AAPA:n toimintakertomus vuodelta 2016 (tiivistelmä)

Transkriptio

1 AAPA:n toimintakertomus vuodelta 2016 (tiivistelmä) AAPA-verkoston toiminnassa on noudatettu sen strategiaa. Koska useat toimenpiteet on joko saavutettu tai niitä ei ole mielekästä jatkaa, on nähtävissä strategian päivitystarve. Esimerkiksi Palvelukeskusselvityksen jälkeinen tulos oli, ettei mikään korkeakoulu halunnut vetovastuuta suunnitteluprojektista ja tavoitteita on mietittävä uudelleen. Myös konesalipilotti päättyi ja jatko edellyttää uudelleensuunnittelua. AMK:jen toimintaprosessit uudistuvat, kun Peppi-ekosysteemin järjestelmät otetaan käyttöön. Peppi ollaan ottamassa käyttöön 80% AMK:sta. Tähän liittyvinä monet valtakunnalliset palvelut (Opintopolku.fi, EXAM, VIRTA, suomi.fi) kasvattavat merkitystään. Myös avoimen tieteen linjaukset tulevat jatkossa vaikuttamaan prosesseihin (ATT/TKI), samoin EU:n tietosuojadirektiivin voimaanastuminen. Kaikkia näitä linjoja AAPA on seuraamassa, tukemassa ja niihin vaikuttamassa. Vuoden 2016 aikana ydintoiminnoista on AAPAssa noussut esille TKI. Kesän AAPA-kokouksessa oli TKI-teema ja alkusyksystä osallistuttiin ATT/TKI-työpajaan. Siinä tunnistettiin puolisen tusinaa yhteistä kehittämiskohdetta, joita olivat mm. data/aineistonhallintapolitiikka, tietosuojakysymykset ja ATTviitearkkitehtuuri. Yhteistyö ARENEn suuntaan toimii hyvin. Keskinäinen tietojenvaihto, pääsihteerin vierailut ARENEn kokouksissa ja Arene koordinoiman eamk-hankehakemuksen tukeminen asiantuntijatyöllä ovat tästä esimerkkejä. Eri alueilla on syntynyt vuoden 2016 aikana uudentyyppisiä ratkaisuja tietohallintojen organisoinnissa. AAPA-verkoston toimintaa ja sääntöjä on pyritty sopeuttamaan näihin muutoksiin niin, että kaikki AMK:t osallistuisivat edelleen aktiivisesti toimintaan ja saavat siitä yhä täyden hyödyn. Yliopistojen suuntaan AAPAn yhteistyö on tiivistynyt Esimerkiksi asiantuntija (SIG)-ryhmissä toimitaan yhdessä, AAPA- ja FUCIO-verkostojen työvaliokunnat pitävät yhteisiä kokouksia ja verkostojen sääntöjä on yhdenmukaistettu. Korkeakouluista tuli CSC:n osakkeenomistajia syksyllä Tämä on tuottanut keskustelua CSC:n palveluportfoliosta. TH& ICT-ohjausryhmässä AAPAn ja FUCIOn edustajat esittivät CSC:n ulkoista arviointia palveluportfolion, ohjausmallin (nykyinen päättyy 2016 lopussa) ja eri roolien selkiyttämiseksi. AAPA-verkoston ohella toimii lukuisia tietohallintoon liittyviä yhteistyöryhmiä (Special Interest Group, SIG), esimerkiksi lisenssi-, kokonaisarkkitehtuuri-, tietoturva- ja työasemaryhmät. AAPA-verkostolla on ollut 2016 neljä yhteiskokousta. Yhtä merkittävimmistä yksittäisistä lisenssisopimuksista Microsoftin kanssa on alettu valmistella yhteistyössä yliopistojen ja myös toisen asteen toimijoiden (AMKE ry) kanssa. Tiedonhankintaa on toteutettu systeemikyselyn, IT-barometrin, opiskelijoiden ns. ECAR-kyselyn sekä Bencheit (BM)-kartoituksen kautta. Kansainvälinen toiminta on ollut jäsenten osallistumista mm. Pohjoismaisiin NUAS- ja NordUnet- ja eurooppalaiseen EUNIS-konferensseihin sekä EDUCAUSEtapahtumaan USA:ssa. AAPA-verkoston työvaliokuntaan ovat 2016 kuuluneet pj. Jukka Ivonen Haaga-Helia, Tuomo Rintamäki Metropolia, Juha Venho Turun AMK, Ilpo Olkkonen Saimia, Ari Ilkka JAMK ja Ari Kuusio HAMK. Työvaliokunnan kokouksia on ollut 8 ja vastaava määrä yhteiskokouksia FUCIO-verkoston työvaliokunnan kanssa. ARENEn hallituksesta AAPAn yhteysrehtoriksi on valittu Metropolian rehtori Riitta Konkola. AAPA-pääsihteeriksi 2015 lopussa valittu Saku Vina irtisanoutui toukokuussa Uudeksi pääsihteeriksi valittiin julkisen haun kautta FT Jaakko Riihimaa Seinäjoelta, joka aloitti tehtävässä heinäkuun lopulla. Kesä-heinäkuun ajan tointa hoiti (oto.) AAPAn varapj Juha Venho Turun AMK:sta.

