TEM/631/ /2013 MALLI TOIMINTAPÄIVÄN JÄRJESTÄMISEKSI YHDESSÄ ALUEVERKOSTON JA ALUEEN TOIMI-ALALIITTOJEN KANSSA

Transkriptio

1 TEM/631/ /2013 MALLI TOIMINTAPÄIVÄN JÄRJESTÄMISEKSI YHDESSÄ ALUEVERKOSTON JA ALUEEN TOIMI-ALALIITTOJEN KANSSA 1.Toimintapäivän tavoite ja suunnittelun lähtökohdat 1.1. Toimintapäivän tavoite 1.2. Kutsut ja osallistujat Toimintapäivän tarkoituksena on innostaa ja rohkaista työpaikkoja, työmarkkinajärjestöjä ja muita työelämän toimijoita kehittämään työelämän arjen toimintaa omalla alueella. Toimintapäivässä esitellään työelämän kehittämisen työkaluja ja avustetaan konkreettisesti kehittämishankkeiden suunnittelussa ja rahoitusmahdollisuuksissa. Uudistamalla työpaikkojen toimintatapoja ja johtamista parannetaan samanaikaisesti henkilöstön hyvinvointia ja luodaan edellytyksiä yritysten kilpailukyvylle sekä koko Suomen menestykselle. Toimintapäivän ohjelmassa painotus on työpaikkojen arjen kehittämisessä. Lyhyet asiantuntijapuheenvuorot kuvaavat toimintapäivässä työelämän kehittämisen tarpeita koskien koko maata, ko. aluetta ja yksittäisiä työpaikkoja. Kuhunkin asiantuntijapuheenvuoroon yhdistetään esimerkki alueen yritysten käytännön kehittämistyöstä. Kyseessä olevat toimialaliitot sekä vastaavat palkansaajajärjestöt kutsuvat tilaisuuteen alueen jäsenyrityksien johdon ja henkilöstön edustajia. Alueverkosto sopii, lähettääkö sekin kutsut alueen yrityksien johdon ja henkilöstön edustajille. Tilaisuus on avoin kaikkien toimialojen työpaikoille.

2 1.3. Toimintapäivän järjestäjät hahmotellaan tässä vaiheessa 2 (5) Esimerkki Keski-Pohjanmaan tilaisuuden järjestäjistä: Teknologiateollisuus ry Kemianteollisuus ry Metallityöväen liitto ry TEAM Teollisuusalojen ammattiliitto ry Ammattiliitto Pro ry Ylemmät toimihenkilöt YTN ry Kosek - Kokkolanseudun Kehitys Oy Työturvallisuuskeskus TTK Työsuojelurahasto TSR Tekes ja muut rahoittajat Työelämä 2020 hankkeen Keski-Pohjanmaan alueverkosto Sovitaan toimintapäivän järjestäjäryhmään pyydettävistä henkilöistä ja ryhmän toimintatavat 2. Osallistujien ja kutsuttavien osallistujayritysten täsmentäminen, toimintapäivän ohjelman suunnittelu ja alustava keskustelu kustannustenjaosta Toimintapäivän asiasisältöjen perustaksi otetaan työelämästrategian mukaiset viisi ulottuvuutta. Toimintapäivä voi keskittyä johonkin painopisteitä. Toimintapäivän toteuttamisessa on keskeisenä tavoitteena työpaikkojen tarpeet ja käytännönläheisyys. Päivien agendan suunnittelussa se tarkoittaa, että sekä isot että pienet yritykset saavat ohjelmasta lisäarvoa omaan kehittämistoimintaansa. Ohjelman punaisena lankana ovat kehittämisen yleiset tarpeet, toimintatavat ja käytännöt. Iltapäivällä yritysten edustajat voivat keskustella pienryhmissä/työpajoissa alakohtaisesti omista kehittämistarpeistaan ja toimintatavoistaan.

