Hankkeen loppuraportointi. Verkkokoulutus Tiina Huotari ja Hanna Laaksonen

Transkriptio

1 Hankkeen loppuraportointi Verkkokoulutus Tiina Huotari ja Hanna Laaksonen

2 2 Koulutuksen materiaalit ja lisätietoa Rakennerahastot.fi Etelä-Suomen materiaalipankki - Tilaisuuksien materiaalit Uudenmaan liitto

3 Verkkoklinikan sisältö Hankkeen loppuraportointi Tekninen toteutus Miten loppuraportti täytetään? Loppuraportin sisältö Mitä raportoidaan? Kysymyksiä ja vastauksia Webinaarin aikana voi kirjoittaa kysymyksiä keskusteluosioon. Kysymykset käsitellään osion tai koko esityksen lopussa 3

4 4 Loppuraportti tekninen toteutus

5 Viranomaisella on velvollisuus seurata hankkeen toteuttamista Tuen myöntäneellä viranomaisella on velvollisuus seurata hankkeen 1. toteuttamista ja 2. toimenpidevelvollisuus, jos hankkeen etenemisessä huomataan maksatuksen yhteydessä tai muuten eroavaisuuksia siihen, mitä tukipäätöksessä on edellytetty. Korjaavat toimenpiteet: tuen saajan neuvonnasta aina rahoituslain 37 :n mukaisiin maksatuksen lopettamis- ja takaisinperintätoimenpiteisiin. 5

6 Hankkeen raportointi Hankkeen aikainen raportointi koostuu: Seurantaraportti Indikaattorit De minimis seuranta Maksatuskausittain maksatushakemuksen yhteydessä Loppuraportti Loppumaksatuksen yhteydessä Hankekohtainen muu raportointi esim. julkaisut, tiedotteet, artikkelit ja muu hankkeesta syntyvä aineisto 6

7 Yhteishankkeessa päätoteuttaja kokoaa tiedot myös osatoteuttajilta Koskee kaikkea raportointia Päätoteuttajan tehtävänä on myös kootun tiedon muokkaaminen luettavaan ja selkeään muotoon Raportointi ei koostu vain copy-pastena liitettyihin erillisiin teksteihin Raporttien työstäminen kannattaa tehdä yhteistyössä esim. yhteisen dokumentin kautta Kukin osatoteuttaja kerää tarvittavat tiedot omalta osaltaan Osatoteuttajat toimittavat tiedot päätoteuttajalle. Päätoteuttaja vie tiedot EURA järjestelmään 7

8 Hankkeen päätyttyä Hankkeen loppuraportointi toimitetaan 4 kk sisällä hankkeen päättymisestä Tähän ei pääsääntöisesti voida antaa jatkoaikaa Hankkeen loppuraportointi koostuu: Loppumaksatus Sis. Viimeinen seurantaraportti Tarkista, että raportoinnin oikeellisuus koko hankkeen toteutusajalta korjaa tarvittaessa edellisten kausien raportointia Tietoa indikaattoreiden raportoinnista aiemmista verkkokoulutuksista Loppuraportti 8

9 Loppuraportti Loppuraportti on toimitettava viranomaiselle ennen viimeistä maksatushakemusta. Viimeistä maksatushakemusta ei voi jättää viranomaiskäsittelyyn ennen loppuraporttia. Loppuraportin voi toimittaa viranomaiselle aikaisintaan 90 vuorokautta ennen hankesuunnitelmaan merkittyä hankkeen päättymispäivämäärää. Viimeistään 4 kk hankkeen päättymisen jälkeen Täyttöohje: Rakennerahastot.fi sivuston materiaalipankista ( vihreät sivut ) Tutustu myös EURA2014 järjestelmän hakijan ohjeeseen 9

10 Viimeisessä seurantaraportissa Viimeisessä seurantaraportissa tuotokseksi voidaan myös merkitä sellaiset tuotokset, jotka eivät ole vielä toteutuneet ennen hankkeen päättymistä. Oleellisista on, että tuotoksen voidaan todeta liittyvän suoraan hankkeen toimenpiteisiin (=konkreettisesti hankkeen aikaansaama). Esim. yritykselle uuden tuotteen ei tarvitse vielä olla markkinoilla, mutta sen tulee olla valmis lanseeraukseen lähitulevaisuudessa. Tuotosindikaattoreiden osalta ei edellytetä jälkikäteisseurantaa. Jäljitysketju on muistettava!! indikaattorien riittävä dokumentaatio 10

