1.4 Lukituksen ohjaus Puhelininfo Datakatkos Rekisteröinti 11

Transkriptio

1 HedSam 1 1. HedSam - kulunvalvonta- / työajanseurantajärjestelmä Yleistä Ohjelmisto Kortinlukijat Kortti- ja lukupäätyypit Kulunvalvontalukija Koodilukija Työajanseurantapääte Lukituksen ohjaus Puhelininfo Datakatkos Rekisteröinti HedSam - dataväylän hallinta Yleistä Oheislaitteiden pollaus Tietojen välitys muilta ohjelmilta dataväylän oheislaitteille Tiedon välitys Dataväylän hallintaohjelmalta muille ohjelmille Tietojen automaattinen päivitys dataväylän laitteille Dataväylän hallintaohjelman käyttö Ohjelman avaus ja lukitus Ohjausryhmien tilat Ryhmissä sisällä olevat kortit Lähetykset Tapahtumalista 18 Kellon käsittely HedSam - Saldolaskenta Yleistä Lista Päivän liukumasaldon laskeminen Liukumasaldojen lähetykset työajanseurantapäätteille HedSam - Tietokannan hallinta Ohjelman käyttö Valikko Työkalurivi Pikavalikot Lukitun ohjelman avaus Ohjelman lukitseminen Korttitietokannat Kortit Perustiedot Kulkuoikeustiedot Puhelininfotiedot Kortin lisäys Kortin poisto 33

2 HedSam Korttien tulostus Väliaikainen kortti Korttien kopiointi leikepöydän avulla Työvuorot Normaali- ja lisätuntiohjelmat Muut laskentaohjelmat Työvuorojen kopiointi leikepöydän avulla Työvuorojen tulostus Leimaukset Leimauksen lisäys / muutos Liukumasaldon päivitys Leimausten tulostus Leimaustietojen säilytys kiintolevyllä Liukumasaldot Korjaussaldon muutos Lisäys liukumasaldoon Liukumasaldojen manuaalinen laskeminen Liukumasaldojen tulostus Saldotietojen säilytys kiintolevyllä Oheislaitteet Ovet Hissit Relelähdöt Oheislaitteiden tulostus Ohjausryhmät Ohjausryhmien ohjelmointi Kytkentälukijat Ryhmäkytkentäoikeudet Aikaohjaukset Ohjausryhmän lisäys Ohjausryhmän poisto Ohjausryhmän nimen muutos Ohjausryhmien tulostus Jatko-ohjaukset Jatko-ohjausten ohjelmointi Jatko-ohjauksen lisäys Jatko-ohjauksen poisto Jatko-ohjauksen nimen muutos Jatko-ohjausten tulostus Kulkutasot Kulkutason lisäys Kulkutason nimen muutos Kulkutason poisto Kulkutason käyttäjien tarkistus Kulkutasojen tulostus Kulkutason tietojen kopiointi leikepöydän avulla Aikaohjelmat Päivittäiset aikaohjelmat Viikoittaiset aikaohjelmat Aikaohjelman lisäys Aikaohjelman nimen muutos Aikaohjelman poisto Aikaohjelmien tulostus Tuntiohjelmat Normaalituntiohjelmat 79

3 HedSam Lisätuntiohjelmat Poissaolokoodit Liukumarajat Muut tuntiohjelmat Tuntiohjelman lisäys Tuntiohjelman nimen muutos Tuntiohjelman poisto Tuntiohjelmien tulostus Poikkeuspäivät Poikkeuspäivien lisäys ja muutos Poikkeuspäivän poisto Poikkeuspäivien tulostus Poikkeuspäivien kopiointi leikepöydän avulla Käyttäjämääritykset Käyttäjän lisäys Käyttäjän poisto Salasanan muutos Hakumaski Hakumaskin käyttö Nimilista Nimilistan tulostus Talletetut haut Lähetykset HedSam - Ovien hallinta Yleistä Ohjelman käyttö Valikko Työkalurivi Pikavalikot Ohjelman avaus ja lukitseminen Tietokanta Ovi-ikkuna Ovisivut Oven ohjaukset Avaa ovi hetkeksi (5 s) Avaa ovi Sulje ovi Kumoa oven ohjaukset Asetukset Pysäytys / vapautus Ääni päälle / pois HedSam - Raportointi Yleistä Ohjelman käyttö Valikko Työkalurivi Ohjelman avaaminen ja sulkeminen Avaaminen Sulkeminen 112

4 HedSam Raportit Kulkuraportti Työaikaraportti Poikkeamaraportti Raporttien kirjasinlajin ( fontin ) muutos HedSam - Ruokailuseuranta Yleistä Ohjelman käyttö Valikko Työkalurivi Ohjelman avaaminen ja sulkeminen Avaaminen Sulkeminen Ruokalajit Ruokalajin lisäys Ruokalajin poisto Ruokalajiejen tulostus Ruokailuleimaukset Ruokailuleimauksen lisäys Ruokailuleimausten tulostus LIITTEET Päiväyksen syöttö Ajan syöttö Tulostus 125

