Savonia AMK LEKA -hanke. Projektin arviointi

Transkriptio

1 Savonia AMK LEKA -hanke Projektin arviointi Lapin ammattikorkeakoulu / TeLu / TKI / materiaalien käytettävyys Tietokatu 1, Kemi

2 VERSIOHISTORIA Versio Tila Pvm Tekijä Selite Katselmoitu 1.0 Hyväksytty versio 0.1 Dokumentti luotu Timo Kauppi Timo Kauppi Lopullinen toimeksiantajalle lähetetty versio. asap Lapin ammattikorkeakoulu / TeLu / TKI / materiaalien käytettävyys Tietokatu 1, Kemi

3 SISÄLLYSLUETTELO 1 JOHDANTO LEKA -hanke Hanketiedot ARVIOINNIN PERUSTEET Hankkeen arviointi Arviointiprosessi Arviointikriteerit ja -alueet ARVIOINTI Kirjallinen aineisto Hankehakemus Projektisuunnitelma Projektin loppuraportti Kysymykset Hankkeen asettuminen strategisille painopistealueille Tavoitteet ja toiminnan eteneminen Organisaatio ja sen johtaminen Projektinhallinta Kustannusten ja rahoituksen välinen tilanne suhteessa toimintaan Käytäntöön jäävät kehittämistulokset / tuotokset/tuotteet Arvioinnin tulokset ARVIOINNIN MERKITYS Lapin ammattikorkeakoulu / TeLu / TKI / materiaalien käytettävyys Tietokatu 1, Kemi

4 1 JOHDANTO Tässä raportissa esitellään 12. ja Kuopiossa Savonian ammattikorkeakoulussa LEKA hankkeelle tehdyn projektiarvioinnin tulokset. Arvioijana toimi yliopettaja TkL Timo Kauppi Lapin ammattikorkeakoulusta. 1.1 LEKA -hanke Hankkeen nimi täydellisenä on Pohjois-Savon teknologiateollisuuden tutkimus- ja teknologiansiirtoverkosto, LEKA. Hankkeen valmistelun taustalla on ollut uhkakuva siitä, että alueen yritysten ja oppilaitosten innovaatio- ja kilpailukyky ei pysy kansainvälisellä tasolla, minkä johdosta tuotekehitys ja valmistus siirtyvät ulkomaille. Skenaario toteutuessaan vaikuttaisi siihen, että yritykset vetäytyisivät alueelta, samoin osaajat, mikä johtaisi työttömyyteen ja koko alueen heikkenemiseen. Uhkakuvasta muotoiltiin LEKA hankkeen tavoite: Alueen teknologiateollisuuden yritykset ja koulutusorganisaatiot tunnetaan alan osaajina jopa kansainvälisesti. Toimijoiden korkeatasoinen osaaminen lisää alueen vetovoimaisuutta niin yritysten kuin osaajien näkökulmasta, mikä johtaa teknologiateollisuuden kasvuun alueella. Toteutusmalliksi muotoutui koneenrakennukseen keskittyvä LEKA-tutkimusyksikköverkosto, joka toimii läheisessä yhteistyössä alueen teollisuuden, teknillisten yliopistojen ja ammattiopistojen kanssa. (Kärkkäinen, Hietikko) 1.2 Hanketiedot Hanke on Pohjois-Savon liiton rahoittama EAKR hanke (Dnro 04810/EU). Hanke kuuluu rahoitettu toimintalinja 2:een Innovaatiotoiminnan ja verkostoitumisen edistäminen sekä osaamisrakenteiden vahvistaminen. Projekti alkoi ja päättyi Projektin hakijana oli Savonia-ammattikorkeakoulun kuntayhtymä. Projektin vastuullisena johtajana on toiminut tulosaluejohtaja Kari Lehtomäki ja projektipäällikkkönä Kai Kärkkäinen. Projektin osatoteuttajina ovat toimineet Savon koulutuskuntayhtymä (Savon ammatti- ja aikuisopisto), Ylä-Savon koulutuskuntayhtymä (Ylä-Savon ammattiopisto) sekä Navitas Kehitys Oy. 1 /(14)

