SÄHKÖISEN ASIOINNIN JA DEMOKRATIAN VAUHDITTAMISOHJELMA Asiakirjahallinnon vaatimusten katselmointi

Koko: px
Aloita esitys sivulta:

Download "SÄHKÖISEN ASIOINNIN JA DEMOKRATIAN VAUHDITTAMISOHJELMA Asiakirjahallinnon vaatimusten katselmointi"

Transkriptio

1 RAPORTTI JulkICT-toiminto SÄHKÖISEN ASIOINNIN JA DEMOKRATIAN VAUHDITTAMISOHJELMA Asiakirjahallinnon vaatimusten katselmointi Tomi Voutilainen, BDO Consulting Oy Isamaria Räsänen, Yoso Oy Valtiovarainministeriö Puh (vaihde) Snellmaninkatu 1 A, Helsinki Faksi PL 28, Valtioneuvosto Y-tunnus

2 Sisällys 1 Toimeksiannon tausta Katselmoinnin toteuttaminen Prosessikuvaukset ja asiankäsittely/palvelutapahtumavaiheet Asiakirjallisten tietokokonaisuuksien määrittely Asiakirjahallinnon organisointi Asiakirjojen hallinta Hyvä tiedonhallintatapa Johtopäätökset ja suositukset... 6 LIITTEET Liite 1. Oppijan palvelukokonaisuus. Asiakirjahallinnon vaatimusten katselmointi Liite 2. Työnantajan ja yrityksen perustajan palvelukokonaisuudet. Asiakirjahallinnon vaatimusten katselmointi Liite 3. Osallistumisympäristö. Asiakirjahallinnon vaatimusten katselmointi Liite 4. Rakennetun ympäristön ja asumisen palvelukokonaisuus. Asiakirjahallinnon vaatimusten katselmointi

3 1 Toimeksiannon tausta Valtiovarainministeriö tilasi syyskuussa 2012 selvitystyön SADe-ohjelman hankkeissa toteutettavienpalvelujen asianhallinnan ja asiakirjahallinnon määritysten arviointi ja kehittäminen. Ohjelmassa ei ole aikaisemmin tehty vastaavaa tarkastelua ja kehittämistoimenpidettä. Hankekohtaisten kehittämisehdotusten laatimisen lisäksi järjestettiin sähköisten palvelujen asianhallinnan koulutuspäivä, johon osallistui 32 henkilöä ohjelmasta ja muista tahoista. Tehty tarkastelu ja tässä yhteenvetoraportissa esitetyt suositukset ovat hyödyllisiä hankkeiden ja niissä toteutettavien palvelujen koko elinkaaren aikana. SADe-ohjelmakautena hankkeissa on syytä tarttua tässä raportissa esitettäviin lainsäädäntöpohjaisiin kehittämiskohteisiin, mutta yhtä lailla huomioitavaa löytyy myös hankevaiheen jälkeen palvelujen tuotantovaiheen omistajille ja ratkaisujen käyttöönottajille. Lisäksi tehty selvitys osoittaa, että sähköisen asioinnin lainsäädäntö on osin vanhentunutta. SADe-ohjelman johtoryhmä käsitteli ja hyväksyi tämän yhteenvetoraportin Marjukka Saarijärvi, ohjelmapäällikkö Asiakirjahallinnon tehtävänä on huolehtia viranomaisen tiedonhallinnan sisällöllisestä määrittelystä, sen ohjauksesta ja valvonnasta, tietojen ohjauksesta ja säilyttämisestä sekä tiedonhallinnan käytäntöjen opastuksesta viranomaisorganisaatioissa. Tiedonhallintaan voidaan katsoa kuuluvaksi: käsiteltävien ja säilytettävien tietojen määrittely sekä tiedon arvon, elinkaaren sekä siihen liittyvien tilojen, säilytysajan, säilytysmuodon, suojaustason ja tiedonsaantioikeuksien (käyttöoikeuksien) määrittely; julkisuuteen, salassapitoon, tietosuojaan ja tietoturvaan liittyvien vaatimuksien mukaisesta toiminnasta huolehtiminen muun muassa tiedon elinkaaren eri vaiheissa; asiakirjallisen tiedon tilan hallinta kirjaamis- ja rekisteröintitoimintojen avulla; tietopalvelun tuottaminen ja hoitaminen. Asiakirjahallintoa ja tiedonhallintaa koskevia säädöksiä ovat: viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettu laki (julkisuuslaki) (621/1999); viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta annettu asetus (julkisuusasetus) (1030/1999); tietoturvallisuudesta valtionhallinnossa annettu asetus (tietoturva-asetus) (681/2010); henkilötietolaki (523/1999); arkistolaki (831/1994); hallintolaki (434/2003); sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annettu laki (13/2003). Hankkeessa katselmoitiin Sähköisen asioinnin ja demokratian vauhdittamisohjelman (SADe-ohjelma) osahankkeiden asiakirjahallinnon vaatimusten täyttyminen. Tarkoituksena oli katselmoida hankkeiden nykyisessä vaiheessa olevat asiakirjahallintoon liittyvät kuvaukset ja antaa suosituksia siitä, miten asiakirjahallinnon vaatimukset tulisi ottaa huomioon jatkossa hankkeiden kehitettäessä palveluiden määrityksiä edelleen. Useimmat hankkeista on vasta määrittely- ja suunnitteluvaiheessa, joten myös asiakirjahallinnon vaatimukset pystytään ottamaan huomioon vielä helposti ennen palveluiden toteuttamista. Asiakirjahallinnon vaatimukset on tärkeää ottaa huomioon, koska laki velvoittaa ottamaan ne huomioon tietojärjestelmiä sekä hallinnollisia uudistuksia tehtäessä.

4 2 Katselmoinnin toteuttaminen Hankkeessa katselmoitiin SADe-ohjelman asiakirjahallinnon vaatimusten täyttyminen. Katselmointi toteutettiin vuoden 2012 marraskuun ja vuoden 2013 tammikuun välisenä aikana. Katselmoinnin toteuttivat Tomi Voutilainen (BDO Consulting Oy) ja Isamaria Räsänen (Yoso Oy). SADe-ohjelman katselmoidut hankkeet: Osallistumisympäristö; Oppijan verkkopalvelut; Rakennettu ympäristö ja asuminen; Työnantajan ja yrityksen perustajan palvelukokonaisuudet (rooli- ja valtuuspalvelu, ympäristöterveydenhuollon luvat ja ilmoitukset sekä yrityksen asiointitili); Määritykset käytiin läpi, mutta katselmointia ei tehty seuraaviin hankkeisiin: Sosiaali- ja terveysalan palvelukokonaisuus Etäpalvelu Yleisneuvontapalvelu. Oppijan palvelukokonaisuuden katselmoinnissa huomioitiin myös sidoshankkeena toimivan korkeakoulujen yhteisen tietovarannon tiedonhallinnan perusperiaatteet (RAKETTI-hanke), koska se muodostaa Oppijan verkkopalveluiden kanssa kiinteästi korkeakoulujen yhteishakuun liittyvän toiminnallisen kokonaisuuden. Katselmoinnin lopputulokset: hankekohtaiset tapaamiset, joissa käytiin läpi katselmoinnin tuloksia (toteutettiin tammikuun aikana) Sähköisten palvelujen asianhallinnan kehittäminen -koulutustilaisuus ( ) hankekohtaiset muistiot hankkeiden asiakirjahallinnon nykytilasta ja vaatimuksista loppuraportti. Seuraavassa on vedetty yhteen SADe-ohjelman hankkeiden keskeisimpiä kehittämiskohteita, jotka tulisi ottaa huomioon asiakirjahallinnon vaatimusten täyttämiseksi hankkeiden jatkaessa määrittely- ja suunnittelutyötään.. 3 Prosessikuvaukset ja asiankäsittely/palvelutapahtumavaiheet Prosessikuvaukset ovat suurimmassa osassa hankkeita yleisellä tasolla. Yleisen tason prosessikuvauksista ei siten selvinnyt asiankäsittelyyn liittyviä toimintoja eikä niitä voida kiinnittää osaksi asianhallintaa. Hankkeiden edetessä on olennaista tehdä prosessikuvaukset sellaiselle tasolle, että kuvauksista voidaan todeta asiankäsittelyyn tai palvelun tuottamiseen liittyvät vaiheet, niitä koskevat herätteet (asioiden ja asiakirjojen tilatiedot) sekä niihin liittyvät vastuut. Myös siitä on pidettävä huolta, että määrittelyissä on kuvattu yksiselitteisesti se, milloin asiankäsittely alkaa (esimerkiksi luvan vireillepano). Kuvausten yksityiskohtaisuuteen kuitenkin vaikuttaa se, mille tasolle ja miten paljon toimintaa aiotaan kehittää palvelua kehitettäessä. 2

5 4 Asiakirjallisten tietokokonaisuuksien määrittely Asiakirjallisten tietokokonaisuuksien määrittelyssä on tärkeää tunnistaa, milloin käsittelyn kohteena on viranomaisen asiakirja, jonka käsittelyyn sovelletaan julkisuuslain säännöksiä. Katselmoinneissa voitiin todeta, että kaikissa hankkeissa oli puutteita kehitettävien palveluiden ja niissä syntyvien asiakirjallisten tietokokonaisuuksien tunnistamisessa. Kuvauksista ei ilmennyt, mitkä ovat kehitettävässä kokonaisuudessa tosiasiassa viranomaisen asiakirjoja ja kenellä on niiden käsittelystä vastuu prosessin kussakin vaiheessa. Joiden hankkeiden kuvauksissa on kerrottu, missä muodossa asiakirjat ovat, kun asiakirjallinen tietokokonaisuus oli tunnistettu. Sähköisessä asiankäsittelyssä asiakirjojen muoto yleensä muuttuu eikä asiakirjoja enää käsitellä asiakirjoina, vaan rakenteisessa muodossa tietoyksikköinä. Asiakirjallisten tietokokonaisuuksien määrittelyssä voi käyttää apuna seuraavia määrityksiä: Viranomaistoiminnassa ei tunneta dokumentin käsitettä, joten sitä ei kannata käyttää määrityksissä. Asiakirja on määritelty julkisuuslain 5.1 :ssä seuraavasti: Asiakirjalla tarkoitetaan kirjallisen ja kuvallisen esityksen lisäksi sellaista käyttönsä vuoksi yhteen kuuluviksi tarkoitetuista merkeistä muodostuvaa tiettyä kohdetta tai asiaa koskevaa viestiä, joka on saatavissa selville vain automaattisen tietojenkäsittelyn tai äänen- ja kuvantoistolaitteiden taikka muiden apuvälineiden avulla. Viranomaisen asiakirjalla tarkoitetaan viranomaisen hallussa olevaa asiakirjaa, jonka viranomainen tai sen palveluksessa oleva on laatinut taikka joka on toimitettu viranomaiselle asian käsittelyä varten tai muuten sen toimialaan tai tehtäviin kuuluvassa asiassa. Viranomaisen asiakirjoihin kuuluvat myös asiakirjat, jotka yksityinen toimija on laatinut viranomaisen lukuun tehtävässä toimeksiannossa tai asiakirja on toimitettu yksityiselle toimijalle tällaista viranomaisen lukuun tehtävää toimeksiantoa varten. Sähköisestä asioinnista annetun lain 4 2 kohdan mukaan sähköisellä viestillä tarkoitetaan sähköisellä tiedonsiirtomenetelmällä lähetettyä tarvittaessa kirjalliseen muotoon tallennettavissa olevaa informaatiota. Saman lain 4 3 kohdan mukaan sähköisellä asiakirjalla sähköistä viestiä, joka liittyy asian vireillepanoon, käsittelyyn tai päätöksen tiedoksiantoon. Käytännössä SADeohjelman hankkeissa käsitellään pääosin laissa tarkoitettuja sähköisiä asiakirjoja, jotka ovat myös julkisuuslain mukaisia viranomaisen asiakirjoja. Neuvonnan yhteydessä viranomaiselle saapuneet sähköiset viestitkin ovat viranomaisen asiakirjoja, jos ne ovat tulleet viranomaiselle sen tehtävään tai toimialaan kuuluvassa asiassa. Asiakirjallisia tietokokonaisuuksia määriteltäessä tulisi tunnistaa tietokokonaisuuden käyttötarkoitus miksi se on laadittu ja mitä se kuvaa. Lisäksi tulisi määritellä tiedon käsittelymuoto, joka voi olla paperinen, sähköinen tai rekisteritieto. Asiakirjat ja asiakirjalliset tiedot pitää yhdistää asiankäsittelyprosessiin sekä yksilöimään kuka tiedon tuottaa tai mikä on tiedon lähde; Asiakirjojen ja asiakirjallisten tietojen hallintavastuu voi myös vaikuttaa myös asiakirjan luonteeseen. Asiakirjallisten tietokokonaisuuksien määrittelyllä on merkitystä, kun määritellään tiedon säilyttämisen vastuita, tiedon säilytysaikoja sekä tiedonsaantioikeuksia. Kuvauksissa tulisikin ottaa selkeämmin kantaa asiakirjallisiin tietokokonaisuuksiin ja niiden käsittelyn ja hallinnan vastuisiin. 3