5 HedSam 5 1. HedSam - kulunvalvonta- / työajanseurantajärjestelmä 1.1 Yleistä Vielä 1980-luvun alussa lähes kaikkien yritysten lukitukset hoidettiin periteisen pelkästään avaimella avattavan lukon avulla. Avain ja lukko yhdistelmä on hyvä ja käyttökelpoinen lukitusväline vielä tänä päivänäkin, mutta ajatellaanpa asiaa yrityksen kannalta, jossa on muutama kymmenen työntekijää, jotka tarvitsevat avaimen päästäkseen työmaalleen. Mitä tehdään silloin kun joku hukkaa avaimensa? Tilanteessa on kaksi vaihtoehtoa. Joko toivotaan ja uskotaan, että avaimen löytäjä ei osaa tulla koettamaan sitä oikeaan oveen tai sarjoitetaan lukko uudestaan ja vaihdetaan kaikki avaimet. Useat yritykset ovat jo pitkään valvoneet työntekijöidensä tehtyä työaikaa ja käyttäneet palkanlaskun perusteena mekaanisia kellokorttilaitteita. HedSam - kulunvalvonta- / työajanseurantajärjestelmä, joka kattaa kulunvalvonnan, työajanseurannan, ovien lukitusten ohjauksen, ohjaa rikosilmoitusjärjestelmää ja se voidaan myös toimia puhelinvaihteen hoitaja apuna kytkeä puhelinvaihteeseen parantamaan puhelinvaihteen hoitajan palvelua työntekijän tavoitettavuustietojen muodossa. Perusjärjestelmä käsittää keskusyksikön ohjelmistoineen ja siihen liitettävät oheislaitteet, joita ovat tavallisesti kulunvalvonta- ja/tai työajanseurantapäätteet sekä kirjoitin. Käyttäjiä varten toimitetaan kulkukortit, joilla tapahtuvien leimausten perusteella heidän kulkuaan ohjataan ja tehtyä työaikaa seurataan. Kulkukortteja on olemassa kahta tyyppiä: magneettijuovakortti ja etälukukortti. Keskusyksikkönä toimii mikrotietokone. Järjestelmän hallinta tapahtuu keskusyksikössä olevan HedSam-ohjelmiston avulla. Se ylläpitää mm. henkilörekisteriä, jossa on tiedot kortinhaltioista kulkuoikeuksineen ja työtuntiohjelmineen. Keskusyksikössä on massamuisti, jonne erilaiset tapahtumat, kuten leimaukset talletetaan. Työajanseuranta- (=TA), kulunvalvonta- (=KV) ja koodilukijat (=KL) liitetään keskuyksikköön datalinjan (=sarjaväylä) avulla. TA-, KV- ja KL-lukijat ovat osotteellisia ts. kullakin lukijalla on oma numeroosoitteensa, jonka perusteella ne erotetaan toisistaan. Keskusyksiköllä tehdyt muutokset käyttäjien tietoihin, esimerkiksi kulkuoikeudet, siirretään datalinjaa pitkin lukijapäätteille, jolloin mahdollisen datalinjakatkoksen aikana päätteet voivat toimia itsenäisinä yksiköinä ja leimaustapahtumat tallettuvat päätteiden paristovarmennettuun muistiin. Datayhteyden palautuessa leimaustapahtumat siirtyvät keskusyksikölle, jossa ne talletetaan sen massamuistiin. Kirjoitin liitetään keskusyksikköön yleensä rinnakkaisliitännän kautta. Sille voidaan tulostaa järjestelmästä saatavia raportteja ja HedSam-Tapahtumanäyttö tulostaa sille myös tapahtumat, esimerkiksi hylätyt leimaukset, ovihälytykset, reaaliajassa niin haluttaessa. 1.2 Ohjelmisto HedSam-ohjelmisto muodostuu kahdeksasta erillisestä ohjelmasta, jotka ovat seuraavat: Dataväylän hallinta on keskuskoneen linkki dataväylään liitetyille oheislaitteille. Sen tehtävänä on lähettää muiden ohjelmien dataväylän laitteille osoittamat tiedot eteenpäin. Vastaavasti se lähettää dataväylän laitteilta saamansa tiedot eteenpäin niitä käyttäville ohjelmille. Tapahtumien hallinta ohjelmalla käsitellään järjestelmän tuottamia tapahtumia. Eri ohjelmat tallettavat tapahtumat tapahtumatietokantaan samalla ilmoittaen tapahtumien hallintaohjelmalle uudesta tapahtumasta, jolloin hallintaohjelma tulostaa sen näytölleen. Tällä ohjelmalla voi myös selata ja tulostaa vanhoja tapahtumia. Ovien hallinta ohjelma näyttää graafisesti ovien lukitustilanteen, sillä voidaan asettaa lukitusten aikaohjelmat sekä avata tietty lukko halutuksi ajaksi, jonka jälkeen se automaatisesti sulkeutuu. Aikaohjelmien asetukset voidaan tehdä myös tietokannan hallintaohjelmalla.

