Group Policy. UPM:n sponsorointia, lahjoituksia ja työntekijöiden vapaaehtoistyötä koskevat säännöt

Transkriptio

1 Group Policy UPM:n sponsorointia, lahjoituksia ja työntekijöiden vapaaehtoistyötä koskevat säännöt

2 Sisällysluettelo Miksi teemme yhteistyötä? 3 Määritelmät 3 Mitä sponsoroimme? 4 Miten tämä toimii? 5 Prosessi 6 Lahjoitukset 8 Työntekijöiden vapaaehtoistyö 9 Fact sheet 11 2/11

3 Miksi teemme yhteistyötä? Haluamme edistää kestävää ja innovaatiovetoista tulevaisuutta Biofore Share and Care -ohjelman mukaisilla sponsoroinneilla, lahjoituksilla ja vapaaehtoistyöllä. Kaikki UPM:n yhteiskunnallinen toiminta on selkeästi kytköksissä Biofore-strategiaamme ja vastuullisuustavoitteisiimme. Tuemme kestävän kehityksen mukaisia ja paikallisyhteisöjemme elinvoimaisuutta edistäviä kohteita ja yhteisöhankkeita. Biofore Share and Care -ohjelma auttaa meitä rakentamaan ja ylläpitämään hyviä suhteita paikallisyhteisöissä, joissa toimimme. Määritelmät Yritys- tai paikallinen sponsorointi tarkoittaa pitkäaikaista osallistumista ja kumppanuutta sellaisten voittoa tavoittelemattomien yhteisöryhmien kanssa, jotka eivät pystyisi rahoittamaan toimintaansa ilman ulkopuolista taloudellista tukea. Tämä tuki on tarkoitettu lähinnä sidosryhmille meitä ympäröivissä yhteisöissä. Lahjoituksilla tarkoitetaan kertaluontoista tai satunnaista, voittoa tavoittelematonta tukea hyväntekeväisyyteen tai muihin hyviin tarkoituksiin. Toiminnasta ei saada vastinetta (ks. sivu 8). Työntekijöiden vapaaehtoistyö viittaa työhön tai varainkeruuseen, jota työntekijämme tekevät työaikana. Työntekijöiden virallisten vapaaehtoisohjelmien tukemisen ja edistämisen kuluista sovitaan aina erikseen. Kaupallinen sponsorointi on selkeästi yhteydessä liiketoiminnan ja/tai myynnin edistämisen tavoitteisiin. Toiminta liittyy pääasiallisesti asiakkaisiin (mainostaminen, tapahtumat jne.). Nämä säännöt eivät koske kaupallista sponsorointia. 3/11

4 Mitä sponsoroimme? Konsernin, liiketoimintojen ja tulosyksiköiden tulee aktiivisesti etsiä sponsorointimahdollisuuksia. UPM pyrkii hyödyntämään sponsoroinnin myönteiset vaikutukset yhtiöön valituilla, merkittävillä yhteistyöohjelmilla. Tavoitteena on osallistua merkityksellisiin yhteiskunnallisiin toimiin, jotka sopivat UPM:n tavoitteisiin, tukevat yhtiön mainetta ja ovat yhdenmukaisia yhtiön arvojen kanssa. Kunkin hankkeen eduista, kohteista ja korvauksista sovitaan aina erikseen. Kaikkien hankkeiden on liityttävä UPM:n neljään Biofore Share and Care - painopistealueeseen: Sponsoroitavien hankkeiden on täytettävä seuraavat kriteerit: Tavoitteet Hankkeilla on oltava selvästi määritellyt tavoitteet, joiden saavuttaminen pystytään varmistamaan. Kaikkien hankkeiden on tuotettava mitattavaa hyötyä (joko liiketoiminta- tai vastuullisuushyötyä), arvoa ja tuloksia UPM:lle. Paikallisen sponsoroinnin päätavoite on tukea paikallisyhteisöjen elinvoimaisuutta siellä, missä toimimme. Linjanmukaisuus Kaikkien hankkeiden on liityttävä UPM:n liiketoimintaan, ja niiden on oltava linjassa yhden tai useamman vastuullisuuspainopistealueen ja Biofore-strategian kanssa. Kaikkien hankkeiden on oltava linjassa UPM:n Toimintaohjeen (Code of Conduct) kanssa. Kaikkien hankkeiden on liityttävä yhteen neljästä UPM:n Biofore Share and Care painopistealueesta. Tehokkuuden mittaaminen ja seuranta Hankkeen tulee saavuttaa sille asetetut tavoitteet. Hankkeita tulisi voida hyödyntää sisäisessä ja ulkoisessa viestinnässä. 4/11

