Case Pori: Dataohjattu osallistava brändiuudistus ja osallisuus- ja vuorovaikutusmalli. Terve Kunta Porin kaupungintalo

Transkriptio

1 Case Pori: Dataohjattu osallistava brändiuudistus ja osallisuus- ja vuorovaikutusmalli Terve Kunta Porin kaupungintalo

2 Jaa kokemuksesi tai esitä kysymyksiä 4. Paina Send 2. Vaihda väri kysymyksen mukaan: brändi = violetti Osallisuus = punainen 3. Kirjoita kysymys 5. Kysymyksesi näkyy muille 1. Kirjoita selaimeen:

3 Taustalla organisaatiouudistus tammi-kesäkuu 2017 Viestintä- ja markkinointiohje Brändikonsepti Taustatutkimus maalis-joulukuu 2016 Avoin osallistaminen Osalisuus- ja vuorovaikutusmalli tammi-kesäkuu (joulukuu) 2017 Toteuttajana moniammatillinen brändityöryhmä, kumppanit Staart ja Hellon Viestintäja markkinointiohjelma toukokuu huhtikuu 2018 Viestintä- ja markkinointisuunnitelma Viestintä- ja markkinointiopas

4 Todella outo, ehdottoman uniikki - Porin dataohjattu osallistava brändiuudistus

5 Lähtökohta Kaupunkien brändiuudistusten suurin haaste on, että kaupunkilaiset harvoin kokevat omikseen ympäripyöreitä korulauseita, markkinoinnin trendikkäitä grafiikoita tai mystisiä strategiahäkkyröitä. Ja kun kyse on vielä asiaan kuin asiaan vastaan vänkäävistä porilaisista, nousi uudistuksen suunnittelussa suureen rooliin prosessi: Miten saisimme kaupunkilaiset innostumaan ja osallistumaan? Porilainen kun tekee mieluummin vaikka väärin kuin mitä käsketään.

6 Luova prosessi Kaupungin brändi ei voi syntyä ylhäältä alas annettuna. Loimme dataohjatun ja osallistavan toimintamallin, jossa kaupunkilaisten asukkaiden, henkilöstön, yritysten ja yhteisöjen tuottama data ohjasi suunnittelua vaihe vaiheelta. Tärkeänä arvona oli läpinäkyvyys. Tavoitteena oli tarjota kaikille halukkaille mahdollisimman aitoja osallistumiskokemuksia ja toteuttaa yhteisöllisyyttä luova prosessi.

7 Ihmisten tuottamasta datasta tiivistettiin timantti vaihe vaiheelta

8 Pohjatyö antoi tarvittavan perusdatan Porilaisuutta purettiin palasiin kaupungin henkilöstön workshopeissa sekä tutustuen tutkimuksiin ja relevantiin historiatietoon

9 Avattiin poriuudistuu.fi-sivusto, jossa kaupunkilaiset tekivät hauskoja Pori-tarinoita.

10 Tarinoihin oli piilotettu datapisteitä, jotka ohjasivat suunnittelua.

11 Pori-tarinat levisivät somessa ilman maksettua mainontaa generoiden yli tarinaa.

12 Avattiin kaupunkilaisille Poris popup-mainostoimisto.

13 Haettiin toimistoon työntekijöiksi porilaista brändikonsulttia. He saivat panoksestaan työtodistukset.

14 Kuka tahansa pystyi kävelemään sisään osoitteessa Yrjönkatu 3 sijainneeseen toimistoon.

15 Toimistossa saattoi jättää mielipiteensä neljään eri tyylisuunta-ehdotukseen, jotka oli suunniteltu heijastamaan edellisten vaiheiden datasta syntyneitä tunnelmia.

16 Kävijät merkitsivät mielipiteensä kyselyyn, jonka pystyi tekemään myös verkossa.

17 Lisäksi toimistossa järjestettiin keskustelutilaisuuksia eri kohderyhmille. Tilaisuudet dokumentoitiin.

18 Data antoi selkeät suuntaviivat viimeistelylle Karhukuvitukset nostettiin datan pohjalta ilmeen kärjeksi. 35 prosenttia vastaajista oli sitä mieltä, että neljännessä tyylisuunnassa esiintynyt seikkaileva karhu sopi Porille täydellisesti (tulos 5, skaalalla 0-5). Puna-sininen värimaailma syntyi datan pohjalta (kaksi suosituinta väriä porilaisten mielestä). Kruunu nousi esiin dataa ja avoimia mielipiteitä tutkittaessa. Kun dataa kerättiin vaiheittain projektin edetessä, saatiin tiivistettyä olennainen esiin läpinäkyvästi toimien.

