SELVITYS PIRKANMAAN SOSIAALIHUOLLON TIEDONHALLINNAN NYKYTILASTA SEKÄ EHDOTUKSET JATKOKEHITTÄMISTÄ VARTEN

Transkriptio

1 SELVITYS PIRKANMAAN SOSIAALIHUOLLON TIEDONHALLINNAN NYKYTILASTA SEKÄ EHDOTUKSET JATKOKEHITTÄMISTÄ VARTEN Kirjaamisen ja tilastoinnin kehittäminen Pirkanmaan kunnissa Kristiina Laiho ja Matti Mäkelä Pikassos Kuva: Heli Niemi PIKASSOS OY Sosiaalialan osaamiskeskus Kanta-Hämeessä, Pirkanmaalla ja Satakunnassa

2 SELVITYS PIRKANMAAN SOSIAALIHUOLLON TIEDONHALLINNAN NYKYTILASTA SEKÄ EHDOTUKSET JATKOKEHITTÄMISTÄ VARTEN Kirjaamisen ja tilastoinnin kehittäminen Pirkanmaan kunnissa Kristiina Laiho ja Matti Mäkelä Pikassos

3 SISÄLLYS JOHDANTO Sosiaalihuollon tiedonhallinnan kansallinen tilanne Nykytila Julkisen hallinnon yhteentoimivuus Kokonaisarkkitehtuuri Sosiaali- ja terveydenhuollon kokonaisarkkitehtuuri Sosiaalihuollon tiedonhallinta ja sen kehittäminen Tietojärjestelmäpalvelut Sosiaalihuollon asiakastietomalli Toiminta-arkkitehtuuri Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke (Kansa-hanke) Kansa-koulu -hanke Lainsäädännön tilanne Selvitys Pirkanmaan sosiaalipalveluiden dokumentoinnin ja tilastoinnin nykytilasta ja kehittämistarpeista Puhelinhaastattelujen toteuttaminen Asiakastietojärjestelmät Asiakastietojärjestelmän kehittämisen ja rahoituksen koordinointi Haastateltujen huomioita asiakastietojärjestelmistä Arkistointikäytännöt Sosiaalipalveluissa tehtävä tilastointi Tilastojen kerääminen asiakastietojärjestelmästä Tilastojen kokoaminen Tilastojen kerääminen ja tallentaminen manuaalisesti Työyksikköjen tilastointikäytännöt Tilastoitavia asioita Tilastoinnin kehittämistarpeet ja -ehdotukset Asiakastietojen kirjaaminen Työyksikköjen kirjauskäytännöt ja asenteet Asiakirjojen ja asiakastietojen hallinta työyksiköissä Kirjaamisen kehittämistarpeet ja -ehdotukset Haastateltujen ammattilaisten näkemyksiä eri sosiaalipalveluiden osalta Nykytilaselvitystä koskevat johtopäätökset Jatkotoimenpidesuunnitelma Nykytilaselvityksen tulosten koonti Jatkotoimenpiteet...39 LÄHTEET... 41

4 Kuvat Kuva 1. Julkisen hallinnon yhteentoimivuuden eurooppalainen viitekehys EIF... 3 Kuva 2. Sosiaali- ja terveydenhuollon valtakunnallisen kokonaisarkkitehtuurin sijoittuminen julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurihierarkiassa... 4 Kuva 3. Sosiaalihuollon tiedonhallinnan kokonaisuus... 7 Kuva 4. Kanta-ympäristössä toimivat järjestelmät, tavoitetila... 8 Kuva 5. Sosiaalihuollon asiakastietomalli Kuva 6. Sosiaali- ja terveydenhuollon tiedonhallintaan vaikuttavan lainsäädännön kautta muodostetut palvelutehtävät Kuva 7. Kotipalvelun(mm.) ja vammaispalvelujen (mm.) palvelutehtävien prosessit ja niiden yhteydet Kuva 8. Aikuissosiaalityön palvelutehtävien prosessit ja niiden yhteydet Taulukot Taulukko 1. Yhteenveto kokonaisarkkitehtuurin nykytilasta... 6 Taulukko 2. Tietoja haastatelluista Taulukko 3. Tilastojen kokoamisen ja tulostamisen sujuvuus Taulukko 4. Tilastointikäytäntöjä koskevien väittämien paikkansapitävyys Taulukko 5. Kirjaamisen nykytilaa ja kehittämistarpeita kuvaavien väittämien paikkansapitävyys Taulukko 6. Asiakirjoja ja asiakastietojen hallintaa koskevien väittämien paikkansapitävyys Luettelo Luettelo 1. Sosiaalipalveluissa tilastoitavia tietoja, joita haastatellut luettelivat

5 JOHDANTO Sosiaalihuollon tiedonhallinnan kehittäminen on yksi sosiaalialan osaamiskeskus Pikassoksen painopistealueita. Tämä raportti syntyi, kun Pikassos käynnisti vuoden 2015 alussa projektin, jonka tavoitteena oli jakaa tietoa sosiaalihuollon kansallisen kehitystyön etenemisestä, kartoittaa sosiaalihuollon kirjaamisen ja tilastoinnin nykytilaa ja kehittämistarpeita sekä edesauttaa maakunnallisen uudistustyön käynnistymistä. Projektin yhtenä tehtävänä toteutettiin sosiaalihuollon eri sosiaalipalveluissa toimiville ammattilaisille (aikuissosiaalityö, lastensuojelu, vanhustyö, vammaistyö) työpajat, joissa sosiaalihuollon työntekijöitä informoitiin sosiaalihuollon tiedonhallinnan kansallisista kehittämistoimista, esiteltiin Kansa-hanketta sekä sosiaalihuollon asiakasasiakirjoihin tulevia muutoksia. Selvitys sosiaalihuollon tiedonhallinnan nykytilasta kirjaamista ja tilastointia koskien tehtiin haastattelemalla 77 pirkanmaalaista sosiaalihuollon työntekijää. Projektia varten perustettiin myös ohjausryhmä, joka on keskustellut kartoituksen tuloksista ja omalla asiantuntemuksellaan edesauttanut työtä. Raportissa esitellään aluksi kansallinen kehitystyö, josta Terveyden ja hyvinvoinnin laitos vastaa. Nykytilaselvitys muodostaa laajimman kokonaisuuden, mikä on ollut projektin ensisijainen tehtävä. Johtopäätökset ja kehittämisehdotukset muodostavat hyvän lähtökohdan jatkotarkastelulle maakunnassa. Arvostamme sitä, että sosiaalialan ammattilaiset antoivat aikaansa tälle selvitystyölle ja siten mahdollistivat maakunnallisen selvitystyön. Yhteistyö jatkuu ja tiivistyy, kun Kansa-koulu -hanke käynnistyy tänä syksynä. 1

6 1 SOSIAALIHUOLLON TIEDONHALLINNAN KANSALLINEN TILANNE 1.1 Nykytila Kunnissa käytössä olevia sosiaalitoimien tietojärjestelmiä on kehitetty pääosin organisaatio- ja palvelukohtaisesti. Yleisimmin käytössä on kolme eri asiakastietojärjestelmää, vaikkakin kaikkiaan asiakastietoja käsitellään neljänkymmenen erilaisen tietojärjestelmän avulla. Terveydenhuollossa sairaanhoitopiirit ovat toimija, joka yhteen sovittaa tietojärjestelmiä, mutta sosiaalihuollossa ei ole nykylainsäädännössä määritelty vastaavaa toimijaa, jonka vastuulla tehtävä olisi. (Laaksonen, Aaltonen jne ) Tyypillistä on, että sosiaalihuollon tiedonhallinnan organisointi ja kehittäminen on kuntakohtaista ja alueellinen yhteistyö vielä nuorta tai peräti olematonta. Asiakastiedon kirjaaminen sosiaalipalveluissa on ollut pääasiassa vapaamuotoista ja sitä on muokattu ja kehitetty kuntakohtaisesti. Tietojen saanti ja niiden välittäminen kunnasta toiseen on niin ikään ollut vähäistä. Asiakastieto on saatavissa vain paikallisesti. Sosiaalihuollosta puuttuu kansallinen tietomalli, joten käytössä olevat tietomallit ovat järjestelmä- tai organisaatiokohtaisia. Sosiaalihuollon henkilörekisterit perustuvat paikallisiin toimintatapoihin ja tiedon luovutuskäytännöt vaihtelevat organisaatioittain. Kun sosiaalipalveluissa ei ole käytettävissä yhdenmukaista palvelujäsennystä, on vertailukelpoisen tiedon kokoaminen osaksi tästäkin syystä haasteellista, osin mahdotonta. (emt, 12.) Kansallista kehittämistyötä on tehty yli kymmenen vuoden ajan. Valtakunnallinen Tikesos-hanke käynnistyi vuonna 2005 osana Sosiaalialan kehittämishanketta. Tätä aiemmin oli jo suunnitelmallista kehittämistyötä valtakunnan tasolla, mutta Tikesos käynnisti vaiheen, jossa kansallinen työ hankkeistettiin ja kunnat sidottiin työhän mukaan. Hankkeen päättyessä vuonna 2011 valmiina oli useita taustaselvityksiä ja toiminta-, tieto- ja tietojärjestelmämäärityksiä. Myös ensimmäinen versio sosiaalihuollon kansallisesta kokonaisarkkitehtuurista (SOKKA) valmistui jo Tikesosin aikana. Sosiaali- ja terveysministeriö vastaa sähköisen tiedonhallinnan strategisesta ohjauksesta ja Terveyden- ja hyvinvoinnin laitos (THL) tiedonhallinnan suunnittelusta, ohjauksesta ja seurannasta. STM ja THL vastaavat siten sosiaali- ja terveydenhuollon valtakunnallisesta kokonaisarkkitehtuurityöstä osana terveyden ja hyvinvoinnin kohdealueen arkkitehtuuria. Terveyden ja hyvinvoinnin laitos vastaa sosiaali- ja terveydenhuollon valtakunnallisen tason arkkitehtuurin suunnittelusta. Sote-KA:n johtoryhmä ja arkkitehtuuriryhmä ohjaavat toimintaa. JulkICT-toiminnon ylläpitämään prosessipankkiin ( on tarkoitus tallentaa kaikkien julkisen hallinnon kohdealueiden ja organisaatioiden prosessi- ja arkkitehtuurikuvaukset. Sosiaalihuollon tiedonhallinnan kehittämisessä on viime aikoina edetty erittäin hyvin. Sosiaali- ja terveydenhuollon valtakunnallinen kokonaisarkkitehtuuri -julkaisujen (Laaksonen, Aaltonen ym. 2015) kokonaisuuteen kuuluva Sosiaalihuollon asiakastietojen käsittely ja valtakunnalliset tietojärjestelmäpalvelut, Tavoitetila 2020, julkaistiin tänä vuonna. Sitä ennen saatiin valmiiksi Sosiaali- ja terveydenhuollon valtakunnallisen kokonaisarkkitehtuurin periaatteet ja linjaukset -julkaisu, josta käytetään lyhennettä SoTe KA periaatteet ja linjaukset (Laaksonen ym. 2015). Sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain toimeenpano on käynnistynyt tänä vuonna ja tulossa on uutta, kokonaisarkkitehtuuria tukevaa lainsäädäntöä. Kansa-hanke, sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke, on suunniteltu vuosille Osana Kansa-hanketta käynnistyy Kansa-koulu -hanke, joka on sosiaalialan osaamiskeskusten yhteishanke, jota THL rahoittaa. Hanke edistää asiakasasiakirjalain toimeenpanoa koko maassa. Se ajoittuu vuosille Sosiaali- ja terveysministeriö on aiemmin päättänyt, että sosiaalihuollon kokonaisarkkitehtuurikuvaukset tulevat olemaan osa sosiaali- ja terveydenhuollon yhteistä kokonaisarkkitehtuuria ja sosiaalihuollon tietovaranto toteutetaan osana Kantapalveluja. Lähivuosina kokonaisarkkitehtuuriin tulevat vaikuttamaan nyt sosiaalihuollossa vireillä olevat lainsäädäntöhankkeet, meneillään oleva sosiaali- ja terveyspalvelujen uudistaminen ja kuntauudistus. Jo tehty sosiaalihuoltolain uudistus vaikuttaa niin ikään kehitystyöhön. Kyse on myös paljon resursseja vaativasta jatkotyöstä, jossa terveydenhuollon toimet vaativat edelleen jatkokehittämistä sosiaalihuollon työn ollessa vasta alkuvaiheessa. Lisäksi sosiaali- ja terveysministeriön yhteistyössä keskeisten toimijoiden kanssa valmistelema SoTe-tieto hyötykäyttöön, tiedonhallinnan strategia vuoteen 2020 tulee vaikuttamaan kokonaisarkkitehtuuriin. Sosiaalihuollon valtakunnallisessa kokonaisarkkitehtuurissa painopiste on valtakunnallisen asiakastiedon arkiston ja siihen liittyvien tietojärjestelmätoteutusten tukemisessa. Koska sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa ja muita valtakunnallisia tietojärjestelmiä on suunniteltu osaksi Kanta-infrastruktuuria, tarkoittaa se nojautumista terveydenhuollon valtakunnallisiin tietojärjestelmäpalveluihin sekä terveydenhuollossa jo tehtyyn määrittely- ja toteutustyöhön ja toimintamalleihin. Vuonna 2008 tehtyä valintaa perusteltiin sosiaali- ja terveydenhuollon tarpeiden samankaltaisuudella, päällekkäisen määrittely- ja toteutustyön vähentämisellä ja kustannustehokkuudella. Lisäksi ratkaisussa nähtiin vähemmän riskejä kuin 2

7 muissa vaihtoehdoissa. Valintaa tukee myös sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämisen ja tiedonhallinnan yhteistyön lisääntyminen viime vuosina niin valtakunnallisella kuin paikallisella tasolla. Myös palvelutoiminta tulee tiivistymään sosiaalija terveydenhuollon integrointia tavoittelevien poliittisten linjausten myötä. (Laaksonen, Aaltonen ym. 2015, ) 1.2 Julkisen hallinnon yhteentoimivuus Euroopan komission viitekehys hyvän hallinnon yhteentoimivuudesta julkaistiin vuonna 2010 (EC 2010). Siinä kuvataan hyvän hallinnon mukaisesti periaatteet ja käsitteellinen malli julkisten palvelujen kehittämiselle Euroopassa. Kyse on niin tietojen kuin tietojärjestelmien yhteentoimivuudesta. Malli käsittää neljä tasoa. Olennaista on, että kehittämisen suunnittelu alkaa strategiatasolta huomioiden lainsäädännön asettamat ehdot. Poliittisen päätöksenteon tulisi ohjata toimintaa niin, että neljännen tason yhteentoimivuuteen liittyvät ratkaisut tehtäisiin vasta viimeisessä vaiheessa. Teknisten ratkaisujen ei siten tulisi olla ratkaisevassa roolissa, ennen kuin toimintaprosessit ja niissä käsiteltävien tietojen yhteensopivuuskysymykset on otettu haltuun. Kuva 1. Julkisen hallinnon yhteentoimivuuden eurooppalainen viitekehys EIF (EC 2010, suom. Antero Lehmuskoski) Sosiaalihuollon tiedonhallinnan kehittämisen kannalta käynnistyvässä sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämislain valmistelussa tullaan ottamaan kantaa myös tiedonhallinnan kysymyksiin. 1.3 Kokonaisarkkitehtuuri Tietohallintolaki (laki julkisenhallinnon tiedonhallinnan ohjauksesta) vuodelta 2011 velvoittaa julkisen hallinnon organisaation kuvaamaan kokonaisarkkitehtuurinsa. Lain tarkoituksena on tehostaa julkisen hallinnon toimintaa sekä parantaa julkisia palveluja ja niiden saatavuutta (1 ). Tavoitteena on pyrkiä yhteentoimivuuteen ottamalla käyttöön - yhtenäiset julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurin suunnittelu- ja kuvaamisjärjestelmät - yhteentoimivuuden edellyttämät kuvaukset ja määritykset - julkisen hallinnon tietohallinnon yhteiset palvelut sekä - yhtenäisen toiminnan kannalta tarpeelliset muut toimenpiteet Kokonaisarkkitehtuurilla tarkoitetaan kuvausta julkisen hallinnon organisaatioiden, palvelujen, toimintaprosessien, käsiteltävien tietojen sekä käytettyjen tietojärjestelmien ja teknologian muodostaman tietohallinnon kokonaisuuden rakenteesta ja sen osien välisistä suhteista (3 ). 3

8 Kokonaisarkkitehtuuri kuvaa, kuinka organisaation toimintaprosessit, organisaatioyksiköt, tiedot ja järjestelmät toimivat kokonaisuutena. Se on samalla myös suunnittelumenetelmä, jolla tuotetaan toiminnan ja IT-ratkaisujen nykytilan ja tavoitetilan kuvaukset. Sen avulla ohjataan suunnittelua, tunnistetaan ja poistetaan päällekkäinen kehittämistyö, varmistetaan laatu ja saadaan tehdyt suunnitelmat laajasti uudelleen käytettäväksi. Täten se toimii strategisen johtamisen välineenä. Valtiovarainministeriö ohjaa tietohallinnon yhteisiä tai laajaan käyttöön tarkoitettujen palvelujen tuotantoa ja koordinoi sitä muun muassa päällekkäisen toiminnan estämiseksi. Kokonaisarkkitehtuuri jaetaan osa-alueisiin. Toiminta-arkkitehtuuri kuvaa organisaation toimintaa kehittämisen ja tavoitteiden näkökulmasta Tietoarkkitehtuurin tarkoituksena on jäsentää organisaatioiden toiminnassa ja johtamisessa tarvittavia tietoja ja yhdenmukaistaa tietojen käsittelyä eri tietojärjestelmissä ja ratkaisuissa. Järjestelmäarkkitehtuuri puolestaan tukee suunnittelua ja kehittämistä siten, että järjestelmäkokonaisuudesta muodostuu toimiva ja hallittava kokonaisuus, jossa ei ole päällekkäisyyksiä. Teknologia-arkkitehtuuri linjaa ja rajaa käytettävät tekniset vaihtoehdot, standardit ja rakenteet, joilla tieto- ja järjestelmäarkkitehtuurin mukaiset ratkaisut toteutetaan. Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuuri (JHKA) on menetelmä, jolla koordinoidaan ja kehitetään julkisen hallinnon organisaatioiden välistä yhteentoimivuutta. Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuuri koostuu joukosta yhteisiä arkkitehtuureja ja se jakautuu kymmeneen osa-alueeseen, joista sosiaali- ja terveydenhuollon kokonaisarkkitehtuuri kuuluu osaalueeseen terveys- ja hyvinvointi, joka puolestaan muodostuu useamman ministeriön alaisten virastojen kokonaisarkkitehtuureista. (Huovinen, Aaltonen ym. 2014, 17.) Kuva 2. Sosiaali- ja terveydenhuollon valtakunnallisen kokonaisarkkitehtuurin sijoittuminen julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurihierarkiassa (Huovinen, Aaltonen ym. 2014, 17). 1.4 Sosiaali- ja terveydenhuollon kokonaisarkkitehtuuri Kokonaisarkkitehtuurityötä on tehty sosiaali- ja terveysministeriön sekä Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen yhteistyönä vuosien 2013 ja 2014 aikana. Mukana on ollut myös Kela ja kuntatoimijoita. Periaatteet ja yhteiset linjaukset on muodostettu ja kuvattu tarkemmin terveydenhuollon potilastietojen käsittelyn kokonaisuus (Kanta) sekä valmisteltu Kansahanke. (Huovila 2014.) Sosiaali- ja terveydenhuollon kokonaisarkkitehtuuriin kuuluva tavoitetilakuvaus sosiaalihuollon asiakastietojen käsittelystä ja tietojärjestelmäpalveluista on ollut kevään 2015 aikana lausuntokierroksella. Koska sosiaali- ja terveysministeriö on päättänyt, että sosiaalihuollon tietovarantoratkaisu toteutetaan osana Kanta-palveluita, päivitetään ja yhtenäistetään Tikesos-hankkeen aikana valmistunut Sosiaalihuollon valtakunnallinen kokonaisarkkitehtuuri (SOKKA) niin, että se vastaa sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisiä periaatteita ja linjauksia. SOKKA muodostuu monista määrityksistä, joita voidaan käyttää organisaatioiden arkkitehtuurisuunnittelussa. Kuvaukset linjaavat arkkitehtuurityötä ja niitä voidaan hyödyntää laadittaessa organisaatiokohtaisia kuvauksia. Käytettävissä on valmiita kuvauspohjia. 4

