Suunnitelma kiinteistöjen kirjaamisasioiden siirtämisestä käräjäoikeuksista Maanmittauslaitokseen

Transkriptio

1 Suunnitelma kiinteistöjen kirjaamisasioiden siirtämisestä käräjäoikeuksista Maanmittauslaitokseen KIRSU-projektin loppuraportti MAANMITTAUSLAITOS 2007

2 MAANMITTAUSLAITOS Kiinteistöjen kirjaamisasioiden 2 (28) Tekijät: KIRSU-projektin projektiryhmä Työryhmän asettaja ja asettamispäivämäärä Pääjohtaja Jarmo Ratia projektin täydentäminen Työn ohjaus ja valvonta Projektin johtoryhmä Julkaisun nimi Suunnitelma kiinteistöjen kirjaamisasioiden siirtämisestä käräjäoikeuksista Maanmittauslaitokseen, KIRSU-projektin loppuraportti Julkaisun laji Raportti Tiivistelmä Projektin taustalla on Matti Vanhasen toisen hallituksen hallitusohjelma, jossa kiinteistöjen kirjaamisasioiden siirto mainitaan seuraavasti: Siirretään kiinteistöjen kirjaamisasiat Maanmittauslaitokselle. Oikeusministeriön asettama työryhmä selvitti kiinteistöjä koskevien kirjaamisasioiden käsittelyn kehittämistä mietinnössään 2007:6. Maanmittauslaitoksen pääjohtaja asetti projektin suunnittelemaan kirjaamisasioiden siirtämistä Maanmittauslaitokseen. Maanmittauslaitoksen ja oikeushallinnon yhteinen projekti selvitti, mitä toimenpiteitä kiinteistöjen kirjaamisasioiden siirtäminen käräjäoikeuksista Maanmittauslaitokseen edellyttää. Siirtosuunnitelman tarkoituksena on varmistaa kirjaamishenkilöstön joustava ja kirjaamistehtävien häiriötön siirtyminen Maanmittauslaitokseen vuoden 2010 alussa. Projekti on laatinut yksityiskohtaisen suunnitelman kirjaamisasioiden siirtämiseksi ja käsittelyn organisoimiseksi Maanmittauslaitoksessa. Suunnitelmassa on otettu huomioon siirron organisatoriset, taloudelliset ja henkilöstöön liittyvät vaikutukset siinä laajuudessa kuin se työn kuluessa on ollut mahdollista. Kiinteistötietojärjestelmän kirjaamisosan uudistamisen ja sähköisen kiinteistönvaihdannan kehittämisen suunnittelu eivät kuuluneet projektille. Avainsanat (Asiasanat) kiinteistöjen kirjaamisasiat, kiinteistötietojärjestelmä, lainhuuto- ja kiinnitysrekisteri, (KIRSU) Muut tiedot Sarjan nimi ja numero Sivumäärä 28, jonka lisäksi erillinen excel-dokumentti (liite 1) Jakaja Maanmittauslaitos Keskushallinto Kieli suomi ISSN - Hinta - Kustantaja Maanmittauslaitos Keskushallinto ISBN - Luottamuksellisuus julkinen

3 MAANMITTAUSLAITOS Kiinteistöjen kirjaamisasioiden 3 (28) SISÄLLYS 1 Yleistä Projektin tausta Projektin tavoitteet Projektin liittyminen muihin hankkeisiin Alustavat linjaukset Prosessi Maanmittauslaitoksen prosessiorganisaatio Uusi kirjaamisasioiden ydinprosessi Kirjaamisasioiden järjestäminen maanmittaustoimistoissa Lakimiestuki Notaarijärjestelmä kirjaamisasioissa Tietojärjestelmät Tuottavuus Siirron toteuttamisen edellyttämät tehtävät Prosessit Uusi ydinprosessi Uuteen ydinprosessiin sisältyvien kirjaamistehtävien prosessien määrittely Kirjaamistoiminnan työnjako ja vastuutus Asiakaspalvelun työnjaon ja vastuiden määrittely Kirjaamistehtävät Maanmittauslaitoksen prosessiorganisaatiossa Lainsäädäntö Muutettavat säädökset Muutosten sisältö Muutosten laatu ja laajuus Kirjaamisasioiden organisoiminen valtion hallinnossa Toimivalta Tietosuoja Muutoksenhaku Kirjaamismenettely ja rekisterinpito Budjetointi ja tulojen jako Henkilöstö Siirtyvä henkilöstö Maanmittauslaitoksen henkilöstö Rekrytoitava henkilöstö Taloushallinto Taloussuunnittelu...14

4 MAANMITTAUSLAITOS Kiinteistöjen kirjaamisasioiden 4 (28) Talouspalvelut Kirjaamistuotteiden hinnoittelu Alkuselvitys Maksupäätöksen valmistelu Tietohallinto Olennaiset muutokset Tietojärjestelmät Tietoturva Vastuut ja budjetointi Perustietotekniikan infrastruktuuri, laitteet ja ohjelmistot Lomakkeisto Kirjaamismenettelyssä tarvittavat ulkoiset järjestelmät KTJ-tietopalvelun hallinto Arkistoasiat Arkistosiirrot Arkistonmuodostus Maanmittauslaitoksessa Arkistotietopalvelut Toimitilat Toimisto- ja asiakaspalvelutilat Arkistotilat Toimitilojen turvallisuusasiat Asiakaspalvelu Viestintä Viestintäsuunnitelman laatiminen Sisäinen viestintä Ulkoinen viestintä Uusi visuaalinen ilme Verkkosivut Osaamisen varmistaminen, ohjeistukset ja koulutukset Kirjaamishenkilöstön substanssikoulutus Osaamisen varmistaminen Maanmittauslaitoksen antama koulutus siirtyvälle ja rekrytoitavalle henkilöstölle Maanmittauslaitoksen henkilöstön koulutus Kirjaamisprosessi Maanmittauslaitoksessa Viestinnän edellyttämä koulutus Siirron edellyttämien tehtävien aikataulut ja niiden keskinäiset riippuvuudet Prosessit Lainsäädäntö...23

5 MAANMITTAUSLAITOS Kiinteistöjen kirjaamisasioiden 5 (28) 4.3 Henkilöstö Taloushallinto Kirjaamistuotteiden hinnoittelu Tietohallinto KTJ-tietopalvelun hallinto Arkistoasiat Toimitilat Asiakaspalvelu Viestintä Osaamisen varmistaminen, ohjeistukset ja koulutukset Siirron edellyttämät resurssitarpeet Henkilöresurssit Henkilökustannukset Muut kustannukset Kustannukset yhteensä Ehdotus jatkotoimiksi Toteutusorganisaatio Perustettavat työryhmät ja osaprojektit Lainsäädännön osaprojekti Prosessi-, arkisto- ja talousasioiden osaprojekti Henkilöstön, toimitilojen ja asiakaspalvelun järjestelyjen osaprojekti Tietohallinnon osaprojekti Viestinnän osaprojekti Koulutustyöryhmä Toteutuksen käynnistämisen ajankohta...28

