PARAISTEN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 4/13 Tarkastuslautakunta Aika ja paikka: Kaupungintalo, OHJAAMO klo

Transkriptio

1 1 PARAISTEN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 4/13 Tarkastuslautakunta Aika ja paikka: Kaupungintalo, OHJAAMO klo Läsnä: Varsinaiset jäsenet: Ted Bergman (puheenjohtaja) Tommy Nymalm (varapuheenjohtaja) ( 1 7) Heli Nyberg Johan Svahnström ( 1 7) Oili Pyysalo Jarmo Takatupa Riitta Seppä Birger Ehrnström Varajäsenet: Krister Rehn JHTT, BDO Audiator Oy, pöytäkirjanpitäjä Patrik Nygrén talousjohtaja Peter Lindroos henkilöstöpäällikkö Kai Kalliolevo IT-käyttöpäällikkö KOKOUKSEN LAILLISUUS Todetaan, että kokous on laillisesti koolle kutsuttu ja päätösvaltainen. Kokous todettiin laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. 2 ESITYSLISTAN HYVÄKSYMINEN Ehdotus: Esityslista 4/13 hyväksytään. Esityslista 4/13 hyväksyttiin. 3 PÖYTÄKIRJAN TARKASTAMINEN Ehdotus: Pöytäkirja tarkastetaan mahdollisuuksien mukaan heti kokouksen jälkeen. Hyväksyttiin.

2 2 4 ESTEELLISYYS Lautakunnan jäsenten mahdolliset esteellisyydet tulee kirjata tähän pykälään. Uusia esteellisyyksiä ei ilmoitettu. 5 VUODEN 2013 TILINPÄÄTÖS, INFORMAATIO Talousjohtaja Patrik Nygrén on kutsuttu kokoukseen tekemään selkoa vuoden 2013 tilinpäätöksestä suhteessa talousarvioon muun muassa seuraavasti: - Tuloslaskelman toteuma (ml. kertyneen ylijäämän kehitys) - Käyttötalouden toteuma (toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet) o Mukaan lukien olennaiset talousarviopoikkeamat - Investointiosan toteuma (toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet) o Mukaan lukien olennaiset talousarviopoikkeamat - Rahoitusosan toteuma - Olennaiset tase-erät (erityisesti velkataakan kehitys suhteessa valtuuston asettamiin tavoitteisiin) - Muuta Kirjattiin: Hallitus käsittelee tilinpäätöstä Ylijäämä 3,1 miljoonaa euroa. Vuosikate 6,8 miljoonaa euroa. Käyttötalouden nettomenot 89,2 miljoonaa euroa. Käyttötalouden käyttöaste 99,6 %. Investoinnit netto 6,1 miljoonaa euroa. Investointien käyttöaste 93,6 %. Lainaa asukasta kohden euroa (maan keskiarvo euroa vuoden 2013 ennusteen mukaan). Asukasta kohden laskettu lainamäärä on siis 11 % korkeampi kuin maan keskiarvo. Toteuman suhteen voidaan todeta, että toimintaa on kokonaisuutena tarkasteltuna hoidettu annettujen talousarviokehysten mukaisesti. Erikoissairaanhoito ylitti kuitenkin talousarvion. Kokonaisuutena käyttötalouden toteumaan ollaan tyytyväisiä. Kokonaistoteuman ansiosta lainamäärää on pystytty vähentämään 3,6 miljoonalla eurolla 44 miljoonaan euroon. Todettiin verotuottojen ns. rytmihäiriön yhteensä noin 0,5 miljoonan euron positiivinen vaikutus tulokseen. Kaupunki korotti veroprosenttinsa 19,25 %:sta 19,75 %:iin ja teki tarkistuksia kiinteistöveroprosentteihin. Verototeuma on yhteensä 62,4 miljoonaa euroa, mikä on 1,3 miljoonaa euroa budjetoitua parempi. Valtionosuuksien toteuma on 31,4 miljoonaa euroa, mikä euroa budjetoitua enemmän. Irtautuminen deflaatiokoronvaihtosopimuksesta toi kaupungille 3,1 miljoonaa euroa ja paransi siten tulosta 2,55 miljoonalla eurolla. Olennaisia ylityksiä muun muassa:

3 3 o Terveydenhuolto ,8 % o Sosiaalipalvelut ,2 % o Suomenkielinen koulutus ,3 % o Perhepalvelut ,5 % Ylitykset yhteensä vastuualueesta 11 ylitti talousarvion. Keskusteluissa todettiin erikoissairaanhoidon siirtoviivevuorokausien euron kustannukset. Suhteellista velkaantuneisuusastetta kuvaava tunnusluku on 52,6 ja siten ainoa tunnusluku, joka ylittää valtioneuvoston vahvistamat kriisikunnan kriteerit. Kertynyt ylijäämä 7,1 miljoonaa euroa. Myönteistä: o 37 yksiköstä 26 ei ylitä talousarviota. o Talousarvion seuranta ja talousarviokuri ovat parantuneet selvästi. o Investoinnit on toteutettu suunnitellusti. o Lainakulut edelleen alhaiset. o Johdannaissopimuksesta irtautuminen. o Verototeuma. Tulevaisuuden haasteita muun muassa: o Valtionosuusuudistus, arvioitu negatiivinen vaikutus 3,4 miljoonaa euroa, mikä tarkoittaa käytännössä sitä, että valtionosuudet olisivat samalla tasolla vielä vuonna o Kaupunki on valtionosuusuudistuksessa siis häviäjä. o Valtion ja kuntien tehtävänjako arvioinnin kohteena. o Kaupungin taloudellinen liikkumavara investointien suhteen on pienentynyt. Informaatio merkittiin tiedoksi. 6 IT-PALVELUT, INFORMAATIO IT-käyttöpäällikkö Kai Kalliolevo on kutsuttu kokoukseen informoimaan pääpiirteittäin Paraisten kaupungin IT-palvelujen organisoinnista, vastuunjaosta ja ohjauksesta sekä eri ohjelmistosovellusten yhteensopivuudesta. Informaatio voidaan ryhmitellä esimerkiksi seuraavasti: Käyttötalousarvio: - IT-palvelujen vuoden 2013 talousarvion toteuma suhteessa valtuuston asettamiin toiminnallisiin ja taloudellisiin tavoitteisiin o Mitä käyttötalousarvioon sisältyy? Vuoden 2014 käyttötalousarvio, yhteenveto Vuoden 2013 investoinnit pääpiirteittäin Vuoden 2014 investoinnit, yleispiirteittäin Investointeja ja liisausta koskevat periaatteet IT-palvelujen toimivalta kaupungin IT-toimintojen ohjauksessa ja hankinnoissa IT-palvelujen rooli sivistyssektorilla Tulevaisuudennäkymät ja erityiset haasteet Muut ajankohtaiset asiat

