Jotta pystyisitte siirtymään järjestelmään määräaikaan 29. heinäkuu mennessä, huomioikaa tärkeimmät välitavoitteet ja odotukset:

Transkriptio

1 Hyvä toimittaja GSK siirtyy sähköiseen laskutukseen Olemme siirtymässä sähköiseen laskutukseen osana GSK:n jatkuvaa pyrkimystä parantaa tehokkuutta sekä asiakkaiden ja toimittajien palvelemista. Iso-Britanniassa ja Yhdysvalloissa saamme jo yli 90 % laskuistamme sähköisesti, ja GSK on toteuttanut hiljattain onnistuneita kampanjoita Euroopassa ja Aasiassa. Olemme nyt siirtämässä kaikki loput paperi- ja sähköpostilaskut sähköiseen laskutukseen Tungsten Networkin avulla. GSK:n toimittajana teidät on otettu mukaan sähköisen laskutuksen käyttöönotto-ohjelmaamme. Auttaakseen teitä siirtymään sähköiseen laskutukseen GSK on ryhtynyt yhteistyöhön Tungsten Networkin kanssa (perustuu sähköiseen OB10-laskutukseen). Tämä tarkoittaa, että 29. heinäkuu 2015 lähtien kaikki laskunne GSK:lle tulisi lähettää sähköisesti Tungsten Networkin kautta. Nämä muutokset vaikuttavat kaikkiin GSK-yhtiöiden tässä lueteltuihin toimittajiin. Toimittajat voivat valita kahdesta palveluvaihtoehdosta: toinen näistä on integroitu ratkaisu, jonka avulla toimittajat voivat siirtyä järjestelmään automaattisesti olemassa olevasta kirjanpitojärjestelmästään. Verkkolomake puolestaan on turvallinen verkkoportaali, jossa laskuja voi lähettää nopeasti ja helposti. Saatte lisätietoja näistä palveluvaihtoehdoista lukemalla tämän paketin usein kysytyt kysymykset. Jotta pystyisitte siirtymään järjestelmään määräaikaan 29. heinäkuu mennessä, huomioikaa tärkeimmät välitavoitteet ja odotukset: Tapahtuma Päivämäärä Mitä tämä määräaika merkitsee? Sitoutumisen määräaika Aloituspäivämäärä Kampanjan määräaika Keskiviikko 17. kesäkuu 2015 Mahdollisimman pian Keskiviikko 29. heinäkuu 2015 Integroidun ratkaisun valinneiden toimittajien on allekirjoitettava Tungsten Networkin käyttöehdot tähän päivämäärään mennessä voidakseen suorittaa asennuksen ennen kampanjan määräaikaa. Verkkolomakkeen valinneiden pitäisi rekisteröityä verkossa ennen tätä päivämäärää. GSK:llä on ilo vahvistaa, että Tungsten Networkin sähköinen laskutus ja laskun tilapalvelu ovat jo käytössä, joten pyydämme teitä rekisteröitymään ja aloittamaan palvelun käytön mahdollisimman pian saadaksenne kaikki edut heti. Toimittajia kehotetaan rekisteröitymään ja aloittamaan palvelun käyttö mahdollisimman pian. Kaikkien toimittajien on aloitettava uuden menetelmän käyttö tähän päivämäärään mennessä. Tässä muutamia Tungsten Networkin käytön monista eduista: Nopea, taattu laskun toimitus GSK:lle 24 tunnissa saatte maksun nopeammin. Linjassa GSK:n yleisten, laskun vastaanotosta alkavien maksuehtojen kanssa, koska paperilaskutuksen aiheuttamalta viivästykseltä säästytään. Parempi näkyvyys voitte kirjautua milloin tahansa tarkistamaan laskunne tilan ja seurata sitä maksuun asti. Vähemmän virheitä Tungsten hyväksyy laskunne ja tunnistaa laskuvirheet sekä muut tavanomaiset virheet. Tungsten Networkin käyttöön liittyy pieni maksu, mutta uskomme sähköisen laskutuksen etujen, varhaisemman maksun, ajan, paperin ja postikulujen säästön sekä laskujen verkkoseurannan kaikissa maksuvaiheissa olevan tätä suuremmat. Olen pyytänyt Tungstenia olemaan teihin yhteydessä lähipäivinä ja auttamaan seuraavien vaiheiden kanssa. Jos haluatte ottaa tällä välin yhteyttä suoraan Tungsteniin, lähettäkää sähköpostia osoitteeseen GSKregistration@tungsten-network.com tai käykää sivustolla Jos teillä on kysyttävää GSK:lta, lähettäkää sähköposti edellä mainittuun osoitteeseen ja merkitkää viestinne aiheeksi FAO GSK Procurement Team, jotta tiedustelunne ohjautuu oikein. Kiitos etukäteen tälle tärkeälle hankkeelle antamastanne tuesta. Toivotan laskunne tervetulleeksi Tungsten Networkin kautta mitä pikimmiten. Ystävällisin terveisin Nick Cooper Vice President CBS Finance Services Richard Hollingsworth Head of Procurement, Europe CBS Procurement Services