6 MAANMITTAUSLAITOS Kiinteistöjen kirjaamisasioiden 6 (28) JOHDON TIIVISTELMÄ Projektin taustalla on Matti Vanhasen toisen hallituksen hallitusohjelma, jossa kiinteistöjen kirjaamisasioiden siirto mainitaan seuraavasti: Siirretään kiinteistöjen kirjaamisasiat Maanmittauslaitokselle. Oikeusministeriön asettama työryhmä selvitti kiinteistöjä koskevien kirjaamisasioiden käsittelyn kehittämistä mietinnössään 2007:6. Maanmittauslaitoksen pääjohtaja asetti projektin suunnittelemaan kirjaamisasioiden siirtämistä Maanmittauslaitokseen. Kirjaamisasiat siirtyvät käräjäoikeuksista Maanmittauslaitokseen n mukaan vuoden 2010 alussa. Lopullinen siirron ajankohta määräytyy kuitenkin lainsäädäntömuutosten voimaantulon perusteella. Tarkoituksena on, että luonnos hallituksen esitykseksi valmistuu tammikuussa Projekti on laatinut yksityiskohtaisen suunnitelman kirjaamisasioiden siirtämiseksi ja käsittelyn organisoimiseksi Maanmittauslaitoksessa. Suunnitelmassa on otettu huomioon siirron organisatoriset, taloudelliset ja henkilöstöön liittyvät vaikutukset siinä laajuudessa kuin se työn kuluessa on ollut mahdollista. Siirtosuunnitelman tarkoituksena on varmistaa kirjaamishenkilöstön joustava ja kirjaamistehtävien häiriötön siirtyminen Maanmittauslaitokseen. Projekti ehdottaa asetettavaksi kirjaamisasioiden siirtoprojektin ja sille seuraavat osaprojektit: lainsäädännön osaprojekti, prosessi-, arkisto- ja talousasioiden osaprojekti, henkilöstön-, toimitilojen- ja asiakaspalvelun järjestelyjen osaprojekti, tietohallinnon osaprojekti ja viestinnän osaprojekti. Kirjaamisasioita varten perustetaan Maanmittauslaitokseen uusi ydinprosessi. Kirjaamisasiat käsitellään ja ratkaistaan siinä maanmittaustoimistossa, jonka alueella kiinteistö sijaitsee. Tehtävät hajautetaan maanmittaustoimistojen kaikkiin toimipisteisiin. Kirjaamisasioita käsittelee maanmittaustoimistoissa käräjäoikeuksista siirtyvä kirjaamisasioita käsittelevä ja ratkaiseva henkilöstö, jonka oikeudelliseksi tueksi maanmittaustoimistoihin palkataan riittävä määrä lakimiehiä. Siten kansliahenkilöstö ratkaisee jatkossakin delegointimääräyksen nojalla valtaosan asioista itsenäisesti. Heidän tulee siirtää laaja, tulkinnanvarainen tai muutoin vaikeasti ratkaistava asia lakimiehen ratkaistavaksi. Lisäksi varmistetaan, että maanmittaustoimistoissa on riittävästi henkilöitä myös kirjaamisasioihin liittyvään myyntiin ja laskutukseen. Kirjaamisasiat käsitellään siirron jälkeen samassa lainhuuto- ja kiinnitysrekisterin tietojärjestelmässä kuin nykyisin. Sähköisen kiinteistövaihdantajärjestelmän perustamisen sekä lainhuuto- ja kiinnitysrekisterin uudistamisen suunnittelu eivät kuuluneet projektille.

7 MAANMITTAUSLAITOS Kiinteistöjen kirjaamisasioiden 7 (28) 1 Yleistä 1.1 Projektin tausta 1.2 Projektin tavoitteet 1.3 Projektin liittyminen muihin hankkeisiin Projektin taustalla on Matti Vanhasen toisen hallituksen hallitusohjelma, jonka mukaan kiinteistöjä koskevat kirjaamisasiat siirretään käräjäoikeuksista Maanmittauslaitokseen. Hallitusohjelmassa asia mainitaan seuraavasti: Siirretään kiinteistöjen kirjaamisasiat Maanmittauslaitokselle. Oikeusministeriön asettama työryhmä selvitti kiinteistöjä koskevien kirjaamisasioiden käsittelyn kehittämistä mietinnössään 2007:6. Maanmittauslaitoksen pääjohtaja asetti projektin suunnittelemaan kirjaamisasioiden siirtämistä Maanmittauslaitokseen. Projektin tehtävänä oli laatia yksityiskohtainen suunnitelma kiinteistöjen kirjaamisasioiden siirtämiseksi käräjäoikeuksista Maanmittauslaitokseen. Projekti suunnitteli toimenpiteet, joilla kiinteistöjen kirjaamistehtävät ja niitä nykyisin hoitavat henkilöt siirretään Maanmittauslaitokseen. Oikeusministeriössä on vireillä käräjäoikeusverkoston kehittämishanke, jonka tarkoituksena on käräjäoikeuksien tuomiopiirien laajentaminen ja siten käräjäoikeuksien määrän vähentäminen. Kirjaamisasioiden siirto liittyy oleellisesti edellä mainittuun hankkeeseen. Projektilla ei ole liittymää käräjäoikeuksissa käsiteltävien summaaristen asioiden kehittämissuunnitelmiin. Kiinteistötietojärjestelmän kirjaamisosan uudistamisen ja sähköisen kiinteistönvaihdannan kehittämisen suunnittelu eivät kuuluneet KIRSU-projektille. 2 Alustavat linjaukset 2.1 Prosessi Maanmittauslaitoksen prosessiorganisaatio Projekti määritteli n toteuttamiseksi tarvittavat keskeiset periaatteet. Maanmittauslaitoksen koko toiminta on organisoitu asiakaslähtöisesti määriteltyjen toimintaa ohjaavien ydinprosessien pohjalta. Niitä ovat: perustoimitusprosessi (PETO), arviointitoimitusprosessi (ARTO), tilusjärjestelyprosessi (TJ), säädösperusteisten rekisterien ylläpitoprosessi (RETI), maasto- ja rajatietotuotantoprosessi (MARA) ja tietopalvelu- ja tilaustuotantoprosessi (TITI).