6 5 Asiakirjahallinnon organisointi Useassa hankkeessa ei ollut vielä selvitetty, muuttaako palveluiden kehittäminen rekisteripidon vastuita. Palveluiden kehittämisessä voi syntyä uusia henkilörekistereitä. Tyypillisiä ovat käyttöoikeus- ja lokirekisterit. Käyttöoikeusrekisterin (käyttäjärekisteri) ja lokirekisterin rekisterinpitäjänä toimii aina se toimija, kenellä on oikeus määrätä henkilörekisterin käytöstä, ellei laissa säädetä toisin. Tällä taas on vaikutuksensa arkistonmuodostajan vastuisiin, koska viranomaisten henkilörekisterienkin pitoon sovelletaan arkistolain säännöksiä. Lähtökohtaisesti rekisterinpitäjä on myös arkistolain tarkoittama arkistonmuodostaja, ellei lainsäädännössä ole toisin säädetty. Myös arkistonmuodostajien tietojen/asiakirjojen säilytysvastuut tulisi määritellä yhdenmukaiseksi ja virtaviivaisesti. Huomioon tulee ottaa myös mahdolliset päällekkäisyydet asiakirjojen arkistointiin, jota on jouduttu tekemään aiemmin paperiasiakirjoja käsiteltäessä. Kun asiakirjallinen tieto on saatavissa rakenteisessa muodossa ja paikasta riippumatta, ei päällekkäiselle tiedon säilyttämiselle on enää tarvetta. Tällaisissa muutoksissa on määriteltävä tiedonhallinnan, erityisesti tiedon säilyttämisen, vastuut (arkistonmuodostaja). Kaikissa hankkeissa ei ollut vielä määrityksiä tiedon elinkaareen sidotuista tiedonhallinnan vastuista eri organisaatioiden välillä. 6 Asiakirjojen hallinta Hankkeissa tulee ottaa tarpeen vaatimalla tavalla huomioon metatietojen hallinta osana kirjaamis- ja rekisteröintitoimintoa. Esimerkiksi tilatietojen osalta määrityksissä tulisi selkeästi kuvata sekä asiakirjoihin mahdollisesti liittyvät tilatiedot että asiankäsittelyn tilatiedot sekä missä vaiheessa tila muuttuu. Tilatietojen määrittelyssä on eroteltava selkeästi asian ja asiakirjojen tilatiedot toisistaan ja tilanhallinta on kiinnitettävä osaksi prosessikuvauksia. Julkisuuslain 18.1 :n 4 kohdan mukaan viranomaisen on suunniteltava ja toteutettava asiakirja- ja tietohallintonsa siten, että asiakirjat ja tietojärjestelmät sekä niihin sisältyvät tiedot arkistoidaan tai hävitetään asianmukaisesti. Lisäksi tulee huolehtia asiakirjojen ja tietojärjestelmien sekä niihin sisältyvien tietojen suojauksesta, eheydestä ja laadusta asianmukaisin menettelytavoin ja tietoturvallisuusjärjestelyin. Suurimmassa osassa katselmoituja hankkeita tulee kiinnittää huomiota siihen, että tietojen säilytysajat määritellään hankkeiden edetessä ja sisällytetään osaksi organisaatioiden arkistonmuodostussuunnitelmia yhdenmukaisella tavalla. Niin ikää asian ja asiakirjojen tilatiedot tulisi määritellä aukottomasti osaksi prosessikuvauksia metatietomääritysten avulla. 7 Hyvä tiedonhallintatapa Julkisuuslain (621/1999) 18.1 :n 3 kohdan mukaan viranomaisen tulee selvittää tietojärjestelmien käyttöönoton yhteydessä suunniteltujen toimenpiteiden vaikutus asiakirjojen julkisuuteen, salassapitoon ja suojaan sekä tietojen laatuun samoin kuin ryhtyä tarpeellisiin toimenpiteisiin tietoon liittyvien oikeuksien ja tiedon laadun turvaamiseksi sekä asiakirjojen ja tietojärjestelmien sekä niihin sisältyvien tietojen suojan järjestämiseksi. Käytännössä tämä tarkoittaa sen selvittämistä, mitä muutoksia asiakirjojen käsittelyyn ja tiedonsaantiin niistä liittyy sekä tietoturvallisuuden suunnittelua asiakirjojen käsittelyyn liittyen. Tietoon liittyvien oikeuksien selvittämisvelvollisuuteen kuuluu selvittää: 4

7 Muuttuvatko tiedonhallinnan vastuut (erityisesti organisaatiokohtaisesta verkostomaiseen siirryttäessä)? o Palvelun järjestämisvastuu o Palvelun tuotantovastuu o Tiedonhallinnan vastuu (mm. rekisterinpito) Muuttuuko tietojenkäsittelyprosessi? Miten uudessa mallissa tietojenkäsittelyyn ja tiedonhallintaan liittyvistä muutoksista tiedotetaan, jos toiminta muuttuu verkostomaiseksi? Muuttuuko järjestelmä, jossa tietoja on aiemmin hallinoitu/käsitelty Muuttuvatko tiedonsaantioikeudet ja kenellä on tiedonsaantioikeus? Muuttuuko tiedon antamistapa (teknisten käyttöyhteyksien avaamien)? Syntyykö uusia henkilörekistereitä? Muuttuuko tiedon käsittely- ja säilytysmuoto? Muuttuuko tietojen säilytysaika? Muuttuuko prosessissa käsiteltävien tietojen rakenne (uudet/poistuvat asiakirjat)? Miten tietojen konvertointi toteutetaan vanhasta uuteen järjestelmään? Miten vanhat asiakirjat arkistoidaan ja niiden säilyminen varmistetaan? Miten valvonta järjestetään/tapahtuuko valvonnassa muutoksia? Lisäksi julkisuuslain 18.1 :n 4 kohdan mukaan viranomaisen tulee suunnitella ja toteuttaa asiakirja- ja tietohallintonsa samoin kuin ylläpitämänsä tietojärjestelmät ja tietojenkäsittelyt niin, että asiakirjojen julkisuus voidaan vaivattomasti toteuttaa. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että tietojärjestelmien määrittelyissä on otettava kantaa siihen, mitkä tiedot tietojärjestelmissä ovat julkisia ja salassa pidettäviä. Jos asiakirjaan sisältyy sekä julkisia että salassa pidettäviä tietoja, tulee ne pystyä erottelemaan helposti tiedonsaannin varmistamiseksi. Rakenteisissa asiakirjoissa tietosisällön luonne voidaan määritellä tietoyksikkö- tai ryhmäkohtaisesti metatietojen perusteella. Hyvään julkisuus- ja salassapitorakenteeseen kuuluu myös www-sivustojen suunnittelu siten, että niissä olevat julkiset tiedot on saatavissa vaivattomasti. Tästä syystä esimerkiksi tyhjille lomakkeille ei voida vaatia tunnistamista, kun otetaan huomioon julkisuuslain 13.1 :ssä säädetty tiedonsaantiin liittyvä julkisten asiakirjojen anonymiteettiperiaate ja julkisuuslain 18.1 :n 4 kohdassa säädetyt vaatimukset hyvän julkisuus- ja salassapitorakenteen toteuttamisesta (ks. AOA 3661/4/08 ja 3999/4/08, antopäivä ). Jos ennen lomakkeen lähettämistä palvelun käyttäjää pyydetään tunnistautumaan, vastaa tällainen toimi käytännössä allekirjoitustoimintoa. Tällöin prosessi on seuraava: 1. Asiakas täyttää lomakkeen; 2. Asiakasta pyydetään valitsemaan tunnistamisväline Vetuma-palvelussa; 3. Asiakas tunnistautuu tunnistuspalvelussa (esim. verkkopankki); 4. Asiakas palaa sähköiseen palveluun ja painaa Lähetä tai Hyväksy -painiketta; Sähköinen allekirjoitus muodostuu tässä tapauksessa seuraavasti: Sähköinen allekirjoitus = lomakkeen tiedot + asiakkaan tunnistustieto Hankkeiden määrityksissä ei ollut kuvattu tietoon liittyviä oikeuksia ja niissä mahdollisesti tapahtuvia muutoksia. Osa hankkeista oli huomioinut osan näistä asioista. Suositeltavaa olisi, että kaikki hankkeet tekisivät koosteen tietoon liittyvistä oikeuksista. Useimmissa kuvauksissa ei ollut lainkaan kuvauksia tietojen 5

8 luokittelusta ja suojaustasosta, tai kuvaukset oli tehty hyvin karkealla tasolla. Tietojen luokittelu ja niitä koskevista vaatimuksista on säädetty valtionhallinnon tietoturvallisuudesta annetussa asetuksessa. WWW-sivustojen suunnittelussa tulisi ottaa huomioon hyvän julkisuus- ja salassapitorakenteen asettamat vaatimukset. 8 Johtopäätökset ja suositukset SADe-ohjelman hankkeiden asianhallinnan katselmointien perusteella hankkeissa on keskitytty asiakasrajapinnan ja palvelujen pintatason määrittelyyn. Kuitenkin toiminnan ja tiedonhallinnan tehostaminen sekä toimialojen rakenteiden madaltaminen johtavat tietoteknologialla saataviin kustannushyötyihin. Pelkästään sähköisten palveluiden tuottamiseen perustuva kehittäminen tuo mukanaan vain yhden palvelukanavan lisää julkisen hallinnon palveluvalikoimaan. Sähköinen asiointi kuitenkin mahdollistaa tiedonhallinnan tehostamisen, jos sähköisen asioinnin yhteydessä kehitetään myös tiedonhallintaa. Tässä suhteessa Oppijan verkkopalvelut ovatkin pisimmällä kehitystyössä tiedonhallinnan ja toimintatapojen tehostamisessa. Kehitettäessä sähköistä asiointia, tulisi jo palvelun kehittämisen alkuvaiheessa selvittää myös käyttöönottoon ja palvelun tuotantokäyttöön liittyvät vastuut. Viranomaisten sähköisten asiointipalveluiden tarjoaminen on sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annetun lain (13/2003) 5 :ssä säädetty julkinen hallintotehtävä. Tällaisten tehtävien ulkoistamisen rajoitteista on puolestaan säädetty perustuslain (731/1999) 124 :ssä. Palvelujen järjestämisessä tulee myös huomioida tiedonhallinnan vastuut. Se, kenelle julkisen hallintotehtävän hoitaminen on säädetty tehtäväksi, vastaa myös tehtävän toteuttamisen yhteydestä syntyvien tietojen hallinnasta arkistolain (831/1994) mukaisena arkistonmuodostajana ja mahdollisesti henkilötietolain (523/1999) mukaisena rekisterinpitäjänä. Tästä syystä hankkeissa tulisi selvittää palvelun järjestämisen, tuotannon ja tiedonhallinnan vastuut kunkin tarjottavan palvelun osalta erikseen. Jos vastuisiin tulee muutoksia tai palvelutuotantoa annetaan viranomaiskontrollin ulkopuolisille toimijoille, voidaan myös hankkeissa joutua lainsäädännön muutostarpeiden arviointiin. Kehitettäessä yhteisiä tietovarantoja, myös tietoturvavaatimukset on määriteltävä, jotta tietoja voidaan luovuttaa tietovarannoista turvallisesti. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että tietoja hyödyntävien organisaatioiden on täytettävä ainakin valtionhallinnon tietoturvallisuudesta annetun asetuksen perustason tietoturvavaatimukset, mutta tietojen luonne ratkaisee viime kädessä tietoturvalle asetettavat vaatimukset. Tiedonhallinnan vastuiden määrittelemiseksi ja muutosvaikutuksien analysoimiseksi olisi suositeltavaa, että kukin palvelukokonaisuus asemoisi kehitettävät palvelut osaksi toimialansa kokonaisarkkitehtuuria sekä kuvaisi tältä osin, miten toimialan kokonaisarkkitehtuuri muuttuu muutosten käyttöönoton jälkeen. Tällainen kuvaus myös konkretisoisi palvelun tarvetta ja toiminnan tehostamiseen vaikuttavia tekijöitä. Useimmilla hankkeilla tällainen asemointi oli vielä tekemättä. Hankkeiden tehdessä tarkentavia määrityksiä, tulisi asianhallinnan ja asiakirjojen käsittely kuvata selkeästi osana prosessikuvauksia. Metatietojen hallinnalla tulisi olla myös kiinnekohdat toimintaprosesseihin, jotta asianhallinta voidaan sitoa osaksi prosessien toimintaa sekä prosessiohjausta. Sähköiseen asiointiin liittyvänä yleisempänä kehittämiskohteena voidaan nostaa esiin sähköisten asiakirjojen arkistointiin liittyvät lainsäädännöstä ja arkistolaitoksen ohjeista ja määräyksestä tulevat vaatimuk- 6

