Web -kyselyt Jyväskylän yliopistossa mrinterview - ohjelmalla

Transkriptio

1 JY / Tietohallintokeskus Sivu 1/35 Web -kyselyt Jyväskylän yliopistossa mrinterview - ohjelmalla Jyväskylän yliopistolla on käytössä Web -kyselyiden tekoon suunniteltu mrinterview - ohjelma, jolla tehtyjen kyselyjen analysointi onnistuu kätevästi esim. SPSS -tilastoohjelmalla. Ohjelma kerää vastaukset suoraan tietokantaan, josta ne ovat saatavissa useammassakin tiedostomuodossa (mm. SPSS -tiedostoina). Käyttäjä hallinnoi itse kyselyjään ja voi hakea tiedostoja tietokannasta kyselyn aikana haluamallaan tavalla. Tässä dokumentissa kuvataan ohjelman perustoimintoja. Tämä ei suinkaan ole kattava ohje ohjelman käyttöön. 1) Käyttöoikeudet mrinterview -ohjelmaan 3 2) Kyselylomakkeen tekeminen ja testaus 3 2.1) mrinterview -ohjelman käynnistäminen 3 2.2) Pääsivu 5 2.3) Kyselyssä käytettävä kieli 6 2.4) Kyselyn luominen mrinterview -ohjelmalla 6 2.5) Kyselyn testaaminen ) Kysymysten tekeminen ) Luokitteluasteikolliset kysymykset ) Numeeriset kysymykset ) Teksti (avoimet) kysymykset ) Luokitteluasteikolliset matriisit ) Numeeriset matriisit ) Tekstin kirjoittaminen ) Kysymysten editointi 21 3) Kyselyn julkaiseminen 21 4) Kyselyn ulkoasu 22

2 JY / Tietohallintokeskus Sivu 2/35 5) Aineiston hakeminen omalle koneelle palvelimelta 23 6) Vastaajien hallinta (Sample Management) 25 7) Sähköpostin lähetys vastaajille ( toiminto) 31

3 JY / Tietohallintokeskus Sivu 3/35 1) Käyttöoikeudet mrinterview -ohjelmaan Kaikilla Jyväskylän yliopiston opiskelijoilla ja henkilökuntaan kuuluvilla on mahdollisuus käyttää mrinterview ohjelmaa. mrinterview ohjelman käyttö vaatii henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan. Tunnuksen ja salasanan saat tarvittaessa lähettämällä sähköpostin, joka sisältää nimesi ja yliopistoverkon käyttäjätunnuksesi osoitteeseen tilastoneuvonta@jyu.fi. 2) Kyselylomakkeen tekeminen ja testaus 2.1) mrinterview ohjelman käynnistäminen mrinterview ohjelmaa käytetään Web -selaimella. Käytä aina IE -selainta käyttäessäsi mrinterview ohjelmaa. Muilla selaimilla saattaa tulla ongelmia joidenkin ohjelman toimintojen kanssa, Kirjoita selaimeesi osoite: jolloin avautuu sisäänkirjautumissivu.

4 JY / Tietohallintokeskus Sivu 4/35 Kirjoita käyttäjätunnuksesi ja salasanasi varattuihin kenttiin. Kun käytät mrinterview - ohjelmaa ensimmäisen kerran, sinun on vaihdettava salasanasi. Muista vahvistaa uusi salasanasi kohtaan Confirm New Password

5 JY / Tietohallintokeskus Sivu 5/35 2.2) Pääsivu mrinterview -näyttö on jaettu kahteen osaan. Vasemmalla on projektilista My Projects -otsikon alla ja oikealla näet käyttöikkunan. Poistuaksesi mrinterview - ohjelmasta paina yläpalkissa olevaa avoimen oven ikonia. Projektilistassa näet kaikki ne projektit jotka sinulla on tai joihin sinulla on pääsy. mrinterview -ohjelmassa kaikkia kyselyitä kutsutaan projekteiksi, joten luodessasi kyselyitä ne näkyvät projektilistassa. Projektilistan palkissa näkyy erilaisia työkaluja: Luo uuden projektin Editoi Projektin ominaisuuksia Poistaa (tuhoaa) projektin Päivittää projektilistan Lukitsee projektin Poistaa projektin lukituksen

