KORJAUSHANKKEEN ASIAKASLÄHTÖINEN KÄYTTÖÖNOTTO JA TIEDONHALLINTA

Transkriptio

1 KORJAUSHANKKEEN ASIAKASLÄHTÖINEN KÄYTTÖÖNOTTO JA TIEDONHALLINTA Tekes korjausohjelma tilaajaworkshop Juha Salminen TkT, Kehitysjohtaja, Consti Yhtiöt Kumppanisi korjausrakentamisessa

2 ESITYKSEN SISÄLTÖ 1. Luovutus- ja käyttöönottovaiheen merkitys 2. Käyttöönottovaiheen toteutus nykyisin 1. Viimeistely ja luovutus 2. Rakennushankkeen tiedonhallinta 3. Käyttöönoton tavoitetila 1. Prosessi palvelu 2. Käyttäjälähtöinen tiedonhallinta 3. Jyrkkälän tiedonhallinta 4. Kehitystarpeet ja edellytykset Kumppanisi korjausrakentamisessa

3 RAKENNUSHANKE TÄHTÄÄ KÄYTTÖÖNOTTOON JA KÄYTTÖÖN Rakennuksen & ylläpidon arvo % Prosessin & Informaatio n arvo % KIINTEISTÖN ARVONTUOTTO + - KÄYTTÄJ ÄN TARPEET SUUN N. RAKEN T. YLLÄPITO KIINTEISTÖN TOIMINTA KÄYTTÄJÄTOIMIN NOT t Image adapted from Dr. Martin Fischer, CIFE IAB, 2011 by DPR Construction Tavoitteena paras mahdollinen arvontuotto käyttäjälle Kumppanisi korjausrakentamisessa

4 LUOVUTUS- JA KÄYTTÖÖNOTTOVAIHEEN MERKITYS Rakennuksen uuden elämän alku; muunnos työmaasta toimivaksi rakennukseksi Onnistuneen hankkeen lupausten lunastus Ratkaisee asiakastyytyväisyyden Lopputuloksen laatu Käyttöönottoprosessin laatu ja palvelukokemus Tekninen viritys käyttöä ja ylläpitoa varten elinkaarikustannukset, olosuhteet Kertyneen tiedon muuttaminen käyttöä ja ylläpitoa palvelevaan muotoon Helpoin paikka nostaa asiakastyytyväisyyttä ja alan imagoa sekä pienentää elinkaarikustannuksia Kumppanisi korjausrakentamisessa

5 LUOVUTUS JA KÄYTTÖÖNOTTO NYKYISIN Kumppanisi korjausrakentamisessa

6 VIIMEISTELYN JA KÄYTTÖÖNOTON NYKYPROSESSI (TAVOITETILA) Viimeistelyaikataulu Rakennustekninen itselle luovutus Talotekniikan toimintakokeiden, säätöjen jne. aikataulutus ja koordinaatio Lämpökuvaus + ilmatiiveyden mittaus Luovutusaineisto, huoltokirja Viestintä ja yhteistyö asiakkaan kanssa (muuttoaikataulu) Käyttöhenkilökunnan koulutus Käyttäjien ohjeet ja opastus Asiakaspalaute Takuuajan toiminnot Muokattu; Hult,T Kumppanisi korjausrakentamisessa

7 RAKENNUSHANKKEEN JÄRJESTELMIÄ JA TIETOVIRTOJA Asiakkaat Raportointi Viestintä LM-työt Palaute Tarveselvitys Esi-, hanke-, luonnos- ja toteutussuunnittelu Valmistelu, rakentaminen ja Käyttöönotto, käyttö ja ylläpito Elinkaarikustannukset Laskuri Suunnitelmat: CAD, BIM, projektipankki Kustannukset Laskentajärj. Kustannusohjaus: Aikataulu: Projekti erp Aikatauluohj. Tuotetaan sisältö käyttöä ja ylläpitoa varten Hankinnat Hankintajärj. Projektin dokumentit: Dokumentinhall.. Toimittajat Tilaukset Raportointi Luovutusaineisto: Kiinteistötietojärj. / arkisto Ylläpidon ohjaus: Huoltokirja / toiminnanohjaus Kiinteistön ohjaus Rakennusautomaatio, etäohjaus

