen hallinnassa. Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista velvoittaa sosiaalihuollon palvelunantajia laatimaan asiakastyössä kansallisen tietoarkkitehtuurin mukaiset asiakasasiakirjat. Laki myös edellyttää asiakirjoilta tiettyjen laatuvaatimusten ja laissa määriteltyjen minimisisältöjen toteutumista. Ketkä osallistuvat tietoarkkitehtuurin laadintaan? Tietoarkkitehtuurin kuvaaminen ja ylläpito on THL:n vastuulla ja siihen liittyvät aineistot on julkaistu THL:n verkkosivuilla 4. Sosiaalihuollon asiakastietomallin kehittämisessä on ollut mukana monia eri alojen asiantuntijoita. Suuri joukko sosiaalihuollon ammattilaisia eri kunnista ja kuntayhtymistä on ollut kuvaamassa oman asiantuntija-alueensa tietotarpeita. Lisäksi mukana on alusta asti ollut tiedonhallinnan ja tietojenkäsittelyn asiantuntijoita. Tietoarkkitehtuurin kuvaamisessa on hyödynnetty paljon myös kielenhuollon ja terminologisen sanastotyön osaamista. Sosiaalihuollon toiminnan luonteen vuoksi myös juridista konsultaatiota on tarvittu. Kuvataanko tietoarkkitehtuurissa nykytilaa vai tavoitetilaa? Kansallinen tietoarkkitehtuuri kuvaa tavoitetilaa, jossa asiakastieto on valtakunnallisesti yhtenäistä. Nykytilan kuvaus on laadittu hyvin yleisellä tasolla, koska tietoarkkitehtuuri on organisaatio- ja tietojärjestelmäkohtaista. Tarkemmat nykytilan kuvaukset on siksi laadittava organisaatiokohtaisesti. Niiden perusteella organisaatio voi kuvata oman kehittämispolkunsa kohti kansallisessa arkkitehtuurissa kuvattua tavoitetilaa. Miten tietotarpeet kartoitetaan? Asiakastietomääritykset perustuvat palvelukohtaisiin tietotarvekartoituksiin 5 ja selvityksiin, jotka tehtiin vuosina Toiminnan muutokset tai esimerkiksi kohdealuetta koskevien lakien ja asetusten muutokset aiheuttavat muutoksia myös tietotarpeisiin ja -rakenteisiin. Osa muutoslähteistä edellyttää aktiivista ja systemaattista seurantaa, kun taas toiset lähteet edellyttävät toimivien viestintäkanavien kehittämistä. Sosiaalihuollon asiakastietomallin hallintamallissa 6 on suunniteltu, että jatkuvan ylläpitotyön pdf?sequence=1-sosiaali-ja-terveysalalla/tietojarjestelmapalvelut/sosiaalihuollontiedonhallinta/aineistot/tikesos-arkisto/tietoarkkitehtuuri-arkisto 16/24

17 ohella jokaisen sosiaalihuollon palvelutehtävän asiakirjoista järjestettäisiin palautekierros vuosikellon mukaan. Miten muutostarpeet kuvataan? Tietoarkkitehtuuriin kohdistuvat muutostarpeet dokumentoidaan lomakepohjalle. Muutostarpeista kuvataan sen sisältö ja perustelut, muutostarpeen vaikutus asiakastietomalliin ja sen käsittelytiedot. Muutostarpeet käsitellään sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen ja luokitusten asiantuntijaryhmässä asiakastietomallin hallintamallin mukaisesti. 7.2 Tietoarkkitehtuurityö verohallinnossa Mihin tarkoitukseen organisaatio tekee tietoarkkitehtuuria kuvaatteko nykytilan/tavoitetilan kummassa on painotus? Verohallinnon tietoarkkitehtuurikuvauksia laaditaan Verohallinnon tiedonhallinnan periaatteiden ja linjausten mukaisesti. Kuvausten tarkoituksena on helpottaa tiedon välittämistä eri toimintojen ja prosessien kesken sekä tiedon hallintaa. Tiedot ovat osa kokonaisarkkitehtuuria (toiminta, tiedot, tietojärjestelmät, teknologia), tietoa koskevat pääperiaatteet on kuvattu Verohallinnon