11 Valmistautuminen loppuraporttiin hankkeen aikana Ennakkokysymys: Miten suunnittelen loppuraportointia jo hankkeen alkumetreillä? Hankkeen loppuraportin voi avata missä vaiheessa tahansa hankkeen toteutuksen aikana ja tutustua sisältöihin Kerää aineistoa valmiiksi loppuraportointia varten dokumentoi hankkeen toteutusta koko hankkeen aikana Älä jätä varsinaista kirjoittamista viime tippaan! 11

12 Loppuraportti EURA2014-järjestelmässä 2. Luo Loppuraportti 1. Avaa Loppuraportti -välilehti 3. Aloita raportin kokoaminen 12

13 Hankkeen hallittu alasajo Suunnitelkaa ja huomioikaa ennakkoon mitä päättämistoimenpiteitä hankkeella on Jaksottakaa toimenpiteitä tehtäväksi jo hankkeen keston aikana Hankkeella voi kertyä kustannuksia ainoastaan hankkeen keston aikana. Poikkeuksena: Tilintarkastus Hankkeen viimeisen maksatushakemuksen jättämiseen mennessä pidetyt ja maksetut, hankkeelle kuuluvat lomapalkkakustannukset ovat tukikelpoisia. 13

14 14 Loppuraportti sisällöllinen toteutus

15 Loppuraportti - huomioitavaa Loppuraportissa kootaan yhteen koko hankkeen toiminta ja tulokset sekä arvioidaan hankkeen tavoitteiden toteutumista. arvioidaan hankkeen onnistumista ja kerrotaan, kuinka hankkeessa kehitetty toiminta jatkuu hankkeen jälkeen. kuvataan rehellisesti hankkeen toteutuksessa kohdatut ongelmat ja tuodaan esille kehittämisehdotukset. Vinkki: Aloita loppuraportin kirjoittaminen hyvissä ajoin ja varaa riittävästi aikaa 15

16 Mitä loppuraportissa raportoidaan? Loppuraportin avulla analysoidaan ja arvioidaan sisällöllisesti mm. hankkeen tavoitteiden saavuttamista sekä tuloksia ja niiden hyödyntämistä. Projektin tulokset analysoidaan konkreettisesti, myös kohderyhmän näkökulmasta Koska loppuraportti on julkinen asiakirja, loppuraportin laatijan on varmistuttava siitä, että loppuraporttiin kirjatut tiedot ovat julkisia. 16

17 Esimerkki hyvä ja huono kuvaus toimenpiteistä Toimenpiteiden kuvaus esitetty hyvin: Toimenpiteiden kuvaus liian suppea: 17 Hankkeessa kartoitettiin metsä- ja kaivannaisteollisuuden alihankintaketjun yritysten nykytilannetta työhyvinvoinnin ja työntuottavuuden osalta menossa olevien rakennemuutosten aikana. Hankkeessa lisäksi haastateltiin keskeiset työmarkkinajärjestöt ja niiden kokemukset työhyvinvoinnin ja työntuottavuuden hoidossa Pk- yrityksissä. --- Pilot-yrityksissä keskityttiin johdon ja omistajien valmennukseen, missä heille luotiin valmiudet toteuttaa uusia menetelmiä omissa organisaatioissaan. Pilot-kokeilun tulokset olivat erittäin rohkaisevia ja merkittäviä tuloksia saavutettiin sekä työhyvinvoinnissa, että työntuottavuudessa. Pilot-yritysten mukaan tulokset vaikuttivat suoraan myös heidän taloudellisen tilanteen parantumiseen. Hankkeessa luotiin myös omat internet sivut... Hankkeen tulokset ja vastaanotto yritysten parissa oli yllättävän positiiviset. Yritykset ja etujärjestöt olivat kiinnostuneita ja lupautuivat ottamaan hankkeen toimintamalleja käyttöönsä. Erityisen hyviä tuloksia saavutettiin Pilot yrityksissä, joita työkalupakin kautta pääsevät myös muut yritykset tulevaisuudessa hyödyntämään. Epäonnistumisena voidaan pitää heikohkoa medianäkyvyyttä ja artikkeleiden julkisuutta. Huomioi riittävä informaatio toimenpiteistä kaikissa raportoinneissa Kuvaa hankkeen tavoitteet, jotta toteutuksen vaikutuksia ja vaikuttavuutta voi arvioida raportin perusteella. kuvaa, onko tekstissä tiivistettynä kaikki hankesuunnitelman mukaiset kehittämiskohteet ja kohderyhmät.

