Tarjous No Järvenpään kaupunki ja. Hyvinkään kaupunki. Esrin SG EA kuntalisenssistä

Transkriptio

1 Tarjous No Järvenpään kaupunki ja Hyvinkään kaupunki Esrin SG EA kuntalisenssistä

2 TARJOUS No (11) Järvenpään kaupunki Tuija Aaltonen tuija.aaltonen@jarvenpaa.fi Puh Hyvinkään kaupunki Päivi Tiihonen paivi.tiihonen@hyvinkaa.fi Puh Viitaten tarjouspyyntönne ja keskusteluihimme alkuvuonna Järvenpään, Keravan ja Hyvinkään kaupunkien sekä Mäntsälän kunnan kanssa TARJOUS Esrin SG EA kuntalisenssi Kiitämme kiinnostuksesta Esrin SG EA -kuntalisenssiä ja sen uusimista kohtaan. SG EA tulee sanoista Small Government Enterprise Agreement, joka on pienille ja keskisuurille kunnille ja kaupungeille tarkoitettu ohjelma, jolla kunnat saavat Esrin paikkatietoalustan käyttöönsä hyvin edullisesti. Ehdotamme tällä tarjouksella Järvenpään kaupungille kuntalisenssisopimuksen uusimista kolmivuotisjaksolle sekä Hyvinkään kaupungille kuntalisenssin hankintaa. Esrin kuntalisenssi mahdollistaa nimetyn teknisen neuvonantajan, vuosisuunnittelun sekä koulutusta ja konsultointia paikkatietojen käytön tehostamiseen sopimukseen liittyvän EAP-puitesopimuksen kautta. EAPsopimus on tarjouksessamme kaikille mainituille kunnille yhteinen. Kunnat jakaisivat Kuntalisenssin kustannukset keskenään sopimallaan tavalla. Teknisesti tarjoamme kahta kuntalisenssiä (yhtä Tier3-kuntalisenssiä ( asukasta) Järvenpään kaupungille (jäsenkunnat Keravan kaupunki ja Mäntsälän kunta) sekä yhtä Tier 2-kuntalisenssiä ( asukasta) Hyvinkään kaupungille - sekä kaikille mainituille kunnille yhteistä EAP-ohjelmaa. Esrin kuntalisenssiin kuuluvien ohjelmistojen tuki- ja ylläpito sisältyy kuntalisenssin vuosihintaan, jolloin kunnat eivät maksa Esrin kuntalisenssituotteiden tuki- ja ylläpitomaksuja kuntalisenssisopimuksen voimassaolon aikana.

3 TARJOUS No (11) Esrin Kuntalisenssin hinta on sisältöön ja kuntalisenssistä saataviin hyötyihin nähden edelleen hyvin kohtuullinen lähtien siitä, että useimmat lisenssiin sisältyvät tuotteet ovat vapaamääräisellä tai lähes vapaamääräisellä käyttöoikeudella mukana ja sisältöä on tullut koko ajan lisää. Esrin Kuntalisenssin hinta on vakio kunakin kolmena sopimusvuonna. Uskomme Esrin Kuntalisenssin yhdessä siihen liittyvän EAP-paikkatietojen hyödyntämisohjelman kanssa tuovan jatkossakin merkittäviä hyötyjä käyttäjäkunnille. Vastaamme mielellämme tarjoukseen liittyviin kysymyksiin. Toivomme tarjouksen soveltuvan teille. Ystävällisin terveisin Jyrki Ahvonen Key Account Manager puh jyrki.ahvonen@ Toimittajan osoitetiedot ja Y-tunnus sivun alaosassa.

