PROJEKTIOHJE. ESPOON PARTIOTUKI RY:N TAPAHTUMIIN (päivitetty )

Transkriptio

1 PROJEKTIOHJE ESPOON PARTIOTUKI RY:N TAPAHTUMIIN (päivitetty )

2 Sisällys 1 Projektiohje tapahtumien tukena Projektin johtaminen Lyhyt muistilista projektin vaiheisiin Lyhyt muistilista projektin tärkeimpiin osa-alueisiin Projektin suuntaviivat Pestikeskustelu ja projektiryhmän rekrytointi Projektin vaiheet Projektin omat tavoitteet Riskikartoitus, luvat ja ilmoitukset Projektin toteuttaminen Loppuraportti ja projektin päättäminen Palaute ja kiittäminen Talous Budjetti Budjetin muoto Mitä tulee muistaa budjetissa? Avustukset Käytännön taloudenhoito Talouden loppuraportti VIESTINTÄ Sähköpostilistat ja LPK-posti Nettisivut ja valokuvapankki Muut sähköiset viestintäkanavat Viestintä Ei-Vielä-Partiolaisille ja sidosryhmille Toimisto Toimistopalvelut MUISTILISTA EPT:n laskutusosoitteet Kuksa ja ilmoittautuminen

3 1 Projektiohje tapahtumien tukena Espoon Partiotuki ry (EPT) järjestää vuosittain useita tapahtumia, joiden järjestelyjä helpottamaan on koottu projektiohje. Ohjeessa on kuvattu, mitkä osa-alueet tapahtuman järjestämisessä ovat tapahtumaa varten perustetun projektiryhmän, EPT:n toimiston ja hallituksen vastuulla. Ohjetta lukemalla selviää myös, mitä palveluja EPT:n toimisto tarjoaa. Lisäksi tässä ohjeessa on lukuisia vinkkejä ja neuvoja kaiken tasoisille tapahtumanjärjestäjille. 2 Projektin johtaminen Projektinjohtajalta vaaditaan taitoa toimia suunnannäyttäjänä, organisointikykyä ja sosiaalista osaamista. Häneltä odotetaan myös kykyä ratkaista uusia tilanteita ja ongelmia. Ei tarvitse eikä pidä yrittää tietää jokaista asiaa projektissaan, vaan johtajan on tärkeää saada projektiin hyvä ja luotettava tiimi, jonka kesken jakaa tehtävät ja vastuuta. Johtajan pestille on ominaista kokonaisuuden hallinta. Ei ole tarkoitus takertua yksityiskohtiin, vaan hänen tehtävänään on huolehtia suurista linjoista ja asioiden yhteensovittamisesta. On hyvä myös ymmärtää oman roolin muuttuminen projektin edetessä. Alussa tehtävänä on esimerkiksi suunnitelman tekeminen yhdessä projektiryhmän kanssa sekä projektiryhmän sitouttaminen ja ryhmäyttäminen. Seuraavassa vaiheessa tulee lähinnä seurata deadlineja sekä ohjata projektin kulkua Jokaiseen projektin vaiheeseen kuuluu palautteen antaminen, etenemisen arvioiminen sekä projektiryhmän kannustaminen 2.1 Lyhyt muistilista projektin vaiheisiin Projektin idea ja tavoitteiden määrittely: o projektijohtajan pestikeskustelu (EPT:n hallituksen yhteyshenkilö pestaa) o projektiryhmän rekrytoiminen ja pestikeskustelut o projektiryhmän sitouttaminen, ryhmäyttäminen Projektin suunnittelu: o tavoitteiden asettaminen (esim. kasvatukselliset, määrälliset, laadulliset) o aikataulutus o työnjako o riskikartoitus o budjetointi ja budjetin hyväksyttäminen EPT:n hallituksella Projektin toteuttaminen: o johtaja ohjaa ja tukee projektiryhmää o tavoitteiden toteutumisen ja aikatauluissa pysymisen seuranta o palautteen antaminen ja saaminen 3

