PERUSTURVAKUNTAYHTYMÄ AKSELIN SISÄINEN VALVONNAN JA RISKIENHALLINNAN OHJE

Transkriptio

1 PERUSTURVAKUNTAYHTYMÄ AKSELIN SISÄINEN VALVONNAN JA RISKIENHALLINNAN OHJE Yhtymähallitus

2 SISÄLLYS 1 Perusturvakuntayhtymä Akselin valvontajärjestelmä Ulkoinen valvonta Sisäinen valvonta Johtamis- ja ohjausjärjestelmä SISÄINEN VALVONTA JA RISKIENHALLINTA Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteet Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestäminen Riskiarvion laatiminen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan kohteet Päätöksenteko Riskienhallinnan kohteet päätöksenteossa Toiminta ja talous Seuranta- ja raportointijärjestelmä Tilinpäätös Riskienhallinnan kohteet toiminnan ja talouden osalta Taloushallinto ja kirjanpito Menojen suorittaminen ja hyväksymisvaltuudet Tulojen laskuttaminen ja perintä ulkoisilta asiakkailta Ostoreskontra Laskujen tarkastus, vastaanotto ja hyväksyminen Käteissuoritus/käteiskassat Palveluiden ja tuotteiden hinnoittelu ja sisäisten palveluiden hinnoittelu Palkanlaskenta Vakioraportit Käyttövaltuudet kirjanpitojärjestelmään Sijoituspolitiikka ja vieraan pääoman käyttö Vieraan pääoman käyttö Tilien käyttövaltuudet Riskienhallinnan kohteet talouden ja kirjanpidon osalta Henkilöstö Virka- ja työsuhteen täyttö Henkilöstösuunnittelu Palkat ja palvelusuhdeasiat Akselin henkilöstösuunnitelma Yhteistoimintajärjestelmät

3 Palkanlaskenta Henkilöstöasioista tiedottaminen Työturvallisuus- ja työsuojelulainsäädäntö Riskienhallinnan kohteet henkilöstöhallinnossa Digitalisaatio, ICT ja tietoturva Riskienhallinnan kohteet digitalisaation, ICT ja tietoturvan osalta Avustukset ja projektit Avustukset Projektitoiminta Riskienhallinnan kohteet avustusten ja projektien osalta Hankinnat, sopimukset ja niiden valvonta Hankinnat ja varastot Sopimusten toteutus- ja seurantavastuu Sopimusasiakirjojen säilytys Sopimusten riskienhallinnan kohteet Omaisuusrekisterin ylläpito Poistonalainen pysyvä vastaava omaisuus (käyttöomaisuus) Irtaimistoluettelointi Pysyvän vastaavan omaisuuden (kiinteä ja irtain käyttöomaisuus) poistaminen käytöstä Riskienhallinta sekä omaisuuden ja vastuiden vakuuttaminen Pysyvä vastaava omaisuus (käyttöomaisuus) Arvopaperit ja vakuudet Liite VOIMAANTULO

4 1 PERUSTURVAKUNTAYHTYMÄ AKSELIN VALVONTAJÄRJESTELMÄ Yhtymähallitus vastaa hyvän hallintotavan, sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjeistamisesta ja asianmukaisesta järjestämisestä sekä toimeenpanon valvonnasta ja tuloksellisuudesta. Yhtymähallitus on velvollinen antamaan toimintakertomuksessa selonteon sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta. Selonteossa tulee kuvata sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestäminen, valvonnassa havaitut puutteet, keskeiset johtopäätökset kehittämiskohteista sekä toimenpiteet niiden korjaamiseksi. Kuntayhtymän hallinnon ja talouden valvonta järjestetään siten, että ulkoinen ja sisäinen valvonta yhdessä muodostavat kattavan valvontajärjestelmän. Ulkoinen valvonta järjestetään toimivasta johdosta riippumattomaksi. Ulkoisesta valvonnasta vastaavat tarkastuslautakunta ja tilintarkastaja. 1.1 Ulkoinen valvonta Ulkoinen valvonta on jäsenkuntien valtuustojen hyväksymien toiminnallisten ja taloudellisten toteutumisten arviointia ja tilintarkastusta. Ulkoinen valvonta on toimivasta johdosta ja organisaatiosta riippumatonta. Kuntayhtymän ulkoisen tarkastuksen muodostavat kunnan muusta organisaatiosta ja johdosta riippumattomina JHTT- tilintarkastaja ja tarkastuslautakunta. Ulkoista valvontaa suorittavat myös valtion viranomaiset ja kuntalaiset, joilla on julkisuusperiaatteen mukainen valvontamahdollisuus. Kuntalaiset voivat myös muutoksenhakujärjestelmän avulla valvoa kuntayhtymän toimintaa. Tilintarkastajan tehtävänä on tarkastaa, onko sisäinen valvonta ja riskienhallinta järjestetty kunnassa ja kuntakonsernissa asianmukaisesti. Tilivelvollisilla on erityinen vastuu sisäisen valvonnan rakenteiden luomisesta ja sisäisen valvonnan tehokkuuden parantamisesta ja jatkuvasta ylläpidosta johtamansa toiminnan osalta. Kuntalain mukaan tilintarkastuskertomukseen on sisällytettävä esitys vastuuvapauden myöntämisestä ja mahdollisesta muistutuksesta, jonka voi kohdistaa vain tilivelvolliseen. Tilivelvolliseen voidaan valvontavelvollisuuteen liittyen kohdistaa muistutus myös hänen alaisensa tekemisistä tai tekemättä jättämisestä. Tilivelvollisuusaseman puuttuminen ei vapauta esimiesasemassa olevaa viran- tai toimenhaltijaa alaistensa toiminnan valvontavastuusta. Vahingonkorvausvaatimus tai rikosseuraamus voidaan kohdistaa myös muuhun kuin tilivelvolliseen. Kuntayhtymän tilivelvollisia ovat: yhtymähallituksen jäsenet kuntayhtymän johtaja talous- ja henkilöstöpäällikkö palvelulinjajohtajat 1.2 Sisäinen valvonta Sisäinen valvonta on osa johtamista. Yhtymähallitus vastaa sisäisen valvonnan järjestämisestä. Sisäinen valvonta jakaantuu sisäiseen tarkkailuun ja luottamushenkilöiden suorittamaan seurantaan. Sisäinen tarkkailu (operatiivisen johdon toimesta tapahtuva seuranta) on jatkuvaa toimintaa liittyvien työvaiheiden tai erillisten toimenpiteiden ja varojen käytön valvontaa. Tilivelvollisella johtavalla viranhaltijalla on erityinen vastuu sisäisen valvonnan rakenteiden luomisesta ja valvonnan jatkuvasta ylläpidosta johtamallaan toimialalla. Sisäinen tarkkailu edellyttää täsmällistä valtuuksien ja vastuiden määrityksiä sekä laskenta- ja raportointijärjestelmiä. 4