6 JY / Tietohallintokeskus Sivu 6/35 Käyttöikkunassa näkyvät kaikki toiminnot, jotka ovat käytössäsi kunkin toiminnon yhteydessä. 2.3) Kyselyssä käytettävä kieli Kyselyissä on mahdollista käyttää useita kieliä. Kieli pitää valita aina ennen uuden projektin luomista Options -kohdasta Select your preferred language. Tämä tarkoittaa sitä, että vastaajille esim. painonappulat näkyvät valitulla kielellä (edellinen-seuraava, previous-next) samoin muut ohjaustoiminnot vaikkapa vastaus puuttuu. Kieliä on paljon ja niistä yleisimmät (suomi, ruotsi, englanti, saksa, espanja, ranska, ) ovat käytössä. 2.4) Kyselyn luominen mrinterview ohjelmalla Suunnittele kysely mahdollisimman lopulliseksi ennen kuin alat sitä tekemään mrinterview:lla. Ohjelma on tarkoitettu kyselylomakkeen tekemiseen ei suunnitteluun. Valitse Pääsivulta kohta nimetä uuden kyselysi. New Project. Uusi projekti (New Project) ikkuna avautuu ja voit

7 JY / Tietohallintokeskus Sivu 7/35 Tässä ikkunassa nimeät uuden projektin (kyselyn) ja voit lisätä halutessasi lisäinformaatiota kyselystäsi Description kenttään (ei pakollista). OK -nappia painamalla avautuu uusi ikkuna. Aloittaaksesi kyselyn luomisen klikkaa Build :

8 JY / Tietohallintokeskus Sivu 8/35 Klikkaa Click here to insert first item lisätäksesi ensimmäisen osion kyselyysi.

9 JY / Tietohallintokeskus Sivu 9/35 Uusi osio (New Item) ikkuna avautuu, josta voit valita haluamasi tyyppisen osion, jonka haluat lisätä ensimmäiseksi kyselyysi. Tyypillisestihän tämä on esimerkiksi jokin otsikko tai muu selitys, mitä kysely koskee, jolloin valitse kohta: Display Text. Jos haluat lisätä jonkin muun tyyppisen kysymyksen valitse tyyppi kysymysvalikoimasta. Esim. jos haluat lisätä kysymyksen sukupuoli, valitse kohta Single Response Question, jolloin avautuu ikkuna: Kohtaan Name annat kysymyksellesi nimen (muuttujanimi - Sukupuoli). Kohtaan Question Text kirjoitat kysymyksen, joka näkyy kyselyssäsi (Sukupuolesi on?). Kohtaan Responses annat vastausvaihtoehdot (Mies, Nainen omille riveilleen). Kun olet luonut ensimmäisen kysymyksen paina Apply. Olet nyt luonut kyselylomakkeen, jossa on yksi kysymys. Halutessasi voit nyt testata lomakettasi testimoodissa.

10 JY / Tietohallintokeskus Sivu 10/35 2.5) Kyselyn testaaminen Toteuttaaksesi testikyselyn klikkaa Tools -työkalua työkaluriviltä ja valitse kohta Activate ja sitten Test Mode. Lomake kannattaa tehdä valmiiksi ennen aktivointia. Mikäli lomakkeessa on hyppylauseita, niiden kanssa on syytä olla tarkkana. Kysymys, josta hypätään ja kysymys, jonne hypätään, on hyvä olla omilla sivuillaan. Varminta on testata/aktivoida kysely jokaisen hyppylauseen jälkeen. Aktivointi-ikkunasta näet, että aktivointi onnistui ja että testikysely löytyy ikkunan osoittamasta osoitteesta. Sulje aktivointi-ikkuna painamalla Close -näppäintä ja palaa pääsivulle painamalla. Tällöin pääsivulla näkyy uusi kyselysi projektilistassa. -ikonia

11 JY / Tietohallintokeskus Sivu 11/35 Kysely näkyy nyt projektiluettelossa. Poistuaksesi ohjelmasta klikkaa avoimet ovet eli -ikonia. Vastaavasti halutessa jatkaa kysymysten tekemistä valitse Design -valikosta kohta Build.

