TOIMINNAN JA TALOUDEN SUUNNITTELU, SISÄINEN VALVONTA JA LAADUNVARMISTUS

Transkriptio

1 Sibelius-Akatemian hallinnointiohjeen liite 6 Hallitus Päivitysvastuu: hallintojohtaja TOIMINNAN JA TALOUDEN SUUNNITTELU, SISÄINEN VALVONTA JA LAADUNVARMISTUS 1. Strategiaprosessi Hallitus hyväksyy yliopiston strategian, joka määrittää pitkällä tähtäimellä yliopiston kehittämisen suunnan ja toiminnan painopisteet. Strategia perustuu hallituksen näkemykseen yliopiston perustehtävästä (missio) ja tavoitetilasta (visio) sekä yliopiston toimintaympäristön muutoksesta sekä valtiovallan voimassa oleviin koulutusta, taiteellista toimintaa ja tutkimusta koskeviin ohjelmiin ja tavoitteisiin. Strategiassa otetaan huomioon OKM:n kanssa tehdyn tulossopimuksen sisältö, mutta asiakirja myös osaltaan ohjaa tulossopimusprosessia yliopiston puolelta määrittäen yliopiston tavoitteet ministeriön suuntaan. Strategia käsittää varsinaisen strategiatekstin lisäksi 1. luettelon yliopistotason strategisista projekteista vastuineen, aikatauluineen ja mitattavissa olevine tavoitteineen 2. kolmevuotisen henkilöstöstrategian 3. kolmevuotisen taloussuunnitelman (tulossuunnitelma, tasesuunnitelma, kassavirtasuunnitelma), joka määrittelee myös keskeiset yliopiston sisäiset voimavarojen kohdennukset ja sisältää yleisluonteisen suunnitelman myös tätä seuraavalle kolmen vuoden jaksolle 4. viestintästrategian Hallitus päivittää strategian vuosittain ja seuraa toteutusta puolivuosittain. Lisäksi hallitus seuraa strategisia hankkeita joka kokouksessaan. Strategian liitteineen esittää hallituksen hyväksyttäviksi rehtori, joka myös johtaa strategian valmisteluprosessia. 2. Sisäinen valvonta Sisäisellä valvonnalla tarkoitetaan niitä toimintatapoja ja prosesseja, joilla varmistetaan yliopiston strategisten tavoitteiden mukainen toiminta, toiminnan säädöstenmukaisuus sekä yliopiston resurssien tarkoituksenmukainen ja taloudellinen käyttö tavoitteiden saavuttamiseksi. Sisäisen valvonnan keskeisimmät osa-alueet ovat - operatiivinen johtaminen, mukaan lukien sisäinen raportointi ja informointi - riskienhallinta - sisäinen tarkastus - laadunvarmistus 1

2 2.1. Operatiivinen johtaminen Operatiivisella johtamisella tarkoitetaan vuosittain tapahtuvaa johtamis-, suunnittelu-, raportointi- ja arviointitoimintaa, jolla huolehditaan strategian toteuttamisesta. Yliopiston tilikausi ja toiminnan suunnittelukausi on kalenterivuosi. Opetushenkilökunnan työsuunnitelmat ja opetuksen järjestämistä koskevat päätökset tehdään lukuvuosittain. Suunnittelu- ja sopimusmenettely on rullaava: kunakin vuonna toteutetaan prosessi koskien aina seuraavaa kolmivuotisjaksoa. Näin yhdistetään vuositason ja keskipitkän aikavälin suunnittelun tarpeet. Tulosohjaus Hallitus asettaa rehtorille tavoitteet strategiakaudeksi. Tavoitteet on kirjattu strategiaasiakirjaan ja sen liitteisiin. Rehtori ohjaa välittömien alaistensa ja näiden johtamien tehtävien ja toimintayksiköiden toimintaa sopimalla näiden kanssa vuosittain tavoitteista yliopiston strategian toteuttamisessa seuraavien kolmen vuoden aikana. Rehtori käy välittömien alaistensa kanssa tavoitteista sopimista varten tulosneuvottelut sen jälkeen, kun hallitus on päivittänyt yliopiston strategian ja hyväksynyt rehtorille asetetut tavoitteet. Rehtori informoi hallitusta välittömien alaistensa kanssa sopimistaan tavoitteista. Yksiköiden ja tehtävien budjettivaltuudet Rehtori päättää yksiköiden budjettivaltuuksista vuodeksi kerrallaan. Periaatteena on, että valtuudet annetaan yksikölle kokonaiskehyksenä, jonka sisällä sillä on toimintavapaus. Yksiköiden budjettivaltuudet koostuvat neljästä osasta: - Perusvaltuus: Rehtori päättää tästä vuosittain toukokuun loppuun mennessä ja käyttää osastojen osalta harkinnassaan tukena hallituksen hyväksymää laskentamallia. Päätös perustuu mm. asetettuihin tulostavoitteisiin ja osoitettuun toiminnan tuloksellisuuteen. - Muu sisäinen rahoitus (hankkeet, ns. erillispäätökset, kehittämiskeskuksen rahoitus): Rehtori päättää näistä pääosin tulosneuvotteluprosessin yhteydessä. Kehittämiskeskuksen rahoituksen käsittelyllä on oma aikataulunsa. - Ulkopuoliset tuotot (liiketoiminta, ulkopuoliset muut rahoituserät): Yksiköt arvioivat nämä laatiessaan seuraavan vuoden budjettiaan. Tuottoarvioiden vahvistamisesta annetaan erikseen ohjeet. - Edelliseltä vuodelta käyttämättä jääneet varat: Rehtori päättää yksiköiden käyttöön jäävistä varoista tilinpäätöksen hyväksymisen jälkeen hallituksen ohjeiden mukaisesti. Rehtori informoi hallitusta tekemistään budjettivaltuuksia koskevista keskeisistä päätöksistä. 2

