Riikka Ollinkangas

Transkriptio

1 HAMK TÄYDENNYSKOULUTUS VIHERVALVOJAN KOULUTUS Kokoustekniikka Johdattelua Riikka Ollinkangas

2 KOKOUSTAITO JA KOKOUSTEKNIIKKA Kun kokoustaito ja -tekniikka ovat hallussa, voi kokoukseen ja päätöksentekoon osallistua tasaarvoisesti. Kokoustekniikan hallitseminen antaa varmuutta ja kyvyn seurata kokouksen kulkua. Jos vain muutamat osallistujat hallitsevat kokouksen pelisäännöt, kokous ei ole demokraattinen. Mitä kokous on? Kokouksilla tarkoitetaan tilaisuutta, jossa keskustellaan yhteisistä asioista ja tehdään yhdessä päätöksiä. Kokouksia on erikokoisia, osallistujien määrä voi vaihdella muutamasta aina jopa tuhansiin asti. Pienet kokoukset muistuttavat työskentelytavoiltaan usein neuvottelua. Suurissa kokouksissa passiivisia osallistujia on enemmän ja puheenjohtajan rooli korostuu. Kokouksen luonne vaihtelee myös sen tarkoituksen mukaan: on eri asia olla jonkin yhdistyksen vuosikokouksessa kuin työpaikan tiimikokouksessa. Kokouksiin kokoonnutaan hoitamaan yhteisiä asioita. Kokouksella on aina jokin tavoite. Kokouksia pitävät yhdistykset, yhtiöt, valtuustot, seurat, toimikunnat, työpaikkojen henkilöstöt, työryhmät, oppilaskunnat jne. Vakiintunut kokouskäytäntö Kokouksella on omat sääntönsä ja muotonsa, joita kutsutaan vakiintuneeksi kokouskäytännöksi. Siihen sisältyvät seuraavat asiat: - Kokous on määrämuotoinen ja sääntöjen sitoma. - Asiat käsitellään ennalta suunnitellussa järjestyksessä ja puheenvuorot myönnetään pyytämisjärjestyksessä. - Kokouksessa on aina toimihenkilöt, jotka vastaavat kokouksen läpiviemisestä ja asioiden kirjaamisesta. - Kokouksen päätöksistä laaditaan virallinen pöytäkirja. Pöytäkirjan tarkoituksena on taata kokouksen laillisuus ja velvoittaa osallistujat sitoutumaan päätöksiin. Kokous voi olla yleinen tai yksityinen. Yleiseen kokoukseen voi osallistua kuka tahansa. Yksityinen kokous on tarkoitettu sinne kutsutuille henkilöille. Julkisia kokouksia puolestaan ovat mm. eduskunnan täysistunnot ja kunnanvaltuustojen kokoukset, joita kuka tahansa voi mennä seuraamaan, tosin ilman päätöksenteko-oikeutta. Vaikka kokouksilla on erilaisia erityispiirteitä, kaikissa kokouksissa kokoustekniikka on suunnilleen samanlainen. Kokousten muodollisuusaste voi toki vaihdella suuresti. 2

3 KOKOUKSEN VALMISTELU Asioiden valmistelu Kokouksen onnistumisen kannalta on välttämätöntä tehdä ennakkovalmistelut huolellisesti. Valmisteluun tulisi osallistua puheenjohtajan lisäksi ainakin sihteeri (tai kokouksen koollekutsuja). Kokouksissa käsitellään ajankohtaisia asioita ja sääntöjen määräämiä asioita. Kokouksen koolle kutsuminen Epävirallisen kokouksen kutsu voi olla vapaamuotoinen. Sen sijaan virallisen kokouksen kutsun täytyy sisältää seuraavat asiat: yhteisön nimi kutsun antopäivä kokouksen laatu kokouspaikka kokousaika käsiteltävät asiat kutsun antajan allekirjoitus Kokouksella ei ole päätösvaltaa, jos sitä ei ole kutsuttu koolle asianmukaisesti. Kutsun täytyy olla perillä sovittuna määräaikana, joka yleensä on 7 14 vuorokautta ennen kokousta. Kaikki käsiteltävät asiat täytyy kirjoittaa jo kutsuun, jotta osallistujilla olisi aikaa valmistautua kokoukseen. Esityslista Esityslistan laatiminen on puheenjohtajan (tai sihteerin) tehtävä. Esityslistassa on kaikki kokouksen vaiheet järjestyksessä. Esityslistaan voidaan tehdä muutoksia varsinaisessa kokouksessa (kokouksen vaiheessa Esityslistan/työjärjestyksen hyväksyminen). 3