4 Projektin päättäminen: o projektin arviointi kokonaisuutena o projektijohtajan ja -ryhmäläisten toiminnan ja oppimisen arviointi o palautteen antaminen ja saaminen o tekijöiden kiittäminen o loppuraportin tekeminen EPT:n hallitukselle o projektijohtajan palautekeskustelu 2.2 Lyhyt muistilista projektin tärkeimpiin osa-alueisiin Talous: o budjetti ja osallistumismaksu vahvistetaan EPT:n hallituksessa o budjetin yli menevän rahan käytöstä sovittava erikseen EPT:n hallituksen kanssa o talouden seurantavastuu on projektijohtajalla tai hänen nimittämällä henkilöllä Viestintä: o tarpeeksi ajoissa ja kohderyhmä huomioiden EPT:n ja PäPan viestintäkanavia hyödyntäen, tunnukset ja DL-päivät saat toimistolta o sisäisen ja ulkoisen viestinnän suunnittelu o PäPa:n kriisiviestintäohjeeseen perehtyminen o projektin raportointi sovitusti hallitukselle Toimisto: o toimistolla voi kopioida, postittaa, laminoida ja käyttää tietokonetta sekä puhelinta o lippukuntakoordinaattori tekee Kuksa-ilmon tapahtumasta antamillasi tapahtumatiedoilla (aika, paikka, hinta, ilmo DL:t) ja auttaa tarvittaessa muissakin projektiin liittyvissä asioissa 3. Projektin suuntaviivat EPT:n hallitus vastaa kaikista tapahtumista, joita EPT järjestää. Hallitus laatii pitkän tähtäimen suunnitelman, vuosittaisen Visin sekä toimintasuunnitelman, mitä projektin tulee toteuttaa. Hallituksen linjaukset määrittelevät projektin suuntaviivat. Nämä asiat käydään läpi projektinjohtajan pestikeskustelussa, jonka pitää yleensä hallituksen yhteyshenkilö. Edellisten projektien raportteja ja muita materiaaleja voit pyytää lippukuntakoordinaattorilta ja niitä kannattaakin käyttää apuna projektin kokonaiskuvan hahmottamisessa. Oleellista on tässä vaiheessa ymmärtää, miksi tapahtuma järjestetään, kenelle se on suunnattu ja mitä sillä tavoitellaan. 4

5 4 Pestikeskustelu ja projektiryhmän rekrytointi Pestikeskustelu on kuin työsopimus, joka tehdään ennen uuden tehtävän aloittamista ja siihen lupautumista. Pestikeskustelu on tapaaminen, jossa kummankin osapuolen oikeudet ja velvollisuudet käydään yhdessä läpi. Vasta sen jälkeen pesti on sitova. Pestikeskustelussa on oikeus vaatia, kysyä ja kyseenalaistaa mitä aikaisemmin arveluttaviin asioihin puututaan, sitä parempi se on sekä projektin että sen tekijöiden kannalta. Pestikeskustelussa on hyvä tutustua yhdessä tähän projektiohjevihkoon. EPT:n hallituksen yhteyshenkilö pestaa projektijohtajan ja projektijohtaja toimikuntansa. Pestikeskustelulle kannattaa varata tarpeeksi aikaa ja rauhallinen paikka sekä toimittaa pestikeskustelun runko pestattavalle hyvissä ajoin etukäteen. Keskustelun jälkeen pestaaja kirjoittaa muistion puhtaaksi ja toimittaa sen molemmille osapuolille ja lippukuntakoordinaattorille. Pestikeskustelumuistioon on hyvä palata viimeistään loppuraportoinnin yhteydessä, pidemmissä projekteissa useamminkin. Pestikeskustelun runko löytyy Suomen Partiolaisten toimintasivuilta osoitteesta tai nettihaulla pestikeskustelu partio. Projektijohtajan pestaamisen jälkeen edessä on projektiryhmän rekrytoiminen. Kun kyseessä on alueittain kiertävän järjestelyvuoron tapahtuma, tulee projektiryhmä rekrytoida pääasiassa alueen lippukunnista, muissa projekteissa mahdollisimman laajalti koko EPT:n alueelta. Rekrytoidessa on tärkeää käydä läpi rekrytoitavan odotukset, tuen tarve sekä selventää pestin sisältö ja pituus. Tarvittaessa saat tietoa potentiaalisista henkilöistä EPT:n yhteyshenkilösi ja esimerkiksi lippukunnanjohtajien kautta. Projektiryhmän nimeää EPT:n hallitus projektinjohtajan esityksen pohjalta. Projektiryhmän rekrytoinnissa ja tehtävien jaossa on otettava huomioon henkilön sopivuus ja pätevyys kuhunkin pestiin. Vaikka parhaiden ystävien kanssa olisi helppo ja mukava toimia, on projektiryhmässä tarkoitus olla jäseniä monipuolisesti EPT:n eri alueilta. Projektiryhmään tarvitaan kokemuksen lisäksi myös uusia ideoita. Tehtävät kannattaa jakaa huolellisesti projektiryhmäläisten kesken, jotta projektin edetessä ei tulisi ilmi yllättäviä asioita, joista kukaan ei vastaa. 5