5 Projektin budjetti on Pohjois-Savon liiton rahoitus on rahoittanut hanketta (73,8%), kuntien rahoitus on ollut (9,7%) ja omarahoitus (12,3%). Omarahoitus on sisältänyt n yrityksiltä perittyä osallistumismaksua. Projektin henkilöstöbudjetti on ollut suuruudeltaan , mikä tarkoittaa 486htkk työmäärää. 2 ARVIOINNIN PERUSTEET 2.1 Hankkeen arviointi Ajatus hankkeen arvioinnista tuli projektipäällikkö Kai Kärkkäiseltä. Esa Jääskeläinen ja Aku Tuunainen kävivät tutustumassa Lapin ammattikorkeakoulun teollisuuden ja luonnonvarojen osaamisalan TKI / materiaalien käytettävyyden tutkimusryhmän toimintaan Vierailun aikana sovittiin hankearvioinnista. Hankearvioijina toimi TkL Timo Kauppi. Timo Kauppi on toiminut tutkijayliopettajana Kemi-Tornion ammattikorkeakoulussa v lähtien. Toimessa ollessaan hän on osallistunut viidentoista hankkeen valmisteluun. Projektitoiminnasta kokemusta on n. 25 vuotta. Vuosien aikana Kauppi on työskennellyt terästeollisuudessa ja ICT alan yrityksissä mm. projektipäällikkönä. 2.2 Arviointiprosessi Hankearvioinnin lähtökohtana oli arvioijan henkilökohtainen projektikokemus. Käytännössä projektista saatua yleiskuvaa peilattiin omassa organisaatiossa toteutettuihin hankkeisiin. Tavoitteena oli arvottaa etenkin projektin sisällöllinen toteutuminen ja sen vaikuttavuus kohderyhmissä. Etukäteen laadittua kysymyslistaa käytettiin lähinnä projektin hallinnan mittaamiseen l. siihen, kuinka hyvin projektissa oli noudatettu projektinhallinnan oppeja. Hankearviointi aloitettiin tutustumalla ennakkoon lähetettyyn kirjalliseen aineistoon, jossa olivat: LEKA -hankehakemus LEKA -projektisuunnitelma LEKA loppuraportti 2 /(14)

6 Projektin sisältöön tutustuttiin 12. ja Kuopiossa Microkadun ja Opistotien toimipisteissä pidetyissä projektihenkilöiden haastatteluissa. Lisäksi projektipäällikön kanssa käytiin läpi ennakolta laadittu kysymyslista (LIITE 1). 2.3 Arviointikriteerit ja -alueet Arvioinnissa käytettiin pisteytystä. Alla olevassa luettelossa esitettyjä alueita arvioitiin pisteillä Projektin esittely 2. Osaprojektien tulokset 3. Hankkeen asettuminen strategisille painopistealueille 4. Tavoitteet ja toiminnan eteneminen niiden suunnassa 5. Organisaatio ja johtaminen 6. Kohderyhmä 7. Kustannusten ja rahoituksen välinen tilanne suhteessa toimintaan 8. Käytäntöön jäävät kehittämistulokset / tuotokset/tuotteet Tässä on vielä syytä korostaa, että pisteytys on tehty yhden henkilön arvioinnin perusteella. Jatkossa on syytä kehittää enemmän objektiivinen arviointimenetelmä, jossa pisteytys riippuu vähemmän henkilön mielipiteestä. 3 ARVIOINTI Tässä kappaleessa käydään läpi arvioinnin tulokset. 3.1 Kirjallinen aineisto Seuraavassa käydään läpi ennakkoon toimitettu dokumentointi Hankehakemus Toimitettu hankehakemus oli neljättä (4) kertaa viranomaiskäsittelyyn jätetty ja samalla viimeisin versio hakemuksesta. Hakemus on tehty hyvin, rakenne on looginen ja teksti hyvin ymmärrettävää. 3 /(14)