4 KOKOUKSEN KULKU Työmaakokouksiin erityisesti liittyvä on merkitty korostusvärillä Kokouksen kulku on yleensä seuraava: 1. Avaus 2. Läsnäolijat (Valtakirjojen tarkistus) 3. Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden tarkistus 4. Kokouksen järjestäytyminen a. puheenjohtajan vaali (yleensä rakennuttaja on puheenjohtaja) b. sihteerin vaali (yleensä sovittu etukäteen) c. pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskijoiden vaali 5. Esityslistan hyväksyminen kokouksen työjärjestykseksi 6. Edellisen pöytäkirjan tarkistus 7. Ilmoitusasiat 8. Päätösasiat / Työmaan tilanteen tarkastelu Työmaa ja aikataulutilanne Urakoitsijoiden asiat Suunnittelutilanne ja suunnittelijoiden asiat o Missä vaiheessa suunnitelmat etenevät Rakennuttajan asiat 9. Muut mahdolliset asiat 10. Seuraavan kokouksen ajankohta 11. Kokouksen päättäminen Lähde: Välkkilä, V. Työmaakokoukset johtamisen apuvälineenä Vaasan ammattikorkeakoulu, tekniikka ja liikenne, rakennustekniikka. Luettavissa osoitteessa: 4

5 ERILAISIA PUHEENVUOROJA Puheenvuoro pyydetään puheenjohtajalta kättä nostamalla. Puheenvuoroja pyydetään keskustelun alussa tai sen kuluessa siihen asti, kunnes puheenjohtaja ilmoittaa keskustelun päättyneeksi. Puheenjohtajan vastuulla on, että kaikki halukkaat saavat sanoa asiansa. Puheenvuorot annetaan pääsääntöisesti pyytämisjärjestyksessä. Hyvä puheenvuoro on selkeä, ytimekäs ja pysyy asiassa. Lisäksi se vie keskustelua eteenpäin. Erilaiset puheenvuorot 1. esittely- eli alustuspuheenvuoro 2. ehdotuspuheenvuorot: o pääehdotus o vastaehdotus o lykkäysehdotus o hylkäysehdotus 3. kannatus (ei tarvitse pyytää puheenvuoroa) 4. selvennys- eli vastauspuheenvuoro (annetaan heti) 5. repliikki (annetaan heti) 6. peruutus 7. eriävä mielipide 8. vastalause 9. työjärjestyspuheenvuoro (annetaan heti) 5

6 PÄÄTÖSASIAIN KÄSITTELYKAAVA Kokouksessa noudatetaan varsinaisten kokousasioiden käsittelyssä tietynlaista kaavaa, ns. päätösasiain käsittelykaavaa. Kaavassa edetään järjestelmällisesti asian esittelystä päätöksentekoon asti. Kaava: 1. asian esittely 2. keskustelun avaaminen ja keskustelu pyydetään puheenvuoroja puheenjohtajalta 3. keskustelun päättäminen 4. ehdotusten toteaminen ja tarkistaminen 5. äänestystavasta sopiminen 6. äänestysjärjestyksestä sopiminen 7. äänestys/vaali ja ääntenlasku 8. päätöksen toteaminen 9. asian julistaminen loppuun käsitellyksi Jos päätös on yksimielinen, kohdat 5, 6 ja 7 jäävät pois. 6