3 1. Esimerkki Keski-Pohjanmaan ohjelmarakenteesta: 3 (5) KESKI-POHJANMAALLE KILPAILUKYKYÄ HYVÄLLÄ TYÖELÄMÄLLÄ Päivän juontaa tutkimusasiantuntija Mikael Saarinen, Työsuojelurahasto TSR Aamukahvit tarjolla Keski-Pohjanmaan työpaikkojen menestystekijät Vesa Kojola, Työelämä 2020 Keski-Pohjanmaan alueverkoston verkostovastaava, Tekes Anne Pesola, toimitusjohtaja, Kokkolanseudun Kehitys Oy Keinot suomalaisen työelämän uudistamiseksi innovaatiot ja tuottavuus Tuomo Alasoini, johtava asiantuntija,tekes Vesa Pihlajamaa, toimitusjohtaja, Keski-Pohjanmaan Kirjapaino Oyj Tauko Hyvä johtaminen lisää tulosta ja työelämän laatua 11. Mikko Luoma, tutkimusjohtaja, Kokkolan yliopistokeskus Chydenius Thomas Slotte, kehitys- ja hallintojohtaja, Freeport Cobalt Oy LOUNAS Toimintatapojen uudistaminen käytännössä - esimies ja ryhmä Ville Saarikoski, kehittämispäällikkö, Työturvallisuuskeskus TTK Leif Fagernäs, toimitusjohtaja Best-Hall Oy Työpaja 1: Tulevaisuuden työt, Tekesin palvelut ja Liideri, Tuomo Alasoini 19. Työpaja 2: Turvallisuusosaaminen ja kummiverkostot Keski-Pohjanmaalla, Jarmo Paulamäki, Boralis Polymers Oy 20. Työpaja 3: Teknologiateollisuuden työkaarimalli, Ari Sipilä, Teknologiateollisuus ja Esko Viitasaari, Best-Hall Oy Työpaja 4: Työsuojelurahaston kehittämisavustushankkeiden esittely, Mikael Saarinen, TSR 24. Työpaja 5: Kehittäminen käytännössä, Ville Saarikoski, TTK 25. Työpaja 6: Sykettä työhön työkalun esittely, Jarna Savolainen, TTK 26. Kiertoajelu: Tilaisuuden päätteeksi osanottajille tarjotaan mahdollisuutta osallistua kiertoajeluun Kokkolan tehdasalueella. Mahdollisuuksien markkinat aulatiloissa eri toimijoille, työelämätoimijoiden esittelymateriaalia ja tietoa tarjolla seminaarin aikana JOS päivä olisi ollut vain puoli päivää, olisi se ollut hyvä järjestää niin, että tilaisuus loppuu lounaaseen ja alustusten yhteydessä olisi enemmän keskustelua ja esimerkkejä tarjolla olevista työkaluista, tuotteista ja palveluista. Myös juontaja voisi viitata jaossa olevaan materiaalin ja neuvojiin. 3. Toimintapäivän sisältöjen ja toimintatapojen hionta, viestinnän suunnittelu (viestintäsuunnitelma ja vastuut muistion lopussa) ja lopullinen kustannustenjako Asiasisältöjen toimivuus on haasteellista siksi, että niiden tulee tukea sekä suurten että pienten yritysten asiakaslähtöistä kehittämistoimintaa. Päivän ohjelman toteutustavoissa on hyvä tavoitella käytännönläheisyyttä, jotta erilaisten työpaikkojen osallistujat voivat saada ideoita toisiltaan ja löytää omaan toimintaansa esimerkkejä muiden kokemuksista. Päivien toteuttamisessa yleisesti käytetään toimintatapaa, jossa lähdetään yleisistä toiminnan kehittämisen perusteista, kehittämisen painopisteistä ja kehittämisen malleista, yrityksissä toteutetuista caseista ja lopuksi keskustellaan työpaikkojen konkreettisista kehittämistarpeista, joihin kehittämistyöpajat tarjoavat omissa keskusteluissaan tukea.