6 5 Projektin vaiheet Projektisuunnitelman pohjana kannattaa käyttää jotakin valmista mallia, jotta kaikki osa-alueet tulevat huomioiduksi. Tässä esimerkkinä yksi rakennemalli: Tausta Miksi projekti tehdään ja mihin se liittyy? Visio Mitä projektin avulla tapahtuu? Tavoitteet Määrälliset, laadulliset, väli- ja päätavoitteet Konkreettiset tulokset Mitä, missä, kuinka paljon? Kohderyhmä ja hyödynsaajat Kenelle projekti tehdään? Miten huomioidaanko kohderyhmän tarpeet? Projektiorganisaatio Työnjaosta sopiminen Resurssit Ihmis-, osaamis- ja aikaresurssit sekä talous Riskit Mikä voi mennä pieleen ja mitä siihen varaudutaan? Toteutus Keinot, toimintatavat, menetelmät, yhteistyön periaatteet Budjetti Arvioidut tulot ja menot Viestintä ja markkinointi Sisäinen ja ulkoinen tiedonkulku Raportointi Mitä, kuka, kenelle? Tässä vaiheessa kaikki projektiryhmän jäsenet tietävät, mitä heiltä odotetaan ja mitä vastaavasti ei edellytetä. Projektinjohtajan tehtävänä on huolehtia, että pelisäännöt ovat selvillä kaikille ja että tiedonkulku projektin sisällä on kunnossa. 6

7 5.1 Projektin omat tavoitteet EPT:n hallituksen tulee tietää projektin mahdollisista omista linjauksista, jotka käsittävät lähinnä johtajan tai toimikunnan tapahtumalle luomat tavoitteet ja suuremmat linjanvedot. Hallitus hyväksyy projektin toiminnalliset linjat tarvittaessa silloin, kun projektia käynnistetään. 5.2 Riskikartoitus, luvat ja ilmoitukset Projektisuunnitelmaa tehtäessä on oleellista miettiä myös sitä, mikä voi mennä vikaan. Riskikartoituksen tarkoituksena on ajatella, mitä ikävää mahdollisesti voisi tapahtua, miten se voitaisiin estää ja mitä tehdään, jos jotain tapahtuu. Turvallisuussuunnitelman pohja ja ohjeet löytyvät Suomen Partiolaisten nettisivuilta. Lisäksi yleisötapahtumasta pitää pelastuslain mukaan tehdä pelastussuunnitelma, joka toimitetaan päivystävän palomestarin ohjeiden mukaan viranomaisille. Pelastussuunnitelmasta on saatavissa malli toimistolta. Jos tapahtumassa on yli 100 henkeä tai siellä käsitellään avotulta, on siitä tehtävä ilmoitus myös poliisille. Järjestyslain mukaan tällöin tarvitaan järjestyksenvalvojakortillisia järjestyksenvalvojia, mutta tämä on usein neuvoteltavissa poliisin kanssa. Projektinjohtajan tulee aina miettiä myös projektiryhmään liittyviä riskejä, kuten jonkun jäsenen luopuminen pestistään kesken projektin esimerkiksi sairastapauksen vuoksi. Tarkoitus on vastaava kuin itse tapahtumaan liittyvien riskien kartoittamisessa: mietitään mitä voi tapahtua, miten se pyritään välttämään ja miten toimitaan jos ennakoitu asia kuitenkin toteutuu. Turvallisuussuunnitelma leirille: Turvallisuussuunnitelma tapahtumalle: Projektin toteuttaminen Projektin tekemisvaiheessa projektinjohtajan tehtävänä on pitää kaikki langat käsissään. Projektinjohtaja ei itse ota muuta vastuulleen kuin projektin johtamisen. Projektinjohtaja ratkoo esiin tulevia ongelmia yhdessä projektiryhmän kanssa. Mikäli jokin suunniteltu toiminta osoittautuu kelvottomaksi, pitää projektinjohtajan uskaltaa kannustaa projektiryhmää muuttamaan suunnitelmia. Aktiivisessa tekovaiheessa on tärkeää pitää huolta, että sovitussa aikataulussa pysytään. Lisäksi projektinjohtajan on hyvä tarkkailla, ettei kukaan tekijöistä jää yksin pestinsä tai ongelmiensa kanssa. 7