9 set. Arkistolaitoksen SÄHKE2-määräys lähtee asiakirjojen hallinnassa siitä, että asiakirja-aineistoa syntyy pelkästään asiankäsittelyprosesseissa. Kunnilla asiakirja-aineistoa syntyy tosiasiallisen hallintotoiminnan yhteydessä palveluja tuotettaessa. Tästä syystä arkistolaitoksen SÄHKE-määräyksen määritykset eivät ole kelvollisia kaikkien sähköisen asioinnin kautta tulevien asiakirjojen käsittelyyn ja hallinnointiin. Lisäksi arkistolaitoksen määritykset lähtevät edelleen siitä, että arkistoinnin kohteena on asiakirja, vaikka määrityksissä onkin tunnistettu asiakirjallinen tieto yhdeksi arkistoitavaksi kokonaisuudeksi. Arkistolaitoksen määrityksissä asiakirja on sidottu asian käsitteeseen ja asiankäsittelyprosessiin, joka ei sovi kaikkeen asiakirjallisen tiedon hallintaan. Tästä syystä asiakirjojen ja asiakirjallisen tiedon määrittämiseen ja säilyttämiseen tarvittaisiin uusia ja tarkennettuja ohjeita sekä normipohjaa. Lähtökohtana tälle on lainsäädännön uudistaminen. Muutoksia ei voida tehdä pelkästään arkistolaitoksen määräyksiä päivittämällä, koska ne eivät mahdollista tällaisten muutosten tekemistä asiakirjahallinnon logiikkaan. 7

10 Liite 1 OPPIJAN PALVELUKOKONAISUUS Asiakirjahallinnon vaatimusten katselmointi Tomi Voutilainen, BDO Consulting Oy Isamaria Räsänen, Yoso Oy

11 SISÄLLYS 1 Katselmointiin osallistuja ja aineisto Prosessikuvaukset ja asiankäsittely-/palvelutuotantovaiheet Asiakirjallisten tietokokonaisuuksien määrittely Asiakirjahallinnon organisointi Asiakirjojen hallinta Tehtäväluokittelu ja metatietojen hallinta osana kirjaamis- ja rekisteröintitoimintoa Arkistointi, säilytysvastuut ja -ajat ja asiakirjojen hävittäminen Hyvä tiedonhallintatapa Tietoon liittyvien oikeuksien kuvaaminen ja muutosten analysointi Hyvä julkisuus- ja salassapitorakenne Henkilötietojen luonne osana asiakirjahallintoa Suositukset... 7

12 1 Katselmointiin osallistuja ja aineisto Katselmointi toteutettiin klo 9:00-11:30 opetus- ja kulttuuriministeriössä. Läsnä olivat: Tomi Voutilainen, katselmoija BDO Consulting Oy Ritva Sammalkivi, opetus- ja kulttuuriministeriö Leena Kononen, opetus- ja kulttuuriministeriö Antti Ylä-Jarkko, Opetushallitus Maarit Kivelä, Opetushallitus Marjukka Saarijärvi, valtiovarainministeriö Ira Alanko, valtiovarainministeriö Katselmointiaineistona on käytetty SADe-ohjelman toimittamaa aineistoa seuraavasti: Toiminnalliset vaatimukset; Oppijan verkkopalvelut. Tarkennettu viitearkkitehtuuri v1.93; Tiivistetyt oppijan verkkopalvelun KA-taulukot; Julkaisuarkkitehtuuri ; HE 44/2012 vp Oppijan verkkopalvelun kokonaisuus koostuu: koulutustiedon verkkopalvelu; hakupalvelut; Tarjonta-tietovaranto; Todennetun osaamisen rekisteri; Virkailijan palvelut; Lisäksi katselmoinnissa huomioitiin sidoshankkeena toimivan korkeakoulujen yhteisen tietovarannon tiedonhallinnan perusperiaatteet (RAKETTI-hanke), koska se muodostaa Oppijan verkkopalveluiden kanssa kiinteästi korkeakoulujen yhteishakuun liittyvän toiminnallisen kokonaisuuden. Opetus- ja kulttuuriministeriön ylläpitämästä tietovarannosta, jonka tarkoituksena on palvella ensisijaisesti korkeakoulujen opiskelijavalintoja ja opiskelijavalinnan tietojärjestelmää (opiskelijavalintarekisteri) sekä jatkossa mahdollisesti muita keskitettyjä hakeutujan palveluita ja kansallista todennetun osaamisen rekisteriä. Korkeakoulujen yhteiseen tietovarantoon liittyvät havainnot on kirjattu tähän muistioon kursiivilla. 2 Prosessikuvaukset ja asiankäsittely-/palvelutuotantovaiheet Osa Oppijan verkkopalveluiden prosesseista oli kuvattu. Niissä ei ollut kuitenkaan kuvattu eri käsittelyvaiheiden sidosta asianhallintaan. Toisaalta tilanhallinnan kuvauksissa on viitattu prosesseihin, mutta tilanhallinnan ja prosessikuvausten välille ei ole luotu jäljitettävyyden turvaavaa yhteyttä, jolla muun muassa varmistettaisiin muutoksien päivittyminen eri kuvauksiin. Edellä esitetystä syystä olisi suositeltavaa, että prosessikuvauksissa käsittelyvaiheet numeroitaisiin siten, että niiden perusteella voidaan viitata tilanhallinnan määrityksiin. 3 Asiakirjallisten tietokokonaisuuksien määrittely Määrittelydokumentaatiossa ei ole vielä selkeitä kuvauksia palvelukokonaisuudessa käsiteltävistä asiakirjoista ja asiakirjallisista tietokokonaisuuksista. Yksittäisiä kuvauksia asiakirjoista ja asiakirjojen käsittelystä määrittelydokumentaatiosta kuitenkin löytyy. 1

13 Viranomaisen asiakirjoja tai asiakirjallisia tietokokonaisuuksia ovat ainakin: Hakulomakkeet (blankot ja lähetetyt); Asiakirjoja ovat myös täytetyt lomakkeet, joita hakija ei ole vielä lähettänyt, mutta ne eivät ole viranomaisen asiakirjoja, koska ne eivät ole saapuneet vielä julkisuuslain tarkoittamassa mielessä viranomaiselle ennen kuin lomake lähetetään. Määrittelydokumentaation mukaan hakija voi muokata hakemusta hakuaikana ja passivoida hakemuksen. Vahvasti tunnistettu hakija voi tallentaa hakemuksen keskeneräisenä. Rekisterit ja rekisteriotteet; Oppijan verkkopalvelun sisältö mm. oppaat ja ohjeet; Asiakirjalliset tietokokonaisuudet tulee määritellä prosesseihin, joissa asiakirjallista tietoa syntyy tai joissa tietoja käsitellään. Tästä syystä prosessit tulee luokitella ja viedä osaksi organisaatioiden tehtäväluokittelua. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että opetustoimen tehtäväluokittelu tulee yhdenmukaistaa valtakunnan tasolla. 4 Asiakirjahallinnon organisointi Oppijan verkkopalvelun asiakirjahallinnon organisointiin liittyviä osapuolia ovat: Opetus- ja kulttuuriministeriö; Koulutuksen järjestäjät (kuten kunnat ja kuntayhtymät); Opetushallitus; Työ- ja elinkeinoministeriö; Määrityksissä ei ole kuvattu selkeästi rekisterinpitoon liittyviä vastuita eikä kaikkia henkilörekistereitä ole vielä tunnistettu. Esimerkiksi käyttöoikeus- ja lokirekisterit tulisi huomioida omina henkilörekistereinään. Keskitetyn korkeakoulujen tietovarannon osalta puuttuu niin ikään näihin teknisiin henkilörekistereihin liittyvät rekisteröintivastuumääritykset, vaikka niitä on käsitelty HE 44/2012 vp. Käyttöoikeusrekisterin (käyttäjärekisteri) ja lokirekisterin rekisterinpitäjänä toimii aina se toimija, kenellä on oikeus määrätä henkilörekisterin käytöstä. Näitä tietoja on määritelty tarkemmin hankkeen myöhemmässä vaiheessa Raketti-hankkeen tietosuojan ja tietoturvan määrityksissä. Rekisterinpidon organisoinnilla on myös vaikutuksensa arkistointivastuisiin. Lähtökohtaisesti rekisterinpitäjä on myös arkistolain tarkoittama arkistonmuodostaja, ellei lainsäädännössä ole toisin säädetty. 5 Asiakirjojen hallinta 5.1 Tehtäväluokittelu ja metatietojen hallinta osana kirjaamis- ja rekisteröintitoimintoa Määritysaineistossa ei ole toistaiseksi kuvausta prosessien sijoittumisesta toimialan tehtäväluokitukseen. Tehtäväluokitusta ollaan parhaillaan kehittämissä valtiovarainministeriössä JHS-suositukseksi. Tähän yhteyteen olisi hyvä kiinnittää koko opetustoimen tehtäväluokitus mukaan lukien korkeakoulusektori. Tehtäväluokituksen perusteella määräytyy myös käytännössä prosessikuvauksien tasot ja niitä koskevat luokituskoodistot. 2

14 Määrityksissä ei ole kootusti esimerkiksi hakeutumisprosessiin liittyviä tilatietoja. Joitakin yksittäisiä tilatietoja määrityksissä on mainittu mm. Hakemuksen käsittely Osa tarkistuksista ei näyttäydy virkailijalle, vaan tapahtuu automaattisesti järjestelmän toimesta. Hakemus on tilassa "käsittely kesken" kunnes kaikki pakolliset vaiheet on käyty läpi ja hakemus voidaan siirtää tilaan "valmis valinnan käyttöön" tai "ehdollisesti valmis valinnan käyttöön". Hakemukset voivat myös siirtyä tilaan "hylätty" eri vaiheissa tarkistusprosessia ja sen jälkeen. Lisäksi määritysdokumentaatiossa on kuvattu järjestelmän sisäistä teknistä taikka asiakirjaan kohdistuvaa tilanhallintaa, joka tulisi erotella selkeästi asiankäsittelyn tilanhallinnasta (esimerkiksi Hakemus saa tilan "korkeakoulukelpoinen" jos korkeakoulukelpoisuustieto löytyy järjestelmän tietovarannosta. Jos korkeakoulukelpoisuustietoa ei löydy järjestelmän tietovarannosta, hakemus saa tilan "ehdollisesti korkeakoulukelpoinen". Jos järjestelmä tunnistaa, että hakija suorittaa korkeakoulukelpoisuuteen oikeuttavan tutkinnon ennen valintaa (esim. hakukeväänä ylioppilastutkinnon saavat hakijat), järjestelmä kirjaa hakemukselle metatiedon "odottaa suoritustietoa". Muissa tapauksissa järjestelmä kirjaa hakemukselle metatiedon "liite tarkistamatta". Virkailija saa työlistalleen kaikki hakemukset, joiden tila on ehdollisesti korkeakoulukelpoinen + liite tarkistamatta. Virkailija antaa hakemuksille tai hakutoiveille tilan "korkeakoulukelpoinen (kun liite on tarkistettu) tai ei-korkeakoulukelpoinen. Huom! Yksittäisellä hakutoiveella voi olla eri korkeakoulukelpoisuustila kuin muilla hakutoiveilla (esim. silloin kun käytössä on harkinnanvarainen valinta). Niin ikään asiakirjan, mutta myös asian tilanhallintaa kuvataan seuraavasti liitteiden osalta: Liitteellä voi olla seuraavat tilat (pyyntökohtainen, ei liitekohtainen tieto): Odottaa liitettä xx, toimitettava viimeistään (pvm) Lisätieto: Muistutus lähetetty (pvm); Lisätieto: Hylätty; Liite toimitettu; Tarkistus kesken; Liite hyväksytty; Liite hylätty (esim. myöhässä, työkokemus ei ole riittävä); Pyydetty täydennystä Tilamäärityksillä on merkitystä myös siinä suhteessa, kumman tietokokonaisuuden metatietojen hallinnasta on kysymys: asian, vaiheen vai asiakirjan. Edellä esitetyissä tilanteissa ei ole täysin selkeää, kohdistuvatko tilat asiakirjaan vai asiaan. Määritysdokumentaation (Hakemuksen lähettäminen, käsittely ja seuranta eli hakemuksen hallinnan proosa) mukaan Hakemus ei ole vireillepano, vaan asian "aloitus". Hakemus on vireillepano ja hakemus on sen jälkeen hakemus, kun se on lähetetty viranomaiselle asiankäsittelyä varten. Hakemus on vireillepanoa koskeva heräte. Jos tilanteessa keskeneräinen hakemuslomake tallennetaan, ei tällaisesta toimenpiteestä synny asian aloitusta vaan asian aloituksessa on kyse aina vireillepanon jälkeisestä vireilletulosta. Määrityksissä olisikin syytä tarkentaa hakemuslomake ja hakemuksen käsite toisistaan. Hakemuslomake muuttuu hakemukseksi (vireillepanoasiakirja), kun se on lähetetty viranomaiselle hakemusasian käsittelyä varten (lopullinen hakemuslomakkeen versio). Vaatimusmäärittelyssä ei ole yksikäsitteisesti toistaiseksi määritelty, miten vastaanottokuittaus toimitetaan vastaanottajalle. Määrityksissä todetaan seuraavaa: Hakija saa vahvistuksen lähetetystä hakemuksesta esim. sähköpostiin. Vastaanottokuittaus voidaan toimittaa saman istunnon aikana hakijalle, kun hän on lähettänyt hakemuksensa viranomaiselle (välivarastoon). Tietysti lisäominaisuutena voi olla, että hakijalle annetaan mahdollisuus pyytää vastaanottokuittausta lähettämään sähköpostiin taikka tekstiviestipalveluna. Ongelmana tällaisessa menettelyssä kuitenkin on se, milloin hakemuslomake katsotaan toimitetuksi viranomaiselle, jos hakemuslomakkeessa olevia tietoja voidaan muuttaa. Henkilön oikeusturvan ja asian vireilletuloajan selkeyden vuoksi olisi tarpeellista, että hakija vahvistaa hakulomakkeen sisällön ja tietoisesti lähettää hakemuslomakkeen viranomaiselle, jolloin hänelle ei jää väärinkäsitystä asiointinsa tilasta. Asiankäsittelyyn liittyviä tiloja on kuvattu vaatimuksissa valintaprosessin osalta seuraavasti: Valintakokeiden tilat (ALPE) 3