7 Projektin tarvetta ja kysyntälähtöisyyttä on perusteltu hyvin. Projektin taustalla on ytimekäs ja yksiselitteinen uhka: Alueen yritysten ja oppilaitosten innovaatio- ja kilpailukyky ei pysy kansainvälisellä tasolla, minkä johdosta tuotekehitys ja valmistus siirtyvät ulkomaille. Alueella on tiedostettu yliopistojen, ammattikorkeakoulujen ja opistojen välisen yhteistyön heikko tilanne. Alueen veturiyritykset ovat tehneet yhteistyötä suoraan yliopistojen kanssa, minkä seurauksena tutkimustyön tulokset ja osaaminen eivät jää alueelle. EU-rahoituksen hiipuessa olisi alueelle saatava rakennettua kansainvälisesti merkittävää fokusoitua osaamista, joka kykenee kilpailemaan kansallisista ja kansainvälisistä tutkimusrahoituksista. Toimijat ja kohderyhmät on selkeästi määritelty. Toimijoina ovat Savonia-amk teknologiaja ympäristöalan osaamisalue, Ylä-Savon ammattiopisto Tekniikan ja liikenteen ala, Savon ammatti- ja aikuisopisto Tekniikan ja liikenteen ala sekä Navitas kehitys Oy. Tutkimustyön ja teknologiasiirron kohderyhmänä ovat pohjoissavolaiset teknologiateollisuuden yritykset, erityisesti toimi. Kohdeyrityksiä ei ole nimetty hankehakemukseen, vaan ne ovat tarkentuneet projektin toteutuksen aikana. Hankehakemuksen arviointipisteet ovat 6 / Projektisuunnitelma Projektisuunnitelma antaa todella paljon tietoa hankkeen taustatekijöistä. Myös projektin visio on esitelty hyvin. Strategiaosio jaottelee LEKA tutkimuksen kuuteen (6) tutkimusalueeseen, jotka ovat: Massaräätälöinti ja konfigurointi Globaalin toimitusketjun hallinta Tuotannon työkalut ja menetelmät Digitaaliset työkalut ja menetelmät toimitusverkostossa Palveluliiketoiminta Älykkäät prosessit. 4 /(14)

8 Strategiassa painotetaan tutkimusalueiden pilotointia todellisessa ympäristössä eli yritysten kanssa. Jokaiselle tutkimusalueelle on määritelty päätehtävät ja tutkimuspainotukset. Projektin tavoitteet on listattu ja numeroitu. Tavoitteet ovat näin laajaan projektiin nähden sopivan avoimia ja antavat mahdollisuuden tehdä muutoksia ja tarkennuksia toteutuksen aikana. Toimenpideluettelo on myös suuntaa antava ja mahdollistaa toiminnan suuntaamisen projektin aikana. Yrityspiloteista toimenpideluettelossa ei ole mainintaa. Kemi-Tornion ammattikorkeakoulun suunnitelmissa toimenpiteet esitetään usein työpaketti esityksenä (Work Package), joka on ehkä jossain määrin selkeämpi esitystapa. Koordinointiosiossa projektipäällikön ja tutkimusjohtajan rooli ja tehtävät on määritelty yksityiskohtaisesti. Toimijoiden roolit ja tehtävät on myös määritelty hyvin ja yksiselitteisesti. Aikataulu on esitetty yksinkertaisesti MS Project ohjelmistolla tehdyllä GANTT kaaviolla. Näinkin mittavan projektin tehtävä aikataulukartan esittäminen on haasteellista ja siitä on hankala saada selvää, koska A4 paperin rajaama alue on pieni. Projektin mittarit on määritelty hyvin. Hankehakemukseen nähden uusien työpaikkojen ja syntyneiden yritysten määrät puuttuvat mittareista (-0,5p). Riskianalyysi puuttui projektisuunnitelmasta (-0,5p). Versionhallintaosio oli hyvin täytetty ja kommentoitu. Projektisuunnitelman arviointipisteet ovat 5 / Projektin loppuraportti Projektin loppuraportissa on kerrottu projektin toteutuksesta yksityiskohtaisesti. Ainoana puutteena on se, että projektiin osallistuneita yrityksiä ei mainita nimeltä eikä lukumääräisestikään. Projektissa toteutettujen tutkimusalueiden tavoitteet ja toiminnan tulokset on dokumentoitu hyvin ja selkeästi. Projektin loppuraportin arviointipisteet ovat 6 / 6. 5 /(14)