12 JY / Tietohallintokeskus Sivu 12/35 2.6) Kysymysten tekeminen Klikkaa Projektilistassa näkyvää projektiasi ja sitten Build -toimintoa, jolloin jo luomasi kysymykset tulevat näkyviin. Sivun työskentelyalue on jaettu neljään erilaiseen lehteen, jotka esittävät kyselyn erilaisia toimintoja. Overview -välilehti: Näyttää kaikki kyselyn kysymykset ja antaa mahdollisuuden lisätä, poistaa ja siirtää kysymyksiä. Voit myös muokata valitsemiasi kysymyksiä ja yhdistää kysymyksiä tehdäksesi kysymysryhmiä. Oletuksena jokainen kysymys esitetään omalla sivullaan, mutta kysymysryhmä esitetään aina samalla sivulla. Edit -välilehti: Näyttää yksittäisen kysymyksen perusominaisuudet. Käytä tätä perusominaisuuksien muokkaamiseen ja lisää yksityiskohtaisemmat ominaisuudet Advanced lehden avulla. Advanced -välilehti: Näyttää kaikki yksittäisen kysymyksen ominaisuudet Presentation -välilehti: Näyttää yksittäisen kysymyksen esittämiseen (näyttö) liittyvät ominaisuudet. Määrittelee kysymyksen ulkoasun näytöllä.

13 JY / Tietohallintokeskus Sivu 13/35 Menu pylväässä sivun ylälaidassa on seuraavat toiminnot: File: Luo, avaa tai tallenna kyselyn kysymyksiä ja esikatsele niitä ennen tulostamista. Tools: Testaa tai aktivoi kyselysi Help: ( ikoni ) apua mrinterview:n käyttöön Exit : ( ikoni ) poistu mrinterview ohjelmasta Katsotaan hieman tarkemmin Advanced lehden sisältöä: Kysymysmäärittelysivulla näkyy yksityiskohtaisemmat mahdollisuudet määritellä kysymystä. Joissakin kysymystyypeissä tällaisia mahdollisuuksia ei ole. Tavallisimmin sinun tarvitsee käyttää näitä optioita vain luokittelutason, numeeristen tai matriisityyppisten kysymysten kanssa.

14 JY / Tietohallintokeskus Sivu 14/35 Presentation -lehdellä voit määritellä miltä kysymyksen tulee näyttää kyselyn aikana, esimerkiksi millaista ulkoasua haluat käyttää kyselyssäsi jne. sekä näkyykö kysymyksesi esim. vastausvaihtoehtona tai alasvetovalikkona. Jos esimerkiksi haluat, että sukupuoli kysymys näkyy alasvetovalikkona: valitse kohta Dropdown Box. Presentation Style -kohdasta voi valita haluamansa ulkoasun kysymykselle. Seuraavassa käsitellään tarkemmin erilaisia kysymystyyppejä ) Luokitteluasteikolliset kysymykset Luokittelutason kysymykset (jo valmiiksi luokitellut) sisältävät ennalta annetut vastaukset, joista vastaaja voi valita haluamansa. mrinterview ohjelmassa on useampia mahdollisuuksia tehdä sekä yksittäisiä että monivalintakysymyksiä luokittelutasoisina.

15 JY / Tietohallintokeskus Sivu 15/35 Yhden vastausvaihtoehdon kysymykset tehdään Single Response Question -toiminnolla ja useamman vastausvaihtoehdon sallivat kysymykset Multiple Response Question - toiminnolla. Tehdäksesi uuden kysymyksen klikkaa Build -komentoa toimintoikkunassa ja sen jälkeen Insert item. Name -kenttään annat muuttujalle nimen. Question Text -kenttään kirjoitat kysymyksesi. Responses -kenttään kirjoitat vastausvaihtoehdot kukin omalle rivilleen (riviltä toiselle enter näppäimellä). Esimerkki. Klikkaa Insert item -kohtaa, jolloin avautuu New Item -ikkuna: Oletuksena on Single Response Question, joten klikkaamalla OK yhden vastauksen luokitteluasteikollinen muuttuja luodaan.