9 Nämä kuvaukset ja määritykset toimivat linjauksina arkkitehtuurityössä tehtäville valinnoille ja niitä voi suoraan hyödyntää siten, että laaditaan organisaatiokohtaiset kuvaukset SOKKAn sisältämille valmiille kuvauspohjille, jotka löytyvät JulkICT:n prosessipankista (prosessipankki.qpr.com). SOKKA-arkkitehtuurikehyksessä on tavoitetilakuvaukset, joissa on otettu huomioon sähköisen tiedonhallinnan, kansalaisen sähköisten palvelujen ja Kansa-tietojärjestelmäpalvelujen hyödyntäminen. (Lehmuskoski 2014.) Kokonaisarkkitehtuurityötä tukemaan on perustettu Kuntaliiton AKUSTI-yhteistyö, josta tarkemmin osoitteessa: Se rakentuu alueiden ja kuntien, Kuntaliiton sekä sosiaali- ja terveysministeriön yhteistyöksi, jolla pyritään lisäämään sosiaali- ja terveydenhuollon tietohallintoyhteistyötä. AKUSTIn tavoitteena on systematisoida ja vakinaistaa yhteistyömalli kuntien, sairaanhoitopiirien sekä muiden sosiaali- ja terveysalan toimijoiden välille. Tarkoitus on päästä kustannustehokkaampiin ratkaisuihin. Hyötyinä nähdään palveluja käyttävien asiakkaiden kannalta paremmat tietojärjestelmät ja muut IT-palvelut. Näiden avulla voidaan tukea kansalaisten mahdollisuuksia itse ylläpitää toimintakykyään ja terveyttään, ja heille voidaan tarjota parempia palveluja. Keinona tähän on, että asiakastietoja voidaan hyödyntää organisaatioriippumattomasti. AKUSTI rakentuu AKUSTI-foorumista, jonka osia ovat ohjausryhmä, Kuntaliitossa toimiva sihteeristö sekä valmisteluryhmä. AKUSTIn tarkoituksena on kytkeä alueellinen tietohallinnon kehittäminen, johtaminen ja yhteistyö valtakunnalliseksi yhteistyöksi, jota AKUSTIn avulla koordinoidaan. Lisäksi muodostetaan yhteinen kehittämissalkku. Pyrkimyksenä on, että sosiaali- ja terveydenhuollon tiedonhallintaa ja IT-ratkaisuja suunnitellaan mahdollisimman laajana kokonaisuutena, kauaskantoisesti, asiakaslähtöisesti ja organisaatioriippumattomasti. Toimintaa pilotoidaan vuosina Tarkoitus on, että AKUSTI-toimintamalli tulee olemaan pysyvä. AKUSTI tulee myös edistämään ja rahoittamaan kehitysprojekteja. Sosiaalihuollossa hyödynnetään mahdollisimman paljon terveydenhuollossa jo tehtyä määrittelytyötä. Tähän mennessä sosiaalihuollon vastaavia määrittelyjä on rakennettu Kanta-arkkitehtuurin päälle ja laajennettu niitä siltä osin kuin ne eivät ole vastanneet sosiaalihuollon tarpeisiin. (Laaksonen ym. 2014). Määrittelyjen osalta sosiaalihuollon valmiudet toimeenpanoon ja tekniseen testaukseen on nähty hyviksi jo vuodesta 2011 lähtien, mutta terveydenhuollon Kanta-palvelujen laajin käyttöönottovaihe käynnistyi vuodesta 2012 alkaen ja se on vaatinut suurimman osan kehittämisresursseista niin Kelassa, Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksessa, sosiaali- ja terveysministeriössä kuin kunnissakin. (Laaksonen ym. 2014, 10.) Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (Laaksonen, Aaltonen ym. 2015, 13) on esittänyt yhteenvedon kokonaisarkkitehtuurin nykytilasta sekä tavoitetilan vuoteen

10 Taulukko 1. Yhteenveto kokonaisarkkitehtuurin nykytilasta (Laaksonen, Aaltonen ym. 2015, 13.) Periaatteellisella tasolla tavoitetila sisältää yhtenäisten arkkitehtuuriperiaatteiden noudattamisen sekä kansallisella, alueellisella että paikallisella tasolla. Toiminta-arkkitehtuurin osalta painotetaan sosiaalipalvelujen yhdenmukaista jäsentämistä kaikissa sosiaalipalveluja järjestävissä ja tuottavissa organisaatioissa. Sosiaalihuollon palvelutehtävät ja sosiaalipalvelut on kuvattava yhdenmukaisella tavalla kaikkialla maassa, jotta asiakastietojen käsittely on hallittua ja suunniteltua. Tämä on edellytys myös sosiaalihuollon laadukkaan tietojohtamisen toteutukselle. Palvelutehtävien yhdenmukainen jäsennys toimii asiakastietojen käyttöoikeuksien määrittelyn ja siten myös asiakkaiden tietosuojan toteutumisen perustana. Tietoarkkitehtuurin tavoitetilan saavuttaminen edellyttää kansallisesti yhtenäisen asiakastietomallin käyttöönottoa sosiaalipalveluja antavissa organisaatioissa. Asiakastietomallin käyttöönotto on mittava ponnistus, joka edellyttää paljon tukea ja ohjausta sosiaalihuollon organisaatioille ja niissä työskentelevälle henkilöstölle kirjaamisosaamisen ja toimintakäytäntöjen kehittämiseen sekä tietojärjestelmiin tehtäviin muutoksiin. Myös Eduskunnan sosiaali- ja terveysvaliokunta totesi asiakasasiakirjalakia koskevassa lausunnossaan lain toimeenpanon olevan mittavan ja haasteellinen tehtävä juuri siksi, että se edellyttää vahvaa koulutuksellista tukea henkilöstölle. 6

11 2 SOSIAALIHUOLLON TIEDONHALLINTA JA SEN KEHITTÄMINEN Kuva 3. Sosiaalihuollon tiedonhallinnan kokonaisuus (THL OPER Jokinen 2015). Yllä olevassa kuvassa on havainnollistettu sosiaalihuollon tiedonhallinnan kokonaisuutta, jota avataan seuraavaksi kuvaamalla etenkin sosiaalihuollon asiakastietojen käsittelyn, osin myös tietojärjestelmäpalvelujen kehittämistä. Tämä kokonaisuus on Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksessa projektoitu Kansa-hankkeeksi. Sitä koskeva hakesuunnitelma on julkaistu viime vuonna ja viimeisin versio tänä vuonna (Laaksonen, Berglind ym. 2015). Kuten aiemmin on todettu, sosiaali- ja terveydenhuollolla on sekä omia että yhteisiä kehittämistarpeita. Pelkästään sosiaalihuollon tiedonhallintaan liittyvä lainsäädäntö on laaja ja kun tähän tarkasteluun liitetään yhteinen ja erikseen terveydenhuoltoa koskeva lainsäädäntö, muodostuu siitä alla oleva kokonaisuus. 7

12 Kuva 4. Kanta-ympäristössä toimivat järjestelmät, tavoitetila ( THL OPER Jokinen 2015). Kansallisen asiakastietovarannon käyttöönotto edellyttää yhtenäisiä asiakastiedon ryhmittelyn periaatteita. Asiakastiedot tallennetaan yhteiseen tietovarantoon ja tiedon haku sieltä edellyttää loogista ryhmittelytapaa. Myös sosiaalihuollon henkilörekisterien muodostamisen periaatteet ovat käytön yksi edellytys. Tämä tarkoittaa sitä, että käyttötarkoituksen perusteella yhteenkuuluvat henkilötiedot tallennetaan samaan rekisteriin. Myös käyttöoikeudet tulee olla yhtenäiset. Käyttöoikeudet määrittelevät sen, mitkä oikeudet työntekijällä on tehtävän sallimissa rajoissa saada tarvittavat tiedot hoitaakseen asiakkaan asiaa. 2.1 Tietojärjestelmäpalvelut Kevään 2015 aikana on saatu uutta tietoa kehittämistyön etenemisestä. Tietojärjestelmäpalvelujen käyttöönotto on nyt jaettu neljään vaiheeseen, joista ensimmäiset kaksi voidaan toteuttaa kahdessa tai yhdessä vaiheessa samalla kun edellytetään, että kaikki näihin vaiheisiin liittyvät toiminnallisuudet toteutetaan. Vaiheet etenevät kronologisesti. Ensimmäisen vaiheen arvioidaan käynnistyvän vuonna Alla on selvitetty tiivistetysti, mitä toiminnallisuuksia ja hyötyjä eri vaiheisiin liittyy. Terveyden ja hyvinvoinnin laitos on kuvannut eri vaiheisissa tehtävät toteutukset (tietojärjestelmät, tietojärjestelmäpalvelut ja prosessit). I vaihe: PDF- arkistointi vanhoille tiedoille (alkaen vuonna 2018) Perustoiminnallisuus: Asiakasasiakirjojen metatietojen toteuttaminen Asiakasasiakirjojen tallennus asiakas- tai ilmoitusrekisteriin Asiakasasiakirjojen tallennus palvelutehtävittäin Asiakasasiakirjojen haku omasta rekisteristä Asiakasasiakirjojen käyttöoikeuksien toteuttaminen palvelutehtävittäin Asia-asiakirjan muodostaminen Asiakkuus-asiakirjan muodostaminen Asioiden avaaminen ja päättäminen Asiakkuuden hallinnan toteuttaminen Metatietoihin perustuvien koosteiden toteuttaminen Käyttölokien hallinta Hyödyt 8

13 Organisaatiot voivat tallentaa asiakasasiakirjansa sähköisesti arkistokelpoisessa muodossa. Vanhojen tietojen arkistointi tukee järjestelmien vaihtoa ja organisaatiouudistuksia. Ammattilaisen saama hyöty realisoituu heti. Ammattilainen saa organisaation laatimat asiakirjat käyttöönsä riippumatta siitä, millä järjestelmällä ne on laadittu. Tämä hyödyttää erityisesti palvelutarpeen arvioinnissa uuden sosiaalihuoltolain periaatteiden mukaisesti. Vaiheen toteuttaminen ei edellytä lakimuutoksia II vaihe: Tiedon saatavuus rekisterien välillä ja Omakannan käyttöönotto Perustoiminnallisuus Ammattihenkilön varmenteen käyttö Asiakirjojen haku ja luovutus toisen palvelunantajan rekisteristä Luovutusten seuranta Kieltojen toteuttaminen Asiakirjojen näkyvyyden rajoittaminen tai rajaaminen tarvittaessa Asiakkuuden hallinnan toiminnallisuuksien laajentaminen Omien tietojen katselu Omakannassa Informoinnin saaminen Omakannassa Hyödyt Kansalainen näkee Omakannassa hänestä laaditut asiakirjat. Kansalainen näkee asiakirjojen luovutukset. Kansalainen voi kieltää asiakirjan näkyvyyden. Ammattilaisen työprosessin sujuvoituminen: kaikki asiakkaasta laaditut asiakasasiakirjat on saatavilla ja palveluprosessien seuranta helpottuu. III vaihe: Asiakirjojen rakenteinen tallentaminen ja Omakannan toiminnallisuuksien laajennus Perustoiminnallisuus Määrämuodossa tuotettujen asiakirjojen tallennus rakenteisessa muodossa Asiakastiedon poimiminen asiakasasiakirjasta ja hyödyntäminen toisessa asiakirjassa Toisen järjestelmän tuottaman asiakirjan palautus ja hyödyntäminen omassa järjestelmässä Tiedonhallintapalvelun sisällön laajentaminen asiakirjan tietosisällöstä poimittavilla asiakirjoilla (esim. kertomustapahtumista) Omakannan toiminnallisuuksissa otetaan käyttöön asiakirjan jättäminen ja asian vireillepano, sähköinen tiedoksisaanti, asiakastiedon antaminen ja herätteiden näyttäminen Hyödyt Kansalainen voi asioida asioissaan tai jonkun toisen valtuuttamana Omakannassa vuorovaikutteisemmin kuin aiemmin. Päällekkäinen kirjaaminen vähenee, kun jo kerran tallennettua tietoa voidaan hyödyntää uudelleen. IV vaihe: Toimijoiden välinen yhteistyö ja raportointi Perustoiminnallisuus Ostopalveluiden hallinta Asiakastiedon tallentaminen toisen rekisteriin (Lausunto)pyyntö-vastaus toiminnallisuuden mahdollisuus valtakunnallisten palveluiden kautta Valtakunnallinen raportointi tai tilastointi tallennetuista asiakastiedoista Koosteiden muodostaminen asiakirjojen tietosisällöistä Asiakirjahallinnollisten toimenpiteiden toteuttaminen Hyödyt Palveluntuottajat voivat kirjata suoraan rekisterinpitäjän rekisteriin Pienet yritykset ja muut toimijat voivat tuottaa lakisääteiset minimitiedot sähköisesti. Asiakastiedosta voidaan poimia tilastoja ja raportteja ilman, että palvelunantajat tuottavat tiedot erikseen. (Laaksonen 2015). 2.2 Sosiaalihuollon asiakastietomalli Sosiaalihuollon asiakastiedot -päätietoryhmää on kehitetty viime vuosina intensiivisesti. Syntynyttä kokonaisuutta kutsutaan sosiaalihuollon valtakunnalliseksi asiakastietomalliksi. Asiakastietomallilla tavoitellaan asiakastietojen sisältöjen yhdenmukaistamista. Asiakasasiakirjojen ja niiden käsittelyn yhdenmukaistaminen tarkoittaa 1. Asiakastiedon sisällön yhdenmukaistamista 9

14 2. Rakenteista yhdenmukaistamista eli - mitkä tiedot sijaitsevat missäkin asiakasasiakirjoissa ja missä järjestyksessä sillä valmiina on o noin 280 kpl, jotka voidaan ryhmitellä 17 asiakirjatyypin mukaan o noin 150 tietokomponenttia, jotka kuvaavat reaalimaailman ilmiöitä o noin 50 luokitusta, joita käytetään asiakasasiakirjoissa ja asiakastiedon ryhmittelyssä - mitä asiakasasiakirjoja syntyy - missä tehtävässä niitä syntyy - missä prosessissa palvelu toteutetaan - missä prosessin vaiheessa asiakasasiakirja valmistuu ja arkistoituu - minkä ajan kuluttua asiakasasiakirja hävitetään tai siirretään pysyvään säilytykseen 3. Ulkoasun yhdenmukaistaminen Kuva 5. Sosiaalihuollon asiakastietomalli (THL OPER Jokinen 2015). 10

15 2.3 Toiminta-arkkitehtuuri Kuva 6. Sosiaali- ja terveydenhuollon tiedonhallintaan vaikuttavan lainsäädännön kautta muodostetut palvelutehtävät (Laaksonen, Berglind, Hyppönen ym. 2015). Sosiaalihuollon toiminta-arkkitehtuurin jo olemassa olevista määrittelyistä keskeinen on sosiaalipalvelujen luokitus. Sosiaalipalvelujen luokitus on luokitusperhe, joka kuvaa sosiaalihuollon lakisääteiset palvelutehtävät ja niissä annettavat sosiaalipalvelut ja palveluprosessit. Sosiaalipalvelujen luokituksessa tunnistetut palveluprosessit on myös kuvattu palvelutehtäväkohtaisesti. Niissä kuvataan asiakirjojen käsittelyä osana sosiaalihuollon palveluprosesseja. Sosiaalihuollon palvelutehtävä on laissa säädetty tehtävä sosiaalipalvelujen ja niihin liittyvän taloudellisen tuen järjestämiseksi. Jokainen palvelutehtävä perustuu tiettyyn lakiin ja sosiaalihuollon tehtävistä säätäviä lakeja on tällä hetkellä 17. Palvelutehtäviä on 22, koska yleislakina sosiaalihuoltolaki asettaa useamman kuin yhden palvelutehtävän. Sosiaalipalveluja on 61. Sosiaalihuoltoa ohjaava lainsäädäntö on kuvattu SoTe-KA periaatteet ja linjaukset julkaisussa. Sosiaalihuollon palvelutehtävät on kuvattu ja julkaistu luokituksena THL:n Koodistopalvelimella. Palvelutehtävä-luokitusta käytetään asiakastietojen loogisen ryhmittelyn keskeisenä määritteenä, käyttöoikeuksia rajaavana tekijänä, asianhallinnassa, asiayhteyden todentamisessa ja asiakirjahallinnossa. Se on määritelty asiakasasiakirjoissa pakolliseksi metatiedoksi ja sen käyttö käyttöoikeuksien perusteena on säädetty laissa. Sosiaalipalvelujen soveltamisesta on laadittu myös soveltamisopas. Koska palvelutehtävä-luokitus on tehty lainsäädäntöön perustuen, sitä päivitetään tarpeen mukaan. Laaksonen, Aaltonen, Hyppönen 2015.) THL:n materiaaleista löytyy esimerkkejä useamman eri palvelutehtävän prosesseista ja niiden yhteyksistä. Esimerkeiksi niistä on alla oleviin kuviin otettu kotipalvelu, vammaispalvelut ja aikuissosiaalityö. 11

16 Kuva 7. Kotipalvelun(mm.) ja vammaispalvelujen (mm.) palvelutehtävien prosessit ja niiden yhteydet Kuva 8. Aikuissosiaalityön palvelutehtävien prosessit ja niiden yhteydet Jokaiseen palvelutehtävään on muodostettu prosessi ja jokainen niistä sisältää yhdestä viiteen ydinprosessia, joita on tällä hetkellä yhteensä yhdeksän. Ydinprosesseja ovat: - sosiaalipalvelun kuuluva alkukartoitus - ilmoituksen käsittely - selvitys - palvelun järjestäminen - palvelun tuottaminen - hallintoasian käsittely - neuvonta - sopiminen - sovittelu Sosiaalihuollon asiakastyön rakenteinen kirjaaminen tarkoittaa eri sosiaalipalvelujen asiakastietojen kirjaamista yhtenäisesti sovitulla tavalla. Asiakastietoja kirjataan asiakirjoihin sekä vapaamuotoisena tekstinä että määrämuodossa, rakenteisesti, esimerkiksi luokitusten avulla. Määrämuotoisuus auttaa ja mahdollistaa tiedon automaattisen käsittelyn tietojärjestelmissä. Määrämuotoisuus tarkoittaa sitä että asiakirjan tarkoitus on ennalta määrätty, asiakirjaan kirjattaville tiedoille on määritelty tietty paikka (järjestys), esitysmuoto (teksti, koodi, numero jne..) ja tietty rakenne (esimerkiksi, että tietyissä asiakirjatyypeissä on aina tietyt tietokentät ja rakenteet). (THL OPER Jokinen 2015). Rakenteisen kirjaamisen tavoitteena on yhdenmukaistaa asiakastyön kirjaamista. Se helpottaa oikean tiedon löytämistä myös muiden työntekijöiden kirjaamista asiakirjoista. Myös asiakkaan on helpompi lukea asiakirjoja, kun ne ovat samankaltaisia riippumatta siitä, missä ne on laadittu. Rakenteisella kirjaamisella helpotetaan asiakkaan saaman palvelun suunnittelua, toteutusta ja arviointia. Tällöin jokaisen työntekijän tai organisaation ei tarvitse itse ratkaista, mitä tietoja asiakkaasta tulee kirjata kussakin palveluprosessin vaiheessa. Tällainen kirjaaminen mahdollistaa sen, että eri organisaatioissa tai tietojärjestelmissä laadittuja asiakirjoja voidaan siirtää sähköisesti järjestelmien välillä lisäten näin asiakastiedon yhteiskäyttöisyyttä ja tiedon saatavuutta. (emt.) 12

17 Muitakin etuja on, kun rakenteinen kirjaaminen on käytössä. Työntekijän ja asiakkaan oikeusturva vahvistuu, kun kaikki kirjaavat riittävän yhdenmukaisella tavalla. Työntekijä voi itse päättää, mikä tieto on välttämätöntä tai tarpeellista ja mitä kirjata missäkin asiakastilanteessa. Rakenteinen kirjaaminen ei vähennä työntekijän mahdollisuuksia kirjoittaa tärkeiksi arvioimansa tiedot asiakkaasta, sillä vain pieni osa tiedoista on määritelty valtakunnallisesti pakollisiksi kaikissa asiakastapauksissa. Organisaatiot voivat lisäksi määritellä osan asiakirjoissa käytettävistä tiedoista pakollisiksi. Tilastotietojen tallentaminen ja hyödyntäminen paranevat, kun niitä ei tuoteta irrallaan asiakastyöstä. Tällöin vertailevan tutkimuksen tekeminen helpottuu, mikä edistää sosiaalihuollon tietopohjan vahvistumista (emt.) 13