5 Kaikissa yli euron hankkeissa tulee sopia konkreettisista toimenpiteistä ja hyödyistä, jotta niiden tehokkuutta ja vaikutusta voidaan seurata. Riskienhallinta Hankkeeseen liittyvien riskien (maineriskit, taloudelliset ja vaatimustenmukaisuuteen liittyvät riskit, sopimuksen purkaminen) on oltava hallittavissa ja arvioitu ennen päätöksentekoa. Sponsorointisopimuksessa tulee olla kirjattuna, miten riskejä hallitaan. Miten tämä toimii? Tukimuodot: rahallinen avustus tuotteet tai materiaalit työntekijöiden vapaaehtoistyö tai varainkeruu. EMME TUE: hankkeita, jotka aiheuttavat eturistiriidan UPM:n kanssa tai voivat vaikuttaa UPM:n liiketoimintapäätöksiin tai joiden tarkoituksena on saada vääränlaista liiketoimintahyötyä hankkeita, jotka voivat vahingoittaa UPM:n brändin mainearvoa hankkeita, joilla voi olla vahingollisia sosiaalisia tai ympäristövaikutuksia osapuolia, jotka eivät sitoudu noudattamaan UPM:n Toimintaohjetta toimittajille ja kolmansille osapuolille yksityishenkilöitä tai poliittisia ehdokkaita, puolueita tai ryhmiä puhelinkampanjoita tai muita ketjukampanjoita. HUOM. 1: Kaikki kaupalliset hankkeet ovat osa markkinointia, joten nämä säännöt eivät koske niitä. HUOM. 2: Nämä säännöt eivät koske mitään työntekijöiden kerhotoimintaan, opintoihin ja tutkielma- tai diplomitöihin liittyvää tukea. 5/11