4 4 (5) 4.Toimintapäivän toteutus Suunnitellun ohjelman mukainen toteutus Vastuut ja henkilökunta muistilistan/vastuutaulukon mukaisesti 5. Toimintapäivän tulosten arviointi ja kehittämistoimet Toimintapäivän jälkeen järjestelijät kokoontuvat ja arvioivat toimintapäivän tulokset ja kokemukset. Päivän aikana on ohjelmasisältöjä, jotka vastaavat yritysten päivälle asettamia tarpeita, mutta on myös asioita, jotka eivät toimineet odotetusti työpaikkojen tukena. Arvioinnin tarkoitus on vahvistaa ja mallintaa hyviksi todettuja sisältöjä ja toteutustapoja, ja vastaa-vasti korjata ja muuttaa ohjelmasta sisältöjä, jotka eivät vastanneet odotuksia. Mallintamisen tarkoituksena on toimia runkona, jota vahvistetaan ja kehitetään kokemuksien karttuessa. 6. Toimintapäivän tulosten jakaminen ja jälkimarkkinointi Toimintapäivien tulosten ja kokemusten jakamiseen kyseillä järjestelijäryhmällä on poikkeuksellisen paljon resursseja. Työnantaja- palkansaajajärjestöillä sekä Työelämä hankkeen viestintäorganisaatiolla on poikkeuksellisen laajat yhteydet työpaikoille, Työelämä toimijaverkostoon sekä julkiseen tiedonvälitykseen. Viestintäsuunnitelma ja vastuut (Vi) Hankkeen viestintä Hanke tekee verkkosivuilleen 1) erillisen tapahtumasivun (Kokkolan toimintapäivä esimerkkinä) sekä kalenterimerkinnän x:n alueverkoston sivulle. Hanke laatii lisäksi Työelämä 2020 verkkosivuille ennakkouutisen Hankkeessa tehdään Twitter- ja facebook mainontaa kun osallistumislinkki ja #työelämä2020 Tapahtuman oma hashtaq tulee keksiä esim. 4 merkkiä ja vuosi luku (#XXXX15) Työelämä 2020 hanke auttaa alueverkostoa mediatiedotteen (julkisuuteen toimintapäivänä) laatimisessa; alueverkosto vastaa alueellisesta tiedottamisesta ja tiedotustilaisuuden järjestämisestä tapahtuman yhteydessä. Pyydettäessä Työelämä 2020 hanke tukee verkostoa tässä työssä. Tapahtuman jälkeen Työelämä 2020 hanke tekee palautekyselyn ja alueverkosto yhdessä toimi-alaliittojen edustajien kanssa pitää palautekeskustelun seuraavien tapahtumien kehittämiseksi. Liittoviestintä esimerkkinä Kemianteollisuus ja Teknologiateollisuus Hankkeen mainonta liittojen omilla verkkosivuilla Bannerimainonta liittojen työnantaja- ja työntekijäpostitusten kautta Ennakkouutisen ja ennakkoilmoittautumisen jako liittojen omilla verkkosivuilla Ennakkouutisen ja ennakkoilmoittautumisen lähettäminen työnantaja- ja työntekijäpostitusten kautta Mediatiedote julkisuuteen toimintapäivänä. Tilaisuuden jälkeen mahdolliset postitukset tai erikseen sovittavat materiaalit Liitot voivat tehdä nosteita sosiaalisessa mediassa ja linkittää tapahtumasivua Liitot voivat käyttää avainsanaa #XXXX15 some-viestinnässä Työelämä 2020 Pohjanmaan alueverkosto / valittu organisaattori Mediatilaisuuden järjestäminen tapahtumakaupungissa Hankkeen mainonta kaikkien verkoston osallistujien verkkosivuilla Bannerimainos kaikkien organisaatioiden postituslistojen kautta