3 Yksiköiden toimintasuunnitelmat ja budjetit Yksiköt laativat toimintasuunnitelmansa ja budjettinsa strategiaan ja tuloskorttiin perustuen hyvissä ajoin ennen seuraavan toimintavuoden alkua. Toimintasuunnitelmien laadinnassa otetaan huomioon myös yksiköiden itsearvioinneissaan havaitsemat kehittämiskohteet sekä muu kerätty arviointi- ja palautetieto sekä tehdyt riskiarvioinnit. Toimintayksikön johtaja vastaa siitä, että hänen saamansa budjettivaltuus käytetään tarkoituksenmukaisesti ja yliopiston strategisten tavoitteiden toteuttamista tukevalla tavalla. Toimintasuunnitelman ja budjetin hyväksyy yksikön johtaja. Budjetin laatimisen periaatteista ja menettelyistä annetaan erilliset ohjeet. Kehityskeskustelut Jokainen yliopiston kuukausipalkkaiseen henkilökuntaan kuuluva käy vuosittain kehityskeskustelun esimiehensä kanssa. Rehtori käy kehityskeskustelun hallituksen puheenjohtajan kanssa. Kehityskeskustelussa määritellään työntekijän seuraavan vuoden tärkeimmät tehtävät sekä tavoitteet, jotka tukevat yliopiston ja toimintayksikön tavoitteiden saavuttamista. Keskustelussa sovitaan myös, millä tavoin työntekijän osaamista tuetaan asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi. Myös tuntiopettajien kanssa käydään esimerkiksi ryhmämuotoiset kehityskeskustelut. Lisäksi kehityskeskustelussa käsitellään työntekijän odotukset esimiestä ja yliopistoa kohtaan ja työntekijän työtilanne kokonaisvaltaisesti sekä arvioidaan niin työntekijän kuin esimiehenkin toimintaa edellisen vuoden aikana. Yliopiston ja sen toimintayksiköiden johto sekä kaikki esimiesasemassa olevat vastaavat henkilöstön kehittämisestä kehityskeskusteluista saadun tiedon pohjalta. Yliopiston talousarvio Hallitus hyväksyy yliopiston talousarvion ennen edellisen kalenterivuoden päättymistä. Talousarvio perustuu strategian liitteenä olevaan taloussuunnitelmaan ja se sisältää tuloslaskelmamuotoisen budjetin, tasesuunnitelman ja kassavirtasuunnitelman. Suunnitteluyksikkö koostaa talousarvion toimintayksiköiden ja vastuualueiden hyväksytyistä budjeteista. Toiminnan ja talouden raportointi Yliopiston tasekirja sisältää tilinpäätöksen ja siihen liittyvien taloudellisten laskelmien lisäksi rehtorin katsauksen ja hallituksen toimintakertomuksen. Rehtori valmistelee tasekirjan liitteineen hallituksen käsiteltäväksi viimeistään maaliskuussa; hallitus hyväksyy ne osaltaan maaliskuun aikana. Yliopistokollegio käsittelee ja hyväksyy tasekirjan viimeistään toukokuussa. Rehtori raportoi hallitukselle lisäksi strategian ja yliopiston tulossopimuksen tavoitteiden toteutumisesta puolivuosittain elokuussa ja tammikuussa. Rehtori raportoi hallitukselle talousarvion toteutumisesta kolmannesvuosittain toukokuussa, syys-lokakuussa ja tammikuussa. 3