5 Sisäisellä tarkkailulla varmistetaan, että tehtävät hoidetaan oikeaan aikaan, hyväksytyllä tavalla huomioiden tehtävään osoitetut voimavarojen puitteet. Kukin esimies vastaa johtamansa toiminnan sisäisestä tarkkailusta. Seuranta on ennen muuta luottamushenkilöille kuuluva osa sisäistä valvontaa. Seurannan keskeisiä tehtäviä ovat raportointivelvoitteiden asettaminen, raportoinnin toteutuksen valvonta ja tehtyjen päätösten ja raporteissa kuvattujen tulosten vertailu. 1.3 Johtamis- ja ohjausjärjestelmä Perusturvakuntayhtymä Akselin toimivaltasuhteet määritellään hallintosäännössä. Hallintosäännön ohella perusturvakuntayhtymän toimintaa ohjataan perussopimuksella, johon nähden hallintosääntöä sovelletaan toissijaisena. Perusturvakuntayhtymä Akselin organisaatio on jaettu palvelulinjoihin. Muilta osin organisaation jakautuminen toiminnallisiin yksiköihin määritellään yhtymähallituksen päätöksellä. Palvelulinjat ovat: hallinto, vastuuhenkilö talous- ja henkilöstöpäällikkö sosiaalityö- ja perhepalvelut, vastuuhenkilö palvelulinjajohtaja terveyspalvelut, vastuuhenkilö palvelulinjajohtaja ikäihmiset, vastuuhenkilö palvelulinjajohtaja Palvelulinjajohtajat ja toimintayksiköiden esimiehet vastaavat siitä, että yksikön henkilöstön toimivalta ja vastuut on asianmukaisesti määritelty. Esimiehen on varmistuttava, että alaiset ovat tietoisia omista tehtävistään ja tulostavoitteistaan ja että edellytykset tehtävistä suoriutumiseen ovat olemassa. Tarvittaessa on järjestettävä työtehtävien edellyttämää koulutusta. Henkilötasolla vastuunjakoa täsmennetään tarvittaessa kunkin henkilön tehtäväkuvauksessa, jonka lähin esimies hyväksyy ja jossa määritellään henkilön asema organisaatiossa ja keskeiset tehtävät. Johdon ja esimiesten on varmistettava, että toiminnasta annettuja säännöksiä ja määräyksiä noudatetaan ja että toimintaa koskeva tieto on luotettavaa. Esimiesten on jatkuvasti seurattava vastuullaan olevia toimintoja ja ryhdyttävä tarpeellisiin toimenpiteisiin välittömästi, mikäli lainsäädännön, hallintosäännön, toimintaohjeiden tai toimielinten päätösten vastaista tai muutoin virheellistä, tehotonta tai epätaloudellista toimintaa havaitaan. Kuntayhtymän hallinnon ja talouden valvonta järjestetään siten, että ulkoinen ja sisäinen valvonta yhdessä muodostavat kattavan valvontajärjestelmän. Ulkoinen valvonta järjestetään toimivasta johdosta riippumattomaksi. Ulkoisesta valvonnasta vastaavat tarkastuslautakunta ja tilintarkastaja. Sisäinen valvonta on osa johtamista. Yhtymähallitus vastaa sisäisen valvonnan järjestämisestä. 2 SISÄINEN VALVONTA JA RISKIENHALLINTA Kuntalain mukaan kuntayhtymällä on oltava sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteet, hallintosäännössä on määritettävät tehtävien ja vastuun jako sekä yhtymähallituksen tulee raportoida toimintakertomuksessaan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja keskeisistä johtopäätöksistä. 5

6 2.1 Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteet Sisäisellä valvonnalla tarkoitetaan sisäisiä menettely- ja toimintatapoja, joilla johto pyrkii varmistamaa toiminnan laillisuuden ja tuloksellisuuden sekä sen, että tavoitteet saavutetaan. Riskienhallinta tarkoittaa järjestelmällistä ja ennakoivaa tapaa tunnistaa, analysoida ja hallita toimintaan liittyviä uhkia ja mahdollisuuksia. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan keskeisenä tavoitteena on varmistua siitä, että strategian mukaiset tavoitteet saavutetaan. Sisäinen valvonta ja riskienhallinta on olennainen osa kuntayhtymän toimintaa. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tavoitteena on strategisten, toiminnallisten, ja taloudellisten tavoitteiden saavuttaminen. Sisäinen valvonta ja riskienhallinta ovat kiinteä osa päätöksentekoa ja niillä edistetään toiminnan lainmukaisuutta, hyvän hallinnon toteutumista sekä niihin liittyvien riskien ennaltaehkäisyä ja hallintaa. Sisäisen valvonnan tavoitteet ovat: Vaikuttavuus ja tuloksellisuus. Valvonnalla varmistetaan asetettujen tavoitteiden saavuttamista, tuotteiden ja palvelujen laatua sekä toimintojen taloudellisuutta ja tuottavuutta. Raportointi ja tiedon oikeellisuus. Valvonnalla johto ja esimiehet huolehtivat siitä, että heidän vastuualueellaan tuotetaan ja ylläpidetään luotettavia tietoja toiminnasta, taloudesta ja hallinnosta. Tiedot tulee raportoida oikein ja ajantasaisesti. Toiminnan laillisuus ja johdon ohjeiden noudattaminen. Valvonta turvaa lakien ja asetusten sekä päätösten, sääntöjen ja ohjeiden noudattamisen. Resurssien ja omaisuuden turvaaminen. Valvonnalla varmistetaan, että kuntayhtymän resursseja käytetään järkevästi ja taloudellisesti jäsenkuntien hyväksi ja että resurssit turvataan menetyksiltä, jotka aiheutuvat virheistä, huonosta hoidosta, tuhlauksesta, väärinkäytöksistä, petoksista tai muusta sääntöjen ja ohjeiden vastaisesta toiminnasta. Sisäinen valvonta on riittävää, kun toiminta on organisoitu siten, että se tuottaa kohtuullisen varmuuden tavoitteiden saavuttamisesta. Valvontatoimenpiteiden on oltava taloudellisia ja tehokkaita. Sisäinen valvonta kattaa kuntayhtymän oman toiminnan sekä toiminnan, josta kuntayhtymä vastaa omistuksen, ohjaus- ja valvontavastuun sekä muiden velvoitteiden tai sopimusten nojalla. 2.2 Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestäminen Yhtymähallitus vastaa kokonaisvaltaisen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä, sekä 1. hyväksyy sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa koskevat ohjeet ja menettelytavat, 2. valvoo, että sisäinen valvonta ja riskienhallinta toimeenpannaan ohjeistuksen mukaisesti ja tuloksellisesti sekä 3. antaa toimintakertomuksessa tiedot sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja keskeisistä johtopäätöksistä sekä selvityksen konsernivalvonnasta ja merkittävimmistä riskeistä ja epävarmuustekijöistä. 4. vastaa sisäisen valvonnan järjestämisestä ja yhteen sovittamisesta siten että kuntayhtymän toiminnan laillisuus ja tuloksellisuus varmistetaan, 6

7 5. hyväksyy sisäisen tarkastuksen suunnitelman, johon perustuen arvioidaan riskienhallinta-, valvonta-, johtamis- ja hallintoprosessien tuloksellisuutta, 6. vastaa riskienhallinnan järjestämisestä siten, että kuntayhtymän toiminnan olennaiset riskit tunnistetaan ja kuvataan, riskin toteutumisen vaikutukset, toteutumisen todennäköisyys ja mahdollisuudet hallita riskiä arvioidaan sekä 7. valmistelee sisäistä valvontaa ja riskienhallinta koskevan toimintakertomukseen otettavan osion Kuntayhtymän johtaja ja tulosalueiden johtavat viranhaltijat vastaavat sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimeenpanosta ja tuloksellisuudesta tulosalueellaan, ohjeistavat alaisiaan toimintayksiköitä sekä raportoivat yhtymähallituksen antamien ohjeiden mukaisesti. Toimintayksiköiden esimiehet vastaavat yksikön riskien tunnistamisesta, arvioinnista, riskienhallinnan toimenpiteiden toteutuksesta ja toimivuudesta sekä raportoivat yhtymähallituksen antamien ohjeiden mukaisesti. Valvonnan tavoitteena on Edistää kuntayhtymän toimintojen säännönmukaisuutta, taloudellisuutta, tuottavuutta ja vaikuttavuutta, sekä parantaa palveluiden ja muiden tuotteiden laatua turvata menetyksiltä, jotka aiheutuvat väärinkäytöstä, vahingosta, huonosta hoidosta, virheistä ja petoksista sekä muista epäsäännönmukaisuuksista varmistaa säädösten ja määräysten noudattaminen ja ohjauksen vaikuttavuus kehittää ja ylläpitää tietoja taloudesta ja hallinnosta sekä esittää ne määräaikaisissa raporteissa avainvelvollisuuksien ja tehtävien varmistaminen jakamalla ne eri henkilöiden kesken ja määrittelemällä tarvittavat sijaisuudet Jokainen esimies vastaa oman yksikkönsä sisäisen valvonnan järjestämisestä etenkin yksikölle asetettujen tavoitteiden saavuttamisen seurannan, toiminta- ja työketjujen toimivuuden varmistamisen, henkilöriskien, tietoturvallisuuden ja omaisuuden vahinkoriskien osalta. Tilintarkastuksen yhteydessä perusturvakuntayhtymän tilintarkastajan on selvitettävä, onko sisäinen valvonta järjestetty asianmukaisesti. Sisäinen valvonta toteutetaan arvioimalla kuntayhtymän palvelulinjojen ja niiden alaisten toimintayksiköiden ja henkilöstön toiminnan tuloksia, toimintatapaa, toiminnan lainmukaisuutta ja annettujen ohjeiden ja määräysten noudattamista. Sisäisessä valvonnassa tulee erityisesti kiinnittää huomiota mm. seuraaviin seikkoihin: päätösten ja sopimusten valmistelu on huolellista, päätökset ja sopimukset on tehty perustellusti, laillisesti eikä toimivaltaa ole ylitetty, 7

