TOIMINTAKERTOMUS

Transkriptio

1 TOIMINTAKERTOMUS MPI FINLAND CHAPTER

2 YLEISTÄ MPI Finland on kansainvälisen Meeting Professionals International MPI -järjestön Suomen osasto. MPI Finlandin tarkoituksena on tarjota jäsenistölleen mahdollisuuksia ammatilliseen kehittymiseen erilaisten koulutus- ja verkostoitumistilaisuuksien kautta sekä edistää kokemusten vaihtoa alan ammattilaisten kesken. Toiminnassamme on mukana jäseniä useilta eri toimialoilta niin pienistä yrityksistä kuin suurista kansainvälisesti tunnetuista konserneista julkisiin organisaatioihin. MPI Finland pyrkii toiminnallaan kohottamaan tapahtuma-alan yleistä arvostusta. MPI Finlandin toimintaa koordinoi nimetty hallitus, jonka kokoonpano hyväksytään vuosittain varsinaisessa kevätkokouksessa. Yhdistyksen toiminnan suuntaviivat rakentuvat Yhdistyslaista ( /503), Meeting Professionals International MPI -yhdistyksen toimintaperiaatteista ja säädöksistä sekä MPI Finland Chapterin omista säännöistä. MPI Finlandin uudet säännöt on hyväksytty yhdistyksen syyskokouksessa Yhdistyksen uudet säännöt on hyväksytty Patentti- ja rekisterihallituksessa TILI- JA TOIMIKAUSI Tämä toimintakertomus koskee yhdistyksen tili- ja toimikautta TILI- JA TOIMIKAUDEN PÄÄTAVOITTEET Tili- ja toimikauden päätavoitteiksi oli kevätkokouksessa asetettu seuraavat tavoitteet: 1. Jäsenmäärän kasvattaminen 130 jäseneen ylläpitäen tapahtumanjärjestäjien ja palveluiden tarjoajien suhteen tasaisena. 2. Koulutustilaisuuksien kokonaistyytyväisyyden kasvattaminen KA 3,5 (asteikolla 1-4) 3. Yhdistyksen medianäkyvyyden lisääminen HALLITUKSEN KOKOONPANO Yhdistyksen sääntöjen 5 mukaan Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus, johon kuuluu vähintään neljä ja enintään kaksitoista jäsentä. Hallituksen jäsenet valitaan vuodeksi kerrallaan. Hallitus valitsee keskuudestaan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan. 1 P a g e

3 Kansainvälisten säännösten mukaan jokaisen jaoston hallituksessa tulee olla vähintään seuraavat positiot ja vastuuhenkilöt: President President Elect Past President VP Education VP Membership VP Communication VP Finance Yhdistyksen toiminnan suunnittelusta ja toteutuksesta toimikaudella vastasi hallitus, joka koostui seuraavasti: Position Name Title Working organisation President Foundation Liason Anne Laukkanen Myyntipäällikkö Helsingin Messut Oy Wanha Satama President Elect & VP Education Paula Blomster Senior Project Manager MICE Kuoni Destination Management Oy Immediate Past Juhapekka COO Lataamo Event Oy President Koppanen VP Development Anne Forsström Tapahtuma-suunnittelija Laurea Events / Mandatum Life VP Membership Sofia Nikolaeva Development The Catchbox VP Communications Emilia Risu Haaga-Helia ammattikorkeakoulu VP Sponsorship Arttu Kallio Tuottaja Tapahtumantekijät Oy VP Media Heli Koivuniemi päätoimittaja Evento-lehti Vice President Finance & Administrator Monika Birkle Senior Lecturer Haaga-Helia ammattikorkeakoulu Director of Student Relations Annina Landström Opiskelija Haaga-Helia ammattikorkeakoulu VP Education Maija Larmo Tuottaja / yrittäjä Tmi Maija Larmo Hallituksen Senior Adviserina toimi Laura Marjamo, Visit Espoo. Toimikauden kuluessa hallituksen kokoonpanossa tapahtui seuraavia muutoksia: Maija Larmo luopui VP Education tehtävästä henkilökohtaisten syiden vuoksi 09/2015. Toinen VP Education positio oli loppukauden täyttämättä. 2 P a g e