2 AAPA:n toimintakertomus vuodelta 2016 AAPA-verkosto totesi toimintasuunnitelmassaan vuodelle 2016 tärkeimmät linjaukset ja painopistealueet seuraavasti: 1. Ammattikorkeakoulujen toiminnan strateginen tukeminen a. Ammattikorkeakoulujen strategian pohjalta käynnistynyt yhteinen palvelukeskus-hanke Selvitysvaihe valmistui Ammattikorkeakoulujen saatujen vastauksien jälkeen päätetään siirrytäänkö Suunnitteluvaiheeseen ( ). Kesällä, mikäli hanke saa ammattikorkeakoulujen ja omistajien ja rahoittajien riittävän laajan hyväksynnän hanke etenee toteutusvaiheeseen ja Palvelukeskuksen perustamiseen vuoden 2016 loppuun mennessä. AAPA-verkosto 1. Seuraa hankkeen etenemistä 2. Edistää hankkeeseen liittyvää tiedottamista 3. Edistää osakkuus- ja yhteistyöhalukkuuden selvittämistä 4. Tukee hankkeen osallistujien välistä yhteistyötä AAPAn pääsihteeri osallistuu hankkeeseen soveltuvin osin. - Vuoden 2016 toiminnassa on noudatettu verkoston strategiaa. Useat siinä mainitut tavoitteet on joko saavutettu tai hankkeita ei ole mielekästä jatkaa. On nähtävissä, että strategiaa tulee päivittää, ja tämä on tavoitteena tehdä vuoden 2017 alkupuoliskolla sekä vuoden 2017 toimintasuunnitelmia laadittaessa. - Palvelukeskuksen selvitysvaiheen jälkeen Metropolia kutsui alustavan kiinnostuksensa suunnitteluvaiheeseen ilmoittautuneet yhdeksän ammattikorkeakoulua aloitusworkshopiin Tampereelle Myös Tampereen yliopisto, Tampereen teknillinen yliopisto, Oulun yliopisto, Itä-Suomen yliopisto ja Turun yliopisto ilmoittivat kiinnostuksensa tulla mukaan suunnittelukokoukseen ja heidät toivotettiin tervetulleeksi. Kokouksessa sovittiin suunnitteluprojektin aloittamisesta. Sitoutumisesta kustannustenjakoon pyydettiin mennessä. Muutama ammattikorkeakoulu ilmoitti halukkuutensa osallistua projektiin, mutta aloituskokouksen osanottajilta tuli myös kielteisiä vastauksia. Tuloksena oli, että mikään korkeakoulu ei halunnut ottaa vetovastuuta suunnitteluprojektista. b. Riippumatta Ammattikorkeakoulujen palvelukeskuksen etenemisestä, varaudutaan myös muilla tavoin Ammattikorkeakoulujen digitalisoinnin kehittämisohjelman mukaisesti edelleen kehittämään organisoitumista monin tavoin kuten mm. yliopistoyhteistyö, toiseen asteen yhteistyö ja alueellinen yhteistyö. Ammattikorkeakoulujen yhteisiä osaamisja palvelukeskuksiksi huomioidaan erilaisia vaihtoehtoja, joita avautuu meneillään olevissa rakenneuudistuksissa kuten esimerkiksi uusi Hansel-sopimus ja hankintalaki. - Yliopistojen suuntaan yhteistyö on tiivistynyt vuoden 2016 aikana; SIG-ryhmissä toimitaan yhdessä ja verkostojen työvaliokunnat ovat pitäneet yhteisiä kokouksia. Verkostojen sääntöjä on pyritty yhdenmukaistamaan tarkoituksenmukaisilta osiltaan, kyselyt yms. kartoitukset korkeakoulujen tietohallinnoille on pyritty tekemään yhdessä, samoin eräät kilpailutukset.