2 Sähköinen laskutus Usein kysyttyjä kysymyksiä Miksi minun pitäisi käyttää Tungsten Networkia laskujeni lähettämiseen? Lyhyesti sanottuna: Tämä on tulevaisuudessa ainoa menetelmä, jonka kautta lähetettyjä laskuja GSK hyväksyy. Onko laskutus Tungsten Networkin kautta edellytys liiketoiminnalle GSK:n kanssa? Tulevaisuudessa kyllä, GSK siirtyy asteittain pois paperilaskujen käsittelystä hyödyntääkseen etuja, joita sähköisestä laskutuksesta on sekä meille että toimittajillemme. Mitä hyötyä saan Tungsten Networkin käytöstä? turvattu ja taattu laskujen toimitus: paperilaskut eivät enää katoa postissa laskujenne käsittelyyn kuluu meiltä vähemmän aikaa, ja siksi pystymme maksamaan laskut ajallaan ei enää viiveitä puuttuvien tietojen, väärälle työpöydälle joutumisen tai manuaalisten toimenpiteiden takia YHTEENSOPIVA TIEDONKÄSITTELY ei tarvetta lisäohjelmille tai -laitteille läpinäkyvämpi käsittely ja parempi maksuliikenteen hallinta ympärivuorokautisen käytön ja raportoinnin ansiosta ALV-yhteensopiva lähetys- tai vastaanottopaikasta riippumatta helppoa ja kustannustehokasta laskutusta milloin tahansa. Mikä on laskun tilapalvelu (Invoice Status Service)? Laskun tilapalvelu on Tungsten Networkin loistava ominaisuus, jota kaikki GSK:n toimittajat voivat hyödyntää maksutta. Rekisteröitymisen jälkeen voitte tarkistaa nopeasti ja helposti laskujenne tilan verkossa: esimerkkejä laskun tilasta ovat Received (vastaanotettu), Approved (hyväksytty) ja Paid (maksettu). Muut tärkeät tiedot kuten eräpäivä ja maksupäivä ovat myös näkyvissä. Enää ei tarvitse tuhlata aikaa ja rahaa GSK:n henkilökunnalle tai suoraan keskukseen soittamiseen. Onko sähköinen laskutus edellytys uusien tarjousten tekemiselle ja uusille toimittajille? Kyllä. Tungsten Networkin kautta tapahtuva sähköinen laskutus vaikuttaa uusien toimittajien ja tarjousten arviointiin. Uusissa tulevien liiketoimintojen sopimusehdoissa GSK edellyttää toimittajilta Tungsten Networkin käyttöä. Tarvitseeko minun käyttää tätä palvelua, jos maksut maksetaan tällä hetkellä tililleni ajallaan? Kyllä. Tungsten-palvelun käyttö takaa, että maksut maksetaan jatkossakin ajallaan. Mitä tapahtuu, jos lähetän edelleen paperilaskuja? Vastaanotamme mielellämme laskunne paperimuodossa, kunnes saatte rekisteröitymisenne Tungstenin palveluun valmiiksi. Lähettäessänne laskuja Tungsten Networkin kautta varmistakaa, ettette lähetä enää paperiversioita. Liittyykö palveluun käyttömaksuja? Jos valitsette integroidun ratkaisun, maksetaan palvelusta vuosittainen jäsenmaksu sekä tapahtumamaksu. Tutustukaa oheiseen Vaihtoehdot-asiakirjaan, jossa on nykyiset hintatiedot. Jos päätätte käyttää verkkolomaketta, teidän ei tarvitse suorittaa käyttöönotto- tai liittymismaksua palvelun käyttämiseksi. Maksatte vain yhden tapahtumamaksun laskua kohden. Lisäksi saatte rekisteröitymisen yhteydessä 52 maksutonta tapahtumaa. Mitä integroidun ratkaisun jäsenmaksuun sisältyy? Jäsenmaksu kattaa kulut, joita Tungstenille aiheutuu teidän liittämisestänne palveluun, sekä tilinne ylläpidosta aiheutuvat yleiskulut. Maksu veloitetaan kerran vuodessa riippumatta siitä, kuinka monta asiakasta toimittajalla on palvelussa. Miksi GSK ei maksa näitä maksuja? Sekä toimittaja että GSK maksavat maksun Tungsten-palvelun käytöstä, sillä molemmat hyötyvät palvelusta. Tällä hetkellä GSK ei kata toimittajien paperilaskujen aiheuttamia kuluja. Ottakaa huomioon, että siirtymällä sähköiseen laskutukseen säästätte paperi-, tulostus- ja postikuluissa. Tutkimustemme mukaan siirtyminen sähköiseen laskutukseen luo säästöjä toimittajalle virtaviivaistamalla heidän prosessejaan ja vähentämällä merkittävästi laskujen maksamiseen kuluvaa aikaa. GSK toivoo myös pystyvänsä maksamaan toimittajilleen ehtojen mukaisesti ja noudattamaan Better Payment Practice Code -ohjeistusta. Suorittaako GSK maksunsa Tungsten Networkin kautta? Tungsten ei ole maksualusta. GSK jatkaa nykyisen maksujärjestelmänsä käyttöä. Onko minun allekirjoitettava sopimus Tungsten Networkin kanssa? Kyllä, jos valitsette integroidun ratkaisun, allekirjoitatte erillisen sopimuksen Tungstenin kanssa. Jos päätätte käyttää verkkolomaketta, teidän on hyväksyttävä tavanomaiset ehdot. Onko minun asennettava ohjelmia? Ei. Erillistä ohjelmaa ei tarvita. Tungsten tarjoaa helppokäyttöisen ratkaisun. Muotovaatimuksia ei ole. YHTEENSOPIVAN TIEDONKÄSITTELYN ansiosta järjestelmä hyväksyy tiedostorakenteeltaan ja muodoltaan minkälaiset laskut tahansa. Lähetän jo laskutietoja suoraan muille asiakkaille. Voinko lähettää EDI/XML-laskut suoraan GSK:lle? EDI ja XML ovat vain tietoformaatteja, joten voitte käyttää näitä formaatteja toimittaessanne tietoja Tungstenille, mikäli valitsette integroidun ratkaisun. GSK ei kerää mitään sähköisiä tietoja suoraan toimittajilta, sillä otamme Tungstenista yhden, kaikkien toimittajiemme laskut sisältävän koontitiedoston.