4 Rehtori raportoi hallitukselle jokaisessa hallituksen kokouksessa strategisten hankkeiden edistymisestä. Rehtori päättää, miten hänelle raportoidaan yliopiston ja sen yksiköiden toiminnasta ja taloudesta Riskienhallinta Riskienhallinnan tausta ja tavoitteet Sibelius-Akatemian riskienhallinnan tavoitteena on tunnistaa, arvioida ja hallita olennaisimpia riskejä, jotka uhkaavat Sibelius-Akatemian keskeisten tavoitteiden toteutumista. Riskillä tarkoitetaan mahdollisuutta poikkeamaan, jonka toteutuminen vaikuttaa negatiivisesti Sibelius-Akatemian tai sen osan tavoitteiden saavuttamiseen. Sibelius-Akatemian toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet perustuvat strategiaan ja OKM:n kanssa tehtyyn tulossopimukseen. Tavoitteiden toteutumista arvioidaan osana sisäistä valvontaa mm. raportoinnin ja itsearvioinnin yhteydessä. Nämä ja muut sisäisen valvonnan menettelyt sekä hyvä hallintotapa tukevat yliopiston riskienhallintaa. Riskienhallinnan toteutus Rehtori vastaa Sibelius-Akatemian riskienhallinnan toimeenpanosta ja hänelle raportoidaan sen toteutumisesta. Rehtori raportoi asiasta hallitukselle kerran vuodessa. Toimintayksikön johtaja vastaa siitä, että yksikön operatiivisten ja akateemisten tavoitteiden toteutumista uhkaavat riskit tunnistetaan ja arvioidaan. Tavoitteiden saavuttamista uhkaavia merkittävimpiä riskejä hallitaan osana toiminnan suunnittelua ja johtamista organisaation kaikilla tasoilla. Yliopiston tasolla suoritetaan tarpeen mukaan laajempia riskiarviointeja, joista päättää rehtori. Riskienhallinnan ohjauksesta, seurannasta ja kehittämisestä huolehtii yliopiston suunnitteluyksikkö. Riskienhallintaprosessi sisältää seuraavat vaiheet: Tunnistaminen ja arviointi Toimenpiteiden määritys Raportointi Seuranta Prosessin eri vaiheiden ajoituksella varmistetaan, että riskienhallinta kytkeytyy muihin johtamisen ja sisäisen valvonnan prosesseihin. Riskienhallinnan ohjeet, prosessikuvaukset aikatauluineen sekä vastuuhenkilöt julkaistaan yliopiston sisäisillä verkkosivuilla. 4

5 Riskienhallinta toimintayksiköissä Sibelius-Akatemian johtamisjärjestelmässä toimintayksikkötason riskien tunnistaminen, arviointi ja toimenpiteiden määritys toteutetaan osana seuraavan vuoden toimintasuunnitelman ja budjetin laadintaa. Toimintasuunnitelmassa määritettyjä ja tulossopimusta toteuttavia tavoitteita arvioidaan niiden toteutumista uhkaavien riskien näkökulmasta. Tunnistetut riskit arvioidaan suhteessa niiden vaikutuksiin ja todennäköisyyteen. Merkittävimpien riskien osalta määritetään toimenpiteet niiden hallitsemiseksi sekä kunkin riskin osalta henkilö, joka on vastuussa toimenpiteiden toteuttamisesta. Arviointi, toimenpiteet ja vastuut dokumentoidaan yhdenmukaisella tavalla toimintasuunnitelman liitteeksi. Riskianalyysin yhteydessä toimintayksikkö raportoi myös edellisenä vuonna määriteltyjen toimenpiteiden tilanteen sekä merkittävimmät toteutuneet riskit. Riskienhallinta yliopiston tasolla Suunnitteluyksikkö laatii yksiköiden riskiraporteista vuoden loppuun mennessä koosteen rehtorille. Johtoryhmä ja akateeminen neuvosto käsittelevät koosteen. Suunnitteluyksikkö laatii tältä pohjalta yliopiston riskiraportin ja toimittaa sen tammikuun loppuun mennessä rehtorille, johtoryhmälle, toimintayksiköiden johtajille ja sisäiselle tarkastajalle. Raportti kuvaa riskit ja niiden vakavuusasteen, määrittelee toimenpiteet riskin torjumiseksi tai vähentämiseksi ja nimeää toimenpiteille vastuuhenkilöt. Raporttiin sisältyy arvio edellisen vuoden riskiraporttiin sisältyneiden riskien toteutumisesta ja hallintatoimenpiteiden toteutuksesta. Rehtori esittelee raportin hallitukselle helmikuun aikana. Yliopiston ja sen toimintayksiköiden johtajien velvollisuus on ottaa riskiraportti huomioon toiminnan suunnittelussa. Edellä kuvatun lisäksi suoritetaan laajempia riskiarviointeja joko strategiapäivitysten yhteydessä tai merkittäviin sisäisiin tai ulkoisiin muutoksiin liittyen Sisäinen tarkastus Tavoitteet ja lähtökohdat Sisäisen tarkastuksen tehtävänä on varmistaa, että yliopiston sisäisen valvonnan menettelyt toimivat tarkoitetulla tavalla. Tarkastus voi koskea esimerkiksi toiminnan ja taloudenhoidon tuloksellisuutta, tarkoituksenmukaisuutta ja laillisuutta, toimintaa ja taloutta koskevan tiedon tuotannon toimivuutta ja luotettavuutta, yksikkötason sisäisen valvonnan toimivuutta, toimintaa koskevien sisäisten ohjeiden noudattamista sekä omaisuuden turvaamisen järjestämistä. Tavoitteena on, että tarkastus johtaa ehdotuksiin toiminnan kehittämiseksi. Sisäinen tarkastus toteutetaan yhteistyössä ja rakentavassa vuorovaikutuksessa tarkastuskohteiden kanssa. 5