7 ÄÄNESTÄMINEN Äänestystavat - avoin äänestys - suljettu äänestys Äänestysjärjestys - Tarkoitus on, että kokouksen päätös on demokraattinen, siis sellainen, että päätöksen taakse asettuu suurin osa kokousväestä. - Erilaisia äänestysjärjestyksiä: o Kollegiaalinen äänestysjärjestys sopii käytettäväksi silloin, kun ehdotuksia on kaksi. Enemmän ääniä saanut ehdotus voittaa. Tasatilanteessa puheenjohtajan ääni ratkaisee. o Parlamentaarinen äänestysjärjestys sopii käytettäväksi silloin, kun äänestetään usean vaihtoehdon välillä. Parlamentaarisia äänestysjärjestyksiä on kolmenlaisia: lyhyt, yksityiskohtainen ja ryhmittäinen äänestysjärjestys. - Seuraavassa on äänestysjärjestyksiin liittyvät peruskäsitteet: o pääehdotus: Pohjaehdotus, jonka takana valmisteleva toimielin tai toimija on. Puheenjohtaja nimeää tarvittaessa ehdotukset päätösasiain käsittelykaavan kohdassa Ehdotusten toteaminen ja tarkistus. o vastaehdotus: Muutosehdotus, joka sisältää muutoksen suhteessa pääehdotukseen. Vaatii kannatuksen. o hylkäysehdotus: Ehdotus, jossa esitetään päätösasian hylkäämistä kokonaan. Vaatii kannatuksen. o lykkäysehdotus: Ehdotus, jossa esitetään päätösasian käsittelyn siirtämistä myöhempään ajankohtaan, esimerkiksi seuraavaan kokoukseen. Halutaan esimerkiksi hankkia lisätietoa asiasta. Vaatii kannatuksen. 7

8 A. Lyhyt äänestysjärjestys toimii siten, että vastakkain on aina kaksi keskustelussa esille tullutta ja kannatusta saanutta ehdotusta. Kierroksella enemmän ääniä saanut ehdotus jatkaa äänestyksessä. 1. Lykkäys päätetään nyt 2. Pääehdotus hylkäysehdotus (jos hylkäysehdotus voittaa, äänestys päättyy) 3. Pääehdotus kaikki vastaehdotukset yhdessä (jos pääehdotus voittaa, äänestys päättyy) 4. Pääehdotus etäisin eli eniten pääehdotuksesta poikkeava vastaehdotus 5. Edellisen voittanut seuraavaksi etäisin vastaehdotus 6. Jatketaan siihen asti, kun kaikki vaihtoehdot on käyty läpi B. yksityiskohtainen äänestysjärjestys toimii siten, että vastakkain on aina kaksi keskustelussa esille tullutta ja kannatusta saanutta ehdotusta. Kierroksella enemmän ääniä saanut ehdotus jatkaa äänestyksessä. HUOMAA EROT LYHYEEN ÄÄNESTYSJÄRKESTYKSEEN. 1. Lykkäysehdotus - päätetään nyt 2. Eniten pääehdotuksesta poikkeava vastaehdotus seuraavaksi eniten poikkeava muutosehdotus 3. Edellisen voittanut ehdotus seuraavaksi eniten poikkeava vastaehdotus 4. Edellisen voittanut ehdotus muut ehdotukset yksitellen 5. Edellisen voittanut ehdotus pääehdotus 5. Edellisen voittanut ehdotus hylkäysehdotus KOKOUKSEN JÄLKEEN Kokouksen jälkeen tehdään pöytäkirja. Tavallisesti pöytäkirja kirjoitetaan kokouksen jälkeen ja pöytäkirjantarkastajat tarkistavat sen oikeellisuuden. Pöytäkirja on laillisesti sitova asiakirja. Eriävän mielipiteensä tai vastalauseensa voi ilmoittaa kokouksessa, jolloin se kirjataan pöytäkirjaan. Siinä tapauksessa eriävää mieltä oleva ei ole laillisesti vastuussa päätöksen seurauksista. Työmaakokouksissa tilaajan tehtävänä on toimittaa kokouksesta tehty pöytäkirja urakoitsijalle 14 päivän kuluessa käydystä työmaakokouksesta. Lisätietoa kokoustaitoon ja -tekniikkaan löytyy Jyväskylän yliopiston sivustolta osoitteessa Katso myös: 8

