Japanin jamboree 2015, Suomen joukkueen loppuraportti

Transkriptio

1 Japanin jamboree 2015, Versio 1.1. Hyväksytty Suomen Partiolaiset Finlands Scouter ry:n hallituksen kokouksessa

2 Sisällys 1. Yhteenveto Huolto: eniten tavaraa kauemmas kuin ikinä Matka: eniten ihmisiä kauemmas kuin ikinä Viestintä: sähköisempää kuin ikinä Budjetti: suurempi kuin ikinä Projektin yleiset tavoitteet Suomen joukkueen koko on kaukojamboreeksi suuri ja mahdollisimman monelle tarjotaan mahdollisuus tutustua Japanin kulttuuriin Suomen joukkue näkyy, kuuluu ja on yhtenäinen Suomen joukkue vie suomalaista kulttuuria ja partiotapoja maailmalle Leirimatka toteutetaan kustannustehokkaasti ja se pysyy budjetissa Leirimatka on osallistujille kasvatustavoitteiden mukainen positiivinen partiokokemus Johtaminen ja rekrytointi Johtoryhmä CMT Ohjausryhmä Leirilippukunnanjohtajat (LLPKJ) Kriisiryhmä Kotimaan tuki Yhteenveto työryhmistä Talous Yritysyhteistyö Vakuutukset Huolto Sauna Kontit Varusteet Lääkintä Turvallisuus

3 6. Ohjelma ja matka Matkatoimistokumppanin valinta Matkatoimistoyhteistyö Home Hospitality Oheismatka Ohjelma NHQ Toimisto Leirirekisteri Suomi-näyttely Pohjoismainen yhteistyö Osallistujat Leirilippukunnat ISTit Viestintä Ennakkomarkkinointi Sisäinen viestintä ennen leiriä Sisäinen viestintä leirillä Ulkoinen viestintä Joukkue numeroina ja graafeina Joukkueen ikä- ja sukupuolijakauma Joukkueen jakauma piireittäin Ilmoittautumistilanteen kehitys Osallistujat Suomen kartalla Palautteen kerääminen Liitteet Projektin aikataulu Budjetti Leirilippukunnat, niiden alueellinen jako ja lippukuntien johtajistot

4 1. Yhteenveto Tämä loppuraportti käsittelee Suomen Partiolaisten joukkueen matkaa Japanissa kesällä 2015 järjestetylle 23. maailmanjamboreelle. Suomesta on perinteisesti lähetetty joukkue maailmanjamboreelle ja tällä kertaa joukkueen koko oli kaukojamboreeksi suuri. Kokonaisuudessaan projekti onnistui tavoitteissaan hyvin ja osallistujilta saatu palaute oli erittäin positiivista. Koko projektin aikana on sen tekijöillä ollut hyvä fiilis, mikä on varmasti näkynyt lopputuloksessa. Projekti alkoi keväällä 2013 joukkueenjohtajien valinnalla ja päättyy keväällä 2016 tilinpäätöksen valmistuttua. Tässä loppuraportissa on pyritty kuvaamaan rehellisesti se miten projekti kokonaisuudessaan meni. Raportissa otetaan kantaa asioihin, joihin Suomen joukkue pystyi vaikuttamaan. Raportissa ei erityisesti käsitellä Japanin jamboreeorganisaation toimintaa tai leirijärjestelyjä Huolto: eniten tavaraa kauemmas kuin ikinä Suomen joukkueen logistiikka toteutettiin lähettämällä kaksi kahdenkymmenen jalan merikonttia Japaniin. Kontteihin pakattiin leirilippukuntalaatikot, saunat, teltat, toimistotarvikkeet, Suomi-näyttelyn tarvikkeet ja huollolliset välineet. Kahteen aikaisempaan jamboreehen verrattaessa haasteena olivat kansainvälinen ja Japanin lainsäädäntö, jotka rajoittavat ja vaikeuttavat tavaran tuontia maahan. Vaadittavien tullausdokumenttien ja muun huolinnan toteutuksen työmäärä oli ennakoitua huomattavasti suurempi johtuen suuresta tavarakirjosta - aina perunankuorijasta kondomeihin. Huolinnan esivalmisteluissa pyrittiin välttämään kaikki tullaukseen ja tuontirajoituksiin liittyvät ongelmat esitarkastamalla materiaalikirjanpito japanilaisella huolintayhtiöllä. Esivalmisteluista huolimatta tullauksessa tuli huomattavia yllätyksiä ja viivästyksiä Matka: eniten ihmisiä kauemmas kuin ikinä Jamboreejoukkueen suuri koko ja kohdemaan etäisyys tekivät matkajärjestelyiden suunnittelusta ja toteutuksesta haastavan, työlään ja riskialttiin kokonaisuuden. Matkajärjestelyiden kulminaatiopiste oli sopivan matkatoimistokumppanin löytäminen ja toimivan yhteistyömallin luominen. Matkatoimistokumppani valittiin kahdessa vaiheessa: ensimmäisessä vaiheessa matkatoimistoille lähetettiin tietopyynnöt, joista saatuja tietoja käytettiin alustavan matkasuunnitelman ja matkan budjetin muodostamiseen. Lopulliseen tarjouspyyntödokumenttiin panostettiin, jotta matkatoimistot pystyivät tekemään mahdollisimman tarkat ja vertailukelpoiset tarjoukset päätöksen tueksi. 4

5 Matkajärjestelyt toteutettiin mallilla, jossa matkatiimi suunnitteli matkan yksityiskohdat matkatoimiston tarjotessa tietoa eri lento-, kuljetus-, majoitus- ja ruokailuvaihtoehtojen saatavuudesta ja kustannuksista. Matkatoimisto varasi matkatiimin ohjeistamat palvelut Japanin matkatoimistokumppaninsa kautta ja laskutti tilatut palvelut. Tilattujen palveluiden läpinäkyvä laskutus ja aktiivinen seuranta matkatoimiston kanssa oli keskeistä budjetissa pysymisen kannalta. Matkatiimin työllistävimmät tehtävät liittyivät a) matkaryhmien suunnitteluun leirilippukuntajakojen, eri matkapakettien, sopivien lentojen, matkaryhmän johtajien määrän ja täysien linja-autollisten tuomien reunaehtojen mukaisesti, sekä b) matkaryhmän johtajien rekrytointiin, osallistamiseen ja tukemiseen. Viisipäiväisen oheismatkan ohjelma saatiin toteutettua niin, että se voitiin suorittaa porrastetusti 13:n matkaryhmän liikkuessa itsenäisinä yksiköinään - olematta kuitenkaan liian työläs tai vaativa johtajille ja ollen turvallinen, mielenkiintoinen ja huikea kokemus osallistujille Viestintä: sähköisempää kuin ikinä Suomen joukkueen viestintää tehtiin aikaisempiin jamboreihin ja muihin leirimatkoihin verrattuna huomattavasti enemmän sähköisenä. Viestinnän pohjaksi luotiin ensi töiksi yhtenäinen graafinen ulkoasu, jota käytettiin läpi koko projektin. Viestinnän kanavina käytettiin verkkosivuja, Facebook-sivua ja Twitteriä sekä sähköpostitse lähetettävää uutiskirjettä. ISTeille, leirilippukunnanjohtajille sekä CMT:lle ja johtoryhmälle perustettiin omat Facebook-ryhmät. Tunnelmannostatusviestintää välitettiin Youtubekanavan, Instagram-tilin ja verkkosivuilla olevan kevyempiä uutisjuttuja julkaisseen Jampostin avulla. Keskeisessä roolissa sähköisessä tiedonvälityksessä oli sähköpostitse lähetettävä uutiskirje, johon koottiin merkittäviä jamboreeta koskevia uutisia. Erityisesti Facebook oli toimiva tiedonjaon kanava. Leirin aikana sähköinen viestintä kaikissa kanavissa oli erittäin runsasta. Joukkue lähetti kaksi paperista leirikirjettä, mutta tällä kokemuksella niistä kannattaisi luopua kokonaan. Jonkin verran ongelmia sähköisessä viestinnässä aiheutti nuorten lähtijöiden uusavuttomuus sähköpostin käytössä sekä joidenkin vanhempien periaatteellinen konservatiivisuus sähköpostin käytön suhteen. Kannattaa myös hankkia maksullinen sähköpostitusohjelma, jotta viestien perille meno olisi varmempaa. Suurimmat viestinnälliset ongelmat liittyivät ennen leiriä joukkueen johtajien sisäiseen viestintään, erityisesti 72:n leirilippukunnanjohtajan tilanteen tasalla pitämiseen. Käytetyt välineet (Google Drive, Facebook ja sähköposti) eivät muodostaneet kovin hyvin toimivaa sisäisen viestinnän kokonaisuutta. SP:lla ei kuitenkaan projektin alkaessa ollut tarjota mitään yhtenäistä ratkaisua tiedonhallinnan hoitamiseksi, joten joukkue päätyi näihin välineisiin. Matkan ja leirin aikana joukkueen sisäisenä 5