3 - Toisen asteen yhteistyö on edennyt osallistumalla sen ns. yhteentoimivuusverkoston perustamiseen (pääsihteeri), ja seuraava MS-kilpailutus pyritään tekemään yhdessä. Tarjotaan myös tukea toisen asteen AAPAa vastaavan CIO-verkoston perustamiselle kutsumalla heitä IT-päiville ja kertomalla AAPAn kokemuksista ja verkoston eduista. - Alueellisen yhteistyön osalta näyttää siltä, että palvelukeskusta tulevat korvaamaan alueelliset yhteistyöhankkeet, mutta niistä ei 2016 ole vielä kovin konkreettisia esimerkkejä. c. CSC-konesalipilottiin Kajaaniin on saatu vuoden 2016 alkuun mennessä 14 kpl osallistujia. Kaikkien osallistuvien ammattikorkeakoulujen osalta toiminta ei ole lähtenyt vielä käyntiin. AAPA seuraa hanketta ja pyrkii edelleen edistämään virtualisointikonesalipilotin etenemistä. Pilotti päättyy keväällä 30/ , jolloin vuoden konesalisopimus päättyy, ellei siihen haeta jatkoaikaa. -CSC-konesalipilotista ei määräaikaan mennessä kukaan (14 AMK:a) ilmoittanut halukkuuttaan erota. Kuitenkin lokakuun lopussa irtisanoutumisia tuli niin, että vain neljä (4) AMK:a oli jatkamassa. Tästä seurannutta tilannetta pyydettiin AAPAn vuosikokouksessa selvittämään Centrian Jarmo Kauppinen (Matti Kuosmasen/Savonia ollessa estynyt). Päätökset jatkosta tehdään Lappeenrannan talvikokouksessa helmikuussa AAPA ammattikorkeakoulujen opetuksen ja oppimisen digitalisoinnin tukena AAPA:n julkaiseman ja Arenen hyväksymän Ammattikorkeakoulujen digitalisoinnin kehittämisohjelman mukaisesti: d. AAPA toimii korkeakoulun johdon kumppanina ja uusien innovatiivisten toimintamahdollisuuksien luojana. Lisäksi se edistää ajantasaisen tiedon saatavuutta sekä sisäisistä että ulkoisista tietovarannoista ja tiedon jalostamista johdon tarvitsemaan muotoon - Yhteistyötä ARENEn kanssa on 2016 syksyllä tiivistetty. Pääsihteeri on AAPAn edustajana vieraillut Arenen hallituksen syyskuun 2016 kokouksessa ja myös joulukuun ison salin kokoksessa. Myös Kopioston aineistoanalyysiä on kerätty ARENElle keväällä 2016 ja syksyllä oltu kuulemassa sen yhteenvetoa Kopiostossa. - AMK:n yhteistä eamk-hankehakemusta, jota Arene koordinoi, on pyritty tukemaan asiantuntijatyöllä sekä siitä tietoa verkostoon välittämällä. - Tiedonhankintaa on tehty eri kyselyin (Bencheit, systeemikysely, IT-barometri, Ecar) ja ns. BISE-hankkeen jatkoselvitys on käynnistetty. e. AAPA ohjaa suuntaamaan tietohallinnon resursseja aikaisempaa enemmän opetuksen ja oppimisen tukemiseen - Peppi on konkreettinen hanke useissa AMK:ssa, ja niissä tietohallinto tukee käyttöönottoa. Erillistä ryhmää (vrt. SIG-toiminta) ei ole perustettu käyttöönottoja tukemaan, mutta sille olisi ehkä tarvetta. Keskustelua Opinpolku.fi:n/OPH:n suuntaan on käyty ja KOOTuki-ryhmän roolia on pyritty vahvistamaan. Tästä näkökulmasta seurataan myös TH&ICT-ohjausryhmän jatkoa, eli miten tietohallinnon valtakunnallisia ohjausrakenteita tullaan muuttamaan. f. AAPA tukee opiskelijoiden henkilökohtaisten langattomien päätelaiteiden käyttömahdollisuuksia (BYOD=> kuluttajistuminen) sekä tuemme ajasta, paikasta ja päätelaitetyypistä riippumatonta opiskelua.

4 - Varsinaisia AAPA-tason toimenpiteitä ei ole tehty, mutta BYOD-toimintamallia tukevaa keskustelua on käyty paljon mm. SIG-ryhmissä g. AAPA edistää yhteistyötä soveltamalla toimialan kokonaisarkkitehtuuria. AAPA:n pitkän aikavälin tavoitteena on yhtenäistää koko korkeakoulusektorin tietotekniikka- ja tietojärjestelmäpalveluiden ekosysteemiä - Kokonaisarkkitehtuurityössä keskeisenä tahona on ollut KA-SIG, joka on mm. kerännyt palvelukatalogia ja järjestänyt pienimuotoista koulutusta. Haasteena on, miten saada uusia "vasta-alkajia" mukaan arkkitehtuurityöhön. - Avoimen tieteen ATT-viitearkkitehtuuria on käsitelty yhdessä TKI-johtajien verkoston ja AMK:n ATT-hankkeen kanssa sekä osallistumalla TUHA-verkoston eräisiin tapahtumiin. h. AAPA uudistaa ja selkeyttää tietohallinnon rakenteita - Vuoden 2016 aikana on maan eri alueilla syntynyt monia uudentyyppisiä ratkaisuja tietohallintojen organisoinnissa, mm. yhteistyötä AMK:n ja yliopistojen välillä. AAPAverkoston toimintaa ja sääntöjä on pyritty sopeuttamaan näihin muutoksiin niin, että kaikki AMK:t osallistuisivat edelleen aktiivisesti toimintaan ja saavat yhä täyden hyödyn AAPA-verkoston toiminnasta. i. AAPA auttaa turvaamaan kaikille toimintavarmat ja kustannustehokkaat ICT-infrastruktuuripalvelut. - infrastruktuurien osalta mainittavaa on ollut työasemasig:n toiminta sekä AAPAn edustajien osallistuminen FUNET2020-työryhmän työskentelyyn, jossa on linjattu korkeakouluverkon tulevaisuutta. 3. Toiminnan vaikuttavuuden ja kustannustehokkuuden parantaminen AAPA tukee ammattikorkeakoulujen tietohallinnon keskeisenä tehtävänä toimintaprosessien tehostamista ja strategisen ICT-linjakkuuden synnyttämistä ammattikorkeakouluissa. Selkeät toimintaprosessit ja korkeakoulujen tavoitteiden tuntemus helpottavat edelleen toimintavarmojen ja kustannustehokkaiden ICT-palvelujen kehittämistä - AMK:n toimintaprosessit tulevat uudistumaan Peppi-järjestelmän käyttöönoton myötä, ja tähän liittyvinä erilaiset valtakunnalliset palvelut (Opintopolku.fi, EXAM, VIRTA) kasvattavat merkitystään. Avoimen tieteen linjaukset tulevat mitä todennäköisimmin vaikuttamaan prosesseihin myös (ATT/TKI), samoin tietosuojadirektiivin voimaanastuminen. Kaikkia näitä AAPA on seuraamassa ja niihin vaikuttamassa. - TH&ICT-ohjausryhmän toimikauden piti päättyä vuoden 2016 lopulla, mutta sitä on päätetty jatkaa jatkon kestosta ei vuoden 2016 lopussa ole tarkkaa tietoa. Ryhmä teki myös itsearvioinnin loppuvuodesta Osittain sen perusteella ohjausmallia tullaan uudistamaan. Ohjausryhmässä AAPAa ovat edustaneet puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja. Ammattikorkeakoulut ovat uudessa tilanteessa rahoituksensa järjestämisen suhteen. AAPA edistää korkeakoulujen investointien tuottavuuden ja vaikuttavuuden seuraamista. Keskeisenä keinona on eri korkeakoulujen toiminnan ja talouden seuraaminen sekä tarvittaessa koulutuksen järjestäminen. - Merkittävä selvitys on vuosittainen BM-kysely, joka on siirtynyt EUNIS-järjestön koordinoimaksi eurooppalaiseksi toiminnaksi. AAPA-verkostossa vaihdetaan aktiivisesti tietoa eri puolilla tapahtuvista kehittämishankkeista ja investoinneista.

5 - Koulutustapahtumia ei ole AAPAn toimesta järjestetty 2016, mutta KA-SIG on tarjonnut kokonaisarkkitehtuuriin liittyvää koulutusta. - ICT Leaders Finland (ILF) yhdistyksen marraskuun lopussa järjestämään CIO-iltaan voivat AAPA- ja FUCIO-verkostojen jäsenet voivat osallistua veloituksetta. Tietohallinnon vaikuttavuutta pyritään kehittämään suuntamaalla tietohallinnon resursseja ydintoimintaa tukevaksi. AAPA ja FUCIO laativat yhteistyössä vuosittain IT-Barometri kyselyn kaikissa korkeakouluissa, jolla kartoitetaan liiketoiminnan keskeisiä IT-palvelutarpeita. Samoin seurataan kansainvälisiä vastaavia mittareita, kuten esim. EDUCAUSE TOP-10 kysely. - Vuoden 2016 aikana ydintoiminnoista on AAPAssa noussut esille TKI. Seinäjoen AAPAkokouksessa oli TKI-teema ja alkusyksystä oli ATT/TKI-työpaja, jossa pyrittiin tunnistamaan tukitarpeet TKI-aineistonhallinnan kysymyksiin. - Kaikkien AMK:n yhteisessä ARENEn koordinoimassa eamk-hankevalmistelussa on tunnistettu n. 20 kehittämiskohdetta, joista suuri osa liittyy digitalisaatioon ja sivuaa tietohallintoja. Hankkeen läpimeno OKM:ssä selviää alkuvuodesta IT-barometrin tietojenkeruu tehtiin alkuvuodesta 2016: Keskeisiä havaintoja oli mm: - Vastaavasti toteutettiin opiskelijat kohderyhmänä ns. ECAR-kysely. Siihen osallistui neljä AMK:a. Tulokset tuovat esille opiskelijoiden toiveita, jotka ovat melko konkreettisia; toivottiin esimerkiksi enemmän on-line-materiaaleja, viiveettömämpää kommunikaatiota ja yhtenäisempiä alustoja ja tallennettuja luentoja. Ammattikorkeakoulujen tietohallinnon