6 HedSam 6 Tietokannan hallinta ohjelmalla käsitellään kaikkia käyttäjän ohjelmoitavissaolevia tietokantoja. Liukumasaldojen laskenta ohjelma laskee kerran vuorokaudessa kaikien niiden korttien liukumasaldot, joille on määritelty liukumaoikeus. Puhelininfo on puhelinvahteen hoitajan käyttöön tarkoitettu ohjelma, jonka avulla hän saa tiedon kortinhaltijan paikallaolosta. Ruokailuseuranta ohjelmalla hallitaan ruokailuseurantaan liittyvät asiat. Luodaan eri ruokalajit ja tulostetaan työntekijän ruokailupäätteellä tekemien leimausten perusteella raportteja. Hslink ohjelmalla voidaan tuottaa ASCII-muotoisia tiedostojan HedSam-järjestelmän tiedoista muiden järjestelmien käytettäviksi. 1.3 Kortinlukijat TA-, KV- ja KL-lukijat toimivat suurelta osin itsenäisinä yksiköinä. KV- ja KL-lukijat tekevät päätöksen leimaustapahtumasta (hyväksytty/hylätty leimaus) keskusyksiköltä aikaisemmin saamiensa kulkuoikeustietojen perusteella. Lisäksi KL-lukijat osaavat päättää onko lukijassa käytetty koodi vastaava siitä vedetyn kortin kanssa, sillä se pitää muistissaan kaikkien korttien kulkukoodit. Vastaavasti TAlukijat pitävät muistissaan kunkin kortin viimeisen leimaussuunnan, minkä perusteella se tietää minkä suuntainen seuraava leimaus täytyy olla. Niillä on myös tieto kortinhaltijan voimassaolevasta liukumasaldosta Kortti- ja lukupäätyypit Magneettijuovakortinlukija Magneettijuovalukijasta kortti vedetään läpi siten, että kortti asetetaan lukijaan niin, että musta magneettinauha on lukijan sisällä, vetosuunnan ollessa lukijassa olevan nuolen suuntainen. Kuva 1. Magneettijuovakortinlukija ja magneettijuovakortti Etälukija Etälukijassa kortti luetaan näyttämällä, korttia lukupäälle. Lukuetäisyys on etälukukorttityypistä riippuen viidestä senttimetristä ylöspäin. Lukija indikoi onnistuneen luvun lyhyellä äänimerkillä.

7 HedSam 7 Kuva 2. Etälukija Kulunvalvontalukija Kulunvalvontapääte muodostuu varsinaisesta kortinlukijasta ja siihen liitetystä elektroniikkayksiköstä. Käyttäjälle näkyvä osa on kortinlukija ja siihen liitetyt valoindikaattorit. Leimaus kulunvalvontapäätteessä tapahtuu lukijatyypistä riippuen joko vetämällä korttilukijassa olevaa uraa pitkin tai etälukijoissa käyttämällä korttia lukupään vieressä. Leimauksen perusteella kulunvalvontapääte joko hyväksyy kulun siihen kytketyn oven kautta tai hylkää sen riippuen kulkukortille ohjelmoiduista kulkuoikeuksista Koodilukija Koodilukijassa on yhdistetty kaksi yleensä erikseen oven avaamiseen käytettyä laitetta: kortinlukija ja koodilukko. Tässä tapauksessa oven avaaminen vaatii molempien käyttöä yhdessä. Tosin ohjelmasta käsin voidaan asettaa päivittäinen aikaväli, jolloin leimaukseen riittää pelkkää kortinveto Kortinlukijaosaa käytetään aivan samalla tavalla kuin erillistä lukijaakin. Koodi syötetään näppäimistöä painelemalla ja se on normaalisti neljä numeroa pitkä. Joskus koodilukija voidaan kuitenkin asettaa käyttämään ns. toiminnekoodeja, jolloin syötettävä koodi on viisinumeroinen. Neljä ensimmäistä on kortinomistajan henkilökohtainen koodi ja viides toiminnekoodi, joka antaa normaaliin leimaukseen nähden leimaukselle jonkin lisätoiminteen * 0 # Kuva 3. Koodilukija. Kortinveto ja koodin syöttö voidaan tehdä kumminpäin tahansa. Kun toinen on tehty syttyy lukijan punainen valo merkiksi, että puuttuvaa puoliskoa toimituksesta odotetaan. Tähän on aikaa 15 sekuntia. Jos mitään ei tapahtu tämän ajan sisällä, valo sammuu ja edellinen tapahtuma unohdetaan. Jos koodia näppäiltäessä sattuu virhe, saadaan se korjattua aloittamalla koodi alusta. Jos kortti on vedetty ennen koodin syöttöä, näppäilyjä sallitaan 20. Jos oikeaa koodia ei niillä saada aikaan leimaus tuomitaan hylätyksi. Syötettäessä koodia ennen kortin vetoa voidaan oikean koodin syöttämiseksi käyttää niin paljon näppäilyjä kuin se vaatii. Kun molemman toimenpiteet on hyväksytysti tehty ja vedetty kortti ja syötetty koodi vastaavat toisiaan, lukko aukeaa.