18 3 SOSIAALIHUOLLON VALTAKUNNALLISTEN TIETOJÄRJESTELMÄPALVELUJEN JA MÄÄRÄMUOTOISEN KIRJAAMISEN TOIMEENPANOHANKE (KANSA-HANKE) Kansa-hanketta koskevan osuuden lähteenä on käytetty hankesuunnitelmaa. Kansa-hankesuunnitelma (Laaksonen, Berglind, Huovila ym. 2015) kuvaa yhdessä kokonaisarkkitehtuurikuvausten kanssa sosiaalihuollon tiedonhallinnan kehittämissuunnan vuoteen 2020 saakka. Keskeinen tavoite on toteuttaa muutos, jonka avulla sosiaalihuollon asiakastiedot yhdenmukaistetaan ja saatetaan tietojärjestelmien avulla sinne, missä asiakasta palvellaan. Hankkeen strategiset tavoitteet ovat: Asiakastietojärjestelmien tekninen ja semanttinen yhteentoimivuus on parantunut Asiakastietojen saatavuus on parantunut Asiakastiedon päällekkäinen kirjaaminen on vähentynyt Asiakastiedon laatu on parantunut Asiakastietojen vertailukelpoisuus on parantunut Asiakastietojen hyödynnettävyys on parantunut Asiakasprosessia tukevat tietojärjestelmät ovat lisääntyneet Sosiaalihuollon tietohallinto, asiakirjahallinta ja palvelutuotanto ovat tehostuneet Toiminnalliset tavoitteet: yhdenmukaiset asiakirjamääritykset on otettu käyttöön ja ne ohjaavat kirjaamistayhdenmukaiset toimintaprosessit on otettu käyttöön ja ne ohjaavat palvelutoimintaa asiakastiedon kirjaamista ohjataan valtakunnallisesti asiakastiedot tallennetaan valtakunnalliseen asiakastiedon arkistoon asiakastiedot ovat saatavilla valtakunnallisesti asiakastiedon arkistosta asiakastietojen hyödyntäminen asiakastyössä on lisääntynyt Hankkeen keskeisimmät vaiheet ovat: - lainsäädännön valmistelu - hankeen organisointi - sosiaalihuollon asiakastietomallin katselmointi ja kehittäminen - määrittelyjen tarkennukset ja tekninen suunnittelu - valtakunnallisten palveluiden hankinta ja toteuttaminen - yhteistestaus - arkistointipalvelun pilotointi - valtakunnallisten tietosisältöjen ja palveluiden käyttöönotto Hanke sisältää useita kehittämiskokonaisuuksia, jotka on tarkemmin kuvattu hankesuunnitelmassa. Alla luetellaan nämä otsikkotasolla sen mukaan, minkä organisaation/organisaatioiden vastuulla kehittämiskokonaisuus on ja mihin vaiheistukseen ne kuuluvat. Arvioitu etenemisaikataulu ja päättymisajankota riippuvat useista tekijöistä, joten niihin voi tulla muutoksia. Lisäksi jokin kehittämiskokonaisuus voi alkaa esimerkiksi 2017 ja jatkua kauemmin kuin vuoteen Valtakunnallisten toimijoiden vastuulla olevat vaiheistukset ja kehittämiskokonaisuudet: Vaihe 1 Perusedellytysten luonti ( ) 1. Lainsäädännön valmistelun ja pysyvien toimintojen organisoinnin ( ) 2. Pysyvien toimintojen organisointi Vaihe 2 Asiakastietomallin katselmointi ja pilotointi ( ) Vaihe 3 Määrittelyjen tarkentaminen ja tekninen suunnittelu ( ) 3. Sosiaalihuollon toimintaa kuvaavat määrittelyt ( ) 4. Asiakastietomallin määrittely ( ) 5. Tietojärjestelmäratkaisujen määrittely ( ) 6. Standardien määrittely 7. Tekninen suunnittelu ( ) 14

19 Vaihe 4 Valtakunnallisten palveluiden hankinta ja järjestelmätoteutukset 8. Valtakunnallisten palveluiden perustoiminnallisuuden toteutus ( ) 9. Valtakunnallisten palveluiden toiminallisuuden laajentaminen (2017 alkaen) ja Käyttöönottojen valmistelu. Käyttöönottojen arvioidaan alkavan vuonna Sosiaalihuollon toimijoiden vastuulla olevat kehittämiskokonaisuudet: Vaihe 1 Määrämuotoisen kirjaamisen käyttöönotto alkaen 2015 Vaihe 2 Asiakastietojärjestelmien hankinta alkaen 2015 Yhteinen liittyminen, on osiltaan jo käynnissä ja jatkuu hankkeen loppuun saakka. Vaihe 1 Valtakunnallisten palvelujen käyttöönotto 1. Yhteistestaus alkaen Pilotointi Käyttöönottojen tuki alkaen Organisaatioiden liittymiset ja käyttöönotot Vaihe 5 Hankkeen päättäminen ( ) Hanketta pidetään onnistuneena, mikäli seuraavat kriteerit ovat täyttyneet: 1. sosiaalipalveluja antavat organisaatiot kirjaavat sosiaalihuollon asiakastyötä valtakunnallisten asiakirjarakenteiden ja lainsäädännön edellyttämällä tavalla määrämuotoisina asiakirjoina 2. sosiaalipalveluissa käytettävät tietojärjestelmät pystyvät tallentamaan ja välittämään asiakirjoja standardoidussa muodossa valtakunnalliseen sosiaalihuollon arkistopalveluun 3. sosiaalipalveluissa käytettävät tietojärjestelmät pystyvät hakemaan toisen organisaation laatimia asiakasasiakirjoja sosiaalihuollon valtakunnallisesta arkistopalvelusta 4. tallennettaessa tai haettaessa tietoja sosiaalihuollon valtakunnallisesta arkistopalvelusta käyttäjät (järjestelmät, organisaatiot ja ammattilaiset) todennetaan luotettavasti ja asiaton tiedon käyttö estetään 5. sosiaalihuollon asiakkaat näkevät heistä laadittuja asiakasasiakirjoja kansalaisen käyttöliittymän (Omakanta) kautta ja pystyvät hoitamaan tiettyjä sosiaalihuollon asioita sähköisesti. 15

20 4 KANSA-KOULU -HANKE Terveyden ja hyvinvoinnin laitos on myöntänyt sosiaalialan osaamiskeskuksille valtionavustuksen, jolla tuetaan kansallisten luokitusten ja asiakasasiakirjarakenteiden toimeenpanoa sosiaali- ja terveydenhuollon tuotanto-organisaatioiden asiakastietojärjestelmiin, niin että ne noudattavat sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain vaatimuksia. Hankkeessa kehitetään myös sosiaalialan henkilöstön osaamista ja valmiuksia tuottaa sosiaalihuollon asiakastietomallin mukaisia asiakastyön dokumentteja sekä tuetaan sosiaalialan organisaatioiden valmiutta liittyä Kanta-palveluihin. Hankkeen tavoitteet ja toimenpiteet on kuvattu hankesuunnitelmassa (sosiaalialan osaamiskeskukset 2015). Tavoitteena on, että 1. sosiaalipalveluja toteuttava henkilökunta on perehtynyt määrämuotoisten sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen laatimisen käytäntöihin 2. sosiaalipalveluja tuottavissa organisaatioissa on asiantuntijoita, joilla on valmius perehdyttää henkilöstöä sosiaalihuollon tiedonhallinnan kansallisesti yhdenmukaisiin käytänteisiin 3. asiakasasiakirjojen tietosisällöt sekä niiden laatimisen ja käsittelyn käytännöt vastaavat sosiaalihuollon asiakasasiakirjalaissa asetettuja vaatimuksia 4. sosiaalipalveluja tuottavissa organisaatioissa on valmius tuottaa asiakastietojärjestelmissä sosiaalihuollon asiakasasiakirjoja, jotka ovat sisällöltään asiakasasiakirjalaissa esitettyjen vaatimusten mukaisia 5. sosiaalihuollon palvelutehtävät ja sosiaalipalvelut sekä niihin sisältyvät palveluprosessit on kuvattu kansallisesti yhteensopivalla tavalla 6. sosiaalipalveluja tuottavissa organisaatioissa on valmius kehittää sosiaalihuollon tiedonhallintaa lainsäädännön ja sosiaalipalvelujen muutosten edellyttämällä tavalla. Hankkeen toimenpiteet on jaettu kahteen kehittämiskokonaisuuteen ja yhteensä kuuteen työpakettiin, joita ovat: 1. Toiminta- ja tietomääritysten toimeenpano TP 1 Palvelutehtäväluokituksen käyttöönotto TP 2 Palveluprosessien yhtenäistäminen TP 3 Asiakasasiakirjojen sisällön yhtenäistäminen 2. Kirjaamisosaamisen kehittäminen TP 4 Kirjaamisvalmennuksen sisällön tuottaminen TP 5 Kirjaamisvalmentajien valmennus TP 6 Kirjaamisvalmennusten alueellinen toteutus. Hankkeen kohderyhmänä on sosiaalialan henkilöstö, joka käsittelee työssään sosiaalihuollon asiakastietoja. Välittömänä kohderyhmänä ovat sosiaalialan keskeiset asiantuntijat, jotka perehdytetään sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain ja KanSakokonaisarkkitehtuurin keskeisimpiin sisältöihin ja tavoitteisiin sekä valmennetaan vastaamaan lain toimeenpanosta omissa organisaatioissaan. Hankkeen kohderyhmään kuuluvat myös yksityiset sosiaalipalvelujen tuottajat, jotka toimivat yhteistyössä julkisen sosiaalihuollon järjestämis- ja tuottamisvastuullisten organisaatioiden kanssa. Päämääränä on varmistaa sosiaalihuollon henkilöstön valmius määrämuotoiseen sosiaalihuollon asiakastyön kirjaamiseen ja palveluntuottajien valmius liittyä valtakunnallisiin sosiaalihuollon tietojärjestelmäpalveluihin. Hankkeella tähdätään tavoitetilaan, jossa sosiaalihuoltoa järjestävissä ja tuottavissa organisaatioissa on riittävä toiminnallinen ja tekninen valmius asiakasasiakirjalain vaatimusten täyttämiseen: - sosiaalipalveluja toteuttava henkilökunta on perehtynyt määrämuotoisten sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen laatimisen käytäntöihin - sosiaalipalveluja tuottavissa organisaatioissa on asiantuntijoita, joilla on valmius perehdyttää henkilöstöä sosiaalihuollon tiedonhallinnan kansallisesti yhdenmukaisiin käytänteisiin - asiakasasiakirjojen tietosisällöt sekä niiden laatimisen ja käsittelyn käytännöt vastaavat sosiaalihuollon asiakasasiakirjalaissa asetettuja vaatimuksia - sosiaalipalveluja tuottavissa organisaatioissa on valmius tuottaa asiakastietojärjestelmissä sosiaalihuollon asiakasasiakirjoja, jotka ovat sisällöltään asiakasasiakirjalaissa esitettyjen vaatimusten mukaisia - sosiaalihuollon palvelutehtävät ja sosiaalipalvelut sekä niihin sisältyvät palveluprosessit on kuvattu kansallisesti yhteensopivalla tavalla - sosiaalipalveluja tuottavissa organisaatioissa on valmius kehittää sosiaalihuollon tiedonhallintaa lainsäädännön ja sosiaalipalvelujen muutosten edellyttämällä tavalla. Välittömät tulostavoitteet Kansa-koulu -hankkeen päättyessä ovat: 16

21 - sosiaalihuollon palvelutehtävä -luokitus on käytössä julkisen sosiaalihuollon palvelun järjestäjänä toimivissa organisaatioissa - sosiaalihuollon organisaatioiden palveluprosessien kuvaukset on yhtenäistetty kansallisten prosessikuvausten mukaisesti - sosiaalihuollon asiakastietomallin mukaiset asiakasasiakirjojen sisällöt on otettu käyttöön asiakastietojärjestelmissä toteutussuunnitelmassa tarkemmin määritellysti - sosiaalipalveluja tuottavissa julkisen hallinnon organisaatioissa on määrämuotoiseen kirjaamiseen ja kansallisen asiakastietomallin käyttöönottoon perehdytettyjä ammattihenkilöitä, jotka vastaavat henkilöstön kirjaamisvalmennuksesta omissa organisaatioissaan - sosiaalihuollon henkilöstöllä on käytössään valmennus- ja perehdytysmateriaalia asiakasasiakirjalain vaatimuksista ja määrämuotoisesta kirjaamisesta - sosiaalihuollon henkilöstölle on järjestetty kirjaamisvalmennustapahtumia hankkeessa mukana olleissa sosiaali- ja terveydenhuollon organisaatioissa. Hanke toteutetaan koko maan kattavana. Hallinnoijana toimii Kaakkois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Socom ja osatoteuttajina muut maamme kymmenen sosiaalialan osaamiskeskusta. Kukin osaamiskeskus verkottaa oman alueensa kunnat ja kuntayhtymät mukaan kehittämiskokonaisuuksien toteutukseen. Hanke toteutetaan ajalla ja sen kokonaiskustannukset ovat 2,2 miljoonaa. 17

22 5 LAINSÄÄDÄNNÖN TILANNE Kansa-hankkeen läpivienti tulee vaatimaan useita lainsäädännön muutoksia. Lisäksi valmisteilla on mittavaa substanssilakien valmistelua, kuten kehitysvammalain ja vammaispalvelulain uudistaminen. Tällä hetkellä tilanne on seuraava: Uutta voimassaolevaa lainsäädäntöä: Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (254/2015, ShAkl) Uusi sosiaalihuoltolaki (130/2014, Shl) Terveydenhuoltolaki, muutos (1303/2014, THL) Laki sosiaaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä, asiakastietolaki (HE 345/2014 VP). Sosiaalihuollon osalta on tietyt säädökset vielä valmistelussa. Mikäli annetaan myös asetus, sen valmistelua ei ole käynnistetty Kuntakokeilulaki sekä oppilas- ja opiskelijahuoltolaki Laki sosiaalihuollon ammattihenkilöistä (817/2015) Valmisteilla olevaa lainsäädäntöä: Uusi työryhmä valmistelee muutokset asiakastietolakiin (159/2007) Henkilörekisterin uudistaminen, ST:n työryhmä valmistelee Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisistä käsittelystä, ns. asiakastietolaki edellyttää uudistamista sosiaalihuollon osalta. 18

23 6 SELVITYS PIRKANMAAN SOSIAALIPALVELUIDEN DOKUMENTOINNIN JA TILASTOINNIN NYKYTILASTA JA KEHITTÄMISTARPEISTA Pikassos selvitti Kanta-Hämeen sosiaali- ja perusturvajohdon pyynnöstä keväällä 2013 sosiaalipalvelujen tilastoinnin ja kirjaamisen nykytilaa ja kehittämistarpeita. Selvityksen tulosten perusteella päätettiin Pirkanmaalla toteuttaa vastaavanlainen selvitys, joka tehtiin pitkälti samalla tavalla kuin Kanta-Hämeessä. Molemmissa maakunnissa käytettiin täten samaa Webropol-pohjaa. Tässä luvussa on kuvattu, miten selvitys tehtiin, minkälaisia tuloksia se tuotti (tilastot ja kirjaaminen) sekä minkälaisia johtopäätöksiä voitiin esittää. Webropol-kysymyslomake sisälsi erilaisia väittämiä sekä avoimia kysymyksiä. Jokaisen väittämän kohdalla haastateltu pystyi myös halutessaan kertomaan asiasta lisää. Aineisto on siten huomattavasti rikkaampi kuin jos se perustuisi vain haastatelluille sähköisesti lähetettyyn kyselylomakkeeseen. Tietoisesti on valittu käyttäjälähtöinen näkökulma raportin tulosten esittelyssä. Työntekijöiden näkemykset ohjaavat raportointia ja tästä syystä raportin tekijät ovat halunneet tuoda myös nyansseja esiin. Aineistoa lukiessa on hyvä muistaa, että raportointi on tehty siten, että yksittäisen tilaston sekä avointen vastausten koonti on tehty useiden työntekijöiden näkemyksistä. Nykytilan kuvaukset sekä kehittämistarpeet ja -ehdotukset on koottu suuresta joukosta näkemyksiä, jotka eivät ole yhteisesti keskusteltuja tai jaettuja. Niitä tulee tulkita tilastointia ja dokumentointia koskevina arvioina ja ehdotuksina. 6.1 Puhelinhaastattelujen toteuttaminen Toteutus alkoi siten, että jokaiseen pirkanmaalaiseen kuntaan oltiin ensin yhteydessä. Useimpien kuntien kanssa haastateltavien valinnasta keskusteltiin etukäteen johdon kanssa ja johto ehdotti, keitä haastatellaan. Haastateltaviin otettiin yhteyttä puhelimitse ja/tai sähköpostin välityksellä. Selvitys perustuu 77 henkilön puhelinhaastatteluaineistoon, mutta muutamasta kunnasta, kuten Parkanosta tai Tampereelta ei useista pyynnöistä huolimatta onnistuttu saamaan lainkaan tai riittävästi haastateltavia Aineisto koskee kaikkien Pirkanmaan kuntien aikuissosiaalityötä, ikäihmisten palveluja, lastensuojelua ja vammaispalveluja. Haastattelijoina toimivat Pikassoksen toimitusjohtaja Kristiina Laiho, erityissuunnittelijat Seija Junno ja Matti Mäkelä sekä suunnittelija Heli Toroska. Haastateltavat saivat etukäteen Webropol-kyselylomakkeen tutustuttavakseen. Vastaukset kirjattiin sähköiselle Weprobol-lomakkeelle haastattelujen aikana. Haastattelut kestivät puolesta tunnista kahteen tuntiin. Tavanomainen kesto oli vajaa tunti. Haastateltujen määrät kunnittain (yhteistoiminta-alueittain), haastateltavien tehtävänimikkeet ja vastaukset sosiaalipalvelualueittain on kerätty taulukkoon 2. 19

24 Taulukko 2. Tietoja haastatelluista Haastateltujen määrät kunnittain Sastamala (Punkalaidun) 10 Haastateltavien tehtävänimikkeet Sosiaalityöntekijä 19 Vastaukset sosiaalipalvelualueittain Lastensuojelu 26 Tampere (Orivesi) 9 Yksikönjohtaja 13 Vammaispalvelut 24 Lempäälä 8 Palvelupäällikkö 10 Ikäihmisten palvelut 24 Hämeenkyrö 7 Pääkäyttäjä (tai osatehtävä) 8 Muut 20 Kangasala (Pälkäne) 7 Johtava sosiaalityöntekijä 4 Aikuissosiaalityön palvelut 18 Nokia 6 Palveluohjaaja 3 Työllistymiseen liittyvät Mänttä-Vilppula (Juupajoki) 6 Sosiaaliohjaaja 2 sosiaalipalvelut 10 Pirkkala (Vesilahti) 6 Sosiaalityön johtaja 2 Ylöjärvi 5 Perusturvajohtaja 2 Valkeakoski 3 Toimistosihteeri 2 Akaa 3 Suunnittelupäällikkö 2 Urjala 2 Osastonhoitaja 1 Virrat (Ruovesi) 2 Asiantuntija, suunnittelija 1 Kihniö 2 Palvelujohtaja 1 Ikaalinen 1 Tulosalueen päällikkö 1 Laskentasihteeri 1 Laitoshoidon johtaja 1 Vs. suunnittelija 1 Erikoissuunnittelija 1 Sosiaali- ja terveysjohtaja 1 Johtava sosiaaliohjaaja Asiakastietojärjestelmät Kaikkiaan mainittiin 16 käytössä olevaa järjestelmää. Effica ja Proconsona ovat kaksi yleisimmin käytössä olevaa. Effica on käytössä seuraavissa kunnissa: Ikaalinen, Hämeenkyrö, Kangasala (myös Pro Consona), Lempäälä, Nokia,Pirkkala,Tampere (myös Pegasos), Virrat ja Ruovesi ja Pro Consonan käyttäjäkuntia ovat Akaa, Kihniö, Mänttä-Vilppula ja Juupajoki, Sastamala ja Punkalaidun ( myös Pegasos) Urjala ja Valkeakoski Kunnissa käytetään lisäksi seuraavia asiakastietojärjestelmiä: - Pegasos - Mediatri - Effica, terveys - Mobirouter - Typpi, Vat, Aura ja Hilkka - RAI, Donna, Mobiili - Pro Economica - Fakta, SAP-BW Asiakastietojärjestelmän vaihtamista ei ole juurikaan kunnissa harkittu. 90 % haastatelluista ilmoitti, ettei keskusteluja tästä ole käyty. Muutamassa kunnassa on lähinnä mietitty siirtymistä Pro Consonasta Efficaan. Kunnissa odotellaan sote-uudistusta ja sen vaikutuksia asiakastietojärjestelmien uudistamiseen. Myös Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen kansallinen kehittämistyö (erityisesti Kansa-hanke) kiinnostaa uudistuksia mietittäessä. Osin vaihtamista rajoittaa myös se, että asiakastietojärjestelmiä on kehitetty vuosien varrella paremmin toimiviksi ja pelkona on, että uuden järjestelmän käyttöönotto vaatisi paljon uuden oppimista ja veisi paljon työaikaa. Haastatteluissa todettiinkin, että vaihtoehtoisia järjestelmiä ei juurikaan ole edes hankittavissa, vaan kyse on pääosin joko Efficasta tai Proconsonasta. Mikään Effican käyttäjäkunnista ei harkitse Proconsonaan siirtymistä. Todettiin myös, että uuteen vaihtaminen on kallista ja parempi vaihtoehto voikin olla nykyisen järjestelmän toimivuuden parantaminen uuden 20

