Effica. Varhaiskasvatuksen asiakastietojärjestelmän rekisteriseloste. Keravan kaupunki Kasvatuksen ja opetuksen toimiala. Päivitetty 9.11.

Transkriptio

1 Effica Varhaiskasvatuksen asiakastietojärjestelmän rekisteriseloste Keravan kaupunki Kasvatuksen ja opetuksen toimiala Päivitetty Kerava

2 1(6) REKISTERISELOSTE Effica - Varhaiskasvatuksen asiakastietojärjestelmä Sisällys 1. REKISTERIN NIMI REKISTERINPITÄJÄ REKISTERIN VASTUUHENKILÖ REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET SÄÄNNÖNMUKAISET HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET REKISTERIN KÄYTTÖ REKISTERIN YHDISTÄMINEN MUIHIN HENKILÖREKISTEREIHIN REKISTERIN SUOJAAMINEN HENKILÖREKISTERIN JA REKISTERITIETOJEN SÄILYTYS, ARKISTOINTI JA HÄVITTÄMINEN REKISTERÖIDYN INFORMOINTI TARKASTUSOIKEUS TIEDON KORJAAMINEN KIELTO-OIKEUS REKISTERIHALLINTO SISÄISET REKISTERITOIMINNAN OHJEET JA KOULUTUS... 6

3 2(6) 1. Rekisterin nimi Effica Varhaiskasvatuksen asiakastietojärjestelmä. Varhaiskasvatusjärjestelmä on osa Keravan kaupungin kasvatus- ja opetustoimen Efficatietojärjestelmää. Varhaiskasvatusjärjestelmään liittyy lisäksi ennen nykyisen tietojärjestelmän käyttöönottoa (2004) syntyneitä aikaisempien järjestelmien tuottamat kortistot sekä varhaiskasvatusjärjestelmään liittyvät manuaaliset asiakirjat (aktit). 2. Rekisterinpitäjä Keravan kaupungin kasvatus- ja opetuslautakunta PL 123, Kerava puh. (09) Kasvatus- ja opetuslautakunta on delegoinut rekisterinpitäjän tehtäviä kasvatus- ja opetustoimelle. 3. Rekisterin vastuuhenkilö Varhaiskasvatusjohtaja puh Kasvatus- ja opetustoimi Varhaiskasvatuksen vastuualue Kultasepänkatu 7, KERAVA 4. Rekisteriasioita hoitavat henkilöt Asiakastyötä tekevät tietojärjestelmän käyttäjät vastaavat omien asiakkaidensa tietojen käsittelystä, rekisteröidyn informoinnista ja tarkastusoikeuden toteuttamisesta. Järjestelmän ylläpidosta ja kehittämisestä huolehtivat varhaiskasvatuksen Efficajärjestelmän pääkäyttäjät toimistosihteerit Maarit Karén ja Heidi Leppänen. 5. Rekisterin käyttötarkoitus Effica Varhaiskasvatusjärjestelmä toimii apuvälineenä varhaiskasvatuspalveluiden tuottamisessa ja palvelee varhaiskasvatuksen asiakastyön eri vaiheita: - Päiväkotihoito, perhepäivähoito, avoin varhaiskasvatus, palveluseteli sekä kuntalisäasiakkaat. - Hakemusten käsittely - Lasten sijoittaminen, hoitopäätökset - Hoitotapahtumien kirjaaminen - Lasten hoidosta laskuttaminen - Palvelusetelin arvon maksaminen - Tilastointi, arviointi ja seuranta

4 3(6) - Tiedottaminen 6. Rekisterin pitämisen peruste Rekisterin pitäminen perustuu kasvatus- ja opetustoimen lakisääteisten viranomaistehtävien hoitoon sekä kasvatus- ja opetustoimea koskevaan lainsäädäntöön: Henkilötietolaki (523/1999) Laki lasten päivähoidosta (36/1973), Varhaiskasvatuslaki (36/1973), Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakasmaksuista (73/1992) Laki yksityisten sosiaalipalvelujen valvonnasta (603/1996) Keravan kaupungin kasvatus- ja opetuslautakunnan voimassaoleviin päätöksiin yksityisen hoidon tuen kuntalisästä, ostopalvelukorvauksista, palvelusetelistä, kotihoidontuen kuntalisästä sekä asiakasmaksuista. 7. Rekisterin tietosisältö Keravan kunnan asukkaiden väestörekisteritiedot Asiakkaan henkilötiedot - Henkilötunnus, nimi, osoite, puhelinnumerot - Kotikunta, äidinkieli, kommunikointikieli, siviilisääty, ammatti, osoitteen turvakielto Perhekokoonpano Hakemustiedot Tiedot palvelun tarpeesta Erityistarpeet Lasten sijoitustiedot Palvelusuunnitelma Perheen tulotiedot Palvelupäätös, maksupäätös ja tiedoksianto Hoitopaikkatiedot Hoitoajat, läsnä ja poissaolotiedot Toimintayksikkötiedot Tietoja lasten päivähoidon henkilöstöstä Rekisterin tiedot ovat käytettävissä tehtävänmukaisin käyttöoikeusrajauksin. 8. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet Henkilö- ja perhetiedot saadaan pääosin väestörekisteristä Effica Asukas-järjestelmän kautta. Tietoja täydennetään asiakkaan tai hänen edustajansa antamilla tiedoilla. Tapahtumatiedot syntyvät asiakkuuden aikana pääosin asiakkaan antamana, työntekijän kirjaamana tai eräajojen tuloksena. 9. Säännönmukaiset henkilötietojen luovutukset Henkilötietoja luovutetaan vain yksilöidyn tietopyynnön perusteella siihen oikeutetuille viranomaisille noudattaen kasvatus- ja opetustoimen tietosuojaohjeita. Laskutuksen yhtey-

5 4(6) dessä siirretään kaupungin yleislaskutukseen ja reskontraan kaikki laskutustiedot. Varhaiskasvatuksen alkamis- ja päättymistiedot välitetään Kelaan sähköisessä muodossa. Tilastotietoja luovutetaan viranomaisille lain edellyttämiin tarkoituksiin. 10. Rekisterin käyttö Rekisteriä käytetään varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen järjestämiselle välttämättömien sekä toiminnassa syntyvien tietojen hallintaan. Tehtävät ja niiden peruste on selostettu kohdissa 5 ja 6. Järjestelmällä hoidetaan varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen asiakas- ja päätöstietojen ylläpito ja asiakaslaskutus sekä tilastointi. Käytössä on Effica Läsnä-sovellus ja sinne kerätyt tiedot tallennetaan kunnan Effica- tietokantaan. Jokaisella käyttäjällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Effica Varhaiskasvatuksessa hallitaan käyttäjien käyttäjätunnukset, salasanat ja käyttöoikeudet. Kaikki tietoliikenne järjestelmien välillä on salattua. Mobiililaitteeseen ei tallenneta mitään asiakastietoja tai kuvia. Älypuhelinten käsittelyssä noudatetaan Keravan kaupungin tietoturvaohjeita. Lisäksi älypuhelimissa käytetään suojakoodia, joka lukitsee laitteen automaattisesti, jos laitetta ei käytetä. Läsnä-sovelluksen vastuuhenkilöinä toimivat Effican pääkäyttäjät. 11. Rekisterin yhdistäminen muihin henkilörekistereihin Varhaiskasvatuksen Effica-järjestelmästä viedään huoltaja- ja lapsitietoja Primukseen ja Kelaan. Väestörekisteristä tuodaan huoltaja- ja lapsitietoja Efficaan. 12. Rekisterin suojaaminen Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja käsitteleviä työntekijöitä koskee vaitiolovelvollisuus. Käyttöoikeuden saaminen varhaiskasvatusjärjestelmään edellyttää kirjallista vaitiolositoumusta. Vaitiolovelvollisuus jatkuu palvelussuhteen päätyttyä. Järjestelmä sijaitsee palveluntarjoajan palvelimella ja sitä käytetään henkilökunnan työasemilta. Järjestelmän käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttöoikeuksien myöntämisestä ja poistamisesta päättävät esimiehet. Järjestelmä vaatii salasanan vaihdettavaksi määräajoin. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Käyttöoikeus on tehtävänmukainen ja perustuu käyttäjärooleihin, joille on määritelty oikeus tehtävänmukaisiin näyttöihin ja toimintoihin. Esimerkiksi varhaiskasvatus-sovelluksessa on erilaiset käyttöoikeudet päivähoidon antamisesta päättävillä johtavilla henkilöillä, päivittäisestä lasten opetuksesta, kasvusta ja hoidosta vastaavilla henkilöillä sekä maksupäätöksiä ja laskutusta hoitavilla henkilöillä. Eri käyttöoikeusryhmissä on määritelty erikseen tietojen luku-, kirjoitus- ja poisto-oikeudet. Järjestelmä rekisteröi virheelliset sisään kirjoittautumiset ja kaiken järjestelmässä suoritetun tietojen käsittelyn ja katselun. Manuaalisia asiakirjoja säilytetään lukituissa arkistotiloissa. Arkistoidut asiakirjat säilytetään kasvatus- ja opetustoimen käsiarkistossa ja kaupungin päätearkistossa.

6 5(6) 13. Henkilörekisterin ja rekisteritietojen säilytys, arkistointi ja hävittäminen Asiakaskohtaisia tietoja säilytetään Effica-tietojärjestelmän aktiivikannassa. Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan arkistoviranomaisten kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä. 14. Rekisteröidyn informointi Informointi suoritetaan asiakaspalvelutilanteessa. Rekisteriseloste on nähtävillä kasvatusja opetustoimessa sekä Keravan kaupungin internetsivuilla. 15. Tarkastusoikeus Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot (HetiL 26 ). Rekisteröity voi esittää tarkastusoikeutta koskevan pyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti kasvatus- ja opetustoimen hyväksymällä lomakkeella tarkastusoikeuden toteuttamisesta vastaavalle henkilölle (HetiL 28 ). Alaikäisen lapsen tarkastusoikeutta voi käyttää hänen virallinen huoltajansa. Tarkastusoikeutta käyttävä henkilö tulee tunnistaa yksiselitteisesti. Tarkastusoikeuden toteuttamisesta ja tietojen luovuttamisesta päättää varhaiskasvatusjohtaja. Tiedot tulee antaa viivytyksettä ja pyydettäessä kirjallisesti. Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuoden aikana toteutettuna (HeTiL 26 2 mom.). Tarkastusoikeus voidaan evätä ainoastaan poikkeustapauksessa. Epäämisperusteena voi olla esimerkiksi, että tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa asiakkaan terveydelle tai hoidolle taikka jonkun muun oikeuksille (HeTiL 27 ). Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, siitä annetaan kirjallinen kasvatus ja opetustoimen kieltäytymistodistus (HeTiL 28 ). Todistuksessa on mainittava syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, Helsinki. Tietosuojavaltuutettu voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen rekisteröidyn tarkastusoikeuden toteuttamisesta. 16. Tiedon korjaaminen Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Rekisterinpitäjän on myös estettävä tällaisen tiedon leviäminen, jos tieto voi vaarantaa rekisteröidyn yksityisyyden suojaa tai hänen oikeuksiaan (HeTiL 29 ). Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tiedon korjaamista. Tieto korjataan ilman aiheetonta viivytystä. Mikäli on kyseessä henkilötietoihin liittyvä oikaisu, tieto varmistetaan Kasvatuksen-

7 6(6) ja opetuksen toimialan henkilöltä (jonka toimesta tiedot tarkistetaan väestörekisteristä) tai oikaisijan on esitettävä oikeuden antama päätös oikaistavasta asiasta (rajoitetut huoltajan oikeudet). Jos tiedon korjaamisesta kieltäydytään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kasvatus- ja opetustoimen hyväksymä kieltäytymistodistus ja rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi (katso kohta 15). 17. Kielto-oikeus Varhaiskasvatusjärjestelmässä olevat tiedot ovat salassa pidettäviä. Niitä ei luovuteta, ellei tietoa pyytävällä ole lakiin perustuvaa oikeutta tiedon saamiseen. Rekisteristä ei luovuteta tietoja suoramarkkinointia, markkina- ja mielipidetutkimusta, henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten (HeTiL 30 ). 18. Rekisterihallinto Kasvatuksen ja opetuksen toimiala vastaa varhaiskasvatuksen hallintoa koskevan rekisterin: rekisteriselosteen laatimisesta rekisterin käytöstä, tietosisällön ja käyttötarkoituksen määrittelystä, käyttöoikeuksien myöntämisen periaatteista, rekisteröidyn informoinnin ja tarkastusoikeuden toteuttamisesta, tietojen korjaamisesta sekä tietojen luovuttamisesta yhteistyössä palveluntarjoajan ja kaupungin arkistotoimien kanssa o rekisterin järjestelmäteknisestä ylläpidosta o rekisterin suojaamisesta sekä tietoturvan järjestämisestä, arkistoinnista ja hävittämisestä 19. Sisäiset rekisteritoiminnan ohjeet ja koulutus Varhaiskasvatusjärjestelmän käyttäjille on laadittu ohjeisto, jota pidetään ajan tasalla. Uusien työntekijöiden perehdytyksestä vastaa varhaiskasvatuksen vastuualue.