4 4 Kirjattiin: Palvelussuhteita 6 kpl. IT-talousarvio on noin 1,3 miljoonaa euroa. Kustannukset ovat pysyneet talousarvion kehyksissä. Tuotot eivät aivan yltäneet budjetoituun määrään, mutta tässä yhteydessä on todettava, että IT-palveluilla on pelkästään sisäisiä tuottoja. Tehtiin selkoa toiminnallisten tavoitteiden toteumasta. Iniön kuituhanke ( euroa) on vuoden ainoa investointi. Kaikki IT-hankinnat kirjataan käyttötalouteen. Liisausta käytetään vain hyvin rajallisessa määrin. IT-perusinfrastruktuuri on IT-palvelujen käsissä. IT-osasto hoitaa hankinnat keskitetysti KL-Kuntahankintojen puitesopimuksen nojalla. Tehtiin selkoa IT-strategisista haasteista, IT-strategisten päätösten puuttumisesta ja mahdollisesti tarvittavasta IT-johtoryhmästä, jossa olisi edustajat kaikilta osastoilta. Tehtiin selkoa IT-palvelujen toiminnasta sivistyssektorilla: o Hoitaa hankinnat, lisenssit ja laitteet. o Kaksi tukihenkilöä pelkästään sivistyssektorin käytössä. o Pedagoginen IT-tuki koulujen vastuulla. o Ruotsin- ja suomenkielisen koulutoimen yhteensopivuus on viime aikoina kehittynyt huomattavasti. Kysymyksiä ja haasteita: o Miten tuottaa palvelut jatkossa, alueellista vai valtakunnallista yhteistyötä? o Mahdollinen kuntaliitos. o Sosiaali- ja terveydenhuollon uudistus. o Henkilöstöresurssien riittävyys. o Pitkät etäisyydet ja paljon kiinteistöjä (noin 70 kpl). Sivuttiin tietoturva-asioita. Merkittiin tiedoksi. Tarkastuslautakunta haluaa kiinnittää huomiota erityisesti siihen, että kaupungista puuttuu foorumi IT-strategisten päätösten teolle. 7 HENKILÖSTÖPÄÄLLIKÖN INFORMAATIO Henkilöstöpäällikkö Peter Lindroos on kutsuttu kokoukseen informoimaan ajankohtaisista henkilöstöasioista. Tarkastuslautakunta pyytää informaatiota muun muassa seuraavista asiakokonaisuuksista: Lyhyt analyysi vuoden 2013 henkilöstöraportista, esimerkiksi: o Henkilöstökulujen toteuma suhteessa talousarvioon o Henkilöstömäärän kehitys toimialoittain o Sairauspoissaolojen kehitys o Työkierto o Muuta

5 5 Henkilöstösuunnitelma/henkilöstöstrategia (ml. henkilöstömitoitus) Henkilöstökulujen kehitys tilinpäätösvuosina ja talousarviovuonna 2014 Samankaltaisten työtehtävien yhtenäisten palkkaperiaatteiden turvaaminen Mahdollisesti suoritetut henkilöstön tyytyväisyyden mittaukset Kehityskeskustelujen toteutus kaupungin toimintojen eri tasoilla Henkilöstön ammattiosaamisen ylläpitämistä (koulutus) koskevat tavoitteet ja niiden saavuttaminen (karkeasti) Kaupungin uuden matkalaskuohjelman käyttöönotto Kaupungin soveltamat matkustusta koskevat säännöt / matkustussääntö ja kaupungin matkakulujen kehitys esimerkiksi vuosina Kirjattiin: Henkilöstökustannukset nousivat 1,9 % 49,9 miljoonasta eurosta runsaaseen 50,8 miljoonaan euroon vuoden 2013 tilinpäätöksessä. Henkilöstökustannusten toteuma oli 50,8 miljoonaa euroa, kun henkilöstökustannuksiksi oli budjetoitu 50,4 miljoonaa euroa. Ylitys on siis 0,8 %. Vuoden 2013 henkilöstötilinpäätös tehdään aikaisemman mallin mukaisesti. Jatkossa harkitaan mahdollista uuden mallin käyttöön ottamista henkilöstötilinpäätöksen laadinnassa. Tehtiin lyhyesti selkoa eri osastojen henkilöstökehityksestä. Sairauspoissaolot ovat vähentyneet vuoden aikana seuraavasti: o Palkalliset sairauspoissaolot päivästä päivään. o Palkattomat sairauspoissaolot päivästä päivään. Vuoden aikana tehdyt henkilötyövuodet eivät saatavissa järjestelmästä. Tehtiin selkoa vuoden 2014 henkilöstösuunnitelmasta, jonka yhteistyötoimikunta on hyväksynyt. Tehtiin selkoa henkilöstöstrategiasta: o Kaupungilla on osaava ja ammattitaitoinen henkilöstö. o Kaupunki tukee henkilöstöä fyysisen ja psyykkisen työhyvinvoinnin ylläpitämisessä. o Kaupunki kohtelee henkilöstöään tasapuolisesti ja oikeudenmukaisesti. o Kaupunkia johdetaan ammattimaisesti. Vuonna 2012 toteutettiin henkilöstöbarometri, joka toteutetaan uudelleen vuonna Toteuma oli kaikkien muuttujien osalta huonompi vuonna 2012 kuin edellisessä mittauksessa vuonna Kaupungilla on uusien työntekijöiden palkkaamisessa käytössä malli yhtenäisten palkkaperiaatteiden turvaamiseksi uusia työntekijöitä palkattaessa. Henkilöstöpäällikköä konsultoidaan, mutta päätöksen tekee asianomainen vastuuhenkilö. Paikalliset tarkistuserät ratkaistaan kaupunginjohtajan kanssa käytävissä neuvotteluissa. Harkinnanvaraiset lisät ratkaisee henkilöstöpäällikkö ja vuosisidonnaiset lisät henkilöstösihteeri. Työkiertoa ei ole tehty kovin suuressa määrin. Kehityskeskusteluja ei käytäne kattavasti koko organisaatiossa. Henkilöstön ammattitaidosta (koulutuksesta) ei ole olemassa seurantarekisteriä, myöskään koulutussuunnitelmaa ei ole.