6 Prosessi 1. Hankkeiden löytäminen Ohjelma perustuu aktiivisuuteen: konsernin, liiketoimintojen ja tulosyksiköiden tulee hakea aktiivisesti sponsorointimahdollisuuksia. Lisäksi ne arvioivat sponsorointihakemuksia säännöllisesti ja itsenäisesti. Kaikki sponsorointihakemukset on tehtävä UPM:n verkkosivustolla olevalla hakemuslomakkeella. Sähköpostilla lähetettyjä hakemuksia ei tule hyväksyä. Konserni, liiketoiminnot ja tulosyksiköt arvioivat saamansa sponsorointihakemukset vähintään kolme kertaa vuodessa. 2. Tilit ja budjetit Kaikki sponsoroinnit on sisällytettävä konsernin, liiketoimintojen ja tulosyksiköiden ennalta määrättyihin budjetteihin, ja niistä on raportoitava käyttämällä alla olevia tilinumeroita. Kaikki tilivuoden aikana samalle taholle suoritettavat sponsoroinnit on sisällytettävä yhteen kirjalliseen sopimukseen ja maksettava yhdellä laskulla. Samalle taholle suoritettavia sponsorointeja ei saa jakaa osiin hyväksymisrajojen kiertämiseksi : Paikallinen sponsorointi : Tuote- tai materiaaliavustus HUOM. 1: Mitään opintoihin, opinnäyte- tai diplomitöihin tai jäsenmaksuihin liittyvää tukea ei saa kohdentaa sponsorointitileille. HUOM. 2: Sponsorointikustannukset raportoidaan ulkoisesti ja varmennettaan tilinpäätöksessä, joten kustannusten tarkka raportointi on tärkeää. 3. Arviointi Konserni, liiketoiminnot, tulosyksiköt ja funktiot arvioivat ja päättävät sponsorointihankkeistaan ja - kohteistaan Biofore Share and Care -ohjelman painopistealueiden ja vastuullisuustavoitteiden pohjalta. UPM:n itsearviointilomaketta suositellaan käytettäväksi kaikkien ehdotettujen hankkeiden ja hakijoiden arvioinnissa, mutta sen käyttö on pakollista kaikissa yli euron hankkeissa. Alle euron hankkeissa voidaan käyttää itsearviointilomaketta tai jotain muuta perusteltua ja dokumentoitua selvitystä hakijan ja hankkeen taustoista. Selvitys on tehtävä ennen päätöksentekoa. Kuka päättää? Enintään euron hankkeet: paikallinen hyväksyntä tulosyksiköissä ja funktioissa euron hankkeet: liiketoiminta-alueen sidosryhmäsuhdejohtajan hyväksyntä; funktioiden ja konsernin kohdalla brändi- ja viestintäjohtajan hyväksyntä. Yli euron hankkeet: liiketoiminta-alueen sidosryhmäsuhdejohtajan tarkastus ja liiketoiminta-alueen/tulosyksikön johtoryhmän/johtajan hyväksyntä; funktioiden ja konsernin kohdalla brändi- ja viestintäjohtajan tarkastus ja sidosryhmäsuhdejohtajan hyväksyntä. 6/11

7 4. Hyötysuunnitelma Kaikkien yli euron hankkeiden konkreettiset toimenpiteet ja hyödyt pitää määrittää, jotta niiden tehokkuutta ja vaikutusta voidaan seurata. Kirjallisen ja dokumentoidun hyötysuunnitelman on sisällettävä: hyödyt UPM:lle ja sidosryhmille sovitut hyötyihin/kustannuksiin perustuvat mittarit yhteistyön arvioimiseksi (mittarit voivat olla joko laadullisia tai määrällisiä) kokonaiskustannukset (sisältää perusavustuksen ja UPM:n omat toimet) yhteistyömuodot resurssitarpeet: aika, mainonta, hallinnolliset kustannukset sovitut toimenpiteet. 5. Päätökset Kun sponsorointihakemus on käsitelty, konserni, liiketoiminnat ja tulosyksiköt huolehtivat siitä, että jokaiselle hakijalle vastataan. 6. Kirjallinen sopimus Jokainen sponsorointi edellyttää kirjallista sopimusta, jossa sovitaan aina erikseen hyödyistä, kohteista ja korvauksista. UPM:n sponsorointisopimusmallin käyttö on pakollista yli euron hankkeissa. Sopimusmalli löytyy intranetistä: Businesses & Functions > Global Functions > > Sponsorships, donations and employee volunteering. Sopimuksessa on eriteltävä: sponsoroinnin tavoitteet tarkalla tasolla sopimuksen voimassaoloaika sponsoroinnin rahallinen arvo sovitut ja mitattavissa olevat hyödyt ja näkyvyys muut yhteistyömuodot tapa, jolla toimien tehokkuus mitataan sopimuksen irtisanomisehdot menettelytavat mahdollisissa sopimusrikkomuksissa. Sopimuksessa on aina oltava liitteenä UPM:n Toimintaohje toimittajille ja kolmansille osapuolille, joka löytyy UPM:n verkkosivuilta: UPM > UPM:n toimittajille > Vaatimukset > UPM:n Toimintaohje toimittajille ja kolmansille osapuolille. 7. Seuranta ja raportointi Konserni, liiketoiminnot ja tulosyksiköt seuraavat yhteistyöhankkeita ja raportoivat tuloksista Sidosryhmäsuhteet-funktiolle. 7/11