8 MIKÄ ON HUOLTOKIRJA? Uudis- tai korjausrakentamisen yhteydessä laadittava kiinteistökohtainen asiakirjakokonaisuus kiinteistönpidon tueksi Suunnitelma huoltotehtävien toteuttamiseksi niin, että kiinteistö pysyy jatkuvasti kunnossa ja ongelmat estetään ennalta. Huoltokirjan tehtäväsisällöt muodostavat pohjan ylläpitopalveluiden hankkimiselle. Huolto-ohjelman mukainen dokumentointi toimii näyttönä kiinteistön takuuohjelman voimassaolosta. Tyypillistä sisältöä: Kiinteistön tiedot Kiinteistönhoidon viikoittaiset tehtävät ja niiden seuranta Teknisen hoidon ja huollon ohjeet Palvelupyyntöjen kirjaus, toimenpiteiden seuranta ja dokumentointi Ylläpidon tarvitsema dokumentaatio, kuten teknisten laitteiden paikantamis-piirustukset. tiedot pintarakenteista ja laitetiedot Ylläpitosopimukset ja vastuualueet Kiinteistön kulutusten seuranta ja raportointi Ylläpitotoiminnan laadun raportointi pvm NCC Rakennus Oy 9

9 LUOVUTUS JA KÄYTTÖÖNOTTO LISÄARVOA TUOTTAVAKSI PALVELUKOKEMUKSEKSI Kumppanisi korjausrakentamisessa

10 KÄYTTÖÖNOTON PALVELUMUOTOILU Tekniikka Ihmiset Virheetön luovutus Suunnittelu Sisäiset tarkastukset Viranomaistarkastukset Lopputarkastus Vastaanotto Luovutusaineisto Talotekniset säädöt Suunnittelu Laite- ja asennustarkast. Toimintakokeet Yhteiskoekäyttö Mittaukset, säädöt Ylläpidon käynnistys Palvelujen hankinta Huoltokirja Ylläpidon koulutus Ylläpidon palaute Etävalvonta Käyttöönotto Tiedonkulku Käyttäjien ohjeet Käyttäjien perehdytys Käyttäjäkysely Takuuajan yhteyshenkilö Palvelukokemus Käyttöönoton vastuuhenkilö / organisointi Muuttopalvelu Muutospalvelu Jälkiarviointi + ehdotukset Huolenpitopaketti Kumppanisi korjausrakentamisessa

11 KÄYTTÄJÄLÄHTÖISEN MUUTOSTYÖN KONSEPTI (RYM SY) Käyttäjäprosessi Muutostarpeen määrittäminen Tavoitteiden määrittely Sitoutuminen hankkeeseen Käyttäjäprofiilien tunnistaminen Työympäristön nykytilan arviointi Tilamuutosvaihtoehtoje n määrittäminen Vaihtoehtojen arvioiminen Ratkaisun yhteiskehittäminen Tavoitteiden saavuttamisen varmistaminen Korjaustyön seuraaminen Muuttoon valmistautuminen Toimistoetiketin yhteiskehittäminen Muuttosuunnitelma Onnistunut muutto Toimivat ja tuottavat tilat Käyttäjien koulutus ja ohjeistus Jälkiarviointi ja parannustarpeet Toimistoetiketin tarkistus Tilaajan tavoitteet Käyttäjien tarpeet Ratkaisun kuvaus Toteutus Käyttöönotto ja käyttö Asiakas päättää tavoitteista ja hankkeen reunaehdoista Tilankäytön tehostamisen mahdollisuudet Tarvittaessa uusien toimitilojen etsintä Päätös suunnittelun aloittamisesta Suunnittelun lähtötietojen saaminen Erityyppisten suunnitteluratkaisuiden hahmottaminen Kustannus- ja tuotantotieto asiakkaan päätöksenteon tukena Suunnittelun ohjaus Viranomaislupien järjestäminen Kustannusarviot suunnittelun edetessä Päätös rakennustöiden aloittamisesta Muutostöiden valmistelu Ammattimainen projektinhallinta Jatkuva tiedottaminen toteutuksen kulusta Asiakasystävällinen rakennustöiden toteutus Toteutuksen viimeistely ja luovutusvalmius Onnistunut muutto Toimivat ja tuottavat tilat Talotekniset hienosäädöt Ylläpitäjien koulutus Täydentävät muutokset 6 kk Hankeprosessi