6 viestivälineenä käytettiin halpoja älypuhelimia, ChatSim-liittymiä ja WhatsApp-sovellusta. Yhdistelmä koettiin toimivaksi ja oli kustannustehokas ratkaisu Budjetti: suurempi kuin ikinä Jamboreeprojektin budjetti oli SP:n projektibudjetiksi erittäin suuri, noin 3,4 miljoonaa euroa. Kustannustehokkuus ja budjetissa pysyminen nostettiinkin yhdeksi projektin viidestä päätavoitteesta. Tarkka budjetointi, kulujen jatkuva seuranta ja tiukka kulukurin noudattaminen johtivat siihen että tähän tavoitteeseen päästiin. Projektin alusta asti jokainen osa-alue vastasi omasta budjetistaan ja piti tarvittaessa omaa kuluseurantaa. Jokainen päällikkö pystyi toimimaan vain oman budjettinsa rajoissa ja kaikki muutokset käsiteltiin aina johtoryhmässä. Budjetoinnin perusajatuksena oli jakaa kustannukset muuttuviin ja kiinteisiin kustannuksiin. Tämä tehtiin jokaisen osa-alueen tasolla ja se mahdollisti budjetin helpon skaalauksen osallistujamäärän selvittyä. Lisäksi samalla säilyi käsitys kustannusten todellisista vaikutuksista lähtijää kohden. Projektin taloudellista riskiä lisäsi jenin volatiliteetti; vuoden 2014 aikana EUR/JPY kurssi vaihteli 135,5:stä 149,7:ään. Projektin aikana jenin kurssi oli alimmillaan 126,9. Euroopan- ja maailmanlaajuisesta taloustilanteesta johtuen valuuttakurssiriski oli projektin arvion mukaan mahdollinen. Riskiin varauduttiin hankkimalla ostohetkellä ilmoittautuneiden osallistumishinnan määrän verran valuuttaoptioita, joita ei kuitenkaan ollut tarvetta käyttää. 2. Projektin yleiset tavoitteet Suomen joukkueen koko on kaukojamboreeksi suuri ja mahdollisimman monelle tarjotaan mahdollisuus tutustua Japanin kulttuuriin Tavoitteena oli järjestää vetovoimainen ja kiinnostava partiomatka, jolle partiolaiset ympäri Suomen lähtevät mielellään mukaan. Suomen joukkueeseen ilmoittautui ennätysmäärä lähtijöitä, joista suurin osa oli leiriläisiä. Aikataulusyistä ennen jamboreeta järjestetty vapaaehtoinen oheismatka oli myös vetovoimainen ja suurin osa joukkueesta osallistui siihen. Oheismatkan ohjelma oli palautteen perusteella mielenkiintoinen ja todella monipuolinen. ISTeille tarjottiin myös mahdollisuus osallistua jamboreelle siten, että he järjestävät matkansa itse. Suomen joukkue teki oman Join In -paketin, joka jaettiin lippukuntiin sähköisesti osana Kuulun maailmalle -ohjelmapainotusta. 6

7 Mittarit: Leiriläisten (14 17-vuotiaiden) määräksi tavoitellaan 216 henkilöä Leiriläisten määrä oli lopulta 616, joten tavoite ylitettiin. Muodostetaan 6 leirilippukuntaa Leirilippukuntien määrä oli lopulta 18, joten tavoite ylitettiin. Yli 18-vuotiaiden määräksi tavoitellaan 184:ää Yli 18 vuotiaita lähtijöitä oli yhteensä 268, joista CMT:n jäseniä 30. Join in -paketin laatu ja sen suorittaneiden määrä (kysytään vuosiselosteessa) Joukkue toteutti Join In -paketin ja julkaisi sen verkkosivuilla. Join In -paketin suorittaneiden määrästä ei tässä vaiheessa ole tietoa. Suoritusaktiivisuutta lippukunnissa selvitetään vuosiselosteen 2015 avulla ja tulokset ovat saatavissa sen kautta. Oheismatkalle osallistuneiden määrä Oheismatkalle osallistui suurin osa joukkueen lähtijöistä. Tarkempi erittely eri matkapaketeista löytyy alta. Ennakko- ja oheisohjelmiin osallistuneiden määrä Vähintään toiseen IST-tapaamiseen osallistui hieman yli 80% ISTeistä Leirillä järjestettyyn IST-iltaan osallistui noin 80% ISTeistä Palautekyselyyn vastanneista leiriläisistä 99% oli osallistunut oman leirilippukunnan ennakkotapaamisiin. Lähtijöitä on kaikista piireistä Jamboreelle osallistuttiin kaikista partiopiireistä, paitsi PoSaPa:sta. Tarkempi taulukko osallistujista piireittäin löytyy alta. Jamboreelle maksetut (kesäkuu 2014) Osallistujat LLPKJ IST CMT YHTEENSÄ Matkalle lähteneet Taulukko jamboreelle ilmoitetuista ja matkalle lähteneistä. 7

8 Kaavio eri matkapaketin valinneista. Luvut on laskettu matkalle lähtijöiden mukaan Suomen joukkue näkyy, kuuluu ja on yhtenäinen Suomen joukkueen yhtenäisyys ja hyvä meininki oli alusta asti keskeinen osa suunnittelua. Haluttiin, että kaikki matkalle lähtijät kokevat edustavansa Suomen joukkuetta. Kun joukkueella on sisäisesti hyvä henki, se ehkäisee tehokkaasti joukkueen sääntöjen rikkomuksia, sekä tehostaa joukkueen toimintaa ja johtamista. Tässä tavoitteessa onnistuttiin erittäin hyvin ja saadun palautteen perusteella kaikki tunsivat olevansa osana Suomen joukkuetta. Lisäksi suomalaisten yhteishenki oli hyvä ja se näkyi positiivisena fiiliksenä koko matkan ajan. Suomen joukkueesta uutisoitiin kaikissa Suomen kärkimedioissa, joten medianäkyvyyttä voidaan pitää hyvänä. Suomen joukkueen leirilippukuntien teemaksi oli valittu muumit; tämä aihepiiri näkyi paljon koko joukkueen toiminnassa ja se sai paljon kehuja lähtijöiltä. 8

9 Suomen joukkueen yhteishenkeä rakennettiin muun muassa ennakkotapaamisissa, joita leirilippukunnat järjestivät ennen leiriä kolme kappaletta. ISTeille järjestettiin kaksi ennakkotapaamista, joihin osallistui suurin osa joukkueen ISTeistä. Joukkueen asusteiden valinnassa pyrittiin käytännöllisyyteen, Japanin kuumat olot huomioiden. Esimerkiksi joukkueen hattu tarjosi hyvin suojaa polttavalta auringolta sekä toimi hyvänä tuntomerkkinä jamboreen katukuvassa. Joukkueen asuun kuului kaksi teknistä pikeepaitaa ja kalastajahattu. Molemmat olivat Suomen partiolaisten väreissä, eli sinivalkoisia. Väiskien käyttö oli leirillä aika vähäistä johtuen auringon polttavuudesta, mutta väiskejä näkyi hyvin ilta-aikaan järjestetyissä isoissa ohjelmissa. Suomen joukkueen ISTien ja leiriläisten toiminnasta ei tullut leirin aikana negatiivista palautetta ja monet ISTit saivat suuresti kiitosta panoksestaan jamboreen organisoinnissa. Suomalaiset auttoivat jamboreeorganisaatiota myös monissa tehtävissä, jotka eivät varsinaisesti kuuluneet alkuperäiseen tehtävänkuvaan. Mittarit: Suomen joukkueen yhteisen asukokonaisuuden käyttöaste Suomen joukkueen asuja käytettiin aktiivisesti. Suurin osa käytti asusteita päivittäin tai säännöllisesti. Joukkueen asujen käyttöaste 100 % 90 % 80 % 70 % 60 % 50 % 40 % 30 % 20 % 10 % 0 % En ollenkaan Harvoin Säännöllisesti Päivittäin Suomen joukkueen omiin ohjelmiin osallistuneiden lukumäärä Joukkueen ainoa yhteinen tapahtuma oli joukkueen valokuvaus leirillä. Tähän osallistuivat lähes kaikki joukkueen jäsenet. ISTeille järjestettiin leirin aikana oma ISTilta, johon osallistui noin puolet joukkueen ISTeistä. 9