5 Ennakkouutisen jako kaikkien organisaatioiden verkkosivuilla Ennakkouutisen lähettäminen kaikkien organisaatioiden sähköisten kanavien kautta Mediatiedote julkisuuteen tapahtumapäivänä. Tilaisuuden jälkeen mahdolliset postitukset tai erikseen sovittavat materiaalit Kaikki osallistujat voivat tehdä nosteita Somessa ja linkittää tapahtumasivua Kaikki käyttävät avainsanaa #XXXX15 some-viestinnässä 5 (5) Esimerkkinä: Keski-Pohjanmaalle kilpailukykyä hyvällä työelämällä -toimintapäivän ilmoitus OHESSA YKSITYISKOHTAINEN MUISTILISTA TOIMINTAPÄIVÄN TOTEUTTAMISEKSI (liite 1)

6 Työelämä 2020 hanke: Toimintapäivän muistilista Ennen tilaisuutta (kohdat 1.-3.) Tehtävälista Tilaisuuden tavoite ja kohderyhmät sovitaan järjestäjäryhmän kokoonpanosta ja ryhmän toimintatavoista mm. kokous 1 krt/kk kenelle tilaisuus on suunnattu, tavoite ja tilaisuuden kesto kokonaissuunnittelu (aikataulutus ja ohjelma) luennoitsijoiden koordinointi ja vahvistukset aikataulusuunnitelma, ruokailut huomioitava - ei liian kireä alustajien haku ja kontaktointi evaluaation tekeminen tilaisuudesta valmisteltava ja sovittava etukäteen tilaisuuden juonnosta ja käsikirjoituksesta sopiminen juontajan osallistuttava valmistelutyöhön vähintään muutaman kerran (* mihin mennessä valmis? vastuuhenkilö maksaja Yhteistyökumppanit ja organisaatio toimijat, alueverkosto/mitkä liitot onko ulkopuolisia konsultteja mukana? työnjako / suunnitelma, koko projektinhallinta aikataulutus / tehtävien listaaminen, projektikalenteri vastuuluettelo: mitkä organisaatiot mukaan järjestelyissä, vastuuhenkilöt/päävastuu? paikallinen työnjaon sopiminen toimintapäiväksi (** Kutsu- ja ilmoittautumisprosessi ennakkokutsu lähtee sähköpostitse hyvissä ajoin ennen tapahtumaa ilmoittautumiskutsu sisältäen työpajat ja ruoka-ainerajoituskysely digiumilla n. 1 kk ennen tilaisuutta muistutuspostitukset postitusten liitteenä muu mahdollinen materiaali Muuta muistettavaa ja täsmennettävää Tilaisuuden paikka ja aika tilaisuuden ajankohta tilaisuuden sijainti/paikkakunta? oma paikkakunta, muualla? hotellien läheisyys/kulkuyhteydet? viihtyisyys, keskittymisrauha, tilaisuuden luonne vaikuttaa (vrt. lämminhenkinen-virallinen) sijainti huomioitava aikataulutuksessa ja mahdollisissa kuljetuksissa seminaaripaikka ja koko (tilaa ryhmätöille tmv. tilaa, pöytien muoto, valaistus? yms.) Budjetti Tarjoukset mm. kilpailutukset mikäli tarvetta fasilitaattori, kutsutut luennoitsijat, ohjelmatoimisto, konsulttitoimisto ravintola ja tarjoilujen suunnittelu (mahdolliset hotellit?) Tila- ja tarjoilujärjestelyt tilojen tarve: pääkokoustila, ryhmätyöt, oheistilat, lounas yms., siirtyminen tiloista toi-seen oltava mutkatonta äänieristys, akustiikka, kalusteet, ilmastointi, tekniikka äänentoisto: huomioi kuuluuko ääni, onko valokuvaus mahdollista datatykki, pc, aineistot tikulla muut it-ratkaisut? avoin/suljettu verkko, webcasting, muut tallenteet, vuorovai-kutteisuus esim. twitter kalustus, tuolirivit, esiintyjä/haastattelupöydät koulutus, workshop ryhmätyöpöydät (4-6 hlöä) tai U-muotoinen pöytä kokous neuvottelupöytä (max. 20) tai U-muotoinen pöytä lehtiöt/kynät, vesi ja virvokkeet puhujille, muu mahdollinen materiaali pöydille seisomapöytä estradille (siitä parihaastattelut) työpajojen tilojen valmistelu etukäteen, vastuu sovittava