18 Loppuraportin tiivistelmä Loppuraportin tiivistelmä tulee laajasti käyttöön: - Hallintoviranomaisen ja komission verkostoissa - ohjelma-arvioijille - suurelle yleisölle (RR-tietopalvelu) Hankkeen tiivistelmän tulee olla selkeä ja ymmärrettävä sekä suomeksi että englanniksi 18

19 Loppuraportissa huomioitavaa Hankkeen tavoitteet tulee kuvata, jotta toteutuksen vaikutuksia ja vaikuttavuutta voi arvioida raportin perusteella. Raportissa tulee kertoa tiivistetysti kaikki hankesuunnitelman mukaiset kehittämiskohteet ja kohderyhmät. 19

20 Hankkeen tarve, toteutus ja tulokset Katso?-merkin takaa avautuvasta ohjeikkunasta, mitä tietoa kerrotaan eri kohtiin Loppuraporttien tulee olla a) Sisällöllisesti kattavia vastaten kaikkiin loppuraportissa ja sen ohjeessa esitettyihin kysymyksiin b) Selkeitä esitystavaltaan 20

21 Loppuraportissa verrataan toteutumaa suunniteltuun kerrotaan tavoitteiden toteutumisesta (määrät, laadulliset mittarit) kuvataan tuloksia, mitä konkreettista hankkeessa syntyi kerrotaan lyhyesti, millä toimenpiteillä tavoitteisiin päästiin tarkempi toimenpiteiden kuvaus on ollut maksatuskausien seurantaraporteilla kerrotaan, miten hankkeen kehittämä toiminta jatkuu tai miten tuloksia hyödynnetään ja levitetään 21

22 Hankesuunnitelma vrs. loppuraportti Loppuraportissa kuvataan (yhteis-)hankkeen toteutusta ja tuloksia verraten toteutusta päätöksellä hyväksyttyyn hankesuunnitelmaan Saavutettujen tavoitteiden ohella tärkeää on niin ikään tuoda esiin tavoitteet, joita ei saavutettu sekä pohtia syitä tapahtuneeseen. Rahoittajan edellyttämän loppuraportin (Eura -loppuraportti) lisäksi hankkeessa voidaan tuottaa hankkeen niin päättäessä, hankebudjetin puitteissa, laaja-alaisempi loppuraportti. Liitä tuotokset loppuraportin liitteeksi tai linkitä, jos materiaali on saatavilla sähköisesti 22

23 Loppuraportissa on kerrottava hankkeen tarpeesta, toteutuksesta ja tuloksista, 4 Hankkeen tarve, toteutus ja tulokset 4.1 Miten hanke onnistui vastaamaan kehittämistarpeeseen ja kuinka hankkeen tavoitteet toteutuivat? 4.2 Mitä välittömiä tuloksia hankkeella saatiin aikaan? Mitä vaikutuksia tuloksilla on? 4.3 Miten hakemuksen kohteena olevaa toimintaa jatketaan ja tuloksia sekä kokemuksia hyödynnetään hankkeen päättymisen jälkeen? 4.4 Toteutuiko hanke aiotulla maantieteellisellä alueella tai kuinka alue mahdollisesti muuttui? Saavutettiinko suunniteltu kohderyhmä vai tuliko siihen muutoksia? Oliko muita toteutukseen liittyviä muutoksia? 23

24 Hankkeen tarpeen, toteutuksen ja tulosten kuvaaminen 4.1 Miten hanke onnistui vastaamaan kehittämistarpeeseen ja kuinka hankkeen tavoitteet toteutuivat? Kuvaa hankkeen lähtökohta eli miksi hanketta päätettiin hakea ko. erityistavoitteeseen. Miksi hanke oli hyvä ratkaisu tarttua ongelmaan tai kehittämiseen? Keskity kuvaamaan hankkeen toimien onnistumista tai vastaavasti epäonnistumista ratkaisua haettaessa. Kuvaa hankkeen tavoitteet ja kerro erityisesti kuinka tavoitteet toteutuivat. Kuvaa erityisesti mahdolliset onnistumiset ja epäonnistumiset. Miten epäonnistumisia olisi mahdollisesti voitu välttää ja mitä niistä opittiin. Miten toteutus onnistui sisällöllisesti? Kerro näkemyksiäsi kehittämiskohteen kautta ja kohderyhmä huomioiden. Hankkeen lähtökohdan kuvaus - Ongelma, johon haettiin ratkaisua Hankkeen toimenpiteet - Onnistumiset - Epäonnistumiset - Mitä opittiin? Miten toiminta hyödytti hankkeen erityistavoitteen mukaista kohderyhmää? 24

