TOIMISTOSISSIT. Asiakkaat kertovat: Millainen uutiskirje luetaan? ToimistoSissit Taija Uusikumpu

Transkriptio

1 TOIMISTOSISSIT Asiakkaat kertovat: Millainen uutiskirje luetaan? ToimistoSissit Taija Uusikumpu

2 Sivu 1 / 9 SISÄLLYSLUETTELO 1. Tutkimuskysymykset, taustat ja kohderyhmä 2 2. Uutiskirjeiden määrä ja seurannan aktiivisuus 3 3. Millaisia uutiskirjeitä luetaan ja miksi? 4 4. Miten saada oma viesti luettujen uutiskirjeiden joukkoon? Otsikko on tärkein! Sisältö ytimekkääksi Ulkoasu selkeäksi 7 5. Caset: Konkreettisia esimerkkejä hyvistä uutiskirjeistä 8

3 Sivu 2 / 9 B to B UUTISKIRJEET Asiakkaat kertovat: Millainen uutiskirje luetaan? 1. Tutkimuskysymykset, taustat ja kohderyhmä Keväällä 2018 voimaan tulleen uuden GDPR säädöksen innoittamana ToimistoSissit lähti selvittämään jäsenistönsä kokemuksia uutiskirjeistä: millaiset kirjeet luetaan, mitä tietoa niistä haetaan sekä millainen uutiskirje palvelee vastaanottajaa. Tämän kyselyn tarkoituksena on tarjota tietoa uutiskirjeitä lähettäville palveluntarjoajille vastaanottajan näkökulmasta uutiskirjeisiin, jotta palveluntarjoajat voisivat kohdentaa viestinsä sisällöt paremmin, parantaa viestien luettavuutta ja kiinnostavuutta sekä tehostaa näin uutiskirjeviestintäänsä ja palvella asiakkaita paremmin. ToimistoSissien jäsenistö (n hlöä) työskentelee sihteerin, assistentin tai vastaavissa tehtävissä erilaisissa yrityksissä ja organisaatioissa ympäri Suomen. Heidän tehtäviinsä kuuluu mm. sopivien yhteistyökumppanien etsintä B to B palveluiden hankinnassa. Työnsä puolesta he seuraavat ja vastaanottavat paljon uutiskirjeitä. Vastauksia kerättiin 100 jäseneltä kvantitatiivisella kyselylomakkeella ja syvennettiin ryhmäkeskustelulla Tutkimuksen otanta on suhteellisen pieni, joten tulokset eivät ole yleistettävissä laajemmin uutiskirjeiden lukijoihin. Tämä raportti kertoo, miten kyselyyn vastannut ja ryhmäkeskusteluun osallistunut joukko ToimistoSissejä suhtautuu uutiskirjeisiin. Raporttiin on koottu kyselyn ja keskustelun pohjalta nousseita ajatuksia ja vinkkejä, mitä uutiskirjeitä lähettävä voisi huomioida viestien otsikoinnissa, sisällössä ja ulkoasussa.

4 Sivu 3 / 9 2. Uutiskirjeiden määrä ja seurannan aktiivisuus Kyselyyn vastanneet ToimistoSissit vastaanottavat keskimäärin 6 10 uutiskirjettä viikossa ja 64 % lukee uutiskirjeistä n. puolet tai vähemmän. Vain 7 vastaajaa 100:sta ilmoitti lukevansa kaikki saamansa uutiskirjeet. Viidennes vastaajista vastaanottaa jopa yli 20 uutiskirjettä sähköpostiinsa viikossa. He kuitenkin lukevat uutiskirjeitä suhteessa vähemmän kuin uutiskirjeitä harvemmin saavat: 53 % ilmoitti lukevansa vain pienen osan vastaanottamistaan uutiskirjeistä, 30 % lukee n. puolet. Vain yksi henkilö näistä ilmoitti lukevansa kaikki. Vastaavasti vähemmän uutiskirjeitä, 1 5 viikossa, saavista, 70 % ilmoitti lukevansa suurimman osan vastaanottamistaan uutiskirjeistä. 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 34% 22% 23% 21% 0% 0 kpl 1 5 kpl 6 10 kpl kpl yli 20 kpl Kuva: Määrä, jonka vastaajat vastaanottavat uutiskirjeitä sähköpostiinsa viikoittain

