Klarna Online Käyttöopas

Transkriptio

1 Klarna Online Käyttöopas

2 Tervetuloa Klarnan asiakkaaksi! Me pidämme erittäin paljon siitä, mitä me teemme. Kuluttajien ostokokemuksen helpottamisesta kaupassasi. Ostajan ja myyjän välisen luottamuksen parantamisesta. Ja myyntisi kasvattamisesta. Kuten varmasti tiedät, Klarna on Pohjoismaiden johtava verkkokaupan maksuratkaisujen tarjoaja. Palveluitamme tarjoavat jo tuhannet verkkokaupat ja miljoonat kuluttajat ovat käyttäneet maksutapojamme. Samalla kun palveluitamme käyttävien verkkokauppojen luku on kasvanut yhdestä yli :een, olemme oppineet yhtä jos toista niin verkkokaupankäynnistä kuin siitä, mitä tarvitaan kauppasi myynnin kasvattamiseksi. Tarjoamalla markkinoiden halutuimmat maksutavat kaupassasi, olet ottanut ensimmäisen askeleen kohti parempia myyntituloksia! Käyttöoppaasta Tämä käyttöopas on työkalusi, kun käytät Klarna online järjestelmää Klarnan maksutavoilla maksettujen tilausten käsittelemiseen. Tässä oppaassa on vinkkejä siihen, kuinka käsittelet ostot, tilaukset ja palautukset mahdollisimman helposti. Oppaassa kerrotaan myös, kuinka helpotat kirjanpitoasi erilaisten taloudellisten raporttien ja yhteenvetojen avulla. Joskus oppaan tiedot voivat vaihdella myyntisi kohdemaasta riippuen. Nämä kohdat on merkitty oppaaseen maakohtaisin lipuin. Jos esimerkiksi myyt sekä Suomeen että Saksaan, on Saksaa koskeva maakohtainen ohjeistus merkitty Saksan lipulla. Jos sinulle tulee matkan varrella mieleen kysymyksiä palveluumme liittyen, voit luonnollisesti ottaa yhteyttä myös kauppiastukeemme. Löydät yhteystiedot kauppiastukeemme oppaan viimeiseltä sivulta. 2

3 Sisällysluettelo Tervetuloa Klarnan asiakkaaksi! 2 Käyttöoppaasta 2 Sisällysluettelo 3 1. Kun tilaus on tehty Luottotarkistus Miksi luottotarkistus tehdään? Vaikutukset asiakkaalle 4 2. Passiivinen lasku vai varaus Passiivisen laskun ja varauksen väliset erot Passiivinen lasku Vaikutukset asiakkaalle Passiivisten laskujen hyvät ja huonot puolet Varaus Vaikutukset asiakkaalle Varauksen hyvät ja huonot puolet 5 3. Kun tilaus on hyväksytty Kuinka löydän laskuni? Kuinka löydän varaukseni? Tilauksen muokkaaminen Kuinka muokkaan passiivista laskua? Kuinka muokkaan varausta? Vaikutukset asiakkaalle Lähettämättömän tilauksen peruuttaminen Kuinka poistan passiivisen laskun? Kuinka poistan varauksen? Aktivointi Kuinka aktivoin passiivisen laskun? Kuinka aktivoin varauksen? aikutukset asiakkaalle Laskun aktivoiminen osissa Kuinka aktivoin passiivisen laskun osissa? Kuinka aktivoin varauksen osissa? Vaikutukset asiakkaalle 8 4. Palautukset, alennukset ja eräpäivä Palautus Miten teen palautuksen? Vaikutukset asiakkaalle Osapalautus Miten käsittelen osittain palautetun tilauksen? Vaikutukset asiakkaalle Alennus Miten annan alennusta? Vaikutukset asiakkaalle Miten tämä vaikuttaa minuun? Luottoajan jatkaminen Kuinka siirrän eräpäivää? Vaikutukset asiakkaalle Tilitykset Miten Klarna tilittää minulle rahat? Miten voin tarkistaa, miten paljon ja milloin minulle tilitetään rahaa? Raportit Mitkä raportit ovat käytettävissäni ja miten niitä käytetään? Kulut Tilityslistat Laskuerittely Tapahtumaluettelo Saatavat Batch-raportti Laskun luominen Klarna online järjestelmässä manuaalisesti Uusi asiakas Postikululaskuri (ei koske myyntiä Suomeen) Kuinka postikululasku luodaan? Vaikutukset asiakkaalle Kaupan tiedot Yhteystiedot Klarnan käyttöön Kuinka muutan laskulla näkyviä tietoja? Kuinka lisään laskuun logoni? Käyttäjät Mitä käyttäjätyypit tarkoittavat? Kuinka lisään uuden käyttäjän? Kuinka otan yhteyttä Klarnaan? Ruotsi Suomi Norja Tanska 19 Kauppiastuki Saksa Alankomaat Itävalta Kansainväliset yhteystiedot 19 3