4 TARJOUS No (11) Sisällysluettelo 1. Kuntien tilanne... 5 Järvenpään ja Keravan kaupungit ja Mäntsälän kunta... 5 Hyvinkään kaupunki Esrin SG EA -Kuntalisenssi Esrin tuotteet ja palvelut Järvenpään kuntalisenssi Hyvinkään kuntalisenssi Esrin EAP-palvelu Kuntalisenssin hinnoittelu Järvenpään kuntalisenssi Hyvinkään kuntalisenssi EAP:n ja palvelujen hinnoittelusta Tarjouksen voimassaolo Luottamuksellisuus Tarjousehdot Referenssioikeus Toimitus- ja laskutustiedot Liitteet... 11

5 TARJOUS No (11) 1. Kuntien tilanne Järvenpään ja Keravan kaupungit ja Mäntsälän kunta Kunnat ovat päättyvällä kuntalisenssikaudella rakentaneet ratkaisuja sekä tehneet analyyseja Esrin kuntalisenssiin kuuluvien tuotteiden avulla osana käyttötilanteitaan (esim. Internet/Intranet-karttapalvelut, tonttikarttapalvelu, 3D-kaupunkimalli, pistepilviaineistot, tarinakartat) sen lisäksi, että Kuntalisenssin Esrin ArcGIS-tuotteet ovat pohjana CGI:n sovellusten paikkatietomoottorina kaikissa kolmessa kunnassa. EAP-puitesopimuksella on toimitettu tuotekoulutuksia ja konsultointia sekä suunniteltu ja tuettu kuntia tuotteiden soveltamisessa käyttötapauksiin. Autamme kuntia modernisoimaan maankäytön ja yhdyskuntatekniikan nykyratkaisujaan yhtenäisen avoimen paikkatietoalustan päälle, jossa kuntalisenssi yhdessä siihen liitetyn EAP-paikkatietojen hyödyntämisohjelman kanssa, on tukena. Kunnat voivat niin halutessaan myöhemmin siirtää nykyisiä paikkatietoa hyödyntäviä palveluitaan (kaavan pohjakartan ylläpito, kiinteistömuodostus, kaavoitus, infran kunnossapito jne.) yhtenäiselle Esrin alustalle. Kuntakolmikko Järvenpään kaupunki keskuskuntana on käsityksemme mukaan ollut tyytyväinen päättyvään sopimuskauteen, ja tarjouksemme sisältääkin sopimuksen jatkon seuraavalle kolmivuotisjaksolle sisältäen EAP-paikkatietojen hyödyntämisohjelman. Kuntalisenssin hinnoittelua tarkistettiin vuonna 2015 ensi kerran ohjelman alkamisesta lähtien (v. 2008). Hinnantarkistuksesta huolimatta pystymme tarjoamaan teille kokonaisuuden hyvin edullisesti ja siihen sisältyvän EAP-sopimuksen tarvittaessa jaettuna Hyvinkään kaupungin kanssa, mikäli Hyvinkää hankkii kuntalisenssin. Hyvinkään kaupunki Hyvinkään kaupungilla on kiinnostusta paikkatietojen hyödyntämisen laajentamiseen Esrin ohjelmistoratkaisuilla. Esrin Kuntalisenssi olisi kustannustehokas ratkaisu paikkatietojen käytön laajentamiseen toimintaa tehostaviin ja palvelutasoa parantaviin käyttökohteisiin. Kaupunki käyttää jo Esrin ArcGIS-tuotteita suoraan ja osin myös CGI:n sovellusten yhteydessä. Kaupungilla on tämän sopimuksen myötä mahdollista koota kaikki Esrin lisenssit saman sopimuksen alle ja laajentaa käyttöä. Sopimuksen myötä kaupungille syntyy mahdollisuus digitalisoida paikkatietojen hyödyntämiseen liittyviä prosesseja ja luopua joidenkin vanhojen tuotteiden käytöstä. Järvenpään, Keravan ja Mäntsälän tavoin autamme Hyvinkään kaupunkia modernisoimaan maankäytön ja yhdyskuntatekniikan nykyratkaisujaan yhtenäisen avoimen paikkatietoalustan päälle, jossa kuntalisenssi yhdessä siihen liitetyn EAP-paikkatietojen hyödyntämisohjelman kanssa, on tukena. Kaupunki voi niin halutessaan myöhemmin siirtää nykyisiä paikkatietoa hyödyntäviä palveluitaan (kaavan pohjakartan ylläpito, kiinteistömuodostus, kaavoitus, infran kunnossapito jne.) yhtenäiselle Esrin alustalle. Ja uskomme, että Hyvinkäältä muiden jo Esrin Kuntalisenssin hankkineiden kuntien lailla, löytyy eri toimialoille sovellettavia hyötyjä tuottavia paikkatietojen ja järjestelmien käyttökohteita nykyisten käyttökohteiden lisäksi. Autamme kuntalisenssiasiakkaitamme tunnistamaan muita käyttökohteita eri toimialoilta ja tehtävistä.