19 Lopputuloksena tiivistyi identiteetti Koko kaupunkiorganisaatio näyttäytyy nyt yhtenäisenä ja tunnistettavana kaikissa kosketuspisteissä. Tämä helpottaa arjen viestintää ja lisää kustannustehokkuutta.

20 Pori* Pori ei ole yhden asian, totuuden tai iskulauseen kaupunki, vaan monipuolinen, muuntautuva ja intohimoista elämää viettävä outolintu, joka on ylpeä ainutlaatuisuudestaan ja antimistaan. Se on periksiantamaton, itsepäinen, mutta aina uudelleen luovasta hulluudesta ja vastakohdista voimaa ammentava kaupunki. Sen ytimessä on sitkeä yrittäminen ja oma tapa tehdä alalla kuin alalla. Porilaiset ovat ylpeitä siitä, että täällä tehdään itse, luodaan tyhjästä ja noustaan tuhkasta. Täällä itseironia ja itsekritiikki lyövät kättä sulassa sovussa. Porissa suhtaudutaan elämään, ympäristöön ja tekemiseen intohimoisesti. Porissa kulmia ei koskaan hiota liian pyöreiksi ja vastakohdille löytyy tilaa. Järki voi olla joskus jäässä mutta tunteisiin Pori menee aina. Siihen voi välillä mennä hermot, mutta vain koska se on niin rakas. Se itkettää, naurattaa ja ennen kaikkea koskettaa. Pori pääsee ihon alle. * TIIVISTYS DATASTA JA WORKSHOP-HAVAINNOISTA, TUTKIMUKSISTA SEKÄ KESKUSTELUISTA PORIS-TOIMISTOSSA ASIANTUNTIJOIDEN NÄKEMYKSEN MUKAAN

21

22

23

24

25

26 Tulokset Lopulta tärkeintä on se, miten kaupunkilaiset ovat ottaneet brändiuudistuksen omakseen ja alkaneet elää sitä todeksi. Vastaanotto on ollut huikea!

27 Kaupunkilaiset jonottivat lanseerauksen yhteydessä jaettuja karhu-kasseja. Suorat mielipiteet olivat ylistäviä. Kaupungin vaikuttajat pitivät uudistusta onnistuneena.

28 Pori Sans -fontti on levinnyt käyttöön.

29 Paikallinen ja valtakunnallinen media uutisoi.

30 Uudistus kosketti ulkoporilaisten sydämiä.

31 Tutkimusten mukaan.

32 Pori-kuva on vahvistunut; yhdenmukaistaminen on kartuttanut tunnistettavuutta ja säästänyt kustannuksia Osoittautunut erinomaiseksi pohjaksi jatkokehittämiselle.

33 Palkittu ja benchmarkattu Porilainen Maineteko 2017 Paras palvelumuotoilu - kategorian kunniamaininta Ehdolla Kuntamarkkinoinnin Suomen mestariksi

34 Flinga: Kysymykset ja vastaukset

35 Oikeasti osallistava, aidosti merkityksellinen - Porin osallisuus- ja vuorovaikutusmalli

36 Osallisuus on halua ja mahdollisuutta päättää ja vaikuttaa. Osallisuus on nähdyksi, kuulluksi, arvostetuksi ja ymmärretyksi tulemista. Se ehkäisee syrjäytymistä ja antaa kokemuksen yhteisöön kuulumisesta. Osallisuus on osallistumista laajempi asia. Se on aktiivista toimintaa: yhteisiin asioihin vaikuttamista.

37 Porin strategia linjaa, että uusi Pori on entistä vuorovaikutteisempi ja osallistavampi. Kuntalaki luo edellytykset asukkaiden osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuuksien toteutumiselle Sama linjaus sisältyy Pori-sopimukseen ja on jatkoa aiemman valtuustokauden organisaatiotoimikunnan pyrkimykseen kaupunkilaisten osallisuuden vahvistamisesta.