15 o Tärkeää: Virkailija saa tiedon, jos koetuloksia on tallentamatta o Koerivit muodostuvat niille hakijoille, joille pitää tallentaa koetulos (tulee valintaperusteiden mallinnuksesta, koetulos merkittävät pakolliseksi tiedoksi, jos halutaan merkintä kaikille koeriveille) o Osallistunut kokeeseen + tulos o Ei osallistunut kokeeseen Valintaehdotuksen tilat o Hyväksyttävissä oleva o Hylätty Sijoittelun tilat o Kesken o Peruuntunut o Varalla o Hyväksytty o Hylätty Paikan vastaanoton tilat o Vastaanottanut o Ehdollisesti vastaanottanut (jonottaa) o Ei vastaanottanut + syy (esim. ilmoitus saapunut myöhässä) Läsnä-/poissaoloilmoituksen tilat (linjaamatta) o Läsnä lukukausi kevät/syksy o Poissa lukukausi kevät/syksy o Läsnä lukuvuosi o Poissa lukuvuosi Määrityksissä on kuvattu myös hakukohteen valinnan tilatiedot, Hakijan tila valintatapajonossa ja hakijan tila. Näistä kahdessa ensin mainitussa tilanhallinta on kiinnitetty prosessiin hyvin selkeästi. Tilatiedot ovat myös selkeitä ja kuvaavat asian tilaa prosessissa. 4

16 Metatietojen hallinnasta määrityksissä on olemassa taulukko (Tietovarantokerroksen vaatimukset), joka on kuitenkin vielä kesken. Metatietojen ja tilatietojen välille tulee luoda selkeä yhteys, kun metatietomäärityksiä tehdään. 5.2 Arkistointi, säilytysvastuut ja -ajat ja asiakirjojen hävittäminen Julkisuuslain 18.1 :n 4 kohdan mukaan viranomaisen on suunniteltava ja toteutettava asiakirja- ja tietohallintonsa siten, että asiakirjat ja tietojärjestelmät sekä niihin sisältyvät tiedot arkistoidaan tai hävitetään asianmukaisesti. Lisäksi tulee huolehtia asiakirjojen ja tietojärjestelmien sekä niihin sisältyvien tietojen suojauksesta, eheydestä ja laadusta asianmukaisin menettelytavoin ja tietoturvallisuusjärjestelyin. Määritysten (Asiakirjallisen tiedon arkistointi SPECS-343) mukaan Oppijan verkkopalvelut eivät ole itsessään pitkäaikaisesti arkistoiva järjestelmä, vaan arkistoitavat tiedot siirretään toiseen järjestelmään (esim. VAPA) tai oppijan verkkopalveluun luotavaan arkistoon. Tältä osin määrityksiä olisi syytä tarkentaa, miltä osin tieto siirretään arkistojärjestelmään. Todennetun osaamisen rekisterin tiedot lienevät tarpeen operatiivisessa käytössä hyvinkin pitkän ajan ottaen huomioon mm. elinikäisen oppimisen tavoitteet. Palveluiden jatkomäärittelyissä pitäisikin selvittää palvelukokonaisuudessa syntyvän asiakirjallisen tietoaineiston säilytyspaikat ja arkistointitarpeet tarkemmin. SÄHKE2-määritykset ovat asiankäsittelyprosessiin sidonnaisia eivätkä ota huomioon tosiasiallisessa hallintotoiminnassa syntyvien asiakirjojen säilytykseen esimerkiksi opintosuorituksia kirjattaessa. Tästä syystä SÄHKE2-määräyksen määritykset eivät ole kaikilta osin kelvollisia Oppijan verkkopalvelukokonaisuuden määrityksiksi tai niiden pohjaksi. Arkistolaitos on antanut ohjeen Rekisteri- ja tietokanta-aineistojen siirtäminen VAPA-palveluun (v. 1.1., ). Ohjeen mukaista menetelmää voidaan soveltaa niihin aineistoihin, joiden muodostumisessa ei ole huomioitu SÄHKE-määräyksen vaatimuksia, jotka liittyvät aineiston muodostamiseen, käsittelyyn ja hallintaan. Ohjeen mukaan rekisteri- tai tietokanta-aineiston osalta organisaation ei tarvitse hakea arkistolaitokselta sähköisen säilyttämisen lupaa, jotta aineisto voidaan siirtää VAPA-palveluun ja säilyttää pysyvästi yksinomaan sähköisessä muodossa, vaan aineiston siirron edellytyksenä on arkistolaitoksen päätös tietojen pysyvästä säilytyksestä ja säilytysmuodosta. Ohjeen mukaan jos siirrettävästä aineistosta on olemassa arkistolaitoksen antama ajantasainen päätös pysyvästä säilytyksestä, tai pysyvästä säilytyksestä on säädetty lailla tai asetuksella, haetaan arkistolaitokselta vain siirrettävän aineiston pysyvää säilytysmuotoa koskevaa päätöstä. Arkistolaitos on tehnyt päätöksen pysyvästi säilytettävistä kunnallisista opetustoimen asiakirjoista vuonna 2003 (KA 321/43/03), joten siltä osin kuin Oppijan verkkopalvelukokonaisuudessa on kyse rekisteritiedoista, määräytyy niiden säilyttäminen arkistolaitoksen voimassa olevan määräyksen mukaisesti. Sen sijaan arkistolaitoksen ohjeen mukaan tällaisissa tilanteissa on haettava arkistolaitokselta pysyvään säilytysmuotoon liittyen päätöstä. Käytännössä tämä tarkoittaa todennetun osaamisen rekisterin tietosisältöä. Haku- ja valintaprosessin päätyttyä Oppijan palvelussa käsiteltävä hakemus siirtyy tietyn ajan jälkeen (määriteltävä milloin) arkistoon, jossa sitä on säilytettävä viisi vuotta. Myös peruttu hakemus säilyy arkistossa vaaditun arkistointiajan (viisi vuotta). Koska kyse on määräajan säilytettävistä asiakirjoista, ei niiden hallinnassa ole välttämätöntä noudattaa kaikilta osin SÄHKE2-määräyksen asettamia vaatimuksia. Oppijan verkkopalvelujen tietojen säilytysaikoja ei ollut vielä määritelty. Korkeakoulujen yhteisen tietovarannon osalta määrityksiä oli hallituksen esityksessä, jotka ovat suuntaa-antavia myös muulle kehittämistyölle verkkopalveluiden ja todennetun osaamisen rekisterin osalta. HE (44/2012 vp) mukaan korkeakoulujen yhteisen tietovarannon tietojen säilytysaika tietovarannossa määräytyy lähtökohtaisesti sen mukaan, miten niitä säilytetään korkeakoulujen omissa rekistereissä korkeakoulujen arkistonmuodostussuunnitelmien ja muiden tiedon säilyttämistä koskevien velvoitteiden mukaisesti. Tietovarannossa säilytetään tiedot suoritetuista tutkinnoista ja opiskeluoikeuksista säilytettäisiin tietovarannossa pysyvästi. Hallituksen esityksen mukaan tällä ei kuitenkaan tarkoiteta arkistolain (831/1994) säännösten ja sen 5

17 nojalla annettujen määräysten mukaista pysyvää säilyttämistä vaan sitä, että tiedot ovat tietovarantoon sähköisesti tallennettuja (HE 44/2012 vp). Niin ikään hallituksen esityksessä todetaan, että Suoritus- ja arvosanatietojen säilytysaika perustuu lähtökohtaisesti korkeakoulun arkistonmuodostussuunnitelmaan tai muuten huomioon otettuihin korkeakoulun päättämiin suoritusten vanhenemisaikoihin. Henkilöiden yhdenvertaisten kohtelun turvaamiseksi myös suoritus- ja arvosanatiedot ehdotetaan säilytettäväksi tietovarannossa tutkintotietoja vastaavasti pysyvästi, jotta tietojen perusteella tapahtuvat joustavat siirtymiset eri opintojen välillä ja opintojen hyväksilukeminen voisivat kohtuullisen ajan puitteissa perustua sähköisesti tarjolla olevaan tietoon. Näille tiedoille ei ole mahdollista määritellä yhdenmukaista vanhenemisaikaa, jota vanhempia suorituksia ei voitaisi lukea hyväksi tai käyttää hyväksi opiskelijavalinnoissa. Edellä esitetyn perusteella voidaan johtaa myös vaatimuksia todennetun osaamisen rekisterin tietojen arkistointivastuisiin ja tietojen säilytysaikoihin. Oppijan verkkopalvelun määrityksissä (Asiakirjallisen tiedon arkistointi SPECS-343) todetaan, että asiakirjoja ei voida sähköisesti arkistoida ilman kontekstia eli ne liittyvät aina johonkin asiaan ja tarkemmin, asiassa olevaan toimenpiteeseen. Joissakin tapauksissa operatiivisen järjestelmän tulee avata asia automaattisesti ja samanaikaisesti asianhallintajärjestelmässä, kun tehtävä aloitetaan operatiivisessa järjestelmässä. Asia on tällöin hallinnollisesti vireillä. Kun operatiivisessa järjestelmässä valmistuu asiakirja / asiakirjallinen tietokokonaisuus (esim. koulutustietosivusto), asiakirja siirtyy autom. asianhallintajärjestelmään a) jo olemassa olevaan toimenpiteeseen tai b) siirto luo autom. aina uuden tietyn toimenpiteen. Asiakirjat eivät voi olla toimenpiteiden ulkopuolella. Näin asianhallintaan ja arkistoon syntyy SÄHKE 2-vaatimukset täyttävät tiedot. Oletusarvoiset metatiedot tulevat asianhallintajärjestelmässä olevasta tiedonohjaussuunnitelmasta. Kun tehtävä on operatiivisessa järjestelmässä valmis, asia sulkeutuu autom. asianhallinnassa ja asiakirjat siirtyvät arkistoon, tarvittaessa jollakin viiveellä. Sähköinen arkistointi edellyttää asianhallintaa aina vähintään siinä mielessä, että asiakirjat liittyvät aina johonkin tehtävään ja siinä tehtyyn toimenpiteeseen. Tiedonohjaussuunnitelmassa määritellään nämä tehtävät ja toimenpiteet sekä asiakirjoja ohjaavat metatiedot (esim. säilytysaika). Osa tarvittavista metatiedoista tulee autom. järjestelmästä (esim. päiväykset) ja osan antaa käyttäjä (esim. otsikko). Tältä osin määrityksissä on syytä kiinnittää huomiota siihen, että asianhallintaa ei tarvitse toteuttaa erillisenä asianhallintajärjestelmänä, jos asianhallinnalliset toiminnallisuudet ovat operatiivisessa järjestelmässä. Asianhallinnalliset toiminnallisuudet tulee olla kuitenkin keskitetysti hallinnoitavissa, jos asianhallintaan liittyen tulee muutoksia määrityksiin. Oppijan verkkopalvelussa on olennaista selvittää, kenellä on kussakin prosessissa asianhallinnan tietojen hallintavastuu. Jos se on korkeakouluilla ja muilla palvelujen käyttäjillä, tulisi asianhallinta määrittää kokonaisuudessaan näiden käyttäjien käyttämiin järjestelmiin joko osaksi operatiivista järjestelmää tai asianhallintajärjestelmää. Tällöin asianhallinta ei kuulu rekisterin ylläpitäjän tehtäviin kuin ainoastaan siltä osin, että se määrittää metatiedot ja niille yhtenäiset arvot asioille, asiakirjoille ja asiakirjallisille tietokokonaisuuksille. Oppijan verkkopalvelun kokonaisuus tarvitseekin vielä asianhallinnan järjestämisestä oman kuvauksensa, jossa on myös syytä huomioida, että asiakirjoja tai asiakirjallisia tietokokonaisuuksia voi syntyä tosiasiallisen hallintotoiminnan seurauksena ilman asiankäsittelyprosessia. 6 Hyvä tiedonhallintatapa 6.1 Tietoon liittyvien oikeuksien kuvaaminen ja muutosten analysointi Julkisuuslain (621/1999) 18.1 :n 3 kohdan mukaan viranomaisen tulee selvittää tietojärjestelmien käyttöönoton yhteydessä suunniteltujen toimenpiteiden vaikutus asiakirjojen julkisuuteen, salassapitoon ja suojaan sekä tietojen laatuun samoin kuin ryhtyä tarpeellisiin toimenpiteisiin tietoon liittyvien oikeuksien ja tiedon laadun turvaamiseksi sekä asiakirjojen ja tietojärjestelmien sekä niihin sisältyvien tietojen suojan järjestämiseksi. Käytännössä tämä tarkoittaa sen selvittämistä, mitä muutoksia asiakirjojen käsittelyyn ja tiedonsaantiin niistä liittyy sekä tietoturvallisuuden suunnittelua asiakirjojen käsittelyyn liittyen. 6