12 KÄYTTÄJÄLÄHTÖINEN TIEDONHALLINNAN SUUNNITTELU Tieto kertyy hankkeen aikana Korjauksen osapuolten tarpeet Työkalut esim. huoltokirja Tiedon tavoitetilan kuvaus Käytön ja ylläpidon tarpeet Huoltokirja Ylläpidon tarvitsemat tiedot ja toiminnot Kunnossapitoohjelma Vuosi- ja PTS - korjaukset Asukasportaali Asukkaiden ja taloyhtiön hallinnon toiminnot ja palvelut Tekninen luovutusaineisto Dokumenttiarkisto BIM? Rakennusautomaatio Järjestelmien ohjaus (etävalvonta?) Kulutukset, mittarointi Kumppanisi korjausrakentamisessa

13 Kumppanit Omat/allianssi KÄYTÖN AJAN PALVELUALUSTA Palvelut Isännöinti, vuokraus Tekninen alusta As Oy / kiinteistö Huolto ja helpdesk Laajennettu takuu? Kiinteistöpalvelut Energiahankinta Lähikauppa Huoltokirja Hallinto / isännöinti Asukasportaali Luovutusaineisto Järjestelmien ohjaus Muuta? Projektiportaali Ylläpidon helpdesk Viestinnän ja asiakaspalvelun parantuminen Ylläpidon ja hallinnon tehostuminen Energiansäästö Palvelut / liiketoiminta

14 JYRKKÄLÄN TIEDONHALLINTA 1300 asukasta, 600 asuntoa, lähes 30 rakennusta Pääosin ulkopuolien peruskorjaus + facelift Kustannustehokas tekninen korjaus, houkuttelevuus, yhteisöllisyys Korjaus toteutetaan ; tarkoitus kehittää asukaslähtöinen tiedonhallinnan ratkaisu vaiheittain Konseptointi, skaalautuvuus erilaisiin hankkeisiin Kumppanisi korjausrakentamisessa

15 Kumppanisi korjausrakentamisessa JOHTOPÄÄTÖKSIÄ

16 INTEGROINTI = VALMISTAUTUMISTA KÄYTTÖÖN JA YLLÄPITOON Visualisointi, elinkaari Yhteistyö, yhteinen sijainti Tuotannon ohjaus Mitattava arvo asiakkaalle Integroitu tiedon- Hallinta Lähtötiedo t BIM Integroitu tiimi Integroitu prosessi Suunnitelmallinen toteutus Integroidut järjestelmät Toimiva ja palveleva rakennus

17 ONNISTUNEEN LUOVUTUKSEN JA KÄYTÖÖNOTON EDELLYTYKSET Integroiva toimintamalli paremmat edellytykset onnistua Käyttäjän / asukkaiden tarpeet ja toiveet selvitetään ja priorisoidaan (myös tiedonhallinta) Käyttöönotto alkaa jo suunnitteluvaiheessa; tiedonhallinnan ja palvelujen käyttäjälähtöinen suunnittelu Perusasiat toteutuksessa onnistuvat; aikataulunpito, tehtävien ohjaus, laadunvarmistus, viimeistely, talotekniikan toiminta Onnistunut käyttöönottovaiheen aloitus asiakastoimintoineen ja palveluiden käynnistäminen Jälkihoito: takuuajan tehtävät, jälkiarviointi + tarvittavat toimenpiteet, aktiivinen huolenpito Elinkaaren aikainen kumppanuus? Kumppanisi korjausrakentamisessa

18 UUDET TOTEUTUSMUODOT TALOYHTIÖKORJAUKSISSA Eri toteutusmuodot ja niiden soveltuvuus Myös projektinjohto- ja yhteistoimintaurakka Suunnittelu-, hankinta- ja toteutusvaihe eri toteutusmuodoissa As Oy korjausten ajankohtaisia erityiskysymyksiä Yhteistoimintaurakan sopimusmalli Kumppanisi korjausrakentamisessa

19 Kumppanisi korjausrakentamisessa KIITOS!