sisäistä kustannustehokkuutta kehitetään jatkuvasti vuosittain tehtävällä Benchmark (BM)-kyselyllä ja analyysillä. Tulosten luotettavuutta, vertailtavuutta ja niiden raportointia korkeakoulun johdolle, kehitetään edelleen yhteistyössä kaikkien yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen kesken niin kotimaassa kuin kansainvälisesti. - BM-kyselyyn keväällä 2016 vastasivat paria poikkeusta lukuun ottamatta kaikki AMK:t. Yleisarvio on, että tulosten luotettavuus on parantunut ja aletaan nähdä myös aikasarjoja. Jatkossa olisi hyvä tarkentaa edelleen mukaan otettavia kustannuksia (mitä kuuluu mukaan, mitä ei) ja ehkä perustaa työryhmä, joka pureutuisi tarkemmin saatuihin tuloksiin. Nyt alueellisia, keskinäisiä vertailuja tehdään hajanaisesti ja tulokset jäävät helposti hyödyntämättä. Hankinnoissa hyödynnämme sekä korkeakoulujen yhteisiä, että kansallisia hankintayksiköitä sekä korkeakoulujen välistä suoraa yhteistyötä. - Metropolia tarjosi (Mikko Mäkelä) keväällä mahdollisuutta liittyä työasemalaitteiden (+ tabletit yms.) puitesopimuskilpailutukseen). Kilpailutus meni hyvin, mukaan tuli 9 AMK:a ja lisäksi 4 optiovarauksella. Sopimus tehtiin Fujitsun, Lenovon, HPn ja Delln kanssa. - Vaihtoehtona omalle puitesopimukselle olisi ollut Hansel-sopimuksen hyödyntäminen. Hansel-sopimusta ammattikorkeakoulut ovat voineet soveltaa syksystä 2015 alkaen. Se oli merkittävä avaus, ensimmäisenä valtuutettiin Hansel kilpailuttamaan MS-tuotteita. Kilpailutus toteutui osana kolmijakoa: korkeakoulut, teollisuus, julkinen sektori. - Yhteyshenkilönä Hanselissa Taina Maukonen. - Ohjelmistolisenssien yhteishankinnoista on vastannut LisenssiSIG. Kuluneen vuoden aikana ovat LisenssiSIG on julkaissut 14 tiedotetta LisenssiRingille. Keskustelun jälkeen todettu, etteivät Optima, Turvaposti, M-files ja LabView anna aihetta yhteisiin toimenpiteisiin. SIGistä on osallistuttu Hanselin asiakastyöryhmiin Adobe ja Microsoft -

6 kilpailutusten osalta. Adobe-lisenssit kilpailutti Metropolia, mukana 24 oli korkeakoulua. Lisäksi sopimukset tehtiin joulukuussa 2016 VMware-lisensseistä ja F-Securesta. Kärkihankehaun yhteydessä esillä ollut Plagiaatintunnistus siirtyi vuodelle Seuraavaa Microsoft-sopimusta on syksyllä 2016 alettu valmistella yhteistyössä yliopistojen ja myös toisen asteen toimijoiden (AMKE ry) kanssa. 4. Yhteistyön kehittäminen Yhteistyön kehittämisessä olennaisen tärkeää on sen lisäksi, että tietohallinnon johto verkostoituu, myös se, että edistetään asiantuntijoiden verkostoitumista tärkeimmillä tietohallinnon alueilla. AAPA tukee yhteistyössä FUCIOn kanssa toimintokohtaisten SIG- ryhmien (Special Interest Group) toimintaa ohjaamalla niiden tavoitteellisuutta, valvomalla tuloksellisuutta ja tiedottamalla SIG-ryhmien aikaansaannoksista. Merkittävin vuosittainen kaikkien it-asiantuntijoiden yhteistapaaminen on korkeakoulujen yhteiset IT-päivät. - Yhteistyö Fucion kanssa on tiivistynyt vuoden 2016 aikana; yhteistyötä on käsitelty aiemmassa kohdassa 1b. - SIG- ja vastaavien ryhmien toimittamat raportit vuoden 2016 tapahtumista on koostettu erilliseen liitteeseen (ks. Raportit AAPAn yhteistyöryhmien ajankohtaisista tilanteista ). - Vuoden 2016 IT-päivät järjesti Oulun yliopisto. Sen yhteydessä pidettiin AAPAn ja Fucion yhteinen kokous AAPA edistää yhteistyötä toisen asteen sekä muiden paikallisten toimijoiden kanssa. Lisäksi tuemme kansainvälistä yhteistyötä seuraamalla ja kannustamalla osallistumaan Pohjoismaiseen NUAS-yhteistyöhön sekä liittymään korkeakoulujen eurooppalaisen IT-forumin EUNIKSEN jäseneksi. Lisäksi kannustamme osallistumaan korkeakoulujen EDUCAUSE-konferenssiin (EDUCAUSE Anaheim) ja muuhun sen toimintaan. - IT-päiville on pyritty saamaan mukaan myös toisen asteen tietohallintojohtoa. Edellä on jo todettu, että toisen asteen kanssa on käynnistetty syksyllä 2016 Microsoftsopimuksen yhteinen valmistelu. OKM:n ammatillisen