LAUSUNTO. THL 1331 t /201 I

Transkriptio

1 TERVEYDEN JA HYVINVOINNIN LAITOS LAUSUNTO THL 1331 t /201 I 1(1 ) ToniSuutari Kansallisarkisto Lausuntopyyntönne I (KÁ/1 3598/07.O /201 8) La usu nto massad ig itoi n n i n vi ranomaisohjeistu ksesta Tekstin kirjoittaminen Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (THL) kiittää mahdollisuudesta antaa lausunto ja tulla kuulluksi asiakirjojen massadigitointihankkeen viranomaisohjeistuksesta. Digitoinnin ja vastaanoton toimintamalli vaikuttaa asiantuntevasti suunnitellulta. Massadigitoinnin kokonaisuuden arvioiminen on kuitenkin hieman hankalaa, koska osa aihepiiriin liittyvästä ohjeistuksesta vielä puuttuu (mm. digitoinnin laatukriteerit ja kuvaukset siitä, m iten digitoidut aineistot tulevat käytettäviksi). Ohjeistus tulee koskemaan koko valtionhallintoa, joten asioiden selkeään ja ytimekkääseen esittämistapaan tulisi kiinnittää erityistä huomiota. Lausuntopyynnön kohteena olevat asiakirjat muodostavat 87-sivuisen kokonaisuuden, jossa on toisteisuutta ja tarpeettomia yksityiskohtia. Digitoitavan aineiston omistus- ja hallintasuhteiden määrittelyn tulisi olla yksityiskohtaisempaa. Erityisesti tutkimusaineistojen jatkokäytön kannalta on keskeistä, että siirtävälle viranomaiselle jää riittävät hallintaoikeudet ja mahdollisuus saada digitaaliset ilmentymät omaan ja asiakkaidensa käyttöönsä. THL:n näkökulmasta omistus- ja hallintasuhteiden tulee olla sellaiset, että ne tukevat organisaation lakisääteisten tehtävien toteuttamista. Massadigitoitavien THL:n tutkimusaineistojen jatkokäytön ratkaisuissa tulee ottaa huomioon eduskunnan käsiteltävänä oleva hallituksen esitys laiksi sosiaali- ja terveystietojen toissijaisesta käytöstä (HE f vp). Massadigitoinnin tiekartan aikataulu on THL:n kannalta hyvä Yksityiskohtaiset vastaukset lausuntopyynnössä esitettyihin kysymyksiin ovat liitteessä. Pääjohtaja Juhani Eskola Tietojohtaja Kahri LIITE Kysymys- ja vastaustaulukko Terveyden ja hyvinvoinnin laitos ' f nstitutet för hälsa och välfärd " National lnstitute for Health and Welfare Mannerheimintie 166, Helsinki, Finland PL/PBIP.O. Box30, Fl Helsinki, puh/tel

2 KA/13se8/07.OL.OL,OO / 2OL8 LIITE 1. KYSYMYS- JA VASTAUSTAULUKKO Organisaation nimi: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos Yhteystiedot la usu ntoon I i ittyvissä yhteydenotoissa (sä h köposti ) Toni Suutari (toni.suutari@thl.fi) Asiakirjan nimi 1. Siirtoperiaatteet ja - vaatimukset Aihepiiri Digitoinnin ja vastaanoton toimintamalli. Miten toimintamalli näyttãytyy organisaation hallussa olevien a nalog sten asia kirjojen näkökulmasta? Kuvatkaa yksilöidysti toimintamalliin mahdollisesti liittyvät haasteet. Organisaation kom mentit Digitoinnin ja vastaanoton toimintamalli vaikuttaa asiantuntevasti suunnitellulta. Massadigitoinnin kokonaisuuden arvioiminen on kuitenkin hieman hankalaa, koska osa aihepiiriin liittyvästä ohjeistuksesta vielä puuttuu (mm. digitoinnin laatukriteerit ja kuvaukset siitä, miten digitoidut aineistot tulevat käytettäviksi). Asiakirjan alussa mainitaan valtioneuvoston periaatepäätös, jonka mukaan pysyvästi säilytettävät asiakirjat on tarkoitus muuttaa digitaaliseen muotoon ja säilyttää vain sähköisinä. Pysyvän säilyttämisen käsitettä avataan kuitenkin vasta luvussa 3.2. Tässä kuten muissakin kohdissa tulisi kiinnittää huomiota asioiden esittämistapaan ja -järjestykseen. Lausuntopyynnön kohteena olevat asiakirjat muodostavat 87-sivuisen kokonaisuuden, jossa on paljon to ste suutta ja tarpeettomiakin yksityiskohtia. Osin toisteiset tiedot on es tetty ristiriitaisesti. Siirtoperiaatteet ja -vaatimukset -asiakirjan luvussa 3.2 todetaan, että "[e]dellytys siirroille on, että asiakirjat ovat ajanmukaisen säilytyspäätöksen perusteella pysyvästi säilytettäviä". Sana "ajanmukainen" sekä luvun 3.3 kohta 3, jonka mukaan "tarvittaessa" laaditaan täydentävä tai uusi esitys, antavat ymmärtää, että olemassa olevaa säilytysaikapäätöstä on hyvä arvioida uudelleen digitointiin valmistauduttaessa. Siirto-opasasiakirjassa kuitenkin muissa kohdissa korostetaan sitä, että aiemmin päätettyä säilytysaikaa ei muuteta kuin poikkeustapauksessa. Jää hieman epäselväksi, missä tapauksissa sä ilytysa ikaa o n ta rpeel lista a rvioida u udelleen. Ylipäätään massadigitointiin liittyvät Kansallisarkiston päätösprosessit ovat hiukan epäselvät. Yhtäältä perustan aineiston massadigitoinnille muodostaa aiemmin tehty seulontapäätös (arvonmääritys), jonka ajantasaisuuden arvioiminen herättää edellä

