VARHAISKASVATUKSEN PALVELUSETELI- TOIMINNAN RISKIENHALLINTA- SUUNNITELMA

Transkriptio

1 VARHAISKASVATUKSEN PALVELUSETELI- TOIMINNAN RISKIENHALLINTA- SUUNNITELMA Varhaiskasvatuspalvelut Koulutuslautakunta

2 Sisällys 1 Johdanto Markkinoihin liittyvät riskitekijät Iso toimija omistaa enemmistön seteliyrityksistä / yrittäjä myy yksikön Palveluverkkoon liittyvä riskitekijät Yritys lopettaa yksikön toiminnan Yrittäjä valitsee asiakkaat omista lähtökohdistaan tai lapsen palvelutarpeen muutos ei saa vastinetta yksikössä Yksikön toimintaan liittyvät riskitekijät Hyviä hoito- ja palvelukäytäntöjä ei noudateta Yrittäjällä ei ole kelpoista tai riittävää henkilöstöä Riskitekijät asiakasnäkökulmasta Palvelu ei vastaa yrittäjän ja asiakkaan tekemää palvelusopimusta tai lapsen varhaiskasvatussuunnitelmaa / esiopetuksen oppimissuunnitelmaa... 5

3 2 1 Johdanto Palvelusetelitoiminnan riskikartoitus on tehty keväällä 2017 (KLTK ). Kartoituksessa määriteltiin palvelusetelitoimintaan liittyviä merkittäviä riskejä ja pohdittiin alustavasti niiden hallintakeinoja. Riskikartoituksessa jatkotoimenpiteiksi kirjattiin tarkemmin selvittäviksi riskienhallintakeinoja sekä niiden pohjalta luoda ja ottaa käyttöön riskienhallintasuunnitelma. Tässä edellä mainitun riskikartoituksen pohjalta laaditussa riskienhallintasuunnitelmassa on määritelty merkittävimpien riskien toteutumisen ennaltaehkäisykeinoja sekä toimenpiteet riskien toteutumisen varalle. Useita asiakirjassa käsiteltyjä riskitekijöitä voidaan ennaltaehkäistä Varhaiskasvatuksen palvelusetelin sääntökirjan avulla. Lisäksi on laadittu Yksityisen varhaiskasvatuksen ohjauksen, neuvonnan ja valvonnan suunnitelma, jossa kuvataan ohjauksen, neuvonnan ja valvonnan vastuutahot ja käytännöt. 2 Markkinoihin liittyvät riskitekijät 2.1 Iso toimija omistaa enemmistön seteliyrityksistä / yrittäjä myy yksikön Vapailla markkinoilla toimivien yritysten toiminta voi aiheuttaa haasteita palvelujen järjestämiselle ja palvelujen järjestämisen suunnittelemiselle. Mitä suurempi osuus yrityksistä isolla toimijalla on, sen suurempi on toimijan painoarvo palvelun järjestämisessä. Jos yrittäjä myy yksikön, uuden omistajan myötä yksikön toiminta voi muuttua oleellisesti vaikuttaen koko palveluverkkoon. Ison toimijan omistaessa enemmistön seteliyksiköistä, voidaan ajautua epäedulliseen ristiriitatilanteeseen palveluntuottajan kanssa. Lisäksi omaa palvelurakennetta joudutaan sopeuttamaan muuttuneen tilanteen vuoksi. Omistajan vaihtuessa, asiakkaiden käyttäytyminen on ennakoimatonta ja osa perheistä voi hakea varhaiskasvatuspaikkaa muista yksiköistä. Jos perheet hakeutuvat kunnallisiin yksiköihin, voi paikan löytäminen olla haasteellista. Mikäli yrityskaupan myötä toiminnassa tapahtuu olennainen muutos tai kyseessä on uusi toimija, tehdään uusi hakemus palveluseteliyrittäjäksi. Uusissa kohteissa palveluseteliyrittäjää haetaan varhaiskasvatuspalvelujen toimesta. Esimerkiksi rakennuttaja ei voi valita yrittäjää. Toimenpiteet riskin toteutuessa Kaupunki määrittelee palvelusetelin hinnan ja ohjaa sääntökirjalla toimintaa. Jos yritys ei sitoudu sääntökirjaan tai hyväksy palvelusetelin arvoa, poistetaan yrittäjä palvelusetelituottajien Yrittäjä voi jatkaa toimintaa yksityisenä yrittäjänä, jonka palveluihin perhe voi hakea yksityisen hoidon tukea. Perheiden hakeutuessa kunnallisiin varhaiskasvatuspalveluihin, vapaita paikkoja osoitetaan yksiköistä, joissa niitä on vapaana. Mikäli kysyntää on enemmän kuin vapaita paikkoja, perustetaan lisäryhmiä päiväkotitoimintaan soveltuviin vuokratiloihin. 2