6 TARJOUS No (11) Ehdotamme Hyvinkään kaupungille tällä tarjouksella Esrin Kuntalisenssisopimusta kolmivuotisjaksolle siten, että Kuntalisenssiin liittyvä EAP-puitesopimusohjelma jaetaan kaikkien neljän kunnan kesken: Järvenpää, Kerava, Mäntsälä ja Hyvinkää. Hyvinkään kuntalisenssin sopimuskausi voi myös poiketa Järvenpään sopimuskaudesta, mikäli Hyvinkää haluaisi esimerkiksi aientaa alkamisaikaa. 2. Esrin SG EA -Kuntalisenssi 2.1 Esrin tuotteet ja palvelut Järvenpään kuntalisenssi Järvenpään kaupungin SG EA Kuntalisenssi on Esrin Tier 3-organisaatiolisenssi, joka on tarkoitettu asukkaan kunnille ja kaupungeille. Kuntalisenssi on kolmivuotinen määräaikainen sopimus, joka sisältää organisaation käyttäjämäärään sitomattoman käyttöoikeuden liitteessä 1a lueteltuihin Esrin tuotteisiin ja alla mainittuihin palveluihin sopimuskauden ajan. Liite 1a sisältää kuntalisenssisopimuksen. Toimitamme teille tilauksen yhteydessä teidän tapauksessanne allekirjoitettavan Multi-city -sopimuksen, jossa on myös allekirjoitusliitteet jäsenille mukana. Tasolla 3 (Tier 3) Esrin SG EA -organisaatiolisenssi sisältää liitteessä 1a mainittujen tuotteiden lisäksi mm.: ArcGIS Online -käyttöoikeus Level 3, 250 lukevaa ja 250 kirjoittavaa nimettyä käyttäjää ja vuotuista palvelukrediittiä ArcGIS Enterprise: 250 lukevaa ja 250 kirjoittavaa nimettyä käyttäjää ArcGIS Pro -käyttöoikeus 250 käyttäjälle Basic, Standard ja Advanced tasoille kullekin ArcGIS Pro -laajennusosien käyttöoikeus 250 käyttäjälle 15 % alennus Esri Finlandin avoimista luokkakursseista Neljä (4) ilmaista osanottomaksua Esrin kansainvälisille käyttäjäpäiville (San Diego, kesä-heinäkuu) Neljä (4) henkilöä, joilla oikeus ottaa yhteyttä Esri Finland Oy:n tukipalveluun SG EA -lisenssiin kuuluvien ohjelmistojen tuki- ja ylläpitopalvelut Insights for ArcGIS -tuotteen vuositilaus, 5 lisenssiä, kuntalisenssikauden ajaksi Hyvinkään kuntalisenssi Hyvinkään kaupungin SG EA Kuntalisenssi on Esrin Tier 2-organisaatiolisenssi, joka on tarkoitettu asukkaan kunnille ja kaupungeille. Kuntalisenssi on kolmivuotinen määräaikainen sopimus, joka sisältää organisaation käyttäjämäärään sitomattoman käyttöoikeuden liitteessä 1b lueteltuihin Esrin tuotteisiin ja alla mainittuihin palveluihin sopimuskauden ajan. Tasolla 2 (Tier 2) Esrin SG EA -organisaatiolisenssi sisältää liitteessä 1b mainittujen tuotteiden lisäksi mm.: ArcGIS Online -käyttöoikeus, 100 lukevaa ja 100 kirjoittavaa nimettyä käyttäjää ja vuotuista palvelukrediittiä ArcGIS Enterprise: 100 lukevaa ja 100 kirjoittavaa nimettyä käyttäjää