38 Haettu juuri Porin tarpeisiin sopivaa syväluotaavaa mallia Taustalla ovat vaikuttaneet seuraavat viisi näkökulmaa: Paine tuottaa tehokkaampia ja ihmislähtöisempiä palveluprosesseja Halutaan ennaltaehkäisyä ongelman hoidon sijaan Niukkoja resursseja halutaan kohdistaa oikein (sinne missä asiakkaat ovat) Kaupunkien ja kuntien kehitettävä oman alueensa haluttavuutta entistä innovatiivisemmin

39 Valmistelun painopiste periaatteiden laatimisessa, suunnittelussa, testauksessa ja kokeilussa Kick-off Painopisteiden määrittely Toimintamallin suunnittelu ja kokeilu Toimintamalli ja konkreettinen esimerkki käytännön tekemisestä Esivalmistelut Kick-off -workshop Masterclass osallistamisesta ja palvelumuotoilusta Käyttäjähaastattelut ja löydösten analysointi Lopputuloksena: miksi ja miten kaupunkilaisten tulisi osallistua kaupungin kehittämiseen juuri Porissa Toimintamallin suunnittelu: miten kuntalaiset otetaan mukaan Porin palvelukehitykseen ja toiminnan järjestämiseen Uuden mallin ketterää testausta: Kirjurinluodon kehittämishanke (tapahtumajärjestäjät ja leikkipuistoiästä ulos kasvaneet) ja brändikonseptin muotoilu Toimintamallin käyttöönotto: osallisuusagentit, käytännön toimenpiteet, osallistaminen osaksi kaikkien työtä, organisaation valmentaminen Kumppanuus: sopiminen kuka tekee mitäkin

40 Porin uusi osallisuus- ja vuorovaikutusmalli Kytkeytyy uuteen organisaatiorakenteeseen ja sen ohjaus- ja johtamisjärjestelmään. Kuvaa, miten Porissa edistetään osallisuutta ja mitä osallistamisella tavoitellaan. Antaa eväät tieto-, suunnittelu-, päätöksenteko- ja toimintaosallisuuden toteuttamiseen ja eri osallistamiskeinojen hyödyntämiseen. On työntekijälle konkreettinen esimerkki kaupunkiorganisaation käytännön tekemistä ohjaamaan sisältää tapausesimerkkejä ja ohjenuoria. On asukkaalle väline saada tietoa osallistumismahdollisuuksista ja arvioida tavoitteiden toteutumista. Mahdollistaa eri kohderyhmien laajamittaisen osallistumisen ja vuorovaikutuksen: kaupunkilaiset, järjestöt, elinkeinoelämä, henkilöstö jne. On merkittävässä roolissa tavoiteltaessa kaupungin elinvoimaa ja kaupunkilaisten hyvinvointia sekä kaupungin toiminnan asukas- ja asiakaslähtöisyyden, vuorovaikutteisuuden, yhdessä tekemisen ja osallisuuden laajentumista. Nostaa kaupunkilaisten ja yhteisöjen asiantuntemuksen henkilöstön asiantuntemuksen rinnalle ja haastaa kaupunkiorganisaatiota kohti osallistuvaa, avoimempaa ja vuorovaikutteisempaa toimintakulttuuria. Edellyttää toimintatapojen muutosta sektori- ja ydintehtävä-orientaatiosta kohti rajoja ylittävään yhteistyöhön ja yhdessä tekemiseen.

41 Seitsemän askeleen osallisuusmalli

42 Osallistamisen keinot valitaan kehityshankkeen ja osallistettavien mukaan Tieto-osallisuus o o o o Ymmärrettävä viestintä Oikea-aikainen viestintä Kuntalaisten kuunteleminen Vuorovaikutus Suunnitteluosallisuus o o o o o o o o Asukasfoorumit Kylä- ja järjestöillat Asiakaspalaute- ja kyselyt Sähköiset osallistumiskanavat Palvelut Kuntastrategia Hankkeet Aloiteoikeus Päätöksenteko-osallisuus o o o o o Vanhusneuvosto Vammaisneuvostot Nuorisovaltuusto Suoran osallistumisen keinot Edustuksellisen demokratian keinot Toimintaosallisuus o o o o o o Tapahtumat Vapaaehtoistoiminta Talkoot Yhteiset hankkeet Yhteiset kehittämistyöt Kumppanuus

43 Osallisuuden periaatteet Porissa 1. Yhteensovittaminen osallistaminen on automaattinen osa kaupungin sisäisiä prosesseja eli tapa ajatella ja toimia. 2. Läpinäkyvyys se mitä osallistamisella tavoitellaan, mihin pyritään ja mihin suuntaan edetään, on kaikille avointa ja selkeää. 3. Vastuullisuus osallistaminen on tietoista suunnittelu- ja päätäntävallan siirtoa palveluiden käyttäjille. 4. Kehittäminen osallistaminen on rohkeutta luopua täydestä kontrollista: mahdollisuus aidosti kiinnostaviin, uusiin asioihin edellyttää epäonnistumisen kulttuuria ja sitä, ettei pelkää riskejä. 5. Toimintamahdollisuudet osallistaminen on ketterää ja osallistamisen keinot muuttuvat kuntalaisten tarpeiden mukana jatkuvasti oikeaan suuntaan.