8 päätösten käsittely, toimeenpano ja tiedoksianto on tehty oikein ja viivyttelemättä, sopimuksia on valvottu tehokkaasti, resurssien käyttö on asianmukaista ja tehokasta, toimintariskit on arvioitu ja tunnistettu ja toimenpiteet riskien hallitsemiseksi on kuvattu, henkilöstön toiminta on vastuullista ja hyvän hallintotavan mukaista, kunnan tietojärjestelmien fyysinen turvallisuus on varmistettu. 2.3 Riskiarvion laatiminen Esimiehet arvioivat tulosyksiköiden esimiesten johdolla tehtäväalueiden ja tulosyksiköiden riskejä. Myös henkilöstö tulee ottaa mukaan riskiarvioinnin laatimiseen. Riskit arvioidaan tehtäväalueilla ja tulosyksiköissä seuraavasti: - Riskin vaikutuksen / tyypillisten seurausten arviointi asteikolla 1 3: Mitä suurempi vaikutus tavoitteisiin tai toimintoihin taikka taloudellisesti, sitä suurempi arvo annetaan. - Riskin todennäköisyyden arviointi asteikolla 1 3: Mitä suurempi toteutumisen todennäköisyys, sitä suurempi arvo annetaan. Riskin kokonaisarviointi tehdään vaikutuksen ja todennäköisyyden perusteella. Mitä suurempi toteutumisen todennäköisyys ja vaikutus, sitä vakavampi ja merkityksellisempi riski on. Riskin suuruus saa pienimmillään arvon I (Merkityksetön riski) ja suurimmillaan arvon V (Vakava riski). Toimet kohdistetaan erityisesti vakaviin ja merkittäviin riskeihin. Riskit arvioidaan kuntayhtymän tasolla seuraavasti: - Riskin vaikutuksen arviointi asteikolla 1 5: Mitä suurempi vaikutus tavoitteisiin tai toimintoihin taikka taloudellisesti, sitä suurempi arvo annetaan. - Riskin todennäköisyyden arviointi asteikolla 1 5: Mitä suurempi toteutumisen todennäköisyys, sitä suurempi arvo annetaan. Riskin kokonaisarviointi tehdään vaikutuksen ja todennäköisyyden perusteella. Mitä suurempi toteutumisen todennäköisyys ja vaikutus, sitä vakavampi ja merkityksellisempi riski on. Riskin suuruus saa pienimmillään arvon 2 (Merkityksetön riski) ja suurimmillaan arvon 12 (Sietämätön riski). Toimet kohdistetaan erityisesti merkittäviin ja sietämättömiin riskeihin. Arvioinnissa tulee kuvata riski, arvioida sen merkitys / seuraus ja todennäköisyys, sekä esittää mahdolliset toimenpiteet riskin pienentämiseksi. Arvioinnissa käytetään tulosyksikkötasolla sähköistä HaiPro riskinarviointia ja kuntayhtymän tasolla soveltaen hyväksi Akselin riskianalyysilomaketta (liite 1). 8

9 Tulosyksikkötasolla arvioitavia asioita ovat: henkinen kuormittuminen, tapaturman vaarat, ergonomia / tuki- ja liikuntaelinten kuormitustekijät, fysikaaliset vaaratekijät, kemialliset altisteet, biologiset altisteet, palo- ja pelastusturvallisuus ja työväkivallan uhka Kuntayhtymän tasolla arvioitavia asioita ovat: Operatiivinen riski o o o o o Henkilöriski Tietoriski Tuoteriski Projektiriski Muut Taloudellinen riski o o o Liikeriski Sopimus- ja vastuuriski Muut Vahinkoriski o o o o o Ympäristöriski Rikosriski Keskeytysriski Paloriski Muut Riskiarvioinnit käydään läpi ja päivitetään johtoryhmässä vähintään kerran vuodessa helmikuun loppuun mennessä. Kuntayhtymäjohtaja ja palvelulinjajohtajat vastaavat riskienhallinnan järjestämisestä. Esimiesten tehtävänä on huolehtia siitä, että kukin toimintayksikkö on tietoinen riskeistään, vahingontorjuntatyö on suunniteltu, toimintaohjeet ovat ajan tasalla ja vakuutusturvan tarve on ilmoitettu yhtymähallitukselle. Todetut riskit ja riskinhallintaan tähtäävät korjaustoimenpiteet dokumentoidaan omaan seurantajärjestelmään, johtoryhmä vastaa seurannasta. Riskienhallintasuunnitelman laadinnassa tulee ottaa huomioon seuraavat seikat: toiminnan riskikartoitus toiminta ja työketjujen analysointi mittaus- seuranta ja raportointimenetelmien määrittely tietoturvallisuus tietoturvapolitiikat vastuuhenkilöt käyttöoikeushallinta tietosuoja julkisuus käteisvarat ja vakuudet vastuuhenkilöt, toimivalta valvontavastuun organisointi 9

10 menot ja tulot hyväksymisvaltuudet laskutus, tulojen oikeellisuuden varmentaminen saatavien valvonta ja perintä yksikön oman valvonnan valvontavastuun dokumentointi ja organisointi materiaalihallinto hankintaperiaatteet varastointi omaisuuden rekisteröinti vahinkoriskien hallinta vastuuhenkilöt vakuutusturvan ylläpito Alla olevaan taulukkoon 1. on koottu yhteenveto sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toteuttajista ja heidän vastuistaan kuntayhtymässä. TOIMIJA TEHTÄVÄTAI VASTUU Yhtymähallitus Kuntayhtymän johtaja ja tulosalueiden johtavat viranhaltijat Yhtymähallitus vastaa hyvän hallintotavan, sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjeistamisesta ja asianmukaisesta järjestämisestä sekä toimeenpanon valvonnasta ja tuloksellisuudesta Vastaavat sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimeenpanosta ja tuloksellisuudesta tulosalueellaan, ohjeistavat alaisiaan toimintayksiköitä sekä raportoivat yhtymähallituksen antamien ohjeiden mukaisesti. Toimintayksiköiden esimiehet Vastaavat yksikön riskien tunnistamisesta, arvioinnista, riskienhallinnan toimenpiteiden toteutuksesta ja toimivuudesta sekä raportoivat yhtymähallituksen antamien ohjeiden mukaisesti. Henkilöstö Tarkastuslautakunta Riskien tunnistaminen, arviointi, ennaltaehkäisy ja raportointi omissa tehtävissään. Toimiminen annettujen ohjeiden mukaisesti. Voi esittää arviointikertomuksessaan arvionsa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tilasta. Tilintarkastaja Tarkastaa, onko kuntayhtymän sisäinen valvonta ja riskienhallinta järjestetty asianmukaisesti. Taulukko 1. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toteuttajat ja heidän vastuunsa 10

