Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 9:05. Todettiin läsnäolijat.

Transkriptio

1 Lapin sote- ja maakuntauudistuksen esivalmistelu: Talous- ja yleishallinnon työryhmän kokous nro 17 MUISTIO Aika: Maanantai klo 09:05-11:55 Paikka: Kelontekemä, Varastotie 2, 3. krs, Rovaniemi Läsnäolijat: Esittelijä Kuvaja Tuula Puheenjohtaja Melaluoto Tapani, Länsi-Pohjan alueen kunnat Sihteeri Koskela Jaana Kangas Kirsi, Salla POISSA Mikkola Allan, Kemi POISSA Vuorjoki Anne, Tornio Pesonen Viljo, Sodankylä Lankila Sirkka, Rovaniemi Hakala Sirpa, Ranua (varapuheenjohtaja) POISSA Hietala Merja, Muonio ESTE / POISSA Holster Raimo Kestilä Kaija-Leena Tähtinen Maria POISSA Kusmin Elisa ESTE / POISSA Rautionaho Minna Uusitalo Paula Asiantuntijajäsenet: Päkkilä Jussi POISSA Marttala Eeva, JYTY Perälä Marja POISSA Tuisku Keijo Simonaho Ulla POISSA Kangas Mirja 1. Kokouksen avaus ja läsnäolijat Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 9:05. Todettiin läsnäolijat. 2. Ajankohtaiskatsaus maakuntavalmistelun etenemisestä Vaten päätökset, sopimukset, asianhallinta, talous, vaalit, konsernirakenne Lapin maakunta- ja sote-uudistuksen valmistelu 1

2 Päätös: Päätösehdotus: Merkitään tiedoksi ajankohtaiskatsaukset. Vaten päätökset Sihteeri kävi läpi vaten päätökset. Samalla käsiteltiin konsernirakenteen valmistelun ajankohtaiskatsaus. Linkki pöytäkirjaan: Vate kokoontuu seuraavan kerran klo 9 ja samana päivänä on Soteuttamo-tilaisuus klo 12 alkaen. Hankinnat Keijo Tuisku esitteli hankintojen ja sopimusten keräämisen tilanteen. Sopimuksia on kerätty ja kirjattu järjestelmään noin kappaletta. Valmistelijan arvio on, että tämä on noin 80% maakuntaan siirtyvistä sopimuksista. Yhteenveto liitteenä Työryhmä totesi puoltavansa keskitettyä hankintayksikköä maakuntaa, jolla on enemmän positiviisia vaikutuksia kuin hajautetulla mallilla. Pidettiin kahvitauko klo 10:05-10:15 Talous, asianhallinta Vastuuvalmistelija Tuula Kuvaja esitteli talouden ja asianhallinnan sekä arkistoinnin ajankohtaista valmistelutilannetta. Asianhallinnassa on valtakunnallinen työryhmä, jossa on Lapin edustus. Arkistoinnin osalta arkistolaitos lähtee vetämään valtakunnallista hanketta. Koetalousarvion ensimmäinen versio olisi lähdössä joulukuun vateen. Keväällä pyydetään mahdollisesti vielä vuoden 2018 tilinpäätöstietoja, jotta tiedetään suuntaa/kehystä kerätyille tiedoille. Koetalousarvion määräaika on helmikuussa Yhteenvetona voidaan todeta, että kustannuslaskenta ja tuotteistaminen ovat tärkeässä roolissa maakunnan onnistumisen kannalta. Kuntien kanssa tehdyssä yhteistyössä on noussut esille sähköistämisen ja automatisoinnin tarve (esim. palkanlaskennassa) sekä sen tuomat kustannussäästöt. Lapin maakunta- ja sote-uudistuksen valmistelu 2