8 MAANMITTAUSLAITOS Kiinteistöjen kirjaamisasioiden 8 (28) Tuotokset ja laadunhallinta Toiminnallinen tehokkuus Henkisten voimavarojen hallinta ja kehittäminen Vaikuttavuus A S I A K K A A T Johtamisprosessi Perustoimitusprosessi Arviointitoimitusprosessi Tilusjärjestelytoimitusprosessi Säädösperusteisten rekisterien ylläpitoprosessi Maasto- ja rajatietotuotantoprosessi Tietopalvelu- ja tilaustuotantoprosessi A S I A K K A A T Hallinto Tukiprosessit Kehittäminen Myynnin tuki ja markkinointi Uusi kirjaamisasioiden ydinprosessi Kullakin ydinprosessilla on omistaja, joka vastaa ydinprosessin ohjaamisesta. Ydinprosessin omistaja työskentelee keskushallinnossa. Hänellä on apunaan ydinprosessitiimi, jonka jäsenet työskentelevät maanmittaustoimistoissa tai valtakunnallisissa tuotanto- ja palveluyksiköissä. Ydinprosessi huolehtii mm. prosessin yhtenäisestä toimintatavasta, ohjeistuksesta, koulutuksista, tukitoiminnasta, mittaamisesta ja kehittämisestä. Tukiprosesseilla tarkoitetaan henkilöstö-, talous-, tieto-, ja yleishallinto prosesseja, joilla tuetaan ja mahdollistetaan tuotantotehtävien tarkoituksenmukainen, taloudellinen ja laillinen toteutus. Tukitehtäviä ovat myös tuotteiden ja palvelujen kehittäminen, joilla tavoitellaan asiakaslähtöisiä, ajanmukaisia ja luotettavia palveluita ja tuotteita. Niitä kehitetään asiakastarpeiden pohjalta lainsäädännön antamien puitteiden perusteella ja ministeriön kanssa sovittujen periaatteiden mukaan. Kirjaamisasioita varten perustetaan Maanmittauslaitokseen uusi ydinprosessi. Kirjaamismenettely siirretään Maanmittauslaitokseen niin, että sekä kirjaamisen laillisuusperiaate että julkisen luotettavuuden periaate säilyvät. Olennaista on huolehtia ratkaisujen oikeellisuudesta ja käsittelyn tehokkuudesta. Ydinprosessin perustamista puoltaa mm. kirjaamisasioiden suuri määrä ja kirjaamisasioiden edellyttämä erityinen substanssiosaaminen. 2.2 Kirjaamisasioiden järjestäminen maanmittaustoimistoissa Kirjaamisasioiden forumina on kiinteistön sijaintipaikan maanmittaustoimisto, joka käsittelee ja ratkaisee kirjaamisasiat. Tehtävät hajautetaan 13 maanmittaustoimiston toimipisteisiin, joita on nykyisin 35 paikkakunnalla. Myös asiakaspalvelu järjestetään toimipisteisiin.

9 MAANMITTAUSLAITOS Kiinteistöjen kirjaamisasioiden 9 (28) Kirjaamisasioiden hajauttamista maanmittaustoimistoihin ja niiden toimipisteisiin puoltavat mm. seuraavat asiat: ratkaisutoiminnan paikallistuntemus, paikallisen asiakaspalvelun järjestäminen, nykyisen henkilöstön joustava siirtyminen ja siirtyvän henkilökunnan määrän vastaavuus ko. alueen työmäärän kanssa. 2.3 Lakimiestuki 2.4 Notaarijärjestelmä kirjaamisasioissa 2.5 Tietojärjestelmät 2.6 Tuottavuus Maakaaren laillisuusperiaate turvataan perustamalla jokaiseen maanmittaustoimistoon tarvittava määrä lakimiehen virkoja. Lakimies on maanmittaustoimiston kaikkien toimipisteiden käytettävissä. Lakimiehet tukevat kirjaamishenkilöstön ratkaisutoimintaa ja ratkaisevat itse vaikeita, laajoja ja tulkinnanvaraisia asioita. Yhtenäisen kirjaamiskäytännön turvaaminen edellyttää lisäksi valtakunnallisen lakimiestuen järjestämistä. Käräjäoikeuksissa auskultoivat lakimiehet (notaarit) osallistuvat nykyisin koulutukseensa liittyen kirjaamisasioiden käsittelyyn ja ratkaisemiseen. Notaarien käyttäminen Maanmittauslaitoksen kirjaamistehtävissä ei kuulu tämän projektin tehtäviin. Oikeusministeriössä selvitetään erikseen yhtäältä tarve ja toisaalta notaarien mahdollisuudet osallistua tuomioistuinharjoittelun aikana kirjaamisasioiden käsittelyyn MML:ssa. Kirjaamistehtäviin käytetään siirron jälkeen samaa lainhuuto- ja kiinnitysrekisterin tietojärjestelmää kuin nykyisin. Siirron yhteydessä turvataan järjestelmän käyttäjätuki. Siirron suunnittelussa ja toteuttamisessa otetaan huomioon valtioneuvoston tuottavuusohjelman tavoitteet. 3 Siirron toteuttamisen edellyttämät tehtävät 3.1 Prosessit Uusi ydinprosessi Maanmittauslaitokseen siirrettävät kirjaamisasiat muodostavat yhtenäisen tehtäväkokonaisuuden. Siirto aiheuttaa pienehköjä muutoksia useimpiin nykyisiin ydinprosesseihin. Jotta kirjaamistehtävät voivat vastaanottavassa organisaatiossa jatkua mahdollisimman häiriöttömästi, on tärkeää, että ennestään hyviksi havaittuihin toimintatapoihin tehdään vain välttämättömät muutokset. Käräjäoikeuksien työtavoissa on nykyisin paikallisista olosuh-

10 MAANMITTAUSLAITOS Kiinteistöjen kirjaamisasioiden 10 (28) teista, henkilöstörakenteesta ja muista syistä johtuvia eroja, mutta ratkaisujen oikeusvarmuus on silti kaikkialla erittäin korkealla tasolla. Siirron yhteydessä täytyy varmistaa, ettei oikeudellisesta laadusta tingitä, mutta samalla voidaan kirjaamistehtävien parhaita käytäntöjä ottaa valtakunnallisesti käyttöön nykyistä yhtenäisemmin. Parhaiten näiden tavoitteiden saavuttaminen onnistuu perustamalla Maanmittauslaitokseen uusi seitsemäs ydinprosessi Uuteen ydinprosessiin sisältyvien kirjaamistehtävien prosessien määrittely Kirjaamistoiminnan työnjako ja vastuutus Tulevien kirjaamisprosessien määrittely aloitetaan vuoden 2008 alussa. Määrittely tehdään Maanmittauslaitoksessa yhteistyössä oikeusministeriön ja käräjäoikeuksien asiantuntijoiden kanssa. Työ tehdään Maanmittauslaitoksen antaman prosessin määrittelyohjeen mukaisesti. Siirron vuoksi kirjaamistehtävien sisältö ei muutu. Kirjaamisviranomaisena toimii maanmittaustoimisto, jota toiminnallisesti johtaa maanmittausjohtaja. Lisäksi jokaiseen maanmittaustoimistoon määrätään kirjaamisasioiden vastuuhenkilö, jonka tulee olla kirjaamisasioita tunteva lakimies. Ratkaisutoiminnan toimivaltuuksista säädetään laissa, mutta tarkentavat maanmittaustoimistoa koskevat työjärjestykset ja erillismääräykset antaa maanmittausjohtaja. Lailla voidaan myös antaa toimivaltaa Maanmittauslaitoksen keskushallinnolle esimerkiksi määräysten antamiseksi kirjaamistoiminnan ohjaamisessa. Työjärjestykset ja erillismääräykset voidaan antaa, kun niiden perustana olevat säännökset on annettu. Kiinteistöjen kirjaamisasioita käsittelevä henkilöstö ratkaisee delegoinnin mukaisesti jatkossakin valtaosan asioista itsenäisesti. Heidän tulee siirtää laaja, tulkinnanvarainen tai muutoin vaikea asia lakimiehen ratkaistavaksi. Työnjaon ja vastuiden kannalta keskeisiä toimenpiteitä ovat: kirjaamisviranomaisen määrittely, ratkaisutoimivallan sääntely ja toimenkuvat, delegoinnin järjestäminen ja kiinteistöjen kirjaamisasioita käsittelevän henkilöstön toimintaedellytysten varmistaminen. Työnjakoa ja vastuutusta koskevat säädösmuutokset valmistellaan tämän suunnitelman kohdan 3.2 Lainsäädäntö mukaisesti Asiakaspalvelun työnjaon ja vastuiden määrittely Käräjäoikeuksien nykyisten parhaiden käytäntöjen perusteella laaditaan kirjaamistehtävien asiakaspalveluprosessin kuvaus erilaiset hakemistavat huomioon ottaen. Vastuiden osalta määritellään, kuka voi merkitä asian tulleeksi vireille lainhuuto- ja kiinnitysrekisteriin. Rekisteriin merkitsemisen osalta on erityisesti huomattava, että vireille tullut asia on merkittävä rekisteriin samana päivänä. Asiakaspalveluprosessin ja varsinaisen kirjaamistoiminnan välinen raja määritellään. Maanmittausjohtaja antaa tarvittaessa tarkempia ohjeita asiakaspalvelun järjestämisestä työjärjestyksessä.