25 hankkimisen sijasta. 6.3 Asiakastietojärjestelmän kehittämisen ja rahoituksen koordinointi Kun järjestelmää pidetään kalliina, korostetaan, että resurssien käytön tulisi olla etukäteen hyvin suunniteltua ja muutostarpeet ennakoivaa. Asiakastietojärjestelmän kehittäminen ja rahoitus eivät kuitenkaan ole riittävän selvästi sovittua ja koordinoitua. Vain harvassa kunnassa tilanne on kohtalaisen hyvä. Lähes neljä viidestä vastaajasta ilmoittaa, ettei tiedä asiasta tai että asiakastietojärjestelmän kehittämisestä ja rahoituksesta ei ole sovittu mitään. Moni vastaaja kertoo myös, että asiakastietojärjestelmän kehittäminen on lähinnä palikoiden lisäämistä järjestelmään, kun uusi (pakottava) tarve ilmaantuu. Välttämättömät hankinnat tehdään, mikä usein tarkoittaa lakiuudistusten aiheuttamia muutoksia asiakasasiakirjoihin tai pitkään tiedossa olleiden puutteiden korjaamista. Haastateltavista osa totesi, että substanssiosaajat eivät välttämättä hallitse asiakastietojärjestelmien teknistä puolta kovinkaan hyvin, minkä vuoksi asiakastietojärjestelmän kehittämisessä voidaan olla ohjelmien myyjien, terveydenhuollon puolen asiantuntijan tai pääkäyttäjien armoilla. Koetaan jopa, että ohjelmiston myyjä voi hyötyä tästä. Merkittävää on, että valtaosa haastatelluista toteaa, ettei heidän tietääkseen kunnassa ole käytettävissä erikseen sosiaalihuollon tiedonhallinnan kehittämiseen tai edes sosiaalipalvelujen asiakastietojärjestelmien ylläpitoon budjetoitua resurssia. Uusista tarpeista tai epäkohtien korjaamisesta kerrotaan yleensä esimiehelle ja/tai pääkäyttäjälle. Usealle haastatelluista oli epäselvää, kenelle järjestelmän huolto ja kehittäminen kuuluvat. Vain Tampereen kaupungilla kokonaisuutta koordinoidaan ja kaupungilla on selkeä työnjako järjestelmään liittyvistä vastuista ja tehtävänjaosta. Resursseja hukataan, kun kehittäminen ei ole suunnitelmallista. Yksittäiset tarpeet ovat ohjanneet järjestelmän uudistamista. Rahaa ei ole ollut, joten leimallista on, että järjestelmää on jouduttu paikkailemaan kokonaisuuden kustannuksella ja niinpä järjestelmästä on vähitellen kehittynyt monimutkainen ja liian monesta palasesta koottu systeemi. Työprosessien hahmottamisen kannalta tilanne on voinut jopa huonontua alkuvaiheistaan. Joissakin kunnissa asiakastietojärjestelmä vaatisi paljon uudistamista, mikä tarkoittaisi huomattavaa resurssien lisäämistä, kuten palikoiden täydentämistä ja työntekijäpanostusta. Haastatellut mainitsivat lisäksi siitä, että uudistuksia saattaa tulla etukäteen varoittamatta, mistä aiheutuu lisätöitä ja kiirettä erityisesti pääkäyttäjille. Päivittäiseen työvälineeseen eli asiakastietojärjestelmään tehtävät muutokset aiheuttavat monesti uuden opettelua kesken työpäivän muissa kiireissä. Sinällään hyvät uudistukset eivät kuitenkaan aina tapahdu sujuvasti. Maakunta on heterogeeninen. Tampereen kaupungilla on oma tietohallintoyksikkönsä. Työntekijöiden kouluttamisesta ja käytön tuesta vastaa Effica-tuki. Koulutuksia järjestetään säännöllisesti ja järjestelmää arvioidaan ja kehitetään kaupungin sisäisessä työryhmässä (ICT-yhteistyöryhmä), joka muodostuu substanssi- ja tietohallinto-osaamisesta. Ryhmä voi tehdä aloitteita ja muutosehdotuksia sekä vaikuttaa ostettaviin palikoihin. Vuodesta 2006 lähtien ovat silloiset Tampereen kehyskunnat (Nokia, Lempäälä, Pirkkala, Kangasala, Ylöjärvi ja Vesilahti) käynnistäneet yhteistyötä sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmäasioissa. Effican hankinnan jälkeen neuvoja on haettu ja saatu Tampereen kaupungilta (erityisesti Anssi Rummukaiselta). Tavoitteena on, että Effica olisi samanlainen jokaisessa kehyskunnassa. Viime vuosina yhteistyö kehyskuntien välillä on tiivistynyt. Sosiaalityön johtajat ovat olleet kehittämisen johdossa. Yhteistä pääkäyttäjäresurssia on ollut käytössä noin 10 prosentin verran, kun Ylöjärven pääkäyttäjän työpanoksesta on ohjattu resurssi kaikkien kehyskuntien käyttöön. Esimerkiksi kun lastensuojelulain kokonaisuudistus toteutettiin vuonna 2008, yhteistä pääkäyttäjäresurssia käytettiin kolmen kuukauden ajan kokopäiväisesti, jotta muutokset pystyttiin toteuttamaan. Kehyskuntien sosiaalihuollon yhteistyöryhmässä on käsitelty tilastointia, lakiuudistuksia ja niihin varautumista sekä esimerkiksi luotu 50 %:sti yhteinen järjestelmäkoordinaattoriresurssi. Tästä on tehty erikseen sopimus, jossa mukana on myös Hämeenkyrö. Järjestelmäkoordinaattorin työnkuvaa on mietitty seuraavanlaiseksi: - hoitaa ohjelmistotilauksia - hoitaa versiopäivityksistä tiedottamisen ja tarvittaessa järjestää niihin liittyvän koulutuksen - toimii yhteyshenkilönä ohjelmistotoimittajan ja kuntien pääkäyttäjien välillä kaikkien kuntien yhteisissä asioissa - ohjeistaa pulmatilanteissa - ohjeistaa yhtenäistä tilastointia ja muussa tiedonhallinnan asioissa 21

26 - järjestää pääkäyttäjäkoulutukset ja -kokoukset - koordinoi Kansa-hankkeeseen liittyviä asioita Pääkäyttäjäresurssin lisäksi on tehty yhteisiä hankintoja (Fakta, lomakkeita) sekä yhdistetty voimavaroja siten, että kunnat ovat voineet hyödyntää Tampereen kaupungin osaamista: Kunnat ovat saaneet dokumenttipohjia ja ottaneet Tampereen mallin mukaisesti käyttöönsä tietohuoltopäivät. Tampereen avulias suhtautuminen yhteistyöhön koetaan tärkeäksi. Toimilla on pyritty varautumaan myös tulevaisuuden muutoksiin: työyksiköt ovat isompia ja työntekijät ja asiakkaat liikkuvat maakunnassa paljon kunnasta toiseen. Muuta alueellista yhteistyötä on Akaan ja Valkeakosken välillä. Ohjelmat ovat Valkeakosken palvelimella ja ne on hankittu yhdessä. Tätä selvitystyötä tehtäessä esitettiin usein niin valtakunnallisille tahoille (STM ja THL) kuin alueelliseen yhteistyöhön toive siitä, että valtakunnallista ohjeistusta lisättäisiin monissa asioissa. Järjestelmiä tulisi yhtenäistää ja vertailukelpoista tietoa pitäisi pystyä tuottamaan. Sen sijaan, että kunnista puuttuvat ohjeistukset tai jokainen kunta on laatinut tai laatimassa omanlaisiaan, resurssit koettaisiin olevan tehokkaammassa käytössä, jos THL ohjaisi enemmän. Näihin toiveisiin palataan tuonnempana raportissa. On selvää, että kun resurssit sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmien kehittämiseen ovat niukat ja osaamista on rajatusti, kärsivät tästä eniten pienet kunnat eivätkä esimerkiksi Tampereen kehyskunnatkaan ole voineet edetä yhteistyössään kuin pienin askelin. Erään haastateltavan kuvaus kokonaistilanteesta sopii yleiskommenttina kehittämiseen: Tempoilevaa, kun välillä kehitetään ja välillä ei. On rahasta kiinni. Viime vuonna yllättäen löytyi, jotakin jäi rahaa käyttämättä. Kukaan ei ole kuitenkaan vielä ehtinyt laittaa käytäntöön. 6.4 Haastateltujen huomioita asiakastietojärjestelmistä Asiakastietojärjestelmä on välttämättömyys ja kehittämistyötä pitäisi tehdä koko ajan. Prosesseja pitäisi parantaa. Ajattelumallit ovat kankeita esimerkiksi toimeentulotuessa. Tarvittaisiin myös tilannekohtaista tietoa, toteaa eräs haastateltu. Samalla tavoin ajattelee hyvin moni muu haastatteluun osallistuneista. Moni haastateltu mainitsikin, että asiakastietojärjestelmien käyttöä vaikeuttaa ja rajaa se, ettei kunta ole hankkinut järjestelmien lisäpalikoita eli tehnyt laajennuksia järjestelmään. Järjestelmien mahdollisuuksista ei näin saada kaikkea sitä hyötyä, mitä ne kykenisivät tarjoamaan. Ne, jotka pitivät asiakastietojärjestelmää toimivana, mainitsivat, että järjestelmät vaativat jatkuvaa kouluttautumista, jotta pysytään ajan tasalla. Tehokkuutta ja sujuvuutta lisää, mikäli pääkäyttäjä kykenee riittävästi resursoimaan työhönsä sekä ohjaamaan työntekijöitä. Pääkäyttäjän vastuulla on uusien toiminnallisuuksien lisääminen ja muut tietojärjestelmää koskevat parannukset. Mikäli pääkäyttäjä vaihtuu usein, on sillä kielteisiä vaikutuksia jokaisen työhön. Tuotiin myös esiin, että pääkäyttäjiä voi nykyisin olla vaikea saada. Uuden sosiaalihuoltolain nähdään järkeistävän eri suunnitelmia. Asiakastietojärjestelmän ohjaavaa vaikutusta pidetään ainakin lastensuojelussa suurena. Haastatellut toteavatkin, että uuden sosiaalihuoltolain käyttöönotto vie tällä hetkellä etenkin aikuissosiaalityössä ja lastensuojelussa suuresti voimavaroja, koska muutokset koskevat työprosesseja, henkilöstön työnkuvia sekä esimerkiksi asiakasiakirjoja. Asiakastietojärjestelmä vie arjen työssä oman aikansa ja kirjaamisen huoltotyötä olisi tehtävä säännöllisesti. Siihen on varattava aikaa, muutoin tiedot eivät välity todenmukaisina asiakastyön dokumentoinnista eivätkä tilastoistakaan, toteaa eräs haastateltu. Useammassa kunnassa huoltoon ei kuitenkaan ole varattu omaa aikaansa. Alla on koottu järjestelmiin liittyviä yleisarvioita, joita haastatellut antoivat omiin käyttäjäkokemuksiinsa perustuen. Varmasti on paljon muitakin asioita, joista olisi voitu antaa palautetta, mutta esille on tuotu ne, jotka juuri haastatteluhetkellä tuli haastateltavalle mieleen. On hyvä muistaa, että tietojärjestelmät ovat jokaisessa kunnassa rakentuneet omanlaisikseen, joten niissä voi olla huomattavia eroja kuntien välillä. Täten myös arvioita lukiessa on pidettävä mielessä, että arvioita ei voi verrata keskenään eikä se ole ollut tarkoituskaan. Tarkoitus on antaa yleisnäkemystä siitä, miten haastateltavat ylipäätään kommentoivat käytössään olevaa asiakastietojärjestelmää. 22

27 Effica Tiedolla on sekä terveydenhuollon toimijoille (perusterveydenhuolto ja erikoissairaanhoito) että sosiaalihuollon henkilöstölle tarjottavia ratkaisuja. Yleisesittely-teksti on kopioitu suoraan Tiedon sivuilta. Lifecare on Tiedon uusi sosiaali- ja terveydenhuollon kokonaisratkaisu ja tuoteperhe. Lifecare vähentää turhia työvaiheita sekä sujuvoittaa hoitoketjuja niin perusterveydenhuollossa, erikoissairaanhoidossa kuin sosiaalitoimessa sekä niiden välillä. Yhtenäinen kokonaisratkaisu mahdollistaa saumattomat ja kansalaiskeskeiset palvelut. Effican nykyiset käyttäjät voivat turvallisesti jatkaa järjestelmän käyttöä. Effica-sovellukset muuttuvat vähitellen Lifecare-ratkaisuiksi, asiakkaat päättävät, milloin he päivittävät nykyiset ratkaisut Lifecare-ratkaisuihin. Effica ja Lifecare -sovellukset toimivat saumattomasti rinnakkain. Tiedon tarjoama sosiaalihuollon Effica on ohjelmatoimittajan internet-sivuilla ( esitelty seuraavasti: Sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmä on asiakashallinnan ja kokonaisvaltaisen palvelusuunnittelun keskeinen tuki. Hallintotyön helpottuessa yhteistyö asiakkaiden ja sosiaalipalvelun ammattilaisten välillä tiivistyy ja sosiaalityön laatu paranee. Sosiaalihuollon ratkaisu sisältää: Sosiaalihuollon prosesseja, sosiaali- ja terveydenhuollon sekä muuta viranomaisyhteistyötä tukevat työpöydät sosiaalihuollon ammattilaiselle. Sähköistä asiointia ja asiakkaan osallisuutta tukevat ratkaisut kansalaisille. Monipuoliset raportointi- ja analytiikkaratkaisut toiminnanohjauksen sekä palvelujen kehittämisen tueksi. Lifecare Sosiaalihuolto kuuluu osana sosiaali- ja terveydenhuollon tuoteperhekokonaisuuteen. Lifecare-kehityksen lähtökohtia ovat - asiakas- ja käyttäjälähtöisyys - käytön helppous ja tietojen saatavuus - korkea automaatioaste - ratkaisun modulaarisuus ja integroitavuus sekä - kansallinen yhteensopivuus Lähde: Tieto ( Moni Effican käyttäjä totesi, ettei Efficassa ole kunnassamme tilastointipalikkaa, minkä vuoksi valtakunnallisten tilastojen tuottaminen on vaikeaa. Effica sai myös kehuja; aika tyytyväinen voi olla, Efficaa on koko ajan kehitetty ja kehittynyt. Toisaalta kerrottiin, että Ei kuitenkaan helpoimmasta päästä, pitää ensin oppia käyttämään. Esimerkiksi tilastoinnissa pitää tietää oikeat palikat, jotta tilastot tulevat oikein. Ison kaupungin käyttäjä totesi, että Etuna on, että on Effica-tuki, oma suunnittelija, joka avustaa tilastojen hakemisessa ym. ja koulutusta järjestetään säännöllisesti. Ristiriitaisia näkemyksiä asiakastietojärjestelmän käytöstä oli: ohjelma ei pakota tekemään prosessia oikein ja toisaalta ohjaa hyvin työtä. Effica-järjestelmän aikana on tehty paljon muutoksia, mikä usean haastatellun mielestä vaatii sitä, että koko ajan on pysyttävä ajan tasalla. Peruskirjaukset ja päätökset toimivat hyvin, mutta pääkäyttäjälle teettää töitä se, että päivitysten jälkeen usein huomataan, että jotakin on kadoksissa. Haastatellun mukaan eri palveluita yhteen sovittavaa tietoa on kootusti vaikea saada. Myöskään Tilastokeskuksen kysymiä ikäryhmittäisiä tietoja ei Efficasta saa. Tästä on 23

28 erään haastatellun mukaan annettu palautetta, mutta korjausta ei ole tullut. Effica on raskaskäyttöinen myös syystä, että kopiointimahdollisuudet ovat vähäiset. Järjestelmässä on myös jäykkyyttä, kun esimerkiksi ajan peruuntuessa on iso työ sen poistamisessa. Kehitysvammapuolen suoritteita ei yhden haastateltavan mukaan saa Efficasta. Effican kalenteria haastateltava kuvaa Aataminaikuiseksi. Effican päätöstä pidetään vaikealukuisena, myös asiakkaiden mielestä, kun sitä verrataan Pro Consonan päätökseen. Pro Consona CGI (Consultants to Government and Industry) on yritys, jonka yksi tuoteratkaisu on Pro Consona. Myös Pro consona tarjoaa laajat tietojärjestelmäpalvelut terveydenhuollolle. CGI:n iternet-sivuilta poimittua kuvausta sosiaalipalvelujen ohjelmistoista: - Toimeentuloturva-ohjelmistolla asiakastiedot pysyvät ajan tasalla, tarvittava tieto löytyy nopeasti ja kokonaisnäkemys asiakkaasta paranee. Ohjelmisto tarjoaa vaihtoehdot myös maksamiseen - Selainpohjainen ajanvaraus sisältää ajanvarauskalenterin ja ajanvaraustoiminnallisuudet sosiaalitoimen ammattilaisen käyttöön. Siihen voidaan liittää myös kansalaisille tarkoitettu ajanvarauspalvelu verkossa. Ajanvarauksen ratkaisussa rakennetaan tarvittavat integraatiot sosiaalityön ja lastenvalvojan perusjärjestelmiin, joten ajanvarauksessa voidaan hyödyntää perusjärjestelmissä ylläpidettyjä asiakastietoja - Aikuis- ja perhetyön asiakkuuksia voivat olla kuntouttava työtoiminta ja sosiaalinen kuntoutus, vammaispalvelut, päihdehuolto, palveluneuvonta ja perhetyö. Tähän erikoistuneeseen ohjelmistoon voidaan avata asiakkuusluokkia kunnan palveluiden mukaisesti - Lastensuojeluohjelmalla kirjataan lastensuojeluilmoitukset, selvitykset ja asiakassuunnitelmat. Ohjelmalla hoidetaan avohuollon-, huostaanoton- ja sijaishuollon prosessit sekä jälkihuolto. Myös erilaisten maksujen suorittaminen sujuu vaivattomasti - Lastenvalvoja-ohjelmalla hoidetaan isyyden selvittäminen, elatussopimukset ja varallisuusselvitykset sekä huolto-, asumis- ja tapaamisoikeussopimukset. Sopimukset voidaan valmistella omassa kunnassa ja lähettää allekirjoitettavaksi ja vahvistettavaksi toiseen kuntaan. - Adoptio-sovellus tukee sosiaaliviranomaisen työtä niin kotimaisissa, kansainvälisissä kuin perheen sisäisissäkin adoptioasioissa. - Ohjelmistot tuottavat tarvittavat asiakirjat, raportit ja tilastot kertakirjautumisella yhdestä paikasta. Esimerkiksi ajanvarausohjelmisto tuottaa tietoa käyntikertojen ja asiakkaiden lukumääristä työntekijöittäin tai koko työyhteisön osalta. Siitä voidaan tulostaa myös erilaisia aika-, kalenteri- ja työaikaraportteja. - Perinteistä sosiaalitoimen raportointia voidaan jalostaa tietovarastoraportoinnilla. Selainpohjainen ja helppokäyttöinen raportointiohjelma tuottaa luotettavia lisäraportteja organisaation omien määrittelyjen mukaan. Tilastoissa ja raporteissa on kokoomatietoja käsittelyajoista, asiakkaiden ja palveluiden lukumääristä sekä maksetuista euroista. Tiedon saa esiin erilaisilla esitystavoilla eli esimerkiksi luettelona ja graafisesti. Tuotepohjaisten ohjelmistojen lisäksi CGI tarjoaa sosiaalitoimeen asiakaskohtaisia ratkaisuja, jotka sisältävät sähköisen toimeentulotukiasioinnin, työkalut eri sosiaalipalveluiden hoitamiseksi sekä laajan tilastoinnin ja raportoinnin osion. Sosiaalityön, Lastenvalvojan ja Ajanvarauksen asiakastietojärjestelmä voidaan toimittaa palveluna, jossa CGI palveluntoimittajana varmistaa, että järjestelmä on sopimuskauden ajan asiakkaan käytettävissä sovitun palvelutason ja laatutavoitteiden mukaisesti. Palvelu tuotetaan jaetusta palvelinkapasiteetista eikä vaadi kunnalta laite- tai muita investointeja. ( Haastateltavan mielestä aktiivisessa asiakkuudessa olevat saadaan tilastoitua helposti. Ohjelma palvelee siinä hyvin. Pro Consonaa pidetään loogisena järjestelmänä. Se ohjaa, mitä pitää tehdä. Sitä pidetään loogisempana ja helppokäyttöisempänä kuin Effica. Toisaalta eräs haastateltava katsoo, että verrattuna aiempaan (päivitykseen) monet asiat on nyt tehty mutkikkaiksi. Paljon joutuu tekemään itse lisäapuvälineitä, kuten lomakkeita ja tilastointiin Excel-taulukoita. Nähdään, että Pro Consona on kätevä, kun tulee hakemus ja tehdään päätös palvelusta. Hyvänä pidetään myös sitä, että kopiointia pystyy tekemään paljon ja se säästää työaikaa. Huonona pidetään puolestaan sitä, että päästään etenemään prosessissa vaikka joitakin tietoja on kirjaamatta. Tällöin virhemahdollisuudet kasvavat. Ohjelma ei siis varmista, että tiedot on kaikilta osin tallennettu. Kokonaisnäkymä on suppeampi kuin Efficassa eikä prosessin eteneminen näy niin hyvin. Eräs haastateltu pitää Pro Consonan suurimpana ongelmana sitä, että sen kautta ei voi maksaa arvonlisäverollisia laskuja. Laskutus tehdään siten tuplatyönä. 24