16 JY / Tietohallintokeskus Sivu 16/35 Advanced -lehdellä näkymä uudesta muuttujasta on seuraavanlainen : Tällä sivulla voit antaa lisämäärityksiä kysymykseesi: Require a response to this question: Valitse onko kysymykseen pakko vastata. Hide this question: Valitse No, jos kysymyksesi näytetään vastaajalle. Jos tämä on vain dummy kysymys, johon vastaajan ei ole tarkoitus vastata, valitse Yes. Question type: Valitse voiko vastata vain yhteen tai useampaan vastausvaihtoehtoon. Response Order: Default esittää vastausvaihtoehdot siinä järjestyksessä kuin ne esiintyvät vastauslistassa, Random esittää vastausvaihtoehdot satunnaisessa järjestyksessä ja Rotated esittää vastausvaihtoehdot vaihdellen siten, että kukin vaihtoehto vuorollaan on ensimmäisenä. Responses alue: Type sarakkeesta voit vielä valita kysymyksen tyypin. Jos haluat, että vastaaja voi kirjoittaa esim. kommentin vastausvaihtoehdon perään laita ruksi Other - laatikkoon, jolloin lomakkeeseen tulee oma kenttä tekstille. Tyypillisesti tämä on esim. vaihtoehdon Muu, mikä -jatkeena. Jos haluat tehdä erilaisia reitityksiä tai hyppyjä kysymysille valitse sarakkeen Go To alasvetovalikosta kysymys, johon tästä hypätään. HUOM. Kysymysten, johon voidaan hypätä on oltava eri sivulla kuin vastausvaihtoehto.

17 JY / Tietohallintokeskus Sivu 17/35 Voit lisätä uusia vastausvaihtoehtoja, tuhota vastausvaihtoehtoja tai vaihtaa vastausvaihtoehtojen järjestystä vastauslistan yläpuolella olevista toiminnoista ) Numeeriset kysymykset Numeerisiin kysymyksiin vastataan joko kokonais- tai reaaliluvuilla, joille voidaan määritellä haluttaessa sallitut rajat. Esimerkkinä numeerisesta muuttujasta on ikä (toisella tavalla kysyttynä). Number Type: valitse onko vastaus kokonaisluku vai reaaliluku Range of Response: valitse hyväksyttävät rajat vastaukselle Special Responses: halutessasi voit lisätä vielä muutamia vaihtoehtoja kysymykseen 2.6.3) Teksti (avoimet) kysymykset Teksti kysymyksiin voidaan vastata mitä tahansa. Yleensä näissä kysymyksissä toivotaan vastaajan antavan vapaan mielipiteensä johonkin asiaan.

18 JY / Tietohallintokeskus Sivu 18/ ) Luokitteluasteikolliset matriisit Matriisit ovat kätevä tapa tehdä kysymyksiä, joissa eri kysymyksiin tai eri alueita tai asioita arvioidaan samoilla vastausvaihtoehdoilla (esim. likert -tyyppiset kysymykset).

19 JY / Tietohallintokeskus Sivu 19/35 Esimerkkinä matriisikysymyksestä voisi olla: Arvioikaa miltä seuraavat tuotteet maistuvat? Advanced Options: pitkälti samoja kuin vastaavassa Single Response Question - tyypissä.

20 JY / Tietohallintokeskus Sivu 20/ ) Numeeriset matriisit Tyypillinen esimerkki numeerisesta kysymysmatriisista on kysymys, jossa vastaajia pyydetään ilmoittamaan juomiensa tuotteiden lukumäärä eri päivinä. Advanced Options: ks. edellä 2.6.6) Tekstin kirjoittaminen Display text: osioon voit kirjoittaa vapaata tekstiä (info ym.), joka liittyy kyselyysi. Tyypillisesti tämä on jokin otsikko tms. joka sisältää informaatiota kyselystä. Name: Info -kentän nimi Info Text: kirjoita kenttään haluamasi teksti