11 3 SISÄISEN VALVONNAN JA RISKIENHALLINNAN KOHTEET Hallinnon järjestämiseksi yhtymähallitus on hyväksynyt hallintosäännön, jossa määrätään kuntayhtymän eri viranomaisista sekä niiden toiminnasta, toimivallan jaosta ja tehtävistä. Hallintosäännössä annetaan määräykset perusturvakuntayhtymän organisaation perusrakenteesta, johtamisen järjestämisestä, päätöksentekomenettelystä ja taloudenhoidosta. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan kohteena kuntayhtymässä ovat päätöksenteko, toiminta ja talous, taloushallinto ja kirjanpito, henkilöstö, tietoturva, avustukset ja projektit, sopimukset ja omaisuus. 3.1 Päätöksenteko Kuntayhtymän päätöksenteko perustuu hyvän hallinnon mukaisesti julkisuusperiaatteeseen ja avoimuuteen. Päätöksentekoa ohjaavat lainsäädäntö ja kuntayhtymän hallintosääntö. Kuntalaisten asianmukainen kohtelu edellyttää, että henkilökunta toimii hyvän hallinnon periaatteiden mukaisesti ja tuntee kuntalain, hallintolain, julkisuuslain ja kielilain lisäksi riittävästi muuta lainsäädäntöä omalta vastuualueeltaan. Hallintosäännöllä yhtymähallitus on kuntalain mukaisesti siirtänyt (delegoinut) toimivaltaansa toimielimille ja viranhaltijoille. Toimielin tai viranhaltija, jolle päätösvaltaa on siirretty, on sekä oikeutettu että velvoitettu tekemään päätöksen asiassa. Muut toimielimet eivät voi ottaa asiaa päätettäväkseen muutoin kuin käyttämällä kuntalakiin perustuvaa otto-oikeutta. Toimielimen oikeudesta siirtää sille delegoitua toimivaltaa eteenpäin on määrätty hallintosäännöissä. Tällaisella delegoinnilla siirrettyä toimivaltaa ei saa siirtää edelleen, ts. toimivaltaa saa siirtää ainoastaan yhden kerran. Vastuuta ei voi välttää vetoamalla siihen, että päätösvalta on siirretty. Toimivaltaa siirtävällä yhtymähallituksella tai viranhaltijalla on valvontavastuu ja sen on järjestettävä sisäinen valvonta ja seuranta siten, että puuttuminen delegoinnin mukaisiin päätöksiin on mahdollista. Päätöksentekoprosessin muodostavat asian vireille tulo, päätöksen valmistelu, päätöksenteko, päätöksestä tiedottaminen, päätöksen toimeenpano sekä toimeenpanon valvonta. Päätöksenteon tulee perustua oikeisiin ja riittäviin tietoihin. Päätöstekstin on oltava yksiselitteinen ja täsmällinen. Päätökset on perusteltava. Tiedon on säilyttävä muuttumattomana asian kaikissa käsittelyvaiheissa. Päätöksentekijällä on vastuu päätöksen sisällöstä ja asiasta. Viran- ja toimenhaltijalla on vastuu laatimansa asiakirjan muodollisesta ja sisällöllisestä oikeellisuudesta. Päätösten valmistelussa, päätöksenteossa sekä täytäntöönpanossa on noudatettava lainsäädäntöä ja sääntöjä sekä ohjeita. Lainvastaiset ja virheellisesti tehdyt päätökset voidaan kumota valitusteitse oikeudessa. Hyvä tiedonhallintatapa edellyttää asiakirjahallinnon ja arkistotoimen järjestämistä siten, että lainsäädännön vaatimukset (julkisuuslainsäädäntö, laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa, tietosuojalaki, hallintolaki ym.) toteutuu. Tietojärjestelmän ja siihen sisältyvien tietojen ja asiakirjojen koko elinkaaren mittainen alkuperäisyys, eheys ja muu laatu samoin kuin käytettävyys on turvattava. Yhtymähallitus vastaa siitä, että asiakirjahallinnon ohjeistus, käytännöt, vastuut ja valvonta on määritelty kuntayhtymän eri tehtävissä sekä 1. vastaa hyvän tiedonhallintatavan ja hyvän henkilötietojen käsittelyn toteuttamisesta, 2. määrää kuntayhtymän asiakirjahallintoa johtavan viranhaltijan, 11

12 3. antaa tarkemmat määräykset asiakirjahallinnon hoitamisesta ja asiakirjahallinnon johtavan viranhaltijan, toimialojen sekä toimialojen asiakirjahallinnosta vastaavien henkilöiden tehtävistä, 4. päättää tiedonohjaussuunnitelman (TOS, eams, AMS) yleisistä periaatteista (sisältö, laadinnan vastuut, vahvistaminen käyttöön, valvonta ja seuranta) sekä 5. nimeää kuntayhtymän arkistonmuodostajat ja rekisterinpitäjät, mikäli hallintosäännössä ei ole määrätty rekisterinpitäjää. Perusturvakuntayhtymä Akselissa käytetään Dynasty for SQL asianhallintajärjestelmää. Dynasty for SQL on asianhallintajärjestelmä, jonka avulla hoidetaan vireille tulleiden asioiden kirjaaminen, käsittelyn seuranta, asioihin liittyvien sähköisten asiakirjojen sekä toimielin- ja viranhaltijapäätösten hallinta. Lisäksi järjestelmässä ylläpidetään luottamushenkilö- ja toimielinrekisteriä. Esimies myöntää alaisilleen käyttöoikeudet järjestelmään käyttäjien työtehtävien edellyttämässä laajuudessa Riskienhallinnan kohteet päätöksenteossa Päätösten osalta sisäisessä tarkkailussa tulee kiinnittää huomiota mm. seuraaviin asioihin: Mitä asioita on delegoitu ja edelleen vastuutettu? Onko päätökset tehty toimivallan puitteissa ja riittävästi perusteltu? Ovatko siihen määrätyt päätökset olleet nähtävillä? Onko päätökset annettu tiedoksi asianosaisille? Miten asian valmistelu tulee tiedoksi asianomaiselle toimielimelle? Jos päätöksentekoprosessissa tapahtuu riskienhallinnan menettelyistä huolimatta virhe, on lainsäädännön nojalla käytettävissä seuraavat korjaavat toimet: päätöksen korjaaminen (HallintoL ), oikaisuvaatimusmenettely (KuntaL 134 ), otto-oikeuden käyttäminen (KuntaL 92 ) 3.2 Toiminta ja talous Talousarvio ja -suunnitelma on keskeinen kuntayhtymän toimintaa ohjaava suunnitteluasiakirja. Kuntayhtymän taloussuunnittelujärjestelmä perustuu Suomen Kuntaliiton suositukseen Kunnan ja kuntayhtymän talousarvio suunnitelma. Kuntayhtymän talousarvio pohjautuu valtuustokausittain laadittuun palvelutasosuunnitelmaan. Vuosittainen talousarvioesitys sisältää kaikki jäsenkuntien talousarvioihin ja suunnitelmiin sisällytettävät teksti ja määrärahat. Talousarvion ja talousarviosuunnitelman laatiminen käynnistyy kuntayhtymän hallinnossa neuvotteluilla jäsenkuntien kanssa, jonka jälkeen työ jatkuu talousarvion laatimisohjeiden valmistelulla sekä jäsenkuntien antamista talousarvion ja taloussuunnitelman valmisteluohjeilla. Talousarvion kehykset perustuvat edellisen vuoden tilinpäätökseen, voimassa olevaan taloussuunnitelmaan, osavuosikatsauksiin sekä päätöksiin ja kannanottoihin, jotka on tehty voimassa olevan taloussuunnitelman hyväksymisen jälkeen ja joita ei ole otettu huomioon taloussuunnitelmassa. Talousarvion laadinnan yhteydessä tehtävän riskien ar- 12