29 Pegasos Pegasos on yksi CGI:n tuottamista tietojärjestelmistä. Pääasiallisesti sitä käytetään terveydenhuollossa. Esimerkiksi kotihoidon tabletti on Pegasos Kotihoitoon saatava lisäominaisuus. Hoitaja voi kotikäynneillään tehdä hoitokirjaukset suoraan mobiilitabletilla, mikä tehostaa työaikaa sekä mahdollistaa täysin reaaliaikaisen tiedon. Pegasoksella on myös sähköinen asiointipalvelut sekä Tietovarasto, joka tarjoaa avoimen ja muuttumattoman rajapinnan Pegasoksen raportointitietoihin. ( Haastateltavat kertovat, että valtakunnalliset tilastot ja kotihoidon Hilmot saa Pegasoksesta helpommin kuin Procononasta. Pegasoksen Tietovarasto-palikka laajentaa mahdollisuuksia. Ohjelma vaikuttaa kuitenkin kankealta asiakasryhmäkohtaisten tietojen tilastoinnissa. Katsotaan, että Pegasos on tehty ensisijaisesti terveydenhuollon käyttöön eikä siten ole sovellu hyvin sosiaalipalveluiden henkilöstön käyttöön, esimerkkinä yhdennetty kotihoito. Osa haastatelluista totesi, että he joutuvat keinotekoisesti erittelemään kotisairaanhoidon ja kodinhoidon käynnit. Mediatri Mediatri-potilastietojärjestelmän ohjelmistotoimittajana on Mediconsult. Mediatri on kehitetty sosiaali- ja terveydenhuollon organisaatioissa toimivia ammattilaisia varten sekä toiminnanohjaukseen että asiakkaiden tietojen jokapäiväiseen käsittelyyn. Mediatri palvelee myös organisaation kustannustehokkuudesta ja toimivuudesta vastaavaa hallintoa. ( Mediatrista saa helpommin valtakunnalliset tilastot kuin Efficasta. Eräs haasteltu kertoo, että Mediatrista asiakkaan luvalla saan kaikki tarvittavat tiedot ulos. Sosiaalipuolelle Mediatri ei haastateltujen mukaan oikein sovellu, sillä esimerkiksi valmiit otsikot eivät vastaa sosiaalipuolen ajattelua. Päätöksenteko järjestelmässä on mutkikasta. Eräs haastateltava kertookin, että vanhus- ja terveyspuolen Mediatrit tullaan yhdistämään. Toisaalta jotkut haastateltavat olivat sitä mieltä, että Mediatri on erittäin joustava, kun on paljon muuntamisen ja valinnan mahdollisuuksia. 6.5 Arkistointikäytännöt Haastatelluilta kysyttiin, miten arkistoitte asiakkaita koskevat dokumentit (paperinen ja sähköinen arkistointi). Paperinen arkistointi on vallitseva, mutta sähköistä arkistointia pystytään myös tekemään. Arkistoitava materiaali kertyy siten, että asiakassuhteen päättyessä materiaali tulostetaan ja tapaus päätetään. Päätearkiston lisäksi arkistona toimii palvelualueen arkisto sekä päivittäisarkistona työntekijän huone. Ei ole epätavallista, että asiakirjoja säilytetään työhuoneissa pitkään asiakkuuden päätyttyäkin. Osin tämä johtuu siitä, että työntekijä ennakoi asiakkaan tulevan uudelleen asiakkaaksi. Syynä voi myös olla se, ettei tulostuksia ehditä tehdä pitkään aikaan asiakkuuden päätyttyä tai kaikki tarvittavat kirjaukset pitäisi vielä täydentää. Eräässä kunnassa haastateltu työntekijä totesi, että arkistointi ei ole lainkaan ajan tasalla. On myös kuntia, joissa arkistointia tehdään koko asiakkuuden ajan. Yksittäiset haastatellut kertovat, että arkistoitavasta tilasta saattaa olla puute tai että arkistointi on retuperällä. Eräs haastateltu totesi, että arkistosta on hyvin vaivalloista etsiä asiakkaan papereita, kun ei voi tarkistaa, mitä siellä ylipäätään on. Paperit ovat kyllä aakkosjärjestyksessä, mutta ei ole selkeää luokittelua ja tilan puute aiheuttaa ongelmia. Arkistoinnista ja siihen liittyvistä käytänteistä ei voi tehdä yleisluonnehdintaa. On kuntia, joissa on käytössä vain paperinen arkisto, joissakin on siirrytty osin myös sähköiseen. Arkistoinnin apuväline skanneri ei ole käytössä jokaisessa kunnassa ja vaikka olisi, sitä ei välttämättä käytetä kuin osin. Kuntakohtaisia eroja on myös sen suhteen, kuka arkistoi siinä vaiheessa kun asiakkuus päätetään. Se voi olla sosiaalityöntekijä, joka tulostaa kaikki asiakirjat, kun taas toisessa kunnassa tämän tekee toimistosihteeri. Toimistosihteeri-resurssin puutteesta oltiin harmissaan. Harvat haastatelluista kokevat, että tilanne on hyvä. Moni haastateltava kuitenkin mainitsee, että kunnassa noudatetaan arkistointiohjeita, kyse on ensisijaisesti arkistointiin liittyvistä yksittäisistä hankaluuksista. 25

30 7 SOSIAALIPALVELUISSA TEHTÄVÄ TILASTOINTI Tilastointia koskevien kysymysten avulla haluttiin selvittää, mitä tietoja kunnat keräävät, mihin tietoja tarvitaan ja miten niitä hyödynnetään. Tilastojen keräämisen ja käyttöön liittyy myös epäkohtia, joita tarkasteltiin. Useilla haastateltavilla oli myös parannusehdotuksia ja toiveita tilastoinnin kehittämiseksi. 7.1 Tilastojen kerääminen asiakastietojärjestelmästä Eri sosiaalipalveluiden edustavilta haastatelluilta kysyttiin, saatteko kirjattua asiakastietojärjestelmään sekä koottua ja tulostettua järjestelmästä vaivatta ne tilastot, joita tarvitsette. Tarkasteltaessa kaikkia sosiaalipalveluja, vastasi haastatelluista noin 46 % kyllä ja puolestaan kielteisen vastauksen antaneita oli 54 %. Vastaajien määrä oli 77. Taulukko 3. Tilastojen kokoamisen ja tulostamisen sujuvuus Tilastojen kokoaminen ja tulostaminen sujuu hyvin % Ikäihmisten palvelut Lastensuojelu Vammaispalvelut Aikuissosiaalityön palvelut ja työllistymiseen liittyvät sosiaalipalvelut 52,17 41,66 37,50 36,84 Tilastojen kokoaminen ja tulostaminen sujuu huonosti % Ikäihmisten palvelut Lastensuojelu Vammaispalvelut Aikuissosiaalityön palvelut ja työllistymiseen liittyvät sosiaalipalvelut 47,83 58,33 62,50 45,95 Kaikki yhteensä % Tilastojen kokoaminen ja tulostaminen sujuu hyvin Tilastojen kokoaminen ja tulostaminen sujuu huonosti 45,95 54,05 Tilastoja kerätään paljon ja eri tarkoituksiin. Kunnasta riippuen niitä keräävät yksittäiset sosiaalityöntekijät, mutta etenkin keskijohto pääkäyttäjän avustuksella. Usein pääkäyttäjä kokoaa tilastoja jatkokäyttöä varten. Joissakin kunnissa tähän osallistuu myös toimistosihteeri. Tilastoja on toimitettava esimerkiksi Terveyden ja hyvinvoinnin laitokselle vuosittain. On myös muita ammattilaisia, jotka pyytävät kuntatilastoja. Sosiaaliasiamiehet pyytävät vuotuiseen selvitykseensä tietoja, joita on otettava erikseen ja ne vaihtelevat vuodesta toiseen. Kunnan sisällä saatetaan pyytää nopeasti tietoja eri tarkoituksiin. Useat haastatellut totesivatkin, että tilastointi vaatisi enemmän kehittämistä kuin asiakastyön kirjaaminen. Esimerkiksi Tampereen kehyskunnissa käyttöönotettu Fakta-ohjelma on hankittu helpottamaan tilastointia. Ohjelman käyttöönotto on vielä sisäänajovaiheessa, joten vielä siitä ei voi tehdä kokonaisarviota. Tällä hetkellä tilanne on se, että Faktasta saa jotakin, Efficasta jotakin, joten Fakta ei palvele tilastointia kaikilta osin. Tampereella on käytössä oma ohjelma tilastointia varten (SAP-BW), joten Efficaan sitä ei ole ostettu ollenkaan. Muissa kunnissa tilastointi on osana asiakastietojärjestelmäkokonaisuutta ja kirjaaminen ja tilastointi linkittyvät yhteen. Kaikkiaan tilastot teetättävät runsaasti työtä. Haastatteluissa tuotiin esille, että on eräänlainen taitolaji ottaa tilastoja ulos. On tiedettävä, mitä haluaa, koska tietoja ei yleensä saa yhdellä näppäimen painalluksella. Sen verran monimutkaista tietojen hakeminen voi olla pitkään pääkäyttäjänä olleellekin, että hänellekin voi tulla epäily, vastaako tämä luku juuri sitä tietoa, mitä olen hakemassa. Hyvä esimerkki tästä epäröinnistä on, kun samaa tietoa kysytään hiukan eri tavoin, jolloin ei voi automaattisesti olettaa, että aiemmin annettu luku käy kyseiseen tiedon tarpeeseen. Faktassa on myös valmiita tilastopohjia, joita kehyskunnat ovat jatkokehittäneet vastaamaan THL:n pyytämiä tietoja. Näitä on helppo käyttää, sen sijaan jos poraudutaan omiin tietoihin, on työ haasteellisempaa. Tämä pätee myös muiden kuntien tilastokäytäntöihin. 26

31 7.2 Tilastojen kerääminen ja tallentaminen manuaalisesti Merkittävä osa tilastoista kerätään ja tallennetaan manuaalisesti tai esimerkiksi Excel-tiedostoihin. Näin ilmoittaa melkein 40 % haastatelluista. 58 % toteaa, ettei Exceliä käytetä. 4 % ei osannut vastata. Excel-taulukkoja käytetään tilastoinnin tukena. Joissakin kunnissa niitä ylläpidetään koko ajan, toisissa jotain rajattua ja lyhytkestoista tiedon keräämistä varten. Kyllä-vastanneista 12 mainitsee lisätiedoissa Excel-taulukot. Tietoja kerätään Excel-taulukoihin asiakastietojärjestelmistä ja esimerkiksi kuukausiraportteja kirjataan suoraan Excel-taulukoihin. Exceltaulukoiden käyttöä perustelaan esimerkiksi sillä, että tietojärjestelmä ei taivu käyttäjän tarpeisiin. Osaksi Excel-tilastointia joudutaan tekemään sen vuoksi, ettei tilastoja osata ottaa asiakastietojärjestelmästä tai on vaivattomampaa käyttää manuaalista tilastointia. Tietojärjestelmistä saatetaan ottaa tietyt perusasiat, mutta rinnalla käytetään omia Excelpohjia kokonaiskuvan saamiseksi. Ulkopuolisten palveluntuottajien tietoja saatetaan kirjata Excel-taulukoihin, mutta ei kunnan tietojärjestelmään. Excelpohjia käytetään helpottamaan kansallisiin tietokyselyihin vastaamista. Erilaisia listoja ja luetteloja kirjataan usein Excel-tiedostoihin esimerkiksi omaishoidossa tai kuljetuspalvelussa. Lastensuojelussa Exceleitä on niin ikään käytössä. Lakisääteisten asiakassuunnitelmien lukumäärän tai työntekijän asiakkaan kanssa käyttämän ajan määrää ei pystytä saamaan, ei myöskään aiempina vuonna käytettyjä sijaishuoltopaikkoja eikä sijaishuollon vuorokausien lukumäärätietoja. Mikäli tällaisen tiedon haluaisi, olisi mentävä jokaisen lapsen kohdalle ja katsottava sieltä. Mitään ikäkausittaista tietoa ei saada ja kuitenkin näitä tilastoja pyydetään vuosittain. Tilanteet toki vaihtelevat kunnittain. Ei-vastanneet kertovat useissa lisätiedoissa johdonmukaisesta pyrkimyksestä pois turhista tilastoista ja niitä onkin järjestelmällisesti pyritty vähentämään. Jonkin verran kuitenkin edelleen käytetään Excel-tiedostoja. 7.3 Tilastojen kokoaminen Yli puolet vastanneista koki, että hän saa kerättyä hyvin tai erittäin hyvin valtakunnallisesti kerättävät tilastot ja kunnassa tärkeäksi katsotut tilastot asiakastietojärjestelmästä. Enemmistö sen sijaan koki vaivalloiseksi tiettyä asiakasryhmää koskevan tilastotiedon keräämisen asiakastietojärjestelmästä. Haastateltujen vastaukset osoittavat, että mitä lähemmäksi kuntakohtaista asiakastyötä tullaan, sen huonommin tilastotietoja voi hyödyntää. Ohjelmistotoimittajat ovat ottaneet huomioon valtakunnallisten, kunnille pakollisten tilastojen keräämisen. Kunnat ovat myös itse muokanneet tilastotarpeitaan tämän mukaisiksi, mutta edelleen kuntakohtaisen tiedon hyödyntäminen on osin melkein mahdotonta tai ainakin vaikeaa. Juuri tämä tieto ohjaisi johtamista ja palvelujen kehittämistä. 7.4 Työyksikköjen tilastointikäytännöt Taulukko 4. Tilastointikäytäntöjä koskevien väittämien paikkansapitävyys (%) Erittäin hyvin Hyvin EOS Huonosti Erittäin huonosti Vastaajien määrä 73 Tilastointi toteutetaan samassa yhteydessä kuin asiakastietojen kirjaus 20,27 55,41 12,16 12,16 0 Tilastointimme on ajantasaista 21,33 45,33 10,67 21,33 1,33 Tilastotietoja raportoidaan säännöllisesti kunnan luottamus- ja virkamiesjohdolle 8,33 58,33 16,67 15,28 1,39 Tilastoja hyödynnetään asiakastyön kehittämisessä 4,05 63,51 13,51 17,57 1,35 Tilastoja hyödynnetään kuntastrategioita luotaessa 4, ,73 13,51 2,7 Käytämme seudullisesti tai maakunnallisesti sovittuja tilastoja 4,05 45,95 29,73 16,22 4,05 Tilastotietoja hyödynnetään palvelutuotannon kehittämisessä 5, , ,33 27

32 Kolme neljästä haastatellusta ilmoitti, että tilastointi toteutetaan samassa yhteydessä asiakastietojen kirjauksen kanssa. Kaksi kolmesta oli sitä mieltä, että tilastointi omassa yksikössä on ajantasaista ja tilastotietoja raportoidaan säännöllisesti kunnan luottamus- ja virkamiesjohdolle. Tilastoja hyödynnetään kahden kolmanneksen mukaan asiakastyön ja palvelutuotannon kehittämisessä ja yli puolet on sitä mieltä, että niitä hyödynnetään myös kuntastrategioita luotaessa. Lähes 30 prosenttia vastanneista ei osannut sanoa, hyödynnetäänkö tilastoja kuntastrategioita luotaessa tai käytetäänkö seudullisesti tai maakunnallisesti sovittuja tilastoja. Haastatteluissa ilmeni, että kuntakohtaista tilastotietoa pyydetään suureksi osaksi taloudenseurantaa varten ja harmiteltiin, miksi muunlaisen tiedon tarve on paljon vähäisempää. Substanssitiedon avulla haluttaisiin kertoa resurssitilanteesta, asiakkaiden elämäntilanteista ja vaikutuksista asiakkuuteen tai siitä, miksi asiakkaita on niin paljon. Olisi tärkeää keskustella määrien lisäksi taustoista ja syistä sekä liittää tähän työn vaikuttavuus. Tietojen hyödyntäminen palveluiden kehittämisessä voi olla pienimuotoista ja suuntaa antavaa. On myös esimerkkejä, että tilastot mahdollistavat palvelun uudistamisen vaikutusten arvioinnin ja seurannan. Kunnat hyödyntäisivät vertailutietoa (kuntakohtaista ja alueellista) nykyistä huomattavasti enemmän, mikäli se olisi vaivatonta. Tätä kautta päästäisiin myös arvioimaan palvelujen toimivuutta ja vaikutuksia, kun vertailutiedon avulla voitaisiin paneutua palvelujärjestelmän, palveluprosessien ja asiakastyön kysymyksiin ja etenkin tilastoeroihin. Hyvien käytäntöjen käyttöönotto paranisi, kun kunnat voisivat tarkastella tilastoja yhdessä, puhumattakaan kuntakohtaisesti, haastateltavat totesivat. Tiedolla johtaminen nähdään tänä päivänä välttämättömänä ja tärkeänä osana johtajuutta. Kuntien tarve tehostaa palvelutuotantoa, tehdä prosesseista aidosti asiakkaita osallistavia tai ennakoida ja seurata reaaliaikaisesti palvelujen käyttöä ja taloutta haastavat johtajan työtä entisestään. Valtakuntatilastojen avulla seurataan trendejä ja isossa kuvassa tapahtuvia muutoksia, mutta paikallisen tiedontuotannon tarve on hyvin moninainen. Valtaosa haastatelluista näki tiedolla johtamisen tarpeet ja pulmat samalla tavalla. 7.5 Tilastoitavia asioita Seuraavaan luetteloon on kerätty niitä eri sosiaalipalveluissa tilastoitavia asioita, joita haastateltavat luettelivat. Kunnat tilastoivat varmasti enemmän kuin mitä taulukosta ilmenee. Kuntien tilastointikäytännöt eroavat toisistaan. Joka tapauksessa luettelosta näkyy, että sosiaalihuollossa tilastoidaan jatkuvasti paljon asioita. Haastatellut ovat nostaneet omassa työssään tilasoitavia asioita erilaisilla nimillä kuin mitä esimerkiksi lakisääteinen nimi tilastoitavalle tiedolle olisi, kuten lastensuojelun sijaishuollon määrät. Luettelo ei siten kerro, mitä haastateltu on juuri tällä tarkoittanut. 28