3 Pystyn jo toimittamaan laskut asiakkailleni Internetin kautta verkossa tarkasteltaviksi. Voinko käyttää tätä ominaisuutta Tungsten Networkin sijasta? Ette. Tungsten Network takaa, että GSK saa lähettämänne tiedot formaatissa, joka on ladattavissa kirjapito-ohjelmaamme ja tarvittaessa kohdennettavissa tuotteiden vastaanottorekisteriin. GSK:n liiketoimintaprosessien vaatimukset eivät täyty tarjottaessa GSK:lle laskun kuva tai mahdollisuus ladata tiedot määrätyssä formaatissa. Entä jos järjestelmälläni ei pysty luomaan sähköisiä laskuja? Voitte käyttää Tungstenin turvallista verkkosivustoa ja luoda laskut verkossa verkkolomakkeella. Mitään ohjelmaa ei tarvitse asentaa. Tarvitsette vain Internet-yhteyden ja tavallisen selaimen. Voinko lähettää sähköisiä laskuja Tungsten Networkin kautta kaikille asiakkailleni? Kyllä. Kun olette kirjautunut Tungsten Networkiin, Tungsten voi sallia sähköisten laskujen lähettämisen kenelle tahansa verkon jäsenasiakkaille, myös muille GSK:n yksiköille. Jos käytätte jo Tungstenia, lisätkää alla olevat tilit asiakasluetteloonne. Aion vaihtaa pian laskutusohjelmaa. Voinko odottaa? Tavoitteemme on, että kaikki toimittajat ovat rekisteröityneet ja ottaneet sähköisen laskutuksen käyttöön 29. heinäkuu 2015 mennessä. Tungsten Network hyväksyy kaikki lähetetyt tietoformaatit, joten voitte liittyä palveluun ja lähettää laskunne. Kun olette valmis käyttämään uutta ohjelmaa, ilmoittakaa vain Tungstenille tietojen muotoon liittyvistä muutoksista, ja he tekevät palveluun tarvittavat muutokset taatakseen sujuvan siirtymän ja keskeytyksettömän laskujen toimituksen. Pystyykö Tungsten toimimaan teknisen henkilöstön kanssa, joka ei puhu englantia? Jos tarvitsette kieliapua tilinne käyttöönotossa, soittakaa numeroon +44 (0) ja pyytäkää apua seuraavilla kielillä: hollanti, ranska, saksa, italia, puola, portugali ja espanja. Tungstenilla on myös paikalliset asiakaspalvelunumerot seuraaville maille: Alankomaat +31 (0) Australia +61 (0) Belgia +32 (0) Espanja +34 (0) Irlanti +353 (0) Italia Malesia +60 (0) Ranska +33 (0) Ruotsi +46 (0) Saksa +49 (0) Singapore +65 (0) Suomi +358 (0) Tanska +45 (0) Uusi-Seelanti +64 (0) Iso-Britannia +44 (0) Onko Tungstenin palvelusta saatavilla lisätietoa? On: käykää osoitteessa Mistä saan lisätietoja siirtymisestä Tungsten-palvelua käyttäväksi ostajaksi? Käykää osoitteessa