osaston kanssa on käynnistynyt toisen asteen yhteentoimivuusfoorumi, jossa pääsihteeri on ollut mukana. Samassa yhteydessä on pyritty tukemaan toisen asteen tietohallintoverkoston muodostamista. - NUAS ( Det Nordiska Universitets Administratörs Samarbetet ) verkostossa ei ole AMKjäseniä. NUAS-kokous on tulossa HY:n järjestämänä maaliskuussa 2017 ja seminaari Åbo Akademi:n helmikuussa EUNIS (European University Information Systems) -järjestön ainut varsinainen AMKjäsen on Metropolia. Osallistujia Thessalonikin kokouksessa oli Metropoliasta ja Laureasta. - Educause-yhteisön varsinaisia jäseniä ei AMK:ssa ole. Vuoden 2016 konferenssiin osallistui TAMK:n ja Metropolian edustajia. (Matti Hartikainen TAMK sekä Jaakko Rannila ja Tuomas Orama Metropolia). - NordUnet 2016-konferenssi järjestettiin Helsingissä, osallistujia pääsihteeri + Kari Kataja ja Ari Kuusio HAMK

7 Kansallisessa yhteistyössä tärkeitä AAPA:n sidosryhmiä ovat ARENE, OKM, OPH, VM ja CSC, joiden kanssa edelleen lujitamme yhteistyötä. Lisäksi monipuolistamme ja tehostamme omaa yhteistä hankintatoimintaamme yhdessä kansallisten hankintaorganisaatioiden sekä kaupallisten toimittajien kanssa. - Yhteydenpito ARENEn kanssa on jatkuvaa, kuten jo edellä on todettu. - OKM:n kanssa yhteinen foorumi on ollut TH& ICT-ohjausryhmä, myös KOTA-päivillä oli AAPAn edustus (pääsihteeri ja Haaga-Helia) - OPH:n kanssa on käyty keskusteluita mm. Opintopolku.fi -palveluista ja keskinäisen yhteydenpidon ja viestinnän tehostamisesta - Yhteydet VM:n liittyvät lähinnä KA-työhön. Lisäksi yhteyksiä sinne on jonkin verran CSC:n kautta, mm. yhteentoimivuuden alueella - Esille on noussut myös se, ettei yhteistyötä ole ollut opiskelijajärjestö SAMOK ry:n kanssa. Tähän pyritään saamaan jatkossa parannusta. - Korkeakouluista tuli CSC:n osakkeenomistajia syksyllä Tämä on tuottanut keskustelua CSC:n palveluportfoliosta. FUNET työryhmä sekä konesalipilotti ovat olleet yhteistyöfoorumeita, samoin monien tietojärjestelmä- ja rekisteripalveluiden fasilitointi (VIRTA, EXAM, KOOTuki ). TH& ICT-ohjausryhmässä esitettiin CSC:n ulkoista arviointia palveluportfolion, ohjausmallin (nykyinen päättyy 2016 lopussa) ja eri roolien selkiyttämiseksi. AAPA-FUCIO yhteistyötä vakiinnutetaan ja kehitetään seuraavasti: 1. AAPAn ja FUCION työvaliokunnat määrittelevät ja priorisoivat listan keskeisistä yhteistyötarpeista ja mahdollisuuksista - AAPAn ja FUCIOn yhteistyösivuilla (KITY) on ns. Action-point -lista, jossa on kirjattuna yhteisiä tärkeitä asioita, joita käydään tvlk:n yhteiskokouksissa läpi 2. verkostojen yhteistyökokoukset (1-2 kpl) ohjaavat yhteistyötä ja arvioivat yhteistoiminnan tuloksia - Verkostojen yhteiskokouksia on pidetty yksi, IT-päivien yhteydessä. Tämän lisäksi pääsihteerit olleet mukana toistensa verkostokokouksissa. 3. asioita viedään eteenpäin verkostojen työvaliokuntien säännöllisissä yhteistyökokouksissa (2-3 kpl/vuosi) - Yhteisiä kokouksia on ollut vuoden 2016 loppuun mennessä kahdeksan (8). keskusteluaiheina Action point -listan asiat. Tärkeimpinä säännöt, verkostojen yhteistyön tiivistäminen ja muut yhteiset tapahtumat ja aktiviteetit (esim. kyselyt). 4. korkeakoulusektorin tietotekniikka- ja tietojärjestelmäpalveluiden ekosysteemin yhtenäistämistä edistetään mm. alueellisessa korkeakouluyhteistyössä, eri tietojärjestelmäkonsortioiden välisessä yhteistyössä sekä yhteisessä KOOTuki-ryhmässä. - Korkeakoulujen alueellinen yhteistyö on tiivistymässä tai selvityksen alla useissa kaupungeissa, mm. Lappeenrannassa, Tampereella, Vaasassa, Rovaniemellä, Oulussa, Jyväskylässä ja Turussa. - AMK:n puolella tietojärjestelmäkonsortioiden yhteistyötä edustaa lähinnä PEPPIekosysteemi. Peppi on otettu tai ollaan ottamassa käyttöön 80% AMK:sta. Tuotantokäytössä näistä on n. 40%:ssa, lopuissa on käyttöönotto meneillään eri vaiheissa. Perusrekisteri on vuoden 2016 käytössä Metropoliassa ja Tamk:ssa (ja XAMK:ssa).