8 5.4 Loppuraportti ja projektin päättäminen Projektin loppuraportille sovitaan tarkka palautuspäivä jo projektia käynnistettäessä EPT:n hallituksen kanssa. Loppuraportin on tarkoitus olla mahdollisimman hyödyllinen seuraavia tekijöitä ajatellen. Raporttia laadittaessa kannattaa miettiä, kenelle raportti on tarkoitettu, onko tietoa sopiva määrä ja tulevatko tärkeimmät asiat selkeästi esille. Raportissa on tärkeää ottaa kantaa epäonnistumisiin ja siihen, miten ne voisi välttää jatkossa, sekä kirjata ylös onnistumiset ja parhaat oivallukset. Myös hyvistä kontakteista on aina apua seuraaville tekijöille. Loppuraportissa verrataan suunniteltuja asioita toteutuneeseen, siksi projekti on tärkeää suunnitella hyvin. Loppuraportin tarkoituksena on kuvata projektin eri vaiheet ja arvioida niitä. Loppuraportti palvelee sekä nykyistä että tulevia projektiryhmiä. Raporttia kirjoittaessa kannattaa tutustua aiemmin tehtyjen projektien loppuraportteihin. Loppuraportin kirjoittaminen ei ole yhden illan suoritus, vaan sen kirjoittaminen on tarkoitus aloittaa heti projektin alussa! Kaikkia projektin alkuvaiheessa tapahtuneita asioita ei voi muistaa loppuvaiheessa. Kirjoittaessa on tärkeintä kysyä itseltään miksi näin tehtiin ja mitä olisi pitänyt tehdä toisin. Loppuraportti tallennetaan PDFmuodossa ja toimitetaan lippukuntakoordinaattorille. Budjettiraportti pyydetään lippukuntakoordinaattorilta ja se liitetään loppuraporttiin mukaan. Loppuraportin liitteeksi kannattaa laittaa kokouksien esityslistoja, muistioita, suunnitelmia, tapahtumamainoksia ja mitä vaan muuta, mistä voisi olla hyötyä seuraaville tekijöille. Mikäli liitteitä on paljon, tulee ne nimikoida ja listata huolellisesti. Loppuraportti arkistoidaan toimiston arkistokansioon ja Jemmaan. Projektijohtajan pestikeskustelussa sovitaan projektin päättämisestä. Projektin päättämisellä tarkoitetaan tässä sitä hetkeä, kun projektiryhmän luovuttama loppuraportti ja talousraportti on hyväksytty EPT:n hallituksen kokouksessa. Samalla projektiryhmän vastuu päättyy. Loppuraportin sisällys 1. Projektin alku projektin/osa-alueen kuvaus staabin/toimikunnan rekrytointi omat tavoitteet/odotukset projektin suhteen 2. Suunnittelu projektin tavoite keinot tavoitteen saavuttamiseksi mittarit tavoitteiden onnistumiselle aikataulu budjetti 3. Toteutus ongelmat onnistumiset 4. Päättäminen palaute oman toiminnan arviointi (ongelmat, onnistumiset) osa-alueittainen arviointi (mukaan lukien projektiryhmä/toimikunta) organisaatio aikataulun pitävyys tärkeät kontaktit toteutuneet hankinnat ja kulut vs. budjetti ja suunnitelmat. 8

9 5.5 Palaute ja kiittäminen Projektin päättämisessä tekijöille on tärkeää paitsi projektin arvioiminen, myös palautteen antaminen ja saaminen. Positiivista palautetta annettaessa on hyvä muistaa kertoa palautteen saajalle ensin mahdollisimman tarkkaan, mitä hän on tehnyt hyvin. Kiittäminen on tärkeää! Henkilökohtaisen rakentavan palautteen antamisessa on tärkeää muistaa antaa palaute kahden kesken. Aluksi voi kertoa, miten hyvänä henkilön työtä yleensä pitää, ja tämän jälkeen eritellä, missä nyt olisi ollut parantamisen varaa ja kertoa, että uskoo hänen selviytyvän seuraavalla kerralla paremmin. Palautteen jälkeen voidaan yhdessä juhlistaa projektin läpiviemistä ja onnistumista. Kiittäminen on osa partioprojektia ja siis partiomainen tilaisuus, johon pätee samat pelisäännöt kuin itse projektiin. Kiittämisen voi järjestää vaikka saunaillan tai kokkailun merkeissä. Oleellista on kiva yhdessäolo! Kiittäminen voi tapahtua myös hakemalla ansioituneille toimijoille EPT:n ansiomerkkiä. EPT:n hallitus kiittää yleensä EPT:n projektiryhmiä kutsumalla projektiryhmät vuoden lopussa Gaalaan. 6 Talous EPT:n projektien talous on osa EPT:n taloudenhallintaa. EPT:ssä vastuun kaikesta toiminnasta ja taloudesta kantaa hallitus. Hallitus siis luonnollisesti haluaa, että kaikki tapahtumat ja niiden talous ovat tasapainossa. Projektin alussa sovitaan talouden säännöllisestä raportoinnista hallitukselle, mahdollisen voiton käytöstä ja tappion paikkaamisesta, talouden seurannasta sekä kirjanpitokäytännöstä. Projektijohtajan ja talouspäällikön tehtäviin kuuluu budjetin koostaminen syyskokouksessa hyväksytyn talousarvion pohjalta, talouden seuranta, projektin talouden loppuraportin tekeminen ja projektiryhmän talousohjaus. 6.1 Budjetti Talouspäällikön ensimmäisenä tehtävänä on tehdä projektin budjetti yhdessä projektin toimikunnan kanssa EPT:n syyskokouksen vahvistaman talousarvion pohjalta. Budjetti koostuu eri osa-alueiden arvioiduista kuluista sekä projektin arvioiduista tuloista. Budjetin tekeminen on helpompaa, jos projektia koskevia suunnitelmia on jo tehty. Tapahtumaa voi markkinoida aktiivisesti vasta sen jälkeen, kun hallitus on hyväksynyt tapahtuman budjetin ja osallistumismaksun. 9

