HEINOLAN KAUPUNGIN BRÄNDIMUOTOILU JA BRÄNDIKÄSIKIRJAN LAATIMINEN

Transkriptio

1 HEINOLAN KAUPUNKI TARJOUSPYYNTÖ Elinkeinopalvelut Lampikatu Heinola TARJOUSPYYNTÖ HEINOLAN KAUPUNGIN BRÄNDIMUOTOILU JA BRÄNDIKÄSIKIRJAN LAATIMINEN Heinolan kaupungin elinkeinopalvelut pyytää tarjoustanne tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti kaupungin brändimuotoilusta ja brändikäsikirjan laatimisesta sekä optiona käytännön brändimarkkinointiin liittyviä toimenpiteitä. Option käyttämisestä päätetään erikseen. Hankintayksikkö Heinolan kaupunki, Elinkeinopalvelut Lampikatu 8, Heinola yhteyshenkilöt: hallintopäällikkö Marjo Nieminen, puh , marjo.nieminen@heinola.fi elinkeinojohtaja Heikki Mäkilä, puh , heikki.makila@heinola.fi Hankintamenettely Taustaa ja tavoitteet Hankinnassa käytetään avointa menettelyä, osatarjoukset eivät ole sallittuja. Hankinta ylittää tavara- ja palveluhankintojen kansallisen kynnysarvon. Tarjouspyynnöstä julkaistaan hankintailmoitus julkisten hankintojen ilmoituskanava HILMA:ssa ( sekä Heinolan kaupungin verkkosivuilla ( Heinolan kaupunki haluaa uudistetun strategiansa tueksi muotoilla brändiindentiteettiään vastaamaan nykypäivää ja toimintaympäristöä. Brändimuotoilun tuloksena syntyy brändikäsikirja, joka tukee olennaisesti Heinolan kaupungin markkinointia, julkikuvan rakentumista sekä kaupungin strategian edistämistä. Heinolan vastavalmistuneen strategian suuntaviivana toimii kaupungin visio vuodelle 2021: HEINOLAssa on hyvä kasvaa isoksi. Vision toteutumisen tukena on toiminta-ajatus: Me rakennamme vastuullisesti hyvinvoivan Heinolan tulevaisuuden. Strategian neljä tavoitetta vuoteen 2021 mennessä ovat: - asukasluku > työpaikkaa lisää - hyvä palvelukokemus asiakas keskiössä

2 - talouden tasapaino ja resurssien tehokas hyödyntäminen Heinolan kaupungin toimintaa ohjaavat arvot ovat: - tuloksellisuus - innovatiivisuus - yhteisöllisyys - rohkeus - välittäminen Tarkempia tietoja Heinolan kaupungin strategiatyöstä osoitteesta Hankinnan kohde Pyydämme tarjoustanne Heinolan kaupungin brändimuotoilusta ja brändikäsikirjan laatimisestä. Osatarjouksia ei hyväksytä. Brändityö ja sen tuloksena syntyvä brändikäsikirja koostuu kolmesta kokonaisuudesta: Heinolan brändin ydin eli kuvaus brändistä, Heinolan brändin käytön konkretisointi ja Heinolan brändin visuaalinen ilme eli esittely ja ohjeistus brändin visuaalisuudesta. Lopullinen brändikäsikirja tulee olemaan sähköinen ja se toimii sekä kaupungin että sidosryhmien työskentelyn tukena ja apuna. Heinolan brändin ytimen kuvaaminen ja määritteleminen on brändityön ja - käsikirjan ensimmäinen ja tärkein osa-alue. Tämän osuuden puitteissa yhdessä kaupunkiorganisaation kanssa käsitellään kaupungin arvojen ja vision vaikutus brändiin, muut brändin rakennusaineet, kuvataan brändi, brändilupaus, brändiattribuutit sekä tarjotaan valmiita hissipuheita ja muita näkökulmia brändinmukaisen viestinnän ja markkinoinnin tueksi. Brändityön ja brändikäsikirjan toinen osa-alue kuvailee ja määrittelee Heinolan brändin konkreettista käyttöä ja niin sanottua äänensävyä. Tämä osa opastaa viestinnällisesti ja markkinoinnillisesti brändin äänensävyyn eli viestinnän ja markkinoinnin sävyjä ja painotuksia. Lisäksi osa-alue tarjoaa käyttökelpoisia seikkoja kerrottavaksi ja esiteltäväksi valituista teemoista (esim. elinkeinoelämä, asukkaat) Heinolasta kaupungin viestinnässä ja markkinoinnissa. Kolmas osa-alueista esittelee Heinolan brändin visuaalisen ilmeen ja ohjeistaa sen käytössä. Siinä määritellään kaupungin ja sen tulosalueiden logot, typografia, käytettävä värimaailma ja värien symboliikka, graafinen tunniste, visualisoitu brändilupaus, informaatiografiikka ja taiton periaatteet sekä ohjeistetaan brändiä tukevien valokuvien ja kuvituksen käyttöön. Toimittaja laatii tilaajalle brändin visuaalisen ilmeen mukaiset mallit seuraavista: - graafinen ilme painotuotteisiin - käyntikorttilayout - kirje-/lomakepohjat, kirjekuoret - word- ja powerpoint-esityspohjat - graafinen ohjeisto Brändin määrittely tehdään työpajatyöskentelynä, jossa määritellään Heinolan brändin arvot, lupaus sekä brändimarkkinoinnin kohderyhmät ja metodit. Tarjoaja konsultoi työpajatyöskentelyssä asiantuntijan roolissa. Työpajat on