5 Sivu 4 / 9 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 7% Luen kaikki sähköpostiini tulevat uutiskirjeet 29% 29% Luen suurimman osan uutiskirjeistä 35% Luen noin puolet Luen vain pienen osan 0% Minulle ei tule tai en lue uutiskirjeitä Kuva: Miten suuri osa sähköpostiin tulevista uutiskirjeistä luetaan? 3. Millaisia uutiskirjeitä luetaan ja miksi? Esimerkkinä uutiskirjeistä, joiden saapumista odotetaan tai jotka erityisen mielellään avataan, mainittiin mm. Viking Linen kirjeet. Niiden tiedetään sisältävät kiinnostavaa ja ajankohtaista asiaa laivamatkailusta sekä hyviä tarjouksia, joita voi hyödyntää myös yksityiseen matkailuun yritysmatkojen lisäksi. Viking Line on esimerkki yrityksestä, joilla uutiskirjeiden otsikointi ei välttämättä ole niin ratkaiseva kuin useilla muilla (ks. kohta 3.1. Otsikko on tärkein!), koska yrityksen nimi ja aiempi kokemus heidän uutiskirjeittensä sisällöstä kertoo jo lukijalle, mitä kirjeeltä voi odottaa. Sihteerit ja assistentit kokevat saavansa vastaanottamistaan uutiskirjeistä työlleen hyödyllistä tietoa ja uutiskirjeitä pyritään lukemaan kiireestä huolimatta, jotta pysyttäisiin ajan tasalla omaa työtä koskevissa asioissa ja mitä missäkin on tarjolla, kun tarve tulee. On sitten muistissa, kun järjestän tilaisuuksia, perustelee yksi vastaajista uutiskirjeitten seuraamista. Ajan tasalla pysyminen toistui vastauksissa uutiskirjeiden lukemisen merkittävimpänä motiivina ja uutiskirjeet miellettiin hyväksi kanavaksi seurata tarjontaa ja palveluiden kehitystä. Sihteerien ja assistenttien odotetaan seuraavan viestintä ja tietävän mistä palvelut voi hankkia. Ammattiin kuuluu tietää vähän kaikesta, yksi vastaajista tiivistää.

6 Sivu 5 / 9 Uutiskirjeistä haetaan ideoita ja vinkkejä tämän hetken ja tulevaisuuden tarpeisiin. Viesteiltä odotetaan tietoa uutuuksista, mutta myös tutuista palveluntarjoajista muistuttelu on vastaanottajien mielestä tärkeää sekä tietojen päivitys käytössä olevien yhteistyökumppaneitten palveluista. Myös odotukset hyvistä tarjouksista saavat monet avaamaan uutiskirjeitä. Haluan pysyä ajan tasalla uusista kokouspaikoista, ravintoloista ja hotellitarjonnasta. Tiedän mitä kokousrintamalla tapahtuu ja mitä uutta meille sopivaa on tarjolla. Etujen ja tarjousten takia. Uusien tuotteiden ja palvelujen löytämiseksi. Pysyn ajan tasalla ja saan hyviä vinkkejä jo unohtamistani paikoista yms. Niistä voi joskus saada juuri tilanteeseen sopivia ideoita tai tarjouksia ja vinkkejä tulevaisuuden varalle. Satunnaisemmin uutiskirjeitä lukevat saattavat aktivoitua, kun ovat etsimässä jotain palvelua tai vaikkapa kokoustilaa, jolloin uutiskirjeistä toivotaan löytyvän ideoita. Välillä luen, jos on esim. sillä hetkellä tarvetta löytää kokoustiloja. Uutiskirjeiden suhteen ollaan kriittisiä. Uutiskirjeiden joukosta pyritään seulomaan hyödylliset, joita seurataan. Osalla on käytössään omia arkistointimenetelmiä, joilla tärkeäksi katsottua tietoa sisältävät kirjeet tallennetaan myöhempää käyttöä varten. Uutiskirjeistä tallennetaan ne, joissa kerrotaan palveluista, jotka vastaavat juuri ajankohtaiseen tai tiedossa olevaan tarpeeseen tai jos kirjeessä on mielenkiintoiselta vaikuttava, hyvä tarjous. Esimerkkinä yhden ToimistoSissin tapa: Arkistoin uutiskirjeet teemoittain eri väreillä. Laitan tietyllä värillä tärkeimmät ja saatan otsikoida viestit uudelleen. On vakiot, jotka tuhoan saman tien: yleisviestit, ilmoitukset, koulutukset, joita en voi hyödyntää. Palaan uutiskirjeisiin, kun tulee tarve vaikka kokoustilalle Helsingissä. 4. Miten saada oma viesti luettujen uutiskirjeiden joukkoon? 4.1. Otsikko on tärkein! Otsikko on erittäin tärkeä. Jos on kovin kiire ja joudun jo satoja viestejä deletoimaan, otsikko varmistaa että avaan viestin kaikesta huolimatta. Kun valmistelet uutiskirjettä, keskity otsikkoon. Otsikon merkitys on suuri, se joko ohjaa lukemaan kirjeen tai siirtämään lukematta roskakoriin. Otsikon merkitys korostuu uusien uutiskirjetilaajien ja sitoutumattomien lukijoiden kohdalla. Jos uutiskirjeen lähettäjä on lukijalle ennalta tuttu ja mielenkiintoinen, otsikon merkitys ei ole yhtä iso. Hyvä otsikko on tiivis, iskevä ja informatiivinen. Otsikon tulee kertoa, mitä uutiskirje sisältä, pääpointti esiin. Vältä ympäripyöreitä otsikoita. Ole kekseliäs. Erotu massasta, mutta älä kikkaile.