8 Konsernin Sidosryhmäsuhteet-funktion johtoryhmä arvioi rahankäyttöä ja sen jakautumista neljän Biofore Share and Care -painopistealueen välillä kerran vuodessa. Sponsorointipäätös, hyötysuunnitelma ja sopimus tulee dokumentoida ja on pidettävä tallessa konsernissa, liiketoiminnoissa tai tulosyksiköissä. Päätöksen tekijä on vastuussa siitä, että sopimus sekä siihen tarvittaessa liitettävä itsearviointilomake dokumentoidaan keskitettyyn arkistoon UPM:n intranetissä: Businesses & Functions > Global Functions > > Sponsorships, donations and employee volunteering > Agreement archive. Työntekijöiden työaikana tekemiä vapaaehtoistyötunteja seurataan erikseen. MUISTA AINA UPM:n yhteiskunnallinen toiminta liittyy selkeästi Bioforestrategiaamme, vastuullisuustavoitteisiimme ja/tai Biofore Share and Care -ohjelman painopistealueisiin. Konsernin, liiketoimintojen ja tulosyksiköiden pitää hakea aktiivisesti sponsorointimahdollisuuksia, jotka ilmentävät sitoutumistamme kestävään ja innovaatiovetoiseen tulevaisuuteen. UPM:n edustajien on varmistettava, että sponsoroinnissa noudatetaan lakeja ja että toiminta on vastuullista ja eettistä. Kaikessa sponsoroinnissa on noudatettava UPM:n Toimintaohjetta. Itsenäinen päätöksenteko on taattava kaikissa olosuhteissa. Tilanteita, joissa henkilökohtainen etu ja UPM:n etu voivat olla ristiriidassa keskenään, on vältettävä. Älä tarjoa sponsorointia julkisille kumppaneille keskustelematta ensin lakiosaston kanssa. Tunne liikekumppanisi myös sponsorointiin liittyvissä asioissa. Sponsorointia ei saa maksaa luottokorteilla tai käteisellä. UPM:llä on nollatoleranssi korruption ja lahjonnan suhteen. Lahjoitukset Yhtiön toimitusjohtaja päättää erikseen kaikista UPM:n lahjoituksista hyväntekeväisyystarkoituksiin UPM:n hallituksen myöntämillä valtuutuksella. Varsinainen yhtiökokous hyväksyy lahjoitussumman vuosittain. Kaikkien UPM:n lahjoitusten käsittelyprosessi on seuraava: 1. Hankkeiden löytäminen Hankkeita etsitään aktiivisesti. Sidosryhmäsuhteiden johtoryhmän jäsenet keräävät arvioitavaksi ehdotuksia liiketoiminnoilta ja tulosyksiköiltä. Arviointi tehdään kaksi kertaa vuodessa. Lahjoitukset myönnetään pääasiallisesti yhtiön Biofore Share and Care -ohjelmasta, jonka painopistealueet ovat lukeminen ja oppiminen, paikallinen sitoutuminen, vastuullinen vedenkäyttö ja bioinnovaatioiden vauhdittaminen. 8/11