11 MAANMITTAUSLAITOS Kiinteistöjen kirjaamisasioiden 11 (28) Kirjaamistehtävät Maanmittauslaitoksen prosessiorganisaatiossa 3.2 Lainsäädäntö Muutettavat säädökset Muutosten sisältö Muutosten laatu ja laajuus Uuden kirjaamisprosessin toiminnan käynnistämiseksi prosessinomistaja valitaan aikaisessa vaiheessa vuonna Kirjaamistehtävien tulo Maanmittauslaitokseen vaikuttaa suoraan viiteen ydinprosessiin. Useimmissa tapauksissa kyse on ilmoitusliikenteeseen tulevista muutoksista. Esimerkiksi määräalaan myönnetystä lainhuudosta käräjäoikeus lähettää nykyisin ilmoituksen sille maanmittaustoimistolle tai kunnan kiinteistöinsinöörille, jonka toimialueella määräala sijaitsee. Vastaavasti kunnan tai maanmittaustoimiston kiinteistörekisterin pitäjä ja toimitusinsinööri on lakien ja asetusten nojalla velvoitettu lähettämään erilaisia ilmoituksia käräjäoikeuteen. Kirjaamisasioiden siirtämisestä saadaan jatkossa tuottavuushyötyä, kun kirjaamistehtävät ja Maanmittauslaitoksen kiinteistötehtävät integroidaan toisiinsa. Uusi ydinprosessi aiheuttaa muutoksia taloushallinnon ja tulosohjauksen järjestelmiin. Tarvittavien prosessimuutosten suunnittelu alkaa ydinja tukiprosesseissa vuoden 2008 alkupuolella. Säädösmuutoksia tarvitaan useisiin lakeihin ja asetuksiin. Näitä ovat ainakin maakaari (540/1995), laki lainhuuto- ja kiinnitysrekisteristä (353/1987) ja sitä koskeva asetus (960/1996), laki kiinteistötietojärjestelmästä ja siitä tuotettavasta tietopalvelusta (453/2002) sekä kaupanvahvistaja-asetus (958/1996). Lisäksi muutettaviksi tulevat ainakin käräjäoikeuslaki, valtioneuvoston ohjesääntö, valtioneuvoston asetus maa- ja metsätalousministeriöstä, Maanmittauslaitosta koskevat säännökset sekä kirjaamisasioihin liittyvät maksuasetukset. Myös muissa laeissa on viittauksia kirjaamisasioiden ilmoitusliikenteeseen kirjaamisviranomaisena toimivaan käräjäoikeuteen. Muutostarpeet johtuvat kirjaamistehtävien siirtymisestä käräjäoikeuksien lainkäyttöorganisaatiosta Maanmittauslaitoksen hallinto-organisaatioon, lainhuuto- ja kiinnitysrekisterin pitäjän vaihtumisesta oikeusministeriöstä Maanmittauslaitokseen sekä kirjaamisviranomaisen ja kiinteistönmuodostamisviranomaisen yhdistymisestä samaksi viranomaiseksi. Lisäksi tarvitaan useita siirtymäkautta koskevia säännöksiä. Tietopalvelua ja tietosuojaa koskevat muutokset ja sääntelyn tason tarkistaminen edellyttävät useiden lakien muuttamista. Lainsäädäntöön ei kuitenkaan tässä vaiheessa tehdä muita kuin kirjaamistehtävien siirtoon ja tietojen käsittelyyn tarvittavia sisällöllisiä muutoksia. Kaikki lakeja koskevat muutokset kootaan samaan hallituksen esitykseen. Tarvittavat asetusmuutokset valmistellaan samanaikaisesti ja ne kootaan yhtenäiseen "asetuspakettiin". Muutettavia säädöksiä ja säännöksiä on lukuisia. Suuri osa säännösmuutoksista on luonteeltaan teknisiä. Kirjaamismenettelyn osalta tarkiste-

12 MAANMITTAUSLAITOS Kiinteistöjen kirjaamisasioiden 12 (28) taan maakaaren menettelysäännösten suhde hallintolakiin. Sisällöllisten muutosten tarve riippuu kirjaamismenettelyä koskevista prosessimäärittelyistä. Muutoksen yhteydessä ajantasaistetaan ja tarkistetaan kirjaamiseen liittyvää lainsäädäntöä. Siirtymäkauden järjestelyjä varten tarvitaan yksityiskohtaiset siirtymäsäännökset Kirjaamisasioiden organisoiminen valtion hallinnossa Toimivalta Tietosuoja Muutoksenhaku Kirjaamismenettely ja rekisterinpito Kirjaamisasiat määritellään kuuluvaksi maa- ja metsätalousministeriön toimialalle sekä Maanmittauslaitoksen ja maanmittaustoimistojen tehtäväksi. Kirjaamisviranomaisen ja varsinaisen forum-säännöksen määrittely sisällytetään maakaareen. Maanmittauslaitoksen keskushallinto ja siellä työskentelevä prosessin omistaja ohjaavat kirjaamisprosessia. Kuitenkaan yksittäisen kirjaamisasian ratkaisun sisältöön ei voida puuttua. Kirjaamisasioiden toimivaltakysymykset määritellään vastaavan tasoisin säännöksin kuin nykyisinkin. Säännöksin määritellään myös maanmittaustoimistojen asema kirjaamisviranomaisena sekä toimivalta. Myös kirjaamisasioita käsittelevien virkamiesten kelpoisuusvaatimuksista ja käsittelymenettelystä säädetään. Lisäksi määritellään mm. se, sovelletaanko ratkaisijaan hallintolain vai tuomarin esteellisyyttä koskevia säännöksiä. Edelleen säädetään sijaisjärjestelyistä. Lainsäädännön muutosten valmistelussa otetaan huomioon tietosuojakysymykset. Tietosuojaa tarkastellaan erikseen kunkin muutettavan tai säädettävän lain osalta. Kirjaamisasiat koskevat sekä luonnollisten että juridisten henkilöiden välisiä siviilioikeudellisia oikeussuhteita. Kirjaamisviranomaisen ratkaisuun tulee hakea muutosta yleisessä tuomioistuinlinjassa. Vaihtoehtoina tulevat kysymykseen maaoikeuden käsittävä käräjäoikeus tai kiinteistön sijaintipaikan käräjäoikeus. Sääntelykohteita ovat muun muassa kirjaamisviranomaisen sekä lainhuutoja kiinnitysrekisterin pitäjän muuttuminen. Niihin liittyy esimerkiksi ilmoitusliikennettä koskevien säädösten tarkistaminen ja tarpeettomien säännösten kumoaminen.