8 HedSam Työajanseurantapääte Kuva 4. Työajanseurantapääte. Työajanseurantapäätteessä on kortinlukijaosan lisäksi näyttö ja näppäimistö. Leimaus tapahtuu kuten kulunvalvontalukijassa, jolloin näyttöön ilmestyy taustavalo ja päiväyksen tilalle tulee alla olevan kuvan mukainen teksti. 0213: SISÄLLÄ Paina ULOS tai LOUNAS Poissaolotiedot = * Työajanseurantapääteen näyttö, josta voidaan leimata sisään tai ulos. Tässä tapauksessa näyttö ilmoittaa, että kortti, jolla leimaus tehtiin on numeroltaan 213, sen viimeinen leimaussuunta on sisään. Tässä tilanteessa leimaajalla on mahdollisuus painaa ULOS-näppäintä, jos hän on poistumassa työpaikaltaan ilmoittamatta syytä ja paluuaikaa, tai hän voi painaa LOUNAS-näppäintä, joka vastaa ULOS-näppäimen painallusta LOUNAS-syykoodilla. Usein leimaaja haluaa leimauksen yhteydessä antaa jonkun muun koodin kun lounaskoodin tai jättää puhelinvaihteen hoitajalle tiedoksi koska on seuraavan kerran tavattavissa. Nämä tiedot päästään syöttämään painamalla edellisessä näytössä *-näppäintä, jolloin päästään seuraavaan näyttöön. Koodi: -- Siirry = * Paluu: --/-- --:-- Korjaus = C Työajanseurantapääteen näyttö, johon syötetään poissaolotiedot. Tähän näyttöön tultaessa kursori vilkkuu sanan Koodi jäljessä. Koodilla tarkoitetaan poissaolokoodia, joka voidaan antaa leimauksen yhteydessä. Se ei kuitenkaan ole pakollinen. Numerokoodi voi olla välillä Keskusyksiköllä voidaan vastaaville koodeille ohjelmoida sanallinen merkitys puhelininfopalvelua varten ja lisäksi tieto siitä miten koodi vaikuttaa työtuntienlaskentaan. Työaikapäätteissä on myös viisi valmista koodinäppäintä: TYÖASIA, SAIRAS, LOMA, OMA-ASIA ja LOUNAS. Näitä painettaessa näytölle tulostuu koodin paikalle vastaava teksti. Keskusyksiköllä ohjelmoitaessa vastaavat näitä koodeja numerot On huomattava, että koodi voidaan antaa sekä sisään- että ulosleimauksen yhteydessä. Normaalisti koodi annetaan ulosleimattaessa, mutta jo esimerkiksi saavutaan työpaikalle kesken päivän, voidaan