3 suunniteltu järjestettävän Heinolassa seuraavasti (ajankohdista voidaan neuvotella toimittajan kanssa: perjantaina työpaja 1: esitellään Heinolan kaupungin strategian arvot ja visio, määritellään brändin rakennusaineet torstaina työpaja 2: jatketaan brändin rakennusaineiden määrittelyä sekä määritellään brändimarkkinoinnin kohderyhmät ja keskeiset metodit torstaina työpaja 3: täsmennetään brändiä, brändilupausta, brändiattribuutteja tarjoajan luonnosten perusteella. Valmis brändikäsikirja luovutetaan tilaajan käyttöön viimeistään torstaina Hinta Tarjoajan tulee ilmoittaa hankinnan kokonaiskustannukset kattava hankintahinta. Lisäksi tarjoaja määrittelee hankintaan käytettävät työtunnit osa-alueittain. Hintaan tulee olla sisällytettynä suunnittelu, toteutus, yhteistyöpalaverit, osallistuminen työpajoihin sekä projektinvalvonta kaikkine henkilöstökuluineen. Edellä mainittujen lisäksi ilmoitetun kokonaishinnan tulee sisältää esimerkiksi luonnokset, sähköisen brändikäsikirjan toimittaminen ja tarjoajan matkakustannukset. Erillisiä laskutus-, toimitus- yms. lisiä ei hyväksytä. Tarjouksessa tulee määritellä myös mahdollisten lisätöiden hinnoittelu sekä brändimarkkinoinnin käytännön toimenpiteisiin liittyvän option hinnoittelu. Tarjoaja voi tarjouksessa ehdottaa mahdollisia konkreettisia käytännön toimenpiteitä brändimarkkinnoinnista laadittavan brändikäsikirjan jatkoksi. Valinta- ja vertailuperusteet Tarjous tulee tehdä tarjouspyyntöä vastaavassa muodossa sisältäen vähintään tässä tarjouspyynnössä vaaditut tiedot. Tarjous laaditaan suomen kielellä. Tarjouksen tekemisestä ei makseta korvausta, eikä tarjousasiakirjoja palauteta tarjoajille. Tarjouksen valintaperusteena on hankinnan kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellista edullisuutta arvioidaan seuraavasti: - laatu 70 % - hinta 30 % Laatua arvioitaessa painotetaan toimittajan yhteistyökykyä, kapasiteettia, osaamista ja toimitusvarmuutta. Työskentely koko hankinnan ajan tapahtuu tiiviissä yhteistyössä tilaajan edustajien (hallintopäällikkö, elinkeinojohtaja, markkinoinnin koordinaatioryhmä) kanssa. Laadun arvioinnin valintaperusteet ja painoarvot ovat seuraavat: - toimittajan kokemus ja asiakkuudet 25 pistettä: toimittajan kokemuksen vastaavanlaisista toimeksiannoista joko julkiselle tai yksityiselle toimijalle esittely toimintavarmuudesta ja toimitusvarmuudesta toimistona sekä mahdollisista alihankkijoista tai yhteistyökumppaneista mahdolliset laatusertifikaatit tai alan tunnustukset