tarjoilut on suunniteltava sekä tilattava etukäteen (norm. ap-kahvi, leipä, lounas, ip-kahvi, hedelmät) miten kauan aikaa varataan ja milloin? ruoka-ainerajoitukset kokousvedet ja muut mahdolliset virvokkeet ennen tilaisuuttta vahvistettava lopulliset osallistujamäärät, ruokailu ja tilat: milloin? Majoitus- ja kuljetusjärjestelyt pääsääntöisesti osallistujat hoitavat itse, mikä organisaatio hoitaa kulut? Kutsuttujen luennoitsijoiden kirjalliset kutsut luennoitsijoille matkat, majoitus, ateriat, mahdolliset kuljetukset huomionosoitukset? Mahdollinen iltaohjelma / vapaa-ajan ohjelma? missä, mitä, ruokailu, kuljetukset, isäntä/emäntä, pukeutuminen ja kustannukset Tilaisuuteen (kohta 4.) puhelin/laturi, pc, tikulle ja koneelle aineisto kyniä ja paperia, teippi käyntikortteja tilat ja tekniikka, koristukset, huomionosoitukset varasuunnitelma/henkilö Tilaisuuden jälkeen (kohdat 5.-6.) kiitoskirje osallistujille ja palautelomake digium yhteenveto, tilaisuuden anti ja päätökset sekä sovitut jatkotoimenpiteet kiitoskirje esiintyjille ja järjestelyissä auttaneille materiaalit sähköisesti netistä ladattaviksi laskujen maksu palautekokous, palautteen käsittely, ideayhteenveto ja parannusehdotukset

7 Viestintä ja markkinointi (läpi suunnittelun ja toteutuksen) mahdollisuuksien markkinat, kuka hoitaa? tiedotustilaisuuden järjestäminen, kuka hoitaa? viestintäsuunnitelma verkkosivu-ilmoitus ja päivitys, some-mainonta, ennakkomateriaali tilaisuudessa online some-päivitykset: twitter, fb mikä on tapahtuman hashtag? ilmoittautumiset : digium, osallistujaluettelo oheismateriaalit, esitteet, posterit, ilmoitustaulut, rollupit yms. Koristelut, rollupit jokaiselta organisaatiolta ym. mahdoll. standitarjottavat? valokuvaus (oma valokuvaus tilaisuudessa vai ammattilainen?) lehdistötiedote/lehdistötilaisuus/haastattelut tapahtumasivu ja kalenterinoste x:n alueverkosto bannerin laatiminen ennakkouutisen laatiminen twitter ja facebook-mainonta - kaikissa julkaisukavissa mediatiedotteen laatiminen - valtakunnallinen, paikallinen? Julkaisukanavat? liittojen omilla sivuilla bannerimainonta bannerimainonta liittojen TA ja TT -postitusten kautta Ennakkouutisen jako liittojen omilla verkkosivuilla Ennakkouutisen jako liittojen TA ja TT -postitusten kautta bannerimainonta kaikkien verkoston osallistujen sivuilla ennakkouutinen kaikkien verkoston osallistujen sivuilla ennakkouutinen/kaikki organisaatiot/postituslistoilla Muuta tärkeää: Vakuutus, turvallisuus, eettisyys/vastuulliset toimittajat Tilaisuuden pituus mielellään aamupäivä, loppuisi lounaaseen (riippuu matkaetäisyyksistä) Ei yhteinen loppusessiota jos koko päivän tilaisuus Työpajojen otsikoinnit selkeiksi ja aiheita on avattava Yhteisöllinen näkökulma esiin (työnantajat ja työntekijät) (* juontajan tiedettävä mitä tilaisuudelta haetaan, ja osaa kertoa järjestelyistä, muistuttaa oikeissa kohdissa oikeista asioista ja ajoittaa tapahtumat oikein (** mm. sovittava, kuka vastaa /ilmoittautuminen, järjestelyt, alustajien diaesitysten kerääminen, toimittajien tilaisuuden järjestäminen, toimittajien kanssa seurustelu