8 - KOOTuessa on käyty mm. keskustelua VIRTA-palvelun hyödyntämisestä laajemmin erilaisiin opiskelijoille ja korkeakouluille suunnattuihin palveluihin. TUUDO järjestelmän kytkeminen VIRTAan ilmeisesti tehdään, mutta seuraavia ulkoisia palveluja varten on tarve tehdä periaatteellinen selvitystyö tietovarannon käyttöehdoista ja edellytyksistä. Ammattikorkeakoulun opintohallintoverkoston kanssa tehtävää yhteistyötä lisätään mm. OHAryhmän, KOOTuki-ryhmän ja VIRTA-yhteistyön kautta sekä kutsutaan opintohallinnon edustajia AAPA:n seminaareihin. - OHA-ryhmän puheenjohtaja osallistui Rovaniemen talvikokouksen seminaariosuuteen. - Pääsihteeri liittyi syksyllä mukaan KOOTuki-ryhmään. - VIRTA-tiedonkeruun merkitys kasvaa kaiken aikaa yhä tärkeämmäksi ja siihen tulee OKM:n kautta uusia elementtejä. KOTA-seminaari on keskeinen vuosittainen foorumi VIRTA-palvelun seurantaan. PEPPI-integraatio on merkittävä tiedonkeruun kannalta. Ammattikorkeakoulujen kirjastoverkoston kanssa tehtävä yhteistyö jatkuu ja sitä tiivistetään nimeämällä vakituinen yhteyshenkilö. AAPA tukee kirjastoja tietojärjestelmien uusissa hankkeissa ja kutsuu tarpeen mukaan kirjastoverkoston edustajia AAPA:n seminaareihin ja lähettää edustajan AMKIT-konsortion kokouksiin. - Yhteyshenkilönä kirjastojen AMKIT-konsortion suuntaan on toiminut pääsihteeri. Yliopistojen kanssa yhteinen yhteyshenkilö on ollut Kuno Öhrman (Hanken). Seinäjoen AAPA-kokouksessa kesäkuussa 2016 kuultiin AMKIT-konsortion edustajan (Jussi Kärki, SAMK) alustus kirjastojärjestelmähankkeen tilanteesta. AMKIT-konsortion kokouksissa ei ole ollut AAPAn edustajaa Lisätään yhteistyötä myös muiden opetuksen ja tutkimuksen kehittämisessä toimivien tahojen, kuten esimerkiksi Ammattikorkeakoulujen TKI-johtajaverkoston kanssa. - Seinäjoen AAPA-kokous kesäkuussa 2016 järjestettiin TKI-teemalla, alustamassa oli useita sen alueen asiantuntijoita. - ATT/TKI-hankkeeseen osallistumista on pyritty AAPAssa aktivoimaan mm. yhteisen työpajan muodossa, jossa tunnistettiin puolisen tusinaa yhteistä kehittämiskohdetta. Näitä olivat mm. data/aineistonhallintapolitiikka, tietosuojakysymykset ja ATTviitearkkitehtuuri. Pääsihteeri osallistui marraskuussa 2016 TKI-johtajaverkoston kokoukseen. 5.Tiedottaminen AAPA:n Eduuni-alustan käyttö on vakiintunut sen keskeisten sidosryhmien sisäiseksi tiedotus- ja viestintäkanavaksi. Saman sivuston yhteyteen on avattu myös AAPA:n julkiset www-sivut, jota ylläpidetään ajantasaisena sekä suomeksi että jatkossa myös osin englanniksi. AAPA ottaa käyttöön myös nopeasti kasvaneen ja laajentuneen korkeakoulujen yhteisen Eduunin KITY-sivuston (Korkeakoulujen IT-Yhteisö), joka on tärkeä AAPA:n ja FUCIO:n yhteistyöfoorumi. Siellä on mm. kaikkien SIG-ryhmien sivustot. - AAPAn työtilan ja sivuston eduunissa voidaan todeta olevan rakenteeltaan hieman sekava ja tietojen ajan tasalle saattaminen ja ylläpito vaatii työtä.

9 - Yhtenäistämistä FUCIOn sivurakenteen kanssa olisi tehtävä, mutta samalla yksinkertaistaa molempien rakennetta nyt tietojen haku on melko pitkien polkujen päässä. Esimerkiksi yhteisen työalueen, ns. KITY, roolia olisi terävöitettävä. - AAPA-sivut eivät myöskään näy ARENEn sivustolla, asiasta on informoitu ARENEn toimistoa ja pyydetty muutosta. AAPA edistää 1. Tiedotusta amkien johdon suuntaan tehostetaan tiivistämällä edelleen yhteistyötä Arenen kanssa - ARENE koordinoi kaikkien AMK:n yhteistä hanke-ehdotusta OKM:n, eamk-hanketta. Siinä on tehty yhteistyötä mm. ARENEn toimiston kanssa. Keskusteluyhteys ARENEn suuntaan on hyvä, toiminnanjohtajan ja ARENEn pj:n kanssa on käyty keskusteluita. Metropolian Riitta Konkola on valittu ARENEn hallituksesta AAPAn yhteysrehtoriksi. Hänen ja ARENEn toiminnanjohtaja ja AAPA-tvk:n yhteiskokous pidettiin Metropoliassa joulukuussa Pääsihteeri on vierailut ARENEn hallituksen kokouksessa sekä ison salin kokouksessa, kuten on jo mainittu edellä. 