7 Sivu 6 / 9 En pidä niistä, joissa yritetään vain koukuttaa lukemaan uutiskirje ja sisältö ei vastaa otsikkoa. muistuttaa yksi vastaajista. Taikasanat! Näillä pääset pitkälle: Uutuus ja tarjous tepsivät. Samoin Kutsu. Lukijan työtä helpottaa, kun mainitset millä alueella tarjoamanne palvelu sijaitsee. Parhaat tarjoukset kesän kokouksiin Tampereella", "Katso uudet X:n villit ideat pikkujouluihin pääkaupunkiseudulla". Ehdoton ei "Upea tila merinäköalalla edullisesti", mistä ei käy lainkaan ilmi mitä ja missä päin Suomea jotakin tarjotaan. Esimerkkejä ja vinkkejä hyviin otsikoihin vastaajilta: Informaatiota antava, esimerkiksi: Nyt kevään kokoukset puoleen hintaan. Jos otsikko on: X:n uutiskirje tai Varaa kokous X:stä... niin on aika tylsä. Lyhyt, mutta ytimekäs. Kerro suoraan mistä on kyse, esim. Pikkujoulutila 90 hengelle 10 % varaa kuun loppuun mennessä. Otsikosta pitää ymmärtää kirjeen tärkein sisältö. Otsikon pitää mielellään jotenkin kuvata uutiskirjeen sisältöä. Otsikossa pelkkä info tai uutiskirje voi helposti johtaa siihen, että kirje menee saman tien roskiin, postia kun tulee niin paljon. Sellainen, joka kertoo viestin pääsisällön. Ei mallia: Uutisia tai terveisiä X:stä. Siinä kannattaa lyhyesti mainita, mitä asiaa uutiskirjeessä halutaan tällä kertaa eniten painottaa. Esim. avataan joku uusi kohde tai sitten on joku tutustumistilaisuus tai tarjous pikkujouluajalle tms. Tietoa pikkujoulujen järjestämisestä, Uusimmat kokousjärjestelyvinkit, Helsingin saunomistilat tms. Mainitaan uusi ravintola, uusi tapahtumapaikka tai esim. tervetuloa tutustumaan Otsikossa pitäisi olla heti asiasta tieto niin, ettei tarvitse välttämättä lukea koko kirjettä. Esim. tarjoukset ovat usein vasta kirjeen lopussa, se on huono asia Sisältö ytimekkääksi Kun kirjoitat uutiskirjettä, lähde liikkeelle vastaanottajan näkökulmasta: mitä lukijan olisi hyödyllistä kuulla palveluistanne ja millaista tietoa hän työssään tarvitsee.