13 MAANMITTAUSLAITOS Kiinteistöjen kirjaamisasioiden 13 (28) Budjetointi ja tulojen jako 3.3 Henkilöstö Siirtyvä henkilöstö Maanmittauslaitoksen henkilöstö Siirron yhteydessä selvitetään, säilyvätkö käräjäoikeuksien antamat kaupanvahvistajamääräykset voimassa ja kuuluuko näiden määräysten antaminen edelleen käräjäoikeuksille. Budjetointiin ja tulojen jakamiseen liittyvät säädösmuutokset sisällytetään samaan hallituksen esitykseen kuin muutkin lakimuutokset. Teknisiä tarkennuksia tarvitaan myös kiinteistötietojärjestelmästä annettuun lakiin (laki kiinteistötietojärjestelmästä ja siitä tuotettavasta tietopalvelusta) ja sen nojalla annettuihin asetuksiin. Siirtyvään henkilöstöön kuuluvat kiinteistöjen kirjaamisasioita hoitavat kansliahenkilöt, jotka delegointimääräyksen perusteella käsittelevät ja ratkaisevat itsenäisesti kirjaamisasioita. Siirtyvään henkilöstöön voi kuulua myös kirjaamisasioita käsitteleviä käräjäviskaaleja. Siirtyvän henkilöstön nykytilanne selvitetään vuoden 2007 syksystä alkaen. Alkuvaiheessa selvitetään siirtyvän henkilöstön työskentely-, kotipaikka-, koulutus-, työkokemus- ym. tietoja. Lakimiesten osalta selvitetään kirjaamisasioiden tukeen ja ratkaisemiseen käytettävää työmäärää sekä halukkuutta siirtyä Maanmittauslaitokseen. Ensimmäinen arvio siirtyvän henkilöstön palkka- ja muista henkilöstömenoista tarvitaan riittävän aikaisin Maanmittauslaitoksen toiminta- ja taloussuunnitelman valmistelua varten. Selvitetään henkilöstön siirtymishalukkuus sekä muu vaihtoehtoinen menettely (oikeusministeriön YT-menettely). Siirtyvän henkilöstön hyvinvoinnista huolehditaan valtion hyvän henkilöstöpolitiikan periaatteiden mukaisesti. Siirtymisen yhteydessä toteutetaan henkilöstön tarvitsemat tukitoimet. Tukitoimia ovat esimerkiksi muuttokustannusten korvaaminen, työterveyspalvelujen saatavuus ja työnohjaus. Siirtyvän henkilöstön eläköityminen ja muiden työnantajien palvelukseen siirtyminen saattavat aiheuttaa uusrekrytointien tarvetta. Siirtyvien henkilöiden toimenkuvaukset sekä pisteytykset ja toimiluokkien määritykset tehdään Maanmittauslaitoksen palkkausjärjestelmän (PALMA) mukaisesti heti siirron jälkeen. Siirtyvän henkilöstön palkkaedut turvataan. Siirtyvälle henkilöstölle laaditaan henkilökohtaiset perehdyttämissuunnitelmat heti siirtymisen tapahduttua. Puolen vuoden kuluessa siirtymisestä käydään esimiehen kanssa kehityskeskustelut, joissa laaditaan henkilökohtaiset kehittymissuunnitelmat. Käräjäoikeuksissa kirjaamisasioihin liittyviin yleiskansliatehtäviin käytetään neljääntoista käräjäoikeuteen tehtyyn kyselyyn perustuvan arvion mukaan htv vuodessa. Työt liittyvät otteiden, todistusten ja asiakirjojen myyntiin ja laskutukseen, postin käsittelyyn, puhelinpalveluun jne.

14 MAANMITTAUSLAITOS Kiinteistöjen kirjaamisasioiden 14 (28) Rekrytoitava henkilöstö 3.4 Taloushallinto Taloussuunnittelu Kirjaamistehtävien siirtyminen aiheuttaa muutoksia maanmittaustoimistojen asiakaspalvelu- ja rekisteröintihenkilöstön toimenkuvauksiin. Mallitoimenkuvausten muutokset tehdään keskitetysti ja henkilökohtaiset toimenkuvaukset tehdään yksiköissä. Lisäksi kirjaamistehtävien siirtyminen saattaa muuttaa Maanmittauslaitoksen henkilöstön toimenkuvauksia myös hallinnossa, myynnissä ja kehittämisessä. Se aiheuttaa myös henkilöstön kouluttautumistarpeen kirjaamisasioihin. Sisäistä koulutusta varten laaditaan kirjaamisasioiden peruskoulutusohjelma. Jos käräjäoikeuksista siirrettävän henkilöstön määrä ei vastaa kirjaamisasioiden käsittelyyn tarvittavan henkilöstön määrää, vaje korvataan rekrytoinnilla tai sisäisellä koulutuksella. Rekrytointiin kuuluu osaamisvaatimusten täsmentäminen, toimenkuvausten laadinta, virkojen avoimiksi julistaminen, valinta, perehdytyssuunnitelman laatiminen ja henkilökohtaiset kehityskeskustelut. Rekrytoinnissa sovelletaan Maanmittauslaitoksen rekrytointiohjetta. Taloussuunnittelun edellyttämät työt liittyvät kirjaamistehtävien tulojen ja menojen budjetointiin, taloussuunnitteluun ja seurannan toteuttamiseen. Tarvittavia toimenpiteitä ovat: tuloja, menoja ja kustannuksia koskevan tiedon kerääminen vuosilta 2006, 2007, 2008 ja 2009 talousarvioehdotuksen valmistelun pohjaaineistoksi, talousarviomuutosten valmistelu, suunnitelman laatiminen kirjaamistehtävien käsittelystä Maanmittauslaitoksen suunnittelussa ja seurannassa sekä kirjaamistehtäviä koskevien tulossopimusohjeiden muutosten valmistelu. Kaksi ensin mainittua toimenpidettä valmistellaan yhteistyössä oikeusministeriön oikeushallinto-osaston kanssa. Oikeusministeriön ja Maanmittauslaitoksen talousarvioon tehtävien muutosten tulee vastata toisiaan. Hakemusmaksuja koskevien tulojen budjetointi muuttuu. Tulot ovat oikeusministeriön budjetissa bruttobudjetoituja, mutta ne esitetään siirrettäviksi Maanmittauslaitoksessa nettobudjetointiin, koska Maanmittauslaitos on nettobudjetoitu virasto. Olennaista talousarvioehdotuksen valmistelussa tarvittavaa tietoa on tulojen määrä, siirtyvien henkilöiden määrä ja palkka- ym. menot, tila-, laite- ja atkmenot, Maanmittauslaitokseen rekrytoitavan henkilöstön määrä ja siitä aiheutuvat kustannukset. Erityisesti otetaan huomioon siirron edellyttämän rahoituksen riittävyys.