4 toimittajan asiakkuudet, niiden vakuuttavuus ja vaativuus, asiakassuhteiden pituus ja niiden kumppaanuuspainotteisuus. Tilaaja saattaa ottaa yhteyttä tarjoajan asiakkaisiin laadun, palvelukyvyn, ammattitaidon, työnäytteiden ja toimeksiantojen vastaavuuden sekä toimintavarmuuden toteamiseksi. - henkilöstön kokemus, erityisosaaminen ja pätevyys 20 pistettä: suunnitteluun ja toteutukseen osallistuvan henkilöstön työkokemus, erityisosaaminen ja pätevyys palvelun tuottamiseen osallistuvat henkilöt tulee nimetä jo tarjouksen jättövaiheessa, jotta ammattitaito ja erityisosaaminen ovat arvioitavissa kokemuksen ja alalla toimittujen vuosien kautta. Toimittajan on osoitettava, että käytettävissä on riittävä määrä henkilöresursseja asiantuntijatehtävissä, vähintään kaksi henkilöä Toimittajan käytettävissä olevat erityisosaajat, joita voidaan käyttää tarvittaessa alihankinta- ja asiantuntijatehtävissä Toimittajan on nimettävä ensisijainen vastuuhenkilö hoitamaan kaupungin asiakkuutta ja esitellä tämän osaaminen (cv) - Työnäytteet 25 pistettä: Pyydämme liittämään tarjouksenne mukaan työnäytteet tässä tarjouspyynnössä kuvattua vastaavasta toteutuksesta, joka sisältää graafisen suunnittelun ja brändin määrittelyn ohjeistuksineen. Pyydämme myös esittelemään työnäytteiden toteutuneet kustannukset Työnäytteiden avulla arvioidaan toimiston kykyä ennakkoluulottomaan ja positiivisesti erottuvaan sekä tarkoituksenmukaisiin markkinointiviestinnän ratkaisuihin, työnjäljen laatua sekä hinta-laatu - suhdetta. Tarjoukseen voitte liittää myös mahdolliset alan tunnustukset. - Hinta 30 pistettä: Vertailussa tarjouksen hintaa arvioidaan koko hankittavan palvelun kokonaishintana (20 pistettä) ja annettujen tuntihintojen keskiarvona (10 pistettä). Tilaaja varaa mahdollisuuden haastatella tarjoajia täsmentääkseen tarjouksia ja saadakseen lisätietoja Heinolassa torstaina alkaen klo 12. Haastattelukutsut esitetään sähköpostitse tarjoajan osoittamaan osoitteeseen viimeistään tiistaina Tarjoajan kelpoisuus Tarjoajan tulee ilmoittaa tarjouksessaan y-tunnus sekä tämän tulee kuulua ennakkoperintärekisteriin. Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois hankintalain mukaisesti sellainen ehdokas tai tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen. Tarjouksen liitteenä tulee olla seuraavat asiakirjat: verovelkatodistus ja vakuutusyhtiön/-yhtiöiden todistukset lakisääteisten vakuutusmaksujen suorittamisesta. Todistukset eivät saa olla kolmea kuukautta (3 kk) vanhempia tarjouksen jättöpäivästä laskettuna ja ne on toimitettava myös mahdollisista alihankkijoista. Vaihtoehtoisesti tarjoaja voi toimittaa tilaajavastuun piiriin

5 Toimittajan oman alan ehdot kuuluvat tiedot kootusti käyttäen luotettavaa palveluntarjoajaa. Tilaaja voi pyytää täydentämään tai toimittamaan kyseisiä asiakirjoja. Toimittajan omien toimitusehtojen tai alan yleisten ehtojen liittäminen tarjoukseen saattaa johtaa tarjouksen hylkäämiseen niissä olevien tarjouspyynnön vastaisten ehtojen (esim. hintavaraumien ja poikkeavien maksuehtojen) vuoksi. Mikäli tarjoaja ilmoittaa tarjouksessaan käyttävänsä omia toimitusehtoja ja oman alansa ehtoja, tarjouksesta on selkeästi käytävä ilmi, miltä osin niitä sovelletaan. Alihankinta Toimitusaika ja -ehdot Tarjouksen voimassaolo Osatarjoukset Maksuehdot ja laskutus Valinta Lisähankintaoikeudet Hylkäämisperusteet Alihankintakumppanit ja sovitut vastuusuhteet on ilmoitettava tarjouksessa tai sen liitteissä. Toimittajan tulee ilmoittaa tehtävässä sopimuksessa, minkä osan sopimuksesta se aikoo antaa alihankintana kolmansille osapuolille sekä hyväksyttää mahdolliset tulevat alihankkijat ja sen ao. henkilöt tilaajalla. Tilaaja pidättää oikeuden hyväksyä toimittajan käyttämät alihankkijat. Toimittaja vastaa alihankkijan työstä kuin omastaan. Valmis brändikäsikirja luovutetaan tilaajan käyttöön viimeistään torstaina ja muut projektin merkittävät aikataulut on ilmoitettu tämän tarjouspyynnön Hankinnan kohde kappaleessa. Toimitus- ja tallennuskustannukset sisältyvät tarjoukseen. Tarjouksen tulee olla tarjoajaa sitovasti voimassa kolme kuukautta (3 kk) tarjouksen jättämisestä. Osatarjouksia ei hyväksytä. Maksuehto on 21 pv netto. Laskutusta toivotaan verkkolaskutuksena. Laskun maksamisen edellytyksenä on, että palvelu on hyväksytysti suoritettu ja tilaaja on vastaanottanut laskun. Laskutuseristä ja seurannasta sovitaan tarkemmin hankintasopimuksessa. Laskutuslisää ei hyväksytä. Tarjousten vertailun ja kokonaistaloudellisen edullisuuden arvioinnin suorittaa projektin ohjausryhmä (elinkeinojohtaja Heikki Mäkilä, hallintopäällikkö Marjo Nieminen, hallinto- ja kehitysjohtaja Sinikka Malin, viestintä- ja markkinointisihteeri Sami Soljansaari). Elinkeinojohtaja tekee tätä tarjousta koskevan hankintapäätöksen. Kaupunki varaa mahdollisuuden lisähankintaoikeuteen eli optioihin tehdä tähän sopimukseen liittyviä uusia projektisopimuksia suoraa neuvottelumenettelyä käyttäen. Tarjous hylätään, jos tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset eivät täyty, tarjous ei vastaa tarjouspyyntöä tai tarjous saapuu myöhässä. Noudatettavat asiakirjat ja sopimusehdot Tilaaja pidättää oikeuden olla hyväksymättä mitään saapuneista tarjouksista.