4 Koulutustoiminnan tukena toimi koko kauden ajan koulutustyöryhmä, johon kuuluivat hallituksen ulkopuolelta Riikka Heinonen (Mediuutiset Oy) ja Mervi Pirilä (Royal Bank of Scotland). HALLITUKSEN TOIMINTA JA VARSINAISET KOKOUKSET TILI- JA TOIMINTAKAUDELLA Hallituksen kokoukset Hallitus kokoontui kokouksiinsa tili- ja toimikautensa aikana kuudessa (6) hallituksen kokouksessa ja kahdessa (2) hallituksen kokoukseen yhdistetyssä Board Retreatissa (=hallituksen kehityspäivä): , jossa läsnä: Anne Laukkanen, Juhapekka Koppanen, Anne Forsström, Maija Larmo, Arttu Kallio, Emilia Risu, Heli Koivuniemi, Sofia Nikolaeva, Monika Birkle, Laura Marjamo (senior advisor) , jossa läsnä Anne Laukkanen, Juhapekka Koppanen, Emilia Risu, Annina Landström, Paula Blomster, Antti Lumiainen (advisor) , jossa läsnä Anne Laukkanen, Juhapekka Koppanen, Annina Landström, Paula Blomster, Arttu Kallio, Monika Birkle, Laura Marjamo (senior advisor), Antti Lumiainen (advisor) (Board Retreat), jossa läsnä Anne Laukkanen, Paula Blomster, Monika Birkle, Heli Koivuniemi, Anne Forsström, Annina Landström, Sofia Nikolaeva, Emilia Risu, Juhapekka Koppanen , jossa läsnä Anne Laukkanen, Anne Forsström, Arttu Kallio, Emilia Risu, Paula Blomster, Laura Marjamo (senior advisor), Antti Lumiainen (advisor) , jossa läsnä Paula Blomster, Anne Forsström, Arttu Kallio, Juhapekka Koppanen, Sofia Nikolaeva, Anne Laukkanen, Heli Koivuniemi , jossa läsnä Paula Blomster, Sofia Nikolaeva, Monika Birkle, Heli Koivuniemi, Anne Laukkanen Paikalla puheoikeudella: Valentina Voronova, Antti Lumiainen, Laura Marjamo, Anni Taimio (Board Retreat), jossa läsnä 3 P a g e

5 Anne Laukkanen, Paula Blomster, Anne Forsström, Juhapekka Koppanen, Monika Birkle, Sofia Nikolaeva, Annina Landström, Laura Marjamo, Antti Lumiainen, Mervi Pirilä, Riikka Heinonen, Jaana Haapa-aho, Valentina Voronova, Kati Korpinen, Antti Karjalainen, Anni Taimio hallituksen kokous jouduttiin perumaan vähäisen osallistujamäärän vuoksi (=kokous ei päätösvaltainen) Hallituksen kokouksista ei maksettu kokouspalkkiota. Hallituksen muut kokoontumiset Edellä mainittujen kokousten lisäksi hallitus kokoontui pienryhmissä eri kehityshankkeiden osalta, mm. koulutustilaisuuksien sekä viestinnän osalta. Yhdistyksen varsinaiset vuosikokoukset Yhdistyksen varsinaiset vuosikokoukset järjestettiin seuraavasti: Syykokous: , johon osallistui 17 jäsentä Kevätkokous: , johon osallistui 13 jäsentä Yhdistyksen syyskokous hyväksyi hallituksen esittämään sääntöuudistuksen, jossa yhdistyksen säännöt tuotiin 2010-luvulle ja mallinnettiin Patentti- ja rekisterihallituksen nykyistä ohjesääntöä vastaavaksi. JÄSENISTÖ Tili- ja toimikauden yhdeksi päätavoitteeksi oli määritetty yhdistyksen jäsenmäärän kasvattaminen 130 jäseneen ylläpitäen tapahtumanjärjestäjien ja palveluiden tarjoajien suhteen tasaisena. Päävastuu yhdistyksen jäsenistöstä sekä jäsenhankinnasta oli VP Membershipillä. Toimikauden alkaessa jäsenmäärä oli 91. Toimikauden päättyessä jäsenmäärä oli 98, jolloin yhdistyksen asettamasta jäsenmäärätavoitteesta jäätiin 75 %. Sen sijaan suhteutettu jako eri jäsenryhmään on toimikauden kuluessa pysynyt suhteellisen vakaana. Jäsenkampanjat 4 P a g e