4 1. Kun tilaus on tehty Kun asiakkaasi päättää maksaa ostoksensa Klarnan maksutavalla, teemme hänelle tilauksen yhteydessä luottotarkistuksen. Luottotarkistus kestää ainoastaan muutaman sekunnin ja asiakas saa välittömästi ilmoituksen tilauksen hyväksymisestä tai hylkäämisestä Luottotarkistus Luottotarkistusta tehtäessä ostajasta tehdään samanaikaisesti pienempiä tarkistuksia ja tästä syystä on tärkeää, että asiakas kirjoittaa tietonsa oikein. Joskus käytämme luottotarkistuksen tekemisessä myös ulkopuolista luottotietorekisteriä Miksi luottotarkistus tehdään? Luottotarkistus kuuluu hyviin luotonmyöntämistapoihin. Samalla se on tapamme selvittää, kenelle meidän tulisi myöntää luottoa ja kenelle ei. Jos näemme tarkistuksen perusteella, että henkilöllä ei ole realistisia mahdollisuuksia maksaa luottoaan takaisin, emme halua myöskään velkaannuttaa häntä Vaikutukset asiakkaalle Luottotarkistuksemme tuloksia ei koskaan jaeta kolmansille osapuolille, mikä tarkoittaa, että tulokset eivät myöskään näy muiden luottoa myöntävien yritysten tiedoissa. Näin luottotarkistus ei vaikuta asiakkaan yleiseen luottoluokitukseen. Luottotarkistuksen jälkeen asiakas saa lain mukaisen postitse kopion luottotarkistuksen tuloksesta. 4

5 2. Passiivinen lasku vai varaus Kun tilaus on hyväksytty, luodaan joko passiivinen lasku tai varaus. Laskutyyppi riippuu siitä, millä tavalla verkkokauppasi kommunikoi järjestelmämme kanssa. Alta löydät tietoa siitä, kuinka passiivinen lasku ja varaus eroavat toisistaan Passiivisen laskun ja varauksen väliset erot Suurin ero passiivisen laskun ja varauksen välillä on se, että passiivisen laskun tuotelistaa voi muokata ainoastaan Klarna online- verkkopalvelussa. Varauksen tuotelistaa muokataan rajapintakutsulla. Jos käytät varauksia, voit lisätä jopa toisen laskutusosoitteen Passiivinen lasku Passiivinen lasku luodaan, kun käytössäsi on ns. standardi-integraatio. Tällöin laskut luodaan automaattisesti Klarnan oline -verkkopalveluun ja ne sisältävät valmiit tuotelistat. Lasku on tämän vuoksi valmis aktivoitavaksi heti, kun tilaus voidaan toimittaa. Voit muokata passiivista laskua Klarna online-verkkopalvelussa. Lisätietoja laskun muokkaamisesta löydät oppaan kohdasta Tilauksen muokkaaminen. Lue lisää integraatiotyypeistä integrointi-oppaasta Vaikutukset asiakkaalle Kun passiivinen lasku luodaan, varataan ostosumma asiakkaan luotolta. Tämä varaus pätee kunnes lasku aktivoidaan ja lopulta maksetaan tai kunnes passiivinen lasku poistetaan. Jotta asiakkaan luottovara ei täyttyisi turhaan, on tärkeää että poistat passiivisen laskun, mikäli asiakas peruu tilauksensa Passiivisten laskujen hyvät ja huonot puolet Hyödyt Tilauksen luomista varten vaaditaan kaupaltasi ainoastaan yksi toimintokutsu. Kun tämä on asennettu, voit käsitellä tilauksesi helposti suoraan Klarna onlinessa Varaus Varaus luodaan, kun käytössäsi on ns. edistynyt integraatio. Tällöin asiakkaan luotolta varataan ainoastaan ostosumma. Varatessamme ainoastaan summan, voidaan tuotelistaa muuttaa vielä toimituksen yhteydessä rajapintakutsulla. Tämä sama pätee varatulle summalle, joka myös voidaan muuttaa rajapintakutsun avulla. Näin tehdään esimerkiksi silloin, jos asiakas haluaa lisätä tuotteita alkuperäiseen tilaukseensa. Lue lisää integraatiotyypeistä integrointi-oppaasta Vaikutukset asiakkaalle Varauksella on aina seitsemän päivän varausaika. Tämä tarkoittaa, että summa varataan asiakkaan luotolta tämän päivämäärän ajaksi. Tilaus tulee aktivoida ja lähettää asiakkaalle tämän seitsemän päivän aikana. Luottovara palautuu asiakkaan maksettua laskunsa Varauksen hyvät ja huonot puolet Hyödyt Tilausta voi muuttaa rajapintakutsuilla aina tilauksen toimitukseen asti. Tämän lisäksi voidaan varaukselle antaa useita laskutus- ja toimitusosoitteita. Heikkoudet Varauksen poistaminen tai aktivoiminen Klarna onlinesta onnistuu ainoastaan rajapintakutsun avulla. Heikkoudet Kaikki muutokset passiivisiin laskuihin tulee tehdä Klarna onlinessa. 5