kokonaisarkkitehtuuriperiaatteissa. Pääperiaatteet ovat: 1. Verohallinto automatisoi tiedon keruuta ja käsittelee tiedot sähköisesti 2. Tiedot ovat yhteiskäyttöisiä 3. Tiedot pidetään erillään käsittelysäännöistä ja liiketoimintalogiikasta 4. Tietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys turvataan 5. Tietojen käyttö ja käsittely on jäljitettävissä 6. Tietojen käsittely perustuu yleisiin standardeihin ja luokituksiin Tiedonhallinnan periaatteiden ja linjausten mukaan organisaatiossa tarvittavan tiedon alustava määrittely on osa toiminnan suunnittelua ja kehittämistä ja se tulee huomioida asetettaessa toiminnallisia vaatimuksia. Toiminnan vaatimuksien pohjalta määritellään organisaation ydintiedot päätietoryhmittäin. Myös organisaatiossa olemassa olevat tietojärjestelmät käsittelevät ja synnyttävät tietoa. Tällöin voidaan tunnistaa päätietoryhmiä myös järjestelmien näkökulmasta lähtien. Tarkoituksena on myös huolehtia tietoarkkitehtuurikuvausten avulla liiketoiminnallisten tietokuvausten ja teknisten tietokuvausten välisestä yhteensopivuudesta ja jäljitettävyydestä. Tietoarkkitehtuurikuvauksia käytetään myös turvallisuus-, laadunvalvonta- ja huoltotoimien suunnittelussa eli esimerkiksi tietyn tietoryhmän tai jopa tietokohtaisten laatuvaatimusten määrittämisessä ja suunniteltaessa tiedon laatuun liittyvää valvontaa. Millä tavoin hyödynnätte tietoarkkitehtuurikuvauksia toiminnassanne ja mitkä tahot osallistuvat tietoarkkitehtuurin laadintaan? Organisaation toimintaa kehitetään Toiminnan kehittäminen -prosessissa (TK-prosessi), jonka tuotosten pohjalta syntyvät myös erilaiset tavoitetilakuvaukset. Tietoarkkitehtuurin tavoitetilakuvauksia laadittaessa tunnistetaan heti TK-prosessin alkuvaiheessa mihin toimintaprosesseihin ja/tai näiden prosessien tietotarpeisiin kyseinen muutostarve vaikuttaa. Tietotarpeiden kartoittamiseen osallistuvat paitsi niiden toimintaprosessien edustajat, joihin esitetyn muutoksen oletetaan vaikuttavan, myös tiedon omistaja, tietovastaava ja tietoarkkitehti. Näille kolmelle viimeksi mainitulle roolille on määritelty omat vastuualueet ja tehtävät Verohallinnon tiedonhallintamallissa. Tiedon omistaja vastaa omistamansa tietoryhmän osalta, että tieto on oikeaa (sovittua laatua), ajantasaista ja että se on käytettävissä. 17/24

18 tietoihin liittyvät kuvaukset on tehty ja ne ovat ajan tasalla (käsitemalli, tietokoosteet, sanasto). Tietovastaava vastaa siitä, että oman vastuualueen tietosisältövaatimukset on kuvattu käsitemalliin ja tietokoosteisiin ja niitä ylläpidetään. tiedon elinkaari- ja luokitteluvaatimukset on kuvattu tiedonohjaussuunnitelmaan ja sitä ylläpidetään. sanasto on ajan tasalla ja oikeaa. kuvauksissa ja tulosteilla käytetään yhteisesti sovittua käsitteistöä. tietojärjestelmien määrittelytyössä käytetään yhteisesti sovittua käsitteistöä. käytännön tiedonhallintatyössä noudatetaan yhteisiä, sovittuja standardeja, prosesseja ja menettelyjä. Tietoarkkitehti vastaa siitä, että Verohallinnon tietoarkkitehtuuri on hallinnassa suunnittelu ja kuvaaminen on hallittua ja noudattaa sovittuja menettelyjä ja kuvaustapoja. tietovaranto säilyy mahdollisimman yhtenäisenä ja eheänä. Tietoarkkitehti vastaa seuraavien arkkitehtuurikuvausten ajantasaisuudesta käsitemalli sanasto koodistot