Päättäjätreffit 3: Seurakuntayhtymän viraston tehtävät ja palveluyksiköiden esittely

Transkriptio

1 Päättäjätreffit 3: Seurakuntayhtymän viraston tehtävät ja palveluyksiköiden esittely Risto Hämäläinen, hallintojohtaja Petteri Leinonen, kiinteistöjohtaja Maija Heinonen, hallintopäällikkö Harri Hakulinen, talouspäällikkö Urpu Sarlin, viestintäpäällikkö Eero Jokela, yhteisen seurakuntatyön päällikkö

2 Päättäjätreffien aiheet Seurakuntavaaleissa valitut luottamushenkilöt Seurakuntaneuvostot 6 kpl Kirkkoherrat Seurakuntien henkilöstö Yhteinen kirkkovaltuusto Yhteinen kirkkoneuvosto Hallintojohtaja Vaalilautakunta Palveluyksiköiden johtavat viranhaltijat Seurakuntayhtymän viraston palveluyksiköt Kiinteistöjohtokunta Talous- ja strategiatoimikunta Henkilöstöjohtokunta Arvioinnin johtokunta Viestinnän toimikunta Kirkko ja kaupunki mediatoimituksen johtokunta

3 Seurakuntayhtymän viraston organisaatio: 156 palvelussuhdetta VIRASTON JOHTO HALLINTOJOHTAJA johdon assistentti, kehityspäällikkö, turvallisuuspäällikkö, YHTEENSÄ: 4 KIINTEISTÖPALVELUT PALVELUKESKUS TALOUS- JA TIETO- HALLINTOPALVELUT VIESTINTÄ- PALVELUT YHTEISEN SEURAKUNTA- TYÖN PALVELUT KIINTEISTÖJOHTAJA TOIMISTOPALVELUT kiinteistösihteeri, 3 toimistosihteeriä RAKENNUTTAMINEN JA YLLÄPITO rakennuspäällikkö, rakennuttajainsinööri, projektiinsinööri, kunnossapitoinsinööri, tekninen isännöitsijä, isännöitsijä, LVISAK-huoltoteknikko, erityisammattimies, vuokrauspalvelujen isännöitsijä, 2 kiinteistönhoitajaa, kiinteistöpuutarhuri (avoin) LEIRI- JA KURSSIKESKUSTOIMINTA leiri- ja kurssikeskustoiminnan päällikkö, palveluesimies, ruokapalveluesimies Leirikeskuksissa : 2 ruokapalveluesimiestä ja 18 leirikeskusten keittiö- ja kiinteistöhenkilökuntaa HAUTAUSPALVELUT hautaustoimen päällikkö Siunauskappelissa: kappelityönjohtaja, krematoriovahtimestari Hautausmailla: ylipuutarhuri, 4 hautaustoimen työnjohtajaa, 13 hautausmaa-henkilökuntaa YHTEENSÄ: 59 HALLINTOPÄÄLLIKKÖ Suunnittelija HALLINTOPALVELUT hallintopalvelupäällikkö, asiakirjahallinnan suunnittelija, 2 asianhallintasihteeriä, koulutussihteeri, työhyvinvointisihteeri, aulasihteeri, toimistovahtimestari HENKILÖSTÖPALVELUT henkilöstöpalvelupäällikkö, palkkasihteeri, 4 palkanlaskijaa HAUTATOIMISTO JA VARAUSPALVELUT toimistoesimies, toimistosihteeriä, palveluvastaava REKISTERIPALVELUT toimistoesimies, 6 toimistosihteeriä YHTEENSÄ: 34 TALOUSPÄÄLLIKKÖ TALOUSPALVELUT Laskentapäällikkö, 2 kirjanpitäjää, maksuliikenteenhoitaja TIETOHALLINTOPALVELUT Tietohallintopäällikkö, 5 järjestelmäasiantuntijaa, sihteeri YHTEENSÄ: 11 VIESTINTÄ- PÄÄLLIKKÖ Verkkoviestintäsuunnittelija, 2 tiedottajaa, viestintäsihteeri YHTEENSÄ: 6 Henkilömäärät per YHTEISEN SEURAKUNTA- TYÖN PÄÄLLIKKÖ Yhteisen seurakuntatyön sihteeri, työnohjaaja SRK-TYÖN TUKIPALVELUT monikulttuurisuustyön sihteeri, 2 kasvatustyön pastoria, kasvatustyön sihteeri, ma. englanninkielisen työn pastori YHTEINEN DIAKONIA diakonian asiantuntija, 3 erityisdiakonian viranhaltijaa OPPILAITOSTYÖ johtava oppilaitospastori, 3 oppilaitospastoria, kirkkomuusikko SAIRAALASIELUNHOITO johtava sairaalapastori, 5 sairaalapastoria PERHEASIAIN NEUVOTTELUKESKUS perheasian neuvottelukeskuksen johtaja, 10 perheneuvojaa, 1 vastaanottosihteeri YHTEENSÄ: 42