9 3.2 Kysymykset Seuraavassa on käyty läpi kysymykset, jotka esitettiin vierailun yhteydessä Hankkeen asettuminen strategisille painopistealueille 1. Mitkä ovat olleet hankeidean lähtökohdat? - Tekno teema (MYR), yritysten tarpeet (34 haastateltu), Pohjois-Savon maakuntasuunnitelma, EAKR ohjelma - Uhkakuva siitä, että alueen yritysten ja oppilaitosten innovaatio- ja kilpailukyky ei pysy kansainvälisellä tasolla, minkä johdosta tuotekehitys ja valmistus siirtyvät ulkomaille. 2. Mitä osia TKI strategiasta projekti tukee? - Koulutuksen ja TKI:n yhteinen strategia. 3. Mitä tahoja valmisteluun on osallistunut? - Yritykset, Savonia amk, YSAO, SAKK, Navitas kehitys Oy. 4. Miten maakuntastrategia näkyy hankkeen sisällössä? - Hyvin kts. kysymys Kuka on hankkeen päätoimija? - Savonia AMK, tekniikan toimiala. 6. Kuinka monta yritystä projektissa on ollut mukana? - 34 kpl. 7. Kuinka kauan hakuprosessi kesti? - n. 1 vuosi. 8. Onko projektin toteutukseen haettu muutoksia? - Kaksi muutosta tehty toteutuksen aikana, yksi sisältöön ja yksi budjettiin. 9. Onko projektitoiminnan pohjana laatujärjestelmä? - Ei ole. 10. Noudattaako projektinhallinta ylätason laatujärjestelmässä määriteltyjä käytäntöjä? - Ei noudata. 6 /(14)

10 11. Minkälainen projektinhallintajärjestelmä toteutusorganisaatiolla on käytössä? - Repotronic (viimeisen vuoden ajan). 12. Onko muilla projektin toimijoilla sama projektinhallintajärjestelmä käytössä? - Ei ole. Projekti asettuu hyvin Savonian tutkimuksen strategiaan samoin kuin myös laajemmassa kentässä maakuntastrategiaan ja EAKR -ohjelmaan. Valmistelussa on ollut mukana kattava joukko oppilaitoksia ja yrityksiä. Arviointipisteet 6 / Tavoitteet ja toiminnan eteneminen 1. Mitkä ovat projektin ensisijaiset tavoitteet? - Luoda uutta osaamista alueelle, oppilaitosyhteistyön kehittäminen. 2. Miten tavoitteiden toteutumista mitataan? - Syntyneiden työpaikkojen määrä 3. Onko osaprojekteille asetettu omat tavoitteet? - On. 4. Tehtiinkö projektille riskikartoitus? - On tehty, ei ole kirjattu projektisuunnitelmaan, on käsitelty ohry kokouksissa. 5. Onko projektilla kuukausi- / kvartaaliraportointikäytäntö? - Ei ole. 6. Miten projektin etenemistä seurataan? - Projektikokous kahden viikon välein (alussa viikon välein). 7. Miten projektin kustannuksia seurataan? - Projektisihteeri hoitaa seurannan, talousjärjestelmä huonosti toimiva. 8. Kuinka useasti rahoittajalle tehdään raportointia? - Kolme (3) maksatusta vuodessa. 7 /(14)

11 9. Onko projektin tuloksia julkaistu? - On, Missä projektin tuloksia on julkaistu? Arviointipisteet 5 / 6. - Wiki -ympäristö, seminaareja, julkaisuja Organisaatio ja sen johtaminen 1. Kuinka monta henkilöä projekti on työllistänyt? - 80 henkilöä. 2. Millainen projektiorganisaatio on? - Varsinaista organisaatiokaaviota ei löytynyt Kuinka moneen osaprojektiin toteutus on jaettu? - Kuusi (6) tutkimusaluetta, seitsemän (7) uutta hanketta. 4. Onko osaprojekteilla omat projektipäälliköt? - Kyllä. 5. Miten resurssien hallinta on toteutettu?.- Kysymys jätettiin käsittelemättä. 6. Onko projektihenkilöstöllä määräaikaiset työsuhteet? - On. 7. Miten mahdollinen organisaatioiden yli tapahtuva resurssienhallinta on hoidettu? - Repotronic projektinhallintajärjestelmä, YSAO/SAKK omat järjestelmät. 8. Onko projektin toteutuksessa käytetty opiskelijoita? - On. 9. Kuinka monta opiskelijaa on osallistunut projektiin? 8 /(14)