33 Vastaajien määrä 74 Asiakaskäynnit eri palveluissa Asiakasmäärät eri palveluissa Asiakasmäärät kuukausittain Asiakasmäärät tukilajeittain Asiakasperheiden määrät Asiakastyytyväisyyskyselyt Asiakastyöhön käytettävä aika Asiakkaiden laatu Asiakkuuden kesto Asumispalveluissa kuolleet Asumispalveluvuorokaudet Asunnon muutostyöt Asunnon välineet ja laitteet Avohuollon tukitoimet Ennaltaehkäisevä toimeentulotuki Henkilökohtainen apu Henkilökunnan koulutus Henkilöstön mitoitus Henkilöstön sairauspoissaolot Henkilöstön työtunnit Hoitovuorokaudet eri palveluissa Huostaanotot Hyvinvointia edistävät kotikäynnit Jonotusajat Kehitysvammahuollon EHOt Kehitysvammahuollon käyttöpäivät Kehitysvammaiset vammaispalveluissa Keskeytykset Kiireelliset huostaanotot Kotihoidon nettomenot per asukas Kotona asuvien osuus Kuljetuspalveluasiakkaat Kustannukset tukilajeittain Käsittelyajat Laitoshoidossa olevien osuus Lastensuojeluilmoitukset Lyhytaikaishoidon osuus Lääkeluvan saaneet Lääkkeet Minkä ikäiset käyttävät mitäkin palvelua Muistutusten määrät Nuorten asiakkaiden osuus Omaishoidon nettomenot per asukas Omaishoidon tuen saajien määrä Ostopalvelut Palvelutarpeen arvioinnit Palvelurakenne ja peittyvyys Palvelusuunnitelmat Perhetyön kestot Perhetyön lukumäärät Pitkäaikaisen laitoshoidon menot per asukas Pitkäaikaissijoitukset Potilasvahinkoilmoitukset Päihdetilasto Päivätoiminta Päätökset Päätösmäärät per työntekijä Ravitsemusseuranta asiakkaille Saattohoidossa olleet Sairauspoissaolopäivät Sijaishuollon määrät Sijoitetut lapset Talouden toteutuma Tehostetun palveluasumisen käyttö Tehostetun palveluasumisen menot per asukas Toimeentulotuki euroina Tukiasuntojen määrät Tukipalveluasiakkaiden määrä Työtoimintapäivät Työtyytyväisyys Uusien asiakkaiden määrä Vaaratilanteet Vakanssien määrä Valitusten määrät Vanhusasiamiehen yhteydenotot Välitön työaika Yksiköitten käyttöaste Ympärivuorokautisen hoidon kuormitus Luettelo 1. Sosiaalipalveluissa tilastoitavia tietoja, joita haastatellut luettelivat Luettelo kertoo heterogeenisyydestä tilastoitavien asioiden suhteen. Luettelossa on myös muita kuin sosiaalipalvelujen tilastointiin liittyviä asioita, kuten sairauspoissaolopäivät ja toisaalta luettelematta on jäänyt hyvin monta muuta asiaa. 29

34 Luetteloa voisi myös tulkita siten, että tilastoitavien asioiden määrä on niin suuri, ettei haastateltu pystykään luettelemaan kaikkia työssään tarvitsemiansa tilastoitavia tietoja. Tarkoitus ei ole ollutkaan saada kaikki tilastoitavia asioita näkyviin. 7.6 Tilastoinnin kehittämistarpeet ja -ehdotukset Kansallista kehittämistyötä on tehty yli kymmenen vuoden ajan. Valtakunnallinen Tikesos-hanke käynnistyi vuonna 2005 osana Sosiaalialan kehittämishanketta. Tätä aiemmin oli jo suunnitelmallista kehittämistyötä valtakunnan tasolla, mutta Tikesos käynnisti vaiheen, jossa kansallinen työ hankkeistettiin ja kunnat sidottiin työhän mukaan. Hankkeen päättyessä vuonna 2011 valmiina oli useita taustaselvityksiä ja toiminta-, tieto- ja tietojärjestelmämäärityksiä. Myös ensimmäinen versio sosiaalihuollon kansallisesta kokonaisarkkitehtuurista (SOKKA) valmistui jo Tikesosin aikana. Moni haastatelluista tähdensi sitä, että ei pitäisi tilastoida tilastoimisen vuoksi, vaan tilastoimisen pitäisi tukea palvelujen vaikuttavuuden selvittämistä sekä palvelujen kehittämistä ja suunnittelua. Olennaista on se, miten tilastointi vaikuttaa palveluiden laatuun. Nähtiin oleelliseksi, että järjestelmä osaisi poimia tietomassasta oleelliset tilastot tarkoittaen sitä, että työntekijän tulisi tietää, miten oleellinen tieto saadaan poimittua. Erillistä työpanosta tilastojen ottamiseen pitäisi olla vain vähän. Mikäli tilastojen ottaminen vaatii jokaiselta työntekijältä paljon työpanosta, ei se enää ole realistinen järjestelmä, todettiin. Tilastoja hyödynnettäisiin huomattavasti enemmän, mikäli siihen olisi käytettävissä työpanosta. Haastateltujen mukaan ymmärtämys siitä, että tilastolukujen kerääminen, koonti ja tulkinta vaativat omanlaistaan osaamista, on hataraa kuntatasolla. Tätä kaikkea ei ole resursoitu työajassa, totesivat useat haastatelluista. Osa näki myös, että toimintaympäristössä on erilaisia kulttuureja kirjaamisen suhteen. Työntekijöitä tulee myös velvoittaa kirjaamaan ja ymmärtämään vastuunsa siinä, että näin toimien voidaan huomattavasti parantaa tilastojen luotettavuutta. Vastaajat odottavat kansallisesti yhtenäistä tilastointia, jossa kaikki kunnat käyttävät yhdenmukaisia sähköisiä tilastoja, jotta tietoja voidaan vertailla luotettavasti ja mahdollisimman reaaliaikaisesti. Ihanne olisi, että samalla kun asiakastietojärjestelmään kirjataan asiakastietoja, tiedot myös siirtyvät osaksi tilastoa, eikä tarvittaisi erillistä toimenpidettä tilastoon siirtämiseen. Nämä kehittämistarpeet totesi moni haastatelluista. Valtakunnallisten tilastojen keruussa nähtiin olevan kaksi pääongelmaa kuntien asiakastietojärjestelmien käyttäjien näkökulmasta: Ensinnäkin päällekkäisiä tilastopyyntöjä tulee usealta taholta ja ne sisältävät toisistaan hieman poikkeavia kysymyksiä, jolloin samoihin asioihin joutuu tekemään useampia hakuja. Toiseksi valtakunnalliset tilastopyynnöt saattavat muuttua vähän vuosi vuodelta, jolloin hakua täytyy joka vuosi muuttaa hieman edellisvuotiseen verrattuna. Nämä seikat koetaan turhaan työaikaa vieviksi. Valtakunnallisissa tilastoissa on ongelmana myös niiden valmistumisen hitaus, mikä vähentää niiden käytettävyyttä suunnittelun pohjamateriaalina. Nyt tehdyt sosiaalihuollon lakiuudistukset tulevat teetättämään paljon uudistustyötä niin kansallisella tasolla kuin kunnissa (esimerkiksi asiakasasiakirja-, prosessi- sekä tilastointimuutokset). Välillä näyttääkin siltä, että juuri tehdyt muutokset parempaan ovat vain hetken hyödynnettävissä, kun seuraavat muutokset ovat jo tulossa, kuten osa haastatelluista asian näki. 30

35 8 ASIAKASTIETOJEN KIRJAAMINEN Asiakastietojen kirjaamista tekee jokainen asiakastyötä tekevä ammattilainen. Eri sosiaalipalveluissa kirjaamisvelvoitteet vaihtelevat. On myös erilaisia palvelukohtaisia kulttuurisia eroja, kuten myös työntekijäkohtaisia eroja. Kirjaamista koskevilla väittämillä ja avoimilla kysymyksillä haluttiin saada selville, miten haastatellut arvioivat kirjaamiskäytäntöjä työyksikössään ja kuntatasolla. Myös valmistautumista Kansa-hankkeeseen tiedusteltiin erikseen. 8.1 Työyksikköjen kirjauskäytännöt ja asenteet Alla olevassa taulukossa on kaikkien haastateltujen näkemykset. Taulukko 5. Kirjaamisen nykytilaa ja kehittämistarpeita kuvaavien väittämien paikkansapitävyys (%) Vastaajien määrä 77 Tunnemme kansallisen tason kehittämis-työtä, esim. sosiaalihuollon sanaston luokituksen ja asiakasasiakirjat Kirjaamme asiakasta koskevat tiedot asiakaskertomukseen, alaotsikoittain Asiakasta koskevat kirjaukset ovat ajantasalla yksikössämme (alle viikko) Kirjaamiskäytännöt on ohjeistettu seutu- tai maakuntakohtaisesti Erittäin hyvin Hyvin EOS Huonosti Erittäin huonosti 3,61 39,76 18,07 34,94 3,61 12,35 58,02 6,17 18,52 4,94 20,99 40,74 3,7 33 2,47 1,28 17,95 20,51 44,87 15,38 Kirjaamiskäytännöt on ohjeistettu tarkasti kunnassamme 5,06 40,51 10,13 35,44 8,86 Kirjaamiskäytännöt on ohjeistettu tarkasti työyksikössämme Jokainen työntekijä kirjaa omalla tavallaan asiakasasiat tietojärjestelmään Yksikössämme on käytössä työaikaa työtehtävittäin yksilöivä työajanseuranta Kaipaamme lisätietoa tai koulutusta asiakirjojen kirjaamisesta. 8,43 43,37 9,64 31,33 7,23 2,59 41,56 14,29 29,87 11,69 6,33 13,92 5,06 41,77 32,91 15,58 54,55 10,39 19,48 0,00 Kirjaamiskäytäntöjä tulisi yhtenäistää kansallisesti. 41,77 51,89 5,06 1,27 0,00 Kansallisen tason kehittämistyötä tuntevia oli vähän enemmän kuin niitä, jotka vastasivat tuntevansa kehittämistyötä huonosti. Kehittämistyötä on seurattu kunnissa vaihtelevasti eri vaiheissa. Asiakasasiakirjoja on muokattu kansallisten mallien mukaisiksi, mutta kaikkiaan kyseessä tulee olemaan laaja kehittämistyö, josta yksittäinen työntekijä tunteen yleensä hyvin tai huonosti vain osan kokonaisuudesta. Taulukossa 6 (luvussa 8.2) kysytään erikseen, kuinka sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanohankkeeseen eli Kansaan on varauduttu. Kuvaavaa on, että yli 30 prosenttia haastatelluista ei osaa vastata kysymykseen. Kansasta tiedetään yleensä jotakin, mutta siihen ei ole vielä varauduttu lainkaan tai on kuntia, jossa hanke tunnetaan jo hyvin, mutta nyt odotellaan isomman linjan päätöksiä. Useampi kunta on päässyt rakenteisen kirjaamisen alkuun. Kansa-hankkeen etenemiseltä toivotaan samoja asioita kuin kirjaamisen ja tilastoinnin kehittämiseltä ylipäätään. Toiveena on myös, ettei asiakirjapohjista tehtäisi kuitenkaan liian yksityiskohtaisia, koska muuten ne jäykistävät ja ohjaavat kirjaamista liiaksi. Kun on yhtenäiset pohjat, yhtä tärkeää on, että ne on ohjeistettu. Pitkällä tähtäimellä uskotaan, että Kansan aikaansaannokset tulevat helpottamaan työtä ja ovat hyödyksi myös asiakkaille. Yli 70 prosenttia haastatelluista vastasi kirjaavansa asiakasta koskevat tiedot asiakaskertomukseen alaotsikoittain. Yleensä kunnissa on muokattu asiakaskertomusta työntekijöiden tarpeita vastaavaksi. On kuitenkin edelleen asiakastietojärjestelmiä, joissa asiakaskertomuksessa ei ole alaotsikoita. Rakenteisen kirjaamisen alkuvaiheessa on kuitenkin monta kuntaa. Asiakasta koskevat kirjaukset ovat yli 61 prosentilla vastanneista ajan tasalla, mutta runsaalla kolmanneksella viikon aikaraja ei toteudu. Ajantasaisuus eroaa myös sektoreittain. Lastensuojelussa joudutaan perinteisesti tekemään paljon kirjaamista. Lastensuojelussa ei ollut yhtäkään kuntaa, joka olisi ilmoittanut, että kirjaukset olisivat ajan tasalla (alle viikko). Todettiin kuitenkin, että tässä on työntekijäkohtaisia eroja. Joillekin kirjaaminen on vaivalloisempi työtehtävä 31

36 kuin toiselle. Eroja on siinäkin, onko tilanne kuntatasolla tai yksittäisen työntekijän kohdalla hallinnassa vai ei. Kirjaamiskäytännöt on ohjeistettu tarkasti työyksikkötasolla yli puolella vastanneista. Kuntatasolla näin on yli 45 prosentilla. Sen sijaan seutu- tai maakuntatasoisesti kirjaaminen on ohjeistettu vain vajaalla viidenneksellä. Yli 44 prosenttia haastatelluista katsoo, että jokainen työntekijä kirjaa asiakasasiat omalla tavallaan tietojärjestelmään. Tässäkin asiassa erot sektorin sisälläkin ovat isoja. Kun kirjaamista on ohjeistettu ja kirjaamiseen liittyviä kysymyksiä käsitellään säännöllisesti tiimipalavereissa, kirjaaminen on samantyylistä, vaikka asiakastietojärjestelmä mahdollistaa aina myös persoonallisen otteen. Perehdytys ja jatkuva ohjaaminen ovat oleellinen osa hyvää kirjaamiskäytäntöä, toteaa moni haastateltu. Tampereen kaupungin tilanne on kirjaamisasiassakin erilainen kuin muissa kunnissa. Isossa kaupungissa on ollut välttämätöntä resursoida järjestelmien kehittämistä koko ajan. Pelkästään työntekijöiden vaihtuvuus on suurta, mikä pakottaa työvälineen kunnossapitoon. Muut kunnat ovat saaneet neuvoja Tampereelta. Kirjaamiseen on panostettu vuosien ajan, joten Tampereesta voidaan ottaa mallia. Samalla kaupungin asiakastietojärjestelmä antaa kokonaisuudessaan mahdollisuuden arvioida, millainen olisi optimaalinen asiakastietojärjestelmä asiakastyön kirjaamisen kannalta. Tampereellakin on korjaustarpeita. Efficaa osataan käyttää ja uusia työntekijöitä tosiaan perehdytetään järjestelmän käyttöön. Tampere onkin joiltain osin kehittämässä järjestelmäänsä. Erot kirjaamiseen syntyvät monista tekijöistä. Alalle vasta tulleet opettelevat kirjaamista ja tällöin tärkeää on, että he saavat kirjaamiseen perehdytystä ja oikeanlaisen kirjaamiskäytännön. Vanhemmat työntekijät ovat oppineet itse kukin omanlaisensa tyylin, josta voidaan ottaa mallia. Konkareissakin on kuitenkin niitä, joiden tulisi opetella uudenlaista kirjaamiskäytäntöä. Ikä ei kuitenkaan ole määräävin tekijä, vaan suuri vaikutus on sillä, osaako työntekijät tiivistää asiat ja erottaa olennaisen kirjattavaksi. Pahimmillaan kun esimerkiksi asiakassuunnitelmasta voi tehdä tarpeettoman laajan. Asiakaskertomuksiin perehtyminen on tuskallista, mikäli työntekijä kirjoittaa paljon tarinoivaan tyyliin. Epäoleellisten asioiden kirjaaminen vaikeuttaa suuresti asiakkaan tilanteen hahmottamista. Etenkin haastateltu keskijohto toi näitä havaintoja esiin. Työaikaa työtehtävittäin yksilöivä työajanseuranta on käytössä viidenneksellä vastaajista. Useissa kunnissa tätä ei koeta tarpeelliseksi ja jos tätä on joskus seurattu, se on koettu aikaa vieväksi. Hyödyt ja haitat eivät tässä asiassa ole kohdallaan. Seitsemänkymmentä prosenttia vastaajista haluaa lisätietoa ja koulutusta asiakastietojen kirjaamisesta. Lähes yksimielisyys vallitsee vastaajien kesken siitä, että kirjaamiskäytäntöjä tulisi yhtenäistää kansallisesti. Pääsääntöisesti tarvitaan myös tietoa ja koulutusta. 32

37 8.2 Asiakirjojen ja asiakastietojen hallinta työyksiköissä Taulukko 6. Asiakirjoja ja asiakastietojen hallintaa koskevien väittämien paikkansapitävyys (%) Vastaajien määrä 77 Erittäin hyvin Hyvin EOS Huonosti Erittäin huonosti Työntekijöillämme on erittäin paljon sellaista asiakkaita koskevaa tietoa, jota ei ole kirjattu asiakastietojärjestelmiin 2,53 37,97 8,86 44,3 6,33 Käytämme työssämme käsitteistöä, joka on kansallisesti vakiintunutta. Käytämme asiakirjapohjia, jotka on kehitetty kunnassamme vastaamaan juuri meidän yksikkömme tarpeisiin. Kannatamme ajatusta kansallisista asiakirjapohjista ja niiden käytöstä. Työssämme on paljon sellaista hiljaista tietoa, jota on vaikea jakaa toisille työn-tekijöille, asiakkaille tai muille asiassa osallisille asiakirjojen avulla. Asiakirjahallintomme on siinä määrin yhdenvertaista, että sen avulla voimme tehdä ylikunnallisia, työalaamme koskevia vertailuja. Kunnassamme on varauduttu Kansan käyttöönottoon. 16,67 75,64 6,41 1, ,67 56,41 6,41 19,23 1,28 37,66 57,14 3,89 1,29 0 5,13 53,85 12,82 25,64 2,56 2,59 58,44 15,58 22,08 1,29 1,29 31,17 33,77 19,48 14,29 Taulukko osoittaa, että asiakastietojärjestelmissä on edetty kansallisten linjausten mukaisesti samalla muokaten niitä omien tarpeiden mukaisiksi. Kun rakenteinen kirjaaminen on vähäistä, voivat kunnat tehdä paljonkin omia ratkaisuja. Nämä eivät välttämättä tue kansallisia linjauksia. Toisaalta omia fraasipohjia on tehty varta vasten työntekijöiden tueksi. Kunnissa on monenlaisia käytäntöjä täydentämisen suhteen: eräässä kunnassa sosiaalityöntekijä voi kävellä seuraavaan huoneeseen pääkäyttäjän luo ja pyytää muutosta tai täydennystä. Toisessa kunnassa pääkäyttäjä harkitsee muutosten tekemiset tarkasti. Joissakin kunnissa muutoksia on vaikea saada aikaan, kun pyyntöihin ei vastata eikä perustella, miksi niihin ei tartuta. Työntekijät ovat ottaneet avuksi manuaalisen kirjaamisen etenkin silloin kun kirjaamista ei ehditä tai jostain syystä pystytä tekemään välittömästi, kun tarvetta on. Niinpä eräs haastateltava toteaa, että työntekijästä riippuen kirjaaminen vaihtelee lapsikohtaisesti. Vihkoissa voi olla hyvät muistiinpanot ja satunnaisesti kirjoitetaan vihkoa läpi asiakastietojärjestelmään. Jos on pakko hoitaa, on ajan tasalla. 8.3 Kirjaamisen kehittämistarpeet ja -ehdotukset Kunnissa odotetaan valtakunnallisesti ohjeistettua, määrämuotoista kirjaamista ja yhtenäisiä asiakirjapohjia. Yhtenäinen rakenne ohjaa kirjaamaan lyhyesti ja vertailukelpoisesti. Miksi tietoa tarvitaan? - kysymyksen tulisi ohjata kirjaamista. Vain oleellinen pakotettaisiin kirjaamaan ja muutoin jätettäisiin jonkin verran joustoa. Asiakastietojärjestelmän tulisi pakottaa tekemään prosessi oikein, totesivat useat lastensuojelun työntekijät. Toisaalta todettiin, että jos työntekijä kirjaisi joka kohdan, veisi tämä valtavasti aikaa. Joissain kunnissa onkin tehty linjauksia, että pyritään vähentämään kirjaamista: mikäli laki ei velvoita asiasta mitään kirjaamaan, jätetään tämä kokonaan kirjaamatta. Järjestelmä sisältääkin paljon pientä silppua ja liian yksityiskohtaisia tietoja kysytään. Toisaalta esimerkiksi aikuissosiaalityössä tilanne ei ole sama. Kirjaamiseen pitäisi saada lisää tavoitteellisuutta ja asiakasnäkökulmaa. Pitäisi päästä arvioivaan kirjaamiseen. Jatkuva työntekijöiden kouluttaminen onkin tarpeen. Ääripäässä työntekijä kirjaa omaa prosessointiaan keskellä faktatietoja. Kouluttamisella voidaan vaikuttaa siihen, että käytettävä kieli ja tekstin asiallisuus ovat kohdallaan. Oppilaitosten tulisi myös valmentaa dokumentointiin, toivoi osa haastatelluista. 8.4 Haastateltujen ammattilaisten näkemyksiä eri sosiaalipalveluiden osalta Alle on koottu haastateltujen ammattilaisten näkemyksiä eri sosiaalipalveluissa tehtävää tilastointia ja kirjaamista sekä niiden kehittämistä ja muutostarpeita. tehtyjen haastattelujen avoimista kysymyksistä. Haastateltu sai vapaasti kertoa näkemyksistään sekä arvioida nykytilannetta. 33