10 6.2 Budjetin muoto Tapahtumabudjetti tulee tehdä EPT:n kustannuspaikkojen ja tilien mukaisesti kuluerittäin. Kuluerien kannattaa olla sellaisia, että ne helpottavat tapahtuman budjetointia ja seurantaa. Tapahtuman kirjanpidon hoitaa SP:n kirjanpitäjä, mutta seurantavastuu on tapahtuman talouspäälliköllä tai projektinjohtajalla. Budjetointiin saa apua esimerkiksi aiemmista tapahtumabudjetoinneista ja toteumista, joita saa toimistolta. Lisäksi lippukuntakoordinaattorilta tai tapahtuman yhteishenkilöltä kannattaa pyytää apua. Tilikartta kertoo, mihin luokkaan mikäkin kulu liittyy. Tilikartasta löytyy muun muassa kokouskulut, osallistumismaksut, tilavuokrat ja tarvikkeet omina tilipaikkoinaan. Budjettiin tai kirjanpitoon ei siis kirjoiteta erikseen, että kisan ohjelmaan on ostettu kyniä ja paperia, vaan kynät ja paperi ovat tarvikkeita, jolloin ne budjetoidaan ja tiliöidään tarvikkeisiin. Kustannuspaikka taas kertoo tarkemmin, minkä EPT:n osa-alueen tarvikkeista on kysymys: esimerkiksi kaikki Pinkkiin liittyvät kulut tiliöidään Pinkin kustannuspaikalle. Ajankohtaiset tiedot kustannuspaikoista ja tileistä saa lippukuntakoordinaattorilta. Pinkin talousarvio 2017 ja tilinpäätös

11 6.3 Mitä tulee muistaa budjetissa? Riskivara Riskivara on kohdistumatonta kulua, johon varaudutaan. Yleensä riskivara on 5 7 prosenttia kokonaiskuluista. Suurimmissa tapahtumissa (Punkku, Vinkuli ja Väiski) suositellaan riskivaran budjetointia. Riskivara on suurissa tapahtumissa tärkeä mahdollisten vastoinkäymisten kohdatessa, jotta koko projektin talous ei horjahtaisi. Riskivarasta ja sen käytöstä kannattaa keskustella tapauskohtaisesti hallituksen yhteyshenkilön kanssa. Osallistumismaksut Budjetoinnissa osallistujamäärä kannattaa arvioida edellisen vastaavan tapahtuman osallistujamäärän mukaan tai käyttää tapahtuman järjestäjien tavoitetta tai arviota. Osallistumismaksut pidetään järkevässä suuruusluokassa, eli ei nosteta huomattavasti edelliseen tapahtumaan nähden. Hallitus hyväksyy budjetin ja osallistumismaksun projektiryhmän esityksestä. Hallituksen kokousaikatauluista saa tietoa projektin yhteyshenkilöltä. Muutokset Mikäli projektin talous poikkeaa EPT:n hallituksen hyväksymästä talousarviosta, tulee projektin hallinnon hyväksyttää muutokset EPT:n hallituksella. On hyvä muistaa, että jos projekti ei ole budjetoinut rahaa esimerkiksi projektin tekijöiden kiittämistä varten, ei silloin hallituksen hyväksymän budjetin mukaan siihen voida käyttää rahaa. Budjettia on aina mahdollista päivittää projektin edetessä siirtämällä rahaa kuluerältä toiselle. Mahdollisen voiton käsittelemisestä päättää aina EPT:n hallitus projektiryhmän esityksestä. Tappion välttämiseksi korjaavat toimenpiteet tehdään projektin kokonaistalousarvion asettamissa rajoissa jo projektin aikana, mutta muutoksista talousarviossa tulee aina ensin tiedottaa hallitukselle. Muita huomioita Perusperiaatteena on, että yhdistys ei maksa partiolaisille partion eteen tehdystä työstä. Poikkeuksena ovat yhdistyksen palkatut työntekijät. Partiolaisilta, jotka toimivat yhdistyksen hyväksi, edellytetään partiomaisia toimintatapoja: lainaamista, itse tekemistä, hintavertailua ja isommissa hankinnoissa tarjouspyyntöjen pyytämistä vähintään kolmelta eri taholta. 6.4 Avustukset EPT:n toimintasuunnitelmassa oleville tapahtumille ei ole yleensä mahdollisuutta saada kohdeavustusta Espoon kaupungilta, koska tapahtumat on huomioitu EPT:lle myönnettävässä toiminta-avustuksessa. Avustusta tapahtumille voi hakea esimerkiksi Lions Clubilta ja/tai seurakunnalta. Avustushausta on aina raportoitava hallitukselle. Apua avustusten hakemiseen saa hallituksen yhteyshenkilöltä ja lippukuntakoordinaattorilta. Huomioi, että avustushakemuksiin ja raportteihin pitää pyytää EPT:n virallisten nimenkirjoittajien allekirjoitukset. 11