tietovirtakuvaukset tietovarannot. Tietoarkkitehdin tehtävänä on myös tukea tiedonomistajia ja tietovastaavia tiedonhallinnan tehtävissä. Mistä organisaatiossanne/kohdealueella puhutaan kun puhutaan tiedosta? Verotusprosesseihin liittyvät tiedot jaetaan ydintietoihin, tapahtumatietoihin ja koodistoihin (Verohallinnon verotusprosessien tietoryhmät ja niiden jaottelu ydin- ja tapahtumatietoihin). Ydintietoa on koko organisaation kannalta välttämätön perustieto, jota organisaatio tarvitsee samanlaisena ja -laatuisena, tai jota useampi prosessi tarvitsee tai hyödyntää. Tapahtumatieto kuvaa ainutkertaista tai toistuvaa tapahtumaa. Tapahtumatietoja ovat esimerkiksi ilmoittamisesta ja päätöksestä syntyvät tapahtumat, tilitapahtumat (kirjanpito- ja reskontratapahtumat jne.). Verotusprosesseihin liittyvä tieto on jaettu tietoryhmiin, ja jokaiselle tietoryhmälle on määritelty omistaja, jonka vastuulla tieto on. Ydintietojen omistajat ovat vastuussa, että yhteiset tiedot kattavat koko toiminnan tietotarpeen. Miten kartoitatte tietotarpeet ja mitä kuvaatte tietoarkkitehtuurissa? Organisaation toimintaa kehitetään edellä mainitussa TK-prosessissa. Kehittämistoimien aiheuttamien tietotarpeiden muutosten kartoittaminen ja kuvaaminen tapahtuu seuraavasti: Toiminta-arkkitehtuuripuolella prosesseista vastaavat kuvaavat muutokset toimintaprosessiinsa (prosessikuvaus), prosessin päätösmallin (prosessin säännöt) sekä prosessin tietokoosteisiin (yksittäisten käsittelyvaiheiden/toimintojen/toimenpiteiden syötteet, ohjaustiedot ja tuotokset). Prosessin sääntöjen ja tietokoosteiden kuvaukset laaditaan hyödyntämällä Verohallinnon tietoarkkitehtuurikuvauksista käsitemallia. Käsitemalli kuvaa kattavasti toiminnassa käytettäviä käsitteitä (luokkia), käsitteiden välisiä suhteita ja käsitteiden ominaisuuksia (attribuutteja). Käsitemallin muutos tehdään yhteistoiminnassa prosessien, tiedon omistajan sekä kyseisen tiedon vastuualueen tietovastaavan kanssa. Verohallinnon sanastoa pyritään käyttämään käsitteiden ja niiden ominaisuuksien sekä ominaisuuksien mahdollisten arvojen (koodistojen ja koodiarvojen) merkityksen kuvaamiseen. 18/24

19 Kuva 6. Toiminnan muutostarpeen vaikutukset toiminnan kehittämiseen ja sitä kautta toiminta- ja tietoarkkitehtuurien tavoitetilakuvauksiin. Kuvassa 6 mukana myös eri roolit jotka osallistuvat kuvausten laadintaan ja vastaavat niiden sisällöstä ja laadusta. Tiedonohjauksen osalta Verohallinnon tiedonohjaussuunnittelussa noudatetaan SÄHKE2-määräyksiä ja julkisen hallinnon tiedonhallintaa koskevia suosituksia. Verohallinnossa on kuvattu myös tiedonohjauksen periaatteet. Verohallinnossa laaditun tiedonohjaussuunnitelman perusteella Arkistolaitos päättää Verohallinnon pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista. Arkistolaitos ei ota kantaa määräajan säilytettävien asiakirjojen säilytysaikaa. Verohallinnon tiedonohjaussuunnitelmat pitää tarvittaessa toimittaa Arkistolaitoksen hyväksyttäväksi uusien tietojen säilytysaikapäätösten hankkimiseksi. Tiedonhallintaa ohjaaviin kuvauksiin kuuluvat lisäksi myös seuraavat kuvaukset ja/tai ohjeet: Tietoryhmät ja tietojen omistajat Tiedonhallinnan roolit ja vastuut Tiedonhallinnan prosessikuvaukset Tietovastaavan työmenettelyohje Verohallinnon arkkitehtuurin mallintamisohje Tietovirtojen tarkistukset toimintamalli Tiedon laatukriteerit Julkisuus- ja tietosuoja -ohjeet. 19/24