4 3 3 Palveluverkkoon liittyvä riskitekijät 3.1 Yritys lopettaa yksikön toiminnan Toiminnan lopettaminen voi olla ennakoimatonta. Varhaiskasvatuspalvelujen järjestämisvastuu on kunnalla. Korvaavat järjestelyt vievät aikaa. Lapsi joutuu vaihtamaan varhaiskasvatuspaikkaa ja perheille voi tulla kuljetusvaikeuksia. Kunnalla on velvollisuus järjestää lapsille varhaiskasvatuspaikka toisesta yksiköstä tai etsiä ja vuokrata väistötila lapsiryhmille. Varhaiskasvatuksen palveluverkon muutokset voivat vaikuttaa alueella asuvien ihmisten käyttäytymiseen, josta voi olla seuraamuksia alueen elinvoimaisuuteen, maankäyttöön ja kiinteistöjen arvoihin tai muuhun epäsuotuisaan kehitykseen. Sääntökirjaan voidaan kirjata, että yrittäjän lopettaessa käytetään esimerkiksi neljän kuukauden siirtymäaikaa, jonka aikana voidaan hakea uutta yrittäjää tai päättää toiminnan jatkamisesta omana tuotantona. Varautuminen konkurssin uhkaan: - talouden seuranta; palveluntuottaja sitoutuu vuosittain esittämään veroviranomaisen todistuksen verojen ja sosiaaliturvamaksujen maksamisesta tai selvityksen viranomaisen hyväksymästä maksusuunnitelmasta (sääntökirjassa luku 8.5). Toimenpiteet Selvitetään mahdollisuutta jatkaa toimintaa omana toimintana tai haetaan uutta yrittäjää. 3.2 Yrittäjä valitsee asiakkaat omista lähtökohdistaan tai lapsen palvelutarpeen muutos ei saa vastinetta yksikössä Yrittäjä keskittyy vain tuottoisaan asiakassegmenttiin. Yrittäjä ei suosi vähäisemmällä palveluntarpeella olevia asiakkaita tai esimerkiksi lapsen muuttunut terveydentila vaatii yksilöllisempiä pedagogisia ratkaisuja. Tätä riskitekijää voidaan tarkastella myös asiakasnäkökulmasta. Asiakaskunta polarisoituu. Kunnallisiin yksiköihin ohjautuu osapäiväistä, 10- ja 15- pv/kk, vuorohoitoa ja vaativampaa erityiskasvatusta tarvitsevia lapsia. Se sirpaloittaa kaupungin palvelutuotannon rakennetta ja aiheuttaa lisäkustannuksia. Sen seurauksena kunnallisen varhaiskasvatuksen kustannusrakenne muuttuu ja hintaero palvelusetelillä tuotettuun varhaiskasvatukseen kasvaa. Asiakas joutuu ottamaan enemmän palvelua kuin tarvitsisi saadakseen lapselleen varhaiskasvatus-/esiopetuspaikan yksiköstä tai säilyttääkseen paikan. Jos lapsen tarpeisiin ei vastata, asiakas hakeutuu kunnalliseen varhaiskasvatukseen, tai mikäli lapsen tarpeet vaativat huomattavia lisäresursseja, voi yrittäjä sanoa sopimuksen irti ja perhe joutuu hakemaan paikkaa muualta. Sääntökirjan (luku 8.3) mukaan, päiväkotien on tarjottava varhaiskasvatusta perheen tarpeen mukaisesti. Palveluntuottajaa ohjataan, neuvotaan ja valvotaan, jotta vaatimus toteutuu. Varhaiserityiskasvatuksen palvelut ohjaavat lapsen tuentarpeeseen vastaamiseen liittyvissä asioissa. Jokaisella alueella tulee olla riittävästi 3

