TARJOUSPYYNTÖ RUOTSINKIELISESTÄ PÄIVÄHOIDOSTA HÄMEENLINNASSA

Transkriptio

1 TARJOUSPYYNTÖ RUOTSINKIELISESTÄ PÄIVÄHOIDOSTA HÄMEENLINNASSA Hämeenlinnan kaupunki pyytää tarjoustanne tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesta päivähoidosta. Sopimuskausi on 2 vuotta + 1 optiovuosi + 1 optiovuosi ( vuotta). Sopimuksen on tarkoitus alkaa Sopimus alkaa kuitenkin aikaisintaan hankintapäätöksen saatua lainvoiman. Hankinnan kohde ja laajuus Hankinnan kohteena on lasten päivähoidosta annetun lain ja asetuksen mukaisen päivähoitopalvelun järjestäminen päivähoidon valintaoikeuden piirissä oleville lapsille, joiden kotikieli on ruotsi. Hoito tapahtuu ruotsin kielellä. Palvelun hinnan tulee sisältää hoidon, tilat ja ruokailun. Tarjotun palvelun tulee täyttää lain (272/2005) ja asetuksen (608/2005) mukaiset vaatimukset, kuten henkilökunnan pätevyysvaatimukset ja määrä. Valitun palveluntuottajan on noudatettava lisäksi voimassaolevia kaupungin suunnitelmia, kuten varhaiskasvatussuunnitelmaa ja esiopetussuunnitelmaa. Hankintamenettely Hankintaan käytetään avointa menettelyä. Kyseessä on EU kynnysarvon ylittävä toissijainen palveluhankinta. Hankinnasta on tallennettu ilmoitus HILMA-palveluun Hankintapäätöksen jälkeen Hämeenlinnan kaupunki tulee käymään valitun toimittajan kanssa yksityiskohtaiset kahdenväliset hankintaneuvottelut. Neuvottelujen tarkoituksena on hankintasopimuksen yksityiskohtien täsmentäminen. Tarjouspyyntöasiakirjat ovat saatavilla osoitteessa: Hankintamenettelyn tarkoitus on vahvistaa kaikki hankintaan liittyvät ehdot. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Tarjousten käsittely: 1. Tarjoajan soveltuvuuden tarkastaminen (mukaan lukien tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuus) 2. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi tarvittaessa tarjouksen läpikäynti tarjoajan kanssa 3. Tarjousvertailu 4. Hankintapäätös Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007). Asiakirjojen julkisuus Hankinta-asiakirjat ovat asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan pääsääntöisesti julkisia. Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Muut hankinta-asiakirjat ovat julkisia sopimuksen teon jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto asiansa käsittelyyn liittyvistä hankinta-asiakirjoista päätöksen allekirjoittamisen jälkeen. Tarjousasiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan yrityksen toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi tai asianosaisjulkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Tarjouksen tai tarjousten valintaperusteet, hinnat ja muu sisältö siltä osin kuin ne eivät sisällä salassa pidettävää tietoa tulevat julkisiksi. Tältä osin tarjoajia pyydetään kuitenkin huomioimaan, että muiden tarjoajien tarjousasiakirjat tulevat asianosaisjulkisiksi vain siltä osin kuin ne vaikuttavat tarjoajan asian käsittelyyn. Tarjoajaa pyydetään merkitsemään toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- tai ammattisalaisuuden piiriin. Tämän jälkeen hankintayksikkö tekee erillisen päätöksen mahdollisesta salassapidosta.