20 7.3 Turun kaupungin tietoarkkitehtuurin kuvaus Tässä esimerkissä kuvattu myös tiedolla johtamisen toimintamalli, jota Turun kaupungissa noudatetaan. Kohdealue Case-esimerkin kuvauksen kohteena on Turun kaupunki. Kunnan toimintaa ohjaa Kuntalaki. Sen mukaan kunnan tehtävänä on asukkaidensa hyvinvoinnin ja alueen kestävän kehityksen edistäminen. Hallinnollisesti kunnat ovat itsenäisiä yhteisöjä, joiden ylintä päätösvaltaa käyttää valtuusto. Itsehallinnon nojalla kunnan on hoidettava itselleen ottamansa ja sille laissa säädetyt tehtävät. Kuntalaki antaa kunnille vapautta toiminnan järjestämisessä: Kunta hoitaa sille laissa säädetyt tehtävät itse tai yhteistoiminnassa muiden kuntien kanssa. Tehtävien hoidon edellyttämiä palveluja kunta voi hankkia myös muilta palvelujen tuottajilta. (Kuntalaki 2 ). Kunnalla on siten itsehallintoon perustuva laaja harkintavalta palvelujen tuottamisen tapojen suhteen. Kunta voi itse päättää, tuotetaanko palveluja omana työnä, yhteistyössä muiden kuntien kanssa tai hankkimalla ne ostopalveluina esimerkiksi yrityksiltä tai yhteisöiltä. Sekä lakisääteisten että harkinnanvaraisten toimintojen osalta kuntien tulee luonnollisesti sitoutua alan erityislainsäädäntöön. Kuvaa mikä on organisaation tai kohdealueen kokonaiskehittämisen tilanne eli miten johtaminen, kehittäminen, kokonaisarkkitehtuuri ja tiedon hallinta huomioidaan organisaation toiminnassa? Turun kaupungin strategia sisältää pitkän tähtäimen vision ja toimintalupaukset sekä kaupunkitason yhteiset päämäärät. Strategisissa ohjelmissa tehdään toimintaa ohjaavat linjaukset, jotka tarkentuvat toimialojen strategisissa ja operatiivisissa sopimuksissa käytännön toimenpiteiksi. Sopimusohjaus yhdistää strategian toiminnan ja talouden suunnitteluun. Strategisiin sopimuksiin sisältyviä merkittävimpiä toimenpiteitä toteutetaan hankkeina ja projekteina. Hankkeiden suunnittelussa ja toteuttamisessa käytetään kaupunkitason kehittämismallia sekä sitä tukevia yhtenäisiä työtapoja ja -välineitä. Kohdeorganisaation kokonaiskehittämistä ohjataan kehittämismallin avulla. Kehittämismalli tarjoaa yhtenäiset projekti- ja salkunhallinnan menetelmät sekä näitä tukevat työvälineet niin kaupungin oman sisäisen toiminnan kuin ulkoisen toimintaympäristönkin kehittämiseen (ks. kuva 7 Kehittämismallin prosessi-integraatiokuvaus). Ulkoinen toimintaympäristö korostaa kaupungin ja muiden julkisten organisaatioiden roolia yksityisten organisaatioiden ja yhteisöjen erityisesti yritysten innovaatiotoiminnan tukijana. Kokonaisarkkitehtuurityötä tehdään tällä hetkellä toiminta- ja tietoarkkitehtuurin tavoitetilakuvausten muodossa strategisten päämäärien mukaisissa kärkihankkeissa. Kokonaisarkkitehtuurityötä on pystytty tehokkaasti toteuttamaan vasta kehittämisen ohjausmallin mukaisen kohdearkkitehtuurityöstä saatujen hyötyjen ansiosta. Kokonaisarkkitehtuurityön kuvauksista eniten hyötyjä on ollut prosessiintegraatiokuvauksista (toimintamallikuvaukset - tavoitetila) ja niiden mukaisista käsitemallikuvausten (tiedon käyttötapaukset tavoitetila) ja loogisten järjestelmäjäsennyskuvausten tekemisestä (nykytila). Kuvaukset on tehty yhteistyössä kohde-arkkitehtuurin