10 NHQ-vierailijoiden lukumäärä Suomen NHQ:ssa vieraili säännöllisesti leirilippukunnan johtajia ja ISTejä. Suomen joukkueen leiriläisiä vieraili NHQ:ssa satunnaisesti. NHQ:ssa pidettiin päivittäin paljon kokouksia ja se toimi suunnitelman mukaisesti Suomen joukkueen hermokeskuksena leirin ajan. Kotimaisen median kiinnostus Suomen joukkueesta ja jamboreesta uutisoitiin kaikissa Suomen kärkimedioissa. Mediakattavuus oli onnistunut. Suomalaisten näkyminen leirin mediassa Joukkueen jäseniä esiintyi jamboreen medioissa säännöllisesti. Suomen joukkueen näkyvät ja yhtenäiset teltat, paidat ja hatut oli helppo havaita yhteiskuvista ja katukuvasta. Osallistujilta kerättävä palaute siitä, tuntevatko he kuuluvansa Suomen joukkueeseen Joillakin aiemmilla jamboreematkoilla on ollut haasteena, että ISTit eivät ole tunteneet olevansa osa Suomen joukkuetta. Saadun palautteen perusteella voidaan todeta, että tällä kertaa tässä tavoitteessa onnistuttiin Suomen joukkue vie suomalaista kulttuuria ja partiotapoja maailmalle Suomen joukkue vei jamboreelle Suomi-näyttelyn lisäksi sekä saunan että ohjelmapisteen joten suomalainen kulttuuri näkyi monella tapaa. Sauna oli hyvä mahdollisuus leirin, maailmanjärjestöjen ja 10

11 muiden joukkueiden VIP-vieraiden tapaamiseen. Kulttuuriohjelmalaaksossa sijainnut neulontapiste oli suosittu ja käytännössä täynnä koko ajan. Sekä neulontapisteen että Suomi-näyttelyn sisustuksessa näkyi muumiteema. Suomi-näyttely ei toiminut parhaalla mahdollisella tavalla, mutta näyttelyssä oli tasaisesti kävijöitä ja Nordic badgeen liittyvän mölkyn pelaaminen oli suosittua. Yhteistyökumppaneilta saatiin tavaralahjoituksia ja alennuksia. Mittarit Suomen joukkueen saunassa kävijöiden lukumäärä (suomalaiset / ulkomaalaiset) ja tyytyväisyys Saunassa kävi 1011 leiriläistä, joista 375 oli tyttöjä ja 636 poikia, ja jotka edustivat 45 eri kansallisuutta; top 5 maat: Iso-Britannia (179), Ranska (118), Suomi (116), Japani (58) ja Norja (51). ISTejä saunassa kävi 505, joista 170 oli naisia ja 335 miehiä, ja jotka edustivat 37 eri kansallisuutta; top 5 maat: Iso-Britannia (131), Intia (105), Suomi (26), Ranska (24) ja Ruotsi jaetulla sijalla Alankomaiden kanssa (24 kummallakin). VIP-saunavuorot mukaan lukien saunassa on käynyt noin löylyttelijää. Suomi-näyttelyn laatu, siitä saatu palaute ja näyttelyvieraiden lukumäärä Näyttelyssä oli kävijöitä tasaisesti ja erityisesti mölkky oli suosittu aktiviteetti. Näyttelyn suunnittelussa ei tarpeeksi otettu huomioon kuumia olosuhteita ja kaikki suunnitellut aktiviteetit eivät toimineet leirillä. Yhteistyökumppanien lukumäärä Yhteistyökumppaneita oli 8 (sauna 4, näyttely 3, ohjelma 1) Leirimatka toteutetaan kustannustehokkaasti ja se pysyy budjetissa Kokonaisuudessaan joukkue pysyi hyvin budjetissa, eikä merkittäviä ylityksiä tapahtunut millään osaalueella. Tämä oli melkoinen saavutus, sillä jamboreematkan hinnat julkistettiin jo syksyllä 2013, eli yli 1,5 vuotta ennen varsinaista matkaa. Osallistujat pitivät jamboreematkan hinta-laatu -suhdetta hyvänä, vaikka matka oli varsin arvokas. Mittarit: Kaikki merkittävät hankinnat on kilpailutettu. Kaikki isommat hankinnat kilpailutettiin suunnitelman mukaan. Suurin ja joukkueen kannalta merkittävin kilpailutus oli matkatoimistokumppanin valinta. Tuloslaskelman lopputulos on pyöreä nolla Joukkueen tulos oli leirimatkan jälkeen positiivinen. Tämä mahdollisti jälkitapaamisten tukemisen ja joukkueen leirikirjan toteuttamisen. Joukkueen tilinpäätös valmistuu keväällä 2016 ja jos tulos on tällöin yli 50 /osallistuja ylijäämäinen niin yli jäänyt raha palautetaan osallistujille. 11

12 Osallistujan hinta-laatu-suhde on kohdillaan Osallistujilta kerätyn palautteen perusteella voidaan todeta jamboreematkan hinta-laatu suhteen olleen kohdillaan. 100 % 90 % 80 % 70 % 60 % 50 % 40 % 30 % 20 % 10 % 0 % Leirimatkan hinta/laatusuhde matkapaketeittain Jamboreematka Jamboree- ja oheismatka Omatoimimatka Erinomainen Hyvä Tyydyttävä Huono Valuuttariskien minimointi Valuuttariskit huomioitiin ja niihin varauduttiin muun muassa valuuttasuojauksella, realistisella budjetoinnilla ja tilittämällä Japaniin maksuja jenin kurssin ollessa suotuisa Leirimatka on osallistujille kasvatustavoitteiden mukainen positiivinen partiokokemus Projektin kasvatustavoitteiksi valittiin "suhde toisiin" ja "suhde yhteiskuntaan". Jamboreen tavoite yhdistää monta eri kulttuuria ja luoda ystävyyttä yli rajojen on jo itsessään tilanne, jossa luodaan luontevasti uusia kansainvälisiä ystävyyssuhteita ja toimitaan osana vierasta kulttuuria ja yhteiskuntaa. Palautekyselyssä kasvatustavoitteiden toteutumista pyrittiin selvittämään kysymällä osallistujien suhtautumista vieraaseen kulttuuriin sekä solidaarisuuteen. Projektin perusajatuksena oli luoda kaikille osallistujille mahdollisimman positiivinen ja hyvin järjestetty matka. Matkan osalta pyrittiin monipuolisuuteen ja lähtijät saivat valita haluavatko he osallistua oheismatkalle vai eivät. Suurin osa joukkueen jäsenistä valitsi oheismatkan, joka sisälsi hyvin monipuolista ohjelmaa Tokion suurkaupungista Kioton perinteisiin temppeleihin. Matkajärjestelyissä 12

13 haettiin kustannustehokkuutta laadusta kuitenkaan tinkimättä. Japanin maakuljetuksissa, majoituksissa ja ruokailuissa haettiin aina järkevintä vaihtoehtoa, eikä halvinta. Tämä nosti muuten arvokkaan matkan hinta-laatu -suhteen hyväksi ja matkajärjestelyt saivat paljon kiitosta. Osallistujien tärkein kontaktipinta Suomen joukkueeseen olivat leirilippukunnanjohtajat. He pystyivätkin hyvin välittämään tietoja joukkueelta osallistujille sekä vastaamaan osallistujien ja heidän vanhempiensa kysymyksiin. Tämä auttoi todella paljon positiivisen kokemuksen saamisessa ennen leiriä, leirillä ja sen jälkeen. Suureen määrään leirilippukuntia mahtui myös joitain ongelmia leirimatkalla ja ennen sitä. Ongelmiin pyrittiin puuttumaan joukkueen toimesta aina mahdollisimman ripeästi, ennen kuin ne kasvoivat liian suuriksi tai aiheuttivat suurempaa mielipahaa. Suomen joukkueen jäsenet toimivat leirimatkalla erittäin partiomaisesti ja joukkue antoi merkittävän panoksen koko tapahtuman onnistumisessa. Suomen joukkueen jäsenet noudattivat hyvin sekä joukkueen omia että jamboreeorganisaation antamia sääntöjä ja ohjeita. Valituksia tai huomautuksia joukkueen toiminnasta ei yhtä pientä poikkeusta lukuunottamatta tullut. Merkittäviä leiriläisten turvallisuutta vaarantavia ongelmia ei matkan aikana ollut. Mittarit: Joukkueen jäseniltä kerätty palaute Palautteen perusteella joukkueen jäsenten fiilis oli leirimatkan jälkeen erittäin hyvä. Yleinen fiilis Fiilis leirimatkan jälkeen 100 % 90 % 80 % 70 % 60 % 50 % 40 % 30 % 20 % 10 % 0 % Erinomainen Hyvä Tyydyttävä Huono 13