5 4 omaa kunnallista palvelua, jotta tarvittaessa lapselle voidaan osoittaa varhaiskasvatuspaikka kunnallisesta yksiköstä. Toimenpiteet Jos palveluntuottaja ei noudata ohjauksesta ja neuvonnasta huolimatta sääntökirjan vaatimuksia, voidaan tuottaja poistaa palvelutuottajan hyväksyttyjen palvelutuottajien Mikäli lapsen varhaiskasvatus vaatii suuria henkilöstöresursseja tai toimintaympäristöön tehtäviä laajoja muutoksia, voidaan lapsi ohjata kunnalliseen varhaiskasvatukseen. 4 Yksikön toimintaan liittyvät riskitekijät 4.1 Hyviä hoito- ja palvelukäytäntöjä ei noudateta Mikäli käytännöt eivät ole edellytysten mukaisia, luottamus yrittäjään kärsii. Lapsen turvallisuus ja hyvinvointi voi vaarantua tai perhe ei ole tyytyväinen palveluun. Asiakas reklamoi tai hakee muualle. Palvelunjärjestäjä joutuu käyttämään resurssia asian käsittelemiseen ja kuntoon saattamiseen. Mikäli laiminlyönnit eivät tule kunnan tietoon, aiheuttaa se epäreilun kilpailutilanteen ja yrittäjä voi saavuttaa taloudellista hyötyä. Ohjauksen, neuvonnan ja valvonnan avulla vahvistetaan ja varmistetaan hyvien hoito- ja palvelukäytäntöjen toteutuminen. Laatujärjestelmät ja -arvioinnit toimivat kehittämisen työvälineinä. Tilojen suunnittelussa hyödynnetään soveltuvin osin Päiväkotien suunnitteluohjetta. Toimenpiteet Reklamaatioihin vastataan sääntökirjaan kirjattujen käytäntöjen mukaisesti (luku 6.9). Jatkuvat laiminlyönnit voivat johtaa poistamaan palvelutuottajan hyväksyttyjen palvelutuottajien 4.2 Yrittäjällä ei ole kelpoista tai riittävää henkilöstöä Kelpoisuusehtojen ja henkilöstömitoituksen laiminlyönti on lainvastaista toimintaa. Lisäksi pedagoginen toiminta ei toteudu varhaiskasvatuslain tavoitteiden mukaisesti. Mikäli kasvatushenkilöstön työtehtäviin sisältyy myös avustavan henkilöstön työtehtäviä esim. siivous- ja ruokahuolto, on ruokahuolto- ja siivousosaaminen puutteellista ja voi aiheuttaa hygieniatason heikentymistä. Ruokahuoltoon ja siivoukseen käytetty aika häiritsee myös perustehtävän hoitamista. Vaikutukset Lapsen turvallisuus ja hyvinvointi voi vaarantua tai perhe ei ole tyytyväinen palveluun. Asiakas reklamoi tai hakee muualle. Palvelunjärjestäjä joutuu käyttämään resurssia asian käsittelemiseen ja kuntoon saattamiseen. Mikäli laiminlyönnit eivät tule kunnan tietoon, aiheuttaa se epäreilun kilpailutilanteen ja yrittäjä voi saavuttaa taloudellista hyötyä. 4