21 JY / Tietohallintokeskus Sivu 21/35 2.7) Kysymysten editointi Kun kysely on luotu, on mahdollista muokata, tuhota tai siirtää kysymyksiä. Overview -lehdellä klikkaa valitse kysymys, jota haluat editoida ja paina Edit -näppäintä. Tee tarvittavat muutokset. Lisätäksesi kysymyksiä paina Insert Item joko kysymyksen ylä- tai alapuolella. Tuhotaksesi kysymyksen paina punaista näppäintä laatikon yläreunassa. Siirtääksesi kysymystä paina joko mustaa ylös tai alas nuolinäppäintä kysymyslaatikon yläreunassa. 3.) Kyselyn julkaiseminen Kun kysely on valmis julkaistavaksi, paina Tools -valikosta Activate Go live Aktivointi ikkunasta näet, että kyselyn aktivointi onnistui ja sen mistä osoitteesta kysely löytyy. Siis: aktivointi näyttää että kysely löytyy osoitteesta: HUOM! Tarkista aina että osoitteessa näkyy teksti ad.jyu.fi Tämän osoitteen voit jakaa niille, joiden toivot vastaavan kyselyysi.

22 JY / Tietohallintokeskus Sivu 22/35 4.) Kyselyn ulkoasu mrinterview -ohjelman ulkoasua määritellään ulkoasualustoilla, joita on valmiina ohjelman mukana muutama. Näitä muokkaamalla tai kokonaan uusia tekemällä jokainen voi halutessaan tehdä yksilöllisempiäkin ulkoasuja. Kyselyn ulkoasu määritellään Overview -lehdellä ylävalikon kohdasta Tools Options Kohdasta Current Questionnaire Options Default presentation style löytyy oletuksena DefaultLayout, joka on hyvin pelkistetty ulkoasu. Painonapin alta löytyy sitten Shared Presentatin Styles -hakemisto, josta voit valita jonkun järjestelmässä valmiiksi olevista ulkoasualustoista. Näitä testaamalla saa muutettua kyselyn ulkoasua haluamaansa suuntaan.

23 JY / Tietohallintokeskus Sivu 23/35 5.) Aineiston hakeminen omalle koneelle palvelimelta Kun haluat hakea lomakkeeseen vastanneiden vastaukset tietokannasta omalle koneellesi, toimi seuraavasti: Valitse kohdasta Data Collection -> Export Data, jolloin avautuu ikkuna: Tässä ikkunassa voit valita missä muodossa haluat tiedoston koneellesi. Kohdasta Export to voit valita haluamasi tiedostotyypin sekä tehdä joitakin muita valintoja. Jos haluat, että tiedostosi tulee suoraan SPSS -ohjelmalle käyvään muotoon valitse tiedostotyypiksi SPSS File (SAV) ja paina kohdasta Download Now, jolloin näet ikkunan:

24 JY / Tietohallintokeskus Sivu 24/35 Tallenna tämä pakkaus koneellesi ja avaa se, jolloin saat käyttöösi kyselysi vastaukset sisältävän tiedoston: Tässä huomaat, että on muodostunut tiedosto TESTKYSELY.SAV, jossa kyselyn vastaukset.

25 JY / Tietohallintokeskus Sivu 25/35 6.) Vastaajien hallinta (Sample Management) Vastaajien hallintaan liittyvillä toiminnoilla voidaan ohjata ja seurata: 1. Ketä kutsutaan vastaamaan kyselyyn 2. Miten vastaajat tunnistetaan 3. Ketkä kutsutuista ovat vastanneet 4. Vastaamattomille voidaan lähettää muistutus, vastanneille kiitosviesti 5. Vastaajatietoja voidaan liittää kyselyntietoihin Vastaaja saa linkin kyselyyn esim. sähköpostilla, minkä mukana hän saa henkilökohtaiset tunnukset kyselyyn esim. Käyttäjätunnus + salasana. Näiden avulla vastaaja tunnistetaan. Tunnistetietoja voi olla enemmänkin. Nämä tunnistetiedot annettuaan vastaajalle aukeaa kyselylomake ja vastaaminen voi alkaa. Vastaajien tiedot säilyvät järjestelmän tietokannassa ja jokainen vastaaja kuuluu johonkin tilaan: 1. FRESH: ne, jotka eivät vielä ole vastanneet 2. STOPPED: ne, jotka ovat aloittaneet vastaamisen, mutta ovat keskeyttäneet sen 3. TIMEOUT: ne, jotka ovat aloittaneet vastaamisen, mutta vastaaminen on keskeytynyt, tai yhteys on katkennut 4. COMPLITED: ne, jotka ovat vastanneet 5. ACTIVE: ne, jotka ovat vastaamassa Nyt näitä ryhmiä voidaan hallita eli vaikkapa FRESH -vastaajille lähettää muistutus kyselyyn vastaamisesta tai COMPLITED -vastaajille voidaan lähettää kiitosviesti. Kyselyn keskeyttäneet (STOPPED) voivat vielä jatkaa vastaamistaan kirjautumalla uudelleen kyselyyn. Vastaajien hallintaa varten vastaajien tiedot tallennetaan omaan tauluunsa järjestelmän tietokantaan. Jokainen taulun rivi sisältää YHDEN vastaajan yksilölliset tiedot (sample record) esim. tunnistenumero (ID), nimi, sähköpostiosoite. Vastaajatietokannassa voi olla kuinka paljon tahansa tietoja vastaajista. Vastaajatietoja sisältävässä taulussa pitää olla vähintään yksi yksilöllinen tunnistetieto (ID). Tämän lisäksi taulu sisältää usein sähköpostiosoitteen sekä käyttäjätunnuksen ja salasanan. HUOM! Vastaajatietojen liittäminen kyselyyn onnistuu vain kun kyselyn kieli on englanti. Jos kyselyn kieli on jokin muu, voit vaihtaa sen taas oikeaksi, kun vastaajatiedot on liitetty kyselyyn.