38 Aikuissosiaalityö ja työllisyyden hoidon sosiaalipalvelut Aikuissosiaalityössä vallitsee niukan kirjaamisen kulttuuri ja kirjaamisessa on huomattavia työntekijäkohtaisia eroja. Taloudellinen puoli on selkeä, mutta haparointia on siinä, mitä muuta kirjataan. Aikuisten palveluissa rakenteisen kirjaamisen otsikot vaativat uudistamista, nyt tilanne on huono. Työllisyyden hoidossa ei ole omaa asiakastietojärjestelmää. Toimeentulotiedot saadaan hyvin tallennettua asiakastietojärjestelmään, mutta muuten tilastotietoja kerätään paljon manuaalisesti: esimerkiksi ulkoisten palveluntuottajien tilastot kerätään käsin. Kuntaliiton toimeentulotukea koskevaan kyselyyn piti kaikki tiedot hakea manuaalisesti. Myös päihdehuollon hoitovuorokaudet on haettava käsin. Asuinaluekohtaisia tietoja ei saa asiakastietojärjestelmästä. Kun päihdehuollossa käytetään kahta eri järjestelmää, tuottaa se ongelmia. Asumispalveluissa ei näe terveydenhuollon puolen kirjauksia. Aikuissosiaalityön tilastointi valmistuu kirjattaessa, päihdehuollossa ei. Työllisyyden hoidossa on käytössä seudulliset mittarit. Ikäihmisten palvelut Kahden palvelujärjestelmän, sosiaalihuollon ja terveydenhuollon yhteensovittaminen tuottaa ongelmia ikäihmisten palveluissa. Asiakkaan kokonaisvaltaisessa hoidossa ei ole mahdollista erotella sosiaali- ja terveydenhuollon asioita. Kuitenkin käytössä olevat asiakastietojärjestelmät siihen vielä haastateltujen mukaan pakottavat: Yhdennetty kotihoito ei aina sovellu Pegasokseen, mistä syystä joudutaan keinotekoisesti erittelemään kotisairaanhoidon ja kotihoidon käynnit. Mediatrin valmiit otsikot eivät vastaa sosiaalipuolen ajattelua. Pegasos on tehty terveydenhuoltopainotteisesti, mikä näkyy esimerkiksi omaishoidontuen kirjauksissa. Tilastokeskuksen tilastot ovat hankalia, sillä kotipalvelun kysymykset eivät ole nykyajassa. Eräs haastateltava kysyy: Miksi kotipalvelu ja kotisairaanhoito ovat erikseen? Olisi hyvä, jos kunnassa olisi vain yksi asiakastietojärjestelmä, joka olisi sama, jota lääkäri käyttää. Kahden järjestelmän kanssa tieto ei kulje ja se hukkuu. Valtakunnallisten asumispalvelujen tilastotietoja saa asiakastietojärjestelmästä huonosti. Ikälain edellyttämiä odotusaikoja ei niitäkään saa asiakastietojärjestelmästä. Myös kunnallisia tilastoja pitää asumispalveluissa koota Excelejä selaamalla. Asiakasryhmittäisten tilastojen kokoamisessa vanhainkodin hoitopäivät ja käyttöasteet ovat hankalan työn takana. Vammaispalvelujen ja päihdepalvelujen tietoja ei saada ikäihmisten palveluihin. Nämä tiedot olisivat tarpeen etenkin maksualennuksia valmisteltaessa ja useita palveluja käyttävien asiakkaiden tilanteissa. Manuaalisesti ylläpidetään esimerkiksi luetteloja tukipalvelujen saajista. On turhauttavaa, kun samoja asioita kysyvät monet tahot; Avi, Valvira, THL, Tilastokeskus, sosiaaliasiamies ja potilasasiamies. Lisäksi vuosittaiset kyselyt ovat aina hieman eri näkökulmasta, jolloin pitää muuttaa hakua, mikä vie aikaa, toteavat jotkut haastateltavista. Rakenteinen kirjaaminen on tuonut parannusta kirjaamiseen. Hiljaisen tiedon vihkoista ja muista rinnakkaisjärjestelmistä on tietoisesti pyritty pois. Mobiilin päivittäinen tilastointi ja kirjaaminen on hyvä suunta. Kirjaamiseen pitää saada lisää asiakasnäkökulmaa ja tavoitteellisuutta, toivovat useat haastateltavat. On kehitettävä arvioivaa kirjaamista niin että kirjaaminen on enemmän asiakkaan vointia kuvaavaa. Hoitotyön kirjaaminen on tuonut työn näkyväksi. Tulokset ovat nähtävissä, sillä laitoshoitoon siirtyminen on myöhentynyt, toteaa eräs haastateltu. Lastensuojelu Asiakastietojen kirjaaminen on jäsentyneintä lastensuojelussa. Tämä lienee osin seurausta siitä, että lastensuojelulaki edellyttää paljon dokumentointia. Ohjelmiin on rakennettu lastensuojelulain mukaiset prosessit. Ongelmia ja vastakkaisia näkemyksiä on kuitenkin paljon. Erilaisia näkemyksiä liittyi myös siihen, kuinka hyvin Effica ohjaa kirjaamista. Useimmat arvioivat, että ohjelma on liian yksityiskohtainen ja osin sekava. Kun sitä oppii käyttämään, mikä ei ole helppoa, niin se toimii hyvin. Proconsonaa on huomattavasti helpompi käyttää. Molemmissa on kuitenkin omat vikansa. Nähdään että ihan hirvittävän paljon menee aikaa asiakastietojärjestelmän käyttöön Vaikka ohjelma olisi hyvin työtä ohjaava, on Proconsonassa mahdollista ohittaa ja jättää tekemättä joitakin kohtia, jolloin on vaarana, että unohtaakin tehdä tärkeitä kirjauksia. Tämä puolestaan voi aiheuttaa virhetulkintoja tai oleellisia puutteita kirjauksissa. Lastensuojelussa on avattava hirveen monta palvelua, että saa ulos joitakin tietoja Lastensuojelussa asiakkaana on lapsi, mutta koko perheen kanssa työskennellään ja kerätään myös perhetietoa. Tämä tuottaa monenlaista vaikeutta ja vaivaa kirjaamisessa ja tilastoinnissa. Perhetiedot pitäisi saada vaivatta esille. Perheen ja asiakkaan kokonaistilanne ei hahmotu järjestelmästä ja tietoja joutuu hakemaan monesta paikasta. Näitä ongelmia toivat esiin etenkin Effican käyttäjät. 34

39 Lastensuojeluilmoitus on kaikkiaan 4-5 sivua. Se on aivan liian laaja, joten on kuntia, joissa työntekijät kieltäytyivät ottamasta käyttöön koko osiota. Pelkän ilmoituksen kanssa on näin paljon töitä. Itse ilmoitusosaa pidetään kuitenkin hyvänä. Lastensuojelulaki edellyttää laajaa ja tarkkaa kirjaamista asiakassuunnitelmaan. Työntekijät antavat haastatteluissa palautetta, että asiakassuunnitelma on toteutukseltaan asiakastietojärjestelmässä huono, on paljon lokeroita, joita on avattava erikseen ja ne joutuu myös tulostamaan lokeroittain. Eräs haastateltava raportoikin, että eräästä toisesta kunnasta siirtyneen lapsen asiakassuunnitelma on kahdeksansivuinen ja totesi, että pelkästään lukemiseen menee paljon aikaa. Suunnitelmaan oli kirjoitettu oleellisen lisäksi myös asioita, joita sinne ei olisi tarvinnut kirjoittaa. Hän huomautti, että kun päiväkirjaa kuitenkin tehdään erikseen, miksi tehdä tuplatyötä, eri sanakääntein. Toinen, usein mainittu kirjaamisongelma liittyy huostaanottohakemukseen. Eräs haastateltava totesi, että huostahakemuksesta ja päätöksestä tulee valmiina 11-sivuinen lomake. Tulostaminenkin on hankalaa ja aikaa vievää, mikäli tietoja on monessa paikassa. Jos on vaikkapa seitsemänlapsinen perhe, niin Efficassa vireille tulot ym. on kirjattava moneen kertaan. Kopiointia ei voi tehdä riittävässä määrin, minkä vuoksi usean lapsen perheessä joudutaan jokaisen lapsen kohdalle kirjoittamaan ne asiat, jotka koskevat jokaista lasta. Mitä useampi lapsi on asiakkaana, sen enmmän on kirjoitustyötä. Välillä tämä voi sekoittaa työntekijää: osa tiedoista kirjataan manuaalisesti jokaisen lapsen tietoihin ja toisaalta on muistettava, että on myös paljon asioita, jotka on kirjattava vain perheen jonkun lapsen asiakirjoihin. Olisi lisäksi kirjattava lapsen kannalta oleellinen. On muistettava, että lapsi voi lukea paperinsa. Kirjaamisen yhtenäistäminen on tärkeää, koska asiakkaat liikkuvat myös kunnasta toiseen. Tilastot vääristyvät, kun asiakkuuksia jätetään lastensuojelussa roikkumaan. Halutaan, että asiakkuus päätetään selkeästi osana prosessia. Tähän myös uusi lainsäädäntö ohjaa, joten kunnat ovat nyt kiinnittäneet tähän huomiota. Eroja kunnittain on sen suhteen, miten paljon oleellisia asiakirjapohjia on käytettävissä. Huonoimmillaan tilanne on sellainen, että yksittäinen työntekijä kehittelee uuden pohjan ja jakaa sen sitten muille. Toisissa kunnissa niitä on taas melkeinpä liiaksikin. Lapsiperheiden palvelujärjestelmän näkökulmasta järjestelmät eivät keskustele keskenään. On olemassa keinotekoinen sote-muuri vaikeuttamassa yhteistyötä. Tilastoinnissa haastateltavat näkevät monia yksittäisiä ongelmia, joita on raportoitukin jo aiemmin tässä raportissa: - Asuinalueittain ei saada kerättyä tietoa. - Työntekijäkohtaisia tietoja on vaikea saada. - Lapsiperheiden kotipalvelujen käyntimäärät joudutaan laskemaan manuaalisesti, samoin asumispalvelupäivät. - Perheneuvonnan tietoja ei saa ohjelmasta. Lastensuojeluilmoitusten syiden ja syykoodien tilastointi on vaivalloista. - Sijaishuollon muutospäätöksesssä joutuu samoja asioita kirjoittamaan useisiin eri kohtiin. - Määräajat saadaan, mutta ei asiakkuuksittain. Ei pystytä saamaan vaivatta selville, miksi määräajassa ei ole pysytty eikä muutakaan oleellista tietoa. Erilaiset käytännöt vaikeuttavat tilastojen vertailua, esimerkiksi näpistykset saatetaan kirjata lastensuojeluilmoituksina jollakin paikkakunnalla ja toisella taas ei. Sijaishuoltovuorokausia ei saa summana eikä ikäkausittain. Sijoitetuista lapsista pidetään Excel-taulukkoa, kun muuten tiedon hankkiminen olisi niin työlästä. Vammaispalvelut Vammaispalvelujen asiakkailla on monilla useita eri palveluja. Asiakastietojärjestelmät eivät tunnista asiakkuuksia, jos ne ovat useissa palveluissa. Vammaispalvelujen erottelu on käytännössä vaikeaa ja se tapahtuukin käsipelillä. Tilastoihin haettavaa tietoa joutuu hakemaan eri paikoista ja yhdistelemään. Erityisesti kehitysvammapuolen suoritteet vaativat käsityötä. Tilastoinnin vaikeuksia kohdataan seuraavissa asioissa: - Omaishoitajien ikiä ei saada asiakastietojärjestelmistä. - Asiakkaiden ikäjakaumat on haettava käsin. - Asumispalveluissa käytetään omia excel-pohjia ja nimilistoja. 35

40 - Asiakkuuksien päättymiset (lähinnä kuolleet) eivät ole ajan tasalla. Pitäisi olla pakotettu systemaattinen kuolleiden asiakkaiden poisto järjestelmästä. - Palvelusuunnitelmien määriä ei saada asiakastietojärjestelmistä. - Palveluasujien määrät on haettava käsin. - Ikäkausittaista tietoa saa vaivalloisesti. - Vammaisryhmittäinen tieto on haettava käsityönä. - Käsittelyaikoja ei seurata vammaispuolella. - Tarveperusteiset palvelut ja omaishoitajien tiedot on haettava käsin. - Vammaispalvelujen tilastoja ei hyödynnetä strategiatyössä. Strategiatyö jää ylätasolle. Eri sote-järjestelmät tuovat haasteellisuutta vammaispalvelun työhön. Kehitysvammaisten asumispalveluyksiköissä ei sairaanhoitajalla ole käyttöoikeutta terveydenhuollon tietojärjestelmiin. Kelan tietoihin pääsee, mutta sosiaalipalveluiden sisällä ei näe asiakkaan kokonaistilannetta asiakkaan luvallakaan. Kirjaamisessa on hajanaisuutta siinä, mitä ja mihin kirjataan. Alaotsikoita ei käytetä. Kotikäyntejä tehdään paljon, mutta kaikkia ei kirjata. Koetaan, että on paljon arkaluonteista, hiljaista tietoa. Vaikkapa mielenterveysongelmia ja vahvoja asenteita ei kirjata tarkasti. Asioita jätetään kirjaamatta, koska ovat niin suurella luottamuksella kerrottuja. Kehitysvammapalveluissa on erilainen toimintakulttuuri, esimerkiksi asiakaspäätös työtoimintaan osallistumisesta tehdään ilman kunnon perusteluita. Nähdään, että vammaispalvelulain tulkinnanvara on suuri ja päätösvastuu sosiaalityöntekijällä on suuri. Lain katsotaan jättävän liikaa varaa yksilölliselle tulkinnalle, kuten vaikeavammaisuuden määrittelyssä Asiakastietojärjestelmien käyttöön ottoa on hidastanut se, että ammattilaiset eivät ole saaneet tukea ja ohjausta uusien työkäytänteiden opetteluun. 8.5 Nykytilaselvitystä koskevat johtopäätökset Sosiaalihuollon tiedonhallintaa on kehitetty reilun kymmenen vuoden ajan kansallisella tasolla. Kuitenkin vasta viime vuosina on edistytty niin, että tämän vuosikymmenen päättyessä kokonaisuudistuksen tulokset alkavat näkyä asiakastietojärjestelmien käyttäjille parannuksina päivittäisessä työssä. Useat tämän pienimuotoisen selvityksen sisältämistä epäkohdista tai kehittämisen tarpeista voidaan parhaiten ratkoa kansallisella tasolla ja toteuttaa organisaatiossa, joka vastaa laajaan väestöpohjan sosiaalihuollon tiedonhallinnan järjestämisestä. Kansallista koordinaatiota, ohjausta ja koulutusta kaivataan ja tarvitaan. Tämä selvitys osoittaa, että on välttämätöntä yhdistää voimavaroja, sillä yksittäinen kunta selviytyy sosiaalihuollon tiedonhallinnan kehittämisestä huonosti verrattuna laajemmalla väestöpohjalla toteutettuun yhteistyöhön tai tiedonhallinnan järjestämisvastuuseen. Tuotanto voidaan toteuttaa omalla tavallaan. Nythän alueellinen yhteistyö tiedonhallinnan kysymyksissä on maakunnan tasolla alkutekijöissään. Jatkosuunnittelussa voitaisiin hyödyntää Tampereella jo tehtyä kehittämistyötä samalla kun arvioitaisiin nykyisen järjestelmän toimivuutta sosiaalihuollon osalta. Tämä antaisi erinomaiset mahdollisuudet etsiä alueellista ratkaisua. Tampereen mallin mukaisesti olisi tarkoituksenmukaista, että olisi alueellinen koordinaatio ja työrukkasena toimisi yhteistyöryhmä. Asiantuntijaryhmässä (kirjaaminen ja tilastointi) tarvitaan niin tietohallinnon kuin sosiaalihuollon asiantuntemusta. Sama koskee koko sosiaalihuollon kokonaisarkkitehtuuria. Tämä ei tapahdu ilman resursointia. Niin asiakkaiden kuin ammattilaistenkin tulisi olla yhdenvertaisessa asemassa. Nyt erot ovat suuret monessa asiassa koskien ammattilaisten perehdyttämistä, täydennyskouluttautumista sekä muita työn tukirakenteita tai esimerkiksi kirjaamiskäytänteitä. Kirjaaminen sujuu yleisesti ottaen jo melko hyvin, mutta asiakastietojärjestelmien käytettävyydessä on kuitenkin huomattavia eroja. Tilastoinnin kehittäminen on ollut haaste niin valtakunnan tasolla kuin yksittäisessä kunnassa. Ammattilaiset tuskailevat, kun lukuihin perustuviin tietoihin ei voida luotta ja on nähtävä paljon vaivaa, jotta tietoja ylipäätään saataisiin tallennettua luotettavasti, jotta tilastotiedot puolestaan kertyisivät oikein. Haastatellut olivatkin pääsääntöisesti sitä mieltä, että nykyisellään tilastojen tulkintaan liittyy aina jonkinlainen riski. Toistuvasti esitettiin, että tilastointia tehtäisiin jatkossa vähemmän ja se tapahtuisi automaattisesti, muutoin virhemahdollisuudet kasvavat. Esitettiin, että olisi valmiita vaihtoehtoja eikä tehtäisi turhan tarkkaa tilastointia. On myös ammattilaisia aliarvioivaa, mikäli he joutuvat käyttämään paljon aikaansa tilastotietojen aikaan saamiseksi ja aikanaan huomaavat, ettei näitä tietoja hyödynnä kukaan. Eniten asiakastyötä tekevien ammattilaisten työhön vaikuttaa kuitenkin kirjaaminen. Asiakastietojärjestelmän on oltava työn apuväline, ei sitä vaikeuttava tekijä. Ammattilaisen perustehtävänä on auttaa eri keinoin asiakkaita ja tehdä tätä yhdessä asiakkaan kanssa. Sosiaalityö on asiakkaan kohtaamista, mille tulee olla riittävästi aikaa. Tietojärjestelmät ohjaavat 36

41 nykyisellään huomattavasti asiakastyötä, varsinkin lastensuojelussa, jossa lakikin tähän velvoittaa. Kirjaamisvelvoitteet ovat lisääntyneet sosiaalipalveluissa, mutta yhtenäiset mallit puuttuvat. Toimintaympäristö on muuttunut, mikä on tuonut työhön yhä enemmän yhteistyötarpeita ja tätä kautta kirjaamisvelvoitteet voivat lähitulevaisuudessa vielä lisääntyäkin. Alueellisen yhteistyö toisi tehokkuutta myös asiakastietojärjestelmien päivittämiseen. Sosiaalihuollon lainsäädännön kokonaisuudistus on teetättänyt jo nyt paljon työtä, jota tehdään jokaisessa kunnassa samoissa asioissa. Uusia lakimuutoksia on jo tiedossa ja kunnat odottavatkin, millä tavoin uudistukset tulevat velvoittamaan kuntia ja helpottamaan asiakastyön kirjaamista. Kuntien kannalta tilanne on tähän mennessä ollut välillä todella hankala, kun ne ovat joutuneet odottamaan, minkälaisiksi uudistukset muodostuvat ajatellen asiakastietojärjestelmiin tehtäviä muutoksia. Kun lainsäätäjä tekee uudistuksia, niillä on myös kerrannaisvaikutuksia, joita ei välttämättä osata etukäteen tunnistaa tai ymmärretä ottaa huomioon. Vanhoista pykälistä jää osa voimaan, kun taas uusia pykäliä voi tulla paljonkin. Yleensä vaikutuksia on niin tilastointiin kuin kirjaamiseenkin. Tiedonhallinnan kokonaisuus on laaja. Tämä selvitys rajattiin koskemaan tilastointia ja kirjaamista. Selvitys on tuottanut paljon tietoa ammattilaisten arjesta, jossa asiakastietojärjestelmillä on huomattava rooli. Tämän selvityksen tekninen toteutus oli onnistunut, sillä näin toimimalla annoimme ammattilaisille mahdollisuuden kertoa omasta näkökulmastaan asioista. Pelkkä sähköinen Webropol-kysely olisi tuottanut pintapuolisen materiaalin. Koko projekti on ollut Pikassokselle oppimisen ja uuden tiedon saamisen mahdollisuus, mitä arvostamme paljon. Sosiaalihuollon tiedonhallinnan kehittämiseen on saatu valtakunnan tasolla linjaukset ja aikataulutus. Käynnistyvä Kansa-koulu -hanke tulee vastaamaan niihin tarpeisiin, joita tässä selvityksessä on ilmennyt. Jatkamme kehittämistyötä, jolle on tilaus. 37