9 HedSam 9 sisäänleimauksen yhteydessä antaa koodi siten, että järjestelmä laskee työpäivän alkaneeksi normaalityöpäivän alkamisajankohdasta lähtien. Kun koodi on syötetty tai se on ohitettu painamalla *-näppäintä, kursori hyppää toiselle riville, jolle voidaan syöttää arvioitu päivämäärä ja kellonaika koska henkilö on seuraavan kerran tavattavissa. Jos paluu tapahtuu samana päivänä, päivämäärää ei tarvitse antaa ja se voidaan ohittaa *-näppäimellä, jolloin kursori siirtyy odottamaan kellonaikaa. Kellonaika ja päivämäärä eivät ole pakollisia, vaan ne ovat puhelininfopalvelua varten eivätkä siten vaikuta myöskään poissaolokoodin voimassaoloaikaan. Kun koodi ja/tai paluaika on syötetty, leimaus päätetään painamalla SISÄÄN tai ULOS näppäintä. Jos pääte hyväksyy leimauksen, se ilmaisee sen äänimerkillä ja vihreällä valolla. Näyttöön tulee myös kortinhaltijan voimassaoleva liukumasaldo. Pääte voi hylätä leimauksen, jos leimaus on saman suuntainen kuin edellinen leimaus tai syötetty paluuaika on virhellinen. Hylkäyksen syy ilmoitetaan näytössä. Normaalisti leimaus työajanseurantapäätteellä on sallittu kortin kulkuoikeuksista riippumatta. Erikoistapauksissa, esimerkikisi silloin kun pääte ohjaa lukkoa, voi se olla asetettu tarkistamaan kortin kulkuoikeudet, jollon leimaus saatetaan hylätä syystä, että kortilla ei ole oikeutta käyttää lukijaa. Tällöin lukija ilmoittaa sen näytössään heti kortin vedon jälkeen. 1.4 Lukituksen ohjaus Oleellinen osa kulunvalvontaa on järjestelmään liitettyjen ovien lukitusten ohjaus. HedSam mahdollistaa jokaiselle järjestemän piirissä olevalle lukolle määriteltävän viikon kattavan aikaohjelma. HedSam - järjestelmässä lukkojen ohjeukseen käytetään pääasiallisesti kahta laitetta. Ensimmäinen on kortilukijan elektroniikkakortti. Niinpä aina kun ovea aukaisemaan on kytketty kortinlukija, sitä voidaan kortinlukijan kautta ohjata aikaohjelmalla. Toista laitetta, joka on erillinen dataväylään liitettävä I/Okortti, käytetään niissä ovissa, joihin ei asenneta lukijaa. Samoin kuin aiemmin on puhuttu, että kortilukijat pitävät muistissaan tiedon siitä kuka lukijasta saa kulkea, myös molemmilla edellämainituilla lukitusta ohjaavilla laitteilla on muistissan tieto siitä, milloin lukon täytyy olla auki ja milloin kiinni. Näin lyhyet katkokset lukkoa ohjaavan laitteen ja keskuskoneen välillä eivät aiheuta ongelmia. 1.5 Puhelininfo Oikein toimiakseen työajanseurantajärjestelmä vaatii työntekijöiltä, että he leimaavat itsensä töihin tulleiksi ja töistä lähteneiksi, ja vieläpä ilmoittamaan poissaolokoodilla syyn työaikana tapahtuvalle poissaololleen, jos he haluavat, että se lasketaan työaikaan. Koska järjestelmä tuottaa tällaista tietoa automaattisesti, pienellä vaivalla voidaan saadaa ne myös tiedoksi toiseen paikkaan, josta niistä on erittäin paljon hyötyä. Nimittäin puhelinvaihteen hoitajalle. HedSamissa puhelininfo voidaan toteuttaa kolmella eri tavalla. Se mitä niistä käytetään sanelee yleensä yrityksessä oleva puhelinvaihde. Nykyään useat vaihteet sisältävät ns. infojärjestelmän, mikä tarkoittaa sitä, että niissä on oma näyttönsä henkilön paikallaolotiedon ilmoittamiseksi. Tällaiseen vaihteeseen kytkeydytään yleensä sarjaväylällä, jota myöten HedSam lähettää leimaukset vaihteelle sovitussa muodossa. Tästä eteenpäin vastuu paikallaolotiedosta jää vaihteelle. Liitäntä vaihteeseen voi toimia myös toisinpäin. Tällöin vaihteenhoitajan näppäillessä vaihdepöytää, näppäilty alanumero siirtyy sarjaväylää pitkin HedSam - Puhelininfo ohjelmalle, joka näyttää alanumeron omistajan paikallaolotiedot omalla näytöllään. Tämä vaihtoehto on yleensä käytössä, jos vaihteesta saadaan ulos tällainen tieto mutta se ei sisällä yllä mainittua infojärjestelmää. Viimeisessä vaihtoehdossa puhelinvaihdetta ei liitetä HedSamiin ollenkaan vaan vaihteenhoitaja käyttää poissaolotietojen hakemiseen PC:n näppäimistöa, johon HedSam - Puhelininfo-ohjelma on asennettu.

10 HedSam Datakatkos Datayhteyden katkos keskuskoneen ja kortilukijoiden välillä voi olla itse aiheutettu tai aiheuttamaton. Edellinen johtuu siitä, että joku lopettaa (vahingossa tai tarkoituksella) keskuyksikössä pyörivän HedSam-Dataväylän hallintaohjelman. Tällöin dataliikenne dataväylällä lakkaa. Jälkimmäinen tapaus on vakavampi koska syy yleensä on laitteistossa: keskusyksikössä, kaapelissa tai kortinlukijassa. On myös mahdollista, että jokin täysin järjestelmään kuulumaton, yleensä sähköinen laite, häiritsee dataväylän liikennettä. Kaikissa näissä tapauksissa täytyy ottaa yhteyttä laitteiston asentaneeseen yritykseen. Datayhteys keskusyksikön ja kortinlukijan välillä kadotessa, kaikki tapahtumat, jotka kortinlukija normaalisti lähettää keskuskoneelle jäävät sen muistiin. Samoin päätökset sallitusta kulkemisesta ja lukituksen aikaohjauksista toimii niiden tietojen perusteella mitkä lukijalla on muistissaan. Niinpä jos katkos on suhteellisen lyhyt ongelmia ei yleensä pääse syntymään. Mutta mikä on lyhyt katkos. Se riippuu hyvin paljon tapauksesta, joita selvitellään seuraavassa. KV-lukijoita toimitetaan kahdella eri kokoisella muistilla varustettuna. Pienempään mahtuu 800 tapahtumaa ja suurempaan Ero on suuri mutta niin voi olla niiden käyttäjämäärienkin ero, jotka lukijan kautta kulkevat. Muistin koon merkitys datayhteyden katkettua on siinä, että lukija ei ota vastaan enempää tapahtumia kuin muistiin mahtuu. Leimaus, joka on yksi tapahtuma, hylätään aina, jos muisti on täynnä. Muistin koko ja lukijalla tehdyt leimaukset asettavat siis yhden rajan yhteyskatkoksen maksimipituudelle. Vaikka TA-lukijoiden muistiin mahtuu peräti 5000 tapahtumaa, joka voi kattaa pienessä yrityksessä kuukausien leimaukset, ongelma syntyy kerran vuorokaudessa kun keskukoneen pitäisi laskea edellisen päivän liukumasaldot. Ne lasketaan päivän aikana tehtyjen leimausten perusteella, jotka nyt puuttuvat keskuskoneelta, koska ne ovat vielä TA-lukijan muistissa. Jos yhteyskatkos koskee TA-lukijoilta, yli vuorokauden mittainen katkos aiheuttaa ylimäärästä työtä, joka käytännössä tarkoittaa sitä, että saldot joudutaan laskemaan manuaalisesti. Suhteellisen lyhyt aika on lyhimmillään silloin, jos järjestelmään kuuluu puhelininfo. Normaalisti vaihteenhoitaja saa tiedon kortinhaltijan paikallaolosta tehdyn työajanseurantaleimauksen perusteella lähes välittömästi leimauksen tapahduttua. Mutta yhteyskatkoksen sattuessa, tieto tulee vasta sitten kun lukijan leimausmuisti on saatu purettua keskuskoneelle. Tällöin jo tunnin katkos voi häiritä suurestikin.