4 Seurakuntayhtymän viraston johtosääntö (A 16), rakenne ja pääsisältö 1. Yleistä 1 Espoon seurakuntayhtymän viraston toiminta-ajatuksena on palvella Espoon seurakuntia suorittamalla niiden puolesta yhteisesti sovittuja tehtäviä sekä luoda edellytyksiä seurakuntien perustehtävien hoitamista varten. 2 Virasto toimii yhteisen kirkkoneuvoston alaisena. 3 Virastoa johtaa hallintojohtaja, jonka valitsee yhteinen kirkkovaltuusto. Hallintojohtajan alaisuudessa voi olla palveluyksikköihin kuulumattomia asiantuntijoita ja muuta henkilöstöä. 4 Virasto jakaantuu viiteen palveluyksikköön: kiinteistöpalvelut, palvelukeskus, talous- ja tietohallintopalvelut, viestintäpalvelut ja yhteisen seurakuntatyön palvelut. Palveluyksiköt jakaantuvat toimintaryhmiin. 2. Palveluyksiköt 3. Johtavien viranhaltijoiden tehtävät ja pätevyysvaatimukset 4. Sijaisuudet

5 Kiinteistöpalvelut Petteri Leinonen Kiinteistöjohtaja

6 Rakennuttaminen ja ylläpito Esimies Benita Sane, rakennuspäällikkö 10 vakanssia, josta avoimena 2 1 osa-aikainen eläkeratkaisu, tilalle uusi tehtävä Yksikkö vastaa peruskorjauksista, uudisrakentamisesta ja vuosikorjauksista Yksikkö vastaa myös kiinteistöjen ja rakennusten myynnistä, ostoista, sisään- ja ulosvuokrauksesta ja kehittämisestä

7 Vuoden 2019 merkittävimmät kohteet Tapiolan kirkon peruskorjauksen käynnistäminen allianssimallilla, kehitysvaihe Leppävaaran kirkon rakennusfysikaalisten ongelmien korjauttaminen Otaniemen kappelin kattokorjaukset/vesivahinko

8 Muuta keskeistä vuodelle 2019 Puitesopimusten kilpailutus Huoltosopimuksen kilpailutus Hvittorpin ja Velskolan leirikeskusten toiminnan laajennusten suunnittelu ja toteutus 4 suurta kaavoitushanketta: Kaitaa metrokeskus, Kaitaa pohjoinen, Pappilanmäki ja Kaupunginkallio Suvelan vanhan kappelin realisointi Asuntokannan uudistaminen

9 Toimistopalvelut Kiinteistösihteeri esimiehenä, vakanssi avoimena Yhteensä 4 vakanssia Käsittelee talousasiat mm. osto- ja myyntilaskut, kustannusraportit, huolehtii sopimusarkistoista ja vuokraustoimintaa koskevasta maksuliikenteestä Tuottaa keskitetyt sihteeripalvelut koko kiinteistöpalveluyksikölle sekä kiinteistöjohtokunnalle

10 Hautaustoimi Yleisten hautausmaiden ylläpito määrätty ev.lut. kirkolle hautaustoimilailla Hautaustoimen rahoitus Valtionrahoitus (v. 2019: / kk, vuositasolla 19,05 /espoolainen) Hautauspalvelumaksut Siunaustoiminnan rahoitus Kirkollisvero Hautojen hoitotoiminnan rahoitus Hautainhoitorahasto (maksut hautojen haltijoilta)