6 5 Ohjauksen, neuvonnan ja valvonnan avulla varmistetaan henkilöstön kelpoisuuksien ja mitoituksen toteutuminen. Sääntökirja (luku 8.3) määrittää vastuuhenkilön kelpoisuusvaatimukseksi päiväkodin johtajan kelpoisuuden. Lukuun tulee vielä kirjata, että vastuuhenkilölle on varattava riittävästi aikaa yksikön pedagogiseen johtamiseen sekä suositus, että kunnan periaatteen mukaisesti siivous- ja ruokahuollosta huolehtii päiväkotiapulainen (0,5 hlö/ryhmä). Laatujärjestelmät ja -arvioinnit toimivat kehittämisen työvälineinä. Toimenpiteet riskin toteutuessa Jatkuvat laiminlyönnit voivat johtaa poistamaan palvelutuottajan hyväksyttyjen palvelutuottajien 5 Riskitekijät asiakasnäkökulmasta 5.1 Palvelu ei vastaa yrittäjän ja asiakkaan tekemää palvelusopimusta tai lapsen varhaiskasvatussuunnitelmaa / esiopetuksen oppimissuunnitelmaa Jos palvelusopimuksessa sovitut asiat eivät toteudu sovitusti tai varhaiskasvatus/esiopetus ei ole suunnitelmien mukaista reklamoi asiakas palvelusta tai hakeutuu muualle. Ohjauksen, neuvonnan ja valvonnan avulla vahvistetaan ja varmistetaan palvelusopimusten noudattamista ja lasten suunnitelmien toteuttamista. Laatujärjestelmät ja -arvioinnit toimivat kehittämisen työvälineinä. Toimenpiteet riskin toteutuessa Reklamaatioihin vastataan sääntökirjaan kirjattujen käytäntöjen mukaisesti (luku 6.9). Jatkuvat laiminlyönnit voivat johtaa poistamaan palvelutuottajan hyväksyttyjen palvelutuottajien Riskitekijänä asiakasnäkökulmasta voidaan pitää myös kohdassa 3.2 käsiteltyä riskitekijää. 5

7 6 Riskin nimi Riskin tarkempi kuvaus Toimenpiteet riskin toteutuessa Iso toimija omistaa enemmistön seteliyrityksistä / yrittäjä myy yksikön Yritys lopettaa yksikön toiminnan Yrittäjä valitsee asiakkaat omista lähtökohdistaan tai lapsen palvelutarpeen muutos ei saa vastinetta yksikössä. Hyviä hoito- ja palvelukäytäntöjä ei noudateta Mitä suurempi osuus yrityksistä isolla toimijalla on, sen suurempi on toimijan painoarvo palvelun järjestämisessä. Jos yrittäjä myy yksikön, uuden omistajan myötä yksikön toiminta voi muuttua oleellisesti vaikuttaen koko palveluverkkoon. Toiminnan lopettaminen voi olla ennakoimatonta. Korvaavat järjestelyt vievät aikaa. Yrittäjä keskittyy vain tuottoisaan asiakassegmenttiin. Yrittäjä ei suosi vähäisemmällä palveluntarpeella olevia asiakkaita. Esimerkiksi lapsen muuttunut terveydentila vaatii yksilöllisempiä pedagogisia ratkaisuja. Epäedullinen ristiriitatilanne palveluntuottajan kanssa. Omaa palvelurakennetta joudutaan sopeuttamaan muuttuneen tilanteen vuoksi. Osa perheistä voi hakea varhaiskasvatuspaikkaa muista yksiköistä. Paikan löytäminen voi olla haasteellista. Lapsi joutuu vaihtamaan varhaiskasvatuspaikkaa ja perheille voi tulla kuljetusvaikeuksia. Varhaiskasvatuksen palveluverkon muutokset voivat vaikuttaa alueella asuvien ihmisten käyttäytymiseen, josta voi olla seuraamuksia alueen elinvoimaisuuteen, maankäyttöön ja kiinteistöjen arvoihin tai muuhun epäsuotuisaan kehitykseen. Asiakaskunta polarisoituu. Sirpaloittaa kaupungin palvelutuotannon rakennetta ja aiheuttaa lisäkustannuksia. Asiakas joutuu ottamaan enemmän palvelua kuin tarvitsisi saadakseen lapselleen varhaiskasvatus-/esiopetuspaikan yksiköstä. Jos lapsen tarpeisiin ei vastata asiakas hakeutuu kunnalliseen varhaiskasvatukseen tai mikäli lapsen tarpeet vaativat huomattavia lisäresursseja, voi yrittäjä sanoa palvelusopimuksen irti. Mikäli käytännöt eivät ole edellytysten mukaisia, luottamus yrittäjään kärsii. Lapsen turvallisuus ja hyvinvointi voi vaarantua tai perhe ei ole tyytyväinen palveluun. Asiakas reklamoi tai hakee muualle. Palvelunjärjestäjä joutuu käyttämään resurssia asian käsittelemiseen ja kuntoon saattamiseen. Mikäli laiminlyönnit eivät 6 Jos olennainen muutos toiminnassa tai uusi toimija, tehdään uusi hakemus palveluseteliyrittäjäksi. Uusissa kohteissa palvelusetelituottajaa haetaan varhaiskasvatuspalvelujen toimesta. Sääntökirjaan kirjataan 4 kk:n siirtymäaikaa, jolloin voidaan hakea uutta yrittäjää tai päättää jatkaa toimintaa omana tuotantona. Varautuminen konkurssin uhkaan: talouden seuranta Ohjaus, neuvonta ja valvonta Laatujärjestelmät ja -arvioinnit Varhaiserityiskasvatuksen palvelut Riittävästi omaa kunnallista palvelua Ohjaus, neuvonta ja valvonta Laatujärjestelmät ja -arvioinnit Tilojen suunnittelussa hyödynnetään soveltuvin osin Päiväkotien suunnitteluohjetta. Jos palveluntuottaja ei sitoudu noudattamaan sääntökirjaa tai hyväksy palvelusetelin arvoa, poistetaan yrittäjä palvelusetelituottajien Selvitetään mahdollisuutta jatkaa toimintaa omana toimintana tai haetaan uutta yrittäjää. Jatkuvat laiminlyönnit voivat johtaa poistamaan palvelutuottajan hyväksyttyjen palvelutuottajien Mikäli lapsen varhaiskasvatus vaatii suuria henkilöstöresursseja tai toimintaympäristöön tehtäviä laajoja muutoksia ohjataan lapsi kunnalliseen varhaiskasvatukseen Reklamaatioihin vastaaminen Jatkuvat laiminlyönnit voivat johtaa poistamaan palvelutuottajan hyväksyttyjen palvelutuottajien