6 3. Kun tilaus on hyväksytty Tilauksen hyväksymisen jälkeen on laskun käsittelyn vuoro. Tilauksesi käsittelytapa riippuu siitä, miten kauppasi kommunikoi järjestelmämme kanssa, eli luodaanko kaupallesi passiivisia laskuja vai varauksia. Tässä kappaleessa kerromme, kuinka käsittelet tilauksen tilaustyypistä huolimatta Kuinka löydän laskuni? Tähän on olemassa kaksi tapaa: A. Lasku-/Tilausnumero -hakukenttää käyttäen. Kirjoita kenttään luomamme laskunumero tai tilausnumero. Kuittaa valinta enter-näppäimellä. Päädyt joko kyseisen laskun tietosivulle tai näet listan, jossa on kaikki laskut, joilla on sama tilausnumero. B. Etsi laskuja -hakua käyttäen. Tämä on edistyneempi haku. Maksimitulosmäärä per haku on Kuinka löydän varaukseni? Tähän on olemassa kaksi tapaa: A. Lasku-/tilausnumero hakukenttää käyttäen. Kirjoita kenttään varausnumerosi ja kuittaa valinta enter-näppäimellä. Päädyt varaussivulle. B. Etsi varauksia hakutoimintoa käyttäen. Tämä on edistyneempi hakutoiminto varausten löytämiseksi Tilauksen muokkaaminen Mikäli asiakas palauttaa ostoksensa tai haluaa jonkun toisen tuotteen, tulee tilausta muokata Kuinka muokkaan passiivista laskua? 1. Valitse kyseinen passiivinen lasku, jota haluat muuttaa 2. Valitse valikosta Muuta tuotelistaa 3. Valitse Tallenna Toiminnon Muuta tuotelistaa avulla voit lisätä maksuja, kuten laskutus- tai toimituslisän sekä lisätä tai poistaa tuoterivejä. Voit myös muokata tuotenumeroa, määrää, tuotekuvausta, hintaa, alennusta ja arvonlisäveroa Kuinka muokkaan varausta? 1. Hae varaus, jota haluat muokata 2. Vaihda summa-kenttään haluamasi summa 3. Aktivoi lasku rajapintakutsua käyttäen Huom! Voit muuttaa summaa ainoastaan Klarna onlinessa, et tuotelistalla Vaikutukset asiakkaalle Kun teet muutoksen, joka nostaa laskun loppusummaa, tehdään asiakkaalle uusi luottotarkistus. Luottotarkistus tehdään varmistuaksemme, että asiakas voi ostaa uudella summalla. Mikäli osto hylätään, näytetään virheilmoitus Credit limit exeeded Lähettämättömän tilauksen peruuttaminen Joskus voi käydä niin, että asiakas peruu tilauksensa. Kun näin käy, on tärkeää, että poistat tilauksen Klarna onlinesta, jottei se varaa asiakkaan luottorajaa tarpeettomasti Kuinka poistan passiivisen laskun? 1. Valitse poistettava lasku 2. Valitse valikosta Poista 3. Valitse Kyllä vahvistaaksesi poiston Huom! Passiivisen laskun poistamista ei voi kumota. 6

7 3. 9 Kuinka poistan varauksen? Varauksen poistaminen tehdään rajapintakutsulla. Lue lisää rajapintojen toiminnoista integraatio-oppaasta Aktivointi Aktivointihetkellä asiakkaan maksuajan laskeminen käynnistyy. Samalla Klarnalle lähetetään viesti, jossa ilmoitetaan, että tavara toimitetaan asiakkaalle ja että meidän tulee tilittää sinulle saatavasi kyseisestä tilauksesta. Tämän vuoksi on tärkeää, että aktivoinnit tehdään samana päivänä, kun tavara lähetetään. Jotta asiakas saisi varmasti laskunsa, suosittelemme että lähetät laskun paketin mukana. Laskun voi lähettää myös kirjeenä tai sähköpostitse. Huom! Tekipä asiakas lasku- tai tiliostoksen, tapahtuu aktivointi aina täysin samalla tavalla Kuinka aktivoin passiivisen laskun? Voit aktivoida laskut kahdella tavalla; joko yksitellen tai kaikki kerralla. Näin aktivoit laskut yksitellen: 1. Valitse lasku, jonka haluat aktivoida 2. Klikkaa valikosta kohtaa Aktivoi 3. Tarkista tuotelista ja klikkaa Aktivoi 4. Klikkaa kohtaa Tulosta aktivoitu lasku, jolloin laskusta muodostetaan tulostettava pdf-versio. Mikäli haluat lähettää laskun kirjeessä tai sähköpostitse, valitse haluamasi vaihtoehto laskunäkymän alaosasta. Näin voit aktivoida useita laskuja samanaikaisesti: 1. Valitse päävalikosta kohta Passiiviset laskut ja ennakkolaskut 2. Täällä sinun tulee valita kaikki laskut, jotka haluat aktivoida 3. Valitse tämän jälkeen tapa, jolla haluat lähettää laskut. Voit lähettää laskun joko paketin mukana, kirjeenä tai sähköpostitse Kuinka aktivoin varauksen? Varauksen aktivoimiseksi sinun tulee tehdä rajapintakutsu. Lue lisää rajapintojen toiminnasta integraatio-oppaastamme aikutukset asiakkaalle Kun passiivinen lasku tai varaus aktivoidaan, asiakkaan luottoajan laskeminen käynnistyy. Mikäli asiakas ei maksa laskuaan ajoissa, lähetetään hänelle muistutuslasku. Mikäli asiakas jättää muistutuslaskun maksamatta, lähetämme laskun eteenpäin perintätoimistollemme Segorialle. Segoriasta asiakkaalle lähetetään perintälasku. Koska kaikki tapahtuu automaattisesti, tulee sinun kauppiaana ainoastaan aktivoida ja lähettää ensimmäinen lasku asiakkaalle. Vaikka asiakas ei maksaisi laskuaan, maksamme me kuitenkin sinulle saatavasi. Mikäli asiakas palauttaa tilaamansa tuotteet, on tärkeää, että teet palautuksen myös meidän järjestelmässämme. Lisää palautuksen tekemisestä löydät oppaan kohdasta Palautus Laskun aktivoiminen osissa Mikäli asiakkaan tilaamia tuotteita ei ole varastossa, tulee sinun tehdä osa-aktivointi. Tämä tarkoittaa, että aktivoit ainoastaan ne tuotteet, jotka löytyvät sillä hetkellä varastostasi Kuinka aktivoin passiivisen laskun osissa? 1. Valitse lasku, jonka haluat aktivoida osissa 2. Klikkaa valikosta kohta Aktivoi 3. Vaihda määrä tai muokkaa toimitettavien tuotteiden lukumäärää. 4. Kun olet valmis, klikkaa Aktivoi kohtaa Nyt olet aktivoinut laskun osissa niiden tuotteiden osalta, jotka voit toimittaa. Samalla on luotu uusi passiivinen lasku, joka sisältää ne tuotteet, joita ei vielä aktivoitu. Uuden laskun aktivointi tapahtuu täysin samalla tavalla kuin aiemmankin. Lähettääksesi osittain aktivoidun laskun asiakkaalle, klikkaa aktiiviselle laskulle kuuluvaa laskunumeroa ja klikkaa tämän jälkeen seuraavista painikkeista haluamaasi: tulosta, lähetä kirjeitse tai lähetä sähköpostitse Kuinka aktivoin varauksen osissa? Varauksen aktivoiminen osissa onnistuu ainoastaan rajapintakutsun avulla. Lue lisää rajapintojemme toiminnasta integraatio-oppaastamme. 7