6 Toimikauden aikana toteutettiin muun muassa seuraavat jäsenhankintakampanjat: Nähdäänkö Kongressimessuilla -kampanja 10/2015 (- 100 euroa jäsenyydestä) Tuo ystäväsi mukaan -kampanja 10/2015, (-100 euroa jäsenyydestä) Refer a Friend -kampanja 01/2016 (-50 euroa jäsenyydestä euroa omasta jäsenyydestä) Aika palata takaisin -kampanja 02/2016 jäsenyytensä lopettaneille (-100 euroa jäsenmaksusta) Jäsenmäärän on toimikauden aikana vaihdellut (21 jäsenyyden päättymistä ja 25 uutta jäsenyyttä). Yhdistyksen toiminnasta eroaminen johtui pääsääntöisesti talouden suhdanteiden ja yritysten / organisaatioiden sisäisten linjausten tiukentumisesta. Aktiivinen jäsenhankinta piti jäsenmäärän suhteellisen vakiintuneena, mutta ei onnistunut nostamaan jäsenmäärää kauden tavoitetasolle. Jäsenkysely 2016 Yhdistys toteutti jäsenilleen sähköisen jäsenkyselyn Kysely lähetettiin MPI Globalin tietokannassa olevalle Suomen jäsenrekisterille (96 hlöä) sähköpostitse sekä linkitettiin yhdistyksen FB-sivuille. Määräaikaan mennessä kyselyyn vastasi yhteensä 27 henkilöä, vastausprosentin ollessa 28 %. Jäsenkyselyn tuloksia voidaan pitää suuntaa-antavina tuloksina, mutta niitä ei voida suhteuttaa koko jäsenryhmän tuloksiksi. Keskeiset tulokset: 44 % kyselyyn vastanneista on ollut yhdistyksen jäsenenä 5-10 vuotta, 18 % 1-2 vuotta 40 % vastaajista osallistui vuoden 2015 aikana 1-2 koulutustilaisuuteen, 22 % 3-4 tilaisuuteen 60 % vastaajista antoi koulutustapahtumien yleisarvosanaksi 4 (asteikolla 1-5) Uuden oppiminen ja verkostoituminen olivat tärkeimmät syyt koulutustilaisuuksiin osallistumiselle 59 % vastaajista oli tyytyväinen yhdistyksen toteuttamaan viestintään (www, SoMe, uutiskirjeet) 55 % vastaajista koki yhdistyksen toiminnan laadukkaaksi ja 44 % omaa liiketoimintaa tukevaksi 59 % vastaajista koki yhdistyksen toiminnan tukevan ammatillista kehittymistä 55 % vastaajista suosittelisi yhdistystä lämpimästi muille, kun taas 7 % vastaajista ei ollut kovin varma suosituksien antamisesta KOULUTUSTILAISUUDET JA MUUT TAPAHTUMAT 5 P a g e