18 Tietoon liittyviä oikeuksia ei ole kuvattu kootusti määrittelyaineistossa, mutta hallituksen esityksessä laeiksi yliopistolain 36 ja 38 :n, ammattikorkeakoululain sekä opiskelijavalintarekisteristä ja ylioppilastutkintorekisteristä annetun lain muuttamisesta (44/2012 vp) on kuvattu tietoon liittyviä oikeuksia. Hallituksen esityksessä käsitellään myös jonkin verraan oppijan verkkopalvelukokonaisuutta, mutta siinäkään ei ole selkeästi kuvattu sitä, miten Oppijan verkkopalvelujen käyttöönotto muuttaa nykyisiä tietoon liittyviä oikeuksia. 6.2 Hyvä julkisuus- ja salassapitorakenne Julkisuuslain 18.1 :n 4 kohdan mukaan viranomaisen tulee suunnitella ja toteuttaa asiakirja- ja tietohallintonsa samoin kuin ylläpitämänsä tietojärjestelmät ja tietojenkäsittelyt niin, että asiakirjojen julkisuus voidaan vaivattomasti toteuttaa. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että tietojärjestelmien määrittelyissä on otettava kantaa siihen, mitkä tiedot tietojärjestelmissä ovat julkisia ja salassa pidettäviä. Määrittelyaineistossa ei ole toistaiseksi kuvauksia hyvän julkisuus- ja salassapitorakenteen toteuttamisesta. 6.3 Henkilötietojen luonne osana asiakirjahallintoa 7 Suositukset HE (44/2012 vp) mukaan korkeakoulujen valtakunnalliseen tietovarantoon tallennetut henkilötiedot ovat loogisesti osa korkeakoulujen omissa tietojärjestelmissään säilyttämiä henkilörekistereitä. Tietovarantoon tallennettu kopio korkeakoulun omassa järjestelmässään säilyttämän rekisterin tiedosta olisi aina samaa kuin korkeakoulun omassa (fyysisessä) rekisterissä oleva alkuperäinen tieto. Korkeakoulun vastuulla on säilyttää ja korjata tietovarantoon tallennettu tieto vastaavana kuin alkuperäinen tieto. Oppijan verkkopalvelun osalta rekisterinpidon vastuita ei ole vielä määritelty selkeästi. Todennetun osaamisen rekisterin osalta lienee syytä noudattaa samoja periaatteita kuin korkeakoulujen yhteisen tietovarannon rekisterinpidosta tai toisena vaihtoehtona on säätää todennetun osaamisen rekisterin rekisterinpitäjyydestä lailla. Henkilötietojen käsittelyn näkökulmasta on syytä myös tunnistaa tilanteet, joissa mahdollisesti automaattisesti hylätään hakijan hakemus syystä tai toisesta. Tällöin pitää ottaa huomioon hallintolain päätöksentekomenettelyyn liittyvät muotovaatimukset ja muut oikeusturvatakeet, mutta myös henkilötietolain 31 ja siinä asetettu rajoitteet tietyssä tilanteissa automatisoidulle päätöksenteolle. Hanke listaa palvelukokonaisuudesta syntyvät asiakirjat ja asiakirjalliset tietokokonaisuudet, niiden suhteen prosesseihin ja määrittävät asiakirjoille säilytysajat ja säilytysmuodon. Myös asiakirjojen väliset suhteet tulisi selvittää. Tärkeää on erityisesti tunnistaa, missä tilanteissa SÄH- KE2-määräyksen määritykset ovat relevantteja palvelukokonaisuudessa. Hanke määrittää metatietojen sisällöt, jotka perustuvat osaltaan edellä mainittuihin asiakirjamäärityksiin sekä tilanhallinnan määrityksiin. Metatietojen hallinta kiinnitetään prosesseihin tehtäväluokittelun avulla. Tehtäväluokittelua on syytä käyttää myös hankkeessa tehtävissä prosessikuvauksissa hankeasiakirja-aineiston viite-eheyden ja jäljitettävyyden parantamiseksi. Hanke käyttää määrittelyissään yhdenmukaista käsitteistöä, joka perustuu julkisuuslakiin. Hanke selvittää tiedon säilyttämisen vastuut sekä koostaa tietoon liittyvistä oikeuksista selvityksen julkisuuslain 18.1 :n 3 kohdan mukaisesti. 7

19 Hanke laatii tarvittavat rekisteri- ja tietojärjestelmäselosteet määritysten valmistuttua (JulkL k ja JulkA 8 sekä HetiL 10 ), joissa ilmenee rekisterinpitoon liittyvät vastuut sekä tietojärjestelmien ylläpitoa koskevat vastuut. 8

20 Liite 2 TYÖNANTAJAN JA YRITYKSEN PERUSTAJAN PALVELUKOKONAISUUDET Asiakirjahallinnon vaatimusten katselmointi Tomi Voutilainen, BDO Consulting Oy Isamaria Räsänen, Yoso Oy

JHS 156 suosituksen päivitys

JHS 156 suosituksen päivitys JHS 156 suosituksen päivitys Mikael Himanka, Avain Technologies Oy Sisältö Suosituksen aikataulu Päivityksen taustat Suosituksen tavoitteet Suosituksen avulla saavutettavat edut Suosituksen menetelmät

Lisätiedot

SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö

SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö 04.12.2009 1 (9) SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö Määräys 15.2.2010 Ohje 15.2.2010 Sisältö Arkistolaitoksen määräys/ohje SÄHKE2-vaatimusten mukaan toteutettuihin tietojärjestelmiin

Lisätiedot

Asiakirjahallinto muutosten edessä - uudet käsitteet ja toimintamallit. Tomi Voutilainen

Asiakirjahallinto muutosten edessä - uudet käsitteet ja toimintamallit. Tomi Voutilainen Asiakirjahallinto muutosten edessä - uudet käsitteet ja toimintamallit Informaatio-oikeuden ja tietoteknologiaoikeuden professori, dosentti Tomi Voutilainen Muutosajurit Prosessien sähköistäminen ja rajoitettu

Lisätiedot

Perusopetuksen jälkeisen valmistavan koulutuksen haku - uudistukset lainsäädännön näkökulmasta

Perusopetuksen jälkeisen valmistavan koulutuksen haku - uudistukset lainsäädännön näkökulmasta Perusopetuksen jälkeisen valmistavan koulutuksen haku - uudistukset lainsäädännön näkökulmasta Kohti perusopetuksen jälkeisen valmistavan koulutuksen hakua 29.10.2013, Helsinki Congress Paasitorni Hallitusneuvos

Lisätiedot

Informaatio- ja tietoteknologiaoikeuden professori Tomi Voutilainen. Kuntien tietohallinnon järjestäminen

Informaatio- ja tietoteknologiaoikeuden professori Tomi Voutilainen. Kuntien tietohallinnon järjestäminen Informaatio- ja tietoteknologiaoikeuden professori Tomi Voutilainen Kuntien tietohallinnon järjestäminen 26.2.2015 Kuntien tietohallinnon oikeudellinen asemointi 2 Lähtökohta Tietohallintolaki 3 1 k: Tietohallinnolla

Lisätiedot

Projektisuunnitelma: Pyhäjoen kunnan sähköisen asioinnin ja tiedonohjauksen valmistelu ja käyttöönotto

Projektisuunnitelma: Pyhäjoen kunnan sähköisen asioinnin ja tiedonohjauksen valmistelu ja käyttöönotto Projektisuunnitelma: Pyhäjoen kunnan sähköisen asioinnin ja tiedonohjauksen valmistelu ja käyttöönotto 1. Tausta Kunnallisten viranomaisten ja toimielinten on arkistolain nojalla määrättävä tehtävien hoidon

Lisätiedot

Luonnos eams-rakenteeksi

Luonnos eams-rakenteeksi JHS-XXX: eams-rakenne ja xml-skeema Luonnos eams-rakenteeksi 19.4.2013 Tässä dokumentissa kuvataan keskeiset linjaukset tulevan JHS-suosituksen määrittämäksi eamsrakenteeksi. Dokumentti ei ole JHS-suositusluonnos,

Lisätiedot

Oulun yliopiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen johtosääntö

Oulun yliopiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen johtosääntö Oulun yliopiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen johtosääntö Yliopistolain (558/2009) 14 :n sekä Oulun yliopiston johtosäännön 2 :n nojalla yliopiston hallitus on 18 päivänä toukokuuta 2010 hyväksynyt

Lisätiedot

Kunnan järjestämisvastuu, tietohallinto ja digitalisaatio. julkisoikeuden professori, IT-oikeuden dosentti Tomi Voutilainen Itä-Suomen yliopisto

Kunnan järjestämisvastuu, tietohallinto ja digitalisaatio. julkisoikeuden professori, IT-oikeuden dosentti Tomi Voutilainen Itä-Suomen yliopisto Kunnan järjestämisvastuu, tietohallinto ja digitalisaatio julkisoikeuden professori, IT-oikeuden dosentti Tomi Voutilainen Itä-Suomen yliopisto Tomi.Voutilainen@uef.fi 25.11.2015 1 Lähtökohta Tietohallintolaki

Lisätiedot

SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö

SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö 1 (8) SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö Määräys 15.3.2012 AL 9815/07.01.01.00/2008 Ohje 15.3.2012 AL 9815/07.01.01.00/2008 Sisältö Arkistolaitoksen määräys/ohje SÄHKE2-vaatimusten

Lisätiedot

Tietoturva-asetus ja sen vaikutukset rekisterien ylläpitoon ja tietoluovutuksiin A-P Ollila 1

Tietoturva-asetus ja sen vaikutukset rekisterien ylläpitoon ja tietoluovutuksiin A-P Ollila 1 Tietoturva-asetus ja sen vaikutukset rekisterien ylläpitoon ja tietoluovutuksiin 12.12.2011 A-P Ollila 1 Taustaa Tiedon merkitys yhteiskunnassa ja viranomaisten toiminnassa korostuu kaiken aikaa. Viranomaisten

Lisätiedot

Laki. EDUSKUNNAN VASTAUS 89/2013 vp

Laki. EDUSKUNNAN VASTAUS 89/2013 vp EDUSKUNNAN VASTAUS 89/2013 vp Hallituksen esitys eduskunnalle laeiksi yliopistolain 36 ja 38 :n, ammattikorkeakoululain sekä opiskelijavalintarekisteristä ja ylioppilastutkintorekisteristä annetun lain

Lisätiedot

MITÄ TIETOHALLINTOLAKI TUO TULLESSAAN? Mikael Kiviniemi Julkisen hallinnon ICT-toiminto

MITÄ TIETOHALLINTOLAKI TUO TULLESSAAN? Mikael Kiviniemi Julkisen hallinnon ICT-toiminto MITÄ TIETOHALLINTOLAKI TUO TULLESSAAN? Mikael Kiviniemi Julkisen hallinnon ICT-toiminto 3.5.2011 Laki julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta Lain tavoitteena on luoda toimivalta ja ohjausmalli,

Lisätiedot

Potilastiedon arkisto. Arkistonhallinta ja arkistonhoitajan tehtävät

Potilastiedon arkisto. Arkistonhallinta ja arkistonhoitajan tehtävät Potilastiedon arkisto Arkistonhallinta ja arkistonhoitajan tehtävät 26.6.2014 Potilastiedon arkiston hyödyt arkistonhoitajan työssä Arkiston käyttöönotto tuo mukanaan seuraavia hyötyjä Potilasasiakirjojen

Lisätiedot

Avaimet käytännön työlle

Avaimet käytännön työlle Asianhallinnan viitearkkitehtuuri Avaimet käytännön työlle 9.3.2016 Eira Isoniemi asianhallintapäällikkö Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä Asianhallinta Asianhallinta tarkoittaa organisaation toimintaprosesseihin

Lisätiedot

Tiedonhallinnan lainsäädännön kehittäminen

Tiedonhallinnan lainsäädännön kehittäminen Tiedonhallinnan lainsäädännön kehittäminen 30.01.2017 Tomi Voutilainen JulkICT-osasto Työryhmän tehtävät Työryhmän toimikausi 17.11.2016-31.5.2017 Työryhmän tehtävänä on selvittää julkisen hallinnon tiedonhallinnan

Lisätiedot

Liite 2, Todennetun osaamisen rekisteri, käyttötapausten. Todennetun osaamisen rekisterin kohdearkkitehtuuri

Liite 2, Todennetun osaamisen rekisteri, käyttötapausten. Todennetun osaamisen rekisterin kohdearkkitehtuuri Liite 2, Todennetun osaamisen rekisteri, käyttötapausten kuvaus Todennetun osaamisen rekisterin kohdearkkitehtuuri 18.6.2011 Todennetun osaamisen rekisterin käyttötapaukset 2 (17) Sisällys Sisällys...