2 Sopimusehdot Hankinnassa noudatetaan ensisijaisesti tarjouspyynnön mukaisia ehtoja. Toissijaisesti noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja JYSE 2009 PALVELUT. Tarjoaja ei saa liittää tarjouksensa liitteeksi omia tai oman alansa sopimusehtoja. Tarjoajan omat tai tarjoajan oman alan ehdot otetaan sopimukseen mukaan soveltuvin osin ja tästä sovitaan tarkemmin sopimusneuvotteluissa. Osatarjouksia ei hyväksytä. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Rinnakkaisia tarjouksia ei hyväksytä. Pidätetään oikeus olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos yhtään tarjousta ei ole hyväksytty. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta jos saadaan vain yksi (1) hyväksyttävissä oleva tarjous tai jos ostajaryhmittymän käytössä olevat rahat eivät riitä hankinnan toteuttamiseen. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos tarjouspyynnössä ilmenee jälkikäteen virhe, joka ei ole mahdollistanut tarjoajien tasapuolista kohtelua tai jos toimintaympäristössä on tapahtunut sellaisia muutoksia, joiden perusteella tarjouspyyntö ei ole omiaan tuottamaan tarkoituksenmukaista ratkaisua. Muulta osin pidätetään oikeus keskeyttää hankinta muissa lainsäädännön sallimissa rajoissa. Toimittajalla ei ole oikeutta vaatia ostajalta korvausta tarjouksen tekemisestä. Toimittaja sitoutuu tarjouksen jättäessään automaattisesti tässä tarjouspyynnössä esitettyihin ehtoihin. Hankintayksiköillä on oikeuskäytännössä katsottu olevan velvollisuus hylätä tarjoukset, jotka eivät ole tarjouspyynnön mukaisia tai eivät täytä tarjouspyynnön mukaisia ehtoja sekä tarjoukset, jotka eivät ole saapuneet määräaikaan mennessä. Asiakirjojen pätevyysjärjestys: 1. Sopimus 2. Sopimuksen liitteet 3. Tarjouspyyntö liitteineen 4. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot, JYSE 2009 tavarat/palvelut Hankintapäätös ei luo sopimussuhdetta ostajan ja myyjän välille. Hankintapäätös tai muu vastaus ei ole oikeustoimilain tarkoittama tarjouksen ehdoton hyväksyminen vaan sopimus syntyy sopimusasiakirjan allekirjoituksella, joka tehdään kun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sopimus, joka tulee voimaan sopimuksessa määritettynä ajankohtana, on voimassa sopimuskauden ajan, ellei sitä tilaajan toimesta irtisanota/pureta. Purkaminen voi perustua vain myyjän sopimusrikkomukseen. Ostajalla on oikeus purkaa sopimus, jos tarjoaja ei täytä sovittuja velvoitteita tai toistuvasti syyllistyy sopimuksen vastaiseen toimintaan. Ostaja pidättää oikeuden jatkaa sopimuskautta aina siihen asti, kunnes tämän palveluhankinnan seuraavan julkisen tarjouskilpailun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sopimuskauden jatkamisesta ja jatkamisen yksityiskohdista neuvotellaan aina sopimuskumppanin kanssa erikseen. Tarjoajalla ja valitulla toimittajalla ei ole oikeutta siirtää tehtyä hankintasopimusta kolmannelle osapuolelle ilman ostajan kirjallista suostumusta. Tarjoaja on vahingonkorvausvelvollinen, jos ei kykene järjestämään sopimuksen mukaisia palveluja sopimusaikana. Näissä tapauksissa ostajalla on oikeus keskeyttää laskujen maksaminen. Tarjoaja vastaa tältä osin myös tarjouksen mukaisten palvelujen ja tuotteiden rahoituksesta. Sopimusvelvoitteiden täyttämisessä todetut puutteet ratkaistaan ensisijaisesti sopijapuolten välisin neuvotteluin, joissa pyritään sopimaan välittömästä virheen oikaisemisesta, yhteisesti hyväksytystä sopimuksen tulkinnasta sekä osoitetun vahingon täysimääräisestä korvaamisesta toiselle sopijapuolelle. Valitulla toimittajalla ei ole oikeutta minkäänlaisiin korvauksiin, mikäli purkaminen tapahtuu heikkoon palvelutasoon / toimimattomaan palveluun vedoten. Purkamisperusteeksi riittää tilaajan toimesta todennettu sovitun palvelutason toistuva alitus, jos palvelun tarjoaja ei ole huomautuksista huolimatta nostanut palvelutasoaan sopimuksen mukaiselle tasolle.