13 vioinnin avulla kartoitetaan talousarviossa asetettavia tavoitteita uhkaavat riskit ja niihin sisältyvät mahdollisuudet. Talousarvion ja -suunnitelman valmistelussa riskejä pienennetään hyödyntämällä kattavasti tiedolla johtamisen välineitä, toiminnan ja talouden seurantajärjestelmiä ja sisäistä laskentaa sekä hyödyntämällä talouteen, palvelujen kysyntään, lainsäädännön kehitykseen ja väestöpohjaan liittyviä ennakkotietoja, tilastoja ja ennusteita. Kuntayhtymän johtaja valmistelee talous- ja henkilöstöpäällikön johdolla yhteistyössä palvelulinjajohtajien kanssa talousarvio- ja suunnitelmaehdotuksensa yhtymähallituksen käsiteltäväksi. Yhtymähallituksen käsittelyn jälkeen talousarvio hyväksytään jäsenkuntien valtuustoissa. Kuntien valtuustojen hyväksyttyä talousarvion, se annetaan palvelulinjoille noudatettavaksi. Jos talousarvioon on tilikauden aikana tehtävä muutos, on yhtymähallituksen tehtävä siitä jäsenkunnille ehdotus Seuranta- ja raportointijärjestelmä Seurantaraportointi, analysointi ja nopea reagointi poikkeamiin ovat osa toimivaa toiminnan ja talouden valvontaa. Seuranta on järjestettävä niin, että korjaaviin toimenpiteisiin voidaan ryhtyä mahdollisimman nopeasti. Seuranta- ja raportointijärjestelmä on johdon sisäisen valvonnan väline, jonka avulla seurataan taloudellisten ja toiminnallisten tavoitteiden saavuttamista. Seurannalla varmistetaan, että toiminta on tavoitteiden mukaista. Arviointi on sanallista tai kuvallista selostusta, jota voidaan tehdä suhteessa asetettuun tavoitteeseen poikittaisvertailuna (benchmarking, vertailukehittäminen) tai pitkäaikaisvertailuna eli aikasarjan tai kehityksen tarkasteluna. Perussopimuksen mukaan talousarvion toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta raportoidaan yhtymähallitukselle ja annetaan tiedoksi jäsenkunnille kolme kertaa vuodessa. Yhtymähallituksen päätöksellä raportointitiheyttä on lisätty Kuntamaiseman käyttöönoton yhteydessä neljään kertaan vuodessa. Osavuosiraportit tehdään talousraporttien ja suoritusraporttien perusteella, ensimmäinen annetaan maaliskuun tilanteesta ja toinen kesäkuun tilanteesta, kolmas syyskuun tilanteesta ja neljäs joulukuun (tilinpäätös) tilanteesta. Osavuosiraportti sisältää lyhyen arvion palvelulinjoittain palveluiden toteutumisesta, ennusteen talousarvion toteutumisesta ja ennusteen jäsenkuntalaskelman toteutumisesta. Toteutumavertailun merkittävistä poikkeamista on osavuosiraportissa esitettävä selvitys. Talousarviovuoden aikana ilmenevistä yllättävistä merkittävistä toiminnallisista ja taloudellisista poikkeamista on raportoitava välittömästi yhtymähallitukselle. Akselin tarkemmasta sisäisestä raportoinnista päättää kuntayhtymän johtaja ja talous- ja henkilöstöpäällikkö. Esimiesten tulee luoda tehtäväalueellaan yhteinen arviointi ja raportointijärjestelmä, joka takaa heille ajantasaisen näkemyksen tavoitteiden saavuttamisesta, määrärahan riittävyydestä ja toiminnan taloudellisuudesta ja tarkoituksenmukaisuudesta. Sisäisen valvonnan keinoja ovat esimerkiksi toiminnan ja talouden suunnitteluun liittyvät ohjeet, koulutukset, talouden raportointi ja seuranta Tilinpäätös Talousarvion toteutumisvertailu esitetään samalla tasolla kuin tavoitteet, määrärahat, tuloarviot ja tunnusluvut on esitetty talousarviossa. Toteutumisvertailun yhteydessä esitetään selvitys määrärahojen ja tuloarvioiden sekä tavoitteiden ja tunnuslukujen poikkeamista. Kuntayhtymän talousarvios- 13

14 sa/talousuunnitelmassa ja tilinpäätöksessä esitetään toiminnan tehokkuutta/taloudellisuutta kuvaavat tunnusluvut palvelulinjoittain. Palvelutuotannon tuloksellisuus edellyttää, että yksikössä tehdään kustannuslaskentaa ja vertailua sekä saatua tietoa käytetään toiminnan arvioinnissa, kehittämisessä ja päätöksenteossa Riskienhallinnan kohteet toiminnan ja talouden osalta Seuranta- ja raportointijärjestelmän osalta sisäisessä valvonnassa tulee kiinnittää huomiota mm. seuraaviin asioihin: - Asetetut tavoitteet ohjaavat aidosti toimintaa - Toiminta on asetettujen tavoitteiden mukaista - Toiminnan ja talouden suunnittelun ja asioiden valmistelun tulee perustua riittävään informaatioon. - Säännöllinen seuranta ja valvonta - Osaamisen ja riittävien resurssien varmistaminen - Tietojärjestelmien hyödyntäminen ja hallinta (tietotilinpäätös) - Tilinpäätös antaa oikean kuvan tilikauden tuloksesta sekä taloudellisesta kehityksestä ja vastuista. 3.3 Taloushallinto ja kirjanpito Kirjanpidossa ja tilinpäätöksen laadinnassa noudatetaan kuntalakia, kirjanpitolakia, hyvää kirjanpitotapaa ja kirjanpitolautakunnan kuntajaoston antamia yleisohjeita sekä Suomen Kuntaliiton suosituksia. Talousja henkilöstöpäällikkö huolehtii, että kuntayhtymän taloushallinnon ohjeistus vastaa voimassaolevan lainsäädännön määräyksiä. Kaiken kuntayhtymän nimissä tapahtuvan maksuliikenteen tulee sisältyä kuntayhtymän kirjanpitoon. Kirjanpidon tuottamaa informaatiota käytetään sisäisen valvonnan apuna. Kirjanpito hoidetaan niin, että raportit ovat riittävän nopeasti ja ajantasaisesti saatavilla järjestelmästä. Kirjanpitoon ja maksuliikenteeseen liittyvät tarkistukset ja täsmäytykset on tehtävä säännöllisesti. Mynämäen Taloushallintoyksikkö vastaa kuntayhtymän kirjanpidon teknisestä toteuttamisesta siten kuin palvelukuvauksissa tarkemmin määritellään. Palvelukuvauksissa sovitaan tarkemmin Mynämäen Taloushallintoyksikön ja käyttäjäorganisaation välinen työnjako ja rajapinnat. Taloushallinnon laskentajärjestelmään kuuluva pääkirjanpito hoidetaan kulloinkin voimassa olevalla järjestelmällä. Tietojärjestelmät on suojattava käyttäjäkohtaisilla käyttöoikeuksilla ja yksityisillä salasanoilla. Esimies myöntää alaisilleen tarvittavan ohjelman käyttöoikeudet. Mynämäen Taloushallintoyksikkö avaa ja sulkee käyttöoikeudet järjestelmässä. Taloushallinnon ohjelmistoilla on nimetyt vastuuhenkilöt. 14