9 2. Arviointi Yhtiön toimitusjohtaja arvioi hankkeet edellä mainittujen painopistealueiden pohjalta ja tekee päätöksen lahjoituksesta. Mahdollisen lahjoituksen saajan ja ehdotetun toiminnan taustat selvitetään osana arviointiprosessia UPM:n itsearviointilomakkeella ennen päätöstä. Lahjoitusten ehtojen tulee olla UPM:n Toimintaohjeen mukaisia. 3. Hyväksyntä UPM:n hallitus on valtuuttanut toimitusjohtajan myöntämään lahjoituksia hyväntekeväisyyteen ja päättämään niiden vastaanottajista, tarkoituksista ja muista ehdoista. Yksittäiset lahjoitussummat saavat olla korkeintaan euroa. Enimmäissumma vahvistetaan vuosittain varsinaisen yhtiökokouksen päätösten pohjalta. 4. Kirjallinen dokumentaatio Jokainen lahjoitus edellyttää minimissään, että lahjakirja (mahdolliset lahjoitusta koskevat ehdot mukaan lukien) ja asianmukaisesti täytetty itsearviointilomake on dokumentoitu. 5. Seuranta ja raportointi Lahjoituksista raportoidaan hallitukselle neljännesvuosittain. Kaikki lahjoitukset kirjataan tilinumerolle Merkittävät lahjoitukset hyväntekeväisyyteen (varattu ainoastaan hallituksen hyväksymille lahjoituksille). Työntekijöiden vapaaehtoistyö Mitä työntekijöiden vapaaehtoistyö tarkoittaa UPM:ssä? Työntekijöiden vapaaehtoistyö tarkoittaa sitä, että työntekijät saavat käyttää työaikaansa vapaaehtoistyöhön hyväntekeväisyystarkoituksessa. Kaikki UPM:n työntekijät voivat käyttää enintään 8 tuntia (yhden työpäivän verran) vuodessa vapaaehtoistoimintaan. Tunnit voidaan käyttää kerralla tai osissa (esim. 2 tuntia 4 päivänä vuoden aikana). MIKÄ EI OLE UPM:N VAPAAEHTOISTYÖTÄ? UPM:n liiketoimintaa edistävät hankkeet, esim. yhtiöesittelyt kouluissa ja tapahtumissa Henkilökohtaisten etujen ajaminen 9/11

10 Miten työntekijöiden vapaaehtoistyön kohteet valitaan? Vapaaehtoistyön painopiste on paikallisten hankkeiden sekä sellaisten kohteiden tukemisessa, joita yhtiö kullakin hetkellä sponsoroi tai tukee lahjoituksella. Vapaaehtoistyötä voidaan tehdä kumppaneille, joiden kanssa UPM tekee jo yhteistyötä, tai muille paikallisjohdon hyväksymille uskottaville kumppaneille. Tehdyn työn on oltava Biofore Share and Care -ohjelman painopistealueiden mukaista. Toimintamalli 1. Jokainen toimipaikka nimittää henkilön, joka koordinoi toimintaa. 2. Paikallisjohto valitsee kohteet vuosittain. Kun paikalliset päätökset on tehty, luettelo kohteista julkaistaan paikallisesti. 3. UPM:n työntekijä ehdottaa esimiehelleen ajankohtaa ja kohdetta, jossa hän haluaa tehdä vapaaehtoistyötä. 4. Esimies vahvistaa ehdotetun ajankohdan. 5. Vapaaehtoistyöhön käytetty aika kirjataan sovittuun järjestelmään. Työntekijöiden vapaaehtoistyö on aina täysin vapaaehtoista! Lisätietoja antavat: Konserni ja liiketoiminta-alueet: Sidosryhmäsuhdejohtaja Vaatimustenmukaisuus: UPM Compliance -tiimi Biofore Share and Care -viestintä: Brändi- ja viestintä ja liiketoiminnot 10/11

11 Fact sheet GROUP POLICY NAME GROUP POLICY NUMBER AVAILABLE LANGUAGE VERSIONS OWNER CLASSIFICATION UPM Rules for Sponsorships, Donations and Employee volunteering Chinese; English; Finnish; German; Polish; Russian; Spanish APPROVAL DATE FOR GROUP POLICY VALID AS OF GROUP POLICY APPROVED BY PREVIOUS APPROVAL DATES LOCAL ADAPTIONS APPROVAL FOR LOCAL ADAPTIONS CODE OF CONDUCT SECTION RELATED GROUP POLICIES RELATED GUIDANCES / EVP December 2013 (UPM Guidelines for sponsorship cooperation and donations) N/A N/A 09. How we engage with our stakeholders and society UPM Anti-Bribery Rules, UPM APAC Gifts & Hospitality Rules 11/11