9 Työmaan kokoukset Työmaan viestinnässä tärkeä merkitys on erilaisilla työmaakokouksilla ja palavereilla. Koska projekteihin liittyy paljon eri alan ihmisiä, on viestinnässä tärkeässä osassa yhteinen päätöksenteko, joka tapahtuu kokouksissa ja palavereissa. Rakennushankkeen osapuolet: Tilaaja Käyttäjä Viranomaiset Pääurakoitsija Rakennuttaja Arkkitehti, suunnittelijat Valvoja Aliurakoitsijat Työmaakokoukset Työmaakokouksen tehtävänä on pitää ajan tasalla kaikki osapuolet, jotka ovat projektissa. Kokouksissa voidaan tehdä päätöksiä, kun kaikki asiaankuuluvat ovat paikalla yhtäaikaisesti. Työmaakokousten ja palaverien tarkoituksena on varmistaa projektin onnistuminen. Työmaakokouksia on rakennusvaiheen alusta sen päättymiseen asti. Tapaamisia järjestetään sovitusti, esimerkiksi kuukauden välein, koko projektin ajan. Kokousten tärkein tehtävä on päästä kasvotusten sopimaan asioista, kun kaikki ovat paikalla. Ennen jokaista kokousta on syytä toimittaa osallistujille esityslista, jotta kukin voi valmistautua kokoukseen. Työmaakokouksessa ovat paikalla rakennuttaja tai tämän edustaja, suunnittelijat, pääurakoitsija ja aliurakoitsijat. Työmaakokouksessa kaikki osapuolet voivat tasapuolisesti esittää omat kantansa. Puheenjohtajana työmaakokouksissa on rakennuttaja tai tämän edustaja. Kokouksen sihteeri valitaan erikseen, mutta käytännössä usein rakennuttaja on kutsunut kokoukselle sihteerin. Sihteerin tehtävänä on tehdä kokouksesta pöytäkirja. Kokousten tavoitteet: Varmistaa rakennusprojektin aikataulussa pysyminen Varmistaa taloudelliset tavoitteet Laadun varmistus Suunnitella työnkulku ja työvaiheet Sopia yhteisistä asioista Työn etenemisen seuraaminen ja valvominen Ennakoida tulevaa 9

10 Työn aloittamiskokous Rakennuttaja kutsuu aloittamiskokouksen koolle. Aloituskokoukseen osallistuu rakennuttajan edustaja, pääurakoitsijan edustaja ja vastaava työnjohto, suunnittelijat sekä tärkeimmät alaurakoitsijat sekä rakennuttajan valvojat. Aloittamiskokouksen tarkoitus on ajoittaa eri työvaiheet ja tehdä tarvittavat valmistelut etukäteen. Valmistelu säästää aikaa ja kustannuksia. Aloituskokous olisi syytä järjestää ennen, kuin varsinainen rakennustyö alkaa. Tilaajan edustaja toimii kokouksessa puheenjohtajana. Kokouksen sihteeri valitaan erikseen, ja hänen tulee laatia kokouksesta pöytäkirja. Usein tilaajan edustaja kutsuu sihteerin kokoukselle. Aloituspalaverissa käsiteltävät asiat: Lupa-asiakirjat, määräykset sekä lupaehdot Määrätyt katselmukset, erityissuunnitelmat ja selvitykset Tarvittavat selvitykset ja erityispiirustukset Toimitusaikataulut suunnitelmiin, suunnittelijoiden mahdollisuus tehdä kuvat sovitussa aikataulussa Toteutuksen ja suunnittelun keskeiset osapuolet Vastaava työnjohto Tarkastukset, tarkastusasiakirjan käyttö Aloituspalaverin tarkoitus on, että sen jälkeen kaikki osapuolet ovat selvillä siitä, mitä tehdään, kuka tekee, miten tehdään, milloin tehdään, kuka vastaa mistäkin työstä ja kuka valvoo, missä säilytetään tarpeellisia asiakirjoja ja miten kirjataan tarkastukset. Esimerkki rakennushankkeen aloituskokouksen sisällöstä: Perustiedot kohteesta, urakan sisältö, rakennusaika ja välitavoitteet Työmaaorganisaatio Osapuolet hankkeessa ja yhteyshenkilöt (suunnittelijat, aliurakoitsijat, valvojat, jne.) Riskit (vaativat ja hankalat työt) Litterointijärjestelmä Vastuuhenkilöt, tarvittavat suunnitelmat (aluesuunnitelma, yleisaikataulu, tavoitearvio, jne.) Aikataulun valvonta Viranomaisluvat, ilmoitukset ja anomukset Työsuojelun järjestäminen Tilaajan tehtävänä on toimittaa kokouksesta tehty työmaapöytäkirja urakoitsijalle 14 päivän kuluessa käydystä työmaakokouksesta. Jos pöytäkirja ei vastaa käytyä kokousta, niin siihen voidaan vaatia oikaisua. Oikaisusta tehtävä ilmoitus taas on tehtävä 14 päivän kuluessa siitä, kun tilaaja on toimittanut kokouksenpöytäkirjan. Lähde: Välkkilä, V. Työmaakokoukset johtamisen apuvälineenä Vaasan ammattikorkeakoulu, tekniikka ja liikenne, rakennustekniikka. Luettavissa osoitteessa: 10