11 HedSam Rekisteröinti Välittömästi asennuksen jälkeen HedSam-ohjelmisto on rekisteröimätön. Tässä tilassa ohjelmisto toimii täysin eikä siitä puutu mitään. Itse asiassa se sisältää mahdollisesti enemmän toimintoja kun lopullisessa rekisteröidyssä versiossa, sillä rekisteröinnin yhteydessä ohjelmistosta karsiutuu pois ne ominaisuudet, joita siihen ei alunperin ole tarkoitettu. Ohjelmaa voi käyttää rekisteröimättömänä 30 päivää, jonka jälkeen se lakkaa suurimmalta osalta toimimasta. Toimimaan jäävät kuitenkin kriittisimmät osat eli dataväylän hallinta ja saldolaskenta ohjelmat. Rekisteröimistä varten Hedengren toimittaa joko jälleenmyyjälle tai loppuasiakkaalle rekisteröintitunnukset, joilla ohjelma rekisteröidään. Tunnukset sisältävät asiakkaan (yrityksen) nimen ja rekisteröintikoodin. Nimi ja sen muoto on asiakkaan valittavissa, mutta se on täytynyt aikaisemmin ilmoittaa Hedengrenille tunnusten luomista varten. Nimi tulee rekisteröinnin jälkeen näkymään eri puolella ohjelmistoa ja kaikissa tulostuksissa. Rekisteröintikoodi on 16 aakkosnumeerista merkkiä sisältävä tunnus, joka on muodostettu asiakkaan nimestä ja ohjelmaan myydyistä ominaisuuksista. Rekisteröimätön ohjelma tuo käynnistyessään näyttöön kuvan mukaisen ikkunan, jossa kerrotaan, että ohjelman on rekisteröimätön ja kuinka kauan ohjelmalla on käyttöaikaa ilman rekisteröimistä. Tästä päästään eteenpäin joko painamalla painiketta [Käynnistä ohjelma] tai menemällä rekisteröimään ohjelma painamalla [Rekisteröi >>]-painiketta. Kuva 5. Tietokannan hallintaohjelman käynnistys rekisteröimättömänä. Rekisteröintitunnukset syötetään kuvan mukaiselle lomakkeelle. Ensimmäiseen kenttään syötetään yrityksen nimi, joka täytyy olla sama kuin mikä on ilmoitettu Hedengrenille, koska toiseen kenttään syötettävä tunnus on muodostettu nimen avulla. Nimessä esiintyvät kirjaimet voivat olla joko isoja tai pieniä riippumatta siitä, missä muodossa ne on aikaisemmin ilmoitettu. Nimi tallettuu siinä muodossa, jossa se rekisteröinnin yhteydessä kirjoitetaan. Siis esimerkiksi nimet Oy Yritys Ab ja Oy YRITYS Ab vastaavat toisiaan. Tunnus on aina 16 merkkiä pitkä ja muodostuu merkeistä 0..9, A..Z. Syöttökenttä ei ota vastaan kuin isoja kirjaimia.

12 HedSam 12 Kuva 6. Rekisteröintitunnusten syöttäminen. Rekisteröinnin seurauksena ohjelmasta saattaa olla estetty eri toimintoja. Tällöin jotakin ohjelman osaa ei näy ohjelmasta käsin lainkaan tai vaikka se näkyisikin, siihen ei päästä käsiksi. Joissakin tilanteissa koko ohjelma ei suostu käynnistymään, jolloin siitä ilmoitetaan, ettei ohjelma kuulu toimitettuun järjestelmään. Seuraavassa on esitetty miten jonkin osan puuttuminen näkyy ohjelmistossa. TYÖAJANSEURANTA. Saldolaskentaohjelma ei käynnisty. Tietokannan hallintaohjelmasta työvuoromäärittelyt, liukumasaldojen käsittely ja tuntiohjelmat on estetty. KULUNVALVONTA. Ovien hallintaohjelma ei käynnisty. Tietokannan hallintaohjelmasta kaikki ovien aikaohjauksiin ja niistä kulkemisiin liittyvät määrittelyt sekä aikaohjelmat on estetty. PUHELININFO. Puhelininfo-ohjelma ei käynnisty, Tietokannan hallintaohjelman kortin puhelininfosivu on estetty. RUOKAILUSEURANTA. Ruokailuseurantaohjelma ei käynnisty. HSLINK. Hslink-ohjelma ei käynnisty. OHJAUSRYHMÄT. Tietokannan hallinnan ja dataväylän hallinnan ohjausryhmämäärittelyt on estetty. JATKO-OHJAUKSET. Tietokannan hallinnan ja dataväylän hallinnan jatko-ohjausmäärittelyt on estetty. RELELÄHDÖT. TIETOKANNAN hallintaohjelman relelähtömäärittelyt on estetty.