6 Hankintapäätös voidaan panna täytäntöön ja hankintasopimus tehdä aikaisintaan 17 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja muutoksenhakusosoituksen tiedoksi. Hankintapäätös toimitetaan sähköpostitse tarjoajan ilmoittamaan osoitteeseen. Hankinnassa sovelletaan Julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2014). Sopimusasiakirjojen pätemisjärjestys on seuraava: 1. Hankintasopimus 2. Hankintapäätös 3. Tarjouspyyntöasiakirjat 3. Toimittajan tarjous liitteineen 4. JYSE Asiakirjojen julkisuus Muut ehdot Hankinta-asiakirjat ovat asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan pääsääntöisesti julkisia. Tarjouskilpailussa mukana olleet tarjoukset ovat päätöksenteon jälkeen nähtävillä elinkeinopalveluiden toimistossa. Tarjoukset on pyrittävä laatimaan siten, etteivät ne sisällä liikesalaisuuksia. Jos liikesalaisuuden sisällyttäminen tarjoukseen on välttämätöntä, siitä on tarjouksessa erikseen mainittava. Toimittaja voi ilmoittaa liikesalaisuudet erillisellä liitteellä. Julkisia hankintoja sekä asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan hintaa koskevat tiedot ovat julkisia. Tilaajalle eli Heinolan kaupungille siirtyy täydelliset omistus- ja käyttöoikeudet tilattuihin tuotoksiin kun lasku on maksettu. Tilaajalla on oikeus käyttää hankinnan tuloksia jatkossa tapahtuvissa hankinnoissa sekä tehdä niihin haluamiaan muutoksia. Lisäksi aineisto voidaan luovuttaa myös kolmannen osapuolen käyttöön ilman eri korvausta tilaajan sitä halutessa. Toimittaja vastaa, että toimeksiannon perusteella valmistetun aineiston tekijänoikeuksiin ei kohdistu vaateita kolmansilta osapuolilta. Jos toimitettavassa tuotoksessa käytetään kuvia, kuvien tulee sisältyä tarjotun materiaalin hintaan. Toimittajan tulee ilmoittaa hyvityskäytännöt, joita sovelletaan, kun sovitut toteutukset/tilaukset eivät ole käytettävissä, ovat myöhässä tai eivät vastaa laatuvaatimuksia tilaajasta riippumattomista syistä. Tarjouksen jättäminen Tarjoukset pyydetään maanantaihin klo mennessä ensisijaisesti sähköpostitse osoitteeseen Tarvittaessa tarjoukset voi toimittaa myös osoitteeseen Heinolan kaupunki, Asianhallintakeskus, Rauhankatu 3, Heinola. Sähköpostin otsikkokenttään tai kirjeen viitteeksi pyydetään merkitsemään Brändimuotoilu ja - käsikirja/elinkeinopalvelut. Lisätiedot Hankintaan ja tarjouspyyntöön liittyviä lisätietoja antaa: elinkeinojohtaja Heikki Mäkilä, heikki.makila@heinola.fi hallintopäällikkö Marjo Nieminen, marjo.nieminen@heinola.fi Kysymykset pyydetään toimittamaan viimeistään keskiviikkona klo yllä mainittuihin osoitteisiin. Esitettyihin kysymyksiin toimitetaan vastaukset kaikille ilmoittautuneille tarjoajille. LIITTEET Heinolan kaupungin strategia vuosille