7 TARJOUS No (11) ArcGIS Pro -käyttöoikeus 100 käyttäjälle Basic, Standard ja Advanced tasoille kullekin ArcGIS Pro -laajennusosien käyttöoikeus 100 käyttäjälle 15 % alennus Esri Finlandin avoimista luokkakursseista Kolme (3) ilmaista osanottomaksua Esrin kansainvälisille käyttäjäpäiville (San Diego, kesä-heinäkuu) Kolme (3) henkilöä, joilla oikeus ottaa yhteyttä Esri Finland Oy:n tukipalveluun SG EA -lisenssiin kuuluvien ohjelmistojen tuki- ja ylläpitopalvelut Insights for ArcGIS -tuotteen vuositilaus, 3 lisenssiä, kuntalisenssikauden ajaksi 2.2 Esrin EAP-palvelu Osana Kuntalisenssiä on Esrin ainutlaatuinen EAP-ohjelma (Enterprise Advantage Program), jolla mahdollistetaa paikkatietoteknologian täysimittainen hyödyntäminen kaupungin eri tehtävissä. EAPpalvelumalli on suunniteltu paikkatietoteknologiaa laajasti hyödyntäville asiakkaille ja sen tavoitteena on auttaa organisaatiota hyödyntämään paikkatietoteknologiaa ja sen mahdollisuuksia täysimittaisesti. Palvelumallin toimivuus on testattu ja käytössä useiden asiakkaidemme kanssa. Esrin pitkä historia paikkatietoteknologiatoimittajana auttaa ymmärtämään niitä haasteita, joita suuret organisaatiot kohtaavat jakaessaan paikkatietoa ja -työkaluja niitä tarvitseville. Erityisesti siiloutuminen ja yhteisten toimintatapojen puute voivat rajoittaa paikkatietojen hyötyjen laajempaa leviämistä ja hyödyntämistä. EAP-ohjelmalla pyritään vastaamaan näihin haasteisiin. EAP-palvelumalli perustuu pitkäjänteiseen Asiakkaan ja Toimittajan väliseen yhteistyöhön. Palveluun sisältyy mm. nimetty, tekninen neuvonantaja ja vuosittain laadittava yhteinen suunnitelma, jossa sovitaan pääpiirteissään kyseisen vuoden aikana toteuttavista hankkeista. Yhteisellä suunnitelmalla varmistetaan, että paikkatietokonsultointi ja koulutus tukevat Asiakkaan toimintaa kokonaisvaltaisesti ja että resurssit ja palvelut ovat saatavilla oikea-aikaisesti. Tarjottu palvelukokonaisuus mahdollistaa ja varmistaa Esrin paikkatietoteknologian täysimittaisen hyödyntämisen ja kustannustehokkaan kehittämisen Esrin kuntalisenssin yhteydessä. Palvelukokonaisuuden hyödyt voidaan tiivistää seuraavasti: Asiakkaan visiota tukeva paikkatietostrategia Parempi tuotto investoinnille o Paikkatietoteknologian kustannustehokkaampi kehittäminen ja hyödyntäminen o Paikkatiedon tehokkaampi hyödyntäminen yli organisaatiorajojen Paremmat paikkatietokyvykkyydet Parhaat osaajat Paras tuki kriittisille paikkatietojärjestelmille Suomessa kuntia ja kaupunkeja EAP-ohjelmassa on jo yli 20. Palvelumallin sisältö on kuvattu Liitteessä 6. Kuntalisenssin (-ien) osana oleva palvelu kattaa kuntalisenssin sopimuskauden ajan EAP-palvelukokonaisuuden sisältö Järvenpään ja Hyvinkään kuntalisensseissä: EAP-ohjelma