11 Hautausmaat 5 hautausmaata, kokonaispinta-ala n. 47 ha Kirkon hautausmaa n. 11 ha Kappelin hautausmaa n. 11 ha Kellonummen hautausmaa n. 24 ha Gräsan uurnalehto n. 0,3 ha Tapiolan uurnalehto n. 0,15 ha

12 Henkilöstö Työntekijät Vakinaiset 22 Kausityövoima vaihtelee työntekijän välillä

13 Hautaukset Hautaukset vuonna 2018 Arkkuhautaukset 183 Tuhkahautaukset 818 Tuhkahautausten osuus 81,7 %

14 Krematorio Kahden uunin yksikkö varustettu savukaasujen suodatinlaitteistolla Peruskorjaus valmistui 2015 Tuhkausmäärä vainajaa vuonna 2018 Näistä espoolaisia 1 029

15 Hautainhoitorahasto (HHR) Haudan hoito on haltijan vastuulla Hautaa voi hoitaa itse tai antaa maksua vastaan sen HHR:n hoitoon HHR:lla oma budjetti

16 Leirikeskustoiminnan organisointi Organisointi: Leirikeskustoiminnan päällikkö Palveluesimies + kaksi ruokapalveluesimiestä Catering- ja tilapalveluissa 16 + Kirkonkulmassa 3 Kiinteistöhoidossa 2 + kausityöntekijät Resurssointi: Työvuorosuunnittelu tehdään 3 viikon jaksoissa. Työvuorosuunnitelmaa tehdään 2-3 viikkoa ennen jakson. Henkilöstöresurssit suunnitellaan niin, että työt ja palvelu sujuvat hyvin ja oikea-aikaisesti. Asiakkaiden muutokset ja peruutukset vaikuttavat työhön ja työaikoihin. Leirikeskukset ovat auki tilauksesta.

17 Leiri- ja kurssikeskustoiminta Leiri- ja kurssikeskustoiminnan tarkoituksena on luoda ja varmistaa puitteet leirien, kurssien ja erilaisten tapahtumien onnistuneelle toteuttamiselle Espoon seurakuntien leiri- ja kurssikeskuksissa cateringpalvelut majoituspalvelut tilapalvelut asiakaspalvelu tilojen ja palveluiden markkinointi Tavoitteena on tarjota asiakkaillemme parhaat palvelut ja tuotteet kustannustehokkaasti Ulkopuoliset rippikoulupaikat / 2

18 Hvittorp Hila Velskola / 3

19 Palvelukeskus Maija Heinonen Hallintopäällikkö

20 Palvelukeskus Palvelukeskus Hallintopäällikkö Maija Heinonen Henkilöstöpalvelut Hallintopalvelut Keskusrekisteri Varaustiimi Hautatoimisto Henkilöstöpalvelupäällikkö Marja Jakobsson Hallintopalvelupäällikkö Päivi Villberg Toimistoesimies Outi Puhakka Toimistoesimies Susanne Nyholm Toimistoesimies Susanne Nyholm Palvelukeskuksessa on yhteensä 34 työntekijää

21 Palvelukeskus Rekisteripalvelut (Keskusrekisteri) Jäsentietojen eli kirkonkirjojen ylläpito - Kirjuri järjestelmä - Jäseniä koskevien tietojen tallentaminen järjestelmään - Virkatodistukset, sukuselvitykset ja sukututkimukset - Laskutus Kummikelpoisuuden selvittäminen Avioliiton esteiden tutkinta Kirkkoon liittyminen Raporttien tuottaminen seurakunnille ja yhtymän viraston yksiköille Kirkolliset ilmoitukset, Elämänkaari

22 Palvelukeskus Hautatoimisto Hautapaikan hankkiminen ja hautojen hoitosopimukset Hautaoikeuden tarkistaminen ja arkkuhautauksen varaaminen Laskutus, arkistojen ja rekisterien ylläpito