6 6 Kaupunki on ottanut käyttöön Populus-matkalaskuohjelman. Ohjelmaa käytetään nyt koko organisaatiossa. Matkasääntöluonnos on lyhyen ajan sisällä tulossa päätettäväksi. Matkakustannukset liikkuvat vuositasolla vajaassa eurossa, luottamushenkilöt mukaan lukien. Merkittiin tiedoksi. Tarkastuslautakunta toteaa käsityksenään, että kehityskeskusteluja tulee käydä kattavasti koko kaupungissa, mikä ei nyt näytä olevan asian laita. 8 KENTTÄHAVAINNOT Mahdollisista olennaisista kenttähavainnoista raportoidaan ja ne otetaan käsiteltäväksi tässä pykälässä. Mahdollisuuksien mukaan näistä tulee raportoida ennakkoon tarkastuslautakunnan puheenjohtajalle ja sihteerille. Lisäksi keskusteltaneen alustavasti vuoden 2013 arviointikertomuksen sisällöstä. Puheenjohtaja ja pöytäkirjanpitäjä laativat suunnitelman kenttäkäyntien toteuttamiseksi. 9 MUUT ASIAT Tarkastuslautakunta Käsitellään muut asiat. Ulkoista koulutusta koskevat kustannusperiaatteet. Pantiin pöydälle. Tarkastuslautakunta Todettiin, että talousarvioon on varattu koulutusvaroja noin 260 euroa henkeä kohden. Varat tulee ensisijaisesti käyttää BDO:n vuosittain elo-syyskuussa järjestämään miniristeilyyn. Lisäksi järjestettäneen sisäistä koulutusta jonkin kokouksen yhteydessä. 10 SEURAAVA KOKOUS Seuraavat kokoukset pidetään 8.4. klo ja 7.5. klo 9.00.

7 7 11 TARKASTUSLAUTAKUNNAN PÖYTÄKIRJAN TARKASTAMINEN JA TÄYTÄNTÖÖNPANO Ehdotus: Pöytäkirja tarkastetaan heti kokouksen jälkeen ja pidetään nähtävänä seuraavana päivänä. Keskushallinto vastaa pöytäkirjan täytäntöönpanosta sekä siitä, että asianomaiset oikaisuvaatimus- ja valitusosoitusohjeet liitetään pöytäkirjaan ennen nähtäväksi asettamista. Pöytäkirjan tarkastus tapahtuu sähköisesti, ja pöytäkirja pidetään nähtävillä tarkastuksen jälkeen. Ted Bergman Tommy Nymalm Heli Nyberg puheenjohtaja varapuheenjohtaja jäsen Oili Pyysalo Birger Ehrnström Johan Svahnström jäsen jäsen jäsen Riitta Seppä Jarmo Takatupa Krister Rehn, JHTT jäsen jäsen pöytäkirjanpitäjä