14 Oheismateriaalista saatu palaute Sähköisestä oheismateriaalista ja joukkueen muusta viestinnästä on tullut paljon positiivista palautetta. Kasvatustavoitteiden toteutuminen Millaista toimiminen yhdessä erilaisista kulttuureista tulevien partiolaisten kanssa sinusta oli? 100 % 80 % 60 % 40 % 20 % 0 % Ihanaa Mielenkiintoista Haastavaa Mahdotonta Onko sinusta reilua, että paremmin toimeentulevista maista tulevat partiolaiset maksavat korkeampaa leirimaksua? 100 % % % % % 10 0 % Kyllä Ei Leiriläisten on helppo tuoda esiin asioita leirilippukunnan johdolle Leirilippukunnat olivat kaikki erilaisia, kuten myös leirilippukuntien johtajat. Osassa lippukuntia johtajien kanssa toimiminen oli helpompaa kuin toisissa. Mikään ei viittaa siihen, että yhdessäkään lippukunnassa olisi ollut tämän suhteen suuria ongelma. 14

15 3. Johtaminen ja rekrytointi 3.1. Johtoryhmä Avoin haku joukkueenjohtajaksi alkoi syyskuussa 2012 ja hakijoita oli reilu 10, joista kolme kutsuttiin tarkempaan ryhmähaastatteluun. Joukkueenjohtajat Mikko Roininen ja Mari Ahmajärvi pestattiin helmikuussa 2013, jonka jälkeen avattiin haku muihin johtoryhmäpesteihin. Hakemuksia tuli yhteensä 20. Kevään 2013 aikana joukkueenjohtajat kutsuivat hakemusten perusteella haastatteluun 12 henkilöä. Näistä johtoryhmään valittiin seitsemän henkilöä ja muutama haastateltu ohjattiin tiimeihin. Johtoryhmässä tapahtui henkilömuutoksia vuonna 2014 perhesyiden vuoksi. Mari Ahmajärvi lopetti pestissään keväällä 2014 ja joukkueen varajohtajaksi tuli Timo Miettinen. Ohjelma- ja matkapäälliköksi Miettisen tilalle siirtyi matkatiimistä Sami Kuivasaari. Kiira Fröbergin kanssa toiseksi talouspäälliköksi valittiin Erja Segerstam. Talouspäälliköistä vain Segerstam oli mukana leirimatkalla. Johtoryhmän kokoonpanossa painotettiin monipuolisuutta. Johtoryhmän jäsenet olivat eri ikäisiä, eri piireistä, sekä partiotaustaltaan erilaisia. Lisäksi johtoryhmän jäsenillä oli hyvin vaihteleva määrä jamboree- ja kohdemaakokemusta. 15

16 Johtoryhmän kokoonpano: Joukkueenjohtaja, Mikko Roininen (Uusimaa) Joukkueen varajohtaja, Timo Miettinen (PP) (Mari Ahmajärvi (Lappi) 03/2014 asti) Viestintäpäällikkö, Salla Salmela (PäPa) ja Jussi Karhunen (J-SP) NHQ-päällikkö, Meeri-Maria Jaarva (PäPa) Huoltopäällikkö, Teemu Keso (Häme) Osallistujapäällikkö, Tiia Hintsa (J-SP) Talouspäällikkö, Kiira Fröberg (L-SP) ja Erja Segerstam (PäPa) 04/2014 alkaen Ohjelma- ja matkapäällikkö, Sami Kuivasaari (Häme) (Timo Miettinen 03/2014 asti) Johtoryhmä kokoontui projektin aikana 12 kertaa viikonlopun seminaariin. 11 seminaaria oli ennen leirimatkaa ja yksi sen jälkeen. Lisäksi skype-kokouksia tai muita iltakokouksia pidettiin melkein kuukausittain. Vuonna 2013 pidettiin kahdeksan kokousta, vuonna kokousta ja vuonna 2015 seitsemän kokousta ennen leiriä ja viisi leirin jälkeen. Johtoryhmä matkusti samassa oheismatkaryhmässä ja matkan ja leirin aikana johtoryhmä kokoontui yhteensä 22 kertaa. Japanin organisaatio järjesti eri maiden joukkueiden johtajille kolme ennakkotapaamista Japanissa, kaksi virallista ja yhden epävirallisen. Ensimmäinen epävirallinen tapaaminen järjestettiin kesällä 2013 ja siihen osallistui joukkueenjohtaja ja SP:n kansainvälinen asiamies WOSM. Tällöin vierailtiin samalla leirialueella järjestetyllä Asia-Pacific -alueen omalla jamboreella. Tämä vierailu antoi hyvän käsityksen siitä, miltä leirialue näyttää ja toimii. Seuraava tapaaminen järjestettiin maaliskuussa 2014, osallistujina olivat joukkueenjohtaja ja NHQ-päällikkö. Viimeinen tapaaminen järjestettiin maaliskuussa 2015 ja tällöin osallistujina olivat joukkueen varajohtaja ja huoltopäällikkö. Tapaamisiin osallistuminen oli projektin kannalta hyödyllistä, sillä moni joukkueelle tärkeä asia saatiin hoidettua kuntoon nimenomaan näissä tapaamisissa. Kokonaisuudessaan johtoryhmä toimi erittäin hyvin ja sisäinen dynamiikka oli toimiva. Johtoryhmän avoin ja luottamuksellinen ilmapiiri jatkui koko projektin ajan, eikä se kärsinyt henkilöiden vaihtumisesta. Johtoryhmä piti koko projektin ajan langat kollektiivisesti hyvin käsissään ja päätti kaikista merkittävistä asioista tehokkaasti. Johtoryhmän päätöksistä tiedottamiseen olisi voitu kiinnittää enemmän huomioita, jotta tieto olisi välittynyt paremmin myös johtoryhmän ulkopuolelle CMT Johtoryhmä suunnitteli CMT:n kokoonpanon tehtävätasolla syksyllä Tuolloin suunnittelun lähtökohtana oli tavoitellun osallistujamäärän mukaisesti 22 henkilön vahvuinen CMT. Ilmoittautumisen päätyttyä suunniteltiin 30 hengen CMT:n kokoonpano, joka vahvistettiin kun osallistujamäärä varmistui 16

17 ensimmäisen osallistumismaksuerän jälkeen keväällä Kokoonpanoon tuli pieniä muutoksia vielä vuoden 2015 alussa. Lopullinen CMT:n kokoonpano oli: Joukkueen organisaatiomalli rakentui johtoryhmästä ja osa-alueiden muodostamista tiimeistä. Koko joukkuetta koskevat päätökset tehtiin johtoryhmässä ja jokainen osa-alue vastasi omalle vastuulleen kuuluvista asioista. Tämä malli ohjasi toimintaa monella eri tasolla: Jokaisen osa-alueen päällikkö vastasi oman tiiminsä rekrytoinnista. Rekrytointi aloitettiin kesällä hengen CMT:n kokoonpanosuunnitelman mukaisesti. Sisäinen tiedonkulku johtoryhmän ja CMT:n välillä suunniteltiin kulkevan johtoryhmäläisten kautta omille tiimeille ja takaisin. 17