26 JY / Tietohallintokeskus Sivu 26/35 Vastaajatiedot lisätään kyselyyn Participants -toiminnolla. Vastaajatiedot kannattaa tallentaa Excelin csv -tiedostoon, joka näyttää tältä: Tässä esimerkissä csv -tiedostoon on tallennettu id, nimi, , tunnus, ja salasana. Vastaajakenttien nimet, muuttujanimet pitää olla 1. rivillä ja vastaajatiedot alkavat 2. riviltä. ID -kenttä on pakollinen, muita voi olla tarpeen mukaan. Vastaajakanta voidaan liittää kyselyyn vain, kun kyselyn kieli on englanti. Jos kieli on jokin muu, pitää se vaihtaa englanniksi siksi aikaa kun vastaajakanta liitetään kyselyyn. Options Preferences English (United Kingdom) Myöhemmin kieli voidaan palauttaa alkuperäiseen.

27 JY / Tietohallintokeskus Sivu 27/35 Vastaajatietokanta liitetään kyselyyn valitsemalla projektin sivuilta Participants ja sieltä Upload. Avautuva sivu näyttää: Tässä projektin nimi on ollut tunnukset. File deliminer: ei tule muutoksia. File containing participant records: haetaan vastaajatietokanta jpk_tunn.csv (Load File). Server to upload to: MRINTERVIEW2 (tämä on jo oletuksena) Database on server for storing participant records: valitaan tietokanta, johon vastaajatiedot halutaan. Tähän voi antaa uuden nimen New -painikkeesta ( tunnaritesti2508 ) Oletuskin käy eli ei tarvitse välttämättä laittaa mitään. Table in database for storing participants records: määritellään minkä nimiseen tauluun vastaajatiedot tallennetaan. Tähänkin voidaan antaa uusi nimi New -painikkeesta ( vastaajat ). Samoin tässä oletus riittää eli ei tarvitse laittaa mitään. Painike Import Participants lataa vastaajatiedot järjestelmään. Tämän jälkeen Participants View Settings -kohdasta lisätään ne tiedot, joita halutaan käyttää vastaajien seurannassa. Tästä valitaan esim. nimi ja ja painetaan Add -painiketta.

28 JY / Tietohallintokeskus Sivu 28/35 Nyt kun vastaajien tiedot on ladattu järjestelmään, ne voidaan ottaa käyttöön aktivoimalla kyselyn. Projektin aktivointi tapahtuu valitsemalla projektin sivulta kohta Launch Sample Management. Vastaajatiedot otetaan käyttöön laittamalla rasti kohtaan Use Sample Management. Fields -kohdasta luetellaan kentät, joita halutaan käyttää projektissa. Oletuksena on kaikki vastaajataulun kentät. Pakollisia ovat Id,queue, active,ja serial. Tämän jälkeen Authentication Fields -kohtaan valitaan kentät, joiden avulla vastaajat tunnistetaan eli useimmiten kentät tunnus ja salasana. Mahdollisia ovat kaikki Fields -kohdan kentät. Script -kohtaan valitaan Basic. Tämä antaa jokaisen vastaaja voi vastata kyselyyn kerran ja tämä mahdollistaa kesken jääneen kyselyn jatkamisen. Kysely aktivoidaan painamalla Launch -painiketta.