12 - 12 opinnäytetyötä, 1 väitöskirjatyö. 10. Onko jokaisella yrityksellä nimetty yhteyshenkilö? - Kyllä on. Määritelty yrityssitoumuksissa. Arviointipisteet 6 / Projektinhallinta 1. Onko projektisuunnitelma tehty yleisesti käytössä olevalle dokumenttipohjalle? - Ei. 2. Päivitetäänkö projektisuunnitelmaa määräajoin? - Muutoshakemuksen yhteydessä (4 krt). 3. Onko projektihenkilöstöllä käytössä toimintakäsikirjaa, jossa projektinhoito on ohjeistettu? - Ei ole. 4. Onko projektilla viikkopalaverikäytäntö? - On. Aluksi kerran viikossa. Yhden vuoden jälkeen kerran kahdessa viikossa. 5. Monestiko ohjausryhmä kokoontuu vuosittain? - Kolme (3) kertaa vuodessa. 6. Onko ohjausryhmässä tehty merkittäviä päätöksiä? - Budjetin muutoksia. 7. Onko projektissa tehty suuria muutoksia (kustannuslaji / aikataulu)? - On. 8. Onko projektiin tullut mukaan yrityksiä toteutuksen aikana? - On. 9. Katselmoidaanko tehdyt dokumentit? 9 /(14)

13 - Ei. 10. Onko projektilla käytössään varmuuskopioitu media dokumenttien hallintaa varten? - On. Arviointipisteet 5 / Kustannusten ja rahoituksen välinen tilanne suhteessa toimintaan 1. Miten projektin kustannusseuranta on toteutettu? - Projektinhallintajärjestelmä (REPO), taloushallinto, projektisuunnitelmat; hajallaan. 2. Onko projektin aikana seurattu kumulatiivista kustannuskertymää? - On 3. Onko projektin aikana seurattu kustannusten/työmäärän toteutuman suhdetta suunniteltuun? - Ei. 4. Onko projektin aikana tapahtunut merkittäviä (>15%) ylityksiä kustannuslajeittain? - On. IWE koulutus, ostopalvelututkijat. 5. Kuinka reaaliaikaisena kustannusten seurantaa on voitu toteuttaa? - Viimeisenä vuotena kk tasolla. Aiemmin puolivuosittain. 6. Miten yritysrahoituksen periminen on ajoitettu? - Satunnaisesti. Pääsääntöisesti toimeksiannon valmistuttua. 7. Pysyttiinkö kokonaisbudjetissa? - Kyllä. 8. Oliko projektilla talousvastaava? 10 /(14)

14 - Oli. 9. Milloin edellisen kuukauden talousraportti on saatavissa? - Kuluvan kuukauden 15. päivä. 10. Mitä taloudenseurannassa pitäisi parantaa? Arviointipisteet 5 / 6. - REPO on hyvä seurantajärjestelmä Käytäntöön jäävät kehittämistulokset / tuotokset/tuotteet 1. Mitä pysyvää projektin toiminta on tuottanut hakijaorganisaatiolle? - OPS muutoksia, 20 op uusia opintojaksoja. - Oppilaitosyhteistyö kehittynyt hyvin. - Yritysyhteistyö kehittynyt hyvin. - Tutkimusverkosto jalostunut. - Oma ja yritysten osaaminen kasvanut hyvin. 2. Mitä pysyvää projektin toiminta on tuottanut yrityksille? - Usko oppilaitosyhteistyöhön kehitysprojekteissa. - Osaaminen kehittynyt. 3. Paransiko projekti toimijoiden välistä yhteistyötä? Arviointipisteet 6 / 6. - Ehdottomasti. 11 /(14)