15 3.3.1 Menojen suorittaminen ja hyväksymisvaltuudet Palvelulinjajohtajat ja lähiesimiehet vastaavat palvelu- ja toimipistekohtaisten tavoitteiden saavuttamisesta. Palvelulinjajohtajat päättävät hallintosäännön mukaisesti talousarvion puitteissa tulosalueen hankinnoista ja määrärahojen muusta käytöstä sekä hyväksyvät tositteet. Kukin vastuuhenkilö nimeää tehtäväalueensa tavaroiden, työsuoritusten ja muiden palveluiden vastaanottajat. Vastaanottajan/asiatarkastajan on tarkistettava, että tositteen tarkoittama tavara, työsuoritus tai muu palvelus on saatu ja että se on tilauksen mukainen Tulojen laskuttaminen ja perintä ulkoisilta asiakkailta Kuntayhtymän saatavat on laskutettava viipymättä. Kukin palvelulinja tai sen alainen toimintayksikkö huolehtii oman tehtäväalueensa palveluiden myyntitulojen, maksujen ja muiden tulojen laskuttamisesta. Saatavat jäsenkunnilta hoidetaan ensisijaisesti neuvottelemalla ilman perintätoimistoa. Muiden saatavien perinnässä käytetään perintätoimistoa. Mikäli laskua ei ole suoritettu eräpäivään mennessä tai sen jälkeen, Mynämäen taloustoimisto siirtää saamisen perinnän ulkopuoliselle toimijalle. Perintätoimisto lähettää asiakkaalle maksumuistutuksen. Laskutettava, joka perintätoimenpiteistä huolimatta on tilinpäätöshetkellä saamatta, kirjataan seuraavan vuoden tilinpäätöksen laadinnan yhteydessä luottotappioksi laskuttavan toimintayksikön muihin kuluihin. Yhtymähallitus hyväksyy kuntayhtymän luottotappiot. Perintätoimiston on varmistettava poistetun saatavan seuranta saatavan vanhenemiseen asti. Talous- ja henkilöstöpäällikkö päättää mahdollisista perinnän keskeyttämisistä Ostoreskontra Maksatukset hoidetaan ostoreskontraohjelmaa käyttäen. Manuaalinen ostolaskujen kirjaus on hajautettu, ostolaskut skannataan järjestelmään Mynämäen Taloushallintoyksikön toimesta. Skannaaja reitittää laskut asiatarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi. Ostolaskujen maksatus hoidetaan keskitetysti Mynämäen Taloushallintoyksiköstä. Toimittajatietojen avaus ja ylläpito hoidetaan Mynämäen Taloushallintoyksikössä Laskujen tarkastus, vastaanotto ja hyväksyminen Yhtymähallitus on päättänyt laskujen tositteiden hyväksyjät. Kuntayhtymän johtaja nimeää laskujen ja muiden tositteiden asiatarkastajat ja hyväksyjät, ellei hyväksy laskua itse. Laskulla tulee olla ennen maksatusta vähintään kaksi eri käsittelijää, tarkastaja ja hyväksyjä. Laskun asiatarkastaja tarkistaa, että tositteen tarkoittama tavara, työsuoritus tai muu palvelus on laskun mukainen, tositteeseen tai siihen liittyvään selvitykseen on vastaanottajan merkittävä päivämäärä ja oma nimikirjoitus tai sähköinen vastaanottomerkintä. Hyväksyjä tarkistaa, että tosite on muodollisesti ja asiallisesti oikein ja tositteessa on tilimerkintä (tiliöinti). Hyväksyjä vastaa määrärahan käytöstä. Laskujen asiatarkastajien ja hyväksyjien tulee käsitellä ostolaskut viipymättä. 15

16 3.3.5 Käteissuoritus/käteiskassat Perusturvakuntayhtymä Akselissa ei ole käteiskassoja Palveluiden ja tuotteiden hinnoittelu ja sisäisten palveluiden hinnoittelu Jokainen jäsenkunta vastaa asukkaiden käyttämien palveluiden todellisista kustannuksista. Maksuosuudet käyttömenoihin perustuvat kuntakohtaiseen kustannuslaskentaan. Jäsenkunnan osuus palveluiden kustannuksista määräytyy käytön suhteessa. Se osoitetaan tuotteistamalla palvelut ja hinnoittelemalla ne nettokustannusten mukaan. Nettokustannushinta sisältää ulkopuoliset tuotot, toiminnan välittömät kustannukset, yhteiset kustannukset sekä pääomakustannukset. Kustannuksia kohdennetaan käytön, suoritteiden ja asukaslukujen suhteessa. Yhtymähallituksen tehtävänä on vahvistaa jäsenkunnilta palveluista perittävät hinnat Palkanlaskenta Palkanlaskennan teknisestä toteuttamisesta vastaa Mynämäen Taloushallintoyksikkö siten kuin palvelukuvauksissa tarkemmin määritellään. Palvelukuvauksissa ja sen liitteissä sovitaan tarkemmin Mynämäen Taloushallintoyksikön ja käyttäjäorganisaation välinen työnjako ja rajapinnat. Palkanlaskenta hoitaa taloushallinnon ohjelmistoon liittyvällä ja kirjanpitoa päivittävällä palkanlaskentaohjelmistolla Vakioraportit Tulostettavat vakioraportit ovat vientilistat talousarvio ja tasetileistä, talousarvion toteutuminen, taseraportit sekä tulos- ja rahoituslaskelmat Käyttövaltuudet kirjanpitojärjestelmään Käyttövaltuudet kirjanpitojärjestelmään antaa kuntayhtymän johtaja. Tiedotettuaan kuntayhtymän johtajaa voi Mynämäen Taloushallintoyksikön johtaja antaa oman harkintansa mukaan oikeudet oman henkilökuntansa piirissä Perusturvakuntayhtymä Akselin talousohjelmiin Sijoituspolitiikka ja vieraan pääoman käyttö Lähtökohtana on, että Akseli laskuttaa jäsenyhteisöjä siten, että Kuntayhtymän tilille ei pitkäaikaisesti kerry rahaa peruspääoman suuruutta enempää. Maksuliikennetilille pyritään saamaan sellainen korko, että kuntayhtymän maksuvalmius pystytään pitämään yllä riittävässä määrin ja tilillä oleville rahoille saadaan riittävä korko ilman sijoituksia. Kuntayhtymän johtajan päätöksellä voidaan jäsenkunnalle myöntää palveluennakolle maksuaikaa. Jäsenkunnan tulee tällöin suorittaa saamalleen maksuajalle vähintään maksuliiketilin korkoa vastaava korko Vieraan pääoman käyttö Lähtökohtana on, että Akseli ei käytä lainoja. Jos lainanottoon päädytään, yhtymähallitus tekee siitä päätöksen. Päätöksessä määritellään myös toimivaltuudet ja sisäinen valvonta. 16

17 Tilien käyttövaltuudet Kuntayhtymän johtaja ja talous- ja henkilöstöpäällikkö päättävät pankkitilien avaamisesta ja lopettamisesta. Yhtymähallitus päättää kuntayhtymän rahatilien käyttöoikeudesta. Päätöksestä ilmenee, ketkä virkaasemansa perusteella yksin tai yhdessä ovat valtuutettuja allekirjoittamaan ottoja ja siirtoja kuntayhtymän rahatililtä. Allekirjoitusoikeudesta lähetetään päätöksen jälkeen, ja aina myös viranhaltijamuutosten yhteydessä, päätös ja tarvittaessa myös nimikirjoitusnäyte pankille. Nimenkirjoitusoikeuden peruuttamisesta esim. tehtäväjärjestelyjen yhteydessä tai kuntayhtymän palveluksesta eroamisen johdosta on välittömästi toimitettava tieto rahalaitoksiin Riskienhallinnan kohteet talouden ja kirjanpidon osalta Taloushallinnon ja kirjanpidon osalta sisäisessä valvonnassa tulee kiinnittää huomiota mm. seuraaviin asioihin: - Kirjanpitoa hoidetaan lakien ja määräysten mukaisesti - Myyntilaskutus-, ostolaskutus- tai palkanmaksuprosessit ovat virheettömiä - Tileiltä ei häviä varoja eikä niitä käytetä väärin 3.4 Henkilöstö Hyvä johtaminen ja esimiestyö mahdollistavat asetettujen tavoitteiden saavuttamisen ja muodostavat perustan henkilöstöasioiden riskienhallinnalle. Henkilöstön oikeudenmukainen ja tasapuolinen kohtelu edellyttää voimassa olevan lainsäädännön, virka- ja työehtosopimusten sekä muiden henkilöstöasioita koskevien määräysten, päätösten ja ohjeiden noudattamista. Johtaminen ja esimiestyö muodostavat perustan henkilöstöasioiden riskienhallinnalle. Esimiehen on tiedostettava oma roolinsa ja tunnettava hänelle työnantajan edustajana kuuluvat velvollisuudet. Henkilöstöasioihin liittyvät, esiin tulleet ongelmat on käsiteltävä heti ja ryhdyttävä tarvittaviin toimenpiteisiin. Henkilöstöasioihin liittyvien riskien toteutumista ehkäistään muun muassa erilaisilla työhyvinvointia lisäävillä ohjelmilla, työsuojelutoiminnalla, työterveyshuollon kanssa tehtävällä yhteistyöllä, kehityskeskusteluilla ja koulutuksella Virka- ja työsuhteen täyttö Akselin palveluksessa oleva henkilöstö on virka- tai työsopimussuhteessa Akseliin. Virka on perustettava ja henkilö palkattava virkasuhteeseen, jos henkilö on esimiesasemassa tai suorittaa asioiden valmistelua tai esittelyä toimielimelle, käyttää hallintosäännön nojalla ratkaisuvaltaa, päättää julkiseen valtaan perustuvan pakon käyttämisestä tai muutoin suorittaa erityislainsäädäntöön perustuvia viranomaistehtäviä. Kun virka tulee avoimeksi, on täyttävän viranomaisen aina selvitettävä, sisältyykö tehtäviin viran edellytyksenä viranomaistehtäviä. Mikäli tehtäviin sisältyy viranomaistehtäviä, virka täytetään noudattaen täyttämismenettelyä koskevia hallintosäännön määräyksiä. 17