13 HedSam HedSam - dataväylän hallinta 3.1 Yleistä HedSam dataväylän hallinta on ohjelmiston osa, joka hoitaa tiedonsiirron ns. dataväyliin liitettyjen oheislaitteiden ja Hedsam -järjestelmän ohjelmien välillä. Dataväylä on sarjaliikenneväylä, joka kiertää kaikkien oheislaitteiden kautta, ja jonka toinen pää on kiinni tietokoneen sarjaliikenneportissa. Oheislaitteet ovat joko Hedsam-kortteja tai IO-kortteja, Hedsam-kortit ohjaavat ovea kortinvedon, painonapin tai aikaohjauksen mukaan ja informoivat keskuskonetta oven tilamuutoksista. IO-kortit voivat hallita usean oven ohjausta aikaohjelman mukaan ja välittävät tietoa ovien tilamuutoksista. Jokainen dataväylän laitteista toimii itsenäisesti eikä tarvitse jatkuvaa yhteyttä keskuskoneeseen. Niissä on oma kello ja muistia, joka sisältää kaiken tarpeellisen tiedon laitteen itsenäiseen toimintaan. Kuitenkin yhteyden katkaisemisen eli dataväylän hallintaohjelman lopettamisen pitäisi olla poikkeustilanne, sillä usein järjestelmään kuuluu osia, joiden toiminta estyy näin tehtäessä. Dataväylän hallinta ohjelma pidetään aina päällä. Sähkökatkojen tai muiden mahdollisten syiden, jotka saavat tietokoneen käynnistymään omine aikoineen on Windowsin käynnistys syytä tehdä automaattiseksi ja lisätä dataväylän hallintaohjelman käynnistys Windowsin automaattisesti käynnistyvien ohjelmien joukkoon. 3.2 Oheislaitteiden pollaus Kun dataväylän hallintaohjelma on normaalisti käynnissä sen pääasiallisena tehtävänä on kysyä jokaiselta dataväylän laitteelta vuorollaan onko niillä mitään ilmoitettavaa tai kysyttävää keskuskoneelta. Jos oheislaitteelta omasta mielestään puuttuu jotakin tietoa, jonka mukaan sen pitäisi pystyä itsenäisesti toimimaan (ohjaamaan lukitusta, hyväksymään/hylkäämään kortin vedon jne.), se kysyy puuttuvat tiedot. Jos laitteen muistiin on tallettunut tapahtumia, se lähettää niistä vanhimman vastauksena pollaukseen. Oheislaitteiden muistissa olevat tiedot: Näiden oheislaitteiden muistiin lähetettävien tietojen perusteella laite toimii itsenäisesti tarvitsematta jatkuvaa yhteyttä keskuskoneeseen. Asetukset Tietyt oheislaitteiden ominaisuudet voidaan ohjelmoida dataväylän kautta. Kortinlukijoilla näitä tietoja ovat esimerkiksi kuinka monta lukkoa ja tilatietoa ovessa on ja kuinka kauan lukko pysyy auki kortin vedon jälkeen. Kortinlukijat kysyvät nämä tiedot aina käynnistyessään. Aika Kaikki dataväylän laitteet sisältävät kellon, jonka mukaan ne muun muassa ohjaavat lukitusta tai pystyvät päättämään hyväksytäänkö kortinveto vai hylätäänkö se. Arkipyhät Dataväylän laitteille voidaan lähettää tulossa olevat arkipyhät. Näinä päivinä laitteet toimivat sunnuntain mukaan.