18 Tiedonhallinta Google Drivessä toteutettiin sillä ajatuksella, että jokaisella tiimillä oli oma kansio, johon päällikön oli määrä jakaa tiimiläistensä tarvitsemat dokumentit. CMT kokoontui neljään seminaariin, joista kolme pidettiin ennen leiriä ja yksi leirin jälkeen. Ensimmäinen seminaari oli tammikuussa 2014, toinen maaliskuussa 2015 ja kolmas toukokuussa Lisäksi CMT kokoontui leirialueella kaksi kertaa ennen varsinaisen leirin alkua ja kerran leirin jälkeen. Näiden kokousten sisältö liittyi lähinnä leirin rakentamiseen ja purkamiseen sekä leiriläisten saapumiseen ja saamiseen pois leirialueelta. Koko joukkuetta koskevista asioista päättäminen pääasiallisesti johtoryhmässä mahdollisti tehokkaan johtamisen. Asioista ei tarvinnut keskustella liian monesta eri näkökulmasta. Johtoryhmän tekemistä päätöksistä olisi kuitenkin pitänyt tiedottaa CMT:tä aktiivisemmin ja leirillä varsinkin leiritoimiston väkeä. CMT:n rekrytointi olisi ollut hedelmällisintä hoitaa kerralla lopulliseen vahvuuteensa. Johtoryhmä ei kuitenkaan uskonut villeimmissä unelmissaankaan joukkueen koon kasvavan näin suureksi. Tällöin myös haku kaikkiin tarjolla oleviin pesteihin olisi ollut yhtä aikaa auki. Ensimmäinen CMT-seminaari olisi kannattanut järjestää vasta koko CMT:n ollessa kasassa, eli vasta ilmoittautumisen päättymisen jälkeen. Budjetillisista syistä suunniteltiin alunperin vain kaksi CMTtapaamista ennen leiriä. Kun keväällä 2015 varmistui, että budjetissa on varaa, järjestettiin myös kolmas seminaari. Tämä kannatti ehdottomasti, sillä vasta kolmannessa tapaamisessa ja sen jälkeen tiimit saivat kunnolla avattua keskinäisen keskusteluyhteyden. Tapaamiset olisi ollut parempi jaotella ajallisesti tasaisemmin. Tiedonhallinta ei toiminut parhaalla mahdollisella tavalla. Tiedostojen jako jokaisen tiimin omaan kansioon oli liian työläs tapa, eikä sitä tullut tehtyä riittävän aktiivisesti. CMT:n jäsenet kokivat jäävänsä paitsi tärkeistä tiedoista. Olisi ollut parempi ratkaisu laittaa kaikki tiedostot suoraan sellaiseen kansioon, johon koko CMT:llä on pääsy. Tämän lisäksi tulee kuitenkin olla erillinen johtoryhmän kansio, jonne tallennetaan tiedostot, joihin vain johtoryhmäläisillä on pääsy. Molemmat SP:n puheenjohtajat olivat osa CMT:tä. Tämä johtui pääasiassa siitä, että heidät molemmat oli pestattu CMT:hen ennen valintaa SP:n puheenjohtajistoon. Heidän läsnäolonsa leirillä oli erittäin hyödyllistä. Toki samaan lopputulokseen olisi luultavasti päästy jos he olisivat osallistuneet leirille esimerkiksi Scout Guesteinä. Tällöin CMT:stä olisi vapautunut kaksi paikkaa esimerkiksi leirilippukuntia ja ISTejä tukemaan. Suomen Partiolaisten kansainvälinen asiamies WOSM ei osallistunut jamboreelle. CMT:n henkeä leirillä pidettiin onnistuneena ja merkittäviltä sisäisiltä ristiriidoilta vältyttiin. NHQ:ta pidettiin pääsääntöisesti mukavana paikkana työskennellä. Joukkueen hankkima erillinen hengailu- ja 18

19 kokoustila oli tarpeellinen ja sitä käytettiin ahkerasti. Sääolosuhteet olivat niin kuumat, että kaikki halusivat varjoon, jolloin NHQ-teltta kävi tiloiltaan osin ahtaaksi Ohjausryhmä Projektin ohjausryhmä nimitettiin KVY-valiokunnan toimesta joukkueenjohtajien valinnan jälkeen keväällä Ohjausryhmän rooli oli tukea projektia sekä hyväksyä kaikki merkittävät päätökset, kuten projektisuunnitelma, budjetti, matkapakettien hinnat ja loppuraportti. Lisäksi ohjausryhmä valvoi projektin etenemistä, mutta sen ei tarvinnut missään kohtaa puuttua projektin läpivientiin. Koska projektin budjetti oli erittäin suuri, toimi projekti suoraan Suomen Partiolaisten hallituksen (SPH) alaisuudessa, eikä KVY-valiokunnan, kuten leirimatkat yleensä. Tämä aiheutti jonkin verran ongelmia projektin edetessä, sillä päätöksentekoprosessit eivät olleen aina kovin selviä. Ohjausryhmän puheenjohtajana toimi kesään 2015 asti Jukka Tulivuori ja syksyn 2015 ajan Anniina Markkula. Ohjausryhmän jäseninä toimivat Mikko Roininen, Timo Miettinen, Jeo Lehto, Mikko Hieta, Katriina Kuusela ja Arvi Snäll. Lisäksi Susanna Pyörre oli jäsenenä keväästä 2014 kevääseen Ohjausryhmä kokoontui 3-5 kertaa vuodessa, projektin vaiheesta riippuen. Tätä voidaan pitää sopivana määränä. Ohjausryhmän jäsenten osallistuminen kokouksiin oli vaihtelevaa, jatkossa kannattaa kiinnittää huomiota siihen, että jäsenillä on aikaa osallistua kokouksiin. Lisäksi jatkossa tulisi varmistaa, että ohjausryhmällä on riittävät valtuudet tehdä päätöksiä projektia koskien, eikä toimia vain ns. kumileimasimena Leirilippukunnanjohtajat (LLPKJ) Ensimmäisessä vaiheessa rekrytoitiin leirilippukuntien vastuujohtajat. Tavoitteena oli rekrytoida vastuujohtajat niiltä maantieteellisiltä alueita, mistä lippukunnat muodostuisivat. Näin vastuujohtajalla olisi alueellista lippukuntien tuntemusta ja tietoa mahdollisista leirilippukuntien ennakkotapaamisten järjestämispaikoista. Vastuujohtajalla tuli olla aiempaa jamboreekokemusta tai vastaavasti kokemusta kotimaisilta suurleireiltä. Lisäksi hänen tuli olla aikuinen (yli 22 v.). Vastuujohtajilla oli mahdollisuus itse rekrytoida itselleen johtajisto, ja osalla vastuujohtajista olikin jo hakuvaiheessa tiedossa itselleen johtajatiimi. Ilmoittautumisen päätyttyä leirilippukuntia muodostui joukkueeseen 18 kappaletta, joten johtajia tarvittiin 72 henkilöä (katso liite 12.3: Leirilippukunnat, niiden alueellinen jako ja lippukuntien johtajistot). Loppujen LLPKJ:ien rekrytointi aloitettiin joukkueen nettisivuilla heti lippukuntien määrän 19

20 selvittyä keväällä Lisäksi kontaktoitiin ilmoittautumisen yhteydessä kiinnostuksensa ilmoittaneita partiojohtajia. Suurin osa leirilippukunnanjohtajista oli rekrytoitu toukokuuhun 2014 mennessä ja kesäkuussa järjestettiin yhteinen LLPKJ-tilaisuus johon suurin osa johtajista osallistui. Tapaamisessa nimettiin lippukunnat, sovittiin yhteydenpidon tavoista joukkueen johdon ja leirilippukunnan johtajien välillä sekä käytiin pestikeskusteluja. Osallistujapäällikkö jatkoi rekrytointia tapaamisen jälkeen ja lopulta syksyllä 2014 ensimmäisiin leirilippukuntien tapaamisiin mennessä kaikki johtajistot oli rekrytoitu. Leirilippukuntien johtajistoissa tapahtui kuitenkin muutoksia pitkän projektin aikana niin, että lopullinen johtajisto oli koossa vasta toukokuussa Seuraava jamboreeprojekti voisi rekrytoinnissa miettiä olisiko mahdollista rekrytoida leirilippukunnanjohtajia jo ennen virallista ilmoittautumista. Toinen hyvä keino olisi sulkea aikuisten ilmoittautuminen esimerkiksi kuukautta leiriläisten ilmoittautumista myöhemmin jolloin tiedetään mikä määrä johtajia tarvitaan. Nyt käytössä ollut mahdollisuus vastuujohtajan rekrytoida itselleen oma tiimi kannattaa pitää mukana. Myös mahdollisuutta neljän johtajan ilmoittautua valmiiksi leirilippukunnan johtajistoksi tai esimerkiksi johtajaparin ilmoittautua yhdessä kannattaa markkinoida Kriisiryhmä Suomen joukkueen kasvaessa päätettiin joukkueelle perustaa erillinen kriisiryhmä, joka pystyttäisiin tarvittaessa irrottamaan normaalista toiminnasta kriisin hoitamista varten. Näin muut CMT:läiset voisivat keskittyä joukkueen hallintaan ja normaalien prosessien pyörittämiseen. Kriisiryhmä perustettiin syksyllä Joukkueen kriisiryhmään kuuluivat Mikko Roininen (joukkueenjohtaja), Ilona Pitkänen (turvallisuusmestari), Jussi Karhunen (viestintäpäällikkö), Jari Autti (joukkueen lääkäri), Jaffa Toivanen (matkamestari) ja Anna Munsterhjelm (SP:n PJ). Ennen leirimatkaa kriisiryhmä osallistui aktiivisesti joukkueen turvallisuussuunnitteluun ja mietti eri toimintamalleja kriisien sattuessa. Kokonaisprojektiin nähden joukkueen turvallisuussuunnittelu oli jäljessä muuta projektia, mutta se saatiin tehtyä juuri ennen leirimatkaa. Leirimatkan aikana kriisiryhmä kokoontui virallisesti kaksi kertaa, joista ensimmäinen oli järjestäytymiskokous ja toisella kertaa käsiteltiin joukkueen maineeseen liittyvää mahdollista kriisiä. Tämä tapaus ei kuitenkaan eskaloitunut varsinaiseksi kriisiksi. Oheismatkan aikana tapahtuneet haverit yms. käsiteltiin käytännön syistä kriisiryhmän sijasta Suomen joukkueen johtoryhmässä. Kokonaisuudessaan voidaan todeta, että kriisiryhmä oli hyödyllinen vaikka sen toimintaa ei jouduttu käytännössä testaamaan. Joukkueen turvallisuustilanne oli koko matkan ajan hyvä. 20