8 3. 17 Vaikutukset asiakkaalle Koska aktivoit laskusta ainoastaan sen osan, jonka voit toimittaa, tarvitsee asiakkaasi maksaa ainoastaan saamansa tuotteet. Maksuaika on se, joka on sovittu aiemmin. Mikäli asiakas peruu tilauksensa, on tärkeää, että passiivinen lasku poistetaan. Jos passiivista laskua ei poisteta, varaa se asiakkaan luottorajaa tarpeettomasti. 8

9 4. Palautukset, alennukset ja eräpäivä Tässä kappaleessa kerrotaan, kuinka palautukset tulee käsitellä ja miksi on tärkeää, että palautukset rekisteröidään Klarna online-palveluun. Täältä löydät myös yksinkertaisen abc-oppaan alennusten antamiseen sekä eräpäivän siirtämiseen Palautus Kun asiakas palauttaa tuotteensa, tulee sinun rekisteröidä tämä laskun palautuksena. Mikäli et tee näin, tulee asiakas saamaan kotiinsa muistutuslaskun, joka voi johtaa huonoon ostokokemukseen ja voi saada asiakkaan valitsemaan seuraavalla kerralla toisen verkkokaupan Miten teen palautuksen? 1. Valitse lasku, jonka haluat palauttaa 2. Valitse valikosta Palautus/alennus 3. Valitse Palauta koko lasku 4. Valitse Seuraava 5. Valitse tämän jälkeen Kyllä 4. 3 Vaikutukset asiakkaalle Jos asiakas ei ole maksanut laskua Voi asiakas jättää laskun huomioimatta. Jos asiakas on maksanut laskun Klarna maksaa rahat takaisin asiakkaalle Osapalautus Mikäli tilauksen tuotteista vain osa palautetaan, tulee sinun tehdä osapalautus. On tärkeää, että teet palautuksen, koska muutoin asiakas tulee saamaan meiltä muistutuslaskun palautetuista tuotteista Miten käsittelen osittain palautetun tilauksen? 1. Valitse lasku, jolle haluat tehdä osapalautuksen 2. Valitse valikosta kohta Palautus/alennus 3. Valitse Palauta/alenna yksittäisiä tuotteita 4. Muuta niiden tavaroiden määrää, jotka haluat palauttaa 5. Jos haluat poistaa laskutus- tai toimitusmaksun, klikkaa kohtaa Poista 6. Valitse Tallenna 4. 6 Vaikutukset asiakkaalle Mikäli asiakas ei ole maksanut Sinun tulee viestittää asiakkaalle, kuinka paljon hänen tulee maksaa alkuperäistä laskuaan. On myös tärkeää, että siirrät laskun eräpäivää, jottemme lähetä turhaa muistutuslaskua. Lisää tästä löydät kohdasta Lisää luottoaikaa. Mikäli asiakas on maksanut alkuperäisen summan Klarna maksaa rahat takaisin asiakkaalle. Mikäli asiakas on maksanut ne tuotteet, jotka hän on pitänyt Tällöin sinun tulee tehdä palautus niiden tuotteiden osalta, jotka on palautettu. Mikäli palautusta ei tehdä sen jälkeen, kun asiakas on maksanut pitämänsä 9

10 tuotteet, järjestelmämme luulee, että asiakas haluaa maksaa laskunsa kuukausierissä. Tällöin laskusta muodostuu automaattisesti tili, mistä tulemme tiedottamaan asiakasta Alennus Voit haluta antaa asiakkaalle alennusta tuotteesta esim. silloin kun haluat, ettei asiakas esim. palauttaisi tuotetta Miten annan alennusta? 1. Valitse lasku, jolle haluat tehdä alennuksen 2. Valitse valikosta Palautus/alennus 3. Valitse Alennus koko summasta ja klikkaa Seuraava 4. Kirjoita summa, jonka mukaisen alennuksen haluat antaa ja klikkaa Tallenna 4. 9 Vaikutukset asiakkaalle Jos asiakas ei ole maksanut Tällöin sinun tulee ilmoittaa asiakkaalle, kuinka paljon hänen tulee maksaa alkuperäisestä laskustaan. On tärkeää, että siirrät myös asiakkaan eräpäivää eteenpäin, jottei hänelle lähetetä muistutusta. Lisää päivämäärän siirtämisestä löydät oppaan kohdasta Luottoajan jatkaminen Luottoajan jatkaminen Joskus voit joutua siirtämään laskun eräpäivää eteenpäin. Tämä voidaan tehdä kaikille alkuperäisille laskuille ja muistutuslaskuille Kuinka siirrän eräpäivää? 1. Valitse lasku, josta haluat siirtää eräpäivää 2. Valitse valikosta Eräpäivä 3. Valitse päivämäärä, jonka haluat uudeksi eräpäiväksi ja klikkaa kohtaa Seuraava Huom! Eräpäivän siirtämisestä voi aiheutua kuluja. Kulut voit maksaa itse tai ohjata ne asiakkaalle. Mikäli haluat siirtää kulut asiakkaalle, tulee hänen hyväksyä se Vaikutukset asiakkaalle Alkuperäinen luottoaika on 14 vuorokautta. Kun siirrät eräpäivää, asiakas tulee saamaan useita lisäpäiviä aikaa maksaa laskunsa. Mikäli ohjaat aiheutuvan kulun asiakkaalle, täytyy hänen hyväksyä kulu ensin. Mikäli asiakas on maksanut koko summan Klarna maksaa rahat takaisin asiakkaalle Miten tämä vaikuttaa minuun? Mikäli et ole saanut meiltä vielä maksua Tällöin tilitysraportissasi näkyy positiivinen ja negatiivinen merkintä; toinen myynnistä ja toinen palautuksesta. Rahoja ei näin ollen ole koskaan maksettu tilillesi. Mikäli olemme jo ehtineet tilittää sinulle Tällöin vähennys tehdään seuraavasta tilityksestäsi. 1 0