7 Chaptereita koskevien MPI:n toimintaperiaatteiden ja säädösten mukaan paikallisen Chapterin tulee järjestää toimintakaudella 5-6 erilaista koulutustilaisuutta. Toimikauden yhtenä päätavoitteena oli koulutustilaisuuksien kokonaistyytyväisyyden kasvattaminen KA 3,5 (asteikolla 1-4). Päävastuu yhdistyksen koulutustoiminnasta oli VP Educationilla sekä hänen toimintaansa tukevalla koulutustyöryhmällä. Toimikauden aikana jäsenistölle ja MPI:n toiminnasta kiinnostuneille järjestettiin seitsemän (7) koulutustapahtumaa: Päivämäärä Aihe Esiintyjä Paikka Educational Ilkka Halava Hernesaari Educational Case SLUSH Lilla Roberts Educational John Parke; Personal branding & The Science and Art of Selling Klaus K Educational Kv-kongressit Ulrika Mårtensson; Wonderful Copenhagen Kongressitoiminta Suomessa; Helsingin kaupunki, Maamittauslaitos Berghyddan Educational Evento-voittajat 2015 Kilta-sali Educational Presentation Visuals for Impact Deron Fuller Kansallisteatteri Educational SMM: Adding value to the Participant Experience Kongressimessut Koulutustilaisuuksien palautekyselyihin vastanneiden osalta jäsenistö arvioi koulutustilaisuuksien arvosanaksi 4,27 (asteikko 1-5), edellisellä kaudella vastaava arvio oli 4,18, eli koulutukset saivat hyvää palautetta ja erinomainen tulos parani entisestään. On otettava kuitenkin huomioon, etteivät kaikki osallistuneet vastanneet kyselyyn, jolloin tuloksia voidaan pitää ainoastaan suuntaa-antavina. 6 P a g e

8 Muut verkoistoitumistilaisuudet Koulutusten ohella toimikauden aikana järjestettiin jäsenistölle lisäksi neljä (4) verkostoitumistapahtumaa: MPI Finland 10-year Anniversary Party, Kilta-Sali Networking Lunch; terveiset EMECistä, ravintola Saslik MPI Spring Mingle in Porvoo, yhteistyössä Haaga-Helia Porvoon kanssa Networking Lunch; tuntematon Töölö, ravintola Elite Koulutus- ja verkostoitumistilaisuuksien lisäksi jäsenille tarjottiin erikoishinta Eventon Up- Date -seminaariin sekä Evento Awards -gaalaan Lisäksi yhdistys oli mukana Kokous Espoo After Work -tapahtumassa näytteilleasettajana Espoon Hanasaaressa. Koulutustiimi oli aktiivinen myös poliittisella kentällä ja aloitti toimintakauden aikana lobbauksen tapaamisesta alan toimijoiden ja ulkomaankauppaministerin kanssa. Kansainvälinen koulutustoiminta VIESTINTÄ Yhdistys kannusti jäseniään osallistumaan myös globaaleihin koulutus- ja verkostoitumistapahtumiin, jotka kaudella olivat seuraavat: The 2015 World Education Congress (WEC), San Francisco IBTM World (ent. EIBTM), Barcelona European Meetings and Events Conference EMEC, Kööpenhamina IMEX 2016, Frankfurt Yhdistyksen ensisijaiset viestintä- ja tiedotuskanavat olivat yhdistyksen www-sivut sekä sähköiset uutiskirjeet. MPI Europe lähetti jäsenistölle sähköisiä uutiskirjeitä tiedottaen Euroopan muiden Chaptereiden sekä MPI Globalin ajankohtaisista aiheista. Tili- ja toimikauden yksi päätavoitteista oli kasvattaa yhdistyksen medianäkyvyyttä. Päävastuu yhdistyksen viestinnästä oli VP Communicationilla. Medianäkyvyyden kasvattamiseen pyrittiin yhdessä VP Median kanssa. Kauden aikana jäsenille lähetettiin uutiskirjeet seuraavasti: Jäsentiedote 09/2015 (mm. tulevat koulutustilaisuudet, MPI Global, CNF syyspäivät, MPI:n kumppaniksi, MagnumLive) 7 P a g e