21 3.6. Kotimaan tuki Suomen ja Japanin välisen aikaeron, joukkueen suuren koon sekä partioaseman kesälomakauden aikaisen matalan palvelutason vuoksi päätettiin kokeilla konseptia Suomessa päivystävästä ryhmästä, joka toimii tiedon välittäjänä joukkueen ja joukkuetta tavoittelevien tahojen välillä. Tavoitteena oli antaa joukkueelle työ- ja yörauha Japanissa. Tiimin vetäjä pestattiin huhtikuussa Suunnitellut tehtävät olivat: Vastaa vanhempien tai muiden omaisten puheluihin. Vastaa yksinkertaisiin kysymyksiin ja ohjaa tiedon lähteelle internetiin. Tekee päätöksen, välittääkö asian joukkueelle vai antaako kysyjälle suoran numeron esim. NHQ:lle. Vastaa tarvittaessa median kysymyksiin tai välittää kysymykset eteenpäin joukkueelle sekä saattaa median ja Suomessa käytettävissä olevat haastateltavat yhteen. Joukkueen avustaminen esimerkiksi viestinnällisissä tai virka-aikaan Suomessa hoidettavissa asioissa Tiedotustilaisuuden järjestelyissä avustaminen Helsinki-Vantaalla lähdön hetkellä. Välittää tietoa kriisitilanteissa, evakuointitapauksissa jne erillisen kriisi- ja kriisiviestintäohjeen mukaisesti. Kotimaan tukiryhmään kuului ryhmän vetäjän lisäksi neljä päivystäjää. Ryhmä päivysti aina yhden henkilön voimin noin viikon kerrallaan. Ryhmän käytössä oli dataliittymällä varustettu päivystyspuhelin. Pääasialliseksi tiedonvaihtovälineeksi kotimaan tuen ja joukkueen välille valittiin Google Drivestä löytyvä taulukko. Lisäksi nopeampaa reagointia vaativissa asioissa sovittiin kiireellisyyden mukaan joko sähköpostiin, teksitiviestitse tai puhelimitse annetusta viestin saapumisilmoituksesta. Japanista oltiin ryhmään yhteydessä ainoastaan tiedottamalla heitä joistain tapahtumista, joista oletettiin voivan tulla kyselyitä kotimaan tuelle. Omaisten ja median suunnasta tuli vain muutamia yhteydenottoja, joista osaan vastattiin suoraan ja osa välitettiin Japaniin. Leirin alkupäivinä NHQ:ssa oli ongelmia internet-yhteyden kanssa, minkä vuoksi yhteisen Google-tiedoston lukeminen Japanissa oli liian satunnaista. Yhteyksien parannuttua dokumentin seuraaminen saatiin vastuutettua leiritoimistoon ja vasteajat viesteihin vastaamiseen Suomeen pienenivät. Koska jamboreematka sujui ilman isoja ongelmia, eikä matkan aikana Japanissa sattunut esimerkiksi suuria luonnonmullistuksia, oli kotimaan tuen hyödyntäminen kohtuullisen vähäistä. Jos Japanissa olisi tapahtunut jotain suuria massoja kiinnostavaa, olisi kotimaan tuen tarjoama puskuri ollut erittäin tärkeässä roolissa. 21

22 3.7. Yhteenveto työryhmistä Johtoryhmän jäsenten johtamien tiimien lisäksi suunnittelua tehtiin osa-aluerajat ylittävissä työryhmissä. Työryhmissä oli mukana johtoryhmän jäsenten lisäksi muita CMT:läisiä. Jäsenet valikoituivat sen mukaan mitä osa-alueita työryhmässä pitäisi olla edustettuina. Työryhmiä oli kaksi: vaatetus ja Suomi-kuva. Työryhmät kokoontuivat omaan tahtiinsa ja toivat asioita päätettäväksi ja tiedoksi johtoryhmän kokouksiin. Yritysyhteistyö aloitti myös omana työryhmänään, mutta käytännössä yritysyhteistyötä koordinoi talouspäällikkö. Vaatetustyöryhmässä olivat edustettuna joukkueenjohto, huolto, osallistujat, talous ja viestintä. Työryhmän tehtävänä oli suunnitella osallistumismaksuun sisältyvät asusteet ja merkki sekä kilpailuttaa tuotteiden hankinta. Tämän jälkeen huolto aloitti tarjouskilpailun yhdessä sovitusta paidasta ja hatusta. Paidan, hatun ja merkin muotoilun ja graafisen ilmeen kanssa oli pitkiä viiveitä. Tämä vaikeutti huomattavasti hankintojen tekemistä ja mallien hyväksyntää. Suositeltavaa on sopia joukkueen edustusasun graafinen ilme ajoissa ja käynnistää edustusasun suunnittelu- ja hankintaprosessi mahdollisimman hyvissä ajoin. Vaatetustyöryhmä piti yhteyttä samaan aikaan käynnissä olleeseen SP:n kesäasuprojektiin, jonka tuloksena SP:lle suunniteltiin lyhythihainen partiopaita kesäkäyttöön. Valitettavasti projekti viivästyi sen verran että ensimmäisten lyhythihaisten paitojen toimitus tapahtui vain päiviä ennen ensimmäisten lähtöä Japaniin. Suomi-kuva -työryhmässä olivat edustettuna NHQ, viestintä ja osallistujat. Työryhmän piti miettiä minkälaista Suomi-kuvaa leirillä halutaan viestiä, mutta työ ei päässyt kovinkaan hyvin alkuun. Työryhmä lopetettiin kun päätettiin että mitään yhtenäistä Suomi-kuvaa - esimerkiksi sloganeita - ei ole järkevää eikä mahdollista yrittää kehittää vaan on tärkeämpää että jokainen joukkueen jäsen pystyy kertomaan Suomesta ja suomalaisesta partiosta omalla tavallaan. Yleisesti voidaan todeta, että työryhmät olivat hyvä toimintatapa, mutta niiden toimintaa tulisi jalostaa ja valvoa tarkemmin. 4. Talous Jamboree-projektin talouspäällikköinä toimivat Kiira Fröberg ja Erja Segerstam (04/2014 ->). Alunperin johtoryhmässä oli vain yksi talouspäällikkö. Kun Fröberg estyi lähtemästä itse leirimatkalle, päätettiin hänelle rekrytoida työpari. Erja Segerstam aloitti talouspäällikön pestissä ja johtoryhmän jäsenenä 04/2014. Taloustiimiin kuului lisäksi talousmestari, jonka osuus ryhmän toiminnassa rajoittui mahdollisten yritysyhteistyökumppaneiden etsimiseen. 22