6 Sisäinen tarkastus toimii yliopiston hallituksen alaisuudessa. Rehtorin tehtävänä on huolehtia, että sisäinen tarkastus on järjestetty riittävässä laajuudessa. Tarkastus kohdistuu kaikkeen yliopiston toimintaan lukuun ottamatta opetuksen, taiteellisen toiminnan ja tutkimuksen sisältöä. Sisäisellä tarkastuksella on oikeus saada viivytyksettä käyttöönsä kaikki tarkastuksissa tarvittava aineisto. Tarkastuksen kohteena oleva toimintayksikkö on velvollinen avustamaan tarkastuksen suorittamisessa. Sisäistä tarkastusta avustaa lisäksi tarpeen mukaan yliopiston suunnitteluyksikkö. Tarkastuksen toteutus Suunnitteluyksikkö laatii yhdessä sisäisen tarkastajan kanssa vuosittain yliopiston riskianalyysiin perustuvan tarkastussuunnitelman, jonka rehtori esittää hallituksen hyväksyttäväksi helmikuun loppuun mennessä. Hyväksytty suunnitelma toimitetaan tiedoksi yliopiston tilintarkastajalle. Kustakin yksittäisestä tarkastuksesta laaditaan tarkastuskertomus, joka toimitetaan rehtorille ja tarkastuskohteelle. Mikäli tarkastusta suoritettaessa toiminnassa havaitaan vakavia virheitä tai väärinkäytöksiä, asiasta ilmoitetaan viipymättä yliopiston hallituksen puheenjohtajalle ja rehtorille. Tarkastuskohteen tulee liittää tarkastuskertomukseen selvitys tarkastuskertomuksessa käsitellyistä asioista sekä kuvaus toimenpiteistä, joihin se ryhtyy havainnon osalta. Tarkastuskertomus toimitetaan hallituksen puheenjohtajalle ja rehtorille ja se käsitellään yliopiston johtoryhmässä. Tarkastaja laatii hallitukselle vuosittain helmikuun loppuun mennessä yhteenvetoraportin tilikauden aikana tehdyistä tarkastuksista sekä seurantaraportin edellisten tilikausien tarkastushavaintojen edellyttämien toimenpiteiden toteutumisesta. Vuosiraportin sisältämät olennaiset havainnot sisällytetään myös yliopiston toimintakertomukseen Laadunvarmistus ja laatujärjestelmä Yliopistolla on hallituksen hyväksymä laatupolitiikka, joka sisältää toiminnan laatutavoitteet. Yliopistolla on laatujärjestelmä, joka osaltaan varmistaa yliopiston strategisten tavoitteiden saavuttamisen. Järjestelmä määrittelee laadunvarmistuksen kannalta keskeiset toiminnot, vastuut ja toimijat ja se on kuvattu yliopiston toimintakäsikirjassa. Rehtori vastaa laatupolitiikan toteuttamisesta sekä laatujärjestelmän toiminnasta, seurannasta ja kehittämisestä. Yksiköt ja hallintoelimet hankkivat palautetta toiminnastaan asiakkailtaan ja sidosryhmiltään ja arvioivat toimintaansa vuosittain. Yksiköiden itsearviointi toteutetaan yliopiston yhteisellä menetelmällä. Itsearvioinnin tuloksena syntyvät kehittämiskohteet sisällytetään yksikön toimintasuunnitelmaan. 6

7 Kuva 1: Sibelius-Akatemian laatujärjestelmä 7