12 6.5 Käytännön taloudenhoito Projektin edetessä syntyy erilaisia kuluja. Ensisijaisesti kaikki syntyvät kulut pyydetään verkkolaskulle EPT:n laskutusosoitteeseen ja toissijaisesti paperilaskulle. Espoon Partiotuki ry:n laskutusosoite Verkkolaskut / OVT-tunnus: , välittäjä Basware (BAWCFI22) Paperilaskut: Espoon Partiotuki ry, PL 514, BASWARE Jos laskutus ei onnistu, niin sitten syntyneet kulut voi tilittää kuitteja vastaa Partion kululaskuohjelmassa: Tapahtumille ei ole mahdollista saada omia pankkitilejä tai tilinkäyttöoikeuksia. EPT:n puheenjohtajalla, lippukuntakoordinaattorilla sekä nimetyllä hallituksen jäsenellä on tilinkäyttöoikeudet. Projekti voi pyytää heidän apuaan suuriin ostoihin. Kuittien vahvistamiskäytännöistä tulee sopia projektikohtaisesti. Esimerkiksi Väiskissä on helpointa jakaa talousvastuuta eri osa-alueiden vastaaville, mutta Pinkissä kilpailunjohtaja on usein vastannut koko tapahtuman kuittien hyväksymisestä. Tärkeää on, että talousvastaava hyväksyy kaikki kulut ennen kuin niitä korvataan. Projektin taloudenhoitaja tai lippukuntakoordinaattori voi myös kysyä vahvistusta sähköpostilla tai puhelimitse. Isommissa hankinnoissa tulee budjettivastaavan olla tietoinen syntyvästä kulusta jo etukäteen. Suuriin kuluihin on mahdollisuus saada rahallista ennakkoa, jos tuotetta/palvelua ei pysty ostamaan laskulle. Ennakko haetaan kululaskujärjestelmän kautta. Tosite kulusta tulee toimittaa viipymättä kululaskujärjestelmään. Projektin talousvastaava voi koota talouden seurannan esimerkiksi Exceliin osaaluebudjettien viereen. Hallitukselle toimitettua budjettia voi osa-alueittain tarkentaa seurantaa varten, jos näette tarvetta. Esimerkiksi kisan tehtäviin varattu 1500 kannattaa seurannassa jakaa esimerkiksi rasti- tai materiaalikohtaisesti, jolloin seurantaa on kulujen syntyessä kätevämpi valvoa. Toteutuneista kuluista kannattaa pyytää myös väliraportteja lippukuntakoordinaattorilta. Seurantaan liittyy myös ajankohtaisen budjettiennusteen ajan tasalla pitäminen. Sitä mukaa, kun syntymässä olevien kulujen summat selkiytyvät, niitä kannattaa syöttää seurannan toteumaennusteeseen, jolloin mahdolliset muutokset koko budjetissa pystytään havaitsemaan ja mukauttamaan budjettia jo ennen tapahtumaa. Tämä saattaa olla hankalaa tapahtumissa, joissa suuri määrä hankintoja tehdään viime hetkellä ja talouspäällikkö saa kuitit vasta jälkikäteen, mutta ainakin suurimpien ja ennakkoon tiedossa olevien kulujen osalta tämä on suositeltavaa. 12

13 Seurantaa ja virallista kirjanpitoa varten tulee kaikki kulut kirjata oikeille kustannuspaikoille ja tileille. Kun kuluilla ja tuloilla on otsikot, pystytään ne sijoittamaan oikeaan paikkaan seurannassa ja ne voidaan myöhemmin syöttää kirjanpitoon. Huomaa, että myös tuloilla pitää olla otsikko eli niille tulee olla omat kustannuspaikkansa ja tilinsä. 6.6 Talouden loppuraportti Projektin talousvastaavan työt eivät pääty vielä itse tapahtumaan vaan kulujen maksun lisäksi tehtävänä on vielä talouden loppuraportti (tapahtuman tilinpäätös). Lippukuntakoordinaattorilta saa pyytämällä tapahtuman tilinpäätöksen sen jälkeen, kun menot ja tulot on syötetty kirjanpitoon. Tämän lisäksi raportin tulee sisältää itse tehty ja selvitetty talouden loppuraportti, joka on apuna seuraaville tekijöille. 7. VIESTINTÄ EPT:n viestintäryhmä, hallituksen yhteyshenkilö ja lippukuntakoordinaattori tukevat projektiryhmiä ja erityisesti niiden viestintävastaavia tiedotuksen tekemisessä. Tiedotuskanavina käytetään EPT:n omia viestintäkanavia, joita ovat EPT.fiverkkosivut, EPT:n Sähkis, EPT:n Facebook-sivut, EPT Tiedottaa -lehti, EPT:n Instagram-sivut ja lippukuntaposti. Älä luo itse uusia sivuja esimerkiksi Instagramiin, vaan pyydä tunnukset EPT:n kanaviin lippukuntakoordinaattorilta. EPT:n viestintäkanavia Verkkosivut EPT Verkkosivut/Espoon Punanen Kuvapankki Facebook EPT Facebook EPT/Vimma Instagram/EPT Instagram/Espoon Punanen Instagram/Vimma ww.ept.kuvat.fi Onnistunut viestintä mahdollistaa sen, että tapahtumaan tulee paljon osallistujia, kaikki tietävät missä mennään ja kokevat, että tapahtuman järjestelyihin on helppo lähteä mukaan. Koska useimmat EPT:n tapahtumat on suunnattu tietylle ikäkaudelle, kohderyhmää on mietittävä mainostuksessa. Esimerkiksi Pinkkiä ei markkinoida osallistujille vaan heidän laumanjohtajilleen. Viestinnän avainsanoja ovat siis avoimuus, kattavuus ja viestinnän räätälöiminen kohderyhmälle sopivaksi. Tapahtuman markkinointi on hyvä aloittaa heti, kun tapahtumasta on jotain kerrottavaa. Ensimmäisenä viestinä voi toimia pelkkä merkitse päivämäärä kalenteriisi -tyyppinen ilmoitus, mikäli tarkkoja tietoja ei vielä ole saatavilla. 13