15 MAANMITTAUSLAITOS Kiinteistöjen kirjaamisasioiden 15 (28) Talouspalvelut 3.5 Kirjaamistuotteiden hinnoittelu Alkuselvitys Maksupäätöksen valmistelu 3.6 Tietohallinto Olennaiset muutokset Talouspalveluun kuuluu kirjaamistehtävien tulojen ja menojen käsitteleminen, maksuliikenne, kirjanpito ja muu laskenta. Ensimmäisenä selvitetään, miten tulojen laskutus, myyntireskontra ja perintä hoidetaan tällä hetkellä. Tarpeellista on myös tietää, minkä laatuisia saatavat ovat, jotta perintään käytettävät resurssit voidaan suunnitella. Kun laskuja on n kpl (hakemusmaksut sekä maksut rekisteriotteista ja todistuksista), tarkoittaa tämä Maanmittauslaitoksen laskutusmäärän huomattavaa kasvua (tällä hetkellä laskuja on n kpl/vuosi). Maanmittauslaitoksen prosessit on nykyisin määritelty siten, että laskutus kuuluu pääsääntöisesti ydinprosessille ja tukiprosessi (hallinto) huolehtii laskun lähettämisestä asiakkaalle sekä reskontrasta ja kirjanpidosta. Suunnittelussa otetaan huomioon, että kirjaamisasian lasku, alkuperäiset asiakirjat ja päätös myönnetystä kirjauksesta toimitetaan asiakkaalle yhtenä kokonaisuutena. Laskutuksen tuotteet, hinnat ja muut koodit suunnitellaan huolellisesti ja riittävän ajoissa, jotta tiedonsiirrot järjestelmien välillä toimivat tehokkaasti ja taloudellisesti. Saatavien perintä kuuluu hallintopalvelukeskuksen tehtäviin. Työaikojen seuraamisen osalta varmistetaan järjestelmien kapasiteetti henkilökunnan lisääntyessä. Kirjaamisasioiden maksut perustuvat tällä hetkellä lakiin ja asetukseen tuomioistuinten ja eräiden oikeushallintoviranomaisten suoritteista perittävistä maksuista. Oikeusministeriö tarkistaa maksujen suuruuden vuoden 2009 alusta. Maksujen määräytymisperuste on nykyisin kustannusvastaavuus. Maksulainsäädäntöä muutetaan siten, että kirjaamisasioihin liittyvistä maksuista voidaan säätää maa- ja metsätalousministeriön asetuksella. Kirjaamistehtävien Maanmittauslaitokseen siirtämisen jälkeen sovelletaan oikeushallinnossa siirtymisvaiheessa voimassa olevaa maksutasoa kunnes kustannuslaskelmat ovat tehtävissä luotettavasti Maanmittauslaitoksen prosessista. Maksupäätöksen valmistelun yhteydessä otetaan kantaa myös siihen, tullaanko kirjaamisjärjestelmän uusimisen investointikustannuksia kattamaan hakemusmaksuin. Kirjaamishenkilöstöllä on siirtohetkellä oltava käytettävissään kirjaamisprosessin edellyttämät laitteistot, ohjelmistot ja käyttöohjeet siten, että toiminta

16 MAANMITTAUSLAITOS Kiinteistöjen kirjaamisasioiden 16 (28) Tietojärjestelmät Tietoturva Vastuut ja budjetointi voi jatkua keskeytyksettä. Tehtävä sisältää tarpeellisten tietojärjestelmämuutosten toteuttamisen kiinteistötietojärjestelmän kirjaamisosaan eli lainhuuto- ja kiinnitysrekisteriin sekä tarvittavat muutokset Maanmittauslaitoksen ja oikeusministeriön muihin järjestelmiin. Tehtävään sisältyvät myös tietojärjestelmään liittyvien sopimusten siirrot, lomakkeiston siirrot, budjetoinnin muutokset ja tarvittavan osaamisen varmistaminen. Samoin tehtävään kuuluvat tietotekniikan perusinfrastruktuuriin ja tukijärjestelmiin liittyvät toimenpiteet. Tietoturvan ja osaamisen asiakokonaisuudet koskevat kaikkia osatehtäviä. Lainhuuto- ja kiinnitysrekisteriin tehdään vain pakolliset siirrosta, toimialueista, prosessimuutoksista ja maksukoodeista johtuvat muutokset. Järjestelmämuutokset tilataan toimittajalta, testataan ja siirretään tuotantoon. Muutokset toteutetaan niin hyvissä ajoin, että ne voidaan ottaa käyttöön siirtohetkellä. Järjestelmämuutoksia toteutetaan lainhuuto- ja kiinnitysrekisteriä päivittäviin sisäisiin eräohjelmiin. Siirron vaikutukset muihin Maanmittauslaitoksen ja oikeusministeriön järjestelmiin selvitetään ja tarvittavat muutokset toteutetaan. Siirron yhteydessä siirretään myös järjestelmän dokumentaatio ja muutoshallintahistoria. Tietojärjestelmiin liittyvä tietoturva sisältää ohjeistojen läpikäynnin, tietoaineistojen luokittelun, fyysisen tietoturvan sekä järjestelmien riskienhallinnan toipumis- ja jatkuvuudenhallintasuunnitelmineen. Siirrettävälle järjestelmälle tilataan tietoturvallisuusanalyysi. Tietohallinnon budjetointiin liittyvät muutosaikataulut, laitteistojen hankinnat, ohjelmisto- ja sopimussiirtojen vastuut ja niiden aikataulut suunnitellaan. Näihin asioihin liittyvät mm. laitteet, ohjelmistot, lisenssit, tietoliikenne, koulutus ja henkilöresurssit Perustietotekniikan infrastruktuuri, laitteet ja ohjelmistot Lomakkeisto Selvitetään tarvittavat työasema- ja palvelinlaitteistot sekä luetteloidaan ne. Toteutetaan laitteistosiirrot ja tarvittaessa hankitaan uusia laitteistoja. Luetteloidaan siirrettävät ohjelmistojen lisenssihankinnat ja suoritetaan tarvittavat uushankinnat. Määritellään käyttöoikeudet MML:n järjestelmiin ja perustetaan käyttäjätunnukset ja hankitaan puhelimet. Lainhuudon, erityisen oikeuden ja kiinnityksen hakemiseen tarvittavat lomakkeet ja hakemusohjeet ovat saatavissa internetissä. Lomakkeet siirretään Maanmittauslaitoksen internet-sivuille. Kiinnitysasiassa tarvittavien panttikirjalomakkeiden saatavuus turvataan.