23 Palvelukeskus Varauspalvelut Kirkollisten toimitusten varaaminen(varataan aika, tila, paikka, pappi ja kanttori) - Kaste - Avioliittoon vihkiminen, avioliiton siunaaminen - Kodin siunaaminen - Hautaan siunaaminen Kirkkojen, kappelien ja muiden seurakuntatilojen varaukset kirkollisiin toimituksiin Kurssi- ja leirikeskusvaraukset Hvittorp, Hilan leirikeskus, Velskolan toimintakeskus Juhlat, kokoukset ja leirikoulut

24 Palvelukeskus Hallintopalvelut Työympäristö, työturvallisuus ja yhteistoiminta Työterveyshuolto Henkilöstökoulutus Asiakirjahallinto, kirjaamo, arkistot Työpaikkaruokailu Tyky- ja virkistystoiminta Postitus, puhelinvaihde, toimistovahtimestarin tehtävät (yhtymän virasto) Työajanseuranta

25 Palvelukeskus Henkilöstöpalvelut Palvelussuhteet palkanlaskenta ja yhteydenpito Kipaan, Kipa maksaa palkat ja kokouspalkkiot palkka-asiamiehen tehtävät (hallintopäällikkö) palkanmääritykset ja -tarkistukset kokemuslisät henkilöstöjohtokunnan asioiden esittely ja sihteeriys nimikirjan pito neuvonta ja koulutus palvelussuhdeasioissa palvelusvuosilahjat ja seurakuntayhtymän viraston merkkipäivälahjat seurakuntayhtymän henkilöstöpolitiikka ja henkilöstökertomus

26 Palvelukeskus Lakiasiat ja yleishallinto Lakien ja säännösten tulkinta- ja soveltamisasiat Yhteisen kirkkoneuvoston ja kirkkovaltuuston sihteeriydet Seurakuntayhtymän hallintoelinten esityslistat, pöytäkirjat ja otteet

27 Talous- ja tietohallintopalvelut Harri Hakulinen Talouspäällikkö

28 Talous- ja tietohallintopalvelut - Erilliset palveluyksiköt yhdistettiin yhdeksi palveluyksiköksi talouspäällikön alaisuuteen 07/ Talouspalvelut - Laskentapäällikkö - 2 kirjanpitäjää - Maksuliikenteenhoitaja - Tietohallinto - Tietohallintopäällikkö - 4 järjestelmäasiantuntijaa - Tietohallintosihteeri/toiminnanohjausjärjestelmän pääkäyttäjä

29 Talouspalvelut Tehtävät: - Maksuliikenne - Saapuva ja lähtevä raha - Laskentatoimi (Kirkon palvelukeskuksen kanssa) - Kirjanpito - Myyntireskontra - Ostoreskontra - Talousarvion sekä talous- ja toimintasuunnitelman valmistelun koordinointi - Tilinpäätös - Sijoitustoiminta - Yhdessä varainhoitajien kanssa - Vakuutukset - Vakuutusturvan järjestäminen

30 Tietohallinto - Seurakuntayhtymän tietoliikenneverkko ja puhelinjärjestelmät - Kirkkoverkkoliittymä - Wlan- sekä vierailijaverkko - Puhelinvaihde teknisesti - Matkapuhelimet ja niiden liittymät - Tietojärjestelmät, niiden tuki ja järjestelmäkehitys - Työasemat ja niiden tuki sekä käyttäjähallinta - Tulostimet - Palvelimet - Järjestelminä mm. - Toiminnanohjausjärjestelmä (Prime) - Arkistointi (Tweb) - Identiteetin hallinta (PPM) - Talouden seuranta (Clausion) - Osa järjestelmistä Kirkkohallituksella (Kipa, AD) - Järjestelmäkehitys yhdessä toimittajien ja seurakuntien kanssa

31 Viestintäpalvelut Urpu Sarlin Viestintäpäällikkö

32 Viestintäpalvelut vastaa Espoon seurakuntien yhteisestä viestinnästä tukee seurakuntia niiden viestinnässä vastaa viestintäkoulutuksesta.