25 Hankkeen tulokset ja vaikuttavuus 4.2 Mitä välittömiä tuloksia hankkeella saatiin aikaan? Mitä vaikutuksia tuloksilla on? Kerro saavutetuista tuloksista ja vertaa niitä tavoitteisiin (mitattavat/laadulliset). Jos hanke kohtasi erityisiä vaikeuksia tulosten saavuttamisessa, kerro syistä ja vaikutuksista hankkeeseen, sen sisältöön, toteutukseen ja tuloksiin. Kuvaa millaisia vaikutuksia tuloksilla jatkossa on ja kuinka ne vaikuttavat hankkeen kohteena olleeseen toimintaan. 25 Tulosten ja vaikutusten kuvaus Millaisia vaikutuksia tuloksilla oli? Miten jatkuvat hankkeen jälkeen? Vertaa hankesuunnitelmassa asetettuihin tavoitteisiin

26 Toiminnan jatkuminen 4.3 Miten hakemuksen kohteena olevaa toimintaa jatketaan ja tuloksia sekä kokemuksia hyödynnetään hankkeen päättymisen jälkeen? Mikäli hankkeen toiminta on luonteeltaan sellaista, että on perusteltua ajatella sen jatkuvan hankkeen päättymisen jälkeen, on tämä tuotu esiin jo hakemuksessa. Kuvaa millä toimilla ja miten toimintaa jatketaan ja saatuja kokemuksia hyödynnetään. Mitä hyviä käytäntöjä hankkeessa on kehitetty sekä miten niitä on levitetty ja otettu käyttöön? Mitä tekisit toisin? Hanke Miten toiminta jatkuu hankkeen päätyttyä? Miten kokemuksia on hyödynnetty? Hyvien käytäntöjen levittäminen ja käyttöönotto 26

27 Muutokset hankkeen aikana 4.4 Toteutuiko hanke aiotulla maantieteellisellä alueella tai kuinka alue mahdollisesti muuttui? Saavutettiinko suunniteltu kohderyhmä vai tuliko siihen muutoksia? Oliko muita toteutukseen liittyviä muutoksia? Hanketta on hakemuksessa esitetty toteutettavaksi tietyllä maantieteellisellä toteutusalueella, mutta eri syistä alue voi muuttua. Kuvaa mahdolliset muutokset toteutusalueeseen ja mistä muutokset johtuivat. Hankkeelle on hakemuksessa esitetty tietty kohderyhmä, mutta siihen voi toteutuksen täsmentyessä tulla pieniä muutoksia. Kerro, kuinka aiottu kohderyhmä saatiin hankkeen toimintaan mukaan, tai tuliko kohderyhmään muutoksia. Lopputulema 27 Mitä muutoksia hanketoteutuksena aikana oli? - Toteutuiko kuten alun perin suunniteltiin? - Jos ei, mikä oli syynä?

28 28 asetettujen indikaattoreiden onnistumisesta sekä osaamisesta, riskiarvioinnista ja ohjausryhmän roolista, 5 Seurantatiedot 5.1 Päästiinkö toteutuksessa hakemuksessa esitettyihin (kohta 12) numeerisiin tavoitteisiin? Mistä mahdolliset erot johtuvat? 5.2 Miten asetetut numeeriset tavoitteet palvelivat hankkeen toteutusta? Mitkä indikaattorit olisivat tukeneet paremmin toteutusta? Mitä mahdollisia omia seurantatietoja tai indikaattoreita toteutuksessa hyödynnettiin? 6 Hakijan osaaminen, hankkeen riskiarviointi ja ohjausryhmä 6.1 Miten hanke kartutti tuensaajan hanketyöosaamista ja hankkeen sisällön mukaista osaamista? 6.2 Toteutuiko hankkeen aikana ennakoituja tai muita riskejä ja kuinka niihin reagoitiin? 6.3 Miten ohjausryhmä tuki hankkeen toteutusta? Miten ohjausryhmä luonnehti hankkeen onnistumista? 6.4 Miten kohderyhmä koki hankkeen? Millaista palautetta kohderyhmältä on saatu?

