3 REKISTERIN VASTUUHENKILÖT JA REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT

Transkriptio

1 Rekisteriseloste HelMet-kirjastojen eli Espoon, Helsingin, Kauniaisten ja Vantaan kaupunginkirjastojen asiakasrekisteri Rekisteriseloste ja rekisteröidyn informointi Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24 Laatimispvm: REKISTERIN NIMI HelMet-kirjastojen asiakasrekisteri 2 REKISTERINPITÄJÄ Espoon kaupunginkirjasto PL Espoon kaupunki Helsingin kaupunginkirjasto PL Helsingin kaupunki Kauniaisten kaupunginkirjasto PL Kauniainen Vantaan kaupunginkirjasto Lummetie VANTAA 3 REKISTERIN VASTUUHENKILÖT JA REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT Tarja Hämäläinen Espoon kaupunginkirjasto PL Espoon kaupunki Puh: (09) Sähköposti: tarja.hamalainen@espoo.fi Satu Holmberg Helsingin kaupunginkirjasto PL Helsingin kaupunki Puh: (09) Sähköposti: satu.holmberg@hel.fi

2 Laura Kohta Kauniaisten kaupunginkirjasto PL KAUNIAINEN Puh. (09) Sähköposti: laura.kohta@kauniainen.fi Kristiina Suvela Vantaan kaupunginkirjasto/tikkurilan kirjasto Lummetie VANTAA Puh. (09) Sähköposti: kristiina.suvela@vantaa.fi Vastuuhenkilöt antavat tarkempia tietoja rekisteristä sekä rekisteröidyn oikeudesta saada tarkastaa ja oikaista itseään koskevat tiedot. 4 REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE JA KÄYTTÖTARKOITUS Rekisteröidyt ovat kirjastojen asiakkaita. Kirjastot käyttävät rekisteriä lainauksenvalvontaan, perintään ja tilastointiin. Asiakasrekisteri on kirjastoille välttämätön lainauksenvalvonnan, perinnän ja tilastoinnin väline. Osa rekisteritiedoista on asiakkaan käytössä internetin kautta osoitteessa Asiakas voi tallettaa omaan käyttöönsä tietoja palvelukuvauksen mukaisesti. 5 REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ Rekisteriin talletetaan rekisteröidystä seuraavat tiedot: - nimi, henkilötunnus, kirjastokortin tunnus, tunnusluku salattuna, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, syntymäaika, asiakasryhmä (lapsi, aikuinen, kotipalveluasiakas, laitos) - tilastollista käsittelyä varten: sukupuoli, äidinkieli - asiakaspostin lähettämistä varten: kielivalinta (suomi, ruotsi, englanti) ja lähetystapa (posti, sähköposti) - lainauksenvalvonnan tapahtumatiedot, tiedot voimassaolevista lainoista ja varatusta aineistosta - selvittämättömät asiat (esim. maksamattomat maksut) ja niihin liittyvät huomautukset Alle 15-vuotiaan lapsen vastuuhenkilönä toimivan henkilön sekä laitoksen tai muun yhteisön vastuuhenkilönä toimivan henkilön henkilötiedot rekisteröidään vastaavasti. Osa rekisteritiedoista on asiakkaan käytössä internetin kautta osoitteessa Asiakas tarvitsee kirjastokortin ja henkilökohtaisen tunnusluvun tietojensa katseluun. Asiakas voi tallettaa omaan käyttöönsä tietoja palvelukuvauksen mukaisesti.

3 6 REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET Tiedot saadaan asiakkaalta. Asiakas voi myös itse päivittää osan rekisterin asiakastiedoista osoitteessa Päivittäminen edellyttää, että asiakkaalla on kirjastokortti ja henkilökohtainen tunnusluku. Tiedot voidaan tarkistaa väestötietojärjestelmästä. 7. SÄÄNNÖNMUKAISET HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET Perintätoimistolle luovutetaan linjasiirtona kerran viikossa tiedot rekisteröidyistä, joiden lainaama aineisto on palauttamatta 60 vuorokauden kuluttua eräpäivästä. Tiedosto sisältää rekisteröidyn nimen, vastuuhenkilön nimen, osoitteen, puhelinnumeron ja henkilötunnuksen sekä eräpäivä-, nimeke- ja hintatiedot palauttamattomasta aineistosta. 8 REKISTERIN SISÄINEN KÄYTTÖ Rekisteriä käyttävät kaupunginkirjastoissa asiakaspalvelua hoitavat henkilöt. Rekisteristä otetaan tilastoja, joista rekisteröidyt eivät ole tunnistettavissa. 9 REKISTERIEN YHDISTÄMINEN Rekisteriä ei yhdistetä muihin rekistereihin. 10 REKISTERIN SUOJAAMINEN A. Manuaalinen aineisto Perintätoimiston toimittamat raportit perintään siirretyistä lainaajista ja aineistosta säilytetään kirjastoissa lukituissa kaapeissa. B. Kirjastojärjestelmään talletetut tiedot Kirjastojärjestelmän käyttöpalvelun toimittajan kanssa tehdyn sopimuksen mukaan toimittaja huolehtii tietojen teknisestä suojauksesta. Järjestelmän käyttö edellyttää käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joiden hoitamista varten hänelle on annettu käyttöoikeus. Henkilökuntaa sitoo työsopimuksessa määritelty vaitiolovelvollisuus. Asiakasrekisteri on suojattu ulkopuoliselta käytöltä. Osa rekisterin asiakasta koskevista henkilötiedoista on asiakkaan käytössä internetin kautta osoitteessa Tietojen katseluun ja käsittelyyn asiakas tarvitsee kirjastokortin ja henkilökohtaisen tunnusluvun. Em. tiedot on suojattu SSL-salauksella. 11 HENKILÖREKISTERIN JA REKISTERITIETOJEN SÄILYTYS, ARKISTOINTI JA HÄVITTÄMINEN A. Manuaalinen aineisto Perintätoimiston toimittamat raportit perintään siirretyistä lainaajista ja aineistosta säilytetään