3 KA/13 s98/07.ol.ol.oo I 2Ot8 LirrE i.. KysyMys- JA vastaustaulukko mainittuja kysymyksiä. Toisaalta kuitenkin tarvitaan uusi säilytyspäätös, joka ratkaisee sen, hävitetäänkö analoginen aineisto digitoinnin jälkeen vai ei. Tarkoituksenmukaisena ja valtioneuvoston periaatepäätöksen mukaisena ratkaisuna voisi pitää sitä, että aiemmilla päätöksillä pysyvästi säilytettäväksi määrätty aineisto digitoidaan ja analogiset kappaleet hävitetään, ellei viranomainen tee uutta esitystä säilytysajasta ta säilytysmuodosta tai ellei Kansallisarkisto muusta syystä näe tarvetta uudelleenarviointiin. Joka aineistosta tehtävät erilliset säilytysmuotopäätökset eivät siis tunnu tarpeellisilta. Asiakirjassa kuvataan massadigitointiin siirrettävän aineiston omistussuhteen muutos. Todetaan, että kun "digitointi on tarkistettu ja todettu laadunvalvontamenettelyssä asianmukaiseksija digitaaliset säilytyskappaleet otettu hyväksytysti vastaan niiden pitkäa i kaissä i lytysjä rjestelmää n, vastaavat Ka nsa ll isa rkisto ja pitkäaikaissäilytysjärjestelmää hallinnoiva taho asiakirjallisista tiedoista ja alkuperäisistä analogisista asiakirjoista keskenään sopimallaan tavalla". Omistus- ja hallintasuhteiden määrittelyn tulisi olla yksityiskohtaisempaa. Erityisesti tutkimusaineistojen jatkokäytön kannalta on keskeistä, että siirtävälle viranomaiselle jää riittävät hallintaoikeudet ja mahdollisuus saada digitaaliset ilmentymät omaan ja asiakkaidensa käyttöönsä. THL:n näkökulmasta omistus- ja hallintasuhteiden tulee olla sellaiset, että ne tukevat lakisääteisten tehtävien toteuttamista. THL tehtävänä on "toimia... tilastoviranomaisena ja ylläpitää alan tiedostoja ja rekistereitä... sekä huolehtia tehtäväalueensa tietoperustasta ja sen hyödyntämisestä" (laki 2008/668, 2 5). Parhaillaan eduskunnan käsiteltävänä on hallituksen esitys laiksi sosiaali- ja terveystietojen toissijaisesta käytöstä (HE 159/2017 vp). Esityksen mukaan sotetietojen käyttöluvat myöntäisijatkossa keskitetysti uusi käyttölupaviranomainen. Samalla luotaisiin keskitetty tietopyyntöjen hallintajärjestelmä sekä tietoturvalliset käyttöympäristöt ja -yhteydet. THL:n tutkimusaineistot ovat hallituksen esityksessä tarkoitettuja sote-tietoja, joten olisi perusteltua, että uusi lupaviranomainen vastaisi myös massadigitoitavien tutkimusaineistojen toisiokäytöstä. Kansallisarkisto puolestaan vastaisi aineistojen massadigitoinnista, digitaalisen aineiston pitkäaikaissäilytyksestä ja analogisen aineiston hävittämisestä. Monesta aineistosta on jo olemassa digitaalinen, tutkimuksessa käytettävä versio, jota analogiset asiakirjat täydentävät. On tarkoituksenmukaista, että massadigitoitavan aineiston jatkokäyttö tapahtuu samalla