3 Edellä mainittuihin vahinkojen korvaamisiin ei ole velvollisuutta, mikäli julkisten hankintojen yleisten sopimusehtojen (JYSE 2009) mukainen vapauttamisperuste (force majeure) on estänyt sopimusvelvoitteiden täyttämisen. Sopimuserimielisyyksien ratkaisemisessa noudatetaan ensisijaisesti Suomen lakia. Riitatilanteissa oikeuspaikkana on tarjouksen pyytäjän kotipaikkaa lähinnä oleva käräjäoikeus. Laadittava sopimus ei sisällä määräostovelvoitetta. Tarjoaja sitoutuu tarjouksen tehdessään siihen, että se tullessaan valituksi toimittajaksi käsittelee ja sen mahdolliset alihankkijat käsittelevät syntyvän sopimussuhteen alaisia asioita luottamuksellisesti. Mahdollisista sopimusmuutoksista neuvotellaan osapuolten kesken ja niistä sovitaan kirjallisesti. Lisäys tai muutos sopimukseen on sitova vain, jos siitä on sovittu kirjallisesti. Tarjouslomake Hinta tulee ilmoittaa tarjouslomakkeella (liite nro 1). Muussa muodossa hinnoiteltuja tarjouksia ei käsitellä. Tarjouslomakkeella on valmiit kirjaussarakkeet hinnoille ja muille tarvittaville tiedoille. Tarjouslomaketta ei saa muilta osin muuttaa tai muokata. Hinnat ja hinnoittelumekanismi, hinnanmuutokset Tarjottavan palvelun hinta on ilmoitettava eurona ( ) per kuukausi ilman arvonlisäveroa. Hinnan on sisällettävä kaikki palvelun tuottamisesta ja tämän tarjouspyynnön ehdoista tarjoajalle aiheutuvat sellaiset kustannukset, jotka tarjoaja haluaa ostajalta sopimusaikana veloittaa. Mitään sellaisia maksuja/veloituksia, joita ei tarjouksen mukana täytetyssä tarjouslomakkeessa mainita, ei hyväksytä. Lisäpalveluista ja laajennuksista on valitulla toimittajalla luonnollisesti oikeus veloittaa niiden aiheuttamat kustannukset. Hinnat ovat kiinteinä voimassa koko varsinaisen sopimuskauden (2 vuotta). Mahdollisten optiovuosien osalta sopijapuolten tulee tehdä hinnanmuutosesitykset vähintään neljä kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. Tarjoukseen ei saa liittää mitään hinta- ym. varaumia. Laatu- ja ympäristöjärjestelmä Tarjoajan on toimittava voimassa olevien lakien ja määräysten mukaisesti sekä noudatettava kaupungin suunnitelmia, kuten varhaiskasvatussuunnitelmaa (liite nro 2) ja esiopetussuunnitelmaa (liite nro 3). Tarjoaja vastaa tältä osin koko tarjouksestaan ja sen mukaisesta toiminnasta, mukaan lukien mahdollisista alihankkijoistaan ja muista yhteistyökumppaneistaan. Alihankinta Toimittaja vastaa mahdollisesta alihankkijan työstä ja tuloksista kuin omastaan. Raportointi Toimittajan on toimitettava kuukausittain lasten läsnäolotiedot (päiväkirja) Lasten ja nuorten palveluohjausyksikköön. Toimitusehto Tarjottu hinta sisältää kaikki palvelun tuottamisesta tarjoajalle aiheutuvat kulut. Mitään muita maksuja ja veloituksia ei hyväksytä. Hinnoitteluliitteessä mainitsemattomia veloituksia toimittaja ei voi sopimusaikana veloittaa. Maksuehto 21 pv netto. Lyhyempää ei hyväksytä ja pidemmästä ei hintavertailussa hyvitetä. Viivästyskorko korkolain mukaan, laskettuna jokaiselle myöhästymispäivälle 360-päiväisen vuoden mukaan. Laskutus