44 Edellytykset onnistuneelle osallistamiselle 1. Viestintä oikea-aikainen, selkokielinen ja monikanavainen viestintä erilaisten kohderyhmien aktivointiin sopivissa kanavissa. 2. Osaamisen laajentaminen kaupunkiorganisaation sisäisen osaamisen kasvattaminen, johdon osoittama tuki ja luottamus, aito kokeilukulttuuri. 3. Budjetti osallistumisen suunnittelun, palveluiden osallistavan kehittämisen ja digitaalisten osallistamiskeinot mahdollistava riittävä rahoitus ja henkilöresursointi.

45 Osallisuuden johtaminen Osallisuuden periaatteet määrittelevät kaikkea kaupungin toimintaa. Kaupunginjohtaja vastaa osallisuudesta ja johtaa osallisuuden neuvottelukuntaa, johon kuuluu myös sidosryhmien edustajia. Kaupunkistrategia Kaupunginjohtaja Osallisuuden neuvottelukunta Neuvostot ja foorumit Osallisuuden ohjausryhmä Vanhusneuvosto, vammaisneuvosto, nuorisovaltuusto ja erilaiset asukas- ja asiakasfoorumit vahvistavat osallisuutta. Viestintäyksikön vetämä kaupungin sisäinen osallisuuden ohjausryhmä sovittaa yhteen eri toimintoja ja seuraa mittareita.

46 Tarvitaan keskustelua työnjaosta Kaupunki: henkilöstö ja poliitikot konsernihallinto ja toimialat Kaupunkiyhteisön muut toimijat: oppilaitokset ym. Maakunta: työntekijät ja poliitikot Seurakunta: henkilöstö ja päättäjät vapaaehtoiset Kumppanuus Yritykset Tavalliset kaupunkilaiset Järjestöt: perinteiset: sote, urheilu, kylät, nuoriso, kulttuuri ym. uudenlainen kansalais- ja järjestötoiminta

47 Osallisuusagentit Osallisuusagentit ovat viestintäsuunnittelijoita, joiden työnkuvaan osallisuus- ja vuorovaikutustyö on sisällytetty ja joiden puoleen kaupunkilaiset, yhteisöt ja kaupunkiorganisaation henkilöstö voivat kääntyä tarvitessaan apua aloitteiden ja kehittämisehdotustensa edistämisessä. Osallisuusagentit toimivat tiiviissä yhteistyössä toimialojen osallisuus- ja vuorovaikutustyötä tekevien ja palveluissa työskentelevien kanssa sekä vastaavat henkilöstön kouluttamisesta ja valmentamisesta sekä luottamushenkilöiden perehdytyksestä osallistavaan ja vuorovaikutteiseen tekemiseen. Huhtikuussa 2018 rekrytoitu sisäisellä haulla kaksi osallisuusagenttia, jotka rakentavat yhdessä eri toimijoiden kanssa sopivat yhteistyöfoorumit. Osallisuusagenttimalli tarjoaa selkeän ja suunnitelmallisen ratkaisun eri alueiden ja väestöryhmien erityispiirteet, eri verkostot sekä kaupunkiorganisaation sisäisen osaamisen laajentamiseen huomioivaan kehittämiseen.