Lisätiedot

Rekisteriseloste. Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen asiakasrekisterin rekisteriseloste

Rekisteriseloste. Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen asiakasrekisterin rekisteriseloste Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen asiakasrekisterin rekisteriseloste Versiot Hyväksytty 1 Johtoryhmä 7.2.2012 2 Päivitetty 05.8.2016 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ

Lisätiedot

Rekisteriseloste. Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste

Rekisteriseloste. Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste Versiot Hyväksytty 1 Johtoryhmä 17.1.2012 2 Päivitetty 05.8.2016 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN

Lisätiedot

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE. Itä-Savon koulutuskuntayhtymä (SAMIedu)

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE. Itä-Savon koulutuskuntayhtymä (SAMIedu) ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Itä-Savon koulutuskuntayhtymä (SAMIedu) 27.5.2016 27.5.2016 1 27.5.2016 2 SISÄLLYSLUETTELO 1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN 2. ARKISTOTOIMEN

Lisätiedot

Tietohallintolain vaikutus opetuksen ja tieteennäkökulmasta

Tietohallintolain vaikutus opetuksen ja tieteennäkökulmasta Tietohallintolain vaikutus opetuksen ja tieteennäkökulmasta 25.5.2011 Opetus- ja kulttuuriministeriö Johtaja Anita Lehikoinen 1 Tietohallintolaki OKM:n toimialalla Opetus- ja kulttuuriministeriön tehtävät

Lisätiedot

Julkaistu Helsingissä 15 päivänä kesäkuuta 2011. 634/2011 Laki. julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta

Julkaistu Helsingissä 15 päivänä kesäkuuta 2011. 634/2011 Laki. julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta SUOMEN SÄÄDÖSKOKOELMA Julkaistu Helsingissä 15 päivänä kesäkuuta 2011 634/2011 Laki julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta Annettu Helsingissä 10 päivänä kesäkuuta 2011 Eduskunnan päätöksen mukaisesti

Lisätiedot

HE 305/2010 vp. Hallituksen esitys Eduskunnalle laeiksi sosiaaliturvan muutoksenhakulautakunnasta annetun lain 17 :n ja vakuutusoikeuslain

HE 305/2010 vp. Hallituksen esitys Eduskunnalle laeiksi sosiaaliturvan muutoksenhakulautakunnasta annetun lain 17 :n ja vakuutusoikeuslain HE 305/2010 vp Hallituksen esitys Eduskunnalle laeiksi sosiaaliturvan muutoksenhakulautakunnasta annetun lain 17 :n ja vakuutusoikeuslain 21 :n muuttamisesta ESITYKSEN PÄÄASIALLINEN SISÄLTÖ Esityksessä

Lisätiedot

Rekisteriseloste. Kehitysvammaisten asumispalvelujen asiakasrekisterin rekisteriseloste

Rekisteriseloste. Kehitysvammaisten asumispalvelujen asiakasrekisterin rekisteriseloste Rekisteriseloste Kehitysvammaisten asumispalvelujen asiakasrekisterin rekisteriseloste Versiot Hyväksytty 1 Johtoryhmä 7.2.2012 2 Päivitetty 05.8.2016 Rekisteriseloste SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ

Lisätiedot

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Hyväksytty maakuntahallituksessa 23.3.2015. Kumoaa 18.4.1990 hyväksytyn arkistosäännön. Voimaantulo 1.1.2015. 1 Yleistä Arkistolain 8 :n mukaan arkistonmuodostajan on määrättävä miten sen arkistotoimen

Lisätiedot

Lokipolitiikka (v 1.0/2015)

Lokipolitiikka (v 1.0/2015) KYS erityisvastuualue Etelä-Savon sairaanhoitopiiri Lokipolitiikka (v 1.0/2015) Sisällys 1 JOHDANTO... 2 2 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄ LAINSÄÄDÄNTÖ... 2 3 LOKI JA LOKITIETO... 3 4 LOKITIETOJEN

Lisätiedot

Oppijan verkkopalvelu Ammatillisen koulutuksen seminaari 14.11.2012 Pori. Ritva Sammalkivi

Oppijan verkkopalvelu Ammatillisen koulutuksen seminaari 14.11.2012 Pori. Ritva Sammalkivi Oppijan verkkopalvelu Ammatillisen koulutuksen seminaari 14.11.2012 Pori Ritva Sammalkivi SADe-ohjelma (VM) Oppijan verkkopalvelu (OKM) Keskitetysti tuotetut palvelut (OPH) Oppijan palvelukokonaisuudessa

Lisätiedot

Kuntasektorin asianhallinnan viitearkkitehtuuri 1.0. Kuntamarkkinat Tuula Seppo, erityisasiantuntija

Kuntasektorin asianhallinnan viitearkkitehtuuri 1.0. Kuntamarkkinat Tuula Seppo, erityisasiantuntija Kuntasektorin asianhallinnan viitearkkitehtuuri 1.0 Kuntamarkkinat 14.9.2016 Tuula Seppo, erityisasiantuntija Kuntasektorin asianhallinnan viitearkkitehtuuri 1.0 Hallinnon toimintatapojen digitalisointi

Lisätiedot

Yhteinen sähköinen arkistointi

Yhteinen sähköinen arkistointi Yhteinen sähköinen arkistointi 17.5.2016 Jari Kallela ValtioExpo JulkICT Sisältö Taustaa Arkistoinnin palvelukokonaisuus Lainsäädäntö Mitä seuraavaksi? Sähköisten viranomaisjen arkistoinnin ja säilytyksen

Lisätiedot

TIETOSUOJAVALTUUTETUN TOIMISTO. Dnro 2407/03/2015 ' Opetus- ja kulttuuriministeriö

TIETOSUOJAVALTUUTETUN TOIMISTO. Dnro 2407/03/2015 ' Opetus- ja kulttuuriministeriö Dnro 2407/03/2015 '5.10.2015 Opetus- ja kulttuuriministeriö kirjaamo@minedu.fi anna.kankaanpaa@minedu.fi Lausuntopyyntö hallituksen esitysluonnoksesta eduskunnalle laeiksi opiskelijavalintarekisteristä,

Lisätiedot

Korkeakoulujen valtakunnallinen tietovaranto. Ilmari Hyvönen

Korkeakoulujen valtakunnallinen tietovaranto. Ilmari Hyvönen Korkeakoulujen valtakunnallinen tietovaranto Ilmari Hyvönen 8.4.2014 Aiheita Tietovarannon käyttöönotto ja ohjaus Tietovaranto tiedonvälityspalveluna Yhteentoimivuuden edistäminen tietovarannon avulla

Lisätiedot

TIETOSUOJASELOSTE Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 Rekisterinpitäjä Rekisterin nimi Henkilötietojen käsittelytarkoitus Rekisterin tietosisältö

TIETOSUOJASELOSTE Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 Rekisterinpitäjä Rekisterin nimi Henkilötietojen käsittelytarkoitus Rekisterin tietosisältö TIETOSUOJASELOSTE Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 Rekisterinpitäjä Valtiokonttori Sörnäisten rantatie 13 000054 VALTIOKONTTORI Rekisterin nimi Valtiolle.fi - Valtion rekrytointijärjestelmä Henkilötietojen

Lisätiedot

ASIAA TIETOSUOJASTA 4/ HENKILÖTIETOLAKI HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN OHJAAJANA

ASIAA TIETOSUOJASTA 4/ HENKILÖTIETOLAKI HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN OHJAAJANA Terveydenhuollon 28. atk-päivät, 27. - 28.5.2002 Ajankohtaista tietosuojasta / Liite 2 ASIAA TIETOSUOJASTA 4/1999 7.6.1999 HENKILÖTIETOLAKI HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN OHJAAJANA Tietosuojavaltuutetun tehtävänä

Lisätiedot

Laki. kansalaisuuslain muuttamisesta

Laki. kansalaisuuslain muuttamisesta Annettu Helsingissä 9 päivänä marraskuuta 2007 Eduskunnan päätöksen mukaisesti Laki kansalaisuuslain muuttamisesta muutetaan 16 päivänä toukokuuta 2003 annetun kansalaisuuslain (359/2003) 3, 25 :n 3 momentti,

Lisätiedot

Tilastoaineistojen säilytysajan määrääminen - normivaatimukset ja sopimusvelvoitteet. Anna-Leena Reinikainen

Tilastoaineistojen säilytysajan määrääminen - normivaatimukset ja sopimusvelvoitteet. Anna-Leena Reinikainen Tilastoaineistojen säilytysajan määrääminen - normivaatimukset ja sopimusvelvoitteet Anna-Leena Reinikainen 6.5.2009 Vaikuttavia säädöksiä Arkistolaki (831/1994) Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta

Lisätiedot

Datan avaamisen reunaehdot. Katri Korpela Projektipäällikkö 6Aika - Avoin data ja rajapinnat

Datan avaamisen reunaehdot. Katri Korpela Projektipäällikkö 6Aika - Avoin data ja rajapinnat Datan avaamisen reunaehdot Katri Korpela Projektipäällikkö 6Aika - Avoin data ja rajapinnat 19.1.2016 Perinteinen manuaalinen tietopalvelu 1. Asiakas kysyy/pyytää asiakirjoja käyttöönsä/ kopioita omaan

Lisätiedot

REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10

REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Laatimispvm: 7.6.2011 Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. Rekisterinpitäjä Nimi Salon kaupunki liikuntapalvelut

Lisätiedot

TIETOHALLINTOLAKI (LUONNOS) Korkeakoulujen IT-päivät Erityisasiantuntija Olli-Pekka Rissanen

TIETOHALLINTOLAKI (LUONNOS) Korkeakoulujen IT-päivät Erityisasiantuntija Olli-Pekka Rissanen TIETOHALLINTOLAKI (LUONNOS) 13.10.2010 Korkeakoulujen IT-päivät Erityisasiantuntija Olli-Pekka Rissanen Keskeisenä tavoitteena Toteuttaa eduskunnan 7.12.2009 tekemä päätös, että hallituksen tulisi valmistella

Lisätiedot

Yhteenveto Tietosuojavaltuutetun toimiston ja. arkistolaitoksen yhteiskyselystä hyvän tiedonhallinnan

Yhteenveto Tietosuojavaltuutetun toimiston ja. arkistolaitoksen yhteiskyselystä hyvän tiedonhallinnan Yhteenveto Tietosuojavaltuutetun toimiston ja arkistolaitoksen yhteiskyselystä hyvän tiedonhallinnan toteutumisesta viranomaisissa 28.1.2015 Arkistolaitos järjesti yhdessä Tietosuojavaltuutetun toimiston

Lisätiedot

Uudistukset lainsäädännön näkökulmasta

Uudistukset lainsäädännön näkökulmasta Uudistukset lainsäädännön näkökulmasta Kohti erityisopetuksena järjestettävän ammatillisen koulutuksen yhteistä hakua 6.2.2015 Hallitusneuvos Piritta Sirvio Opetus- ja kulttuuriministeriö Jatkossa kaksi

Lisätiedot

Kansallisarkiston koulutusohjelma 2017

Kansallisarkiston koulutusohjelma 2017 Kansallisarkiston koulutusohjelma 2017 Tenttipäivät Kansallisarkiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen perustutkinnon tenttipäivät 2017 Kansallisarkiston toimipaikoissa: Helsinki (Rauhankatu 17), Hämeenlinna,

Lisätiedot

LUONNOS Valtioneuvoston periaatepäätös asiakirjallisen aineiston digitoinnista ja arkistoinnista vain sähköisenä

LUONNOS Valtioneuvoston periaatepäätös asiakirjallisen aineiston digitoinnista ja arkistoinnista vain sähköisenä Valtioneuvoston periaatepäätös asiakirjallisen aineiston digitoinnista ja arkistoinnista vain sähköisenä JUHTA 7.2.2017 Johtaja Hannu Sirén Huomioon otettavia periaatepäätöksen ulottuvuuksia 1. Sähköinen

Lisätiedot

Salassapito- ja tietosuojakysymykset moniammatillisessa yhteistyössä Kalle Tervo. Keskeiset lait

Salassapito- ja tietosuojakysymykset moniammatillisessa yhteistyössä Kalle Tervo. Keskeiset lait Salassapito- ja tietosuojakysymykset moniammatillisessa yhteistyössä 7.5.2014 Kalle Tervo Keskeiset lait Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (21.5.1999/621) Henkilötietolaki (22.4.1999/523) Laki

Lisätiedot

TIETOTURVALLISUUDEN UUDET ULOTTOVUUDET TOIMITILOISSA

TIETOTURVALLISUUDEN UUDET ULOTTOVUUDET TOIMITILOISSA TIETOTURVALLISUUDEN UUDET ULOTTOVUUDET TOIMITILOISSA TOIMITILAPÄIVÄ 21.3.2013 Johtava asiantuntija Fyysinen turvallisuus ja varautuminen Marko Kalliokoski Verohallinto 020 612 5192 etunimi.sukunimi@vero.fi

Lisätiedot

Korkeakoululaitoksen tietohallinnon kehittäminen & julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuuri

Korkeakoululaitoksen tietohallinnon kehittäminen & julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuuri Korkeakoululaitoksen tietohallinnon kehittäminen & julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuuri 30.10.2012 Ilmari Hyvönen Korkeakoulu- ja tiedepolitiikan osasto Aiheita Tietohallintolaki ja julkisen hallinnon

Lisätiedot

OPPILASREKISTERISELOSTE

OPPILASREKISTERISELOSTE OPPILASREKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 mukainen REKISTERISELOSTE ja lain 24 :n mukainen INFORMOINTI Laatimispvm: 2.1.2017 1. Rekisterinpitäjä Nimi Siikalatvan kunnan koulutuslautakunta /

Lisätiedot

laeiksi julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta

laeiksi julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta EDUSKUNNAN VASTAUS 331/2010 vp Hallituksen esitys laeiksi julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta sekä viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 18 ja 36 :n muuttamisesta Asia Hallitus on

Lisätiedot

Uudistuva lainsäädäntö mitä laki tiedonhallinnasta ja tietojen käsittelystä julkishallinnossa tuo mukanaan