17 MAANMITTAUSLAITOS Kiinteistöjen kirjaamisasioiden 17 (28) Oikeushallinnolla ei ole internetissä tai intranetissä kiinteistöjen kirjaamisasioihin liittyvää muuta materiaalia, joka tulisi siirtää Maanmittauslaitokseen Kirjaamismenettelyssä tarvittavat ulkoiset järjestelmät Kirjaamisviranomaisen on omasta aloitteestaan hankittava selvitys sellaisista asian ratkaisemiseksi tarpeellisista asioista, joita koskevat tiedot ovat saatavissa lainhuuto- tai kiinnitysrekisteristä tai muista viranomaisen käytössä olevista rekistereistä. Tiedoista, jotka ilmenevät kirjaamisviranomaisen käytössä olevista rekistereistä, hakijan ei tarvitse esittää selvitystä. Kirjaamismenettelyssä käytetään seuraavia ulkoisia järjestelmiä: väestötietojärjestelmä oikeushallinnon viranomaiskäytössä olevan eportti-sovelluksen kautta käytettävät rekisterit: kaupparekisteri yhdistysrekisteri säätiörekisteri avioehto- ja lahjarekisteri yksityishenkilön velkajärjestely- ja yrityssaneerausrekisteri konkurssirekisteri kaupanvahvistajarekisteri oikeushallinnon tuomioistuinten asiainkäsittelyjärjestelmä (Tuomas) 3.7 KTJ-tietopalvelun hallinto 3.8 Arkistoasiat Siirron yhteydessä toteutetaan tarvittavat yhteydet ja käyttöoikeudet näihin järjestelmiin. Ulkoisista sopimuksista ja vastuiden siirrosta tehdään uudet sopimukset. Siirtosuunnitelmassa tarkistetaan ja tarvittaessa muutetaan KTJtietopalvelun taloudellisia, sopimuksellisia, toiminnallisia ja lainsäädännöllisiä osa-alueita. Siirron vaikutukset KTJ-tietopalvelun kustannuksiin ja tuloihin ja sitä kautta KTJ-lain säännöksiin selvitetään. Käräjäoikeuksien asema KTJ:stä annettavien otteiden ja todistusten myyjänä selvitetään. Oikeushallinnon sopimukset palveluyritysten ja jakelijoiden kanssa siirretään Maanmittauslaitokselle. KTJ-neuvottelukunnan jäsenistön kokoonpanoon liittyvät muutokset suunnitellaan. Kirjaamisasioissa tarvittavat arkistotietovarannot ovat maanmittaustoimistoissa käytettävissä heti tehtävien siirron jälkeen. Pysyvästi säilytettävät arkistoaineistot, joita toiminnassa ei enää tarvita, siirretään hallitusti asianomaisiin maakunta-arkistoihin. Viranomaisten pysyvään säilytykseen määrättyjen arkistojen siirrosta päättää arkistolaitos arkistolain mukaisesti.

18 MAANMITTAUSLAITOS Kiinteistöjen kirjaamisasioiden 18 (28) Arkistosiirrot Arkistonmuodostus Maanmittauslaitoksessa Arkistotietopalvelut 3.9 Toimitilat Kiinteistöarkistoaineistot lähtien siirretään käräjäoikeuksista kirjaamistehtävien siirron yhteydessä Maanmittauslaitokseen. Siirrettävät aineistot ovat sekä pysyvästi että määräajan säilytettäviä, ja kaikki määräajan ylittäneet arkistoaineistot hävitetään käräjäoikeuksissa ennen tehtävien siirtoa. Ennen syntyneet kiinteistöarkistot siirretään käräjäoikeuksista ao. arkistolaitoksen yksiköihin. Lainhuutokortistot, joiden ylläpito on loppunut vaiheittain vuoteen 1996 mennessä, siirretään tehtävien siirtyessä ao. maanmittaustoimistoon. Myöhemmin lainhuutokortistojen käyttötarpeen olennaisesti vähentyessä myös nämä siirretään Maanmittauslaitoksesta arkistolaitokseen pysyvään säilytykseen. Kiinnityskortistoja ei tarvita virkatoiminnassa ja ne voidaan siirtää käräjäoikeuksista arkistolaitokseen kokonaisuudessaan mahdollisuuksien mukaan jo ennen kirjaamistehtävien siirtoa. Sama koskee pysyvästi säilytettäviä kaupanvahvistajien päiväkirjoja. Sekä Maanmittauslaitokseen että arkistolaitokseen siirrettävät aineistot valmistellaan ennen siirtoa siirtokuntoon ja varmistetaan, että kaikkien pysyvään säilytykseen aiemmin määrättyjen aineistojen säilytysajat ovat ajan tasalla. Oikeusministeriön arkiston muodostussuunnitelma -työryhmä tekee esityksen arkistolaitokselle ns. kiinteistöasioiden alustekirjojen säilytysarvosta. Arkistolaitoksen vahvistettua arkistosiirtojen toteuttamistavan Maanmittauslaitoksen arkistokeskus vastaa Maanmittauslaitokseen siirrettävien aineistojen siirron kustannuksista, suunnittelusta ja ohjauksesta ja arkistolaitos puolestaan sille siirrettävien pysyvästi säilytettävien aineistojen siirtojen suunnittelusta ja ohjauksesta. Oikeusministeriön arkistotyöryhmä toimii siirtojen tukena. Kiinteistöasioiden arkistonmuodostus käräjäoikeuksissa tapahtuu tällä hetkellä pääosin malliarkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti. Kirjaamistehtävissä syntyvät asiakirjalliset tietoaineistot ovat joko pysyvästi tai kuuden vuoden määräajan säilytettäviä. Oikeushallinnon tietojärjestelmiin sisältyviä tietoja ja niiden säilytysaikoja selvittävä työryhmä on jättänyt oman loppuraporttinsa, joka on parhaillaan arkistolaitoksessa käsiteltävänä. Kirjaamistehtävien siirtyessä Maanmittauslaitokseen on arkistonmuodostus-suunnitelman ajantasaisuus varmistettava, vaikka tietojärjestelmien uudistaminen tapahtuukin myöhemmässä vaiheessa. Kirjaamistehtävistä syntyvät uudet arkistoaineistot kootaan pysyvään säilytykseen Maanmittauslaitoksen arkistokeskukseen, mutta väliaikaiseen säilyttämiseen tarvitaan lähiarkistotilat maanmittaustoimistoihin (vastaavasti kuin maanmittausarkistoille). Kirjaamisasioiden arkistotietopalveluista laaditaan palvelukuvaukset sekä ulkoisen että sisäisen arkistotietopalvelun osalta. Kirjaamistehtävien sujuvan hoitamisen kannalta on kuitenkin välttämätöntä tehdä koko maan kattava sopimus arkistolaitoksen kanssa vuotta 1993 vanhemman arkistoaineiston käytön järjestämisestä, vasteajoista ja kustannuksista. Kirjaamisasioiden käsittely ja hoitaminen maanmittaustoimistoissa edellyttää tilojen järjestämistä toimistotyötä, asiakaspalvelua ja arkistointia varten.