11 5. Tilitykset Tässä kappaleessa kerromme lisää siitä, miten tilitämme sinulle jokaista hyväksyttyä tilausta koskevat saatavat Miten Klarna tilittää minulle rahat? Klarnan asiakkaana sinulle taataan saatavat kaikista aktivoiduista ja toimitetuista tilauksista. Tilitykset tehdään sovituin aikavälein. Voit tarkistaa aikavälin Klarnan kanssa tekemästäsi sopimuksesta. Tässä osiossa erottelemme myös kulut, jotka tulemme pidättämään tilityksistämme Miten voin tarkistaa, miten paljon ja milloin minulle tilitetään rahaa? Valikon kohdasta Raportit löydät tietoa tilityksistämme. Täällä kerromme, millaisia erilaisia raportteja on saatavilla ja miten voit halutessasi saada tietynlaisen raportin. Esimerkki: Klarnan kautta tehty osto Klarnan kulut Maksetaan 100 EUR 4,51 EUR 95,49 EUR 1 1

12 6. Raportit Täällä kerromme, millaisia raportteja voit luoda Klarna onlinessa Mitkä raportit ovat käytettävissäni ja miten niitä käytetään? On olemassa kaiken kaikkiaan kahdeksan erityyppistä raporttia; kulut, tilityslista, laskumalli, kululasku, avstämning, epäonnistuneet ostot, fordran ja batch-raportti Kulut Kuluraportti näyttää kaikki maksut, jotka kohdistetaan kaupallesi tietyn ajanjakson aikana. Se näyttää myös koko myynnin volyymin sekä mahdolliset palautukset samalle aikavälille. Sen lisäksi, että voit tarkistaa raportista myynnin ja kulut, voi raporttia käyttää apuna laskiessasi alustavasti tulevan viikon tilityksen suuruuden. Huomaa, että kuluraportti näyttää ainoastaan kulut maksimissaan 31 päivältä. Kuluraportin saat näin: 1. Klikkaa päävalikosta kohtaa Raportit 2. Valitse Kulut 3. Valitse haluamasi aikaväli 4. Valitse valikosta Maa ja valuutta 5. Valitse Näytä pdf Nyt kuluista ja myynneistä on luotu raportti. Seuraavan viikon tilityksen laskeminen Haluatko tietää, kuinka paljon tilitämme sinulle tulevalla viikolla? Seuraavaksi autamme sinua laskemaan seuraavan viikon tilityksen. Huomaa, että laskettava summa on alustava, koska mahdolliset palautukset voivat vielä vaikuttaa lopulliseen tilityssummaan. 1. Aloita valitsemalla ajankohta, jonka mukaan seuraava tilitys lasketaan. Vinkki! Voit tarkistaa viimeisimmästä tilityslistasta, miltä ajanjaksolta viimeisin tilitys tehtiin. Ajanjakson näet vasemmalta yläreunasta tapahtumaluettelo-kohdasta. Sanotaan vaikka, että viimeisimmän tilityksen myyntiaikaväli oli (viikko 25). Seuraava tilitys koskee näin ollen aikaväliä (viikko 26). 2. Klikkaa raporttia Kulut 3. Anna haluamasi aikaväli 4. Klikkaa Näytä pdf nähdäksesi alustavan laskelman tilityksestä. Katso summa, joka näkyy kohdassa Tilityssumma Tilityslistat Mikä on tilityslista? Tilityslistaksi kutsumme raporttia, jonka mukaan tilitämme sinulle saatavasi. Valikon kohdasta Tilityslistat löydät kaikki kaupallesi muodostuneet tilityslistat. Mikäli haluat nähdä yli 31 päivää sitten tehdyn tilityksen tilityslistan, muokkaa esitäytettyjä päivämääriä niille kuuluvien kenttien kohdalla. Mikäli myyt useampaan maahan, klikkaa Maa ja valuutta - valikosta haluamasi kohdemaa. Mitä tilityslista kertoo ja kuinka tulkitsen sitä? Tilityslistalle on listattu kaikki laskut, jotka on aktivoitu kyseistä tilitystä koskevalla ajanjaksolla. Tilityslistalta näet mm. mahdolliset palautukset, jotka tapahtuivat ennen maksupäivää edeltävää sunnuntaita. Tutkiessasi jotakin tiettyä tilityslistaa, saat havainnollisen erittelyn kyseisen aikavälin kokonaismyynnistä, palautuksista ja kuluista klikkaamalla painiketta Näytä tilitysraportti PDF:nä. Summa, joka näytetään Maksusuorituksen summa kohdassa, vastaa sinulle maksettua summaa. Räätälöidyt tilityslistat Halutessasi voit saada tilityslistat räätälöityinä tiedostoina, jolloin voit siirtää ne suoraan tilaus- tai taloushallintaohjelmistoosi. Meidän tulee ainoastaan tietää, millaiselta tiedoston tulisi näyttää ja missä muodossa haluaisit sen saada. Tiedosto voi olla esimerkiksi xml-, txt- tai csv-tiedosto. Nämä tiedostot voidaan lähettää sinulle joko FTP:n välityksellä, avaamalla FTP-tilin meille tai vaihtoehtoisesti voit hakea tiedoston jokaisen tilityksen yhteydessä manuaalisesti. Haluatko tietää lisää tästä aiheesta tai saada tiedoston, joka sopii sinun järjestelmääsi? Löydät yhteystiedot kauppiastukeemme oppaan viimeiseltä sivulta. 1 2