3 Vaalit Ei uutta tiedotettavaa edelliseen kokoukseen nähden. Merkittiin 3. Maku-Tahe alatyöryhmien loppuraportit Vate hyväksyi , että talous- ja henkilöstöhallinnon palveluyhtiön toiminnan ja palveluyhteistyön tueksi nimetään alatyöryhmät oheisen liitteen mukaisesti. Alatyöryhmien työtä ohjasi hankejohtoryhmä, joka koostui maakuntavalmistelijoista ja Taitoan edustajista. Alatyöryhmien työ saatiin päätökseen ja työryhmien kokoamat raportit ovat liitteenä. Päätösehdotus: Valmisteluryhmä merkitsee raportit tiedoksi ja käy niiden pohjalta lähetekeskustelun valmistelutyön jatkon osalta. Päätös: Kuntien kanssa tehdyssä yhteistyössä on noussut esille sähköistämisen ja automatisoinnin tarve (esim. palkanlaskennassa) sekä sen tuomat kustannussäästöt. Merkittiin 4. Maakuntien talouden riskitarkastelu / muutoskustannukset Talouden riskitarkastelu palautetaan VM:lle mennessä. Riskitarkastelussa tarkastellaan maakuntien käynnistymisvaiheeseen liittyviä kertaluonteisia tai toiminnan alkuvuosille kohdentuvia erilliskustannuksia, joita ei kateta yleiskatteellisella rahoituksella. Tällaisia kustannuksia voivat olla tiloista, ict.stä, sopimuksista, maakuntahallinnon perustamisesta, henkilöstöstä ym. aiheutuvat kustannukset. Lapin maakunnan osalta riskitarkasteluvalmistelu ja tietojen koonti on tehty valmistelijoiden yhteistyönä ja tällä ryhmällä on pyritty tunnistamaan mahdollisimman kattavasti toiminnan käynnistysvaiheeseen liittyvät lisäkustannukset ja kustannusriskit. Osasta kustannuksista, jotka siirtyvät kunnilta tai kuntayhtymiltä, ei voida tässä vaiheessa vielä ilmoittaa, koska sellaista tietoa ei ole koottu/saatu kunnista ja kuntayhtymistä, tällaisia ovat mm. rahoitussopimukset, joista aiheutuu sopimusten siirrosta johtuvana lisäkustannuksia, suunnitteilla olevista investoinneista aiheutuvat vuokrien korotuspainekustannukset, omistusjärjestelyistä johtuvat kustannukset jne. Myöskään suunnitelmaa siitä, missä tiloissa maakuntavirasto toimii tai millainen palveluverkko ja sen tarvitsemat tilat maakunnalla on v on vielä täysin auki oleva asia. Liitteenä VM:n ohjeistus talouden riskitarkastelujen lomakkeen täyttöön ja VM:lle lähetettävä talouden riskitarkasteluselvitys liitteineen. Päätösehdotus: Valmistelutyöryhmä merkitsee riskitarkasteluselvityksen tiedoksi ja tekee siihen tarvittavia lisäyksiä. Selvitys menee vaten käsittelyyn. Päätös: Työryhmä totesi, että taulukko edelleen täydentyy, vielä vaten kokouksen jälkeenkin. Merkit- Lapin maakunta- ja sote-uudistuksen valmistelu 3

4 tiin 5. Sopimukset ja hankinnat / esitys Vatelle Sopimukset on kerätty Vaten kokouksessa hyväksymän työsuunnitelman mukaisesti. Sopimuksia luovuttaneet organisaatiot ovat tallentaneet maakuntaan siirtyvät sopimukset pdftiedostoina Vimanan tarjoamaan sharepoint alustaan. Tästä sharepoint alustasta sopimukset tallennettiin yhtenäisillä metatiedoilla Cloudia sopimusselvitysympäristöön. Tallentamista ovat tehneet Lapin yliopiston oikeustieteen opiskelijat harjoitustyönä. Tallentamiseen on tarvittu noin 1,5 htv työpanos. Järjestelmässä on noin 2900 sopimusta. Käytetyt järjestelmät ovat toimineet hyvin ja sopimusten alustava analysointi on aloitettu. Sopimustietojen pitämiseksi ajan tasalla sopimuksia luovuttaneiden organisaatioiden tulee ilmoittamaan sopimuksiin tehtävät muutokset maakuntavalmisteluun. Sopimusmuutoksista tulee keskustella ennen muutosten tekemistä sopimusten ja hankintojen vastuuvalmistelijan ja sen substanssialan vastuuvalmistelijan kanssa jonka valmisteluvastuulle sopimuksen mukainen toimita kuuluu. Näin menetellen tehtävissä muutoksissa voidaan parhaalla mahdollisella tavalla huomioida tulevan maakunnan tarpeet. Organisaatioiden aloittamista uusista hankintalain soveltamiseen piiriin kuuluvista palvelu- ja tavarahankintojen kilpailutuksista tulisi keskustella tarjouspyynnön valmisteluvaiheessa maakuntavalmistelun sopimusten ja hankintojen vastuuvalmistelijan kanssa ja sen substanssialan vastuuvalmistelijan kanssa jonka valmisteluvastuulle sopimuksen mukainen toimita kuuluu. Näin menetellen tarjouspyynnöissä voidaan parhaalla mahdollisella tavalla huomioida tulevan maakunnan tarpeet. Saatetaan tiedoksi Cloudia sopimuksenhallintajärjestelmästä otettu liitteenä oleva raportti. Sopimuksia luovuttaneiden organisaatioiden maakuntavalmisteluun tiedoksi toimittamista sopimuksista päättyy vuoden 2019 aikana noin 260 sopimusta. Noin 160:n päättyvään sopimukseen voidaan ottaa käyttöön optio sopimuksen jatkamiseksi. Keijo Tuisku esittelee asiaa kokouksessa. Päätösehdotus: Valmistelutyöryhmä merkitsee selvityksen tiedoksi ja antaa raportin vatelle. Sopimusten yhteenveto liitteenä. Päätös: Valmisteluryhmä merkitsi selvityksen tiedoksi (annettiin kokouksen alussa) ja antaa raportin vatelle. 6. Muut mahdolliset asiat Lapin maakunta- ja sote-uudistuksen valmistelu 4

5 Ei muita esille tulleita asioita. 7. Seuraava kokous Seuraava kokous pidetään maanantaina klo Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 10:55. Lapin maakunta- ja sote-uudistuksen valmistelu 5