19 MAANMITTAUSLAITOS Kiinteistöjen kirjaamisasioiden 19 (28) Toimisto- ja asiakaspalvelutilat Arkistotilat Toimitilojen turvallisuusasiat 3.10 Asiakaspalvelu Kussakin maanmittaustoimistossa tehdään siirtyvän ja uuden henkilöstön sijoittamista koskeva tilasuunnitelma ja määritellään tarvittavien tilojen sekä kalusteiden ja tarvikkeiden hankkiminen. Työtiloja suunniteltaessa on otettava huomioon kirjaamisasioiden luonteen edellyttämät asiakaspalveluun, asioiden käsittelyyn ja ratkaisemiseen soveltuvat tilat. Asiakaspalvelutilojen suunnittelussa otetaan lisäksi huomioon asiakkaiden yksityisyyden suoja esimerkiksi perhe- ja perintösaantojen sekä yhteisöoikeudellisten saantojen lainhuudatuksen yhteydessä. Kirjaamistehtävissä käytettävät arkistot vaativat maanmittaustoimistoissa tilaa asiakirjojen väliaikaiseen säilyttämiseen. Näiden selvittäminen ja hankinta tehdään rinnan toimistotyö- ja asiakaspalvelutilojen suunnittelun kanssa. Tilojen hankintasuunnitelmassa arkistotilojen osalta otetaan huomioon maanmittaustoimistojen lähiarkistoihin siirrettävän aineiston määrä ja laatu sekä Maanmittauslaitoksen arkistokeskukseen siirtyvän aineiston siirron ajoitus. Mahdollisten lisätilojen hankinta edellyttää yksikön toimitilaturvallisuussuunnitelman ja -ohjeen päivittämistä. Suunnitelman toimenpiteet liittyvät esim. kulunvalvontaan, tekniseen valvontaan ja vartiointiin sekä palo-, vesi-, sähkö-, ilmastointi- ja murtovahinkojen torjuntaan. Siitä annetaan henkilöstölle koulutusta ja tietoiskuja yksikön koulutustilaisuuksissa. Turvallisuussuunnittelussa otetaan huomioon asiakaspalvelutilojen turvajärjestelyt, koska niihin saattaa kohdistua uusia riskejä. Asiakaspalvelun suunnittelun kannalta keskeisiä kohteita ovat neljä maanmittaustoimistojen operatiivisen toiminnan työkokonaisuutta: asiakkaiden ja asiakirjojen vastaanotto, puhelinpalvelu ja puhelinneuvonta, myynti- ja laskutustoiminta sekä tuen järjestäminen asiakaspalvelijoille. Kirjaamistehtävien haltuunoton takia tarkastetaan myös KTJ:n tietopalvelukokonaisuus osana asiakaspalveluprosessia. Kirjaamisasioita käsittelevän ja ratkaisevan sekä muita maanmittaustoimiston tavanomaisia asioita käsittelevän henkilöstön työnjako määritellään täsmällisesti. Erityisesti on huomattava, että vain kirjaamisasioita käsittelemään määrätyt henkilöt voivat tehdä hakemusten johdosta merkintöjä lainhuuto- ja kirjaamisrekisteriin ja ratkaista hakemukset. Muu henkilöstö voi ot-

20 MAANMITTAUSLAITOS Kiinteistöjen kirjaamisasioiden 20 (28) 3.11 Viestintä Viestintäsuunnitelman laatiminen Sisäinen viestintä Ulkoinen viestintä taa vastaan asiakirjoja ja antaa kirjaamisasioiden tietopalvelua, kuten myydä rekisteriotteita ja todistuksia. Asiakaspalvelun suunnittelutyön pohjaksi arvioidaan toimistoon henkilökohtaisesti hakemusten jättävien asiakkaiden, postitse ja sähköisesti saapuvien hakemusten sekä neuvontatyön määrä. Samoin selvitetään arkistopalvelun sisältö ja volyymit, arkiston käyttö ratkaisutoiminnassa sekä muu tietotopalvelu ja asiakirjojen kopiointi arkistoista asiakkaille. Kirjaamisviranomaisen antaman neuvonnan laajuus ja organisointi määritellään. Suunnitellaan myös eri asiointitavoilla saapuneiden hakemusten käsittelytapa sekä keskinäinen oikea-aikainen kirjaaminen. Aluksi selvitetään asiakaspalvelun nykyisin käytössä olevat tukimuodot ja työmenekit sekä käräjäoikeuksissa että Maanmittauslaitoksessa. Suunnitellaan asiakaspalvelun työprosessit maanmittaustoimistoissa. Suunnitellaan asiakaspalvelun tukitoiminnan prosessi, sen toimintamuodot ja toimeenpano ja arvioidaan henkilötarve sekä laite-, tila- ym. resurssihankinnat. Maanmittauslaitokseen siirtyvän puhelinpalvelun tarve, sisältö ja volyymit arvioidaan. Suunnitellaan palvelun sijoittaminen ja organisointi maanmittaustoimistoihin sekä tekninen toteutus, ohjeistus, koulutus ja jatkuvan tuen saatavuus. Viestintä on avointa, läpinäkyvää ja ennakoivaa. Hyvin hoidettu viestintä varmistaa siirron sujumisen ilman turhia pelkoja siten, että nykyisellä ja siirtyvällä henkilöstöllä on riittävä, samanaikainen ja ajantasainen tieto siitä, mitä on tapahtumassa. Kirjaamistehtävien siirron viestintäsuunnitelma laaditaan yhteistyössä Maanmittauslaitoksen ja oikeusministeriön kanssa ja sitä ylläpidetään koko projektin ajan. Sisäisen viestinnän tarkoituksena on tiedottaa käräjäoikeuksien kirjaamisasioita hoitaville henkilöille ja heidän esimiehilleen sekä Maanmittauslaitoksen henkilöstölle siirron toteuttamisen edistymisestä. Sisäiseen viestintään kuuluu ministeriöiden päätöksistä tiedottaminen, artikkelien kirjoittaminen henkilöstölehtiin sekä tiedotustilaisuuksien järjestäminen käräjäoikeuksien ja Maanmittauslaitoksen henkilöstölle. Kirjaamisasioiden siirtymisestä Maanmittauslaitokseen tiedotetaan laajasti ja tehokkaasti hyvissä ajoin ennen siirtohetkeä sekä myös sen jälkeen. Ulkoisen viestinnän tarkoituksena on varmistaa, että asiakkaat, sidosryhmät, media ja kansalaiset ovat selvillä kirjaamisasioiden siirrosta. Ulkoisesta viestinnästä vastaavat osaltaan oikeusministeriö, kirjaamisviranomaisina toimivat käräjäoikeudet sekä Maanmittauslaitos.