kehittäjien ja omistajien kanssa, jolloin niiden ymmärrys kehitettävästä kohdealueesta kokonaisuutena ja suhteessa muihin kehittämiskokonaisuuksiin ja niiden välisiin riippuvuuksiin, tietovirtoihin ja tarvittaviin kyvykkyyksiin on lisääntynyt. Sitä muka myös muutostarpeet ja kehittämisen tiekartta (muutoksen vaikuttavimmat keinot) on konkretisoitunut. Konkreettista tiekarttaa on voitu verrata myös strategisiin tavoitteisiin ja keinoihin, josta alkaa syntyä pohjaa tulosohjauksen ja strategisen ohjauksen prosesseille kehittämisen tulosten kokonaisvaikuttavuuden näkökulmasta. On myös kuvattu tavoitetiloja sellaisista kokonaisuuksista, esim. strateginen asiakkuuksien hallinta, josta toimivan toimintamallin keskeiset kyvykkyydet ovat olleet vielä hahmottamatta, vaikka asianmukaista kehittämistä on tehty jo vuosia. Kokonaisarkkitehtuurin tavoitetilan kuvauksessa keskeisenä tavoitearkkitehtuurina on nähty johtamisen arkkitehtuuri. Sen avulla pystytään näkemään strategisen, taktisen ja operatiivisen johtamisen keskeiset prosessit ja niiden väliset tietovirrat, jotka muodostavat selkärangan kaikelle toiminta-ja tietoarkkitehtuurin jatkokehittämiselle. 20/24

21 Kuva 7. Kehittämismallin prosessi-integraatiokuvaus. Tietojohtaminen on määritelty kohdeorganisaatiossa toiminnaksi, jolla ohjataan ja toteutetaan arvoketjun mukaista tiedon muodostumista. Se pitää sisällään sekä tiedolla johtamisen (tiedon hyödyntäminen) että tiedonhallinnan (tietotuotannon ohjaaminen ja tietojen tuottaminen). Tiedolla johtaminen tapahtuu kolmessa johtamisen pääprosessissa, jotka organisaatiossa ovat strateginen ohjaus, palvelujen ohjaus ja kehittämisen ohjaus. Strateginen ohjaus on pitkän aikavälin suunnittelua, joka pohjautuu kaupunginvaltuuston vahvistamaan strategiaan ja jota toteutetaan kaupungin toimialoilla sopimusohjausmallin kautta. Palvelujen ohjaus tarkoittaa toimintaa, jonka kulmakivinä ovat palvelujen järjestämis- ja tuottamistoiminnot sekä asiakkuuksien hallinta. Asiakkuuksien hallinta käsittää toiminta- ja tietomallit sekä niitä tukevat työvälineet, joiden avulla tietoa asiakkaan tarpeista, palvelukäyttäytymisestä ja palvelukokemuksesta hallitaan ja hyödynnetään toiminnan johtamisessa. Tavoitteena on sovittaa yhteen asiakkaiden palvelutarpeet ja käytettävissä olevat tuotantoresurssit mahdollisimman kustannustehokkaalla tavalla. Tiedonhallinta jakautuu kahteen osaan. Tiedon ohjauksella varmistetaan, että tuotettava tieto on juuri sitä mitä johtamisprosesseissa tarvitaan ja että palvelutuotannon kannalta keskeiset ohjaus- ja ydintiedot ovat yhtenäisiä ja ajantasaisia. Lisäksi tiedon ohjaukseen kuuluvat olennaisena osana periaatteet ja toimintatavat, joiden kautta kaupungin tietojärjestelmissä olevaa dataa julkaistaan kansalaisten ja yritysten käyttöön. Tietohallinto ja tietotekniikka edustavat perinteisempää ICT-näkökulmaa. Tietotekniikkaan kuuluvat esimerkiksi raportoinnin, analytiikan ja tietovarastoinnin ratkaisujen kehittäminen ja ylläpito. Raportoinnin ja analytiikan ratkaisujen tarvitsemat tiedot koostetaan hallitusti toimialojen perusjärjestelmistä integraatioteknologioita hyödyntäen. Tietohallinto viittaa tässä yhteydessä tapaan, jolla tietoteknisten palvelujen tuottaminen on organisoitu ja johdettu (ks. kuva 8). 21/24