Sopimustoiminnot. Taustaa

Transkriptio

1 Sopimustoiminnot Taustaa Sopimustoimintojen osalta valmistelutyö POP maakunnassa käynnistyi täysipainoisesti huhtikuussa 2018, jolloin sopimustoimintojen projektipäällikkö aloitti työnsä valmisteluorganisaatiossa. Loppukesästä 2018 perehdyttiin vaihtoehtoisiin sähköisiin sopimustenhallintajärjestelmiin ja lopulta päädyttiin kilpailutuksen kautta hankkimaan Cloudia Sopimus- järjestelmä POP maakunnan valmisteluorganisaation käyttöön vuosille Syksyllä 2018 organisaatioille toteutetussa kyselyssä kävi ilmi, että vain muutamilla POP maakunnan organisaatioilla on käytössään sähköinen sopimustenhallintajärjestelmä. Suurimmalla osalla sopimukset tallennetaan Dynastyyn (yhteenveto vastauksista löytyy sopimustoimintojen alle tallennetuista dokumenteista). Projektiryhmä Sopimustoimintojen projektipäällikkö kokosi eri organisaatioista asiantuntijajoukon eli projektiryhmän, jonka tehtävänä oli määritellä Cloudia järjestelmään listattavat sopimustyyppiluokat alaluokkineen sopimusten tallennustyön toteuttamiseksi ja helpottamiseksi. Pääkategoriaan kuuluvia sopimustyyppejä valittiin kaikkiaan 16 kpl, joista 7 sopimustyyppiä jakaantui vielä alakategorioihin. Projektiryhmän tehtävänä oli myös määritellä ne metatiedot, joita tallennettavista sopimuksista liitteineen kerättiin järjestelmään sopimusten ns. DDtarkastuksen ja analysointityön helpottamiseksi. Metatietokenttiä oli kaikkiaan 26 kpl. Projektiryhmä kokoontui yhteensä kolme kertaa WS istuntoina. POP maakunnan valmisteluorganisaation projektitoimisto piti puolestaan kuukausittain omia kokouksiaan Cloudia Oy:n projektipäällikön kanssa rakentaen sopimusympäristöä, tehden tilannepäivityksiä järjestelmään tarpeellisilta osin ja ratkaisten esiin nousseita kysymyksiä. Projektiryhmän kokoonpano: Kaisu Palosaari, Kuusamon kaupunki Sirpa Heiskanen, Oulu-Koillismaan pelastuslaitos Laura Heinonen, Pohjois-Suomen Elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskus Seija Mäenpää, Siikalatvan kunta Tapio Kangas, Oulun kaupunki Päivi Kurjenniemi, Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri Krista Piippo, POP maakunta valmisteluorganisaatio Elmo Nuutinen, POP maakunta valmisteluorganisaatio