18 Virka- ja työsuhteiden täytön seurannalla arvioidaan, miten on onnistuttu saamaan pysyvää ja pätevää henkilökuntaa. Henkilöstöluettelo työyksiköittäin pidetään ajan tasalla, sitä tarvitaan mm. mitotuksen toteuttamisen seurannassa Henkilöstösuunnittelu Henkilöstösuunnittelun tavoitteena on sellainen henkilöstö, joka vastaa määrällisesti ja rakenteellisesti organisaatiolle kuuluvien tehtävien asettamia vaatimuksia. Henkilöstömäärän mitoituksen lähtökohtana ovat toimintayksikön toiminnalliset tavoitteet. Suunnittelussa pyritään tasapainoon työmäärän ja henkilöstömäärän välillä, jotta työkuormitus jakautuu tasaisesti. Rakenteellisen henkilöstömitoituksen perusteena ovat lait, asetukset ja suositukset suhteutettuna talousarvioon ja palvelutasosuunnitelmaan. Rakenteellisen suunnittelun tavoitteena on ammatillisesti koulutettu ja erityisosaava henkilöstö, joka kykenee kehittymään omassa työssään sekä ammatillisesti että työelämän ja yhteiskunnan vaatimusten mukaisesti. Henkilöstöä palkattaessa käytetään kuntayhtymässä käytössä olevia virka- ja tehtävänimikkeitä. Pysyviksi katsottavat virat tai tehtävät täytetään vakinaisesti, mikäli niihin on saatavissa kyseisen vakanssin mukaista ammattitaitoista pätevyysvaatimukset täyttävää henkilökuntaa. Määräaikaista työvoimaa käytetään vakituisilla paikoilla, jos kelpoisuusvaatimukset täyttävää ei ole saatavissa, vakituisen sijaisena sekä määräaikaisissa projektitöissä hyväksytyn henkilöstösuunnitelman puitteissa. Koulutuksen toteutumisen seurannalla työnantaja valvoo, että täydennyskoulutus-suositukset ja tarpeiden mukaiset koulutukset ovat toteutuneet. Esimiehet valvovat vastuualueensa osalta työvuorosuunnitelmien ja vuosilomasuunnitelmien toteutuminen KVTES:n mukaisesti. Poissaolojen seurantaa tekevät lähiesimiehet varhaisen puuttumisen ohjeistuksen mukaisesti. Kuntayhtymätasolla talous- ja henkilöstöpäällikkö suorittaa poissaoloseurantaa varhaisen puuttumisen ohjeistuksen mukaisesti yhteistyössä työterveyshuollon kanssa. Yhteistyössä käsitellään poissaolojen toteumat, poissaoloihin liittyvä ohjeistus ja muut tarvittavat toimenpiteet. Seurantatiedot muut toimenpiteet raportoidaan kuntayhtymän johtajalle ja tulosaluejohtajille Palkat ja palvelusuhdeasiat Perusturvakuntayhtymä Akselin palkkauksen tavoitteena on sopimuksenmukaisuus, oikeudenmukaisuus ja tasa-arvo sekä kannustavuus. Akselin yleisessä palkka- ja palvelussuhdeasioissa (KVTES) noudatetaan yhtymähallituksen vahvistamaa TVA-palkkahinnoittelua. Viranhaltijoiden ratkaisuvalta henkilöstöasioissa on määritelty hallintosäännössä. Toteutuneen työajan valvontaa suoritetaan teknisen seurantajärjestelmän avulla sekä ATK-pohjaisten työvuorosuunnitelmien toteutumisen seurannalla. Työvuorosuunnitelmat laaditaan KVTES:n mukaisia määräaikoja noudattaen. LS oma kappaletta (Pyydä Susanna kommentit) Akselin henkilöstösuunnitelma Kuntayhtymällä on yhtymähallituksen hyväksymä henkilöstösuunnitelma. Henkilöstösuunnitelman tavoitteena on henkilöstön kehittäminen, työhyvinvoinnin lisääminen, osaamisen varmistuminen, pitkän ja lyhyen aikavälin henkilöstösuunnittelun toteuttaminen sekä kuntayhtymän arvojen ja tavoitteiden toteuttaminen. 18

19 Henkilöstöjohtamisen strategialla on kolme päätavoitetta: riittävä, osaava ja hyvinvoiva henkilökunta. Tilinpäätöksen yhteydessä laaditaan henkilöstön tilaa kuvaava henkilöstötilinpäätös. Henkilöstötilinpäätöksessä arvioidaan työhyvinvointitilaa mm. sairauspoissaolojen ja henkilötapahtumariskien määrän kehittymisellä. Talous- ja henkilöstöpäällikkö laatii henkilöstötilinpäätöksen Yhteistoimintajärjestelmät Akselin yhteistoiminnasta vastaa yhteistyötoimikunta joka käsittelee ennen päätöksentekoa yhteistoimintalain (2007) mukaiset asiat. Välitöntä yhteistoimintaa työyksikössä hoidetaan työpaikkakokouksissa. Ensisijaisesti asiat käsitellään asianomaisen henkilön ja esimiehen välillä. Henkilökohtaiset kehittämiskeskustelut käydään vuosittain. Yhteistoiminnan toteutumisen tavoitteita arvioidaan vuositasolla henkilöstötilinpäätöksessä (mm. kehityskeskustelujen toteutumisprosentein). Kuntayhtymälle työnantajana kuuluvista asioista päättää yhtymähallitus ja kuntayhtymän johtaja hallintosäännön mukaisin toimintavaltuuksin. Talous- ja henkilöstöpäällikkö toimii työnantajan edustajana paikallisissa palvelussuhteen ehtoja koskevissa neuvotteluissa ja yhteistoimintamenettelyissä informoiden kuntayhtymän johtajaa. Neuvottelutuloksen päättää yhtymähallitus. Työntekijäpuolta edustavat paikalliset sopijaosapuolet Palkanlaskenta Virka- ja työehtosopimusten mukaiset yleiskorotukset lasketaan Mynämäen Taloushallintoyksikössä ilman erillistä päätöstä. Palkkakirjanpito vie palkanlaskentajärjestelmään kuntayhtymään palkatun alkutiedot. Palkkaava viranomainen ja perusilmoituksen laatinut vastaa siitä, että perustiedot perustuvat virka- ja työehtosopimuksiin. Uuden henkilön palkan vahvistaa tarvittaessa talous- ja henkilöstöpäällikkö keskusteltuaan palvelulinjajohtajan kanssa. Palkkakirjanpito varmistaa, että palkan vahvistaminen ja muut alkutiedot vastaavat tehtyjä päätöksiä, minkä jälkeen tiedot rekisteröidään järjestelmään. Havaitsemistaan poikkeamista palkkakirjanpito raportoi ennen rekisteröintiä kyseiselle viranomaiselle ja henkilöstöpäällikölle. Varsinaiset kuukausipalkat menevät kuukausittain automaattisesti maksuun vahvistettujen alkutietojen mukaisesti. Muutostiedot ilmoitetaan web-päätöksellä, todistuksilla ja erillisillä ilmoituslomakkeilla esimiehen toimesta viivytyksettä palkkakirjanpitoon. Esimies vastaa tietojen oikeellisuudesta ja oikea-aikaisuudesta. Palkkakirjanpito varmistaa, että muutostiedot yleisesti noudattavat virka- ja työehtosopimuksia ja annettuja soveltamisohjeita, minkä jälkeen tiedot rekisteröidään järjestelmään. Havaitsemistaan poikkeamista palkkakirjanpito raportoi ennen rekisteröintiä kyseiselle viranomaiselle ja henkilöstöpäällikölle. Palkkakirjanpidosta haetaan Kansaneläkelaitokselta sairausloman ja äitiysvapaan ajalta maksettua palkkaa vastaavan osan sairausvakuutuslain mukaisesta päivä- ja äitiysrahasta sekä tapaturmavakuutusyhtiöltä työtapaturman johdosta myönnetyn palkallisen sairausloman ajalta kuntayhtymälle kuuluvan päivärahan/osa-päivärahan. Palkkakirjanpidossa valvotaan, että hakemusten perusteella työnantajalle kuuluva päiväraha suoritetaan kuntayhtymän tilille Henkilöstöasioista tiedottaminen Viestintä on tärkeä osa johtamista. Periaatteena on, että henkilöstön on saatava tietoa henkilöstöä koskevista asioista sekä niiden kehityksestä. Erityisesti on tiedotettava henkilöstölle heidän omiin työtehtäviinsä ja niiden suorittamiseen liittyvistä muutoksista sekä työpaikkaan ja työoloihin liittyvistä asioista. 19