14 7.1. Sähköpostilistat ja LPK-posti Lippukuntakoordinaattorin kautta voi lähettää tietoa tapahtumasta alueiden sähköpostilistoille ja kohdennetuille ryhmille Kuksan poiminnalla esimerkiksi akelat tai 15-vuotiaat ja sitä vanhemmat EPT:n lippukuntien jäsenet. EPT:n sähköpostitiedote lähetetään noin kerran kuussa. PäPan lähettämä paperinen lippukuntaposti lähetetään kuusi kertaa vuodessa lippukuntiin. Materiaalit toimitetaan lippukuntakoordinaattorille. 7.2 Nettisivut ja valokuvapankki EPT:n viestintäryhmä ja lippukuntakoordinaattori päivittävät EPT:n nettisivuja Toimita projektista tietoa ja kuvia lippukuntakoordinaattorille, niin nettisivuille saadaan ajankohtaiset tiedot projektistasi. Valokuvia varten on yhteinen sivu osoitteessa kuvat.ept.fi, jonne voi tallettaa hyviä otoksia tapahtumista. Kuvapankin kuvia voi myös käyttää EPT:n tapahtumien markkinointiin. Muista lisätä kuviin kuvaajan nimi ja partion logo ennen julkaisua. Muista lisätä käyttämiisi kuviin ja tekemiisi mainoksiin partion logo. 7.3 Muut sähköiset viestintäkanavat Erityisesti johtajaikäisille viestittäessä EPT:n Facebook-sivu on mainio väline. Sivun alle saatte oman tapahtumanne pyytämällä lippukuntakoordinaattorilta. EPT:n sivun alle luotu tapahtuma tavoittaa suuremman yleisön kuin vain omat kaverisi. 14

15 7.4 Viestintä Ei-Vielä-Partiolaisille ja sidosryhmille Haluamme, että muutkin kuin partiolaiset tietävät, kuinka siistiä toimintaa EPT järjestää. Siksi on tärkeää, että tapahtumistamme tehdään juttuja lehtiin ja televisioon ja että esimerkiksi avustuksistamme päättävät sidosryhmät näkevät, mitä EPT:läinen partio oikeasti on. Antamalla toiminnastamme hyvän ja houkuttelevan kuvan saamme lisää jäseniä. EPT:n isoimmista ja erityisesti ulkopuolisille näkyvistä tapahtumista kirjoitetaan lehdistötiedotteet, joissa esitellään tapahtumaa ja kerrotaan partiotoiminnasta. Tiedotteesta ei kannata tehdä ympäripyöreää (Leirillä nukutaan teltoissa. EPT on partiolaisten aluejärjestö.), vaan etsiä juuri ne seikat, jotka erottavat tämän tapahtuman ja EPT:n muista (Leirillä hypätään laskuvarjolla. EPT on Espoon suurin nuorisojärjestö, jossa nuoret järjestävät toiminnan itse.). Lehdistötiedotteita kannattaa kirjoittaa useampia: muutama ennen tapahtumaa ja tapahtuman aikana sekä yksi sen jälkeen. Myös valmiita juttuja ja kuvia kannattaa tarjota lehtiin. Lippukuntakoordinaattorilta saa apua tiedotteiden laadintaan. Lisäksi EPT:llä on oma kumppanuussivusto Länsiväylässä, minkä tunnukset saa lippukuntakoordinaattorilta. Hyvä keino hankkia näkyvyyttä ja lisätä partion positiivista julkisuuskuvaa on kutsua esimerkiksi kaupungin, seurakuntien tai muiden sidosryhmien edustajia vierailemaan tapahtumaan. Kutsut kannattaa lähettää jo useita viikkoja ennen tapahtumaa. Muista kuitenkin sopia vieraiden kutsumisesta lippukuntakoordinaattorin kanssa: on hyvä, jos esimerkiksi hallituksen puheenjohtaja ja lippukuntakoordinaattori tulevat mukaan vieraita viihdyttämään, sillä heillä on usein jo valmiit kontaktit sidosryhmien edustajiin ja laajempi tietämys EPT:n toiminnasta. Kutsut kannattaa tehdä ja postittaa yhdessä lippukuntakoordinaattorin kanssa. 15