29 JY / Tietohallintokeskus Sivu 29/35 Nyt Participants View -välilehdeltä voidaan seurata vastaajien tilaa:

30 JY / Tietohallintokeskus Sivu 30/35 Nähdään kuka on vastannut ja kuka ei. Queue -kohdasta nähdään jokaisen vastaajan tila. COMPLETED: vastanneet FRESH: eivät vielä ole vastanneet ACTIVE: ovat vastaamassa STOPPED: ovat keskeyttäneet vastaamisen. Muista, että yhteen kyselyyn voit liittää vain yhden vastaajatietokannan. Eli vastaajakanta pitää olla lopullinen, kun liität sen kyselyyn.

31 JY / Tietohallintokeskus Sivu 31/35 7.) Sähköpostin lähetys vastaajille ( -toiminto) Kun vastaajatiedot on ladattu ja kysely aktivoitu, voidaan vastaajille lähettää sähköpostia -toiminnon avulla. Tämä käynnistetään projektin sivulta valitsemalla . Lisätäksesi uuden postituksen listalle, klikkaa <Click here to add new.> -kohtaa tai vihreää plus-merkkiä ikkunan oikeasta yläkulmasta.

32 JY / Tietohallintokeskus Sivu 32/35 Nyt avautuu settings -ikkuna ( text), johon määritellään sähköpostituksen asetukset. * Job name: Postituksen nimi (esim. Kutsu) * From: Kuka on kyselyn lähettäjä * Reply address: Lähettäjän sähköpostiosoite. Tämä näkyy sähköpostin lähettäjänä. * Priority: Sähköpostin tärkeys * Project status: Missä tilassa projekti on sähköpostia lähetettäessä * Subject: Sähköpostin otsikko * Text of Sähköpostin sisältö. Tähän voidaan lisätä esim. kyselyn linkki, kyselyn henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana yms. Nämä saa Substitutions -painikkeen kautta (kaarisulkujen sisällä). * Send as: Näkyykö sähköposti tavanomaisena tekstinä vai html -tekstinä. * address field: Valitaan vastaajatiedoista muuttuja, jossa on vastaajien sähköpostiososoitteet

33 JY / Tietohallintokeskus Sivu 33/35 * Write date and time that was sent to sample ja Write into sample field named: rasti ja päivämäärä-muuttuja, jos haluat estää viestin lähettämisen uudelleen tai haluat tallentaa viestin lähetyspäivämäärän. Voit lähettää testiviestin: Send test Lopuksi: OK Nyt settings -ikkuna näyttää tältä:

34 JY / Tietohallintokeskus Sivu 34/35 Seuraavaksi vielä Participants -välilehti. - Choose queues: vastaajaryhmä, joille viestit lähetetään (FRESH: ne jotka eivät ole vastanneet) - Choose additional field : sähköpostikenttä (voi jättää tyhjäksi) - Choose additional values : oma sähköpostiosoitteesi (voi jättää tyhjäksi) - All participants: Postituksessa ovat kaikki vastaajat tai Selected number of participants: vain osa vastaajista mukana, joko First x (ensimmäiset n kpl) tai Randomly selected (satunnaisesti poimitut n kpl) OK -painikkeesta hyväksytään postituksen asetukset.

35 JY / Tietohallintokeskus Sivu 35/35 Lopuksi yllä olevasta ikkunasta voit lähettää vastaajille sähköpostit Send now - painikkeesta. Jos mrinterview:n käytössä tulee ongelmia esim. jotain virheilmoituksia, ensimmäisenä kannattaa kokeilla ohjelman sekä selaimen sulkemista ja käynnistää selain (IE) uudelleen, samoin ohjelma. Tämä auttaa useimmiten. Joskus ohjelma kerää muistiin väliaikaisia tiedostoa esim. useiden aktivointien jälkeen ja tämä saattaa ongelmia.