13 6. 4 Laskuerittely Laskuerittely on raportti, joka näyttää sinulta perimämme kulut kuten esimerkiksi transaktiokustannukset ja laskutuslisät. Jokainen maksu on eritelty laskukohtaisesti. Mikäli haluat, että kaikki perimämme kulut laskutetaan erillisellä laskulla, täytyy sinun tehdä tästä erikoissopimus. Ota yhteyttä myyntiosastoomme Tapahtumaluettelo Mikä on tapahtumaluettelo? Tapahtumaluettelo on raportti, joka näyttää kauppasi ja meidän välillä tapahtuneet transaktiot valitulla ajanjaksolla. Koska tapahtumaluettelo sisältää kaikki tapahtumat, näet myynnin ja kulujen lisäksi myös tilitykset, jotka olemme maksaneet sinulle. On tärkeää huomioida, etteivät valitulla aikavälillä näkyvät tilitykset koske saman aikavälin myyntiä. Tämä johtuu siitä, että maksamme saatavasi sinulle viiveellä. Kun tapahtumaluettelo tehdään, luodaan myös esitäytetty kirjanpitoleima. Tämän hyvä puoli on se, että voit käyttää sitä kirjanpitomallina taloushallintajärjestelmässäsi. Tapahtumaluettelo voidaan avata useissa eri muodoissa: pdf-, teksti- tai SIE-tiedostona. Mikäli avaat tiedoston pdf-muodossa, näet yleissilmäyksen kokonaismyynnistä, kaikista kuluista ja tilityksistämme. Tiedosto sisältää myös jokaisen laskun yksityiskohtaiset tiedot valitulta ajanjaksolta. Voinko luoda tapahtumaluettelon manuaalisesti? Kyllä, se onnistuu helposti. Tapahtumaluettelo kannattaa luoda manuaalisesti, mikäli haluat nähdä tapahtumaluettelon ilman, että aktivoit sen. Tapahtumaluettelo kannattaa luoda manuaalisesti myös silloin, kun haluat tarkistaa, että kaikki tiliasetuksesi on tehty oikein tai, kun haluat luoda luettelon jollekin aiemmalle ajanjaksolle. Huom! Manuaalisesti luotuja tapahtumaluetteloita ei voida tallentaa Klarna onlineen. Luettelo ei myöskään saa tarkistusnumeroa. Tämä tarkoittaa, että manuaalisesti luotu luettelo ei vaikuta tuleviin tapahtumaluetteloihin. Näin luot tapahtumaluettelon: 1. Valitse päävalikosta kohta Raportit 2. Valitse Tapahtumaluettelo 3. Sivun alakulmassa on teksti Klikkaa tästä luodaksesi tapahtumaluettelon haluamaltasi ajanjaksolta. 4. Kirjoita haluamasi päivämäärät, aikaväli voi olla maksimissaan 31 päivää. Valitse tämän jälkeen Luo 5. Kun sivu on päivitetty, klikkaa Näytä tapahtumaluettelo pdf. Voit avata luettelon myös teksti- tai SIE-tiedostona. Asetukset ja aktivointi Ennen kuin aktivoit tapahtumaluettelon, tulee sinun käydä seuraavat asetukset läpi. Nämä tulee tehdä, jotta tapahtumaluettelo vastaisi parhaimmalla mahdollisella tavalla yrityksesi tarpeita. 1. Klikkaa kohtaa Tapahtumaluettelo, Asetukset ja valitse tämän jälkeen haluamasi jakso. Jaksolla tarkoitetaan, kuinka usein haluat tapahtumaluettelon luotavan. Vaihtoehtoja on neljä, jotka ovat kirjattuna asetuksiin. 2. Sivun alareunassa lukee Lähetettävä. Täällä sinun tulee valita haluamasi määräpäivä. Määräpäivällä tarkoitetaan päivämäärää, jolloin tilikautesi alkaa. Mikäli tilivuotesi on tammikuun ensimmäisestä päivästä joulukuun viimeiseen päivään, on määräkuukautesi 1 ja määräpäiväsi 1, eli 1. tammikuuta. 3. Valitse tämän jälkeen tarkistusnumero, jonka haluat antaa ensimmäiselle tapahtumaluettelolle ja valitse Tallenna. 4. Mene tämän jälkeen kohtaan Tiliasetukset. Täällä voit muuttaa asetuksia, jotta ne sopivat kauppasi käyttämään tilisuunnitelmaan. Klikkaa Tallenna. On tärkeää, että muutat myös palautusten ja alennusten tiliä, mikäli haluat esimerkiksi muuttaa myynnin kirjanpitotiliäsi. Huom! Ennen kuin menet eteenpäin ja aktivoit tapahtumaluettelon, suosittelemme että luot tapahtumaluettelon kerran manuaalisesti. Näin voit helposti tarkistaa, että tiliasetuksesi ovat oikein. Mikäli haluat tietää, mitentapahtumaluettelo luodaan manuaalisesti, katso oppaan kohtaa Voinko luoda tapahtumaluettelon manuaalisesti? 5. Kun asetukset on tehty, on aika aktivoida tapahtumaluettelo. Tämä tehdään klikkaamalla vasemmalla sijaitsevan valikon kohtaa Aktivoi. Mitä tapahtuu aktivoinnin jälkeen? Tapahtumaluettelot tullaan luomaan valituissa jaksoissa ja valituin aikavälein. Tapahtumaluettelot löydät otsikon Tapahtumaluettelot alta. Täällä voit avata tapahtumaluettelot joko pdf-, teksti- tai SIE-tiedostoina. Pdf-tiedosto Pdf-tiedostomuodon etu on, että se tekee tapahtumaluettelosta helppolukuisen ja tulostettavan. 1 3