Uudistuva lainsäädäntö mitä laki tiedonhallinnasta ja tietojen käsittelystä julkishallinnossa tuo mukanaan Uudistuva lainsäädäntö mitä laki tiedonhallinnasta ja tietojen käsittelystä julkishallinnossa tuo mukanaan 10.12.2015 Hannele Kerola Lainsäädäntöneuvos Pääministeri Juha Sipilän hallituksen strateginen

Lisätiedot

Demotilaisuus Hakulomake. - Eli hakulomakkeen luonti, hakeminen ja hakemusten käsittely uudessa palvelussa

Demotilaisuus Hakulomake. - Eli hakulomakkeen luonti, hakeminen ja hakemusten käsittely uudessa palvelussa Demotilaisuus 18.1.2013 Hakulomake - Eli hakulomakkeen luonti, hakeminen ja hakemusten käsittely uudessa palvelussa Esityksen tavoitteet Kertoa, miten OPH luo hakulomakkeen ja oppilaitokset lisäävät mahdollisia

Lisätiedot

Ajankohtaista opiskelijavalintojen uudistamisesta. Ilmari Hyvönen

Ajankohtaista opiskelijavalintojen uudistamisesta. Ilmari Hyvönen Ajankohtaista opiskelijavalintojen uudistamisesta Ilmari Hyvönen 21.5.2013 Opiskelijavalintojen uudistaminen Hallitusohjelma Koulutuksen ja tutkimuksen kehittämissuunnitelma 2011-2016: Opetus- ja kulttuuriministeriö

Lisätiedot

Tiedostojen tallentaminen Xamkissa

Tiedostojen tallentaminen Xamkissa Tiedostojen tallentaminen Xamkissa Valmistelu: Marjaana Kivelä, Pirkko Rautaniemi, Jari Väisänen, Marjo Nykänen, Susanna Voutila, Riitta Leviäkangas, Kati Hoffren ja Kimmo Hoikka Lähtökohtana tiedostojen

Lisätiedot

Anita Johansson KSHJ. Korkeakoulujen sähköinen hakujärjestelmä

Anita Johansson KSHJ. Korkeakoulujen sähköinen hakujärjestelmä Anita Johansson KSHJ Korkeakoulujen sähköinen hakujärjestelmä KSHJ Opetus- ja kulttuuriministeriö asetti kirjeessään (Dnro 116/040/2010) hankkeen korkeakoulujen sähköisen hakujärjestelmän kehittämiseksi.

Lisätiedot

Valtion ja kuntien yhteiset tietojärjestelmähankkeet, seurantakohteet JulkICT-toiminto

Valtion ja kuntien yhteiset tietojärjestelmähankkeet, seurantakohteet JulkICT-toiminto Valtion ja kuntien yhteiset tietojärjestelmähankkeet, seurantakohteet 2012 11.06.2013 Valtion ja kuntien yhteisten tietojärjestelmähankkeet KuntaIT-yksikön kehittäjäverkostotoiminnasta 2007-2008 ja kuntien

Lisätiedot

HE 66/2007 vp. on tarkoitus siirtää vuoden 2008 alusta lukien arkistolaitoksen yhteyteen. Lakiin ehdotetaan tehtäväksi lisäksi tekninen muutos,

HE 66/2007 vp. on tarkoitus siirtää vuoden 2008 alusta lukien arkistolaitoksen yhteyteen. Lakiin ehdotetaan tehtäväksi lisäksi tekninen muutos, HE 66/2007 vp Hallituksen esitys Eduskunnalle laiksi arkistolain 1 ja :n muuttamisesta ESITYKSEN PÄÄASIALLINEN SISÄLTÖ Esityksessä ehdotetaan arkistolakia muutettavaksi siten, että siitä poistettaisiin

Lisätiedot

Biopankkien toimintojen yhdistäminen. Lakiperusta

Biopankkien toimintojen yhdistäminen. Lakiperusta Biopankkien toimintojen yhdistäminen Lakiperusta Biopankkilain (688/2012, jatkossa myös BPL ) 10 mahdollistaa biopankkien toimintojen yhdistämisen. Toimintojen hoitamisesta tai yhdistämisestä on sovittava

Lisätiedot

REKISTERI- JA TIETOKANTA-AINEISTOJEN SIIRTÄMINEN VAPA-PALVELUUN

REKISTERI- JA TIETOKANTA-AINEISTOJEN SIIRTÄMINEN VAPA-PALVELUUN Arkistolaitos REKISTERI- JA TIETOKANTA-AINEISTOJEN SIIRTÄMINEN VAPA-PALVELUUN Ohje v. 1.0 (16.10.2012) Kansallisarkisto Rauhankatu 17 PL 258, 00171 Helsinki Puh. Tel. (09) 228 521 arkisto@narc.fi Riksarkivet

Lisätiedot

Oppijan verkkopalvelu Esiselvitysvaiheen lainsäädäntöselvitys. v.04

Oppijan verkkopalvelu Esiselvitysvaiheen lainsäädäntöselvitys. v.04 Oppijan verkkopalvelu Esiselvitysvaiheen lainsäädäntöselvitys v.04 Muutoshistoria: 0.1 17.9.2010 Ensimmäinen versio, Hans Sandvik & Juha Hyttinen 0.2 22.9.2010 Toinen versio, Ritva Sammalkivi & Erja Nokkanen

Lisätiedot

Muistio korkeakoulun rekisterissään ylläpitämien tietojen teknisestä tietojenkäsittelypalvelusta

Muistio korkeakoulun rekisterissään ylläpitämien tietojen teknisestä tietojenkäsittelypalvelusta Liite 1 Muistio korkeakoulun rekisterissään ylläpitämien tietojen teknisestä tietojenkäsittelypalvelusta 0) JOHDANTO - Korkeakoulujen valtakunnalliseen tietovarantoon (tietovaranto) tallennetaan lakisääteisesti

Lisätiedot

TOIMITUSSOPIMUS ASIAKAS- JA POTILASTIETOJÄRJESTELMÄSTÄ

TOIMITUSSOPIMUS ASIAKAS- JA POTILASTIETOJÄRJESTELMÄSTÄ TOIMITUSSOPIMUS ASIAKAS- JA POTILASTIETOJÄRJESTELMÄSTÄ Liite TS2.4 Migraatiovaatimukset 1/10 VERSIOHISTORIA Päivä Versio Kuvaus Tekijä 12.3.15 3.0 Tarjouspyynnön liitteeksi Hanketoimisto 2/10 SISÄLLYS

Lisätiedot

Opiskelijavalinnan valtakunnalliset kehityssuunnat ja sähköisen yhteishakujärjestelmän kehittäminen. Sari Pulkkinen

Opiskelijavalinnan valtakunnalliset kehityssuunnat ja sähköisen yhteishakujärjestelmän kehittäminen. Sari Pulkkinen Opiskelijavalinnan valtakunnalliset kehityssuunnat ja sähköisen yhteishakujärjestelmän kehittäminen Sari Pulkkinen 29.9.2011 Vuonna 2010 kevään ylioppilastutkinnossa hyväksyttiin 28 795 kokelasta yliopistoihin

Lisätiedot

Ilma-alusrekisteri ja tiedonluovutus

Ilma-alusrekisteri ja tiedonluovutus Ilma-alusrekisteri ja tiedonluovutus 19.11.2015 Päivi Karkkola Vastuullinen liikenne. Rohkeasti yhdessä. Ilmailulaki (864/2014) Voimaan 7.11.2014 Ilmailulain 2 luku käsittelee ilma-alus- ja lupakirjarekisteriä

Lisätiedot

Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä.

Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Päiväys: 25.6.2008 Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. Rekisterinpitäjä Nimi Intrum Justitia Oy Y-tunnus

Lisätiedot

Ohje ylioppilastutkintolautakunnan sähköisen asiointipalvelun käyttäjille

Ohje ylioppilastutkintolautakunnan sähköisen asiointipalvelun käyttäjille Käyttöohje - YTL:n sähköinen asiointi 16.5.2016 Ohje ylioppilastutkintolautakunnan sähköisen asiointipalvelun käyttäjille 1 Tervetuloa sähköisen asioinnin käyttäjäksi! 1.1 Kuka asiointipalvelua käyttää?

Lisätiedot

Korkeakoulujen valtakunnallinen tietovaranto: Tietosuojaseloste, looginen rekisteri

Korkeakoulujen valtakunnallinen tietovaranto: Tietosuojaseloste, looginen rekisteri RAkenteellisen KEhittämisen Tukena TIetohallinto Korkeakoulujen valtakunnallinen tietovaranto: Tietosuojaseloste, looginen rekisteri Korkeakoulujen ja opetus- ja kulttuuriministeriön yhteinen tietohallintohanke,

Lisätiedot

Informaatio- ja tietoteknologiaoikeuden professori Tomi Voutilainen. Kuntaliitoksien ICT-oikeutta

Informaatio- ja tietoteknologiaoikeuden professori Tomi Voutilainen. Kuntaliitoksien ICT-oikeutta Informaatio- ja tietoteknologiaoikeuden professori Tomi Voutilainen Kuntaliitoksien ICT-oikeutta 8.5.2014 Tomu-projektin esittely Tietohallinnon oikeudellinen muutostuki -tutkimusprojekti Tomu-tutkimusprojektissa

Lisätiedot

Valitse tunnistautumisvaihtoehto. Kun olet lukenut tekstin valitse seuraava. Mikäli valitsit sähköisen tunnistautumisen -> valitse sopivin vaihtoehto

Valitse tunnistautumisvaihtoehto. Kun olet lukenut tekstin valitse seuraava. Mikäli valitsit sähköisen tunnistautumisen -> valitse sopivin vaihtoehto Valitse tunnistautumisvaihtoehto. Kun olet lukenut tekstin valitse seuraava Mikäli valitsit sähköisen tunnistautumisen -> valitse sopivin vaihtoehto Lue läpi ja tulosta tarvittaessa tiedostot -> valitse

Lisätiedot

MÄÄRÄYS MAASEUTUVIRASTON MÄÄRÄYS KEHITTÄMISHANKETUEN HAKEMISESTA JA TUKIHAKEMUSLOMAKKEESTA

MÄÄRÄYS MAASEUTUVIRASTON MÄÄRÄYS KEHITTÄMISHANKETUEN HAKEMISESTA JA TUKIHAKEMUSLOMAKKEESTA MÄÄRÄYS Pvm. 29.4.2015 Dnro 969/54/2015 Maaseutuviraston määräyskokoelma nro 33/15 Kumotaan Määräys Nro 11/15, Dnro 307/54/2015 Valtuutussäännökset: Laki (28/2014) 13 3. mom., 35 6. mom. 36 5. mom., 38

Lisätiedot

Arkistolainsäädännön uudistuksen nykytila Maaret Botska, kehityspäällikkö, arkistotoimi ja asiakirjahallinto, diat 1-10

Arkistolainsäädännön uudistuksen nykytila Maaret Botska, kehityspäällikkö, arkistotoimi ja asiakirjahallinto, diat 1-10 Arkistolainsäädännön uudistuksen nykytila 9.9.2015 Maaret Botska, kehityspäällikkö, arkistotoimi ja asiakirjahallinto, diat 1-10 Arkistolainsäädännön uudistaminen, 19.3.2013-30.04.2015-19.3.2013 asetetun

Lisätiedot

Kantelija on antanut valtioneuvoston kanslian selvityksen johdosta vastineen

Kantelija on antanut valtioneuvoston kanslian selvityksen johdosta vastineen ANONYMISOITU PÄÄTÖS 26.04.2016 Dnro OKV/2177/1/2014 1/5 ASIA Asiakirjan osittainen salassapito KANTELU Kantelija on kantelussaan 19.12.2014 pyytänyt oikeuskansleria tutkimaan valtioneuvoston kanslian menettelyä

Lisätiedot

VALTIONEUVOSTON ASETUS VAHVAN SÄHKÖISEN TUNNISTUSPALVELUN TARJOAJI- EN LUOTTAMUSVERKOSTOSTA

VALTIONEUVOSTON ASETUS VAHVAN SÄHKÖISEN TUNNISTUSPALVELUN TARJOAJI- EN LUOTTAMUSVERKOSTOSTA LIIKENNE- JA VIESTINTÄMINISTERIÖ Muistio Liite 1 Viestintäneuvos 27.10.2015 Kreetta Simola LUONNOS VALTIONEUVOSTON ASETUS VAHVAN SÄHKÖISEN TUNNISTUSPALVELUN TARJOAJI- EN LUOTTAMUSVERKOSTOSTA Taustaa Vuoden

Lisätiedot

Tietosisällön eheys. Kimmo Janhunen Riskienhallintapäällikkö

Tietosisällön eheys. Kimmo Janhunen Riskienhallintapäällikkö Tietosisällön eheys Kimmo Janhunen kimmo.janhunen@om.fi Riskienhallintapäällikkö Oikeusrekisterikeskuski k 26.11.2014 Esityksen sisältö Tiedon merkitys - tiedon eheyden merkitys Määritelmät Lainsäädäntö

Lisätiedot

Liite: Julkisuuslain (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999) mukaisen tietojärjestelmäselosteen laadintasuositus

Liite: Julkisuuslain (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999) mukaisen tietojärjestelmäselosteen laadintasuositus VALTIOVARAINMINISTERIÖ Hallinnon kehittämisosasto 17.2.2000 VM 7/01/2000 Ministeriöille sekä niiden alaisille virastoille ja laitoksille Julkisuuslain (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999)

Lisätiedot

SoTe kuntayhtymä/perusturvaliikelaitos Saarikka REKISTERISELOSTE Pro-Wellness-potilastietojärjestelmä -tietokanta 18.3.