2 Leena Mikkola-Riekkinen, POP maakunta valmisteluorganisaatio Cloudia Oy:n edustajana Kristiina Miskala Projektitoimiston kokoonpanossa mukana: Leena Mikkola-Riekkinen Krista Piippo Elmo Nuutinen Tuomo Liejumäki Koulutus Eri organisaatioiden henkilöstölle toteutettiin Cloudia Sopimusjärjestelmän käyttäjäkoulutus kahtena saman sisältöisenä koulutuksena ja Koulutuksiin oli mahdollista osallistua myös skypen välityksellä. Koulutuksiin osallistui lähes 100 henkilöä. Kouluttajina toimivat Cloudia Oy:ltä Kristiina Miskala ja POP maakunnan valmisteluorganisaatiosta Leena Mikkola-Riekkinen. Koulutuksessa käytiin läpi sopimusten tallentajille laadittu ohjeistus, joka toimitettiin myös sähköpostilla kaikille koulutukseen osallistuneille ja niille organisaatioille, joille perustettiin käyttäjätunnukset Cloudia Sopimus- järjestelmään (ohjeistus sopimusten tallentajille löytyy sopimustoimintojen alle tallennetuista dokumenteista). Sopimusten tallentajia varten luotiin oma sähköpostiosoite, jonne he saivat esittää Cloudia Sopimus järjestelmän käyttöön liittyviä sisällöllisiä ja teknisiä kysymyksiä projektitoimiston vastattavaksi. Sopimusten tallennus Pohjois-Pohjanmaan liitto palkkasi kuusi oikeustieteen opiskelijaa organisaatioiden avuksi sopimusten tallennustyöhön. Maakunta- ja soteuudistuksen kaaduttua tallennustyö jäi valitettavasti kesken siten, että vain osasta organisaatioista saatiin sopimukset liitteineen tallennettua POP maakunnan Cloudia Sopimus- järjestelmään. Sopimuksia on tallennettu kunnista, sote-kuntayhtymistä ja maakuntaliitosta. Ne organisaatiot, jotka tallensivat sopimukset järjestelmään voivat hyödyntää POP maakunnan Cloudia Sopimusta vuosina 2019 ja 2020 siten, että he voivat päivittää järjestelmässä omia sopimuksiaan, tulostaa niistä erilaisia raportteja ja siirtää omat sopimuksensa konekielisesti sieltä omiin sähköisiin sopimustenhallintajärjestelmiin, jos he ovat jo päättäneet tai päättävät tällaisen sopimustenhallinta-järjestelmän itselleen hankkia. Näin ollen he hyötyvät tallennustyöstä mm. siksi, että he voivat siirtää omat sopimuksensa POP maakunnan Cloudiasta sopimusten elinkaaren hallintaan omiin sopimustenhallintajärjestelmiinsä. Mikäli maakunta- ja sote-uudistus olisi toteutunut suunnitellussa muodossa POP maakunnalle siirtyvä sopimusmassa olisi käsittänyt arviolta runsaat 6000 sopimusta. POP maakunnan projektitoimiston väki kuten myös sopimusten tallennustyössä mukana olleet opiskelijat ovat allekirjoittaneet sitoumuksen siitä, että he käsittelevät tallennettavia sopimuksia ja niiden liitteitä salassapitosäännökset asianmukaisesti huomioiden.

3 Sopimusten DD- tarkastus ja sopimusanalyysi Osittain samanaikaisesti sopimusten tallennusten kanssa on sopimustoimintojen projektipäällikkö tarkastanut Cloudia Sopimusjärjestelmään tallennettuja sopimuksia liitteineen sopimuksittain ja organisaatioittain, ns. sopimusten DD tarkastus. Tarkastuksessa esiin tulleet havainnot on kirjattu kunkin sopimuksen osalta järjestelmässä olevaan erityisiä huomioita sopimuksesta sarakkeeseen. Tämä auttaa organisaatioita jatkossa kehittämään omia sopimusprosessejaan. Sopimustoimintojen projektipäällikkö on tehnyt analyysia sopimustarkastusten perusteella ja laatii niistä yhteenvedon kesäkuun 2019 loppuun mennessä. Sopimusanalyysi löytyy sopimustoimintojen alle tallennetuista dokumenteista ja sillä herätellään organisaatioita kiinnittämään huomiota sopimusehtojen kirjaamiseen jatkossa. Valtakunnallinen yhteistyö Jäsenyys valtakunnallisessa Omaisuus, sopimukset ja hankinnatverkostossa oli palkitsevaa sekä henkilökohtaisesti että myös POP maakunnan sopimustoimintojen osalta. Valtakunnallisessa sopimusnyrkissä valmistelimme asiakirjaluonnospohjat sopimusohjaukseen ja sopimushallintaan. Uudistuksen kaaduttua asiakirjaluonnokset ovat hyödynnettävissä kunkin organisaation omaan käyttöön tarpeellisilta osin muokattuina versioina (sopimusohjaus- ja sopimushallintaasiakirjaluonnokset löytyvät sopimustoimintojen alle tallennetuista dokumenteista). Valtakunnallisessa Omaisuus, sopimukset ja hankinnat verkostossa oli mukana sopimus- ja hankinta-asiantuntijoita eri maakuntien valmisteluorganisaatioista sekä edustajat Kuntaliitosta ja Valtiovarainministeriöstä. Valtakunnallisen sopimusnyrkin muodosti maakuntien sopimustoiminnoista vastaavat lakimiehet sekä Kuntaliiton ja Valtiovarainministeriön edustajat. Sopimukset ja HYTE Sopimukset ja hyte- työryhmä perustettiin pohtimaan hyvinvoinnin ja terveyden edistämisen asioiden kirjaamista monialaisen maakunnan sopimuksiin. POP maakunnassa on tehty ansiokasta työtä jo vuosia hyvinvoinnin ja terveyden edistämisen asioissa eri verkostoissa toimien. Sähköinen hyvinvointikertomus on laajasti käytössä, maakunnallinen hyvinvointisopimus on allekirjoitettu ja siihen on sitouduttu, hyvinvoinnin ja terveyden edistämisen johtamisrakenteet on luotu ja erilaisten hankkeiden kautta on otettu käyttöön toimintamalleja eri väestöryhmien hyvinvoinnin ja terveyden edistämiseen. Työryhmässä pohdittiin miten ja minkä sisältöisenä eri toimijoiden välisiin sopimuksiin pitäisi hyvinvoinnin ja terveyden edistäminen kirjata, jotta tekeminen saataisiin konkreettiseksi ja velvoittavaksikin itse kullekin toimijajoukolle. Työryhmä pohti myös sitä, millaisia kannustimia voitaisiin käyttää ja millaisiin asiakasryhmiin hyvinvoinnin ja terveyden edistämisen