14 Tekstitiedosto Avatessasi tapahtumaluettelon tekstitiedostona, erotellaan transaktiot pilkuilla kolumneihin. Tämän etu on, että transaktiot on helppo kopioida ja liittää toiseen ohjelmaan muokattavaksi ja luettavaksi. SIE-tiedosto SIE-tiedoston avulla voit lukea tiedot esim. kirjanpitoohjelmassasi, joka tukee kyseistä tiedostomuotoa. Onko kaupallasi ftp-palvelin? Tällöin voit saada tapahtumaluettelon suoraan ftposoitteeseen lähetettynä. Tämän etu on, ettei sinun ftp :tä käyttäessäsi tarvitse kirjautua Klarna online järjestelmään tapahtumaluettelon saantia varten. Huom! Ftp-palvelimelle lähetettävä tiedosto on aina tekstimuodossa. Tee näin, jos haluat, että tapahtumaluettelo lähetetään ftp-osoitteeseesi: 1. Mene kohtaan Tapahtumaluettelo 2. Valitse Asetukset 3. Täytä kohdassa FTP vaaditut tiedot 4. Valitse Tallenna 6. 6 Saatavat Mitä saatavat -kohta tarkoittaa ja kuinka tulkitsen raporttia? Saatavat on raportti, joka näyttää, kuinka paljon sinulla on saatavia Klarnalta tietyltä aikaväliltä. Raportista löydät myös yhteenlasketun summan kaikista saatavistasi sekä laskut, joita saatava koskee. Nämä ovat siis kaikki aktiiviset laskut, joita ei ole vielä maksettu kaupallesi. Raportti näyttää myös mahdolliset palautukset, joita ei ole vielä korjattu Batch-raportti Batch-raporttia voi käyttää ainoastaan, mikäli käytät juuri tätä tiedon välittämisen muotoa kommunnikoinnissa kanssamme. Raportissa näet kaikki batch-tiedostot, jotka on lähetetty meille, ja mikäli ne ovat saapuneet perille. Ne raportit, jotka välittävät virhekoodin, ovat raportteja, jotka mm. eivät ole saapuneet perille. Kaipaatko apua batch-raporttien kanssa? Löydät yhteystiedot kauppiastukeemme oppaan viimeiseltä sivulta. 1 4

15 7. Laskun luominen Klarna online järjestelmässä manuaalisesti Joskus sinun tarvitsee luoda lasku manuaalisesti asiakkaalle. Näin se tehdään. Ensiksi sinun tulee luoda asiakkaalle asiakasnumero. Tämän teet kohdassa Uusi asiakas. Lasku luodaan manuaalisesti näin: 1. Klikkaa vasemmasta päävalikosta kohtaa Uusi lasku 2. Kohtaan Asiakasnumero annat asiakasnumeron, henkilötunnuksen tai y-tunnuksen. Kirjoita myös kaupan tilausnumero, puhelinnumero sekä sähköpostiosoite. 3. Mikäli asiakas haluaa maksaa ostoksensa kuukausierissä, valitse haluamasi kampanja/ maksuaikataulu. 4. Klikkaa Luo 5. Valitse Muuta tuotelistaa ja lisää tuotteet, joiden tulee olla laskulla 6. Lopeta valitsemalla Tallenna 7. Tämän jälkeen aktivoi lasku ja lähetä se asiakkaalle toimituksen yhteydessä 7. 1 Uusi asiakas Kun olet luonut laskun manuaalisesti, tulee sinun luoda fiktiivinen asiakasnumero. Joka kerta, kun asiakas tekee tilauksen tai yrittää ostaa Klarnan maksutavalla, luodaan uusi fiktiivinen asiakasnumero. Tämän numeron löydät asiakkaan AsiakasID -kohdasta. Näin luot asiakasnumeron: 1. Valitse päävalikosta kohta Uusi lasku 2. Valitse vaihtoehto B 3. Täytä tämän jälkeen kaikki tähdellä merkityt kentät. On tärkeää, että tiedot ovat oikein 4. Valitse Luo Huom! Samalla kun tallennat tuotelistan, tehdään asiakkaalle luottotarkistus. Mikäli laskun loppusumma ylittää asiakkaan luottorajan, ilmestyy näytölle ilmoitus Credit limit exceeded. 1 5