15 3.3 Arvioinnin tulokset Yhteenlasketut pisteet olivat 50 / 54 pistettä. Projekti oli laaja-alainen, hyvin organisoitu ja ehdottomasti työelämälähtöinen. Projektin tulokset kertoivat hyvästä aluevaikuttavuudesta ja oppilaitos- ja yritysyhteistyön vahvistumisesta. Yleisarvosana projektista on kiitettävä. Hanketta arvioi myös Olli Pohjonen Lapin liitosta. Alla hänen kommenttinsa: Hankkeen perustarkoitus on ollut aluekehitystoiminnassa keskeinen, korkean osaamisen tuottaminen ja siirtäminen elinkeinoelämän käyttöön. Tämä ei ongelma ei lähestulkoonkaan tule ratkaistuksi, vaikka laittaisikin 2,5 M sitä edistävään hankkeeseen, mutta on tietenkin joka euro oikeaan suuntaan. Koko teollisten työpaikkojen katoamisessa on juuri se problematiikka, josta hankehakemuksessa puhutaan. Koska kansainvälinen kilpailu kiristyy, ja tarvitsee kyetä siedettävään hintaan tuottamaan sitä, jota asiakkaat ovat vailla, haastekerroin kasvaa pilviin, kun ei ole globaalisti tunnustettuja vetovoimatekijöitä. Yksi vastaus voi olla jatkuva fokusoiminen ja huippuosaamiseen panostaminen sen perusteella. Yhdeksän tavoitetta, jotka hakemuksessa on lueteltu, vastaavat kyllä käsityksiä koulutusorganisaatioiden mahdollisuuksista operoida työelämän kanssa yhteistyössä. Kohdassa kaksi mainittu tutkimusverkoston osallistuminen yritysten tutkimusprojekteihin on yhteistyötä, jossa koulutusorganisaation pitää olla tarkkana, jottei vaikeuttaisi markkinoilta saatavien palvelujen kilpailutilannetta ja ainakaan huomaamattaan antaisi sellaista tukea liiketoiminnan kehittämiseen, josta joku voisi olla myöhemmin kiinnostunut. Toimenpiteet ovat linjassa perustarkoituksen ja siitä johdettujen tavoitteiden kanssa. Voi sanoa kunnianhimon olleen kohdallaan. Toiminnan vuosikohtainen erittely jatkaa aiempaa korkeaa tasoa. Leka-toiminnan korkea taso näkyy raportista. Yritysten tarpeista liikkeelle lähteminen, kokonaisvaltainen tarve-toimenpide analyysi, teema-alueiden valinnat (suorastaan strategiset valinnat) sekä käytännön toimenpiteet teoreettisimmalta yleistasolta 12 /(14)

16 konkreettisimpiin pilottitoimenpiteisiin osoittavat minusta hyvin kokonaisvaltaista ja systemaattista hanketoimintaa, jossa vastaanottavalle osapuolellekin on laitettava todellisia asiantuntijoita, jotta koulutusorganisaatioiden panostukset eivät jäisi vaille vastakaikua. 13 /(14)

17 4 ARVIOINNIN MERKITYS Tehty projektin arviointi osoittautui erinomaiseksi tavaksi tutustua toisen tutkimusyksikön toimintaan. Kahden päivän aikana ehdittiin käymään asioita niin yksityiskohtaisesti läpi, että toimintaa pystyi vertaamaan helposti oman organisaation toimintaan. Tulosten analysoinnin yhteydessä pystyi myös poimimaan hyviä käytänteitä, joita voi jatkossa soveltaa hanketoiminnassa. Keskustelujen aikana tunnistettiin yhteinen tutkimusalue: hitsaus. Siitä todettiin, että osaamiset eivät ole päällekkäisiä, vaan toisiaan täydentäviä. Keskustelujen pohjalta päätettiin valmistella hanketta tulevalle ohjelmakaudelle. Olisi hienoa, jos tällainen toiminta saataisiin juurrutettua laajempaankin joukkoon ammattikorkeakouluja. Näin hyvät käytänteet leviäisivät ja ammattikorkeakoulujen TKI toiminta tulisi yhdenmukaisemmaksi sekä yhteistyö syvenisi. Timo Kauppi, Mr Tekniikan lisensiaatti Lic. (Tech.) Yliopettaja Principal lecturer Materiaalien käytettävyyden tutkimusryhmän vetäjä Head of the Materials Usability Research Team Teollisuus ja luonnonvarat Industry and Natural Resources Etappitie 4, FI Tornio Tel +358 (0) Gsm +358 (0) Pohjoista tekoa The Northern Factor 14 /(14)