29 Seurantatiedot Kerro lukumääriä ja vertaa toteutuneita lukuja suunnitelmaan Perustele poikkeamat Jäätiinkö suunnitelmasta asetetuista tavoitteista? Miksi? Arvioi myös laadullisia tietoja (= niitä seikkoja, joita numeeriset indikaattorit eivät mittaa) Arvioi annettujen indikaattoreiden soveltumista hankkeellesi Olisiko joku muunlainen indikaattori kuvannut hankkeen tuloksia paremmin? 29

30 horisontaalisten tavoitteiden toteutumisesta sekä julkisuudesta, tiedottamisesta ja yhteydestä muihin hankkeisiin 7. Horisontaaliset tavoitteet vastaava taulukko kuin hakemuksessa Ks. Verkkokoulutus Horisontaalisista periaatteista 8 Julkisuus, tiedottaminen ja yhteydet muihin hankkeisiin 8.1 Miten hanke näkyi julkisuudessa? Miten hankkeesta tiedotettiin? 8.2 Mihin hankkeisiin tai hankekokonaisuuksiin hanke toiminnallisesti tai muuten liittyi ja miten? (Merkitse myös hakemusnumerot tai hankekoodit) 30

31 Horisontaaliset periaatteet Horisontaalisten periaatteiden toteutumisesta hankkeen toiminnassa on raportoitava loppuraportissa Vastaa hankehakemuksessa esitettyihin tavoitteisiin Miten hanke vaikutti, mihin tai keneen vaikutti? Kuvaa valtavirtaistamisen menetelmiä Miten vaikutus on arvioitu/mitattu? Valtavirtaistaminen = sukupuolinäkökulman huomioiminen hankkeen toiminnassa 31

32 32 Horisontaaliset tavoitteet sukupuolten tasa-arvo

33 Esimerkki sukupuolten tasa-arvo A71005 Avoin osallisuus ja asiakkuus -kärkihanke A70966 MEDAIA - Median avoimet innovaatioalustat 33

34 Esimerkki sukupuolten tasa-arvo A70170 Aviapolis City 34

35 Esimerkki Kestävän kehityksen tavoitteet A70965 Ilmastokatu A71103 Liikenteen reaaliaikaiset rajapinnat 35

36 Loppuraportti yhteishankkeessa Yhteishankkeessa loppuraportti koostetaan yhteishankkeen näkökulmasta Kirjoita mieluummin esim. työpaketeittain kuin yksittäisen osatoteuttajan tekemiset Poikkeamat projektisuunnitelmasta on perusteltava Loppuraportin laadinnassa on kiinnitettävä huomiota siihen, että se kattaa kaikkien osahankkeiden toimet ja tulokset. 36

37 Ennakkokysymys: Miten tiivistää valtakunnallisen ja useita osatoteuttajia sisältävä hankeen toiminnon, kun niitä on todella paljon ja erilaisia? Loppuraportin täytyy olla yhdenmukainen suunnitelman kanssa. Loppuraporttiin täytyy saada tiivistettyä kaikki oleellinen ja keskeinen tekeminen hankkeesta Tarvittaessa tarkempia ja yksityiskohtaisempia osioita voi laittaa raportin liitteeksi 37

38 Esimerkki yhteishankkeen loppuraportti A71103 Liikenteen reaaliaikaiset rajapinnat Viiden toteuttajan yhteishanke Toiminta ja toteutus kuvattu hyvin konkreettisen tekemisen kautta Mukaan kuitenkin nostettu hyvin kunkin osatoteuttajan rooli ja tekeminen 38

39 Vinkit Kerro konkreettisesti Kerro asioita, jotka pystyt myös osoittamaan (jäljitysketju!) Anna esimerkkejä (jos tilaa on) Arvioi hankkeen tarvetta, toteutustapaa, tuloksia ja niiden hyödynnettävyyttä, yhteistyötä... Pyydä arvioita myös ohjausryhmältä ja kohderyhmältä Älä arkaile kertoa epäonnistumisista, ole rehellinen 39

40 KIITOS OSALLISTUMISESTA! Syksyllä uusia verkkoklinikoita toiveiden ja tarpeiden pohjalta Starttikoulutus alkaneille hankkeille tai Helsinki (kaksi saman sisältöistä tilaisuutta) Lisätietoa Tiina Huotari Hanna Laaksonen Antti Taronen Anu Heinonen Rakennerahastot.fi Etelä-Suomi yhteystiedot 40