4 työssä kannattaa ensisijaisesti keskittyä, jotta työlle saadaan niin taloudellista kuin asiakaslähtöistä vaikuttavuutta. Työryhmän pohdinnoissa nousi monia tärkeitä havaintoja esille, mutta uudistuksen kaaduttua työryhmän työ jäi kesken. Tulevissa, eri toimijoiden välisissä sopimusneuvotteluissa kannattaa kuitenkin nostaa hyvinvoinnin ja terveyden edistämisen asiat rohkeasti keskusteluun ja sisällyttää ne sopimusosapuolten hyväksyminä kirjauksina solmittaviin sopimuksiin. (Sopimukset ja hyte- työryhmän muistiot ja työpajassa esitetyt materiaalit löytyvät sopimustoimintojen alle tallennetuista dokumenteista). Sopimukset ja hyte- työryhmän kokoonpano: Maria Ala-Siuru, Oulun kaupunki Hannu Kallunki, pj, Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymä Leena Pimperi-Koivisto, POP maakunta, Oulunkaaren kuntayhtymä Leea Järvi, PPSHP Perusterveydenhuollon yksikkö Karita Pesonen, Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymä Marianne Riekki, PPSHP Perusterveydenhuollon yksikkö Ilpo Tapaninen (Ari Näpänkangas), PPL Raija Fors, Pohjois-Suomen AVI Sanna Salmela, POP maakunta, PPSHP Leena Mikkola-Riekkinen, koolle kutsuja, sihteeri, POP maakunta Suositukset jatkotyöhön Sopimustoimintojen osalta on todettava, että niin kunnissa kuin myös muissa POP maakunnan organisaatioissa tarvitaan jatkossa selkeitä sopimusprosesseja ja sopimusten vastuuhenkilöitä. Sopimusprosessit on syytä laittaa kuntoon. On hyvä muistaa, että sopimuksen elinkaaren jokainen vaihe on oltava organisaation johdon hallinnassa. Kuntalain riskien hallintaa ja sisäistä valvontaa koskevat säännökset koskevat myös sopimuksia. Koska suurimmalla osalla organisaatioista ei ole käytössään varsinaista sähköistä sopimustenhallintajärjestelmää suosittelen sellaisen hankkimista lämpimästi. Sopimuksen elinkaaren hallinta onnistuu parhaiten sähköisen sopimustenhallintajärjestelmän avulla ja sopimusten valvonta ja seuranta toteutuvat näin kootusti. Kuntien toiminnasta yhä suurempi osa toteutetaan sopimuksilla, joten pelisäännöt on tunnettava ja sopimusperiaatteet osattava. On hyvä tiedostaa, että sopimusehdot kannattaa valmistella huolellisesti ja myös valvoa niiden toteutumista. Sopimusehtojen noudattamisen valvonnalla varmistetaan se, että saadaan juuri sitä mitä on tilattu ja mistä myös maksetaan. Sopimusjohtaminen käsittää sekä sopimusohjauksen että sopimushallinnan. Sopimusohjauksella toimeenpannaan strategian mukaisia tavoitteita, arvoja ja hyvää hallintoa. Sopimushallinta puolestaan on osa riskien hallintaa ja sisältää ne keinot, joilla sopimusohjausta toteutetaan.

5 Organisaation hyvä sopimusjohtaminen luo edellytykset sopimusosaamisen kehittymiselle ja strategisten tavoitteiden toteutumiselle, joten siihen kannattaa panostaa.