33 Viestintäpalvelujen resurssit Henkilöstö: - viestintäpäällikkö - 2 tiedottajaa - verkkoviestintäsuunnittelija - viestintäsihteeri - graafinen suunnittelija (osa-aikainen) Budjetti 1,9 miljoonaa euroa, josta - 1,23 milj. Kirkko ja kaupunki Kyrkpressen Tiivis yhteistyö seurakuntien tiedottajien kanssa

34 Kirkko ja kaupunki jo vuodesta 2017 yhdessä Helsingin, Vantaan ja Kauniaisten suom. seurakunnan kanssa Yhteisjohtokunta Tilaa uutiskirje ota some seurantaan!

35 Vastuualueet käytännössä verkkosivut ja intranet yhteiset somekanavat Facebook, Twitter, Instagram, LinkedIn uutistuotanto ja mediapalvelu media- ja someseuranta kirkon yhteiset viestintähankkeet esim. Kirkon mediasäätiö yhteisen viestinnän koordinointi ja toteutus viestintäkoulutus ja -sparraus

36 Yhteinen seurakuntatyö Eero Jokela Yhteisen seurakuntatyön päällikkö

37 Yhteinen seurakuntatyö Oppilaitostyö (4 htv) Perheasian neuvottelukeskus (12 htv) Sairaalasielunhoito (6 htv) Yhteinen vammaistyö (3 htv) Yhteinen musiikkityö (1 htv) Vieraskielinen seurakuntatyö (4 htv, määräaikaiset virat) 2 papinvirkaa yhdessä Helsingin ja Vantaan srk-yhtymän kanssa Seurakuntatyön kehittämispalvelut (5 htv) Diakonia, Kasvatus, Monikulttuurisuustyö

38 Toiminnan kohderyhmä YST:n toimintamuodot palvelevat ei vain seurakuntalaisia vaan kaikkia kuntalaisia sekä myös laajemmin pääkaupunkiseudun väestöä Yhteistyöverkostot ovat paikallisia, valtakunnallisia ja kansainvälisiä

39 Yhteiselle seurakuntatyölle ominaista YST:n eri työalat ovat sitä seurakunnan perustoimintaa, jota Espoon kuuden seurakunnan kannattaa tehdä yhdessä ja keskitetysti YST toimii ihmisten arkiympäristöissä vieraat lattiat yhteistyösopimukset YST toimii erityisesti siellä, missä ihmiset tarvitsevat aivan erityistä tukea

40 Yhteiselle seurakuntatyölle ominaista Seurakunnan perustehtävään kiinnittyvä sielunhoito, terapia, diakoninen työote ja pedagoginen vuorovaikutus yhdistää YST:n toimintaryhmien tekemää monipuolista työtä YST:n työntekijät ovat pitkälle erikoistuneita omien työalojensa asiantuntijoita

41 Seuraavat Päättäjätreffit ja -brunssit Päättäjätreffit 4 ma klo Kirkkokatu 1, ala-aula - Ympäristötyö Espoon seurakunnissa - Miten seurakuntayhtymän taloudesta päätetään? Talousarvion valmistelu, seurakuntien määrärahojen määräytyminen, tilinpäätös. Kirkon palvelukeskus KIPA. Maaliskuun Päättäjäbrunssi la klo Olarin kirkko Kirkon tulevaisuus Espoossa: mm. Kaisamari Hintikka, Espoon hiippakunnan piispa Kanavatyöskentelynä valtuustokaudella käsiteltäväksi tulevia teemoja: Pitkän aikavälin rakentamissuunnitelma ja toimitilat Hautaustoimen tulevaisuus Kirkko ja kaupunki mediayhteistyö ja viestintä Yhteisen seurakuntatyön työalat ja pääkaupunkiseudun seurakuntien välinen yhteistyö. Päättäjätreffit 5 ke klo Espoon kaupungin valtuustotalo Kirkon hallintoa ohjaava lainsäädäntö Päättäjätreffit 6 ma klo Kirkkokatu 1, ala-aula Seurakuntien välinen yhteistyö Espoossa. Tervetuloa Välkommen!