8 Sivu 7 / 9 Uutiskirje ei saa olla liian pitkä. Kiireen keskellä lyhyet ja ytimekkäät viestit puhuttelevat lukijoita. Lisätiedot voi hyvin laittaa linkkien taakse. Kirjeen pääuutisen pitäisi olla selkeästi esillä. Lukija ei jaksa käydä viittä asiaa läpi löytääkseen kiinnostavimman asian viestin lopusta. Tehokkaimmin viestinsä saa perille, jos malttaa laittaa uutiskirjeeseen vain yhden asian. Lukijaa palvelee uutiskirje, josta ilmenee selkeästi mikä paikka tai palvelu on kyseessä ja missä. Myös yhteystiedot on hyvä olla mukana. Useimmat ToimistoSissit järjestävät yritystapahtumia, joten uutiskirjeiden sisällöissäkin kiinnostaa tapahtuma alan tarjonta ja kuulumiset. ToimistoSissit kertoivat etsivänsä uutiskirjeistä tietoa uusista ravintoloista, kokoustiloista, hotelleista ja niihin liittyvistä palveluista, ohjelmista ja kampanjoista sekä yleistietoa, mitä palveluita ylipäänsä on tarjolla. Tutkimukseen vastanneita kiinnostavat ennen kaikkea tarjoukset ja kutsut, joissa voi päästä tutustumaan palveluihin paikan päällä. Arvonnat ja kilpailut ovat myös hyvä tapa houkutella ja sitouttaa lukijaa. Esimerkkejä, millainen uutiskirjesisältö on sihteerejä ja assistentteja kiinnostavaa Hyödyllinen tieto: uutuuksia, trendejä, tapahtumia, tarjouksia, vinkkejä. Yleensäkin kuulumiset ja palveluntarjoajan uudet asiat ja palvelut kiinnostavat. Lyhyt ja ytimekäs. Pääasiat voin hakea tarkemman tiedon itse palveluntarjoajan sivulta. Haluan tietää, mitä on tarjolla. Tarjoukset kiinnostavat myös. Toivon, että yhteystiedot näkyvät selkeästi, kehen ottaa yhteyttä lisätiedusteluissa ja varauksissa. Selkeää tietoa, mitä, missä, milloin ja mitä maksaa. Ajankohtaiset asiat ja uutuudet kiinnostaa, varsinkin tapahtumasuunnittelun/tilojen osalta. Uutiskirje ei saa olla liian pitkä ja niitä ei saa tulla liian usein. Jos uutiskirjeitä tulee usein (esim. kerran viikossa), tulee helposti painettua unsubscibe. Vinkkejä hyvistä ravintoloista, kokoustiloista tai tapahtumista. Asiakkaita voi herätellä sisällyttämällä kaupallisen tiedon lisäksi viestiin myös muuta, heidän työssään tarpeellista tietoa ja vinkkiä, jotka tarjoavat mahdollisuuden oman ammattiosaamisen kehittämiseen. Alan tutkimukset, suositukset, käyttäjäkokemukset ja case esimerkit palveluiden käytöstä kiinnostavat myös. Uutuudet, ja osaamista lisäävät sisällöt. Tietoa uusista tuotteista ja palveluista. Itseäni kiinnostavia artikkeleita, tutkimuksia. Mahdollisimman paljon vinkkejä, kiinnostavia uutisia, käyttökelpoisia ideoita. Yritysten tarjonta ja uutuudet. Lisäksi käytännön vinkit ovat hyödyllistä luettavaa Ulkoasu selkeäksi Ulkoasu on tärkeä osa kirjeen luettavuutta. Hyvä uutiskirje on selkeä: yhdellä vilkaisulla näkee asian, jota promotaan. Tekstiä ei saa olla liikaa. Voit elävöittää ja pätkiä tekstiä lisäämällä väliin kuvia ja laittaa