16 8. Toimisto Lippukuntakoordinaattori tukee EPT:n tapahtumia muun muassa suunnittelussa, organisoinnissa, hankinnoissa ja viestinnässä. Lippukuntakoordinaattori tekee myös Kuksa-tapahtumat, välittää tapahtumainoksia eri kanaviin ja tekee avustushakemukset. Lippukuntakoordinaattori kannattaa pitää myös ajan tasalla projektin kulusta ja aikataulusuunnitelmista sillä toimistolta kysellään paljon tapahtumiin ja niiden käytäntöihin liittyvistä asioista. Kannattaa esimerkiksi toimittaa kaikki pöytäkirjat ja tiedotteet lippukuntakoordinaattorille, jotta hän pystyy seuraamaan tapahtumaa. 8.1 Toimistopalvelut Toimistolla on mahdollisuus frankeerata kirjeet vuonna 2017 hintaan 2. posti 0,82 ja 1. posti 1,29. Toimistolta saa apua postitukseen pyydettäessä. Toimistolla on hyvät laitteet materiaalin tulostamiseen, kopiointiin ja laminointiin. Vuonna 2017 tulostaminen ja kopiointi maksaa 0,05 mustavalkotuloste ja 0,17 värituloste. A4 laminointi maksaa 0,50 ja A3 0,90. Materiaalit kannattaa lähettää toimistolle sähköpostilla etukäteen. Tällöin tulosteiden laatu ei heikkene ja toimistolla voidaan tulostaa materiaalit valmiiksi. Toimistolla tulostetaan melko usein isoja eriä, jotka varaavat tulostimen jopa tunneiksi, joten kun lähetät materiaalin hyvissä ajoin ennakkoon, varmistat että se odottaa sinua valmiina kun tulet sitä noutamaan. Kopioiminen ja postitus tulee hoitaa toimiston aukiolojen aikana tai erikseen sovitusti. Partioasemalla on paljon tiloja kilpailujen suunnittelupalavereihin ja palkintojenjaon järjestämiseen. Tilat voi varata joko itse osoitteesta varaus.partioasema.fi tai toimistosihteeriltä. Luottishuoneen tietokoneet ja kopiokone ovat projektien käytössä myös iltaisin. Piirillä on vuokrattavana hieman retkivälineistöä, kuten puolijoukkuetelttoja, ahkioita ja Teuva-keittimiä. Voit kysyä ajantasaista vuokraushinnastoa toimistosihteeriltä. EPT:ltä voi lainata muun muassa EA-laukkuja, pöytäliinoja ja toimistotarvikkeita. Lisätietoja lainatavaroista saat lippukuntakoordinaattorilta. 16

17 9. MUISTILISTA 9.1 EPT:n laskutusosoitteet Espoon Partiotuki ry:n laskutusosoite: Verkkolaskut / OVT-tunnus: , välittäjä Basware (BAWCFI22) Paperilaskut: Espoon Partiotuki ry, PL 514, BASWARE 9.2 Kuksa ja ilmoittautuminen EPT:n tapahtumiin ja kisoihin ilmoittautuminen hoidetaan jäsenrekisteri Kuksan kautta. Tapahtumaa luotaessa pitää miettiä, mitä tietoja ilmoittautumislomakkeessa tarvitaan ja mitä osallistujilta halutaan kysyä esim. 1. Milloin ilmo päättyy 2. Osallistumismaksun suuruus 3. Keneltä saa lisätietoja s-posti ja puh. 4. Ryhmän koko, saattajien määrä tms. 5. Erityisruokavaliot 6. Tapahtuman lyhyt kuvaus, aika, paikka ja mitä tapahtuu 7. Vastausviesti, jonka saa, kun lomakkeen on täyttänyt Suomen Partiolaisten turvallisuusohjeen mukaisesti yli kolme yötä kestäviin tapahtumiin tarvitaan huoltajan lupa jokaiselta alle 18-vuotiaalta osallistujalta. Lupa voidaan kerätä joko erillisillä paperilapuilla, tai Kuksassa siten, että alaikäisten ilmoittaminen hoidetaan huoltajatunnuksilla. Lisätietoa Kuksan toiminnallisuuksista on luettavissa SP:n toimintasivustolta: EPT:n tapahtumien Kuksan ilmoittautumislomakeen tekee lippukuntakoordinaattori, joten ilmoita hänelle tiedot siitä, mitä ilmoittautumislomakkeella haluat kysyä. 17