Kokoustekniikkaa ja muuta diipadaabaa

Transkriptio

1 Kokoustekniikkaa ja muuta diipadaabaa AYY:n yhdistyskoulutus Jarmo Mäkelä Pohjana Kaarlo Väisäsen TKY:n yhdistyskoulutus 2007

2 Tänään Et kuitenkaan muistanut esitellä itseäsi Yhdistysmuotoiset yhteisöt Kokoustekniikkaa rautalangasta Esityslistasta pöytäkirjanotteeseen Kysykää esityksen aikana

3 Yhdistysmuotoiset yhteisöt Yhteisöt Yksityisoikeudelliset oikeushenkilöt Yhdistyksen sääntely (kansallisesti) Yhdistyksiä Suomesta ja muualta

4 Yhteisöt Juridisesti yhteisöllä tarkoitetaan yritys- ja yhteisötietojärjestelmään rekisteröitäviä oikeushenkilöitä, joita ovat mm: yksityisoikeudelliset oikeushenkilöt (eri yhtiöt, yhdistykset, säätiöt tms.); julkisoikeudelliset oikeushenkilöt (valtio ja sen laitos, kunta, yo-kunta tms.); Eurooppayhtiö ym.; ulkomaisen yhteisön tms. Suomessa oleva sivuliike; alv-velvollinen ulkomainen elinkeinonharjoittaja; tuloverolaissa tarkoitettu elinkeinoyhtymä

5 Yksityisoikeudelliset oikeushenkilöt Aatteellisia, taloudellisia vai uskonnollisia Rekisteröity vai rekisteröimätön Yleishyödyllisyys (ja yhdyskunta) Eri muotoja Avoin yhtiö, kommandiittiyhtiö, osakeyhtiö Säätiö ja osuuskunta Yhdistys (kuolinpesä, laivanisännistöyhtiö, yhteismetsä jne)

6 Yhdistyksen sääntely (kansallisesti) Yhdistyslaki ja muut lait (kuten tilintarkastuslaki) Ennakkopäätökset Yhdistyksen säännöt ja työjärjestykset Usein toistetaan lukuisia lakisääteisiä asioita Itsehallinto Sovitut ja vakiintuneet menettelytavat Yhtymäkohtia löytyy muun muassa (osa-, yo- ja -) kunnista sekä osakeyhtiöistä

7 Yhdistyksiä Suomesta ja muualta Samankaltaiset säännöt koskevat yhdistyksiä koosta riippumatta AYY:n erityisasemayhdistykset, kuten killat Aine- ja harrastejärjestöt Suomen ylioppilaskuntien liitto ry (SYL) EK, SAK, TEK Kansainvälistä propagandaa Real Madrid (liikevaihdoltaan suurin jalkapalloseura) Red Cross, YMCA

8 Kokoustekniikkaa rautalangasta Ja tätä sitten riittää

9 Päätösvalta Yhdistyksen ylin päätösvalta kuuluu yhdistyksen jäsenille tai jäsenten valtuuttamille edustajille Ylintä päätösvaltaa käytetään yhdistyksen tai valtuutettujen kokouksessa Kokoustekniikan sujuva hallinta on edellytyksenä tehokkaalle päätöksentekoon osallistumiselle Kärjistäen: kokoustekniikka = vallankäyttöä

10 Kokouskutsu Erilaisista kokouksista ja niiden kutsumisesta koolle mainitaan yhdistyksen säännöissä Kokouskutsun tulee sisältää ainakin: Kokousaika ja paikka Sääntöjen mukaan käsiteltävät asiat Kutsun päivämäärä Kutsu suoritettava ajoissa, sovitun mukaisesti ja lähetettävä kaikille asianomaisille henkilöille

11 Erilaisia kokouksia Sääntömääräiset kokoukset Useita nimeämiskäytäntöjä: syys-, kevät-, vuosi-, vaali- ja liittokokous jne. Ylimääräiset kokoukset Kokouksen tyyppi saattaa vaikuttaa oleellisesti siinä käsiteltäviin asioihin Sääntömääräisten kokousten tarkempi ajankohta usein määrätty yhdistyksen säännöissä

12 Järjestäytyminen (Todetaan esteellisyydet, estyneisyydet ym.) Valitaan kokoustoimihenkilöt (puheenjohtaja, sihteeri, pöytäkirjantarkastajat, ääntenlaskijat) Kokouksen puheenjohtajana voi yleensä toimia muukin henkilö kuin yhdistyksen hallituksen puheenjohtaja ja tämä saattaa olla jopa erittäin suositeltava ratkaisu