4 e-invoicing and an overview of your options Join the Tungsten Network and benefit from: Secure and guaranteed invoice delivery: no more paper invoices getting lost in the mail On-time payment: your customers can process your invoices faster No more delays: invoices cannot be sent with missing information, cannot land on the wrong desk and do not need manual intervention Secure online connection: send invoices easily with no need for additional software or hardware 24/7 access and reporting: enjoy higher processing transparency and better cash-flow management Tax compliance: we enable compliant e-invoicing Easy and cost-efficient invoicing at any time Tungsten offers two primary methods for sending invoice and credit transactions. You can either send a data file directly to the Tungsten Network using our Integrated Solution or create invoices online using the Web Form through the Portal. This document explains how e-invoicing works and the options available to you. How it works By checking invoices for duplicates and ensuring they contain the information required by your customer, we ensure automated, straight-through processing and enable on-time payment. Through the Portal you have access to the invoice archive and a number of reporting functions. Please read this document thoroughly before deciding whether Integrated Solution or Web Form submission through the Portal is the best option for your company. NOTICE: The information within this document is proprietary to Tungsten and is intended for use by employees, business partners and customers. It may not be copied, duplicated, used in any way, or passed to any third party without the prior written consent of Tungsten. 1 / 3 Copyright 2014 Tungsten. Tungsten is a trademark of Tungsten Corporation Plc and protected by law. Tungsten logo.

5 1. Integrated Solution: sending an extracted data file The Integrated Solution gives you a fully automated process where invoice data is extracted directly from your billing system and delivered directly into your buyers finance systems. This means: We process invoices in any consistent data file format and handle the data transformation based on your customers requirements No need to install additional software or hardware You can send one consolidated data file for all your invoices Once on the network, you can easily connect and send invoices to other customers Costs for the Integrated Solution Every Integrated Solution account receives 520 free invoice transactions per year. Once you have used these transactions, the prices below will apply. We will replenish the free invoices back to 520 on your renewal date. Annual membership 1,250* Free Per invoice transaction costs for additional invoices 1 20 invoices per month invoices per month invoices per month ,000 invoices per month invoices per month 0.32 * Buyer connection fees will apply. The annual fee covers the creation and maintenance of your account for a single tax entity. Please note: transactions are charged on a monthly basis according to volume. Getting started with the Integrated Solution Once your customer invites you to join the Tungsten Network, one of our onboarding experts will walk you through the registration process. NOTICE: The information within this document is proprietary to Tungsten and is intended for use by employees, business partners and customers. It may not be copied, duplicated, used in any way, or passed to any third party without the prior written consent of Tungsten. 2 / 3 Copyright 2014 Tungsten. Tungsten is a trademark of Tungsten Corporation Plc and protected by law. Tungsten logo.

6 2. Web Form: sending electronic invoices using the Portal The Web Form is designed for companies who send a low volume of invoices to their customers each year. The Portal offers you a secure connection and guarantees delivery of your invoice to your customers within hours, which allows them to process your invoice and pay you promptly. Costs for the Web Form Once registered, all new suppliers using this option automatically receive 52 free transactions. At the end of your first anniversary (one year after registration), we will replenish your account, at no charge, back to 52 free invoices for you to use during the next 12 months. If you use all 52 free invoices and need more during this 12-month period, you will be required to purchase additional transactions (minimum 25 invoices), priced at 2.00 per invoice. You can purchase transactions as you need them. Any unused, paid-for invoice transactions will expire 12 months from the date of purchase. If you have paid credit on your account you will still receive 52 free invoices at each anniversary Annual per-invoice transaction costs 1 52 invoices per year Free Each invoice (minimum purchase of 25) 2.00 * Payment options: You can pay by PayPal or credit card. We accept Visa, MasterCard and Visa Debit. You can also pay by direct debit. Getting started with the Web Form submission through the Portal As part of your invitation to join the network, you will receive an with instructions on how to register. Once your registration is complete, we will send you your login credentials by so you can start sending electronic invoices via the Tungsten Network. For more information on Tungsten, e-invoicing and the options available to you, visit or us at info@tungsten-network.com. NOTICE: The information within this document is proprietary to Tungsten and is intended for use by employees, business partners and customers. It may not be copied, duplicated, used in any way, or passed to any third party without the prior written consent of Tungsten. 3 / 3 Copyright 2014 Tungsten. Tungsten is a trademark of Tungsten Corporation Plc and protected by law. Tungsten logo.