4 KA h3se8 / 07.Ot.O1,.OO / 2OL8 L]ITE 1. KYSYMYS- JA VASTAUSTAULUKKO tavoin kuin jo digitaalisessa muodossa olevan. Lisäksi on turvattava mahdollisuus yhdistää massadígitoitavaa aineistoa olemassa oleviin sähköisiin versioihin. Siirtoperiaatteiden- ja vaatimusten oheen tarvittaisiin tietoa digitoidun aineiston käytettävyydestä eli mm. siitä, millaista tietopalvelua Kansallisarkisto tulee tarjoamaan, miten aineistot ovat siirtäneen viranomaisen käytettävissä ja tarjotaanko ratkaisuja rajapintoihin ja käyttäjänhallintaan. Tieteellisiin tutkimusaineistoihin liittyy myös muita kysymyksiä kuten se, onko viranomaisen mahdollista jatkojalostaa digitaalista a neistoa massadigitoinnin jälkeen (esim. metatiedot digitaalisten objektien tasolle, skannatun materiaalin linkittäminen tietokantoihin). Miten kattava, selkeä ja havainnollinen asiakirjan rakenne, esitystapa ja informaatiosisältö on? Yksi digitoinnin toteutustavoista on se, että viranomainen vastaa digitoinnista itse. Määräyksessä todetaan, että digitointi tulee toteuttaa Kansallisarkiston "hävittämiseen tähtäävän digitoinnin vaatimusmäärittely sekä sähköisen vastaanoton kriteerit huomioiden". Se, että digitoinnin vaatimusmäärittely ei ole vielä valmiina, on ongelmallista. On jo aiemmin tehtyä digitointia, jonka kelpoisuudesta sähköiseen säilyttämiseen olisi hyvä saada pikimmiten vahv stus. Asiakirjassa on toisteisuutta (esim. 3-kohtainen luettelo luvuissa 2 ja3.tl,ja varsinkin toisteisu utta on la usuntopyyntöön sisä ltyvien asia ki rjojen vä lillä. Asia kirjoje n muodostamaa kokonaisuutta vois selkeyttää ja keventää toisteisuutta vähentämällä, korostamalla keskeisintä sisältöä ja vähentämällä yksityiskohtia, jotka eivät ole viranomaisen näkökulmasta olennaisia (mm. Kansallisarkiston sisäisen ohjeistuksen ka ltaiset yksityiskohta iset työnkuva u kset). Onko vira nomaisiin kohdistuvat vaatimukset esitetty riittävällä ja ymmärrettävällä tava lla asia kirjassa? 2. Siirto-opas Ovatko vira nomaisvalmistelun ohjeet riittävät ja selkeästi esitetyt? Asiakirjan alkuun olisi hyvä sijoittaa tiivistelmä tai vastaava, joka sisältäisi asiakirjan ydinsisällön. Ydinsisältöä voisi havainnollistaa myös kuvioiden avulla. Esimerkiksi prosessikaavio, jossa selkeästi näkyisivät viranomaisen ja Kansallisarkiston tehtävät, olisi hyödyllinen. Viranomaisiin kohdistuvat vaatimukset on esitetty pääosin riittävällä ja ymmärrettävällä tavalla. Selkeytystä kaipaavat lähinnä ne asiat, jotka on nostettu esiin edellä ensimmäisessä kohdassa (säilytyspäätökseen liittyvät käytännöt ja aiemmin tehdyn d igitoinnin hyvä ksyttävyys). Siirto-opas sisältää riittävät tiedot. Sisällön toisteisuus ja se, että asiakirja sisältää kaksi "kilpailevaa" pääosiota, massadigitointia käsittelevän luvun 5 ja analogisessa muodossa