9 Jäsentiedote 10/2015 (mm. Ystävä-kampanja, educ-kuulumisia, MPI database, MagnumLive) Jäsentiedote 11/2015 (mm. 10-vuotisjuhlat, educ-kuulumiset, MPI Global, MagnumLive) Jäsentiedote 12/2015 (mm. 10-vuotisjuhlat, EMEC 2016, Rauhallista joulua) Jäsentiedote 01/2016 (mm. Ystävä-kampanja, MPI Global, MagnumLive) Jäsentiedote 02/2016 (mm. EMEC-kokemuksia, MPI Global, MagnumLive) Jäsentiedote 03/2016 (mm. Kongressimessut, EMEC-kuulumiset, MPI Global, MagnumLive) Jäsentiedote 4/2016 (mm. MPI Kongressimessuilla, Kevät kokouksen päätökset, MPI lehti, MagnumLive) Jäsentiedote 5/2016 ( educ-&networking-kuulumiset, MPI refer a fried, Meetings Outlook, MagnumLive) Jäsentiedote 6/2016 (Hyvää kesää, syksyn tapahtumia, uusi hallitus, MagnumLive, Future Of Events Amsterdam) Yhdistyksen viestinnän perustana toimi hallituskauden aikana yhdistyksen viestintästrategia sekä viestinnän vuosikello. Viestintästrategiassa määriteltiin yhdistyksen viestintätoimintojen tavoitteet, kohderyhmät sekä kanavat, kun taas viestinnän vuosikellosta ilmeni eri viestintätoimintojen aikataulutus, viestikärjet, kohderyhmät, vastuuhenkilöt sekä kanavat. Toimikaudella käytettiin aktiivisesti myös sosiaalisen median kanavia (Facebook, LinkedIN, Twitter, Instagram). Yhdistys ei kuitenkaan onnistunut kasvattamaan medianäkyvyyttä toimikauden aikana. SPONSORI- YHTEISTYÖKUMPPANITOIMINTA Noin kolmannes yhdistyksen toimikauden tuloista saatiin yhteistyökumppanihankinnan kautta. Kumppanisopimukset ovat voimassa yhden kalenterivuoden. Olemassa olevilla kumppaneilla oli mahdollisuus uusia vastaavan tasoinen kumppanuus vuodelle 2016 ennen muita kumppaneita. Kumppanihankinnan päätavoitteena oli säilyttää vuoden 2015 kumppanuudet sekä lisätä erityisesti tapahtumakohtaisia kumppanuuksia. Päävastuu yhdistyksen yhteistyökumppanitoiminnasta oli VP Sponsorshipillä. Yhdistyksen yhteistyökumppaneita vuonna 2016 olivat: Cvent Finnflorist Haaga-Helia ammattikorkeakoulu Helsinki Convention & Events Bureau MagnumLive Oy Messukeskus Helsinki Radisson Blue -hotellit 8 P a g e

10 Sokos Hotels Ventoniemi Oy Visit Espoo Tapahtumakohtaiset kumppanuudet solmittiin seuraavasti: Elämyslahjat (education ) YHDISTYKSEN TALOUS MPI Finland Chapter on voittoa tavoittelematon yhdistys, jonka osittaisena tarkoituksena on ammatillisen ja henkilökohtaisen lisäarvon tuottaminen jäsenistölle. Täten varallisuutta ohjattiin toimintavuotena takaisin jäsenistölle. Tällä toimintakaudella tämä merkitsi koulutustilaisuuksien laadun parantamista. Lisäksi yhdistyksen jäsenille ja muilla tärkeille sidosryhmille toteutettiin yhdistyksen 10-vuotisjuhla , johon panostaminen nähtiin yhdistyksen profiilia nostavana tilaisuutena. Päävastuu yhdistyksen talouden seuraamisesta oli VP Financella. Yhdistyksen tuotot 14909,79 toimikaudella muodostuivat seuraavista tuloista: jäsenmaksujen palautuksista kansainväliseltä MPI:ltä (rebats) yhteistyökumppanihankinnasta maksullisen koulutustilaisuuden osallistumismaksuista Yhdistyksen menot olivat ,09, jotka koostuivat seuraavista pääalueilta: koulutus- ja verkostoitumistilaisuuksien järjestämiskuluista viestintä- ja web-alustakuluista hallinnollisista kuluista Yhdistyksen tilinpäätös toimikaudelta on 219,30 alijäämäinen. Yhdistyksen toiminnantarkastajana toimi ekonomi, NTM Tuula Nikkilä. Toiminnantarkastuksen lausunnon perusteella yhdistyksen toiminnasta ei ole huomautettavaa, Helsingissä Anne Laukkanen Toimikauden puheenjohtaja 9 P a g e