HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 1 (5)

Transkriptio

1 HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 1 (5) Laatimispäivä/Päivityspäivä Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. nimi 2. pitäjä 3. vastuuhenkilö 4. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa 5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste 6. tietosisältö 7. Säännönmukaiset tietolähteet 8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset 9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle 10. suojauksen periaatteet 11. Tarkastusoikeus 12. Oikeus vaatia tiedon korjaamista 13. Kielto-oikeus 14. Rekisteröidyn informointi 15. Rekisterihallinto 1. nimi Ympäristökeskuksen luontotietojen hallintajärjestelmä (LTJ). 2. pitäjä Helsingin kaupungin ympäristölautakunta PL 500, HELSINGIN KAUPUNKI (käyntiosoite Viikinkaari 2a, Helsinki 00790) Puhelin (09) Sähköposti: ymparistolautakunta@hel.fi SL 33 Rekisteriseloste Henkilörekisteri vastuuhenkilö 4. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa Helsingin kaupungin ympäristökeskuksen ympäristöjohtaja Tehtävänimike Ympäristötarkastaja Osoite PL 500, HELSINGIN KAUPUNKI (käyntiosoite Viikinkaari 2a, Helsinki 00790) Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite) Puhelin (09) , sähköposti ltj.ymk@hel.fi

2 HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 2 (5) 5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste Luontotiedon hallintajärjestelmän tarkoituksena on toimia apuvälineenä huolehdittaessa ympäristölautakunnan ja -keskuksen toimialaan kuuluvista kaupungin luontoarvoihin liittyvistä tehtävistä. Luontotiedon hallintajärjestelmän henkilörekisterin tarkoitus on huolehtia järjestelmään liittyvien luontohavaintojen identifioinnista ja varmistaa havaintojen laatu. Henkilötietojen käsittely perustuu henkilötietolain (523/1999) 8 :n 1 momentin 4 kohtaan. 6. tietosisältö 7. Säännönmukaiset tietolähteet Luontotietojärjestelmän henkilörekisteriin tallennetaan havainnoitsijan nimi-, osoite- ja muut yhteystiedot havaintojen identifiointia varten. Havaintojen laadunvarmistusta varten tallennetaan tarvittaessa henkilörekisteriin havainnoitsijan asiantuntemus. Tietojärjestelmän perusteella laadittavat tutkimukset, tilastot ja raportit sekä ympäristökeskuksen suunnittelu- ja selvitystehtävien toteuttaminen, kuten kaavalausunnot ja muu toimialan kehittäminen eivät sisällä henkilötietoja lukuun ottamatta raporttien ja tutkimusten lähdeluetteloita, joissa lähteisiin viitataan julkaisijan nimellä. Henkilörekisteriä päivitetään havaintojen lisäämisen tai päivittämisen yhteydessä saaduilla tiedoilla. Tiedot saadaan havaintoaineiston luovuttajalta. 8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta. Henkilötietoja luovutetaan vain yksilöidyn tietopyynnön perusteella ja edellyttäen, että luovutuksensaajalla on henkilötietojen suojaa koskevien säännösten mukaan oikeus tallettaa ja käyttää sellaisia henkilötietoja sekä ettei laissa ole toisin erikseen säädetty. Toimintakertomuksia yms. varten järjestelmästä kerätään suoritteita kuvaavia tilastotietoja. Ne eivät sisällä henkilötietoja. 9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. 10. suojauksen A. Manuaalinen aineisto Luontotietojärjestelmän säilytettävien paperitulosteiden osalta noudatetaan ympäristönsuojelu- ja -tutkimusyksikön arkistointisuunnitelmaa.

3 HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 3 (5) periaatteet B. ATK:lla käsiteltävät tiedot Luontotietojärjestelmä käsittää yleisöversion ja virkamiesversion. Virkamiesversion käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta salasanoineen. Luontotietojärjestelmän havaintojen tallentaminen ei edellytä salassa pidettävien tietojen antamista. Osoite- ja muissa yhteystiedoissa otetaan huomioon turvakielto tai rekisteröitävän oma perusteltu pyyntö tietojen salassapidosta. Järjestelmää käytetään verkkoympäristössä. Järjestelmän palvelinlaitteet säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy vain atk-henkilöstöllä. Järjestelmän tietokannasta (Oracle) otetaan täysi varmistus vähintään kerran kuussa ja varmistukset muuttuneilta osin kerran vuorokaudessa. Järjestelmän intranettietokannasta (Access) otetaan varmistukset kerran viikossa. Varmistuksia säilytetään suojatussa paikassa erillään palvelinlaitteesta.

4 HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 4 (5) 11. Tarkastusoikeus Rekisteröity voi esittää rekisterin tarkastusoikeutta koskevan pyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti ympäristöjohtajalle tai muulle rekisteriasioita hoitavalle henkilölle. Tarkastusoikeus toteutetaan viivytyksettä ja pääsääntöisesti viimeistään kahden viikon kuluessa pyynnön esittämisestä. Tiedot annetaan pyydettäessä kirjallisina. Rekisteröidylle ilmoitetaan samalla, mistä rekisterin tiedot on saatu, mihin niitä käytetään ja mihin mahdollisesti luovutetaan. Asianosaiselle ja asiakkaalle järjestetään mahdollisuus tutustua häntä koskeviin manuaaliasiakirjoihin, näyttöruudulla oleviin tietoihin tai käytettävissä oleviin atktulosteisiin tai syötelomakkeisiin, joilta tiedot on tallennettu. Rekisteriin ei sisälly sellaisia tietoja, joiden osalta tarkastusoikeutta ei voisi toteuttaa. Tarkastus on maksutonta kerran vuoden aikana toteutettuna. 12. Oikeus vaatia tiedon korjaamista Tarkastusoikeus voidaan evätä ainoastaan poikkeustapauksessa. Tarkastusoikeuden toteuttamisesta päättää epäselvissä tapauksissa ympäristöjohtaja kuultuaan asian valmistelijaa. Epäämisperusteena voi olla esimerkiksi, että tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa jonkun muun oikeuksille. Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, siitä annetaan kirjallinen, ympäristöjohtajan allekirjoittama todistus, josta ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 315, Helsinki. Ympäristökeskuksen henkilökuntaan kuuluvat huolehtivat viran puolesta itse huomaamansa tai heille ilmoitetun virheen korjaamisesta välittömästi. Epäselvissä tapauksissa ympäristöjohtaja päättää tiedon korjaamisesta rekisteröidyn vaatimuksesta. Tiedon korjaamisesta päätöksen mukaisesti huolehtii ympäristönsuojelu- ja tutkimusyksikön ao. ympäristötarkastaja. Jos tiedon korjaamisesta kieltäydytään, asiakkaalle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus ja asiakkaalla on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi (katso kohta 11). 13. Kielto-oikeus Rekisteristä ei luovuteta ilman rekisteröidyn lupaa tietoja suoramarkkinointia, markkinaja mielipidetutkimusta, henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten. 14. Rekisteröidyn informointi Havaintoaineiston virastolle luovuttamisen yhteydessä tietojen luovuttajalle kerrotaan, että hänen osoite- ja muut asiaan vaikuttavat tietonsa on rekisteröity järjestelmään ja että rekisteriseloste on nähtävillä Helsingin kaupungin www-sivuilla ( sekä ympäristökeskuksessa järjestelmän vastuuhenkilöillä (Viikinkaari 2a, HELSINKI)..

5 HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 5 (5) 15. Rekisterihallinto Ympäristölautakunta käyttää rekisterinpitäjänä rekisteriä koskevaa päätösvaltaa. Ympäristölautakunta voi määrätä rekisterinpitäjän tehtäviä alaisilleen viranhaltijoille. Ympäristölautakunta on tekemällään päätöksellä siirtänyt ympäristöjohtajalle päätösvaltaa rekisterien osalta. Ympäristöjohtaja päättää: rekisteriselosteiden laatimisesta rekisterien käytöstä, tietosisällön ja käyttötarkoituksen määrittelystä, käyttöoikeuksien myöntämisestä, rekisteröidyn informoimisesta ja tarkastusoikeuden toteuttamisesta, tiedon korjaamisesta sekä tietojen luovuttamisesta rekisterien järjestelmäteknisestä ylläpidosta rekisterien suojaamisesta ja tietoturvan järjestämisestä, arkistoinnista ja hävittämisestä rekisterien vastuuhenkilöiden nimeämisestä ja heidän tehtävistään. Rekisteritoimintoja toteuttavat ympäristönsuojelu- ja tutkimusyksikön palveluksessa olevat henkilöt käyttöoikeuksiensa puitteissa. Luontotietojärjestelmään liittyvistä atk-teknisistä asioista vastaa ympäristökeskuksen hallintoyksikön tietohallintopalveluiden vastuualue.