4 kirjastoissa lukituissa kaapeissa. Palautuksen ja maksusuorituksen jälkeen tulosteet arkistoidaan ja hävittäminen tapahtuu määräajan kuluttua silppuamalla. B. Kirjastojärjestelmään talletetut tiedot Palautuksen yhteydessä lainaajakohtainen lainaustieto poistuu asiakasrekisteristä. Tiedot asiakkaan maksamista maksuista säilyvät rekisterissä noin kuukauden ajan. Tiedot asiakkaan perumista varauksista säilyvät rekisterissä noin kuukauden ajan. Tietoja ei erikseen arkistoida. Kirjasto voi poistaa rekisteristä pitkään käyttämättä olleet asiakastiedot. 12 REKISTERÖIDYN INFORMOINTI Asiakkaalle annettavassa kirjastokortissa on tieto www-osoitteesta, josta on linkit henkilörekisteriselosteeseen sekä kaupunginkirjastojen www-sivuille. Rekisteröinnistä mainitaan myös HelMet-kirjastojen käyttösäännöissä, jotka annetaan asiakkaalle, kun asiakas hankkii kirjastokortin. 13 TARKASTUSOIKEUS Rekisteröity voi tarkistaa asiakasrekisterissä olevat tietonsa asiakaspalvelussa, kun hän on todistanut henkilöllisyytensä. Rekisteröity voi esittää tarkastusoikeutta koskevan pyynnön myös henkilökohtaisesti tai kirjallisesti kohdassa 3 mainituille rekisterin vastuuhenkilöille. Tarkastusoikeus toteutetaan pääsääntöisesti viikon kuluessa pyynnön esittämisestä 14 TIEDON KORJAAMINEN Mikäli rekisterissä havaitaan virheellinen henkilötieto, virhe korjataan välittömästi asiakaspalvelussa. Kirjastotoimen johtaja päättää tiedon korjaamisesta rekisteröidyn vaatimuksesta. Vaatimus esitetään kohdassa kolme mainituille rekisterin vastuuhenkilöille. Mikäli vaatimusta tiedon korjaamisesta ei hyväksytä, rekisteröidylle annetaan hylkäämisestä kirjallinen todistus. Tämän jälkeen rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. 15 KIELTO-OIKEUS Rekisteristä ei luovuteta ilman rekisteröidyn lupaa henkilötietoja suoramarkkinointia, markkina- ja mielipidetutkimusta, henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten. Rekisteröidyn ei siis tarvitse erikseen kieltää tietojen luovuttamista. 16 REKISTERIHALLINTO

5 Kaupunginkirjastojen kirjastotoimen johtajat käyttävät asiakasrekisteriä koskevaa päätösvaltaa. Kirjastotoimen johtajat päättävät - rekisteriselosteen laatimisesta - rekisterin käytöstä, tietosisällön ja käyttöoikeuksien määrittelystä, käyttöoikeuksien myöntämisen periaatteista, rekisteröidyn informoinnin ja tarkastusoikeuden toteuttamisesta, tietojen korjaamisesta sekä tietojen luovuttamisesta - rekisterin järjestelmäteknisestä ylläpidosta - rekisterin suojaamisesta sekä tietoturvan järjestämisestä, arkistoinnista ja hävittämisestä - järjestelmän laadunvalvonnasta - rekisterin vastuuhenkilön nimeämisestä ja hänen tehtävistään. Asiakasrekisteri on osa kirjastojärjestelmää. Kirjastojärjestelmään liittyviä asioita hoitaa kaupunginkirjastojen yhteinen sovelluspäällikkö. Kirjastojärjestelmästä ja järjestelmän käyttöpalveluista on tehty sopimukset ohjelmistopalveluja ja käyttöpalveluja tuottavien yritysten kanssa. 17 SISÄISET REKISTERITOIMINNAN OHJEET JA KOULUTUS Kirjastojärjestelmän käyttäjille on laadittu ohjeet, joita päivitetään säännöllisesti. Uudet käyttäjät perehdytetään työyksiköissä. Koulutusta järjestetään sekä vanhoille että uusille työntekijöille.