48 Näitä lähdetään työstämään Henkilöstön koulutus ja valmentaminen Luottamushenkilöiden perehdytys Porilaisten osallistumismahdollisuuksien työkalupakin kokoaminen (mm. palautteet ja aloitteet, ehdotukset, äänestäminen, päätöksenteon seuraaminen verkossa, (alue)foorumit ja neuvostot, avoin data, digitaaliset osallisuuskäytännöt, viestintäkanavat) Vapaaehtoistyön toimintamalli Verkostoyhteistyö Kaupungin tilojen käyttö Osallistuvan budjetoinnin mahdollisuuksien selvittäminen Suunnitelma on alustava ja sitä tarkennetaan. Toimenpiteet jakautuvat useammalle vuodelle. Yrityspuolen osallisuusagenttitoiminta Asiakaspalvelun ja palveluohjauksen kehittäminen Yhteys kaupungin eri ohjelmiin (esim. palveluohjelmat, hyvinvointi- ja elinvoimaohjelmat) ja linkitys ennakkovaikutusten arviointiin (EVA) Kansallinen ja kansainvälinen kehittämis- ja tutkimusyhteistyö Digitalisaation mahdollisuudet Älykkyyden (teknologia ja ihmisläheisyys) huomiointi Alusta-ajattelu (yhteisten ongelmien ratkaisu, erilaiset palveluinnovaatiot)

49 Valmistelu- ja päätösviestinnän eteneminen 1. Toimiva johto informoi asiasta suullisesti keskeisille luottamushenkilöille. 2. Kun valmistelun etenemisestä on sovittu, viestintävastaava lähettää tiedotteen (tai tiedotustilaisuuskutsun) medialle. 3. Henkilöstöviestinnästä vastaava välittää keskeiset tiedot henkilöstölle samanaikaisesti yleisen mediatiedotteen julkaisemisen kanssa. 4. Asian valmistelija ja viestintävastaava julkaisevat verkkosivuilla materiaalia ja avaavat keskustelua sosiaalisessa mediassa. niille kohdistetuilla tiedoilla. 8. Valmistelun eri vaiheissa tietoja päivitetään verkkosivuilla, mediatiedotteilla ja tarvittaessa esitemateriaalilla ja uusilla asukastilaisuuksilla. 9. Valmistelija tuottaa nähtäville vaihtoehtoja ja niiden vaikutusten esittelyä ennen päätösesitystä. 10. Päätösesitys perusteluineen julkaistaan toimielimen esityslistalla ja esityslista internetissä. 11. Viestintävastaava informoi mediaa päätösesityksestä. 12. Viestintävastaava tiedottaa päätöksestä medialle ja toimielimen sihteeri asianosaisille. 5. Asian valmistelija avaa yleisen kuulemisen esimerkiksi 13. Toimielimen sihteeri päivittää esityslistan pöytäkirjaksi otakantaa.fi -palvelussa. verkkosivuille. 6. Viestintävastaava valmistelee asukastilaisuuden. Sen 14. Valmistelija ja viestintävastaava valmistelevat päätetyn aika kannattaa ilmoittaa jo mediatiedotteessa. vaihtoehdon pohjalta havainnollista esitysmateriaalia, 7. Johto ja valmistelija pitävät sidosryhmät ajan tasalla jota voidaan käyttää mm. asukastilaisuuksissa, sidosryhmätapaamisissa ja verkkosivuilla. Prosessi voi vielä tarkentua.

50 Tavoitteena synnyttää uuden sukupolven kaupunki: Älykäs Pori 3.0. Kaupunkilaiskeskeinen näkemys älykkäästä kaupungista, joka tukeutuu muun muassa osallistamiseen ja yhteistuottamiseen.

51 Tarkistuslista Osallisuuden periaatteet tunnetaan läpi organisaation. Aineistot ja materiaalit ovat selkeäkielisiä. Asiakirjoja on selkeytetty visualisoinneilla. Saavutettavuudesta ja esteettömyydestä huolehditaan, myös verkkosivuilla ja sähköisessä kuulemisessa. Hankkeita ja prosesseja käynnistettäessä suunnitellaan (joka kerta), miten kaupunkilaiset voivat osallistua asian valmisteluun. Käytössä on useita osallistumisen tapoja, jotka vastaavat kohderyhmien ja käsiteltävän asian kannalta oikeita menetelmiä. Valtuuston kokoukset videoidaan. Valmistelussa käytetään Otakantaa.fi-palvelua. Valmistelussa käytetään Lausuntopalvelua. Dataa on avattu ja siitä on tarjolla ohjeistusta käyttäjiä varten. Käytettyjen osallistumismenetelmien toimivuutta arvioidaan ja niitä kehitetään arviointien pohjalta. Asiakaspalvelun toimintamalli otettu käyttöön (sisältää kaikki monikanavaisuuden mahdollistamat kanavat).

52 Flinga: Kysymykset ja vastaukset

53 Lisätiedot: Salla Rajala Viestintäyksikön päällikkö p