SoTe kuntayhtymä/perusturvaliikelaitos Saarikka REKISTERISELOSTE Pro-Wellness-potilastietojärjestelmä -tietokanta 18.3. Pro-Wellness-potilastietojärjestelmä -tietokanta 18.3.2015 Sivu 1/5 1 Rekisterin nimi 2 Rekisterinpitäjä ProWellness-potilastietojärjestelmä/ SoTe kuntayhtymä/perusturvaliikelaitos Saarikka SoTe kuntayhtymä/perusturvaliikelaitos

Lisätiedot

Kansallinen palveluarkkitehtuuri Mistä laissa on tarkoitus säätää?

Kansallinen palveluarkkitehtuuri Mistä laissa on tarkoitus säätää? Kansallinen palveluarkkitehtuuri Mistä laissa on tarkoitus säätää? 17.2.2016 Ohjelmapäällikkö Maria Nikkilä @VM_MariaNikkila Tiedon hallinnan ja tietohallinnon yleislainsäädäntö Hallinnon yhteisten ICT-palvelujen

Lisätiedot

Poliisin hallinnollisen asiankäsittelyn asianhallinta-, päätöksenteko- ja arkistointijärjestelmä

Poliisin hallinnollisen asiankäsittelyn asianhallinta-, päätöksenteko- ja arkistointijärjestelmä Tietosuojaseloste ID-1566783828 1 (5) 14.09.2016 POL-2016-4834 Poliisin hallinnollisen asiankäsittelyn asianhallinta-, päätöksenteko- ja arkistointijärjestelmän yhdistetty rekisteri- ja tietojärjestelmäseloste

Lisätiedot

Peltolantie 2 D, Vantaa puh. (09) vastuuhenkilö (palveluntuottaja täyttää) yhteyshenkilö ja yhteystiedot: (palveluntuottaja täyttää)

Peltolantie 2 D, Vantaa puh. (09) vastuuhenkilö (palveluntuottaja täyttää) yhteyshenkilö ja yhteystiedot: (palveluntuottaja täyttää) Tietosuojaseloste 1/5 1. Rekisterinpitäjä Vantaan sosiaali- ja terveyslautakunta Peltolantie 2 D, 01300 Vantaa puh. (09) 83911 2. Osarekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö vastuuhenkilö yhteyshenkilö

Lisätiedot

SoleOPS/Sähköinen asiointi/osaamisen näyttö

SoleOPS/Sähköinen asiointi/osaamisen näyttö SoleOPS/Sähköinen asiointi/osaamisen näyttö Osaamisen näytöllä voidaan tunnistaa ja tunnustaa muu kuin korkeakoulutodistuksin osoitettu osaaminen. Osaaminen voidaan osoittaa todistuksin tai arvioitavana

Lisätiedot

Lastenvalvojan rekisteriseloste

Lastenvalvojan rekisteriseloste Lastenvalvojan rekisteriseloste SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT 5. REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS 6. REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE

Lisätiedot

Suostumusten hallinta kansallisessa tietojärjestelmäarkkitehtuurissa

Suostumusten hallinta kansallisessa tietojärjestelmäarkkitehtuurissa Suostumusten hallinta kansallisessa tietojärjestelmäarkkitehtuurissa 30.5.2007 Maritta Korhonen 24.03.2013 1 Taustaa Sosiaali- ja terveydenhuollossa hyödynnettävälle tietoteknologialle asettaa erityisvaatimuksia

Lisätiedot

kaikki muut väärään osoitteeseen tulleet viestit tulee palauttaa lähettäjälle.

kaikki muut väärään osoitteeseen tulleet viestit tulee palauttaa lähettäjälle. Sähköpostisäännöt Sähköpostisäännöt koskevat kaikkia yliopiston sähköpostijärjestelmien käyttäjiä. Henkilökunnalle merkityt osiot koskevat yliopiston yksiköitä, koko henkilökuntaa ja heihin rinnastettavia

Lisätiedot

Kokonaisarkkitehtuuri julkisessa hallinnossa 2016

Kokonaisarkkitehtuuri julkisessa hallinnossa 2016 Kokonaisarkkitehtuuri julkisessa hallinnossa 2016 14.12.2016 Jari Kallela JUHTA JulkICT Sisältö Yhteentoimivuuden haaste Kokonaisarkkitehtuurikyvykkyyden edistyminen Uudistuva sisältö Tietohallintolaki

Lisätiedot

Metatiedot ja terveydenhuollon kansallinen arkisto

Metatiedot ja terveydenhuollon kansallinen arkisto Metatiedot ja terveydenhuollon kansallinen arkisto Tampere 25.5.2010 Terveydenhuollon atk-päivät Maritta Korhonen Hankepäällikkö Pohjois-Savon sairaanhoitopiiri 3.6.2010 1 Metatieto, määritelmä Metatieto

Lisätiedot

Rekisteriseloste. Kotona asumisen tuki tulosyksikön asiakasrekisterin rekisteriseloste

Rekisteriseloste. Kotona asumisen tuki tulosyksikön asiakasrekisterin rekisteriseloste Rekisteriseloste Kotona asumisen tuki tulosyksikön asiakasrekisterin rekisteriseloste Versiot Hyväksytty 1 Johtoryhmä 7.2.2012 2 Päivitetty 05.8.2015 Rekisteriseloste SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ

Lisätiedot

HE 151/2012 vp. Esityksessä ehdotetaan muutettavaksi kiinteistötietojärjestelmästä

HE 151/2012 vp. Esityksessä ehdotetaan muutettavaksi kiinteistötietojärjestelmästä HE 151/2012 vp Hallituksen esitys eduskunnalle laiksi kiinteistötietojärjestelmästä ja siitä tuotettavasta tietopalvelusta annetun lain 7 :n muuttamisesta Esityksessä ehdotetaan muutettavaksi kiinteistötietojärjestelmästä

Lisätiedot

Korkeakoulujen kansallinen tietovaranto: Viranomaistietovarasto ja KSHJ. KOTA-AMKOTA -seminaari Antti Mäki

Korkeakoulujen kansallinen tietovaranto: Viranomaistietovarasto ja KSHJ. KOTA-AMKOTA -seminaari Antti Mäki Korkeakoulujen kansallinen tietovaranto: Viranomaistietovarasto ja KSHJ KOTA-AMKOTA -seminaari 26.10.2011 Antti Mäki Korkeakoulujen tietojen yhteismitallisuus ja yhteentoimivuus tietojärjestelmien välillä

Lisätiedot

TALOUS- JA VELKANEUVONNAN REKISTERI

TALOUS- JA VELKANEUVONNAN REKISTERI Tietosuojaseloste -yhdistetty rekisteriseloste ja informaatioasiakirja Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24 1.7.2014 1.Rekisterinpitäjä Nurmijärven kunta, sosiaalitoimi PL 7, 01901 Nurmijärvi 2. Rekisteriasioista

Lisätiedot

SADe-ohjelma hyötyjä sähköisistä palveluista

SADe-ohjelma hyötyjä sähköisistä palveluista SADe-ohjelma 2009-2014 hyötyjä sähköisistä palveluista NUOVE-projektin päätöstilaisuus, 30.11.2011, TEM Ohjelmapäällikkö Marjukka Saarijärvi Sähköisen asioinnin ja demokratian vauhdittamisohjelma Julkisen

Lisätiedot

Rekisteri kuntaan sijoitetuista lapsista

Rekisteri kuntaan sijoitetuista lapsista Tietosuojaseloste 1/5 1. Rekisterinpitäjä Vantaan sosiaali- ja terveyslautakunta Peltolantie 2 D, 01300 Vantaa 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö Perhepalvelujen johtaja Anna Cantell-Forsbom

Lisätiedot

Asianhallinnan viitearkkitehtuuri käytännössä

Asianhallinnan viitearkkitehtuuri käytännössä Asianhallinnan viitearkkitehtuuri käytännössä Kokemuksia kunnista 9.3.2016 Jari Hintsala Kuntien Tiera Oy 1 Asianhallinnan viitearkkitehtuuri ja sen käyttö Asianhallinnan viitearkkitehtuuri =Asianhallinnan*

Lisätiedot

REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10

REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Laatimispvm: 3.3.2011 Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. Rekisterinpitäjä Nimi KL-kuntarekry Oy Salon kaupunki/rekrytointiyksikkö

Lisätiedot

Etu Sukunimi. xx.yyx.2010

Etu Sukunimi. xx.yyx.2010 Palvelut tuotetaan koko julkisen hallinnon käyttöön valtiovarainministeriön toimeksiannosta. Kansalaisneuvonta antaa tukea kaikkien näiden palvelujen käytössä ja ohjaa asiakkaan oikean viranomaisen ja

Lisätiedot

Lausuntopyyntöön vastaaminen luonnoksesta hallituksen esitykseksi laiksi eräistä opetustoimen rekistereistä ja valtakunnallisista tietojärjestelmistä

Lausuntopyyntöön vastaaminen luonnoksesta hallituksen esitykseksi laiksi eräistä opetustoimen rekistereistä ja valtakunnallisista tietojärjestelmistä OKM lausuntopyyntö 1.7.2016 Dnro 24/010/2016 Lausuntopyyntöön vastaaminen luonnoksesta hallituksen esitykseksi laiksi eräistä opetustoimen rekistereistä ja valtakunnallisista tietojärjestelmistä Jyväskylän

Lisätiedot

Julkisuus ja tietosuoja oppilashuollon asioissa Hallintojohtaja Matti Lahtinen

Julkisuus ja tietosuoja oppilashuollon asioissa Hallintojohtaja Matti Lahtinen Julkisuus ja tietosuoja oppilashuollon asioissa 29.4.2011 Hallintojohtaja Matti Lahtinen 1 Julkisuutta ja tietosuojaa koskevia säädöksiä perusopetuksessa Perustuslaki (731/1999) 10 : Jokaisen yksityiselämä,

Lisätiedot

Laki. EDUSKUNNAN VASTAUS 66/2005 vp. Hallituksen esitys laeiksi viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain sekä kuntalain 50 :n muuttamisesta

Laki. EDUSKUNNAN VASTAUS 66/2005 vp. Hallituksen esitys laeiksi viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain sekä kuntalain 50 :n muuttamisesta EDUSKUNNAN VASTAUS 66/2005 vp Hallituksen esitys laeiksi viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain sekä kuntalain 50 :n muuttamisesta Asia Hallitus on antanut eduskunnalle esityksensä laeiksi

Lisätiedot

MÄNTSÄLÄN KUNTA Mustijoen perusturva Laadittu 27.10.2015. sosiaalipalvelupäällikkö Arja Tolttila Heikinkuja 4 04600 MÄNTSÄLÄ

MÄNTSÄLÄN KUNTA Mustijoen perusturva Laadittu 27.10.2015. sosiaalipalvelupäällikkö Arja Tolttila Heikinkuja 4 04600 MÄNTSÄLÄ TIETOSUOJASELOSTE - yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja - Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24 1. Rekisterinpitäjä Mäntsälän kunta, Heikinkuja 4 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö

Lisätiedot

JHS 179 Kokonaisarkkitehtuurin suunnittelu ja kehittäminen Liite 4. Soveltamisohje perustason kuvauksien tuottamiseen

JHS 179 Kokonaisarkkitehtuurin suunnittelu ja kehittäminen Liite 4. Soveltamisohje perustason kuvauksien tuottamiseen JHS 179 Kokonaisarkkitehtuurin suunnittelu ja kehittäminen Liite 4. Soveltamisohje perustason kuvauksien tuottamiseen Versio: Luonnos palautekierrosta varten Julkaistu: Voimassaoloaika: toistaiseksi Sisällys

Lisätiedot

Opintopolku.fi -palvelun tilannekatsaus

Opintopolku.fi -palvelun tilannekatsaus -palvelun tilannekatsaus KSHJ-ohjausryhmä 2.6.2016 Ajankohtaista kevään yhteishausta Kevään yhteishaun sijoittelu aloitettiin 11.5.2016 Sijoittelu joka aamu kello 7. Tällä hetkellä (2.6.2016 klo 6) yhteishaussa

Lisätiedot

Aikuissosiaalityön rekisteriseloste

Aikuissosiaalityön rekisteriseloste Aikuissosiaalityön rekisteriseloste SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT 5. REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS 6. REKISTERIN PITÄMISEN

Lisätiedot

Peruspalvelukuntayhtymä Kallio TIETOSUOJAPOLITIIKKA. Yhtymähallitus 10.4.2014 41

Peruspalvelukuntayhtymä Kallio TIETOSUOJAPOLITIIKKA. Yhtymähallitus 10.4.2014 41 Peruspalvelukuntayhtymä Kallio TIETOSUOJAPOLITIIKKA Johdanto Tietosuojapolitiikassa kuvataan henkilöön liittyvien henkilötietojen tai muiden luottamuksellisten tietojen käytön periaatteet ja menetelmät

Lisätiedot