42 9 EHDOTUKSET JATKOKEHITTÄMISTÄ VARTEN Sosiaalihuollon tiedonhallinnan kehittämisessä on edistytty ripeästi viime aikoina. Tätä selvityksen tekoa suunniteltaessa ei ollut varmistusta lakimuutosten aikataulutuksesta eikä varmuutta niiden tarkasta sisällöistä. Tänä keväänä voimaantulleet sosiaalihuoltolaki (Shl) sekä sosiaalihuollon asiakasasiakirjalaki (ShAsl )ovat merkittäviä uudistuksia, jotka määräävät keskeiseltä osaltaan kehittämisen suuntaa ja antavat niin Terveyden ja hyvinvoinnin laitokselle kuin kunnille mahdollisuuden edetä kohti sosiaalihuollon tietovarantoa osana Kanta-palveluja. Terveyden ja hyvinvoinnin laitos onkin pystynyt aikatauluttamaan ja päivittämään Kansa-hanketta sekä käynnistämään asiakasasiakirjalain toimeenpanohankkeen myöntämällä sosiaalialan osaamiskeskuksille valtionavustusta. Sen sijaan paikallisella tasolla kehitys on kirjavaa. Suurin ponnistus kohdistunee uuden sosiaalihuoltolain (130/2014) käyttöönottoon. Laki edellyttää myös asiakastietojärjestelmiin tehtäviä muutoksia. Nyt tehty selvitys pirkanmaalaisten kuntien sosiaalipalvelujen tilastoinnin ja kirjaamisen nykytilasta voisi hyvin olla kuvaus perusteluista, miksi sosiaalipalvelujen asiakastyössä tarvitaan Kansa- ja Kansa-koulu -hankkeita. Selvitykset tulokset kertovat nykytilan ongelmista ja ammattilaisten ehdottamat ratkaisut vastaavasti ovat paljolti sisään kirjattuja kansallisten hankkeiden tavoitteiksi tai toimenpiteiksi. Jatkotoimenpidesuunnitelma voitaisiinkin monelta osin kuitata viittaamalla edellä mainittuihin kahteen kansalliseen hankkeeseen. Sen sijaan maakunnan tasolla voidaan toimenpiteitä katsoa alueellisesta perspektiivistä ja arvioida, miten paikallisella tai esimerkiksi maakunnan tasolla kannattaisi edetä tehostaen kuntaa laajempaa yhteistyötä. Mitään perustetta sille, etteivät kunnat hyötyisi jo nyt maakunnallisen yhteistyön tehostamisesta, ei ole. Päinvastoin, näin toimimalla varauduttaisiin tulevilla itsehallintoalueilla tehtävään sosiaalihuollon tiedonhallinnan uudistustyöhön. 9.1 Nykytilaselvityksen tulosten koonti Kuntien tilanteet kirjaamisen ja tilastoinnin osalta vaihtelevat monistakin syistä. Jatkotoimenpidesuunnitelmaa varten on tehty seuraava koonti, joka toimii jatkosuunnitelman pohjana. 1. Asiakastietojärjestelmin toimivuudessa on edelleen kankeutta eikä kunnissa ole resursoitu työpanos- tai osaamisresurssia, jotta palasina kehittynyttä järjestelmää arvioitaisiin kokonaisuutena ja pystyttäisiin myös tekemään pidemmän tähtäimen suunnitelmia, jotka vielä puuttuvat kunnista. 2. Kunnat ovat resursoineet nihkeästi sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmien ylläpitoon tai kehittämiseen. Sosiaalihuollon ammattilaisilla, mukaan lukien johtoa, ei ole useinkaan varmaa käsitystä siitä, millä foorumilla tai millaisen prosessin tuloksena tiedonhallinnan hankinnoista päätetään tai milloin ehdotetut hankinnat toteutetaan. 3. Yleensä kunnat eivät voi vertailla tietojaan keskenään ja vaivalloista voi olla myös kunnan omien tietojen vertailu pidemmällä aikavälillä. Tietojen luotettavuus kärsii tilastoinnin pulmista. 4. Tilastointi nähdään yleensä vielä isompana haasteena kuin asiakastyön dokumentointi. Mitä lähemmäs asiakastyötä tullaan, sen pulmallisemmalta luotettavan, työyksikköä ja työntekijää sekä asiakasta koskevan tiedon hankkiminen ja hyödyntäminen on. Valtakunnallisiin tilastoihin pystytään nykyisellään tuottamaan melko vaivattomastikin tietoja. Näiden tilastojen ongelmana on kuitenkin usein se, että lakimuutokset muuttavat tilastopyyntöjä tai pyyntö on jostain syystä muutoin hiukan erilainen kuin edellisenä vuonna. Useampi taho voi kysyä samaa tietoa, jokainen omalla tavallaan. 5. Tilastoja ei voida hyödyntää systemaattisesti sosiaalipalvelujen kehittämisen tai johtamisen apuvälineenä. 6. Tällä hetkellä on mahdoton arvioida, kuinka paljon eri toimijatahot tai kunta itse kerää hyödynnettävää tietoa ja kuinka paljon tiedoista on sellaista, jota kukaan ei tarvitse eikä tule käyttäneeksi. Sosiaalihuollossa toimivat ammattilaiset ovat pääasiallisesti niitä, jotka joutuvat käyttämään melko paljon aikaansa pelkästään siihen, että tilastotiedot kertyvät ja että ne saadaan oikeina lukuina tietojärjestelmästä ulos. 7. Ammattilaiset käyttävät asiakastietojärjestelmää päivittäin. Tarkoituksenmukaisinta olisi, että asiakastyön kirjaukset pystyttäisiin tekemään tehokkaasti ja ajallaan. Kirjaamisvelvoitteet koetaan osin turhauttavina (monisivuiset lomakkeet). Toisaalta työn apuvälineet voivat olla myös puutteellisia. 8. Tilastointiin kuuluviin tehtäviin, asiakastietojärjestelmän päivittämiseen ja kehittämiseen sekä asiakasasioiden kirjaamiseen ei ole resursoitu riittävästi aikaa. Pääkäyttäjän tehtävät hoidetaan pienellä resurssilla. Poikkeuksiakin toki on. Työntekijän työssä jaksamista vaikeuttaa jatkuva tekemätön työ, josta osa muodostuu lakisääteisestä tai siihen oleellisesti liittyvästä asiakastyön monenlaisesta kirjaamisvelvoitteista tai raportoinnista. 9. Kansallinen koordinaatiota ja ohjausta toivotaan sekä yhteistyön tiivistämistä seudullisesti tai maakunnan sisällä. Ottaen huomioon kansallisen kehittämistyön linjaukset ja aikataulutuksen sekä tämän selvitystyön tulokset, tarvetta yksityiskohtaiseen ja laajaan, tilastointia ja kirjaamista koskevaan jatkotoimenpidesuunnitelmaan ei ole, sillä aiemminkin jo 38

43 todettuna, Kansa-hanke velvoittaa tekemään sekä tietojärjestelmäuudistukset että etenemään kohti määrämuotoista kirjaamista. Kansa-koulu -hanke käynnistyi elokuussa 2015 ja edistää Kansa-hankkeen etenemistä. Näiden hankkeiden toimenpiteitä on turha luetella jatkotoimenpidesuunnitelmassa erikseen. Osaksi tästä syystä raporttiin on haluttu tiivistetysti koota kansallisen kehittämistyön eteneminen, jotta sosiaalihuollon henkilöstö pystyy muodostamaan kokonaiskuvan tulevien vuosien sosiaalihuollon tiedonhallinnan kehitysvaiheista. Jatkotoimenpiteet onkin muodostettu ensisijaisesti maakunnassa tapahtuvaa yhteistyötä ajatellen. Selvitystyö on kohdentunut tilastointiin ja dokumentointiin, mutta toimenpide-ehdotuksissa on otettu huomioon myös laajemmin kansallisen kehittämistyön vaateet. Ehdotuksia tarkasteltaessa on lisäksi otettava huomioon, miten ja missä aikataulussa kansallinen työ etenee. Esimerkiksi Kuntaliiton AKUSTIn tavoitteena on systematisoida ja vakinaistaa yhteistyömalli kuntien, sairaanhoitopiirien sekä muiden sosiaali- ja terveysalan toimijoiden välille. Tässä vaiheessa ei ole vielä tarkkaa tietoa siitä, millaisia mahdollisuuksia AKUSTI tuottaa maakuntaan, kun sen toimesta tullaan toteuttamaan myös kehitysprojekteja. AKUSTIssa keskitytään tietohallintoon ja erityisesti tietojärjestelmätasolle. Vapaamuotoiseen yhteistyöhön perustuva kehittäminen on osin järkevää myös tiedonhallinnan asioissa. Hyvänä esimerkkinä tästä on Tampereen sekä kehyskuntien sosiaalityön johtajien käynnistämä yhteistyö, jota on pystytty tiivistämään viime aikoina. Yhteistyöstä ei kuitenkaan ole ylemmän tason sopimuksia kuin ainoastaan yhteisen pääkäyttäjäresursointia koskevat sopimus. Seuraavat toimenpide-ehdotukset vaativat yhteisen tahtotilan ja kuntien päätöksiä niin hankinnoista kuin kehittämistyön organisoinnista sekä niihin varattavista resursseista. Uudistustyö tulisi käynnistää mahdollisimman pian, sillä Terveyden ja hyvinvoinnin laitos on aikatauluttanut monia osakokonaisuuksia, jotta kansallisen sosiaalihuollon asiakasatietovarannon käyttöönotto osana Kanta-palveluja toteutuu suunnitellun prosessin mukaisesti. 9.2 Jatkotoimenpiteet 1. Sopiminen sosiaalihuollon tiedonhallinnan kehittämisen organisoinnista maakunnassa Tavoitetila sosiaalihuollon kansallisen tietovarannon rakentamiseksi osaksi Kanta-palveluja on tällä hetkellä vuodessa Kunnissa on varauduttu vielä heikosti tavoitetilaan pääsemiseksi ja työ on monilta osin vasta käynnistymässä. Osaltaan tähän on vaikuttanut se, että asiakasasiakirjalaki tuli voimaan vasta tänä vuonna. Samoin sosiaalihuoltolain voimaantuloa odoteltiin ja tänä vuonna on päästy tekemään lain vaatimia muutoksia. Tässä selvityksessä ei ole kartoitettu sitä, minkälainen on sosiaalihuollon kokonaisarkkitehtuurin nykytila kunnissa, mutta tätä on selvitetty esimerkiksi Itä-Suomen sosiaalialan osaamiskeskuksen toimesta (Lehmuskoski 2014, 19). Alueen päättäjät esittivät toiveen käynnistää arkkitehtuurityö, sillä alueella on kuntia, joissa tätä ei ole aloitettu. Tilanne on samankaltainen muissakin maakunnissa. Kuntaliiton AKUSTI-työ kattaa sekä terveydenhuollon että sosiaalihuollon tietohallintoyhteistyön. Tässä vaiheessa kunnissa ei ole käsitystä, mitä tämä tulee sisältämään sosiaalihuollon osalta. AKUSTIn mahdollisuudet on hyödynnettävä, kun AKUSTI pääsee paremmin organisoitumaan alueellisesti. Asioita on siis paljon auki. Päätöksiä sosiaalihuollon tiedonhallinnan suunnitelmallisesta varautumisesta kansallisen tietovarannon toteuttamiseksi kunnissa tai maakunnassa ei ole tehty. Seuraavaksi tarvitaan ylimmän johdon välisiä neuvotteluja, kenelle annetaan mandaatti käynnistää toimintasuunnitelman laadinta. Tähän on varattava resurssit ja sovittava, kuka johtaa työtä. Maakunnassa tarvitaan ensin päätös nimenomaan sosiaalihuollon tiedonhallinnan omasta kehittämisestä ja tämän jälkeen työ voidaan palastella erilaisiin teemallisiin työryhmiin. Osa työ tehdään alkuvaiheessa osana juuri käynnistettyä Kansakoulu -hanketta. Käynnissä on useita alueellisia sosiaalihuollon tiedonhallinnan hankkeita, joita Terveyden ja hyvinvoinnin laitos rahoittaa. Jo nyt voidaan todeta, että pelkästään tilastoinnin ja kirjaamisen kehittämisessä tarvitaan koordinoivaa tahoa, joka voi organisoida kehittämistyön ja voi joustavasti ja prosessinomaisesti viedä uudistustyötä eteenpäin. Henkilöstön osallistaminen on välttämätöntä muunkin kuin täydennyskoulutusten muodossa. Lisäksi tarvitaan monia infotilaisuuksia matkan varrella. Uudistustyötä pitää koordinoida niin, että kuntien tietohallinnon kanssa käydään tarvittavaa vuoropuhelua. Mikäli kehitystyö saataisiin käynnistettyä maakunnan tasolla, on koordinoinnilla iso rooli. 39

44 2. Käynnistetään maakunnallinen valmistelu kokonaisarkkitehtuurityön edistämiseksi Kokonaisarkkitehtuuri kuvaa sosiaalihuollon organisaatioiden vastuulla olevista tietojärjestelmäratkaisuista ne osat, jotka liittyvät valtakunnallisiin tietojärjestelmäpalveluihin. Näitä ovat sellaiset järjestelmät, joissa tuotetaan sosiaalihuollon asiakasasikirjoja. Tietoarkkitehtuurin tavoitetilan saavuttaminen edellyttää kansallisesti yhtenäisen asiakastietomallin käyttöönottoa sosiaalipalveluja antavissa organisaatioissa. Asiakastietomallin käyttöönotto edellyttää kirjaamisosaamisen ja toimintakäytäntöjen kehittämistä sekä tietojärjestelmiin tehtäviin muutoksiin varautumista ja suunnittelua. THL on tehnyt kesäkuussa vaiheistuksen valtakunnallisten tietojärjestelmäpalveluiden käyttöönottoon. Ensimmäisen vaiheistuksen arvioidaan alkavan 2018, mutta mitään estettä ei ole sille, etteivätkö kunnat voisi osaa työstä käynnistää välittömästi. Kuntien tai maakunnallisesti organisoidun, projektoidun uudistustyön turvin voitaisiin tavoitella THL:n antama aikataulutusta. Kuntien on jossain vaiheessa pakko toteuttaa uudistukset, kun lait tai asetukset tähän tulevat velvoittamaan. Tarvitaan myös maakunnallista etukäteissuunnittelua, jolloin voitaisiin tehdä nykytila-arvio ja suunnitella tulevien muutoksissa tarvittavat taloudelliset ja muut resurssit. Tietoarkkitehtuurin tavoitetilan saavuttaminen edellyttää kansallisesti yhtenäisen asiakastietomallin käyttöönottoa sosiaalipalveluja antavissa organisaatioissa. Asiakastietomallin käyttöönotto on mittava ponnistus, jonka toteuttamisessa sosiaalihuollon organisaatiot ja niissä työskentelevä henkilöstö tarvitsee paljon tukea ja ohjausta. Tukea tarvitaan niin kirjaamisosaamisen ja toimintakäytäntöjen kehittämiseen kuin tietojärjestelmiin tehtäviin muutoksiin. Toiminta-arkkitehtuurin osalta painotetaan sosiaalipalvelujen yhdenmukaista jäsentämistä kaikissa sosiaalipalveluja järjestävissä ja tuottavissa organisaatioissa. Sosiaalihuollon palvelutehtävät ja sosiaalipalvelut on kuvattava yhdenmukaisella tavalla kaikkialla maassa, jotta asiakastietojen käsittely on hallittua ja suunniteltua. Tämä on edellytys myös sosiaalihuollon laadukkaan tietojohtamisen toteutukselle. Palvelutehtävien yhdenmukainen jäsennys toimii asiakastietojen käyttöoikeuksien määrittelyn ja siten myös asiakkaiden tietosuojan toteutumisen perustana. 3. Maakunnallisen kehittäjäverkostojen käynnistäminen Kansa-koulu -hanke käynnistää alueellisen kehittämistyön asiakasasiakirjalain toimeenpanossa. Alueilla olevaa henkilöstöä koulutetaan ja annetaan kunnille valmennusta käynnistämällä kouluttajakoulutuksia. Hankkeen aikana otetaan käyttöön palvelutehtäväluokitus, yhtenäistetään palveluprosessit ja yhtenäistetään asiakasasiakirjojen sisällöt. Lisäksi kirjaamisosaamisen kehittämiskokonaisuudessa toteutetaan valtakunnalliset kirjaamisvalmennukset sekä kirjaamisvalmentajien valmennus. Hankkeen aikana valmentajat toteuttavat kirjaamisvalmennuksia alueillaan. Pikassos on hankkeen osatoteuttaja ja vastaa Pirkanmaan, Satakunnan ja Kanta-Hämeen toteutuksessa Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen ja projektipäällikön ohjauksessa. Pikassos tulee tekemään ehdotukset muusta alueellisesta yhteistyöstä heti, kun Kansa-koulun organisointi ja osallistujien tehtävät ja roolit ovat täsmentyneet. Projektipäällikkö aloittaa alueelliset kierrokset vielä elokuun aikana, jonka jälkeen Pikassos käynnistää suunnittelun ja tuo ehdotukset perustettavaan maakunnalliseen yhteistyöryhmään. Alueellista ryhmää tarvitaan ainakin seuraavia asioita varten: - pääkäyttäjien keskinäinen tiedon ja kokemusten jakaminen, informointi kansallisen ja alueellisen työn edistymisestä - pääkäyttäjien ja muun henkilöstön asiantuntemuksen hyödyntäminen kehittämistoimia suunniteltaessa (esimerkiksi hankkeistukset) - sosiaalihuollon henkilöstön ajan tasalla pitäminen, vuorovaikutteisen suunnittelun ja tietojenvaihdon mahdollistaminen - konkreetti apu tiedonhallinnan kysymyksissä sekä etenkin asiakastyöhön liittyvässä kirjaamisessa - käynnissä olevien valtionavustushankkeiden kokemukset ja tulokset hyödynnettäväksi myös Pirkanmaalla. Tämän selvitystyön tulokset tulee arvioida ja käydä läpi, onko joissakin kunnissa jo olemassa ratkaisuja todettuihin ongelmiin ja miten muut kunnat voivat saada tietoa niistä. Myös tätä varten tarvitaan alueellista ryhmää. Tärkeää on myös seurata ja arvioida Kansa-koulu -hankkeen aikana ilmeneviä uudistustarpeita, etenkin niitä, joita tarkkaan rajatussa ja valtakunnallisesti yhdenmukaisesti toteutettavassa hankkeessa ilmenee, mutta jotka eivät kuulu hankkeen toimenpiteisiin. Todennäköisestä on, että muutostarpeiden myötä tarvitaan eri henkilöstöryhmille myös omia työpajoja, kehittämispäiviä, ajankohtaistilaisuuksia ym. 40

45 LÄHTEET European Interoperability Framework for European Public Services (EIF). Annex 2 to the Communication from the Commission to the European Parliament, the Council, the European Economic and Social Committee and the Committee of Regions 'Towards interoperability for European public services'. European Commission, (Version 2.0). Saatavissa: Tarkistettu Huovila, Mikko; Aaltonen, Anna; Porrasmaa, Jari; Laaksonen, Maarit & Korhonen, Maritta Sosiaali- ja terveydenhuollon valtakunnallinen kokonaisarkkitehtuuri. Periaatteet ja linjaukset. THL. Saatavissa: Tarkistettu Jokinen, Taina Esitys Pikassoksen Info-päivässä Saatavissa: Tarkistettu Laaksonen, Maarit Esitys terveydenhuollon atk-päivillä. Saatavissa: Tarkistettu Laaksonen, Maarit; Aaltonen, Anna; Hyppönen, Konstantin; Huovila, Mikko & Peksiev, Tiina Sosiaalija terveydenhuollon valtakunnallinen kokonaisarkkitehtuuri. Sosiaalihuollon asiakastietojen käsittely ja valtakunnalliset tietojärjestelmäpalvelut Tavoitetila 2020 v.0.9. THL. Saatavissa: Tarkistettu Laaksonen, Maarit; Suhonen, Mari & Suhonen Sirpa Sosiaalipalvelujen luokituksen sanasto ja Sosiaalihuollon asiakasasiakirjasanasto. Terveyden ja hyvinvoinnin laitos. Saatavissa: Tarkistettu Laki julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta ( /634). Saatavissa: Tarkistettu Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista ( /254). Saatavissa: Tarkistettu Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä ( /159). Saatavissa: Tarkistettu Lehmuskoski, Antero & Linna, Tiina Sosiaalihuollon tiedonhallinnan alueellinen yhteistyö. Nykytila ja kehittämistarpeet Pohjois-Savossa. Itä-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus. Marraskuu Saatavissa: Tarkistettu Sosiaalialan osaamiskeskukset. KanSa-koulu, sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain toimeenpano. Hankesuunnitelma Sosiaalihuoltolaki ( /1301). Saatavissa: Tarkistettu Sote-tieto hyötykäyttöön Tieto hyvinvoinnin ja uudistuvien palvelujen tukena. Saatavissa: Tarkistettu

46