8 7 tule kunnan tietoon, aiheuttaa se epäreilun kilpailutilanteen ja yrittäjä voi saavuttaa taloudellista hyötyä. Yrittäjällä ei ole kelpoista tai riittävää henkilöstöä Kelpoisuusehtojen ja henkilöstömitoituksen laiminlyönti on lainvastaista toimintaa. Pedagoginen toiminta ei toteudu varhaiskasvatuslain tavoitteiden mukaisesti. Mikäli kasvatushenkilöstön työtehtäviin sisältyy myös avustavan henkilöstön työtehtäviä esim. siivous- ja ruokahuolto, on ruokahuolto- ja siivousosaaminen puutteellista ja voi aiheuttaa hygieniatason heikentymistä. Ruokahuoltoon ja siivoukseen käytetty aika häiritsee myös perustehtävän hoitamista. Lapsen turvallisuus ja hyvinvointi voi vaarantua tai perhe ei ole tyytyväinen palveluun. Asiakas reklamoi tai hakee muualle. Palvelunjärjestäjä joutuu käyttämään resurssia asian käsittelemiseen ja kuntoon saattamiseen. Mikäli laiminlyönnit eivät tule kunnan tietoon, aiheuttaa se epäreilun kilpailutilanteen ja yrittäjä voi saavuttaa taloudellista hyötyä. Ohjaus, neuvonta ja valvonta Laatujärjestelmät ja -arvioinnit Sääntökirjaan kirjaus, että vastuuhenkilölle on varattava riittävästi aikaa yksikön pedagogiseen johtamiseen, ja suositus, että kunnan periaatteen mukaisesti siivous- ja ruokahuollosta huolehtii päiväkotiapulainen (0,5 hlö/ryhmä). Jatkuvat laiminlyönnit voivat johtaa poistamaan palvelutuottajan hyväksyttyjen palvelutuottajien Palvelu ei vastaa yrittäjän ja asiakkaan tekemää palvelusopimusta tai lapsen varhaiskasvatussuunnitelmaa / esiopetuksen oppimissuunnitelmaa Asiakas reklamoi palvelusta tai hakeutuu muualle. Ohjaus, neuvonta ja valvonta Laatujärjestelmät ja -arvioinnit Reklamaatioihin vastaaminen Jatkuvat laiminlyönnit voivat johtaa poistamaan palvelutuottajan hyväksyttyjen palvelutuottajien 7