23 Talouspäälliköiden vastuut: Budjetointi ja budjetin päivitys Valuuttasuojauksen tekeminen Peruutusehtojen laatiminen Osallistumismaksujen maksuerät (1-4) Projektin laskujen hyväksyminen ja kierrätys SP:n eoffice -järjestelmässä Budjettiseuranta Leirimatkan aikainen rahaliikenne Yritysyhteistyö Talouspäällikön pesti oli vaativa ja aikaavievä, paljon ennakkokäsitystä laajempi. Ostolaskujen tarkastus ja kierrätys sekä siihen liittyvä budjettiseuranta, yhteydenpito SP:n taloustoimistoon ja toimenpiteet eofficessa veivät talouspäälliköltä aikaa 2-10 h/vko koko projektin ajan, jatkuen vielä leirin jälkeenkin. Yritysyhteistyön hoitaminen vei aikaa yhteensä noin 50 tuntia. Ihanteellinen kokoonpano tiimille olisi ollut talouspäällikkö ja controller, molemmat työvastuussa koko projektin ajan. Talouspäällikkö teki tiivistä yhteistyötä SP:n taloustoimiston kanssa ja toimiston tarjoama tuki oli asiallista, joskin välillä aikaavievää. Projektin taloushallintoa olisi helpottanut se, että talouspäälliköllä olisi ollut laajemmat oikeudet SP:n talousjärjestelmään, jolloin kirjanpitotietojen hakeminen suoraan järjestelmästä olisi ollut mahdollista, eikä erilaisia raportteja olisi tarvinnut pyytää toimistolta. Talouspäälliköllä olisi hyvä olla oikeus tulostaa raportteja kirjanpitojärjestelmästä niin halutessaan. Tiedon kulku ja yhteistyö talouspäällikön ja muun johtoryhmän välillä oli sujuvaa ja toimivaa. Eri osaalueiden budjettiseuranta toteutui pääasiassa osa-alueestaan vastaavien päälliköiden toimesta. Osallistumismaksujen perintä hoitui kahden ensimmäisen maksuerän kohdalla talouspäällikön aloitteesta ja valvomana ollen työlästä ja aikaavievää. Kahden viimeisen maksuerän kohdalla tilanne helpottui, kun SP:llä saatiin käyttöön sähköinen laskutusjärjestelmä. Rahaliikenne leirimatkan aikana hoidettiin siten, että matkan aikana tarvittava määrä käteistä (JPY, EUR) vaihdettiin Suomessa ja johtoryhmä kuljetti sen Japaniin. Lisää käteistä nostettiin Japanissa SP:n Danske Bankin luottokorteilla, joilla myös maksettiin matkan aikaiset pienhankinnat. Projektin budjetti kasvoi merkittävästi suuremmaksi kun osallistujamäärä yli tuplaantui alkuperäisestä tavoitteesta. Lopullinen budjetti oli noin 3,4 miljoonaa euroa. Joukkue noudatti alusta loppuun tiukkaa talouskuria, kaikki suuremmat hankinnat ja poikkeamat budjettiin käsiteltiin aina johtoryhmässä. Joukkueella oli oma talousohje, jonka noudattamista seurattiin aktiivisesti. Joukkueen budjetti oli suunniteltu siten, että siinä oli varauduttu tunnistettuihin riskeihin esimerkiksi valuutan kurssimuutosten ja lentomatkojen hinnan suhteen. Kaikki joukkueen isommat hankinnat kilpailutettiin suunnitelman mukaisesti. 23

24 Projektin eri osa-alueet ottivat vastuun omista budjeteistaan eikä päävastuu osabudjettien seurannasta jäänyt talouspäälliköille. Projektin budjettia päivitettiin aktiivisesti ja kulujen seurantajärjestelmä oli toimiva. Oli hyvä käytäntö, että talouspäällikkö tarkasti laskut ennen maksatusta, laskutusperusteet varmistettiin kunkin osa-alueen vastuuhenkilöltä. Taloustiimi koostui alan ammattilaisista, mikä teki toiminnasta ja yhteistyöstä SP:n kanssa vaivatonta. Aikataulut toteutuivat suunnitellusti ja tiimin toiminnassa päähuomio oli olennaisessa eli talouden hallinnassa ja seurannassa. Taloustiimin laatimat joukkueen osallistumis- ja peruutusehdot olivat hyvät ja pätevät ja estivät turhat matkojen peruutukset ja niiden aiheuttamat taloudelliset tappiot. Osallistujilta kerätyn palautteen perusteella leiri- ja oheismatkan hinta-laatusuhde oli kohdallaan eikä hinnoittelun julkistamisvaiheessa kuultua negatiivista palautetta tullut enää esille myöhemmin. Valuuttariskiin varauduttiin hankkimalla ostohetkellä ilmoittautuneiden osallistumishinnan määrän verran valuuttaoptioita, joita ei kuitenkaan jenin kurssikehityksestä johtuen käytetty Yritysyhteistyö Yritysyhteistyötä päätettiin lähteä rakentamaan lähettämällä kohdennettuja yhteistyöpyyntöjä valikoiduille yrityksille. Noin 50:stä lähetetystä yhteistyöpyynnöstä tuotti tulosta alle 20%. Yritysten kautta saatiin lahjoituksena mm. kankaita (Finlayson), lankoja (Pirtin Kehräämö), Muumi-rekvisiittaa (Moomin Characters) ja kertakäyttöastioita (Huhtamäki). Lisäksi Turun Haalarimerkistä saatiin hyvä hinta joukkueen merkille, ja joukkue- ja VIP-lahjoina viedyt muumimukit saatiin alennettuun hintaan (Muurla). Suomen joukkue teki yhteistyötä myös Scandinavian Outdoor Storen kanssa, johon Suomen Partiolaisilla oli sopimussuhde jo ennen projektia. Yhteistyön kanssa oli haasteita, sillä vasteajat olivat todella pitkiä. Alunperin ajatuksena oli saada myyntiin laaja kirjo erilaisia joukkueelle brändättyjä tuotteita, mutta lopulta myyntiin saatiin vain joukkueen merkkejä. Lisäksi yritys tarjosi joukkueen jäsenille -20% alennuksen tuotteistaan. Yritysyhteistyölle ei oltu asetettu erillisiä tavoitteita, eikä budjetoinnissa oltu erikseen laskettu tuottoja mahdollisille lahjoituksille. Kaikki yritysyhteistyön kautta saadut edut olivat niin sanotusti plussaa. Kokonaisuudessaan yritysyhteistyön kautta saadut edut eivät olleet projektin budjettiin nähden merkittäviä. Kuitenkin erityisesti suoraan lähtijöille kohdistetut alennuskampanjat koettiin mukavaksi lisäksi, vaikka ne eivät joukkuetta suoranaisesti hyödyttäneet. Talouspäällikkö nimettiin yritysyhteistyön vastuuhenkilöksi, mutta käytännössä yhteistyökumppaneiden etsiminen ja neuvottelut jakautuivat useammalle henkilölle (huoltopäällikkö, joukkueenjohtaja, 24

25 talousmestari) ja niitä olisi voinut koordinoida paremmin. CMT:n jäsenet olisi voinut valtuuttaa etsimään tavaralahjoituksia myös itsenäisemmin Vakuutukset Joukkueella oli kalustolleen yleinen materiaalivakuutus. Ennen leiriä telttojen vakuusarvoa nostettiin telttoja rikkovan myrskyn pelossa. Japaniin lähetetyt merikontit vakuutettiin huolintayhtiön kautta kuljetuksen ajalle. Joukkueen valo- ja videokuvaajien kuvaus- ja editointikalusto vakuutettiin joukkueen varoista. Joukkue suositti kaikille lähtijöille oman, henkilökohtaisen matkavakuutuksen ottamista lähinnä matkatavarasuojan vuoksi, vaikka partiovakuutus olikin voimassa. Partiovakuutus ei esimerkiksi korvannut elektroniikkavahinkoja. 5. Huolto Joukkueen huollon suunnittelu aloitettiin kolmen henkilön voimin: huoltopäällikkö, huollon kakkonen ja saunamestari, joka toimi myös joukkueen lääkärinä. Todellisen lähtijämäärän selvittyä huollon CMTkokoonpanoa vahvistettiin pestaamalla huoltohenkilö ja turvallisuusmestari. Joukkueen koon kasvaessa sekä lääkärin tehtävien lisääntyessä saunatiimin vetäjä otti koko saunaprojektin vastuulleen, jolloin lääkäri saattoi keskittyä kokopäiväisesti lääkinnän suunnitteluun. Käytettävissä oleva kalusto oli ratkaisevassa osassa huollon onnistumisessa. joukkueen jäsenet pystyivät käyttämään näitä resursseja tehokkaasti, ja tavoitteisiin päästiin onnistuneiden etukäteishankintojen ja huolellisen varautumisen johdosta. Varusteet toimivat, pienet huoltotarpeet oli helppo täyttää ja yllättäviinkin ongelmiin löytyi soveltuva ratkaisu. Projektin aikana huoltopäällikkö on joutunut tekemään ennakoitua enemmän hankintoihin liittyviä sopimuksia (mm. huolinta, tullaus, vakuutukset). Näiden vahvistaminen järjestön virallisilla nimenkirjoittajilla vei pahimmillaan kuukauden. Sopimusten valmistelu päätettiin luottisvoimin, mutta näin suuressa projektissa kannattaa vakavasti harkita sopimusasioiden jyvittämistä SP:n työntekijälle. Tälle henkilölle tarvitaan yhdistyksen nimenkirjoitusoikeus tai sujuva pääsy tapaamiseen sellaisen omaavan henkilön kanssa. Toinen vaihtoehto olisi hoitaa valtakirjalla kohdistettu oikeus luottikselle esim. jonkin sopimuksen hoitamiseen alusta loppuun. Hankintasopimusten lisäksi huoltopäällikkö teki hankintoja, enimmillään jopa noin 1500 eurolla viikossa. Näin suurten kulujen hoitaminen kululaskutuksen kautta ei ole järkevää vaan joukkueen avainhenkilöille kannattaa tilata luottokortit. Niiden hakeminen kannattaa aloittaa ajoissa, koska hallinnollisten asioiden hoitaminen ottaa aikansa. 25