13 (Laillisuus ja) päätösvaltaisuus Puheenjohtaja toteaa (Laillisuus): Kokouskutsu suoritettu sääntöjen mukaisella tavalla Päätösvaltaisuus: Riittävästi osallistujia kokouksen pitämistä varten Usein rutiini, mutta mainittava pöytäkirjassa Tapaan kuuluu, että puheenjohtaja käy läpi laillisuuden ja päätösvaltaisuuden kriteerit ja sen miten ne toteutuvat kyseisessä kokouksessa

14 Työjärjestyksen hyväksyminen Oletusarvoisesti työjärjestykseksi esityslista Käsittelyyn voidaan ottaa myös muita asioita (AYY: 5/6 äänten enemmistöllä, usein säännöissä) Voidaan tehdä myös muita muutoksia ja lisäyksiä (esim. käsittelyjärjestys) Ei pilkunviilausta, ellei vaikuta asiaan, josta ollaan päättämässä

15 Kokouksen työjärjestyksessä Ilmoitusasiat Sääntömääräiset asiat Usein vaatimus, että oltava listalla Muut esityslistalla mainitut tai käsiteltäväksi otetut asiat Otsikko määrää asiasisällön (esim. Sääntöjen muuttaminen vs. Sääntöjen 2 :n muuttaminen) Muut esille tulevat asiat (META) Ponnet yms.

16 Kokousasian käsittely Asiakohdan avaaminen ja asian esittely Yleis- ja/tai yksityiskohtainen keskustelu Kysymykset Mahdolliset vastaesitykset Pöytäämisesitykset ja kiireelliseksi julistaminen Esityksiä kannatettava, ei koske henkilöesityksiä Ehdotusten toteaminen ja tarkastaminen Äänestystavasta ja -järjestyksestä päättäminen Äänestys ja päätös

17 Päättämättä jättäminen Pöydälle jättäminen Otetaan seuraavassa kokouksessa käsittelyyn samassa muodossa (uudelleenpöytäys) Pöytäämisesitys käsiteltävä heti (kiireellisyys) Kaikkea ei voi pöydätä, kuten ilmoitusasiat ja ponnet Kieltävä päätös Voi myös tarkoittaa asian palauttamista valmisteluun uuden pohjaesityksen tekemistä varten Palauttaminen valmisteluun

18 Äänestykset (ei vaali) Asioista päätetään normaalisti äänten enemmistöllä (yhdistyslain oletusarvo) Vaihtoehdot: jaa ei Yli puolet annetuista äänistä Annettu ääni on kantaa ottava (voidaan määritellä myös muutoin) Tasatilanteessa ratkaisee arpa tai pj:n ääni Esim. koe-, kättennosto-, (suljettu) lippu- tai huutoäänestys (avoimena tai suljettuna)

19 Enemmistöt Mistä lasketaan: Annetut eli kantaa ottavat äänet (normaali) Vähintään puolet läsnäolevien (äänivaltaisten) henkilöiden äänistä Ehdoton enemmistö (epätarkka) Määräenemmistö Oletusarvo 3/4 annetuista (yhdistyslaki: sääntömuutokset, purkaminen, omaisuuden luovutus) Suhteellinen enemmistö Alle puolet äänistä mahdollinen vain säännöistä

20 Äänestysjärjestykset Yksityiskohtainen äänestysjärjestys Vastaesitykset vastakkain (eniten poikkeavasta lähtien) ja lopuksi voittanut pohjaesitystä vastaan Ryhmittäinen äänestysjärjestys Käytetään jos useita äänestysryhmiä (AYY:lle tavarankuljetukseen mopo/paku/lentokone ja useita väivaihtoehtoja) Ensin vastakkain pohjaesityksestä eniten poikkeavat ryhmät ja lopuksi voittanut ryhmä pohjaesitystä vastaan (jos pohja häviää, yksityiskohtainen äänestysjärjestys)

21 Vaalit Yksi täytettävä paikka Äänestetään kunnes jollain vähintään 50 % äänistä Ehdokkaiden pudottamisesta pois sovittava ennen äänestyksen aloittamista (esimerkiksi ilman ääniä jääneet pois, alle tietyn osuuden (%) ääniä saaneet pois, huonoin pois tai yhdistelmä näistä) Useampi valittava (nimet ohjeellisia) Henkilökohtainen suhteellinen vaali Suhteellinen listavaali Henkilökohtainen suhteellinen listavaali

22 Henkilökohtainen suhteellinen vaali Henkilökohtainen suhteellinen vaali toimitetaan ilman ehdokaslistoja Jokainen annettu ääni jaetaan vaalilippuun merkittyjen ehdokkaiden kesken ensimmäisenä olevan ehdokkaan saadessa yhden äänen, toisena olevan puoli ääntä ja niin edelleen Vaalissa tulevat valituiksi eniten ääniä saaneet ehdokkaat