5 KA/13s98/07.O1..O1..OO / 2Or8 LIITE 1.. KYSYMYS- JA VASTAUSTAULUKKO Yksilöikää aiheet, joita tulisi ohjeistaa tarkemmin / joita koskeva kuvaus on tarpeettoman laaja. siirrettävää aineistoa käsittelevän luvun 6, tekee kokonaisuudesta raskaan Säilytyspäätösprosessi herättää kysymyksiä (ks. edeltä ensimmäistä kohtaa), ja vähintäänkin asian voisi ilmaista luvussa 4 selkeämmin niin, että pääasia tulisi esille heti luvun alussa. Luvussa 5.2 todetaan, että "asiakirjojen l ttäminen siirron päätyttyä esim. arkistokaavan mukaiseen kohtaan lisäluovutuksena ei enää onnistu". Kohta jättää epäselväksi sen, ovatko lisäluovutukset ylipäätään mahdollisia, ja herättää kysymyksen siitä, miten digitaalisessa aineistonhallinnassa fyysisen alkuperäisaineiston järjestyksellä voi olla näin kahlitsevia vaikutuksia. Luetteloinnin ja kuvailun ohjeistuksessa luvussa 5.6 kerrotaan, että kuvailua voidaan tehdä viidellä tasolla, joista alimmat ovat arkistoyksikkö ja alayksikkö. Muualla asiakirjassa korostetaan, että digitoinnin perusyksikkö on arkistoyksikkö. Oppaassa voisi olla tietoa siitä, mikä on alayksikkötason kuvailun suhde digitaaliseen aineistoon. Miten kattava, selkeä ja havainnollinen asiakirjan rakenne, esitystapa ja informaatiosisältö on? Luvussa 5.7 annetaan ohjeeksi, että henkilörekistereistä toimitetaan asiakirjojen luovutuksen yhteydessä ajantasainen seloste käsittelytoimista. EU:n tietosuojaasetuksen myötä selosteita käsittelytoimista on alettu laatia loogisista kokonaisuuksista yksittäisten rekistereiden sijaan. On hyvä tarkentaa kuvausta siitä, toimitetaanko selosteet loogisista kokonaisuuksista vai yksittäisistä rekistereistä. Asiakirjassa on toisteisuutta. Ydinasiat ol si hyvä saada selkeämmin esiin. Esittämistapaa voisi yleisesti tiivistää. Yksityiskohtaista kuvausta voisi vähentää, esimerkiksi luvussa 5.L0 sen kertominen, kuinka logistiikasta vastaava lukee viivakoodeja ja saa niiden perusteella tietoja, on Kansallisarkiston oman työnkulun sisäistä ohjeistusta, joka ei ole siirtävän viranomaisen kannalta olennaista. Asioiden havainnollistamista voisi parantaa johdannon, tietolaatikoiden, kuvioiden ym. avulla. Valmistelutoimet olisi hyvä esittää selkeinä listoina, joista käy ilmi, mitä tekee viranomainen ja mitä Kansallisarkisto. Viranomaisen ja Kansallisarkiston roolia siirtoprosessissa voisi havainnollistaa kuviolla. Myös esimerkiksi sen, mihin kohtaan arkistokoteloa viivakoodilliset nimiöt kiinnitetään, voisi kertoa kuvallisesti paljon havainnollisemmin kuin pitkin selityksin.

6 KA/13 se8/07.0l.ol.oo / 2OL8 LIITE 1. KYSYMYS- JA VASTAUSTAULUKKO 3. Tiekartta (suunnitelma ja liitteet) Onko orga nisaation aineistojen tiekartassa esitetty digitoinnin aikataulu organisaation näkemyksen mukainen? M käli sijoittuminen ei vastaa organisaation näkemystä, esittä kää toiveenne digitoinnin ajankohdasta perusteluineen. Kommentoikaa sijoittumista siinäkin tapauksessa, että organisaation a ineistot eivät sisälly massad igitoitava ksi esitettyyn kokonaisuuteen. Ovatko massadigitoinnin a ineistova linta- ja jä rjestyskritee rit perustellut? Jos eivät, miten niitä tulisi muuttaa tai mitä asioita ottaa huomioon'? Miten kattava, selkeä ja havainnollinen asiakirjan rakenne, esitystapa ja informaatiosisältö on? Käsitteistö sopisi parhaiten liitteeksi. Käsitteistö eisisällä kaikkia asiakirjan sisältämiä keskeisiä termejä, esim. arvonmäöritys, seulonta(pöötös). Tiekartan aikataulu on THL:n kannalta hyvä. Jos l-vaiheeseen tarvitaan lisää aineistoa, THL:lle sopii se, että ll-vaiheesta si rretään THL:n aineistoja l-vaiheeseen. Aikaistamisvalmiuden ja -halun taustalla on THL:n päätearkistotilojen supistuminen lähivuosina noin puoleen nykyisistä. Myös Kansallisarkistossa säilytteillä olevat Lääkintöhallituksen aineistot voisi digitoida mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Kriteerit vaikuttavat perustelluilta. Tässä asiakirjassa on vähemmän toisteisuutta kuin muissa ja asiat on esitetty kokolailla selkeästi. Taulukot ja luettelot ovat selkeítä. Ohjeistusta määräajan säilytettãvien asiakirjojen sisällyttämisestä massadigitointiin on hyvä täsmentää. Kysymyksiä on herättänyt esimerkiksise, voisiko palkkoihin liittyvät asiakirjat digitoida, koska niiden säilytysaika on pitkä, ne vievät paljon hyllytilaa ja niítä tarvitaan talousha llinnossa.