20 Palvelusuhdeasioihin liittyvät asiat tiedotetaan henkilöstölle pääasiassa sähköpostilla, työyksikkökokouksissa ja yhteisissä henkilöstötilaisuuksissa. Esimiehiä ohjeistetaan tarvittaessa tiedottamiseen liittyvistä asioista. Viime kädessä vastuu henkilöstöön liittyvistä asioista on esimiehellä. Vuosittaisen seurannan (henkilöstötilinpäätös) yhteydessä raportoidaan asetetuista tavoitteista. Samassa yhteydessä tarkastellaan kuntatasolla henkilöstön määrän kehitystä. Henkilöstöasioiden vuosittaisesta seurannasta vastaa henkilöstöasioiden hoidosta vastaava viranhaltija eli talous- ja henkilöstöpäällikkö Työturvallisuus- ja työsuojelulainsäädäntö Työturvallisuus- ja työsuojelulainsäädäntö ohjaa työnantajan toimintaa työn vaarojen selvittämiseen, arviointiin ja ehkäisyyn. Työsuojelu toteutetaan yhteistyössä henkilöstön kanssa kunnallisen alan työsuojelun yhteistoimintasopimuksen puitteissa. Työsuojelun toimintasuunnitelma laaditaan vuosittain yhteistoiminnassa henkilöstön kanssa. Perusturvakuntayhtymä Akselissa on käytössä seuraavat työsuojelun toimintaohjeet: 1. Häirinnän ja epäasiallisen kohtelun hallintamenettely 2. Varhaisen tuen malli 3. Päihdeongelmaisten hoitoonohjaus 4. Yleinen toimintaohje väkivaltatilanteen varalle 5. Työterveyshuollon toimintasuunnitelma 6. Työnopastus ja perehdyttäminen 7. Läheltä piti vaaratilanteiden raportointi 8. Väkivalta- ja uhkatilanteiden hallintamalli 9. Tasa-arvo- ja yhdenvertaisuussuunnitelma 10. Menettelytapaohje sisäilmaongelmissa 11. Poistumissuunnitelma, kokoontumispaikat ja vastuualueet 12. Valmiussuunnitelma 13. Nostojen ja siirtojen hallinnan toimintamalli Riskienhallinnan kohteet henkilöstöhallinnossa Henkilöstön osalta sisäisessä valvonnassa tulee kiinnittää huomiota mm. seuraaviin asioihin: - Henkilöstön hyvinvointiin liittyvät riskit kuten esimerkiksi työn kuormittavuus, työn organisointi, sairauspoissaolot ja työtapaturmat - Henkilöstön rekrytointi - Esimiesten ja henkilökunnan suhtautuminen muutosten toimenpanoon - Johtaminen ja esimiestyö - Perehdyttäminen ja koulutus 20

21 3.5 Digitalisaatio, ICT ja tietoturva Kuntayhtymän on pystyttävä tuottamaan lakisääteiset ja muut vastuullaan olevat palvelut ilman ICTriskeistä johtuvia ongelmia. Tietohallinnon määrittelemien linjausten ja ohjeistusten noudattaminen on tärkeä osa kuntayhtymän sisäistä valvontaa, toiminnan laatua, riskienhallintaa ja lakisääteisten velvollisuuksien toteuttamista. Kuntayhtymän tietoturvakäytänteitä ohjaa yhtymähallituksen hyväksymä tietoturvapolitiikka. Akselin ylläpitämät tietojärjestelmät ja niiden tiedot on asianmukaisesti suojattava luvatonta käsittelyä, käyttöä, tuhoamista, muuttamista ja anastamista vastaan. Suojaamisvelvoite koskee sekä manuaalista että atk-pohjaisia rekistereitä. Esimiesten on varmistuttava vastuullaan olevien tietojärjestelmien turvallisuudesta sekä fyysisten että tietoturvallisuuden osalta. On huolehdittava siitä, että tietojärjestelmistä on olemassa ajantasaiset menetelmäkuvaukset ja selvitykset suojaus- ja varmistustoimista. Dokumentaatio on säilytettävä asianmukaisesti. Esimiehet vastaavat varasuunnitelman olomassaolosta ja toipumissuunnitelmasta. Tavoitteena on, että kaikki kuntayhtymän henkilöstöön kuuluvat tietojärjestelmien käyttäjät suorittavat työnantajan tarjoaman pakollisen tietoturvakoulutuksen verkko-opiskeluna. Esimiesten ja tietohallinnosta vastaavan on huolehdittava siitä, että käyttöoikeudet ovat asianmukaiset ja että käyttöoikeuksista tehdään selkeät päätökset. Heidän on valvottava, että käyttöoikeudet poistetaan henkilöiltä, jotka eivät enää ole kuntayhtymän palveluksessa tai jos käyttöoikeudet muuttuvat. Kullekin sovellukselle on nimettävä vastuuhenkilö (=pääkäyttäjä), joka esimiehen antamien ohjeiden mukaan määrittelee, millaiset oikeudet ja näkymät käyttäjälle annetaan sovellusten eri osiin Riskienhallinnan kohteet digitalisaation, ICT ja tietoturvan osalta Tietoturvan osalta sisäisessä valvonnassa tulee kiinnittää huomiota mm. seuraaviin asioihin: - Henkilöstöllä on velvollisuus huolehtia käyttöönsä annetuista tietolaitteista ja niiden tietojärjestelmistä. - Henkilöstön tulee noudattaa tietoturvasta ja -suojasta annettuja ohjeita ja määräyksiä. 3.6 Avustukset ja projektit Avustukset Avustuksia myönnetään kotitalouksille, palvelutoimintaan sidotuille yhteisöille ja yksityishenkilöille. Etuuksista päättävien viranhaltioiden tehtävänä on valvoa, että lainsäädäntöä ja Akselin ohjeistusta noudatetaan, maksatus toimii asianmukaisesti ja asiakkaita kohdellaan tasapuolisesti. Avustuspäätösten tekemisen jälkeen on seurattava, ovatko avustusten maksamisen perusteet edelleen voimassa. Yhteisölle myönnettyjen avustusten sisäisessä valvonnassa vastaa avustuksen myöntänyt viranomainen. Mikäli avustusta ei ole käytetty avustusehtojen tai avustuspäätösten mukaisesti, on avustuksen myöntäjän harkittava avustuksen takaisinperintää tai maksatuksen keskeyttämistä. Avustuksen myöntämisen ehdoiksi tulee asettaa tavoitteisiin ja avustuksen saajan toimintaan sekä edellytyksiin liittyvät toiminnalli- 21