8 TARJOUS No (11) o Nimetty tekninen neuvonantaja, 40 h vuodessa o Vuosisuunnittelu o Webcast-lähetykset o Yhteinen työsuunnitelma Asiantuntija- ja koulutuspalvelut, ennalta sovittu määrä (ks. luku 4. Hinnoittelu) Toimitettavien palveluiden määrä ja laatu kirjataan erikseen tehtävään sopimukseen seuraavia rajoitteita noudattaen: Palvelut toimitetaan 3 kk jaksoissa Oletuksena palveluiden toimitus jakautuu tasaisesti 4 jaksolle vuodessa (tasakiintiö) Jakson päivistä 50 % voi siirtää muille jaksoille, mutta päiviä ei voi siirtää seuraavalle 12 kk jaksolle, mikäli asiakas jatkaisi EAP-sopimusta Jakson työmäärät sovitaan 1 kk etukäteen Teknisen asiantuntijan ja muiden asiantuntijapalveluiden määrä lasketaan omina kiintiöinään (ks. kohta 2.3) Yllä kuvatut rajoitteet eivät koske koulutuspalveluita. Asiantuntijapalvelujen tyyppi sovitaan jaksoittain 1 kk ennen jakson alkua. Tavoitteena on tehdä palvelujen hyödyntämisestä suunnitelmallista ja ennustettavaa. 3. Kuntalisenssin hinnoittelu Esrin SG EA -kuntalisenssin hinta ajalle (3 v, EUR, alv 0). 3.1 Järvenpään kuntalisenssi Järvenpään kaupunki (+Keravan kaupunki ja Mäntsälän kunta) ASUKKAITA YHTEENSÄ SG EA -kuntalisenssi EAP-paikkatietojen hyödyntämisohjelma (jaetaan Hyvinkään kaupungin kanssa, mikäli Hyvinkää hankkii kuntalisenssin) YHTEENSÄ

9 TARJOUS No (11) 3.2 Hyvinkään kuntalisenssi Hyvinkään kaupunki ASUKKAITA YHTEENSÄ SG EA -kuntalisenssi EAP-paikkatietojen hyödyntämisohjelma (yhteinen Järvenpään kuntalisenssikuntien kanssa) YHTEENSÄ EAP:n ja palvelujen hinnoittelusta Mikäli Hyvinkään kaupunki hankkii kuntalisenssin, se ei maksa EAP-paikkatietojen hyödyntämisohjelmasta erikseen, vaan tällöin tämän tarjouksen EAP-ohjelman sisällön ja maksut Järvenpään kaupungin kuntalisenssikunnat ja Hyvinkään kaupunki jakavat keskenään. EAP-ohjelman kiinteästi määritelty maksuosuus on /vuosi sisältäen teknistä neuvonantoa 40 h vuodessa, vuosisuunnittelun, webcastit ja työsuunnitelman. Konsultointi- ja koulutuspalvelut -osuus EAP:sta on /vuosi. Pelkkänä konsultointina tämä tarkoittaa 10 htp vuodessa Asiakkaan haluamiin tarkoituksiin, mutta Asiakas voi käyttää tätä osaa myös koulutuksiinkin ja projektimuotoisiin toteutuksiin. Normaalityöajan puitteissa tehtävien, sopimukseen sisältyvien asiantuntijapalveluiden osalta sovelletaan työkategoriasta riippumatta hinnaston (Liite 5) mukaista yksikköhinnoista laskettua keskihintaa, joka on tarjouksen toimitushetkellä 150 /h. Hinnaston muuttuessa myös keskihinta tarkistetaan. Käytettävät Konsultointi- ja koulutuspalvelut voidaan valita vapaasti sovitun euromäärän puitteissa. Lisäksi veloitamme matkakustannukset IT2015 YSE - Yleiset sopimusehdot mukaisesti, joka on liitteenä 4. Matka-ajasta veloitamme 80 /h. Mahdollisten erikseen tilattavien lisätöiden tai koulutusten osalta noudatetaan liitteenä olevaa hinnastoa (Liite 5). Liitteessä 5 on koko hinnoittelu mukaan lukien palveluhinnastomme mahdollisia konsultointitoimeksiantoja varten. Tämä tarjous ei velvoita hankkimaan mainittuja palveluja.