23 Suhteellinen listavaali Ehdottajat laativat ehdokaslistat, joissa ehdotetut henkilöt asetetaan määrättyyn järjestykseen Ehdokaslistoille määrätään tunnukset ja vaalilippuun tulee merkitä ehdokaslistan tunnus Listojen vertauslukujen laskeminen (n nimeä listalla, x ääntä): 1. vertausluku = x, 2. vl = x/2, 3. vl = x/3 n. vl = x/n Kaikki ehdokkaat järjestykseen vl:jen mukaan ja valituiksi suurimman vl:n saaneet (jos joku useammalta listalta -> suurin vl)

24 Hk suhteellinen listavaali Ehdottajat laativat ehdokaslistat ja ääni annetaan jollekin ehdokaslistassa olevalle ehdokkaalle Listojen vertauslukujen laskeminen: Kullakin ehdokaslistalla eniten ääniä saanut saa vertausluvukseen listan koko äänimäärän, toiseksi eniten ääniä saanut puolet jne Kaikki ehdokkaat järjestykseen vl:jen mukaan ja valituiksi suurimman vl:n saaneet (jos joku useammalta listalta -> suurin vl)

25 Ponnet ja kokoustauot Ponnet Käsitellään kohdassa Muut esille tulevat asiat Hyväksymisestä äänestettävä Toivomusponsia, eli eivät ole velvoittavia Hallitus vastaa kirjallisesti seuraavassa kokouksessa Kokoustauko Asioiden selvittämistä varten Harvoin kirjattu mitään sääntöihin eli pj tulkitsee Lyhyet selviä, mutta pidemmistä suotava päättää tai kysyä vastustuksesta

26 Esteellisyys ~ Jääviys Henkilö itse, tai puheenjohtaja toteaa Rajoitetut puhe- ja läsnäolo-oikeudet Henkilö ei saa osallistua sellaiseen hänen ja yhdistyksen välistä koskevan eikä muunkaan sellaisen asian käsittelyyn eikä ratkaisemiseen, jossa hänen yksityinen etunsa saattaa olla ristiriidassa yhdistyksen edun kanssa Tilinpäätöksen hyväksyminen, sopimukset, perheenjäsenet Ei koske esim. vaaleja tai erottamista yhdistyksestä

27 Eriävä mielipide Kaikki päätöksentekoon osallistuneet ovat osallisia elleivät jätä eriävää mielipidettä Ainoa tapa irtisanoutua juridisesta vastuusta päätökseen Pitää vastustaa asiaa sen käsittelyssä Ilmoitettava kokouksen aikana (suullisesti) Annetaan kirjallisena pöytäkirjan tarkastukseen varatun ajan sisällä Käytännössä poikkeuksellista eli ei käytetä joka asiaan josta eri mieltä

28 Muutama vaaran paikka Erityisesti homgeenisissa ryhmissä on vaarana ajautua yhteen tai useampaan seuraavista: Groupthink Motivation losses Group polarization Conformity pressure Lisäkatalyytteina ovat: Stressi Pitkäaikainen työskentely samassa ryhmässä Kontrollin tai vastuun puuttuminen

29 Esityslistasta pöytäkirjanotteeseen Esityslista Pöytäkirja Pöytäkirjanote Ja sitten se vihdoin loppuu

30 Esityslista Huonosti tehty esitys johtaa usein turhaan ja pitkään keskusteluun Suositeltavaa olisi, että jo esityslistalla olisi asiakohdan yksiselitteinen päätösesitys kattavine perusteluineen Viimeistään kokouksessa tulee päätösesitysten olla valmiina kirjallisessa muodossa

31 Pöytäkirja Päätöspöytäkirja perusteluineen tai ilman vs. keskustelupöytäkirja tai litteraatti Numeroidaan juoksevasti (kirjanpitolaki) Tarkastus joko tarkastajien avulla tai seuraavassa kokouksessa, tarkastajat vastuussa hyväksymistään asioista Jakaminen ja julkisuus Ei yleensä salaisuuksia (julkinen jäsenille) Päätösluettelot

32 Pöytäkirjanote Tulee sisältää: Pöytäkirjan otsikko ja kokouksen ajankohta Kokouksen avaamista koskeva kohta Kokouksen päätösvaltaisuutta koskeva kohta Kokousvirkailijan valintaa koskeva kohta Kyseistä asiaa koskeva kohta (päätös) Kokouksen päättäminen Otteen oikeaksi varmentaminen Numerointi kuten pöytäkirjassa, muut kuin otetta koskevat asiakohdat merkitään viivalla

33 Kiitoksia