14 HedSam 14 Kulkuohjelmat Kortinlukijoille lähetetään päivittäiset ja viikottaiset kulkuohjelmat. Nämä ovat ohjelmia, joista valitaan yksi jokaiselle kulkukortille, joinka perusteella niillä joko on kulkuoikeus kyseiseen lukijaan tai sitten ei. Kulkuoikeudet Kulkuoikeudet sisältävät tiedon siitä mitä kulkuohjelmaa kortit noudattavat kyseisellä kortinlukijalla. Nämä tiedot lähetetään kortinlukijoiden muistiin. Kulkukoodit Koodilukijoille eli kortinlukijoille, joihin liittyy näppäimistö, lähetetään kulkukortti kohtaiset koodit, jota kortin omistaja käyttää leimatessaan yhdessä kortinvedon kanssa. Koodien käyttöajat Koodilukijoille lähetetään aikaohjelma. jonka mukaan se päättää pitääkö leimauksen yhteydessä antaa tiettyyn kellon aikaan koodi vai riittääkö hyväksyttyyn leimaukseen pelkkä kortinveto. Painonappien toiminta-ajat Ovissa jotka avataan ulkopuolelta kortinlukijalla, on yleensä sisäpuolella oven avaamista varten painonapit. Aikaohjelmat jonka mukaan painonappi toimii lähetetään kortinlukijan muistiin. Liukumasaldot Työajanseurantalukijoille lähetetään kaikkien korttien voimassaoleva liukumasaldo. Näin pääte voi näyttää saldon aina kuin kortti leimataan päätteessä. Lukitusohjelmat Laitteille, jotka ohjaavat lukitusta lähetetään aikaohjelma, jonka mukaan ne sen tekevät. Oheislaitteiden lähettämät tapahtumat: Kun oheislaitteet ovat saaneet kaikki tiedot, ne alkavat purkaa tapahtumamuistiaan, sinne mahdollisesti tallettuneista tapahtumista. Tapahtumat ovat jotakin seuraavista tyypeistä. Leimaus Jokainen kortinlukija pystyy tallettaamaan joko 800 tai 5000 (riippuen laitteelle asennetun muistin koosta) leimausta muistiinsa, joista se lähettää aina vanhimman jokaisella kyselyllä, jonka dataväylän hallintaohjelma sille tekee. Leimaus talletetaan tietokantaan, josta muut järjestelmän ohjelmat voivat sitä hyödyntää Leimaus talletetaan niin haluttaessa myös tapahtumatiedostoon, josta tapahtumien hallinta ohjelma voi lukea sen näyttöönsä. Ovihälytys Ovihälytys syntyy kun ovi, joka ei ole ohjattu aikaohjelman mukaan auki, avataan ilman hyväksyttyä kortinvetoa tai oven avaavan painonapin painamista tai, jos ovi avauksen jälkeen jää auki yli asetetun hälytysrajan, joka voidaan asettaa ovikohtaisesti. Dataväylän hallintaohjelma tallettaa ovihälytyksen tapahtumatiedostoon. Josta tapahtumien hallintaohjelma voi lukea sen näyttöönsä. Järjestelmäilmoitukset Järjestelmäilmoitukset ovat dataväylän laitteiden omasta toiminnastaan tekemiään ilmoituksia.

15 HedSam Tietojen välitys muilta ohjelmilta dataväylän oheislaitteille Dataväylän hallintaohjelma on pyöriessään aina valmis ottamaan vastaan viestejä muilta järjestelmään kuuluvilta ohjelmilta. Nämä viestit liittyvät aina siihen, että ohjelma haluaa, jonkin muutetun tiedon lähetettäväksi eteenpäin tietoa käyttävälle oheislaitteelle. Lähetettävä tieto voi olla jokin seuraavista: aika poikkeuspäivät lukitusohjelmat päivittäiset kulkuohjelmat viikottaiset kulkuohjelmat kulkuoikeudet kulkukoodit painonappien toiminta-ajat koodilukijan käyttöajat liukumasaldot 3.4 Tiedon välitys Dataväylän hallintaohjelmalta muille ohjelmille Dataväylän hallintaohjelman tehtävänä on keskustella oheislaitteiden kanssa ja tallettaa niiltä saatu tieto tiedostoihin. Sen tarkoituksena ei kuitenkaan ole jatkokäsitellä tätä tietoa vaan se on muiden ohjelmien tehtävänä. Tapahtumien hallinta (HSEVENT.EXE) Kun dataväylän hallintaohjelma ottaa vastaan datalinjalta jonkin tapahtuman, joka on tarkoitettu talletettavaksi tapahtumatiedostoon kuten hylätyn leimauksen tai ovihälytyksen se tallettaa sen tiedostoon. Jos tapahtumien hallintaohjelma on käynnissä tapahtuma ilmestyy hetken kuluttua sen näytölle. Ovien tilatiedot (HSDOOR.EXE) Saadessaan tiedon oven tilamuutoksesta ohjelma tallettaa tilan kiintolevylle, josta ovien hallintaohjelmalle sen vuorostaan lukee ja näyttää vastaavan tilamuutoksen näytöllään. HHL-grafiikka HHL-grafiikka on Hedengren Oy:n hälytysgrafiikkaohjelma, joka pystyy näyttämään missä hälytys on tapahtunut graafisen kuvan usein rakennuksen pohjapiirustuksen avulla. Tapahtumat jotka on asetettu aktivoimaan hälytys grafiikkaohjelmassa ohjelma lähettää edelleen sille. 3.5 Tietojen automaattinen päivitys dataväylän laitteille Kello 00:00 dataväylän hallintaohjelma päivittää kaikki kulkuoikeus- ja lukitustiedot oheislaitteille sekä lähettää niille päivämäärän, kellon ajan ja arkipyhät. Tällä varmistetaan se, että jos käyttäjä on unohtanut lähettää tietokantaan tehdyt muutokset dataväylän hallintaohjelmalle ja sitä kautta oheislaitteille, se tapahtuu tällöin automaattisesti. Lisäksi saldolaskentaohjelma laskee aamuyöstä (oletuksena klo 05.00), liukumasaldot, jonka jälkeen se komentaa dataväylän hallintaohjelmaa lähettämään saldot työajanseurantapäätteille.