26 5.1. Sauna Budjetti mahdollisti kolmen mittatilauksena tehdyn puukehikkoisen saunan viemisen leirialueelle. Kahta saunaa käytettiin leiriläisten (klo 10-16, poissulkien lounastauko) ja ISTien (klo 17-20) saunottamiseen ja kolmas sauna otettiin käyttöön joinakin VIP-iltoina. Kiukaat olivat puukiukaita, jotka lämmitettiin 23 kw kaasupolttimoiden avulla. Kaasua kului noin 200 kg. Yhden saunan koko oli 4 x 4 metriä ja vetoisuus 20 henkilöä. Saunat lämpenivät hyvin pienillä kiukailla, koska leirialueen lämpötila esilämmitti teltat jo 50 asteeseen. Saunatiimin kuusihenkinen ydin muodostettiin keväällä Saunottajat, jotka toimivat leirillä ISTpesteissä (ei siis CMT:n jäseninä) pestattiin myöhään syksyllä 2014 ja alkutalvesta Tiimi jaettiin leirillä kahteen osaan vuorojen mukaan. Yksi vuoro kesti 24 tuntia ja vaihto tehtiin klo 14. Tiimissä oli 15 jäsentä ja yksi johtaja. Jäsenistä yksi ei lähtenyt leirialueelle, mutta hän osallistui sitäkin aktiivisemmin tärkeisiin etukäteisvalmisteluihin. Tiimi oli riittävän iso pyörittämään kahta saunaa, mutta lisäkäsipareille olisi ollut tarvetta VIP-saunan takia. Saunatiimi onnistui monessa asiassa: sponsorien hankkiminen onnistui odotetusti, leirialueella mainospostikorttien käyttö vesilaaksossa tuotti tulosta, turvallisuusajattelu onnistui erittäin hyvin, saunan rakenne oli riittävän kestävä ja tiimijako oli onnistunut hyvin. Saunatiimi oli myös onnekas, sillä yksi tiimiläisistä oli japaninkielentaitoinen. Tästä oli paljon hyötyä. Seuraavien leirintekijöiden on syytä huomioida saunan ensiapuvalmius, jonka tulee olla normaalia korkeammalla tasolla. VIP-saunoille on myös hyvä olla oma vastuuhenkilö Kontit Suurimpana haasteena materiaalin kuljettamisessa oli saada riittävä tietotaito voimassa olevasta lainsäädännöstä niin EU:n kuin Japanin osalta sekä materiaalin kuljettamisesta Japaniin. Ikävä kyllä Suomen tai Japanin suurlähetystöt eivät pystyneet auttamaan vaan ohjasivat tukeutumaan huolintayhtiöihin. Syksyllä 2014 suoritetuissa tiedusteluissa selvisi, että on kaksi mahdollisuutta toteuttaa tavaroiden tullaus Japaniin: 1. Kaikki materiaali tullataan maahan ja maksetaan tavaran arvosta Japaniin arvonlisävero. Materiaalin poistuessa Japanista voitaisiin hakea arvonlisäveron palautusta materiaalista joka ei jäänyt Japaniin. Prosessi on toimiva, mutta monet varoittivat palautuksen hitaudesta. 26

27 2. Materiaalin väliaikainen maahantuonti ATA Carnetin avulla. Tässä ehtona on, että kaikki materiaali, joka viedään ATA Carnet -tullauksella on palautettava lähtömaahan. ATA Carnet on kansainvälinen tulliasiakirja, jolla voi väliaikaisesti viedä näyttelytavaroita, ammatinharjoittamisvälineitä, tai kaupallisia tavaranäytteitä ko. tulliyleisopimukseen liittyneisiin maihin. Joukkue päätyi toteuttamaan tullausmuodollisuudet ATA Carnetin avulla. Lopulliset tarjouspyynnöt lähetettiin huolintayhtiöille tammikuussa Tarjouspyynnössä oli kuvattu tavoitteet materiaalin kuljetukselle sekä Japaniin vietävän materiaalin monipuolisuus. Kaikki kulutusmateriaali päädyttiin jättämään pois ATA Carnetista ja tullaamaan Japaniin, koska ei voitu ottaa riskiä että koko ATA Carnet - dokumentti hylättäisiin. Helmikuussa 2015 projektin huolintayhtiöksi valittiin Varova Oy. Joukkue päätti lähettäa kaksi kahdenkymmenen jalan merikonttia, jotka ostettiin Suomen Partiolaisille. Tarjousta hyväksyttäessä Varova ilmoitti hoitavansa ATA Carnet -anomuksen ja muut dokumenttien laadinnat. Todellisuus oli se, että Varova ei ollut käsittänyt tarjouspyynnöstä huolimatta, että olimme kuljettamassa yli tuhatta erilaista tuotetta eri pakkausyksiköissään. Yhteydenotolla Kauppakamariin joka myöntää ATA Carnet - dokumentin selvisi, että he eivät suostu käsittelemään yli tuhannen rivin ATA Carnet -hakemusta sillä normaalisti hakemuksessa on vain muutamia tullauskoodeja. Tämä selvisi vasta esivalmistelevan pakkausviikonlopun jälkeen. Suomen Partiolaisten ATA Carnet oli yksi isoimmista Helsingin Kauppakamarin myöntämistä ATA Carnet -hakemuksista. Jokainen leirilippukunta sai yhden alumiinilaatikon johon he saivat pakata toivomansa materiaalit. Rajoituksena oli, että materiaali ei saa olla vaarallinen materiaali (keltainen kolmio tuotteessa), normaalien Japanin tullaussääntöjen kieltämä materiaali tai ISMP 15 -standardin mukainen puutuote. ATA Carnetin kannalta leirilippukuntalaatikot olivat suurin ongelma, sillä tavaroiden kirjo laatikoissa esti määrittelemästä laatikolle yhteistä tullausnimikettä, joka kattaisi kaikki tarvikkeet jolloin tavaroita ei tarvitsisi eritellä ATA Carnet -dokumentissa. Jatkossa voisi miettiä esimerkiksi tapaa jossa jokaiselle leirilippukunnalle toimitetaan matkalaukku ja siihen kuuluva ensiapulaukku lääkkeineen, jonka lentorahti on maksettu. Jokainen leirilippukunta saisi itse pakata laukkuun haluamansa tavarat. Samalla poistuisi pakko kuljettaa tavaroita takaisin Suomeen. Jokainen leirilippukunta ja joukkueen osa-alue oli ennen pakkausviikonloppua laatinut karkean listan materiaaleista mitä haluaisivat pakata mukaan. Nämä listat oli lähetetty koosteena huolintayhtiön tarkastettavaksi, joka lähetti ne edelleen Japaniin tarkistukseen. Pakkausviikonloppuna laatikoista poistettiin ne tavarat mitkä ohjeistuksessa oli kielletty tai huolintayhtiön toimesta suositeltu jättämään pois. Pakkausviikonloppujen aikana jokainen tavara laskettiin ja kirjattiin ylös lyijykynän tarkkuudella. Tämä ratkaisu hyödytti myöhemmässä vaiheessa huomattavasti kun Kauppakamarin pyynnöstä 27