9 Sivu 8 / 9 lisätiedot linkin taakse aiheesta enemmän kiinnostuville. Huomioi, että kuvista tulee kuitenkin lisäpituutta viestille. Lukija ei välttämättä jaksa skrollata kuvien yli viestin loppuun saakka. Uutiskirjeen täytyy olla selkeä, mieluummin aihetta avaava kuva, vähän tekstiä ja linkki pidempään tekstiin, kuin kaikki laitettu samaan kirjeeseen. Näin voi lukea itseä kiinnostavat kohdat ja lukea lisää kiinnostavista. Kirje ei saa olla sekava, ei liian pitkä. Jos asiaa on paljon, kirjeessä mieluummin koottu asiat otsikoilla, kuvilla ja ingressitekstillä ja näistä sitten linkit tarkempiin tietoihin. Jos uutiskirjeessä näyttää olevan hirveästi tekstiä, se jää helposti lukematta. Osa uutiskirjeiden vastaanottajista arvostaa kuvien tuomaa visuaalisuutta. Näitä lukijoita varten kannattaa panostaa uutiskirjeen kuviin. Hyvät kuvat lisäävät luettavuutta ja kirjeen puhuttelevuutta. Kuvilla kaappaat lukijan huomion ja luot tunnelmaa. Älä käytä liian raskaita kuvia, jottet tuki vastaanottajan sähköpostia. Kookkaat kuvat voivat myös hidastaa kirjeen avautumista. Uutiskirjeen pitää olla visuaalinen. Jos uutiskirje sisältää pelkkää tekstiä, laitan sen suoraan roskiin. Kaunis ulkoasu on aina plussaa mutta monesti kuvat vievät kovasti tilaa. Deletoin suoraan (lukematta) mainokset, jotka ovat yli 500 kt:n kokoisia, koska ne tukkivat sähköpostin. Ota huomioon myös ne lukijat, jotka lukevat uutiskirjeet vain tekstiversiona lataamatta kuvia, tarkista, että uutiskirjeenne näyttää hyvältä myös niin. Jos asettelu näyttää sekavalta ilman kuvia, kirje menee todennäköisesti saman tien roskiin. Muista tarkistaa myös kirjeenne luettavuus mobiillissa. Selkeys ja riittävän lyhyt pituus ovat tärkeitä. Sekavannäköiset tulee nopeasti napsaistua kiinni. 5. Caset: Konkreettisia esimerkkejä hyvistä uutiskirjeistä ToimistoSissien sivustolla on uutistaulu, johon kerätään ja arkistoidaan ToimistoSissien yhteistyökumppaneitten uutiskirjeet. Nämä aiheittain jaotellut uutistaulut toimivat kätevänä ajankohtaiskanavana ToimistoSissien jäsenistölle. Uutiset löytyvät arkistoituina ja ovat helposti katsottavissa juuri silloin kuin tiedolle on tarve, kun etsitään ideoita ja uusia kumppaneita. Tutkimuksen ryhmäkeskusteluosuudessa raati ToimistoSissien jäseniä kävi läpi verkoston yhteistyökumppaneiden uutistauluille lähettämiä uutiskirjeitä ja valitsi joukosta muutaman uutiskirjeen, jotka erottuivat uutisvirrasta edukseen. 1) Toimistojen viisi tärkeintä trendiä ja parhaat vinkit tilamuutokseen/ Technopolis

10 Sivu 9 / 9 Tämän uutiskirjeen otsikko on iskevä ja informatiivinen ja herättää lukijan kiinnostuksen lukea mitä kirje sisältää, mitkä ovat nuo tärkeimmät trendit. Kyseisen kirjeen vahvuus on, että sen sisältö ei ole vain mainos. Kirje tarjoaa yleisesti kiinnostavaa asiaa ja erottuu siten sisällöllään monista muista. Lue lisää on hyvä tapa pitää viesti lyhyenä. Visuaalinen ilme on rauhallinen ja miellyttävä, mutta kuitenkin samalla raikas. Ainoa asia, johon raati kiinnitti huomiota kritiikkinä, oli otsikossa Podcast: (Tila)muutos on mahdollisuus! Uutiskirjeet luetaan nopeasti ja silmäillen. Otsikossa olevat sulkeet vaikeuttivat tekstin hahmottamista ja hämmensivät hieman ennen kuin tekstiin ehti syventyä ja huomata aasinsillan. 2) Virallisen ABBA fan clubin suosittelema huikea ABBA show Hartwall Arenalla Visuaalisesti kiva kuva, vetoaa tunteeseen. Hinta hyvin esillä sekä aika ja paikka, jotka ovat kaikki tärkeitä tietoja. 3) Kaikki mukaan skiglaamaan skönelle ja saaristoon! Otsikko tuo tunnelmaa, erottuu muusta uutiskirjemassasta. Ulkoasu selkeä, nopeasti silmäiltävissä, ei liian pitkä. *** PIKKUJOULUT 2017 Näin ToimistoSissien työpaikoilla juhlittiin ToimistoSissit on tutkinut myös, miten jäsenistön työpaikoilla vietettiin pikkujouluja vuonna 2017? Mitä tehtiin ja mistä tykättiin? Oliko jokin muuttunut edellisten vuosien pikkujouluihin nähden? Mitkä olivat budjetit ja miten sihteerit ja assistentit olivat pikkujoulujen järjestelyissä mukana? Kyselyllä haettiin myös kokemuksia ja jaettiin vinkkejä vastaajien kesken hyvistä yhteistyökumppaneista pikkujouluihin. Löydät raportin osoitteesta