2. Tiedotusta ammattikorkeakoulujen omille tietohallintoyksiköille, etenkin SIG-ryhmien toimintaan liittyen. - Infokooste tapahtumista on pyritty toimittamaan syksystä 2016 lähtien säännöllisesti, lisäksi on välitetty runsaasti eri sidosryhmiltä tulleita viestejä. SIG:t tiedottavat AAPAlistalle myös suoraan (lista on niiden käytettävissä mm. yhteyshenkilöiden kautta). 6. AAPA tukee IT-johdon ammatillista kehitystä a) Yhteiset kokoukset AAPA-verkosto pitää kokoukset kolme kertaa vuodessa (helmikuussa, kesäkuussa ja loka-marraskuussa). Syyskokous pidetään IT-päivien yhteydessä ja se on ns. vuosikokous. Talvi- ja kesäkokousten yhteydessä järjestetään myös seminaari ajankohtaisen teemojen ympäriltä. - Helmikuun kokous Rovaniemellä - Kesäkuun kokous Seinäjoella, seminaarin teemana TKI-toiminta - ylimääräinen kokous toukokuussa Helsingissä Uunisaaressa, teemana FUCIOyhteistyö ja Esko Ala-Peijarin läksiäisjuhla - Syksyn vuosikokous Oulussa b) Yhteiset hankkeet AAPA:n yhteiset hankkeet on tärkeä tapa oppia toisilta ja kehittää yhdessä uutta, joista hyviä esimerkkejä ovat mm. Palvelukeskuksen suunnittelu, BencheIT pienryhmätyö, konesalipilotti, hankintayhteistyö ym. - Varsinaisia erillisiä yhteishankkeita ei ole ollut aktiivisena vuoden 2016 aikana. Palvelukeskustyö päättyi alkuvuodesta 2016 ja se tuotti paljon positiivisia kokemuksia, vaikka itse lopputulos ei ollut ennakkoajatusten mukainen. BM-pienryhmätyötä on AMK:ja kehotettu tekemään keskenään pienryhmissä. Muita yhteisiä teemoja on ollut

10 eamk-hankekokonaisuuden suunnittelu, vaikka se ei ole varsinainen AAPA-verkoston hanke. c) Yhteinen koulutus AAPA järjestää säännöllisesti jäsenilleen suunnattuja koulutuksia, kun niihin on tarvetta ja kysyntää. Näistä ovat esimerkkejä viime vuosina järjestetty KA-koulutus ja BISE Pro tietohallinnon johtamisen valmennuskurssi. - Koulutuksen tarvetta on pohdittu AAPA-työvaliokunnassa ja asia on ollut esillä myös sen kokouksissa. On todettu, että 2016 ei ole tunnistettu mitään keskeistä aihetta, josta laajempaa koulutusta olisi tarve järjestää. Mahdollisia nousevia teemoja ovat avoin tiede sekä 2018 voimaan astuva tietosuojadirektiivi. 7. AAPA-työvaliokunta ja IT-pääsihteeri toiminnan koordinoijina Kuuden henkilön AAPA-Työvaliokunnan tehtävä on suunnitella, valmistella ja toteuttaa AAPAkokouksessa sovittuja tämän toimintasuunnitelman mukaisia linjauksia. Työvaliokunta osallistuu tai nimeää edustajansa myös useisiin OKM:n, ARENE:n, FUCIO:n ja CSC:n järjestämiin työryhmiin ja tilaisuuksiin. AAPA-tvlk koordinoi lausuntoja ja kommentteja toimialan yhteisiin kehittämishankkeisiin. Työvaliokunta kokoontuu 6-7 kertaa vuoden 2016 aikana. Kokoukset pidetään pääosin verkkokokouksina. Vuosina 2016 ja 2017 pääsihteeripalvelut ostetaan Haaga-Helialta (1 htv/vuosi). Pääsihteeriksi on valittu Saku Vina (Turun ammattikorkeakoulu). - Työvaliokuntaan ovat kuuluneet pj. Jukka Ivonen Haaga-Helia, Tuomo Rintamäki Metropolia, Juha Venho Turun AMK, Ilpo Olkkonen Saimia, Ari Ilkka JAMK ja Ari Kuusio HAMK - Työryhmiä, joissa ollut edustus, on ollut esimerkiksi: TH&ICT-ohjausryhmä, Funet2020 ja EXAM-konsortio. - AAPA ei verkostona ole antanut 2016 lausuntoja, mutta yksittäiset AMK:t kyllä, esimerkiksi TUUDO-palvelun integroimisesta VIRTA-opintotietopalveluun. Lisäksi ARENElle on välitetty verkoston kommentteja lausuntoja varten esim. KOSKi-palvelun kehittämisestä. - TVK-kokouksia on ollut (lokakuun loppuun mennessä) 8 kpl, pääosin verkkokokouksina. Lisäksi on ollut 8 kpl yhteiskokouksia FUCIO-tvk:n kanssa ( mennessä) - Vuosina 2016 ja 2017 pääsihteeripalvelut ostetaan Haaga-Helialta (1 htv/vuosi). - Pääsihteeriksi valittiin 2015 lopussa Saku Vina (Turun ammattikorkeakoulu), joka irtisanoutui toukokuussa Uudeksi pääsihteeriksi valittiin julkisen haun kautta Jaakko Riihimaa Seinäjoelta, joka aloitti tehtävässä heinäkuun lopulla. Kesä-heinäkuun ajan pääsihteerin tointa hoiti (oto.) AAPAn varapj Juha Venho Turun AMK:sta