4 Laskutus kerran kuukaudessa aina jälkikäteen. Laskujen on sisällöltään täytettävä voimaan tulleen arvonlisäverolain vaatimukset. Kaikki laskutettavat kustannukset perustuvat tarjouspyyntöön ja annettuun tarjoukseen. Laskutuslisiä yms. maksuja ja veloituksia ei hyväksytä. Toimittajan on kyettävä toimittamaan laskut verkkolaskuina sopimuskauden alkaessa ilman eri veloitusta. Soveltuvuus-, valinta- ja vertailuperusteet Soveltuvuusehdot on esitetty tarjouslomakkeessa liitteessä 1. Valintaperusteena on alin hinta. Tarjouspyynnössä esitetyt ehdot ovat minimivaatimuksia, joiden ylittämisestä ei tarjousvertailussa hyvitetä, ellei tarjouspyynnössä muuta ole asiasta mainittu. Hankintapäätös ja -sopimus Lasten, nuorten ja elämänlaatupalveluiden tilaajajohtaja tekee hankintapäätöksen ja - sopimuksen. Sopimus tehdään vain valitun toimittajan kanssa, eikä siihen lähtökohtaisesti sisällytetä kolmatta osapuolta. Sopimuksen tarkoitus on kokonaiskustannuksiltaan edullisimman toimintamallin toteuttaminen. Sopimuksen yksityiskohtia voidaan sopimuksen voimassaoloaikana yhteisesti sopien tarkistaa ilman koko sopimuksen purkamista/irtisanomista. Ostaja voi halutessaan käyttää valitsemaansa konsulttia tai konsultteja apuna tarjousten vertailussa ja hankintaprosessissa. Tarjouskilpailuun liittyvät kysymykset Tarjouspyyntöön ja sen sisältöön liittyvät kysymykset tulee toimittaa sähköpostitse osoitteeseen seija.h.makinen@hameenlinna.fi mennessä. Kysymyksiin laaditaan kirjallinen vastaus niiden käsittelyn jälkeen. Kysymykset ja niihin annetut vastaukset julkaistaan kaupungin internet-sivuilla viimeistään osoitteessa: Tarjouksen antaminen Tarjous tehdään liitteen nro 1 mukaisesti tarjouslomakkeella ja siihen vaadituilla liitteillä. Tarjoajan ei tule toimittaa mitään muita tietoja kuin tarjouslomake täytettynä sekä ne selvitykset ja asiakirjat, jotka vaaditaan tarjouslomakkeessa toimitettaviksi, koska muilla tiedoilla ei voi kuitenkaan olla mitään vaikutusta tarjousvertailuun. TARJOAJAN TULEE VASTATA VAIN SIIHEN, MITÄ ON KYSYTTY JA NIIN KUIN ON KYSYTTY. Erityistä huolellisuutta tulee kohdistaa siihen, että hinnoitteluliite on ohjeiden mukaisesti täytetty. Tarjoajan ei saa liittää tarjoukseen mukaan omia tai oman alansa yleisiä toimitusehtoja, koska ne ovat todennäköisesti tämän tarjouspyynnön ehtojen vastaisia. Tällä turvataan se, ettei hankintayksikön turhaan tarvitse hylätä annettuja tarjouksia. Tarjouksen liitteineen tulee olla virallisesti allekirjoituksella/-kirjoituksilla vahvistettu. Tarjoaja on vastuussa siitä, että tarjouksen on allekirjoittanut toimivaltainen henkilö. Vastausaika ja vastausosoite Tarjoukset tulee jättää klo 10:00 suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen Hämeenlinnan kaupunki varhaiskasvatuspalvelujen tilaajapäällikkö Raatihuoneenkatu 9, 5.krs Hämeenlinna Kuoreen merkintä Ruotsinkielinen päivähoito ja esiopetus.

5 Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa saakka. Tarjoaja sitoutuu tarjouksen antaessaan tämän tarjouspyynnön mukaisiin ehtoihin. Tarjousliitteineen tulee tehdä suomen kielellä. Palvelu sopimusaikana on annettava sekä suomen että ruotsin kielellä. LIITTEET 1. tarjouslomake 2. Hämeenlinnan kaupungin varhaiskasvatusuunnitelma 3. Hämeenlinnan kaupungin esiopetussuunnitelma