10 TARJOUS No (11) 4. Tarjouksen voimassaolo Tarjouksemme on voimassa saakka. 5. Luottamuksellisuus Tarjouksemme on luottamuksellinen, eikä siitä saa ilman Esri Finland Oy:n lupaa antaa tietoja ulkopuolisille tahoille. 6. Tarjousehdot Tarjouksessa mainitut hinnat eivät sisällä arvonlisäveroa (24 %). Järvenpään kuntalisenssistä tehdään sopimus Järvenpään kaupungin, Keravan kaupungin, Mäntsälän kunnan, Esri Finland Oy:n ja Esri Inc:n välillä. Hyvinkään kuntalisenssistä tehdään sopimus Hyvinkään kaupungin, Esri Finland Oy:n ja Esri Inc:n välillä. Yhteinen EAP-sopimus tehdään Esri Finlandin ja Järvenpään kaupungin välillä. Toimitamme tarjouksen sisällön mukaisen sopimuksen tilausvahvistuksen yhteydessä tai niin halutessanne jo aiemmin. Ensimmäisen vuoden Kuntalisenssin vuosimaksu laskutetaan sopimuksen voimaan astuessa. Myöhemmät kaksi Kuntalisenssin vuosimaksua laskutetaan vuosittain etukäteen. Maksuehto 14 päivää netto laskun päiväyksestä ja viivästyskorko korkolain mukaan. Tuki- ja ylläpito sisältyy Kuntalisenssiin sisältyviin tuotteisiin. Esrin SG EA -kuntalisenssi sisältää Esrin julkaisemat ohjelmistopäivitykset, tukipalvelun postitukset sekä käytön aikaisen tukipalvelun arkisin klo 8:30-16:30 välisenä aikana puhelimen tai sähköpostin välityksellä. Mahdolliset erikseen tilattavat aikaveloitusperusteiset lisätyöt Toimittaja veloittaa Toimittajan liitteen 5 hinnaston mukaisesti kuukausittain jälkikäteen. Mahdolliset projektiluonteisesti toteutettavat työt Toimittaja veloittaa erikseen annetun tarjouksen mukaisesti. Tämä tarjous ei sellaisenaan muodostu sopimukseksi vaan palvelusta tehdään erillinen palvelusopimus. Kaikkien kuntalisenssin alaisten ohjelmistolisenssien käyttöoikeus katkeaa määräaikaisen sopimuksen päättyessä lukuun ottamatta niitä sen piiriin kuuluneita pysyvän käyttöoikeuden lisenssejä, jotka Asiakkaalla oli hankkinut ennen Esrin Kuntalisenssi- eli SG EA -sopimukseen liittymistä. Näistä lisensseistä Kuntalisenssiin liittyjä ei maksa erillistä ylläpitomaksua sopimuskauden aikana, koska tuki ja ylläpito Kuntalisenssiin kuuluville ohjelmistolisensseille sisältyy Kuntalisenssin hintaan. Nämä aiemmin hankkimanne lisenssit ovat jälleen käyttöönotettavissa kunnissa sopimuskauden päätyttyä ja tarvittaessa nostettavissa Tuki ja Ylläpitoon, mikäli Kuntalisenssisopimusta ei myöhemmin uusita. Toimitamme tiedoksenne samalla Esrin yleiset lisenssiehdot (Liite 2), joilla Esrin lisenssit lisensioidaan. Matkakustannukset veloitetaan IT2015 YSE - Yleiset sopimusehdot mukaisesti, joka on liitteenä 4.

11 TARJOUS No (11) Muiden kuin tässä tarjouksessa mainittujen ehtojen lisäksi noudatamme toimituksissamme IT2015- sopimusehtoja soveltuvine liitteineen, jotka ovat liitteinä 3 ja 4. Pidätämme oikeuden Esrin Kuntalisenssiohjelman sisältö- ja hintamuutoksiin seuraavien sopimuskausien osalta. 7. Referenssioikeus Toimittajalla on oikeus käyttää toteutettuja palveluja sekä Toimittajan ja Asiakkaan välistä asiakassuhdetta referenssinä, ellei toisin sovita. 8. Toimitus- ja laskutustiedot 9. Liitteet Pyydämme liittämään mahdolliseen hankintapäätökseen/tilaukseenne y-tunnuksen, toimitus- ja laskutusosoitteen, laskutusviitteet ja loppukäyttäjäorganisaation yhteystiedot, jolle Kuntalisenssin käyttöoikeus myönnetään. Liite 1a: E214i-Small-Government-International September Järvenpää Liite 1b: E214i-Small-Government-International September Hyvinkää Liite 2: Esri Lisenssiehdot_finnish Liite 3: IT2015 EAP-ehdot Liite 4: IT2015 YSE-ehdot Liite 5: Tuote- ja palveluhinnasto Järvenpään ja Hyvinkään kaupungit Liite 6: Palvelukuvaus Paikkatiedon hyödyntämisohjelma