16 8. Postikululaskuri (ei koske myyntiä Suomeen) Postikululaskua käytetään, mikäli asiakas ei nouda toimitustaan tai laskutilaustaan. Mikäli haluat käyttää tätä toimintoa, tulee asiakkaan hyväksyä tämä. Hyväksynnän saat tilaushetkellä, mikäli toimitusehdoissasi lukee, että asiakasta tullaan laskuttamaan noutamattomista paketeista. Tämä toiminto on käytössä ainoastaan ruotsiin myyville kaupoille Kuinka postikululasku luodaan? 1. Klikkaa Klarna online - valikossa kohtaa Postikululasku 2. Täytä asiakkaan nimi ja osoite, kuten myös laskun kokonaissumma. Kokonaissumma ei saa kuitenkaan olla suurempi, mitä olet määrittänyt verkkokauppasi toimitusehtoihin. Sinun ei tarvitse täyttää asiakkaan henkilötunnusta, vaan asiakkaalle luodaan fiktiivinen numero. Tämä fiktiivinen henkilötunnus alkaa kirjaimin FF 3. Kun kaikki tiedot on täytetty, klikkaa painiketta Luo, aktivoi ja lähetä. Lasku lähetetään seuraavana päivänä Vaikutukset asiakkaalle Jos asiakas ei maksa laskuaan, lähetämme hänelle muistutuslaskun. Mikäli muistutuslaskua ei makseta, siirretään saatava perintätoimistollemme Segorialle, joka lähettää asiakkaalle perintälaskun. Huom! Me perimme tapahtumasta 19 SEK/lasku + alv. Tilitämme sinulle saatavasi, kun asiakas on maksanut laskun. 1 6

17 9. Kaupan tiedot Kun täytät kaupan tiedot, on tärkeää, että täytät ne oikein. Tietojen oikeellisuus on siksi tärkeää, koska meidän tulee tavoittaa sinut. Toisaalta osa tiedoista tulee näkymään laskuissa, jotka lähetetään asiakkaallesi. Näin halutessasi lasku voi näyttää asiakkaalle siltä, että se tulee juuri sinun kaupastasi Yhteystiedot Klarnan käyttöön Yhteystiedot päivitetään näin: 1. Klikkaa valikosta kohtaa Näytä kauppa 2. Mene kohtaan Kaupan osoite ja yhteystiedot (Klarnan käyttöön) 3. Täytä tämän jälkeen pyydetyt tiedot ja valitse Tallenna 9. 2 Kuinka muutan laskulla näkyviä tietoja? 1. Valitse valikosta kohta Näytä kauppa 2. Valitse kohta Laskutiedot 3. Täytä laskulla haluamasi nähtävät tiedot ja klikkaa kohtaa Tallenna Mikäli et ole tyytyväinen siihen, miltä logo näyttää, voit muuttaa sen kokoa ja sijaintia. Sijainnin ja koon muokkaus onnistuu latauspainikkeen alapuolella sijaitsevia arvoja muuttamalla. Huom! Älä käytä läpinäkyviä kuvia, koska niissä valkeat kohdat tullaan kääntämään mustiksi. Mikäli haluat poistaa logon, tulee sinun korvata se valkealla kuvalla. Tämän teen lisäämällä laskulle valkean kuvan samalla tavalla kuin lisäsit logonkin Kuinka lisään laskuun logoni? Valitse valikosta kohta Näytä kauppa Valitse kohta Laskun muoto Ladataksesi logosi, klikkaa painiketta Selaa 4. Hae logo tiedostoistasi 5. Klikkaa Tallenna 6. Valitse Näytä testilasku, jos haluat tarkistaa laskun ulkonäön 1 7

18 10. Käyttäjät Klarna onlinessa voit valita viiden eri käyttäjätyypin välillä. Eri käyttäjätyypit ovat sitä varten, että voit valita kuka ja kuinka moni pääsee käsiksi järjestelmään ja kauppasi laskuihin. Klarnan kanssa sopimuksen allekirjoittanut henkilö on aina oletuksena pääkäyttäjä eli admin. Pääkäyttäjänä sinulla on täydet oikeudet Klarna onlineen ja kaikkiin sen toimintoihin Mitä käyttäjätyypit tarkoittavat? Voit valita viiden eri käyttäjätyypin välillä, jotka eroavat toisistaan toimivaltansa osalta. Admin admin-käyttäjillä on ainoina käyttäjinä täysi Klarna onlinen käyttöoikeus. Admin voi katsella taloudellisia raportteja, käsitellä laskuja kuten myös luoda uusia käyttäjätilejä Kuinka lisään uuden käyttäjän? 1. Valitse päävalikosta kohta Käyttäjä 2. Valitse Lisää uusi käyttäjä ja kirjoita haluamasi sähköpostiosoite ja valitse hänen käyttäjätyyppinsä 3. Annettuun sähköpostiosoitteeseen lähetetään aktivointisähköposti. Seuraa viestin ohjeita Käyttäjät samat käyttöoikeudet kuin adminillakin, mutta he eivät voi lisätä käyttäjätilejä. Aktivoija voi ainoastaan huolehtia laskujen hallinnoinnista. Lukuoikeus käyttäjä voi ainoastaan kirjautua sisään ja katsella laskuja. Raportit - näkee vain raportit, kaupan tiedot sekä petos toimintaperiaatteet 1 8

19 11. Kuinka otan yhteyttä Klarnaan? Ruotsi Kauppiastuki Alankomaat Kauppiastuki Asiakaspalvelu Suomi Kauppiastuki Asiakaspalvelu Itävalta Kauppiastuki Asiakaspalvelu Norja Kauppiastuki Asiakaspalvelu Tanska Kauppiastuki Asiakaspalvelu Kansainväliset yhteystiedot Kauppiastuki Asiakaspalvelu Asiakaspalvelu Saksa Kauppiastuki Asiakaspalvelu 1 9

20 All rights reserved. Klarna AB (publ). Sveavägen 46, Stockholm. Organization number: