Henkilörekisteriseloste/tietosuojaseloste Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 Laatimispvm: , päivitetty

Transkriptio

1 Henkilörekisteriseloste/tietosuojaseloste Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 Laatimispvm: , päivitetty Rekisterin nimi Efecte-tietohallintoratkaisut (IT Asset Management ja Help Desk Management) 2. Rekisterinpitäjä Jyväskylän koulutuskuntayhtymä Käyntiosoite: Viitaniementie 1 A, Jyväskylä Postiosoite: PL 472, Jyväskylä 3. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa Kuntayhtymän johtaja Vesa Saarikoski p vesa.saarikoski@jao.fi ja ICT- ja laatupäällikkö Hanna Rajala (toiminnallinen vastuu) p hanna.rajala@jao.fi tai It-suunnittelija Liisa Lahtinen (pääkäyttäjä) p liisa.lahtinen@jao.fi 4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus Rekisterin pitämisen peruste: Henkilötietolain (523/1999) 8 :n mukaiset yleiset edellytykset (asiakkuussuhde). Rekisterin käyttötarkoitus: Rekisteriä tarvitaan tietoverkon laiteseurantaan. Efecte sisältää kaksi varsinaista osarekisteriä (IT Asset Management ja Service Desk) sekä henkilötietojen rekisterin. Efecte IT Asset Management eli laiterekisteri on tarkoitettu ittoimintaympäristön mm. laitetietojen hallintaan. Efecte Service Desk Management eli ict-tukipyyntöjen osarekisteri on tarkoitettu tuki- ja palvelutoimintojen työnohjaukseen ja häiriötilanteiden selvittämiseen. Henkilötietoja tarvitaan tukipyynnön ja laitetietojen kohdentamiseen oikealle henkilölle. Henkilötietojen rekisteriin kerätään tukipyynnöistä tulevat tiedot ja täältä on suora linkki EDIR-hakemistopalveluun (käyttäjätunnusten rekisteri) Efecte-tietohallintoratkaisut 1

2 5. Rekisterin tietosisältö Rekisteriin on talletettu seuraavat tiedot: - Laitetiedot: o koneen nimi o ip- ja mac-osoite o koneen tekniset tiedot o asennetut ohjelmistot - Service Deskin tiedot ict-tukipyynnöistä: o pyytäjän nimi o puhelinnumero o sähköpostiosoite o kiinteistö ja tila/huone o pyynnön aihe ja tarkempi kuvaus o oppilaitos/yksikkö o tukipyynnön tyyppi (asennus, verkkovika, tulostaminen etc.) o tukihenkilön nimi (kuka hoitaa pyynnön) o pyynnön aktivointi- ja suorittamisaika - Henkilörekisteritiedot EDIRhakemistopalvelurekisteristä: o nimi o käyttäjätunnus o puhelinnumero o sähköpostiosoite o yksikkö/toimipiste o titteli o Kustannuspaikka o palkkahallinnon ohjelman antama henkilönumero Henkilötiedot linkitetään tukipyyntöön pyynnön kohdentamiseksi oikealle henkilölle. Järjestelmä tekee tukipyynnössä olevien henkilötietojen tarkistuksen EDIR-hakemistopalvelun henkilötiedoista. 6. Säännönmukaiset tietolähteet Työasematiedot skannautuvat automaattisesti laiterekisteriin (IT Asset Management). Järjestelmän laiterekisteriosuus ei sisällä henkilötietoja. Service Deskiin henkilö- ja muut tukipyyntötiedot tulevat käyttäjiltä itseltään sekä linkin kautta EDIR-hakemistopalvelurekisteristä ja tukipyyntöön vastaamistiedot ittukihenkilöiltä. Tietojen keräämisen perusteena on Henkilötietolain 8 :n mukaiset yleiset edellytykset Efecte-tietohallintoratkaisut 2

3 7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset 8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle 9. Rekisterin yhdistäminen muihin henkilörekistereihin Ei säännönmukaisia luovutuksia. Ei tietojen siirtoa. Järjestelmää ei yhdistetä muihin rekistereihin. 10. Rekisterin suojauksen periaatteet Järjestelmän palvelimet säilytetään lukituissa tiloissa. Järjestelmään on pääsy vain suojatulla verkkoyhteydellä. Järjestelmän käyttö vaatii henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan. Käyttöoikeudet päättyvät henkilön siirtyessä pois ko. tehtävistä. Tietojen salassa pidosta on säännökset ammatillisesta koulutuksesta annetun lain 42 :ssä sekä viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 24 :ssä. Salassa pidettävien ja henkilötietolain 11 :ssä lueteltujen arkaluonteisten tietojen suojaamiseen kiinnitetään erityistä huomiota. Efectetietohallintoratkaisut-rekisterissä ei ole julkisuuslain 24 :n mukaan salassa pidettäviä tietoja. Järjestelmä on kuitenkin ei julkinen, viranomaisen oma seurantarekisteri. A. Manuaalinen aineisto Rekisteriin ei sisälly manuaalista aineistoa. B. ATK:lle tallennetut tiedot Tiedot on suojattu kuntayhtymän työntekijän tehtävien perusteella määritellyin käyttöoikeuksin sekä vaihdettavin salasanoin. Ohjelman käyttäjätunnuksia annettaessa voidaan määrittää kullekin käyttäjälle tarvittavat käyttöoikeudet, jolloin mahdolliset salaiset tiedot näkyvät mahdollisimman harvoilla. It-tukihenkilöt pääsevät laiterekisteriin ja Service Deskin rekistereihin henkilökohtaisen tunnuksen ja salasanan kautta. Rekisteriasioita hoitavia henkilöitä sitoo vaitiolovelvollisuus. 11. Tarkastusoikeus Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot (HetiL 26 ). Tarkastuspyyntö tulee tehdä sähköisesti tai kirjallisesti ja osoittaa rekisterin yhteyshenkilölle. Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran lukuvuoden aikana toteutettuna Efecte-tietohallintoratkaisut 3

4 Tarkastusoikeus toteutetaan viivytyksettä. Tarkastusoikeus voidaan evätä ainoastaan poikkeustapauksessa. a. Epäämisperusteena voi olla esimerkiksi, että tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa rekisteröidyn terveydelle tai hoidolle tai jonkun muun oikeuksille (HetiL 27 ) b. Jos tarkastusoikeus evätään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus c. Rekisteröidyllä on tämän jälkeen oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 315, Helsinki d. Tietosuojavaltuutettu voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen rekisteröidyn tarkastusoikeuden toteuttamisesta Miten toteutetaan Tarkastuspyyntö tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla. Pyyntö osoitetaan: asianomaiselle pääkäyttäjälle/ toiminnan vastuuhenkilölle tai kuntayhtymän johtajalle. Tarkastusoikeudesta päättävät kuntayhtymän johtaja ja toiminnan vastuuhenkilö/ asianomainen pääkäyttäjä. Jos pääkäyttäjä/ toiminnan vastuuhenkilö kieltäytyy antamasta tietoja rekisteröidylle, rekisteröity tekee kirjallisen pyynnön kuntayhtymän johtajalle. Rekisteröidyn henkilöllisyydestä varmistutaan ja tarvittaessa se tarkistetaan ennen tietojen antamista. Tiedot antaa ko. pääkäyttäjä. 12. Oikeus vaatia tiedon korjaamista Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon omaaloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta (HetiL 29 ). Rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä rekisterinpitäjän rekisteriasioista vastaavaan henkilöön tiedon korjaamiseksi. Jos tiedon korjaamisesta kieltäydytään, kuntayhtymän johtaja antaa kirjallisen kieltäytymistodistuksen rekisteröidylle. a. Rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, Helsinki b. Tietosuojavaltuutettu voi antaa rekisterinpitäjälle mää Efecte-tietohallintoratkaisut 4

5 räyksen tiedon korjaamisesta Miten toteutetaan: Rekisteröidyn henkilöllisyydestä varmistutaan ja tarvittaessa tarkistetaan. Tiedon oikaisupyyntö tehdään suullisesti tai kirjallisesti asianomaiselle pääkäyttäjälle/ toiminnan vastuuhenkilölle ja kirjallisesti kuntayhtymän johtajalle, jos pääkäyttäjä/ toiminnan vastuuhenkilö kieltäytyy tiedon korjaamisesta. 13. Rekisteröidyn kielto-oikeus ja muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käyttämästä häntä käsitteleviä tietoja viestinnässään. Kielto tulee tehdä sähköisesti tai kirjallisesti ja osoittaa rekisteriasioista vastaavalle henkilölle. Rekisteristä ei luovuteta henkilötietoja suoramarkkinointia, markkina- ja mielipidetutkimusta, henkilömatrikkelia tai sukututkimusta varten. 14. Rekisteröidyn informointi Rekisteriseloste on nähtävissä Jyväskylän koulutuskuntayhtymän internet- ja intranet-sivuilla. Päivitetty (TM & LL) TM, TM, Liisa Lahtinen Efecte-tietohallintoratkaisut 5